Chức năng hoạch định (Nhóm BA)

Chức năng hoạch định (Nhóm BA)Mục tiêu chính của đề tài là Hiểu thêm về công việc hoạch định và những vấn đề khác liên quan đến Mục tiêu chính của đề tài là Hiểu thêm về công việc hoạch định và những vấn đề khác liên quan đến Mục tiêu chính của đề tài là Hiểu thêm về công việc hoạch định và những vấn đề khác liên quan đến

Giáo viên hướng dẫn: TS Phạm Hùng CườngLớp: K48B

thụ động, bế tắc nếu như môi trường biến đổi quá phức tạp và doanh nghiệp không thểđưa ra những phản ứng kịp thời Kết quả của hành động một cách ngẫu nhiên trước môitrường kinh doanh đầy biến động, thật sự, là một sự lựa chọn thất bại Cách tốt nhất chođến hiện nay và đã trở thành một trong những chức năng chính của nhà quản trị, đó làchức năng hoạch định

Vậy nên, với bài tiểu luận “Chức năng hoạch định”, nhóm chúng tôi cung cấp chongười đọc những vấn đề cơ bản liên quan đến công việc hoạch định, qua đó thấy rõ đượctầm quan trọng của công việc hoạch định đối với một nhà quản trị

II Mục tiêu nghiên cứu đề tài

Từ những điều nêu trên, nhóm chúng tôi đề ra các mục tiêu như sau:

- Hiểu thêm về công việc hoạch định và những vấn đề khác liên quan đến hoạchđịnh, cụ thể như phân loại hoạch định, vai trò của hoạch định, quy trình lập kế hoạch…

- Nắm bắt được nền tảng cơ bản của lập kế hoạch là mục tiêu và những bước thiếtlập mục tiêu

III Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài

Để giải quyết các mục tiêu nêu trên, nhóm chúng tôi đưa ra các mục tiêu sau:

- Tìm kiếm các thông tin, dữ liệu về hoạch định thông qua các giáo trình, tài liệutham khảo cũng như trên Internet

- Phân tích và hệ thống các dữ liệu đã thu thập

IV Phạm vi nghiên cứu đề tài

Như đã nêu trên, nhóm chúng tôi sẽ tập trung nghiên cứu những vấn đề liên quanđến hoạch định và vai trò của hoạch định đối với các nhà quản trị Đồng thời, bài tiểu luậnnày cũng đưa ra các bước thiết lập mục tiêu – được xem là nền tảng của việc lập kếhoạch

V Phương pháp nghiên cứu đề tài

Đối với đề tài nghiên cứu nên trên, nhóm chúng tôi thực hiện tích hợp các phươngpháp khá nhau như:

- Phương pháp thực nghiệm: Tìm kiếm thông tin từ giáo trình và Internet

Theo từ điển Wikimedia, chức năng hoạch định là quá trình xác định mục tiêu, xâydựng một chiến lược để thực hiện các mục tiêu đó và phát triển các kế hoạch để kết hợp

và phối hợp các hoạt động với nhau

Theo trang web ibsconsult.wordpress, hoạch định là một quá trình ấn định nhữngmục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó Nó liên hệ vớinhững phương tiện cũng như với những mục đích Tất cả những người quản lý đều làmcông việc hoạch định

Theo giáo trình quản trị học, hoạch định là việc thiết lập các mục tiêu của tổ chức,xây dựng chiến lược tổng quát để đạt được các mục tiêu đã đặt ra và phát triển một hệthống các kế hoạch toàn diện để phối hợp, kết hợp các hoạt động của tổ chức Nó có liênquan đến kết quả (những gì sẽ được thực hiện) và phương tiện (chúng sẽ được thực hiệnnhư thế nào)

Hoạch định có thể là chính thức hoặc không chính thức

Trong các sách báo về quản trị và cả trong giáo trình quản trị học, thuật ngữ hoạchđịnh thường có nghĩa là hoạch định chính thức Các mục tiêu, chiến lược, chính sách từcấp trên xuống cấp dưới trong hệ thống thứ bậc của tổ chức, càng xuống thấp thì kế hoạchcàng chi tiết và càng cụ thể Các mục tiêu được viết ra và chia sẻ với tất cả thành viên của

tổ chức Cuối cùng, các nhà quản trị phát triển các chương trình hoạt động cụ thể để thựchiện các mục tiêu

Các nghiên cứu mô tả chỉ ra rằng các quyết định luôn được đề ra một cách phichính thức và ngầm hiểu (không rõ ràng) Những người lãnh đạo luôn luôn phát triển các

kế hoạch và mục tiêu có liên quan tới nghĩa vụ của họ Những kế họach và mục tiêu ngắnhạn luôn cụ thể và chi tiết, nhưng những kế hoạch và mục tiêu dài hạn thường không rõràng, mơ hồ và lỏng lẽo trong sự liên kết Những người lãnh đạo mới luôn bắt đầu quátrình phát triển kế hoạch của họ ngay lập tức, song quá trình này là dường như khó khăn

và không đầy đủ

Cùng với thời gian, khi người lãnh đạo thu thập thêm các thông tin về tổ chức vàcác phân hệ của nó thì các kế hoạch được làm tinh tế hơn và được mở rộng hơn Việc thựchiện kế hoạch luôn là quá trình liên tục và từng bước Hàng ngày, người lãnh đạo luôn sửdụng nhiều kỹ năng gây ảnh hưởng khác nhau trong tương tác qua lại với những ngườikhác để tạo ra sự ủng hộ, giúp đỡ để thực hiện kế hoạch Chính kế hoạch giúp cho ngườilãnh đạo xác định đúng và khai thác một cách có hiệu quả các quan hệ cá nhân và các tổchức có liên quan.

Phần lớn các quyết định chiến lược quan trọng được đề ra bên ngoài quá trìnhhoạch định chính thức, và quyết định đề ra thường năng động và cảm tính Để phản ứngvới những sự kiện không lường trước được, những người lãnh đạo phát triển các kế hoạchmang tính dự kiến và mở ra nhiều chọn lựa cho đến khi người lãnh đạo hiểu rõ hơn về cácđặc tính của môi trường và hành động hợp lý có thể Các kế hoạch, chiến lược được hoànthiện dần dần, thể hiện nhu cầu phát triển các liên minh trong việc hỗ trợ và phát triểnchúng cũng như tránh rủi ro có thể mắc phải Thay vì các chiến lược được đề ra theo quátrình “trên - xuống”, các mục tiêu và chiến lược rộng lớn của công ty thường là kết quảcủa quá trình chính trị “dưới - lên” Theo đó, lợi ích và các mục tiêu của các nhân vật đầyquyền lực và các phân hệ của tổ chức được giải quyết và hội nhập

1.2 Phân loại hoạch định

- Dựa vào thời gian: hoạch định ngắn hạn, hoạch định trung hạn và hoạch định dàihạn

- Dựa vào cấp độ: hoạch định vĩ mô và hoạch định vi mô

- Dựa vào mức độ: hoạch định chiến lược và hoạch định tác nghiệp

- Dựa vào phạm vi: hoạch định toàn bộ và hoạch định từng phần

- Dựa vào lĩnh vực kinh doanh: hoạch định tài chính, hoạch định dịch vụ, hoạchđịnh nhân sự, v.v…

 Theo J.Stoner, hệ thống hoạch định của một tổ chức bao gồm hoạch định mụctiêu, hoạch định chiến lược và hoạch định tác nghiệp

DỰ ÁN

Thứ tự, thời gian và đơn vị phụ trách các bước chính.

Thời gian, công việc và người phục trách

Hướng dẫn tổng quát.

Hướng dẫn chi tiết.

Xác định những việc cần làm.

Hình 1: Hệ thống hoạch định tổ chức

Bảng 1: So sánh Hoạch định chiến lược và Hoạch định tác nghiệp

Tiêu chí Hoạch định chiến lược Hoạch định tác nghiệp Mục đích Đảm bảo hiệu quả và sự tăngtrưởng trong dài hạn. Phương tiện để thực hiện kếhoạch chiến lược.Đặc tính Tồn tại và cạnh tranh như thếnào Hoàn thành các mục tiêu cụthể như thế nào.Thời gian Dài (thường 2 năm hoặc hơn) Thời hạn ngắn hơn, thường 1năm hoặc ít hơn.Tần suất hoạch

định

Mỗi lần thường 3 năm Mỗi lần 6 tháng trong năm

Điều kiện để ra

quyết định Không chắc chắn và rủi ro Ít rủi ro.

Nơi kế hoạch đầu

tiên được phát triển

Nhà quản trị cấp trung đến cấpcao

Nhân viên, và gửi lên cácnhà quản trị cấp trung gian

Mức độ

chi tiết Thấp về mức độ chuẩn hoá Cao

2 Tầm quan trọng – Mục đích của hoạch định

Tất cả các nhà quản trị đều phải làm công việc hoạch định dưới hình thức này hayhình thức khác, bởi vì, công việc hoạch định giúp các tổ chức định hướng được sự pháttriển, thích nghi kịp thời với những thay đổi của môi trường kinh doanh, tối ưu hoá việc

sử dụng nguồn lực và thiết lập các tiêu chuẩn đánh giá quá trình hoạt động của tổ chức

Trong tương lai, bất kì một tổ chức nào cũng có những sự thay đổi nhất định vàhoạch định sẽ trở thành chiếc cầu nối cần thiết giữa hiện tại và tương lai Hoạch định làmtăng khả năng đạt được những kết quả mong muốn, đồng thời cũng là nền tảng cho việcxây dựng một chiến lược hiệu quả

Nhờ có hoạch định trước, nhà quản trị sẽ nắm bắt được những cơ hội của môitrường để phát triển, cũng như thấy được những thử thách, khó khăn để có thể phản ứngkịp thời

Hơn thế nữa, khi các nhà quản trị hoạch định, họ sẽ tập trung hơn vào việc thựchiện các mục tiêu và lựa chọn các chiến lược để thực hiện mục tiêu đó

Hoạch định sẽ giúp gắn kết các thành viên trong cùng một tổ chức với nhau, cùngnhau thực hiện các mục tiêu đã đặt ra và nỗ lực hết mình để đạt được kết quả cao nhất

Và, hoạch định còn giúp các nhà quản trị kiểm tra được tình hình thực hiện cácmục tiêu một cách thuận lợi và dễ dàng

3 Hoạch định và hiệu quả hoạt động

Hoạch định là một trong bốn chức năng thiết yếu của một quản trị viên, bao gồm:hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát; đồng thời hoạch định được coi là chức năng

ưu tiên hay là nền tảng của quản trị

Hoạch định có những tác động tích cực đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

vì nó giúp nhà quản trị nhận thấy được những thuận lợi cũng như những thách thức để cónhững phương thức ứng xử phù hợp Tuy nhiên, vẫn không thể khẳng định rằng các tổchức, doanh nghiệp hoạch định một cách có bài bản luôn luôn hoạt động hiệu quả hơn các

tổ chức, doanh nghiệp khác

Nhìn chung, hoạch định chu đáo sẽ đem lại lợi nhuận cao hơn, tỷ suất hoàn vốntrên tài sản cũng cao hơn và các kết quả tài chính khả quan khác Ngoài ra, chất lượng củaquá trình hoạch định và việc thực hiện các kế hoạch hợp lý có thể tác động rất nhiều đếnviệc nâng cao hiệu quả hoạt động Hơn nữa, mối quan hệ giữa hoạch định và hiệu quảhoạt động còn phụ thuộc vào khoảng thời gian hoạch định

4 Phân loại kế hoạch

Cách phổ biến nhất để mô tả các kế hoạch của một tổ chức là thông qua việc mô tảphạm vi ảnh hưởng (chiến lược và tác nghiệp), khung thời gian (ngắn hạn và dài hạn), vaitrò (định hướng hay hướng dẫn cụ thể) và mức độ áp dụng (chỉ một lần hay hoạt độngthường xuyên) Các tiêu chí đánh giá nêu trên không hoạt động độc lập với nhau.

Bảng 2: So sánh Kết hoạch chiến lược và Kế hoạch tác nghiệp

Kế hoạch chiến lược Kế hoạch tác nghiệp

Chức

năng - Áp dụng trong phạm vi toàn tổ chức.- Thiết lập các mục tiêu tổng quát của tổ chức

- Xác định vị trí của tổ chức trong môi trườnghoạt động của nó

- Cụ thể hóa phươngpháp để đạt được mụctiêu tổng quát của tổchức

Khung

thời gian

Dài Ngắn: theo hàng tháng,

hàng tuần hay ngày

Nội dung - Những định hướng xa, rộng hơn của tố chức.

- Thiết lập mục tiêu - Xác định những cáchđể đạt được mục tiêu

Kế hoạch dài hạn và ngắn hạn khác nhau ở khung thời gian Trước đây, kế hoạchdài hạn thường kéo dài đến 7 năm Hiện nay do môi trường hoạt động ít ổn định hơn nên

kế hoạch dài hạn chỉ kéo dài 3 năm Các kế hoạch ngắn hạn thì chỉ khoảng dưới 1 năm

Bảng 3: So sánh Kế hoạch định hướng và Kế hoạch cụ thể

Nội dung Kế hoạch linh động, chỉ đưa ra những chỉdẫn chung. Xác định những mục tiêu rấtcụ thể và rõ ràng.

Ưu điểm Thích hợp với tình hình không ổn định. Chi tiết, rõ ràng nên khôngcần phải giải thích thêm.

Nhược

điểm

Đặt ra những điểm trọng yếu nhưng lạikhông ràng buộc nhà quản trị với nhữngmục tiêu hay tiến trình công việc cụ thể

Đòi hỏi sự rõ ràng và dự đoánchính xác

Có những kế hoạch được sử dụng nhiều lần trong khi một số khác thì lại chỉ được

sử dụng một lần Kế hoạch sử dụng một lần là những kế hoạch được áp dụng một lần đểgiải quyết một vấn đề nào đó trong một bối cảnh cụ thể Ngược lại, các kế hoạch thườngtrực là những kế hoạch được dùng nhiều lần để hướng dẫn các công việc lặp đi lặp lại Kếhoạch liên tục có thể là những chính sách, luật lệ hoặc một tiến trình

5 Vai trò hoạch định trong các cấp quản trị

Hoạch định mang lại cho tổ chức những lợi ích sau:

- Tư duy các hệ thống để tiên liệu các tình huống;

- Phối hợp mọi nỗ lực để tổ chức có hiệu quả hơn;

- Tập trung vào mục tiêu và chính sách doanh nghiệp;

- Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức trong quan hệ hợp tác và phối hợpvới các nhà quản trị viên khác trong tổ chức;

- Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi của môi trường bên ngoài;

- Phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra nhằm thực hiện các hoạt động đóđúng mục tiêu

6 Quy trình lập kế hoạch

Quy trình lập hoạch định bao gồm các bước cơ bản sau:

Bước 1: Nghiên cứu và dự báo

Nghiên cứu và dự báo là điểm bắt đầu của việc lập hoạch định Để nhận thức đượcnhững cơ hội, cần phải có hiểu biết về môi trường, thị trường; về sự cạnh tranh; về điểmmạnh và điểm yếu của mình so với đối thủ cạnh tranh Một tổ chức cần phải dự đoánđược các yếu tố không chắc chắn và đưa ra phương án đối phó Việc lập hoạch định đòihỏi phải có những dự đoán thực tế và những nghiên cứu chính xác

Bước 2: Thiết lập các mục tiêu

Những mục tiêu đưa ra cần được phân nhóm theo các thứ tự ưu tiên khác nhau.Một tổ chức có thể có hai loại mục tiêu là mục tiêu hàng đầu và mục tiêu hàng thứ hai.Những mục tiêu hàng đầu liên quan đến sự sống còn và thành đạt của tổ chức; đối với mộtcông ty, đó là mục tiêu về lợi nhuận, doanh số và thị phần Những mục tiêu hàng thứ hailại liên quan đến tính hiệu quả của tổ chức, chúng rất quan trọng đối với sự thành côngcủa tổ chức nhưng không phải lúc nào cũng ảnh hưởng đến sự sống còn của tổ chức.Những mục tiêu này có thể là mức độ quan tâm của khách hàng đối với sản phẩm của tổchức, sự phát triển sản phẩm mới hay tính hiệu quả của công tác quản lý hành chính,

Mục tiêu của một tổ chức là rất nhiều nhưng các mục tiêu đưa ra phải:

- Xác định rõ thời hạn thực hiện

- Được lượng hóa đến mức cao nhất có thể

- Mang tính khả thi

Bước 3: Phát triển các tiền đề

Tiền đề lập hoạch định là các dự báo, các chính sách cơ bản có thể áp dụng Chúng

là giả thiết cho việc thiết lập hoạch định Đó có thể là địa bàn hoạt động, mức giá, sảnphẩm gì, triển khai công nghệ gì, mức chi phí, mức lương, mức tổ chức và các khía cạnhtài chính, xã hội, chính trị khác Một số tiền đề là các dự báo, chính sách còn chưa banhành

Các tiền đề được giới hạn theo các giả thiết có tính chất chiến lược và cấp thiết đểdẫn đến một hoạch định Các tiền đề này có ảnh hưởng nhiều tới sự hoạt động của cáchoạch định đó Sự nhất trí về các tiền đề là điều kiện quan trọng để lập kế hoạch phối hợp

Bước 4: Xây dựng các phương án

Tìm ra và nghiên cứu các phương án hành động để lựa chọn Cần giảm bớt cácphương án lựa chọn để sao chỉ có các phương án có triển vọng nhất được đưa ra phântích

Bước 5: Đánh giá các phương án

Đánh giá các phương án theo các tiêu chuẩn phù hợp với mục tiêu và trung thànhcao nhất với các tiền đề đã xác định

Bước 6: Lựa chọn phương án và ra quyết định

Sau quá trình đánh giá các phương án, một vài phương án sẽ được lựa chọn Lúcnày, cần ra quyết định để phân bổ con người và các nguồn lực khác của tổ chức cho việcthực hiện kế hoạch

Bước 7: Lập kế hoạch hỗ trợ

Đó là những kế hoạch chi tiết hỗ trợ cho việc thực hiện tốt kế hoạch chính Ngoài

ra, kế hoạch hỗ trợ còn thể hiện rõ công việc của những bộ phận, cá nhân có liên quantrong việc thực hiện kế hoạch

Bước 8: Lập ngân quỹ, các chi phí thực hiện

Sau khi xây dựng kế hoạch, cần tiến hành định lượng các chỉ tiêu về doanh thu,doanh số, lợi nhuận mà kế hoạch mang lại cũng như các khoản chi phí phải bỏ ra để thựchiện Đây cũng là căn cứ quan trọng cho việc đánh giá hiệu quả hoạt động của kế hoạch

II Mục tiêu - Nền tảng của việc lập kế hoạch

1 Khái niệm và mục tiêu

Mục tiêu là kết quả mong muốn cuối cùng của các cá nhân, nhóm, hay toàn bộ tổchức Mục tiêu chỉ ra phương hướng cho tất cả các quyết định quản trị và hình thành nênnhững tiêu chuẩn đo lường cho việc thực hiện trong thực tế Với lí do đó, mục tiêu là xuấtphát điểm, đồng thời là nền tảng của việc lập kế hoạch Bởi nếu bạn không biết kết quảmong muốn đó là gì thì làm sao bạn có thể lập kế hoạch hành động để đạt điều đó được?

2 Sự đa dạng của mục tiêu

Thoạt đầu, có vẻ như các tổ chức chỉ có một mục tiêu duy nhất: đối với các tổ chứckinh doanh thì mục tiêu của họ là lợi nhuận, còn đối với các tổ chức phi lợi nhuận thì mụctiêu của họ là thỏa mãn nhu cầu của các thành viên

Tuy nhiên, trên thực tế, tất cả các tổ chức đều có nhiều mục tiêu khác nhau Công

ty kinh doanh cũng mong muốn tăng thị phần và duy trì sự nhiệt tình của nhân viên đốivới công ty Một nhà thờ không chỉ đơn thuần là nơi tín ngưỡng mà còn giúp đỡ chonhững người nghèo khổ trong cộng đồng và là nơi sinh hoạt xã hội của những thành viêntrong nhà thờ Không có biện pháp đơn lẻ nào có thể đánh giá được là tổ chức đó thànhcông hay không Tập trung vào môt mục tiêu duy nhất, như lợi nhuận chẳng hạn, sẽ bỏqua những mục tiêu lâu dài cần thiết khác

Thật vậy, việc chỉ tập trung vào một mục tiêu duy nhất là lợi nhuận sẽ dẫn đến cáchành động vô đạo đức, bởi vì khi đó nhà quản trị đã bỏ qua các chức năng quan trọngkhác trong công việc của mình, chỉ để chứng tỏ mình đã thành công ở một khía cạnh nàođó

3 Các loại mục tiêu

- Mục tiêu được phân loại theo cấp: công ty, bộ phận, cá nhân.

- Mục tiêu được phân loại theo thời gian: ngắn hạn và dài hạn

3.1 Mục tiêu ngắn hạn:

Là những mục tiêu cho thấy kết quả được trong thời gian ngắn Chúng rất biệt lập

và đưa ra những kết quả nhằm tới một cách chi tiết Chúng là những kết quả riêng biệt màcông ty kinh doanh có ý định phát sinh trong vòng chu kỳ quyết định kế tiếp

3.2 Mục tiêu dài hạn: