ĐỀ XUẤT BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Bên cạnh đó, các sale còn phải chú trọng đến cả việcchăm sóc khách hàng, sẵn sàng giải quyết các thắc mắc của khách hàng có liên quanđến dịch vụ giao nhận giao nhận và vận tải, áp dụng

ĐIỀU TRA THỰC TRẠNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN QUA ĐÁNH GIÁ CỦA CÁC CÔNG TY GIAO NHẬN VÀ ĐỀ XUẤT BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

3.1 Các hoạt động của quá trình GNHH XNK bằng đường biển.

3.1.1 Các hoạt động về GNHH XNK.

Hoạt động của các công ty kinh doanh dịch vụ GNHH XNK có những đặcđiểm riêng so với các công ty kinh doanh loại hình dịch vụ khác Tác nghiệp côngviệc này như: nhân viên sale, nhân viên chứng từ, bộ phận giao nhận là những ngườitrực tiếp tham gia nghiệp vụ này Do tính chất của công việc nên họ thường xuyêngặp gỡ, giao tiếp với khách hàng (qua cả điện thoại và trực tiếp) Các nhân viên nàychính là người tạo ra đơn hàng, doanh thu và uy tín cho công ty

Ngoài việc thực hiện các khâu nghiệp vụ GNHH XNK, họ còn phải hỗ trợvới phòng Marketing thiết lập các chương trình chăm sóc khách hàng hay tiếp thị vàphải luôn luôn thay mặt công ty quan tâm đến khách hàng Họ phải nắm vữngchuyên môn GNHH XNK và các lĩnh vực khác liên quan như ngoại thương, thanhtoán quốc tế, vận tải bảo hiểm… Đặc biệt đối với nhân viên sale phải giỏi ngoại ngữ

và am tường luật lệ quốc tế, hiểu biết phong tục tập quán, quy định pháp luật ởnhững thị trường mà công ty đang hoạt động và có nghệ thuật thuyết phục kháchhàng cao

Mỗi bộ phận trong công ty đảm nhận các nhiệm vụ khác nhau nhưng phảiluôn hỗ trợ thường xuyên với nhau để hiệu quả giao nhận từng đơn hàng đạt kết quảtốt

- Nhiệm vụ hàng đầu của bộ phận sale là phải tìm kiếm được ngày càngnhiều khách thuê dịch vụ của công ty Để làm được điều này, họ cần phải thườngxuyên liên hệ với khách hàng, cung cấp các thông tin về dịch vụ, bảng giá, những

lợi ích của khách hàng khi họ sử dụng dịch vụ của công ty, từ đó thuyết phục họ sửdụng dịch vụ của công ty Bên cạnh đó, các sale còn phải chú trọng đến cả việcchăm sóc khách hàng, sẵn sàng giải quyết các thắc mắc của khách hàng có liên quanđến dịch vụ giao nhận giao nhận và vận tải, áp dụng các biện pháp khuyến mãi,giảm giá mà công ty đưa ra… Đây chính là điều kiện tiên quyết để giữ khách hàngđã sử dụng dịch vụ của công ty trở thành khách hàng trung thành.

- Nếu bộ phận sale giữ vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động kinhdoanh của công ty thì bộ phận chứng từ lại giữ một nhiệm vụ quan trọng trong việctổ chức giao nhận hàng hóa Nhân viên chứng từ hàng xuất sẽ liên hệ với phòng sale

và bộ phận giao nhận hiện trường để lập ra một bộ chứng từ chính xác phục vụ choviệc nhận hàng ở cảng đến, đồng thời cung cấp cho phòng kế toán biết giá cả dịch

vụ để phòng kế toán có kế hoạch thu phí từ khách hàng Nhân viên chứng từ hàngnhập phải liên hệ thường xuyên với các hãng tàu để biết được thông tin về hàng hóa,sau đó thiết lập các chứng từ cần thiết cho việc đưa hàng về kho và phân phối hàng(nếu là hàng lẻ) cho khách hàng

- Đóng một vai trò cũng không kém phần quan trọng là bộ phận giao nhận,tức bộ phận hiện trường Nhân viên giao nhận có nhiệm vụ chuẩn bị hàng hóa sẵnsàng trước khi ra cảng, chịu trách nhiệm lưu hàng vào kho nếu hàng đóng tại kho vàđóng hàng trực tiếp vào container nếu đóng hàng tại bãi, kiểm tra tình hình thực tếhàng hóa về khối lượng và số lượng, kịp thời thông báo những sai lệch để bộ phậnchứng từ lập được một bộ chứng từ phù hợp cho việc giao nhận

Hoạt động GNHH XNK vốn mang tính chất thời vụ Do đó, để hoạt độngkinh doanh của công ty trong mùa hàng xuống vẫn ổn định thì công ty thường tổchức các chương trình hỗ trợ khách hàng như: trích thêm phần hoa hồng cho kháchhàng có lượng hàng hóa giao nhận lớn, hoặc cho các khách hàng thường xuyên sửdụng dịch vụ của công ty, quan tâm tới khách hàng vào các dịp đặc biệt,… ngoài racác công ty giao nhận cũng phải luôn tìm biện pháp đê nâng cao chất lượng dịch vụnhưng với giá không đổi

3.1.2 Quá trình hệ thống trong quản lý công ty.

Các loại hình doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ GNHH XNK đều có quátrình hệ thống trong quản lý công ty theo các bước cơ bản sau:

- Tuyển dụng nhân sự làm công việc GNHH XNK Số lượng và yêu cầu của

vị trí tuyển dụng sẽ xuất phát từ nhu cầu thực tế ở thời điểm hiện tại của doanhnghiệp Nhưng về cơ bản hầu hết các ứng viên đều phải có sự hiểu biết về ngànhGNHH XNK, trình độ tiếng anh giao tiếp từ mức khá trở lên, đặc biệt là phải có tínhcẩn thận và mẫn cán trong công việc

- Đào tạo và tái đào tạo cho các nhân viên làm các công việc liên quan trựctiếp đến nghiệp vụ GNHH XNK Do yêu cầu đặc thù của ngành GNHH XNK nêncác công ty giao nhận phải có kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực chuyên nghiệp, làmviệc với các chuẩn mực và thông lệ quốc tế, kiến thức kỹ năng và các thông tin liênquan phải được cập nhật liên tục Mặt khác, do nguồn đào tạo nhân lực chính quyngành giao nhận vận tải còn hạn chế nên các công ty sau khi tuyển dụng nhân viênđều có kế hoạch trang bị kiến thức nghề nghiệp bằng các khóa tự mở trong nội bộcông ty cho các nhân viên mới

- Chỉ đạo, giám sát và hướng dẫn trực tiếp các nhân viên trong quá trình thựchiện nghiệp vụ GNHH XNK

- Theo dõi và kiểm soát các vấn đề nảy sinh trong lúc thực hiện quy trìnhGNHH XNK

- Triển khai các hoạt động hỗ trợ và phòng ngừa (như tờ khai hải quan hoặcchứng từ bị sai, rớt hàng, hàng hóa giao nhận bị hư, thiệt hại) trong quá trình thựchiện nghiệp vụ giao nhận

- Đánh giá chất lượng của hệ thống quản lý nội bộ và điều chỉnh những tồntại trong doanh nghiệp

3.1.3 Áp dụng các phương pháp đánh giá hiệu quả hoạt động GNHH

XNK bằng đường biển trong các công ty giao nhận tại TP HCM.

Trên cơ sở phân tích nghiệp vụ GNHH XNK bằng đường biển, luận văn đã tiếnhành điều tra thực tế những ý kiến phản hồi của các nhân viên giao nhận ở các loạihình doanh nghiệp khác nhau hoạt động trong lĩnh vực GNHH XNK

Qua xử lý số liệu điều tra có thể cho biết danh mục ưu tiên trong quá trình thựchiện nghiệp vụ này Các bước kỹ thuật đánh giá được áp dụng trong quá trình thựchiện theo 4 bước cơ bản: Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Điều chỉnh (Plan –

Do – Check - Act)

Bảng 3.1 Kỹ thuật áp dụng vào quản lý nghiệp vụ GNHH XNK bằng

đường biển.

Lập kế hoạch - Lập kế hoạch cho các

quá trình

- Chuẩn đoán các vấnđề cần điều tra

- Lấy ý kiến phản hồi của những người thựchiện công việc giao nhận

- Xử lý số liệu điều tra theo phương pháp chấtlượng, trung bình trọng số

- Phân tích kết quả điều tra, đối chiếu với cácnguồn thông tin khác

- Xếp danh mục ưu tiên để phân tích

- Đề xuất phương án với các công ty giao nhận.Thực hiện Thực hiện dự án phân

tích

Các bước triển khai như sau:

1) Xác định ranh giới cho quá trình nhóm thựchiện GNHH XNK bằng đường biển

2) Xác định điểm mạnh, yếu của quá trình thựchiện và ghi nhận bằng văn bản

3) Lựa chọn các quá trình đánh giá cho cácnhóm thực hiện hoạt động GNHH XNK bằngđường biển.

4) Đưa ra các thỏa thuận đối với việc đánh giá.Kiểm tra Đối chiếu các việc đã

làm được với các việctrong kế hoạch

5) Phân tích các thông tin và so sánh các hoạtđộng của nhóm thực hiện GNHH XNK bằngđường biển

6) Lập kế hoạch hành động và sửa đổi các hoạtđộng của nhóm thực hiện công việc GNHHXNK

Điều chỉnh - Tiến hành sửa chữa,

cải tiến

- Làm PCDA lần 2

7) Theo dõi quá trình thực hiện nghiệp vụGNHH XNK

8) Điều chỉnh, định cỡ lại nội dung điều tra

Áp dụng việc đánh giá quá trình GNHH XNK bằng đường biển trong luậnvăn theo các bước như sau:

- Xác định về nhu cầu sử dụng dịch vụ GNHH XNK bằng đường biển đượcđặt ra với các hoạt động của nghiệp vụ giao nhận thực tế

- Những kinh nghiệm, các kiến thức và các thông tin về sử dụng dịch vụGNHH XNK bằng đường biển trong việc quản lý quy trình GNHH XNK ít đề cậpđến hơn

- Việc lựa chọn hình thức giao nhận phù hợp với tình hình thực tế của kháchhàng

- Bảng điều tra được thiết kế theo sự nhận thức và nhu cầu của từng công ty

và với những mô hình quản lý khác nhau đòi hỏi sự thỏa mãn của khách hàng vềdịch vụ GNHH XNK bằng đường biển

- Vấn đề quan trọng là mỗi loại hình công ty khác nhau thì có lượng đội ngũnhân sự khác nhau Do đó, sẽ khác nhau về phương thức cải thiện và đào tạo đội ngũnhân sự

- Luận văn chỉ tập trung vào các yếu tố nội tại trong doanh nghiệp kinh doanhdịch vụ GNHH XNK tại TP HCM cùng những người trực tiếp thực hiện thực hiệnnghiệp vụ giao nhận này, và cố gắng phát họa một cách khách quan những ảnhhưởng đến công tác giao nhận này.

- Để đảm bảo độ tin cậy khách quan cao nhất thì số liệu điều tra được cácchuyên viên thống kê và tiến hành xử lý

- Các công việc cần tiến hành trung thực sẽ xác định vị trí ưu tiên theo cáccấp độ khác nhau

3.2 Điều tra về thực trạng công tác GNHH XNK bằng đường biển trong các công ty giao nhận tại TP HCM.

3.2.1 Cách viết phiếu điều tra.

Để các ý kiến phản hồi của đối tượng công tác trong lĩnh vực giao nhận đượcthăm dò ý kiến mang tính khách quan và độ tin cậy có thể bảo đảm được, phiếu điềutra của luận văn được thiết kế ở dạng khuyết danh nhưng có đề cập đến các khíacạnh: chức danh người được thăm dò ý kiến, thời gian công tác trong lĩnh vực giaonhận, loại hình doanh nghiệp đang công tác, đội ngũ nhân sự và thời gian hoạt độngcủa doanh nghiệp

 Bước 1: Lựa chọn đối tượng tập trung chủ yếu vào các công ty hoạt động

trong lĩnh vực giao nhận

 Bước 2: Phân theo thời gian hoạt động của doanh nghiệp, loại hình doanh

nghiệp, đội ngũ nhân sự, chức danh của người thực hiện phiếu thăm dò vàthời gian công tác của họ trong lĩnh vực giao nhận

Chức danh, thời gian làm việc và loại hình doanh nghiệp cũng cho biết cáchthức làm việc của những công ty giao nhận có sự khác nhau, đặc biệt là chức danh

và thời gian công tác trong lĩnh vực giao nhận nói lên được sự hiểu biết của họ vềlĩnh vực chuyên môn GNHH XNK Đối với những người trực tiếp thực hiện côngtác này có thể nói kinh nghiệm và sự mẫn cán trong công việc là một yếu tố quantrọng trong việc đánh giá hiệu quả làm việc của công ty

Thời gian công tác trong lĩnh vực giao nhận cũng như thời gian hoạt động của

doanh nghiệp đóng một vai trò quan trọng trong sự hiểu biết của họ về GNHH XNK

bằng đường biển

Trong phiếu thăm dò ý kiến của luận văn được phân thành 5 cấp độ: chức

danh, loại hình doanh nghiệp, đội ngũ nhân sự doanh nghiệp, thời gian hoạt động

của doanh nghiệp và thời gian công tác trong lĩnh vực giao nhận

Bảng 3.2 Phân loại theo thời gian hoạt động của doanh nghiệp.

Thời gian hoạt động

Đặc điểm chung - Mới tham

gia vào thị trường GNHH XNK

- Rất quan tâm tới sự đánh giá của khách hàng

- Kiểm soát chặt chẽ các hoạt động đểnâng cao uy tín với kháchhàng

.- Xây dựng được nhiều mối quan hệ trong các dịch vụ cungcấp

- Mở thêm các chi nhánh

- Có tên tuổi trên thị trường

- Nguồn vốn mạnh, đầu tưthêm các dịch vụ kinh doanh khác

Đặc điểm riêng - Các mối

quan hệ kháchhàng còn giới hạn

- Tăng cường kiểm tra chất lượng các loạihình dịch vụ cung cấp

- Nghiên cứu

và điều tra

mở rộng thị trường

- Xây dựng các mối quan

hệ với nhiều đối tác

- Mở rộng các loại hình dịch vụ GNHH XNK

- Đẩy mạnh các hoạt động về

marketing

- Có nhiều mối quan hệ khách hàng

- Đội ngũ nhân sự phần lớn có bề dày kinh nghiệm về nghiệp vụ giao nhận

Bảng 3.3 Phân loại theo chức danh.

Chức danh

Đặc điểm Điều hành / Quản lý Chuyên viên Nhân viên Khác

Đặc điểm chung - Chuyên môn

thường khôngsâu rộng nhưng kỹ năng quản lý

tốt

- Giỏi chuyên môn giao nhận và hiểu biết sâu rộng về

GNHH XNK

- Làm việc dưới sự chỉ

huy của cấp trên

- Thể hiện tính mẫn cántrong khi làm việc

Là những người đang trong thời gian thử việchoặc thực tậptại công ty giao nhận

- Chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế

nghị khi làm việc

- Bình tĩnh tìm phương hướng giải quyết khi gặp vấn đề phức tạp trong côngviệc

- Thích nghiên cứu

và nắm bắt nhanh chóngcác thông tin

vê thị trườngGNHH XNK

- Thích thể hiện bản thân và năng lực cho mọi người thấy

để được đánh giá cao nhằm được tăng lương hay thăng tiến

- Muốn tìm hiểu và thử sức trong lĩnh vực giaonhận nhưng chưa có sự kiên quyết gắn bó lâu dài với ngành giao nhận

Bảng 3.4 Phân loại theo thời gian làm việc.

Thời gian làm việc

Đặc điểm chung - Mới công

tác trong lĩnh vực GNHH XNK

- Sự hiểu biết

và kinh nghiệm thực

tế còn hạn chế

- Kinh nghiệm và chuyên môn về nghiệp vụGNHH XNKđược nâng cao

- Vững về

chuyên môn,tích lũy đượcnhiều kinh nghiệm thực tế

- Có bề dày kinh nghiệm sâu

- Nhiều mối quan hệ trong lĩnh vực GNHH XNK

Đặc điểm riêng - Rất năng

động, nỗ lực hoàn thành cáccông việc được giao

- Thích tìm hiểu và cố gắng đưa ra các biện pháp giải quyết vấn đề

gặp phải khi thực hiện nghiệp vụ

- Cẩn thận,

kỹ lưỡng trong khi thực hiện công việc

- Xử lý tốt các tình huống xảy ratrong quá trình thực hiện nghiệp

vụ GNHH XNK

 Bước 3: Soạn thảo nội dung câu hỏi:

Định vị các khu vực chịu sự ảnh hưởng của việc đánh giá, các câu hỏi của

từng phần bao hàm nhiều yếu tố khác nhau Các yếu tố chính tác động đến hiệu quả

hoạt động GNHH XNK bằng đường biển

- Uy tín và chính sách của công ty, cơ cấu hàng chủ định và chỉ định

- Tác động của thị trường hiện nay

- Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ

Các quá trình điều tra trong phiếu thăm dò của luận văn xuất phát từ thực tế

của nhu cầu thị trường dịch vụ GNHH XNK bằng đường biển tại TP HCM

Nội dung các quá trình liên quan đến nhu cầu cần phải nâng cao hiệu quảhoạt động GNHH XNK trong các công ty giao nhận tại TP HCM.

Bảng 3.5 Nội dung quá trình cải tiến hoạt động GNHH XNK trong các công ty

Đánh giá hiệu quả trung thực về dịch vụ GNHH XNK bằng đường biển

Lập thứ tự ưu tiên cho các vấn đề cần phải hoàn thiện

1, 2, 5, 7, 8

3 Rủi ro đối với hàng

hóa giao nhận

Nguyên nhân rủi ro

Những vấn đề ảnh hưởng trực tiếp tới hàng hóa giao nhận

3, 4

4 Cơ cấu hàng hóa

giao nhận

Nguồn hàng hóa giao nhận

Phương pháp tìm kiếm khách hàng

4, 10

5 Sắp xếp công việc

giữa các nhân viên

Năng lực làm việc của nhân viên

Điều phối hợp lý lượngcông việc của từng nhân viên

5, 6

6 Mức độ phúc lợi

đối với nhân viên

Sự hài lòng của nhân viên

Chính sách của công tyđối với nhân viên

5, 6, 7

7 Công tác đào tạo

nhân sự

Các khóa học ngắn hạn

Kiến thức và những kỹ năng cần thiết liên quanđến công việc GNHH XNK bằng đường biển

Đánh giá các dịch vụ giao nhận cung cấp chokhách hàng

Kỹ năng giao tiếp, sự hiểu biết và tiếp nhận các thông tin khách

9, 8

Cơ cấu các loại hình dịch vụ GNHH XNK bằng đường biển.

4, 10

3.2.2 Thiết kế các câu hỏi trong bản điều tra:

Các số liệu được thực hiện trong luận văn được lấy từ các phiếu điều tra thăm

dò ý kiến của đối tượng công tác trong các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ GNHHXNK tại TP HCM Để đánh giá thực trạng của việc GNHH XNK bằng đường biểntrong các công ty giao nhận tại TP HCM và chỉ dẫn của quá trình thực hiện GNHHXNK bằng đường biển với 6 loại hình doanh nghiệp thực hiện hoạt động GNHHXNK Mỗi loại hình doanh nghiệp khác nhau sẽ có sự phản ánh khác nhau đượcthực hiện trên kết quả điều tra Phiếu điều tra được xây dựng trên cơ sở 10 câu hỏilớn, trong mỗi câu có các câu hỏi nhỏ và có sự tham gia đóng góp ý kiến của cácnhà quản lý công tác trong các công ty giao nhận trong và ngoài nước

Bản câu hỏi được thiết kế như sau:

Nhóm 1: Gồm những câu hỏi 1, 2, 3, 4, 8, 10 dùng để đánh giá dịch vụ giao

nhận hàng hàng hóa XNK bằng đường biển của các doanh nghiệp cung cấp dựa trên

6 chỉ tiêu lớn là: Mức độ sử dụng dịch vụ GNHH XNK bằng đường biển, cácnguyên tắc cần thiết trong quá trình thực hiện nghiệp vụ GNHH XNK, rủi ro đối vớihàng hóa giao nhận, cơ cấu hàng hóa giao nhận, mức độ quan tâm đến đánh giá củakhách hàng, mức độ sử dụng các loại hình dịch vụ giao nhận

Nhóm 2: Gồm 4 câu hỏi còn lại (5, 6, 7, 9) được thiết kế để tìm ra các yếu tố

thuộc về nhân lực ảnh hưởng tới hiệu quả của hoạt động giao nhận GNHH XNKbằng đường biển Bốn chỉ tiêu lớn được lựa chọn là: Sắp xếp công việc giữa cácnhân viên, mức độ phúc lợi đối với nhân viên, công tác đào tạo nhân sự, bộ phậnnhân viên thường xuyên làm việc với khách hàng

Các câu hỏi được đặt ra theo mục đích của đề tài, do vậy không theo thứ tựnhất định

Thang điểm cho các chỉ tiêu nhỏ là: cao nhất là 5 điểm và thấp nhất là 1điểm.

- Ở nhóm 1: Có 6 câu hỏi lớn dùng để đánh giá mức độ sử dụng dịch vụGNHH XNK bằng đường biển, nó bao gồm các chỉ tiêu nhỏ: 5 x 3 + 4 x 3 = 27 (chỉtiêu nhỏ.)

- Ở nhóm 2: Có 4 câu hỏi lớn dùng để tìm ra các yếu tố thuộc về nhân lựcảnh hưởng tới hiệu quả của hoạt động giao nhận GNHH XNK bằng đường biển, nóbao gồm các chỉ tiêu nhỏ 5 x 3 + 4 =19 (chỉ tiêu nhỏ)

+ Tổng cộng 2 nhóm có: 27 + 19 = 46 chỉ tiêu nhỏ

Câu 1: Điều tra về mức độ sử dụng dịch vụ GNHH XNK bằng đường biển.Câu 2: Điều tra về các nguyên tắc cần thiết trong quá trình thực hiện nghiệp

vụ GNHH XNK

Câu 3: Điều tra về những rủi ro xảy ra đối với hàng hóa giao nhận

Câu 4: Điều tra về cơ cấu hàng hóa giao nhận XNK bằng đường biển

Câu 5: Điều tra về sắp xếp công việc giữa các nhân viên

Câu 6: Điều tra về mức độ phúc lợi đối với nhân viên

Câu 7: Điều tra về công tác đào tạo nhân sự

Câu 8: Điều tra về mức độ quan tâm đến đánh giá của khách hàng

Câu 9: Điều tra về những bộ phận nhân viên thường xuyên làm việc vớikhách hàng

Câu 10: Điều tra về mức độ sử dụng các loại hình dịch vụ giao nhận

Để đảm bảo yếu tố khách quan, tất cả các phiếu điều tra được gửi tới đốitượng hoạt động trong lĩnh vực giao nhận bất kì ở các cảng, đại lý hãng tàu, và cáccông ty giao nhận tại TP HCM

Các phiếu điều tra chủ yếu tập trung vào các công ty giao nhận tại TP HCM

và được tiến hành ở các khu vực cảng biển, các đại lý hãng tàu, và các công ty kinhdoanh dịch vụ GNHH XNK

3.2.3 Phương pháp tiến hành và cách tính kết quả.

Căn cứ vào số lượng kim ngạch XNK năm 2010, khối lượng hàng hóaXNK vận chuyển bằng đường biển năm 2010 Phiếu điều tra được tiến hành tại khuvực TP HCM và được phân bổ như sau:

Bảng 3.6 Phân bổ phiếu điều tra khu vực TP HCM.

Khu vực Số phiếu điều tra Phân loại

Với 179 phiếu điều tra hợp lệ này, kết quả phân tích sẽ có tính cách đại diệnđặc trưng hơn cho toàn bộ kim ngạch XNK cả nước Việt Nam

Bảng 3.7 Phân loại phiếu điều tra theo thời gian hoạt động của doanh nghiệp.

Số năm hoạt động

Loại hình DN lượng Số 1 - 3 năm

4 – 6 năm 7 – 20 năm

Trên 20 năm

Tổng cộng 179 33 101 43 2

Qua bảng 3.7 cho thấy loại hình doanh nghiệp là công ty TNHH được khảosát nhiều nhất với với tỷ lệ 40,2% (72 phiếu) Kế đến là công ty có vốn nước ngoàivới tỷ lệ 22,9% (41 phiếu) Doanh nghiệp được khảo sát có số năm hoạt động từ 4đến 6 năm chiếm nhiều nhất với tỷ lệ 56,4% (101 phiếu), trong đó công ty TNHH làchiếm nhiều nhất với 45,6% (46 phiếu) và công ty có vốn nước ngoài chiếm 28,7%(29 phiếu)

3.2.4 Xác định độ tin cậy của phiếu điều tra:

Thực hiện việc loại bỏ phiếu không hợp lệ ở phần trên (bảng 3.6) và chỉthống kê những phiếu hợp lệ Thực tế phát hành 200 phiếu, loại bỏ 21 phiếu (Số loại

bỏ này bao gồm thu hồi không được và thu hồi được nhưng không hợp lệ)

Số phiếu hợp lệ là 179 phiếu, được lọc ra để thống kê và tính kết quả Số ýkiến trả lời lý tưởng là 179 x 46 = 8234 ý kiến

Thực tế tổng ý kiến trả lời của 179 phiếu điều tra đạt được 100% Có thểmức độ hiểu biết của đối tượng công tác trong lĩnh vực GNHH XNK tham gia trong

179 phiếu này có mức trên 90% và có mức độ trả lời khá cao là 100% Đây là dữliệu quan trọng để xác định độ tin cậy của phiếu điều tra là cao nhất

Bảng 3.8 Bảng phân bổ ý kiến trả lời cho 10 chỉ tiêu lớn của 179 phiếu điều tra.

Chỉ tiêu lớn

(số) tiêu con Số chỉ

Số ý kiến

lý thuyết

Số ý kiến thực tế

Tỷ lệ trả lời

%

3.2.5 Tính mức chất lượng của từng chỉ tiêu.

Tính mức Mq của 46 chỉ tiêu nhỏ được tính theo các bước sau đây:

 Bước 1: Thống kê tần suất lặp lại của các ý kiến theo mức điểm điều

tra, thấp nhất là 1 điểm và cao nhất là 5 điểm cho mỗi chỉ tiêu nhỏ ( Bảng tổng kếtchỉ tiêu 179 phiếu điều tra)

 Bước 2: Nhân số tần suất lặp lại của ý kiến với mức điểm đối tượng

được khảo sát chọn Mỗi chỉ tiêu nhỏ có 5 mức điểm Cộng 5 mức điểm này của mỗichỉ tiên nhỏ, ta được tổng của chỉ tiêu nhỏ

 Bước 3: Lấy tổng số điểm của mỗi chỉ tiêu nhỏ nhân tổng số điểm chỉ

tiêu nhỏ (Tổng số điểm các chi tiêu nhỏ cùng nằm trong chỉ tiêu lớn) được một tỷ lệ

% và đây là mức Mq của mỗi chi tiêu nhỏ so với các chi tiêu nhỏ khác trong chỉ tiêulớn

 Bước 4: Dựa vào thứ tự mức Mq của mỗi chi tiêu nhỏ, xếp hạng của

mỗi bảng chỉ tiêu này

 Bước 5: Gộp tất cả 6 chỉ tiêu lớn trong nhóm 1 dùng để điều tra trực

tiếp các chỉ tiêu lớn như là: 1, 2, 3, 4, 8, 10 vào cùng một bảng so sánh xếp hạngtheo phương pháp trung bình trọng số Các chỉ tiêu khác còn lại (4 chỉ tiêu lớn) sẽđược xếp hạng theo sơ đồ và tiến hành phân tích theo nội dung điều tra Các chỉ tiêunày là phần chỉ dẫn đối với tất cả các loại hình doanh nghiệp kinh doanh dịch vụGNHH XNK tại TP HCM

3.2.6 Phân tích kết quả điều tra các chỉ tiêu thuộc nhóm 1.

6 chỉ tiêu lớn này dùng để đánh giá mức độ sử dụng dịch vụ GNHH XNK màcác doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực giao nhận cung cấp.

Bảng 3.9 Đánh giá 6 chỉ tiêu lớn cho tất cả các loại hình doanh nghiệp hoạt

động trong lĩnh vực GNHH XNK bằng đường biển tại TP HCM qua

179 phiếu điều tra.

Các chỉ tiêu lớn Tổng điểm của từng chỉ tiêu Mq% Hạng

Đứng thứ 2 là chỉ tiêu 1 (mức độ sử dụng dịch vụ GNHH XNK bằng đườngbiển) có trung bình trọng số là 21,3% Để nâng cao mức độ sử dụng dịch vụ GNHHXNK bằng đường biển, thì việc thực hiện công việc hiệu quả và giá cả cạnh tranh làđiều các doanh nghiệp cần phải chú trọng trước tiên

Đồng thời để dịch vụ GNHH XNK bằng đường biển đáp ứng được nhu cầucủa khách hàng thì các loại hình doanh nghiệp giao nhận tại TP HCM cũng cầnquan tâm đến việc tìm kiếm nguồn hàng chủ định, tối thiểu hóa lượng hàng hóa bị

hư / thiệt hại trong quá trinh vận chuyển, tránh tình trạng nhiều lô hàng bị trễ so vớihợp đồng đã nhận

Bảng 3.10 Kết quả điều tra về các nguyên tắc cần thiết trong quá trình thực

4 Kiến thức chuyên môn liên quan nghiệp vụ giao nhận 27 78 48 21 5 638 18.0%

5 Có kiến thức chuyên môn liên quan nghiệp vụ giao nhận 18.0%

Hình 3.1 Biểu đồ đánh giá các nguyên tắc cần thiết trong quá trình thực hiện

nghiệp vụ GNHH XNK dựa vào chỉ tiêu 2.

Sự cẩn thận, chính xác Sự trung thực với khách hàng Có kinh nghiệm Có kiến thức chuyên môn liên quan nghiệp vụ giao nhận Kỹ năng giao tiếp tốt

Bảng 3.11 Kết quả điều tra về mức độ sử dụng dịch vụ GNHH XNK bằng

đường biển.

1 Có tên tuổi trên thị trường 33 75 49 14 8 648 18.4%

2 Thực hiện công việc hiệu quả 68 89 21 1 0 761 21.6%

3 Có khả năng đáp ứng nhu cầu

3 Tốc độ phản hồi, giải quyết công việc nhanh chóng 19.6%

4 Có khả năng đáp ứng nhu cầu gấp của khách hàng 19.6%