Trong bộ máy quản lý nhà nước, phòng là một cấp. Chức năng chung của cấp phòng là chuyển tải và tổ chức thực hiện các quyết định của cấp trên trực tiếp và phản ánh những yêu cầu, nguyện vọng, đề xuất của công chức đơn vị với lãnh đạo cấp trên. Trong quan hệ với các chủ trương chính sách của Nhà nước, phòng là một cấp có chức năng tư vấn triển khai. Về vị trí, Phòng là tổ chức chuyên môn, kỹ thuật, nghiệp vụ của một cơ quan, đơn vị. Phòng được cơ cấu trong tổ chức cấp bộ, tổng cục, cục, sở, ngành cấp huyện và trong cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp nhà nước ở Trung ương
Trang 1MỞ ĐẦU
Trong bộ máy quản lý nhà nước, phòng là một cấp Chức năng chung của cấp phòng là chuyển tải và tổ chức thực hiện các quyết định của cấp trên trực tiếp và phản ánh những yêu cầu, nguyện vọng, đề xuất của công chức đơn vị với lãnh đạo cấp trên Trong quan hệ với các chủ trương chính sách của Nhà nước, phòng là một cấp có chức năng tư vấn triển khai Về vị trí, Phòng là tổ chức chuyên môn, kỹ thuật, nghiệp vụ của một cơ quan, đơn vị Phòng được cơ cấu trong tổ chức cấp bộ, tổng cục, cục, sở, ngành cấp huyện và trong cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp nhà nước ở Trung ương
Nội dung công việc của phòng là các lĩnh vực có tính chuyên môn, kỹ thuật và nghiệp vụ Do vị trí, cấp độ phòng khác nhau nên nhiệm vụ cụ thể của phòng ở mỗi cấp khác nhau Nhiệm vụ, quyền hạn của lãnh đạo phòng chủ yếu tập trung vào hai mảng: Chỉ đạo thực hiện chủ trương, chính sách, quyết định quản lý của cấp trên và tham mưu công tác cho lãnh đạo
Qua 9 chuyên đề về kiến thức, kỹ năng quản lý và lãnh đạo chung của cấp phòng và các chuyên đề kiến thức, kỹ năng quản lý theo từng lĩnh vực đã được quý thầy, cô giáo của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội truyền đạt trong khóa học,
Em chọn chuyên đề ‘Thực trạng lập kế hoạch cảu lãnh đạo cấp phòng ở cơ quan công tác và bài học kinh nghiệm”.
Bản thân tôi đã nâng cao được nhận thức, năng lực lãnh đạo quản lý cấp phòng, đáp ứng tốt hơn yêu cầu công tác hiện nay Nhất là nội dung về Công tác lập kế hoạch là một mảng công tác thường xuyên, quan trọng của lãnh đạo cấp phòng để người lãnh đạo cấp phòng thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình Bài viết đề cập đến tầm quan trọng của công tác lập kế hoạch của lãnh đạo cấp phòng, những rào cản của công tác lập kế hoạch đối với người lãnh đạo cấp phòng và đề xuất một số giải pháp đối với công tác lập kế hoạch của lãnh đạo cấp phòng trong bối cảnh hiện nay
Lập kế hoạch là hoạt động thường xuyên, quan trọng của người lãnh đạo cấp phòng Để có thể thực hiện việc lãnh đạo, chỉ đạo công tác tập kế hoạch
1
Trang 2trong phòng; tham mưu ban hành chương trình, kế hoạch của ngành, lĩnh vực, của cơ quan, tổ chức; trực tiếp dự thảo, ký ban hành kế hoạch một cách hiệu quả rất cần người lãnh đạo cấp phòng trau dồi, nâng cao kỹ năng lập kế hoạch Bài viết xin bàn về công tác lập kế hoạch của lãnh đạo cấp phòng, tầm quan trọng của công tác này đối với người lãnh đạo cấp phòng, những rào cản của công tác lập kế hoạch đối với người lãnh đạo cấp phòng và đề xuất một số giải pháp đối với công tác lập kế hoạch của lãnh đạo cấp phòng trong bối cảnh hiện nay với
hy vọng đóng góp phần nào cho công tác lập kế hoạch của người lãnh đạo cấp phòng
Trang 3Phần I LÃNH ĐẠO CẤP PHÒNG VỚI CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH
Lãnh đạo cấp phòng thực hiện các chức năng chủ yếu đó là: lãnh đạo, tổ chức cho phòng thực thi các quyết định, chương trình, kế hoạch trên giao về chuyên môn nghiệp vụ; đại diện cho phòng tham mưu và mặt chuyên môn nghiệp vụ và quản trị nội bộ
Lãnh đạo cấp phòng có các nhiệm vụ chủ yếu là: Xây dựng, trình Thủ trưởng cơ quan để Thủ trưởng cơ quan trình cấp có thẩm quyền các đề án, dự án; Xây dựng, trình Thủ trưởng cơ quan, đơn vị ban hành văn bản hướng dẫn thực hiện công tác chuyên môn theo quy định của pháp luật; Xây dựng, trình Thủ trưởng cơ quan, đơn vị ban hành các quyết định, quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm thuộc lĩnh vực quản lý của phòng; Tổ chức thực hiện công tác chuyên môn của phòng; đôn đốc hướng dẫn, kiểm tra tình hình thực hiện lĩnh vực công tác do phòng quản lý; Trực tiếp quản lý con người, cơ sở vật chất, tài chính (nếu có) của phòng; Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Thủ trưởng cơ quan
Lãnh đạo cấp phòng tham gia công tác lập kế hoạch với các vai trò như sau:
Lãnh đạo cấp phòng trực tiếp lãnh đạo phòng dự thảo các chương trình, kế hoạch, đề án, dự án liên quan đến chức năng của phòng để cấp có thẩm quyền ban hành
Lãnh đạo cấp phòng trực tiếp lãnh đạo, phân công các cá nhân, nhóm lập chương trình, kế hoạch, đề án, dự án của phòng và trực tiếp phê duyệt, ký ban hành các chương trình, kế hoạch, đề án, dự án của phòng; phê duyệt và ký ban hành lịch biểu công tác của phòng
Lãnh đạo cấp phòng trực tiếp phân công, hướng dẫn các cá nhân trong phòng lập kế chương trình, kế hoạch công tác của cá nhân
3
Trang 4Lãnh đạo cấp phòng tự xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cá nhân để thực thi chức năng, nhiệm vụ
Như vậy, điểm khác biệt trong hoạt động lập kế hoạch của lãnh đạo cấp phòng so với các cấp khác đó chính là: Công tác lập kế hoạch là một mảng công tác thường xuyên, quan trọng của lãnh đạo cấp phòng để người lãnh đạo cấp phòng thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình Để triển khai công việc của phòng, nhiệm vụ quan trọng đầu tiên của lãnh đạo cấp phòng là phải thiết lập các chương trình kế hoạch công tác cho phòng Kế hoạch là công cụ quan trọng hướng dẫn người quản lý sử dụng đúng đắn các nguồn lực của phòng nhằm hoàn thành các mục tiêu đề ra Nó liên quan đến việc thiết lập các mục tiêu phấn đấu chung của công chức, nhân viên trong phòng Kế hoạch cũng là cơ sở để phòng thiết lập các mối quan hệ cần thiết khi triển khai công việc, làm cơ sở cho công tác kiểm tra về sau Đối với hoạt động lập kế hoạch công tác, lãnh đạo cấp phòng vừa phải có kỹ năng lập kế hoạch; có kỹ năng phê duyệt kế hoạch; có kỹ năng ban hành kế hoạch lại phải vừa có kỹ năng hướng dẫn cấp dưới của mình lập kế hoạch Đặc biệt, đối với kế hoạch công tác, người lãnh đạo cấp phòng còn
là người trực tiếp tổ chức thực hiện kế hoạch do chính mình có thầm quyền ban hành hoặc kế hoạch do cấp có thẩm quyền giao cho phòng Bởi cấp phòng chính
là cấp cuối cùng để tổ chức thực hiện các kế hoạch trên giao về chuyên môn, nghiệp vụ
Trang 5Phần II NHỮNG RÀO CẢN ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH
CỦA LÃNH ĐẠO CẤP PHÒNG TRONG BỐI CẢNH HIỆN NAY
Kế hoạch được hiểu là “bức vẽ chân dung cho tương lai” chính vì vậy, việc lập kế hoạch có hiệu quả hay không phụ thuộc vào rất nhiều các yếu tố Lập kế hoạch vì thế là một hoạt động thực hiện không hề dễ dàng trong thực tế Công tác lập kế hoạch của lãnh đạo cấp phòng luôn có rất nhiều những rào cản Sau đây là những rào cản chủ yếu khiến cho việc lập kế hoạch của lãnh đạo cấp phòng trở nên không hiệu quả:
- Khó khăn, thách thức bởi chính bản thân công tác lập kế hoạch
Về bản chất, lập kế hoạch là một hoạt động thiết lập các mục tiêu của cơ quan, tổ chức, cá nhân Việc thiết lập các mục tiêu không sát, không phù hợp, không khả thi sẽ dẫn đến sự lãng phí vê nhiều mặt Điều này hoàn toàn phụ thuộc vào tầm của người lập và ban hành kế hoạch
Ngoài ra, để có được một bản kế hoạch khả thi, phù hợp và đạt hiệuq ảu khi triển khai, người lập phải nắm thật chắc bối cảnh, nguồn lực, Người lập phải lường trước được các rủi ro có thể xảy ra trong thực tế khi hiện kế hoạch
Để có thể có một bản kế hoạch như ý muốn, người lập phải nắm chắc quy trình lập, các kỹ thuật lập Điều này đòi hỏi sự trải nghiệm, kinh nghiệm và ý thức thái độ làm việc tích cực của người tham gia lập kế hoạch
- Những khó khăn, thách thức thuộc về chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức
+ Chất lượng đội ngũ cán bộ lãnh đạo, quản lý cấp phòng
Thực tế cho thấy vẫn còn có những cán bộ, công chức, viên chức không nhận thức đúng tầm quan trọng của công tác lập kế hoạch trong thực thi công việc; cũng có những cán bộ, công chức, viên chức không đủ tầm để có thể nhận định tính hình, xác lập các mục tiêu cho công việc và cho cơ quan, tổ chức
5
Trang 6Thực tế vẫn có những người lãnh đạo, quản lý chưa thực sự coi trọng công tác lập kế hoạch Nhiều khi lập kế hoạch mang tính hình thức, đối phó, điều này gây khó khăn rất nhiều cho công tác triển khia kế hoạch Đặc biệt vì không có tầm nhìn xa, bao quát nên có những kế hoạch được lập chưa triển khai đã lỗi thời, không phù hợp hoặc phá vỡ tổng thể, rất khó khăn cho sự phối hợp khi triển khai
Ngoài ra, động cơ cá nhân, lợi ích nhóm, sự chủ quan duy ý chí, không tôn trọng quy luật khách quan và nhiều những mặt tiêu cực khác đã ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của hoạt đọng lập kế hoạch của người lãnh đạo cấp phòng
- Những khó khăn, thách thức thuộc về điều kiện thực hiện các sản phẩm là
kế hoạch
Nhiều kế hoạch, đề án, dự án của cấp phòng rất có giá trị và đã được người
có thẩm quyền lựa chọn, song thực tế điều kiện nguồn lực (nhân lực, vật lực, ) không đủ đáp ứng khi những kế hoạch ấy được thực hiện trong thực tế Điều đó
sẽ trở thành những khó khăn, thách thức lớn đối với công táclập kế hoạch
- Những khó khăn, thách thức thuộc về điều kiện hoàn cảnh bên ngoài: Sự hội nhập, sự cạnh tranh luôn là những khó khăn, thách thức đối với mọi hoạt động quản lý nhà nước chứ không chỉ riêng đối với công tác lập kế hoạch Công tác lập kế hoạch cần phải bám sát điều kiện hoàn cảnh của đất nước, vùng miền, điều kiện của cơ quan, tổ chức, đơn vị Điều này dẫn đến sự khó khăn cho những ý kiến đề xuất và sự khó khăn cho người la quyết định Có những quyết định là sự phù hợp với xu thế phát triển nhưng lại không phù hợp với điều kiện
cụ thể ở Việt Nam
Trang 7Phần III MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH CỦA LÃNH ĐẠO CẤP PHÒNG TRONG BỐI CẢNH HIỆN NAY 3.1 Về nhìn nhận thực trạng công tác lập kế hoạch của lãnh đạo cấp phòng
- Về ưu điểm: Hiện nay hầu hết các lãnh đạo cấp phòng đều ý thức được chức năng, nhiệm vụ của bản thân người lãnh đạo cấp phòng và chức năng, nhiệm vụ của phòng đối với công tác lập kế hoạch của cấp phòng
- Về những tồn tại hạn chế:
Vẫn còn tình trạng lãnh đạo cấp phòng mặc dù ý thức được chức năng nhiệm vụ của phòng và của người lãnh đạo cấp phòng đối với công tác lập kế hoạch nhưng phần lớn lại chưa ý thức được tầm quan trọng và ý thức trách nhiệm của công tác lập kế hoạch đối với cấp phòng Do đó, họ cũng chưa lan tỏa, đề cao ý thức trách nhiệm và tầm quan trọng của việc lập kế hoạch cho cấp dưới của mình Có khá nhiều người cho rằng việc lập kế hoạch chỉ mang tính thủ tục mag không ý thức được ý nghĩa và tầm quan trọng của hoạt động lập kê shoachj đối với công việc và sự hoạt động, phát triển của cơ quan, tổ chức
Vẫn còn tình trạng lãnh đạo cấp phòng chưa biết hướng dẫn cấp dưới lập các loại kế hoạch Điều này dẫn đến lãnh đạo cấp phòng trực tiếp lập các loại kế hoạch của phòng, trực tiếp ký, ban hành hoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành Nguyên nhân chủ yếu là do bản thân người lãnh đạo cấp phòng chưa nắm rõ quy trình, kỹ thuật lập kế hoạch và còn hạn chế rất nhiều về kỹ năng lập và tổ chức thực hiện lập kế hoạch
Vẫn còn tình trạng các kế hoạch của cấp phòng được ban hành chưa đáp ứng yêu cầu đối với một bản kế hoạch công tác Điều này liên quan một phần đến ý thức về trách nhiệm của cán bộ, công chức; một phần liên quan đến năng lực của cán bộ, công chức những cũng có phần khá lớn về cơ chế trong quản lý – cơ chế đối với hoạt động lập kế hoạch của lãnh đạo cấp phòng
7
Trang 8Thực tế còn cho thấy, có rất nhiều chương trình, kế hoạch, đề án, dự án được cấp phòng, lãnh đạo cấp phòng được lập một cách rất bài bản, thận trọng, nhưng khi tổ chức thực hiện lại gặp phải rất nhiều các rào cản khiến cho việc thực hiện không hiệu quả Điều này một phần do sự nhìn nhận bối cảnh của người lập kế hoạch chưa thấu đáo, một phần là do sự quan tâm chưa tới của các cấp, các ngành, của người lãnh đạo có thẩm quyền
3.2 Một số giải pháp
Thứ nhất, người lãnh đạo cấp phòng cần nâng cao nhận thức về tầm quan
trọng và ý thức trách nhiệm của công tác lập kế hoạch đối với cấp phòng
Chất lượng công tác lập kế hoạch của cấp phòng thuộc rất lớn vào sự lãnh đạo, chỉ đạo công tác này của lãnh đạo, chỉ đạo công tác này của lãnh đạo cấp phòng Vì vậy, rất cần nâng caonhận thức về tầm quan trọng và ý thức trách nhiệm của công tác lập kế hoạch đối với cấp phòng Đồng thời nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức về trách nhiệm của cá nhân và trách nhiệm của tập thể đối với công tác lập kế hoạch của cấp phòng
Thứ hai, người lãnh đạo cấp phòng cần nâng cao kỹ năng lập kế hoạch
công tác cho bản thân và cho nhân viên của mình
Công tác lập kế hoạch của cấp phòng phụ thuộc rất lớn vào trình độ, năng lực của người lãnh đạo cấp phòng Để có thể tổ chức, lãnh đạo được mảng công tác này, bản thân người lãnh đạo cấp phòng phải là người có kỹ năng nhất định
về việc lập kế hoạch, phê duyệt và ban hành kế hoạch
Để lập kế hoạch hiệu quả, người lập kế hoạch rất cần quan tâm trước hết đến kỹ năng xác lập các mục tiêu cho kế hoạch Một trong những nguyên tắc xác lập các mục tiêu của kế hoạch, không thể bỏ qua nguyên tắc SMART Trong
đó, các thành tố của SMART được hiểu như sau:S (Specific: cụ thể, rõ ràng và
dễ hiểu); M (Measurable: đo đếm được); A (Achievable: có thể đạt được bằng chính khả năng của mình); R (Realistic: thực tế, không viển vông); T (Time bound; thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch ra)
Trang 9Bên cạnh đó, việc phân tích để bối cảnh thực tế là hoạt động bắt bắt buộc đối với lập kế hoạch để kế hoạch có thể đảm bảo sự phù hợp, độ khả thi Đối với
kỹ năng phân tích bối cảnh, người lập kế hoạch rất cần quan tâm tới kỹ thuật SWOT Đây là một kỹ thuật phát huy tối đa các ưu điểm đối với công tác phân tích bối cảnh của cơ quan, tổ chức phục vụ cho việc lập kế hoạch
Đặc biệt, trong kỹ thuật lập kế hoạch, người lập rất cần sử dụng các công
cụ hữu hiệu cho việc phân tích nguyên nhân và hệ quả của các vấn đề như công
cụ FISHBONE (khung xương cá) hay công cụ cây vấn đề, Đối với các kế hoạch có tính phối hợp cao trong thực thì, người lập kê shoachj không thể bỏ qua phương pháp khung logic Chính phương pháp này sẽ giúp cá người lập và người thực thi dễ dàng kiểm soát được các nội dung liên quan đến kế hoạch
Thứ ba, cần tạo điều kiện về cơ chế cho hoạt động lập kế hoạch của lãnh
đạo cấp phòng
Để thuận lợi hơn cho công tác lập kế hoạch của cấp phòng, trong xây dựng thể chế, xây dựng quy chế, quy định cần chú trọng ràng buộc trách nhiệm pháp lý đối với cá nhân, tổ chức, đơn vị đối với công tác lập và tổ chức thực hiện kế hoạch Đồng thời, cần hoàn thiện các tiêu chí đánh giá, phân loại khen thưởng kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức có liên quan đến hoạt động lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch trong thực tế
Thứ tư, cần tạo các điều kiện cho các sản phẩm là chương trình, kế hoạch,
đề án, dự án của cấp phòng được thực hiện trong thực tế một cách hiệu quả Đối với những chương trình, đề án, dự án có giá trị, cần được tạo điều kiện
về thẩm quyền, về cơ sở vất chất, để những chương trình, đề án, dự án đó được thực hiện một cách có hiệu quả trong thực tế
Mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị, các nhân cần nhận thức đầy đủ những rào cản của công tác lập kế hoạch để có thể có được sự lựa chọn các giải pháp phù hợp cho công tác lập kế hoạch của cơ quan, tổ chức, đơn vị, các nhân mình góp phần phát triển ngành, lĩnh vực, cơ quan, tổ chức
9
Trang 10Kết luận
Tóm lại, đối với lãnh đạo cấp phòng kỹ năng lập và tổ chức thực hiện kế hoạch là những kỹ năng quan trọng Nó khởi điểm cho mọi thành công và ngược lại cũng sẽ là khởi điểm cho những thất bại nếu các sản phẩm của lập kế hoạch không ổn Chính vì vậy, trong bối cảnh hiện nay, khi mà người lãnh đạo cấp phòng ngày càng bị ràng buộc hơn với trách nhiệm pháp lý về việc lập kế hoạch công tác của cấp phòng, người lãnh đạo cấp phòng cần chú ý đến chất lượng của hoạt động lập kế hoạch và các vấn đề thuộc kỹ năng lập kế hoạch như các vấn
đề thuộc nguyên tắc lập kế hoạch (nguyên tắc mục tiêu; nguyên tắc cân đối; nguyên tắc đảm bảo cam kết; nguyên tắc phù hợp; nguyên tắc nhân tố hạn chế; nguyên tắc khách quan ); các vấn đề thuộc căn cứ lập kế hoạch (căn cứ chức năng, nhiệm vụ; căn cứ chủ trương chung của cấp trên; căn cứ chương trình, kế hoạch được giao hoặc yêu cầu của cơ quan quản lý cấp trên; căn cứ đề nghị của các cơ quan, đơn vị cấp dưới; căn cứ vào quy mô, tính chất và yêu cầu thực tiễn công việc: đặc điểm tình hình chung của cơ quan trên tất cả các lĩnh vực công tác; căn cứ vào điều kiện, nguồn lực và khả năng của cơ quan, tổ chức ) hay các vấn đề thuộc yêu cầu của lập kế hoạch (kế hoạch đảm bảo bám sát đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước; đảm bảo tính trọng tâm, trọng điểm; đảm bảo tính đúng thẩm quyền; đảm bảo tính khả thi; đảm bảo đúng thể thức, văn phong)./