BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG hóa XUẤT KHẨU

Cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị nhân viên trong công ty, em quyết định chọn đề tài: “Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Dịch Vụ Vận Tải và Thương Mại Việt Hoa” làm báo cáo thực tập tốt nghiệp.

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

TRẦN THỊ TƯỜNG VÂN

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

CÁC BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH DV VẬN TẢI VÀ THƯƠNG

MẠI VIỆT HOA

TP Hồ Chí Minh, tháng 01 năm 2015

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

Sinh viên: TRẦN THỊ TƯỜNG VÂN

MSSV: 1154010742

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

CÁC BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH DV VẬN TẢI VÀ THƯƠNG

MẠI VIỆT HOA

Ngành: Quản trị kinh doanh Chuyên ngành: Kinh doanh quốc tế Giảng viên hướng dẫn: ThS LÊ TUẤN ANH

TP Hồ Chí Minh, tháng 01 năm 2015

Trong những năm ngồi trên ghế giảng đường trường Đại Học Mở TP HCM,nhờ sự chỉ dạy tận tình của thầy cô, em cảm thấy rất vui và hạnh phúc Em đã đượcthầy cô truyền đạt những kiến thức và kinh nghiệm về chuyên ngành Kinh doanhquốc tế cũng như kiến thức và kĩ năng để em vững bước vào tương lai Em xin gửiđến quý thầy cô trường Đại Học Mở Tp HCM lời cảm ơn chân thành và sâu sắcnhất Em xin chân thành cảm ơn thầy Lê Tuấn Anh đã giúp em hoàn thành báo cáothực tập này, đã tận tình chỉ bảo những sai sót và hướng dẫn cho em bổ sung, sửađổi giúp cho báo cáo thực tập được hoàn thiện hơn.

Trong quá trình thực tập tại công ty Việt Hoa em có cơ hội được tiếp xúc với côngviệc thực tế để có thể áp dụng được những lý thuyết em đã được học tại trường vàothực tiễn Nhờ đó, em đã hiểu thêm nghiệp vụ giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu,giúp em thêm tự tin và gợi mở nhiều hướng việc làm để em dễ có cơ hội nghềnghiệp sau này Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của các

cô chú, anh chị trong công ty Việt Hoa, đã tạo điều kiện cho em hiểu thêm nhữngkiến thức ngoài thực tế qua những lần giao nhận hàng xuất nhập khẩu

Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn và kính chúc quý thầy cô trường Đại học

Mở Tp HCM sức khỏe thật tốt để tiếp tục dẫn đường cho các bạn sinh viên tiếpbước Chúc ban lãnh đạo và tập thể cán bộ công nhân viên công ty Việt Hoa luôngặt hái được nhiều thành công trong công việc

Trần Thị Tường Vân

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM i

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH i

TRẦN THỊ TƯỜNG VÂN i

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP i

CÁC BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH DV VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI VIỆT HOA i

TP Hồ Chí Minh, tháng 01 năm 2015 i

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM ii

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH ii

Sinh viên: TRẦN THỊ TƯỜNG VÂN ii

MSSV: 1154010742 ii

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp ii

CÁC BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH DV VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI VIỆT HOA ii

Ngành: Quản trị kinh doanh ii

Chuyên ngành: Kinh doanh quốc tế ii

Giảng viên hướng dẫn: ThS LÊ TUẤN ANH ii

TP Hồ Chí Minh, tháng 01 năm 2015 ii

LỜI CẢM ƠN iii

XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP ii

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN iii

MỤC LỤC iv

PHẦN 1: MỞ ĐẦU 1

PHẦN 2 3

THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH DV–VT VÀ TM VIỆT HOA 3

2.2.4 Các nguyên nhân ảnh hưởng tới hoạt động giao nhận 31

3.1.2 Thách thức 35

3.3.1 Giải pháp 1: Tối thiểu hóa các chi phí 37

KẾT LUẬN 47

TÀI LIỆU THAM KHẢO 48

PHỤ LỤC DANH MỤC CHÚ THÍCH 49

Phụ lục danh mục chú thích 49

1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đang hoạt động trong môi trường kinhdoanh đầy biến động, đặc biệt là các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu trongbối cảnh toàn cầu hóa như hiện nay Trong nền kinh tế hội nhập, các hoạt động xuấtnhập khẩu và vận tải ngày càng phát triển, đã trở thành mảnh đất màu mỡ cho sựphát triển của ngành giao nhận

Thực tế cho thấy ngành giao nhận vận tải nói chung và giao nhận vận tảibiển nói riêng đang phát triển mạnh mẽ do quy mô của các hoạt động xuất nhậpkhẩu tăng lên nhanh chóng Tuy nhiên, vấn đề giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc

tế không đơn giản như vận chuyển hàng hóa nội địa Nó là cả một quy trình, mộtchuỗi mắt xích nghiệp vụ gắn kết với nhau, đòi hỏi người thực hiện các dịch vụ giaonhận hàng hóa phải am hiểu các kĩ thuật và vững về chuyên môn Vì vậy, vấn đềcấp thiết hiện nay là phải có những biện pháp để nghiên cứu, hoàn thiện hơn nữa vềquy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển để đẩy mạnh hoạt độnggiao nhận hàng hóa mang lại nhiều giá trị cho công ty qua đó góp phần vào sự pháttriển của ngành vận tải của Việt Nam, nâng cao năng lực cạnh tranh với các nướckhác trên thế giới

Vì vậy, trong quá trình thực tập tại công ty TNHH Dịch vụ Vận tải và ThươngMại Việt Hoa cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị nhân viên trong công

ty, em quyết định chọn đề tài: “Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Dịch Vụ Vận Tải và Thương Mại Việt Hoa” làm báo cáo thực tập tốt nghiệp

1.2 MỤC TIÊU, PHẠM VI, PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN BÁO CÁO THỰC

TẬP TỐT NGHIỆP

* Mục tiêu báo cáo thực tập

Báo cáo nhằm tìm hiểu và đánh giá một cách tổng quát về tình hình kinh doanhcủa công ty Việt Hoa trong thời gian qua, các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động giao

nhận nhập khẩu của công ty Chỉ ra những điểm mạnh và yếu ảnh hưởng đến việcnâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận đường biển.

Rút ra những giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuấtkhẩu, khắc phục khó khăn, hướng tới đẩy mạnh các dịch vụ giao nhận vận tải củacông ty

* Phạm vi nghiên cứu

Báo cáo được nghiên cứu dựa trên tình hình quy trình giao nhận vận tải đườngbiển của công ty TNHH Việt Hoa trong những năm gần đây

Báo cáo được nghiên cứu tại thị trường Việt Nam từ năm 2010 đến nay

* Phương pháp nghiên cứu

Các phương pháp được sử dụng chủ yếu trong báo cáo thực tập là:

- Phương pháp tổng hợp, phân tích, so sánh đối chiếu: được thực hiện để nêu lênnhững đánh giá, nhận định, từ đó nêu lên các kiến nghị

- Phương pháp thống kê, thu thập dữ liệu sơ cấp và thứ cấp Phương pháp thuthập dữ liệu sơ cấp chủ yếu dựa trên những thông tin về doanh nghiệp, đặc điểmdịch vụ, thị trường

- Tìm hiểu tình hình và hoạt động kinh doanh của công ty

1.4 KẾT CẤU CỦA KHÓA LUẬN

Báo cáo thực tập gồm có 4 phần chính sau:

Phần 1: Mở đầu: giới thiệu chung về báo cáo thực tập tốt nghiệp

Phần 2: Hiện trạng: Giới thiệu sơ lược về công ty thực tập, và đánh giá tình

hình thực tế về kế hoạch kinh doanh tại công ty

Phần 3: Giải pháp: Đề xuất các giải pháp để cải thiện tình hoạt động kinh

doanh của công ty

Phần 4: Kết luận

PHẦN 2 THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH

DV–VT VÀ TM VIỆT HOA

2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH DV–VT & TM VIỆT

HOA

2.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty TNHH DV-VT & TM Việt Hoa 1

 Gíới thiệu chung

Dịch vụ vận tải, giao nhận ngày càng thể hiện và chứng minh vai trò quantrọng của mình trong quá trình thực hiện hợp đồng kinh tế đối ngoại Từ khi nước ta

mở rộng giao thương với các nước trên thế giới, nhiều công ty nước ngoài thấyđược Việt Nam là thị trường tiềm năng Từ đó đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩuvào nước ta Sự phát triển đó tất yếu dẫn đến sự gia tăng nhu cầu về dịch vụ Để đápứng được điều này, giao nhận và kho vận Việt Nam đã có những thay đổi kịp thờinhằm thỏa mãn nhu cầu về dịch vụ giao nhận cũng như nhu cầu chuyên chở hànghóa, góp phần thúc đẩy nền kinh tế phát triển, tăng trưởng và mở rộng thị trườngvận tải giao nhận container đường biển

Công ty TNHH Dịch Vụ Vận Tải Thương Mại Việt Hoa là một trong nhữngcông ty ra đời trong hoàn cảnh trên Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận TảiViệt Hoa được thành lập vào tháng 9 năm 1995 theo Giấy phép Kinh doanh số

4102000806 do Sở Kế Hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp

 Tên giao dịch tiếng việt: Công ty TNHH Dịch Vụ Vận Tải và Thương Mại Việt Hoa.

1 Nguồn: http://www.viethoagroup.com/vn/

 Tên giao dịch quốc tế: Viethoa Transport Service & Trading Co., Ltd.

 Vốn điều lệ: 5.000.000 USD

 Tổng Giám đốc: Ông Dương Thành Khuấn

 Số lượng nhân viên: 300 nhân viên

Mạng lưới: Tập đoàn Việt Hoa có 03 công ty và 04 chi nhánh, liên kết rộng khắpvới hãng tàu, hãng hàng không, đại lý hãng tàu rộng khắp các tỉnh, thành phố lớncủa Việt Nam và toàn thế giới Tập đoàn có hệ thống kho bãi với diện tích khoảng

4000 m2 đặt ngay trung tâm thành phố ; đội xe nâng phục vụ bốc dỡ hàng tại kho;

có trên 60 xe chở Container và xe tải nhẹ vận chuyển hàng hóa trên khắp toàn quốc

- Văn phòng chính: 284 Nguyễn Tất Thành, phường 13, quận 04, Tp HCM

+ Văn phòng 2: Công ty Cổ phần Việt Hoa Toàn Cầu

 Địa chỉ: 15/7 Đoàn Như Hài, Quận 04, TP Hồ Chí Minh

+ Văn phòng 3: Tổng Công ty Việt Hoa

 Địa chỉ: Số 60, đường 17, phường An Phú, quận 2, Tp HCM

+ Chi nhánh Đà Nẵng:

 Địa chỉ: Block 1 , Phòng 111 Nest Home, Đường Trần Khát Chân,

Phường Mân Thái, Quận Sơn Trà,Thành Phố Đà Nẵng

 Cơ sở vật chất của công ty

- Kho1: nhà kho – Địa chỉ: 79C Đỗ Xuân Hợp, P Phước Bình, Quận 9, TP HồChí Minh

- Đội xe: 40 đầu xe chở container, 15 xe vận tải chở hàng

 Quá trình phát triển

- Tháng 09/2005 Việt Hoa Group Việt Nam là một trong những doanh nghiệp,

có các giải pháp sáng tạo phát triển thị trường

- Tháng 09/2006 nhận danh hiệu “Doanh nghiệp Uy tín về Chất lượng” quabình chọn của phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam tổ chức

- Tháng 12/2006 Việt Hoa được công nhận đạt tiêu chuẩn chất lượng ISO9001/2000 do VBQI của Vương quốc Anh công nhận

- 04/2008: Thành lập Tổng công ty Việt Hoa tại Đà Nẵng

- 09/2010: Công ty TNHH Dịch vụ Vận Tải & Thương Mại Việt Hoa được kếtnạp là thành viên chính thức của Hiệp hội Giao nhận Kho Vận Việt Nam (VIFFAS)

Từ ngày thành lập cho đến nay, công ty Việt Hoa đã tạo dựng cho mình mộthình ảnh cũng như một thế đứng vững chắc về các hoạt động vận tải và giao nhận,đăc biệt là kinh doanh xuất nhập khẩu và đã thiết lập những mối quan hệ khá bềnvững với nhiều khách hàng trong và ngoài nước Công ty luôn hoạt động theophương châm:

• Uy tín, tận tâm

• An toàn chất lượng

• Mọi lúc mọi nơi

• Giá cả cạnh tranh 2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh của công ty

♦ Dịch vụ vận tải

- Vận tải nội địa

- Đại lý vận tải quốc tế bằng đường biển và hàng không

♦ Uỷ thác xuất nhập khẩu

- Xuất, nhập khẩu hàng đi các nước

- Kí kết hợp đồng thương mại

♦ Dịch vụ giao nhận

- Giao nhận hàng hoá nội địa, gom hàng

- Dịch vụ thủ tục hàng hoá xuất nhập khẩu, hàng chuyển cửa khẩu…

♦ Kinh doanh kho bãi

- Kinh doanh kho bãi trung chuyển phục vụ cho việc tập kết hàng xuất nhậpkhẩu của các đơn vị kí gửi

♦ Đại lý giao nhận cho các công ty ở nước ngoài

- Hiện nay, Việt Hoa đang làm đại lý cho các công ty giao nhận hàng hoá lớn ởcác nước: HongKong, Nhật, Trung Quốc, EU và Mỹ Các dịch vụ do đại lý cungcấp bao gồm: Liên lạc với hãng tàu, liên lạc với hãng tàu thông báo cho kháchhàng

2.1.3 Hệ thống tổ chức của công ty

 Sơ đồ tổ chức của công ty

Hiện tại số nhân viên của công ty 300 người, được phân bổ trải đều các phòngban: phòng hành chính, phòng kinh doanh, phòng kế toán tài vụ Nhân viên phòngkinh doanh bao gồm nhân viên của đại lý tàu biển, bộ phận kinh doanh xuất nhậpkhẩu, bộ phận kho – vận tải ô tô và bộ phận giao nhận

(Nguồn: Phòng hành chính – nhân sự năm 2013)

Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức của công ty Việt Hoa (trụ sở chính)

 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban

Công ty sử dụng mô hình quản lý trực tuyến chức năng Mô hình này giúp choban giám đốc thực hiện tất cả các chức năng quản lý, hoàn thiện trách nhiệm củamỗi thành viên trong công ty Công việc được chuyên môn hóa, mỗi nhân viên đảmnhiệm một nhiệm vụ riêng, làm tăng hiệu quả làm việc của công ty Mặt khác, mệnhlệnh của ban giám đốc cũng được triển khai nhanh chóng giúp tiết kiệm thời gian vànguồn lực

• Ban giám đốc: gồm 2 người là giám đốc và phó giám đốc.

- Giám đốc: Quyết định tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh và kế

hoạch đầu tu của công ty, ban hành quy chế quản lý nội bộ Giám đốc còn chỉ đạocông tác tuyển dụng nhân sự, bố trí nhân sự và thiết lập mối quan hệ làm việc trongcông ty, chỉ đạo điều hành toàn bộ công tác tổ chức quá trình kinh doanh Giám đốctrực tiếp tổ chức chỉ đạo công tác kiểm tra mọi hoạt động sản xuất kinh doanh

- Phó giám đốc là người có quyền cao nhất ra các quyết định, nhưng vẫn chịu

P KẾ TOÁN TÀI CHÍNH

BỘ PHẬN CHỨNG TỪ

BỘ PHẬN KHO VẬN TẢI

Ô TÔ

BỘ PHẬN GIAO NHẬN

BỘ PHẬN

ĐẠI LÝ

TÀU

BIỂN

sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, có trách nhiệm về các lĩnh vực và thực hiện cáccông việc khi giám đốc đi công tác.

• Phòng hành chính - nhân sự:

Phụ trách công việc quản trị, tuyển dụng về quản lý nhân sự trong công ty, tổchức lao động và an toàn lao động, xem xét đến tình hình thực hiện các quyết địnhmức lao động và năng suất lao động

Chịu trách nhiệm chính về nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng, tư vấn

và chăm sóc khách hàng là công việc chính của phòng kinh doanh Nhân viên sẽ tưvấn, tiếp xúc khách hàng qua gặp gỡ trực tiếp hoặc thông qua thư từ, điện thoại vàInternet Từ đó khách hàng sẽ biết giá cước, các dịch vụ cụ thể cũng như cácchương trình khuyến mãi, hâu đãi của công ty

Phòng kinh doanh bao gồm các bộ phận:

- Bộ phận đại lý tàu biển

Theo dõi lịch tàu và thông báo tàu đến, tàu đi cho khách hàng, chịu trách nhiệm liên hệ với hãng tàu trong và ngoài nước, thu cước cho công ty nếu là cước trả sau, làm các chứng từ và thủ tục Hải Quan cho khách

- Bộ phận chứng từ: được chia ra thành chứng từ hàng xuất và chứng từ hàng

nhập

Chứng từ hàng xuất: có nhiệm vụ cấp vận đơn cho khách hàng sau khi hàng đã

lên tàu; gửi chứng từ của lô hàng liên quan cho hãng tàu và đại lý nước ngoài; quản

lý các chứng từ hàng xuất khẩu từ bộ phận khác chuyển giao…

Chứng từ hàng nhập: có nhiệm vụ tiếp nhận chứng từ liên quan đến lô hàng

nhập từ đại lý nước ngoài; cập nhật thông tin như ngày tàu đến, hàng được dỡ vào

kho khi nào…; gửi thông báo hàng đến cho khách hàng; đi lấy lệnh giao hàng từ cáchãng tàu và các forwarding khác…

- Bộ phận kho và vận tải

Chịu trách nhiệm quản lý hàng hoá trong kho, thực hiện theo đúng yêu cầu kĩthuật của từng loại hàng Quản lý đội xe chở container, hệ thống kho riêng và tổchức việc chở hàng cho công ty

- Bộ phận giao nhận

Chịu trách nhiệm giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không vàđường biển; đóng kiện, đóng hàng vào container, hoàn thành các thủ tục hải quan vềxuất và nhập khẩu

Tổ chức điều hành các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu các mặt hàngphục vụ cho khách hàng Giải quyết mọi vướng mắc của khách hàng một cáchnhanh gọn và dứt điểm cho từng lô hàng Tiết kiệm chi phí mức thấp nhất, tạo uy tíntốt đối với khách hàng

2.1.4 Tình hình nhân sự của công ty 2

Đội ngũ nhân viên hiện nay hầu hết đã được đào tạo cơ bản về nghiệp vụ, cókinh nghiệm thực tế và nhiệt tình đối với công việc Mỗi cá nhân được bố trí, phâncông công việc cụ thể, một cách chặt chẽ, chuyên môn hóa theo từng lĩnh vực hoạtđộng

- Phòng kinh doanh: 200 người

- Phòng kế toán – tài chính: 20 người

- Phòng tài chính: 30 người, Phòng khai thác: 50 người

Về trình độ: + Trên đaị học: 8 người chiếm 2.7%

+ Đại học: 50 người chiếm 16.6%

+ Cao đẳng: 142 người chiếm 47.4%

+ Trung cấp: 100 người chiếm 33.3%

Nhận xét về cơ cấu nhân sự của công ty

2 Theo Báo cáo phòng Hành chính – nhân sự công ty Việt Hoa năm 2014

Nhìn chung cơ cấu trình độ này tương đối hoàn chỉnh Nhân sự của công tyViệt Hoa có ưu điểm là trẻ, độ tuổi trung bình là 27 Nguồn nhân lực ở độ tuổi nàythường giàu nhiệt huyết, không ngại dấn thân, cống hiến có sức khỏe, sáng tạo vàcũng đã có kinh nghiệm tương đối trong lĩnh vực vận tải và xuất nhập khẩu Đặcbiệt, nhân sự của công ty có trình độ cao (đa số nhân viên công ty đều có trình độđại học và cao đẳng trở lên) chính là thế mạnh góp phần vào sự phát triển của công

ty trong những năm gần đây

2.1.5 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2011-2013

 Phân tích kết quả hoạt động của công ty từ năm 2011 đến năm 2013

Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh

Năm 2013

Chênh lệch

Giá trị

Tỷ trọng (%)

Giá trị

Tỷ trọng (%) Doanh thu

Hình 2.2: Biểu đồ kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2011 – 2013

- Qua Bảng 2.1 về tình hình hoạt động kinh doanh giai đoạn 2011 – 2013 chothấy lợi nhuận năm 2012 đạt cao nhất, và lợi nhuận năm 2011 thấp nhất Năm 2013lợi nhuận chỉ cao hơn năm 2011là 67 triệu mặc dù doanh thu năm 2013 cao hơnnăm 2012 hơn 10 tỉ đồng và cao hơn năm 2011 hơn 20 tỉ đồng Điều này cho thấytrong năm 2012 công ty có những bước phát triển tốt nhưng năm 2013 hoạt độngkinh doanh của công ty chưa hiệu quả

 Năm 2012 lợi nhuận tăng đáng kể so với năm 2011, trong đó lợi nhuận sauthuế tăng 1,709 triệu đồng tương ứng tỷ lệ tăng là 33.71% Nguyên nhân lợi nhuậnnăm 2011 thấp hơn năm 2012 là do hai nhân tố sau:

 Doanh thu năm 2012 tăng so với năm 2011 là 10,923 triệu đồngtương ứng tỷ lệ tăng là 26.79%, đã làm cho lợi nhuận của công ty tăng Nguyênnhân là do năm 2011 công ty chịu sự ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế cònlan tỏa từ những năm 2008-2009 cùng sự kiện ngày 11 tháng 9 năm 2011 tại Mỹlàm cho nhu cầu về dịch vụ của khách hàng giảm Trong khi đó, năm 2012 công ty

có có những chính sách để vượt qua khó khăn, nền kinh tế đang trong giai đoạn hồiphục nên lợi nhuận trong năm này cao hơn năm trước

 Chi phí năm 2012 tăng so với năm 2011 là 8,644 triệu đồng, tươngứng tỷ lệ tăng là 25.41% Tốc độ tăng chi phí nhỏ hơn tốc độ tăng doanh thu từ năm

2011 đến năm 2012 nên lợi nhuận tăng là điều dễ hiểu

 Năm 2013 lợi nhuận giảm so với năm 2012, trong đó lợi nhuận sau thuếgiảm 548 triệu đồng tương ứng tỷ lệ giảm là 24.25% Nguyên nhân lợi nhuận giảm

là do:

 Doanh thu năm 2013 tăng so với năm 2012 là 11,020 triệu đồng, tương ứng

tỷ lệ tăng là 21.32% Trong khi đó chi phí năm 2013 tăng so với năm 2012 là13.210 triệu đồng, tương ứng tỷ lệ tăng là 30.96 % Có thể thấy tốc độ tăng trưởngdoanh thu thấp hơn tốc độ tăng trưởng chi phí làm cho lợi nhuận của công ty giảm.Chi phí tăng là do nhu cầu về dịch vụ giao nhận tại công ty đang tăng dần Đồngthời năm 2013, mức sống của người dân và lạm phát tăng, khiến cho những chi phí

về giá thuê văn phòng, chi phí văn phòng phẩm, điện thoại, Internet, chi phí tiếpkhách… tăng nhanh Bên cạnh đó, công ty phải tăng cường nhân sự để theo kịp vớitốc độ tăng của doanh thu

Nhìn chung năm 2013 tình hình doanh thu của công ty đã dần có hướng pháttriển tốt hơn năm 2012, công ty cũng đã có những biện pháp nhằm kích thích, đẩymạnh hoạt động kinh doanh về nhiều mặt, tuy nhiên chi phí quá cao đã làm giảm lợinhuận của công ty Trong tương lai công ty cần phải nỗ lực để đẩy mạnh sự pháttriển hơn nữa đồng thời tăng cường quản lý chi phí, dự phòng rủi ro và có nhữngchính sách cắt giảm chi phí không cần thiết, tiết kiệm nguồn lực

 Doanh thu theo cơ cấu dịch vụ

Bảng 2.2 Cơ cấu dịch vụ của công ty Việt Hoa giai đoạn 2012-2013

Đơn vị tính: triệu đồng

2013/2012Gía trị Tỉ trọng

Hình 2.3: Biểu đồ cơ cấu dịch vụ năm 2012

Hình 2.4 Biểu đồ cơ cấu dịch vụ năm 2013

Dựa vào biểu đồ cơ cấu dịch vụ của công ty Việt Hoa qua các năm 2012 và

2013 ta thấy dịch vụ chủ yếu trong hoạt động kinh doanh của công ty là kinh doanhvận tải quốc tế, nội địa

Biểu đồ cơ cấu dịch vụ năm 2012

53.58 18.1

15.66

Quốc tế - nội địaGiao nhận, môi giới, hải quan

Kho bãi

Các loại dịch vụ khác

Biểu đồ cơ cấu dịch vụ năm 2013

59.46 15.03

14.89

Giao nhận, môi giớihải quan

Kho bãiCác loại dịch vụ khác

- Năm 2012, kinh doanh vận tải quốc tế nội địa là cao nhất đạt trên trên 27 tỉ,chiếm tỉ trọng 53.58% Đến năm 2013, giá trị này tăng lên hơn 37 tỉ, chiếm tỉ trọng59.46%, điều này cho thấy công ty đang tập trung vào các hoạt động kinh doanhquốc tế nội địa là chính.

- Trong khi đó, năm 2013 các dịch vụ như giao nhận môi giới hải quan, khobãi và dịch vụ khác đều tăng nhưng tỉ trọng nhỏ hơn năm 2012, cho thấy công ty cóbước phát triển tốt cùng với sự tập trung chuyên sâu vào lĩnh vực kinh doanh chínhcủa mình

Các dịch vụ môi giới hải quan và kho bãi đều tăng cho thấy tình hình kinhdoanh của công ty đang trong giai đoạn tiến triển tốt và thuận lợi Điều này cũngchứng tỏ những chính sách kinh doanh của công ty đúng đắn và hiệu quả

2.2 THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU

BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH DV- VT&TM VIỆT HOA

2.2.1 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty

TNHH DV- VT&TM Việt Hoa

Trước khi bắt đầu quá trình giao nhận hàng hóa, công ty Việt Hoa sẽ tiếnhành ký hợp đồng dịch vụ Sau khi nhân viên bộ phận kinh doanh của công tythuyết phục được khách hàng sử dụng dịch vụ của mình, thì họ sẽ bắt đầu báo giá

về dịch vụ đó Nếu khách hàng đồng ý với mức giá mà công ty đưa ra thì hai bên sẽtiến hành ký kết hợp đồng Tùy vào loại hình dịch vụ mà khách hàng yêu cầu thì sẽ

có những mức giá khác nhau và các loại hợp đồng tương ứng khác nhau Nếu kháchhàng quen thuộc thì thủ tục đơn giản hơn, công ty sẽ ký một hợp đồng dài hạn vớimức giá quy định trước và khi có nhu cầu khách hàng chỉ cần gọi điện thoại đếnViệt Hoa để được nhân viên công ty cung cấp dịch vụ tức thời

Quy trình giao nhận hàng hóa đối với lô hàng xuất khẩu tại công ty Việt Hoa đượcthực hiện qua các bước sau3:

3 Tổng hợp từ quá trình thực tập tại công ty Việt Hoa và tham khảo sách “ Nghiệp vụ giao nhận vận tải và bảo hiểm trong ngoại thương”, “Vận tải giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu”, “Kĩ thuật kinh

4

Hình 2.5: Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu

Bước 1: Chuẩn bị hàng hoá

Bước này, nếu như công ty khách hàng không thực hiện thì sẽ do công ty Việt Hoađảm nhiệm Việc chuẩn bị hàng hoá theo quy định có giám sát của nhân viên giaonhận để theo dõi quá trình làm hàng và hướng dẫn cho chủ hàng và tiến hành làmthủ tục cho phù hợp Có 2 trường hợp nếu là hàng lẻ thì sẽ được chuyển đến khoCFS tại cảng để đóng hàng vào container, nếu hàng nguyên container thì làm thủ tụcmượn container để đóng hàng vào container và chuyển về bãi container tại cảng đi

Bước 2: Hợp đồng lưu khoang (Booking note)

Công ty Việt Hoa nhận thông tin từ khách hàng về Bill of lading do hãng tàu bênnhập khẩu cấp

- Thủ tục mượn container rỗng: Công ty nhận chi tiết mà khách hàng gửi đến: tênhàng, trọng lượng, cảng đi, cảng đến, số lượng container, loại container, đóng hàng

Khai báo hải quan

Lên tờ khai- chuẩn bị làm thủ tục hải quan

Thanh lý tờ khai Vào sổ tàu

Quyết toán với khách

6

tại kho hay bãi Sau đó nhân viên giao nhận liên hệ với hãng tàu để đăng kícontainer gọi là Booking note, nhân viên của hãng tàu có thể fax, email, hoặc nhânviên trực tiếp đến hãng tàu để lấy Booking note

Sau khi nhận được yêu cầu đặt container, hãng tàu sẽ xem xét nếu chấp nhận thìhãng tàu sẽ fax lại cho công ty một Booking Note trên đó ghi số Booking, tên chủhàng, loại hàng, số lượng container, tên tàu, số chuyến, ngày tàu chạy, closing time(thời gian trễ nhất để người giao nhận hoàn tất công việc vào sổ tàu) Nhân viêngiao nhận sẽ kiểm tra booking đó, nếu có sai sót thì yêu cầu hãng tàu sửa ngay, nếuchính xác sẽ cầm Booking này đến văn phòng đại diện của hãng tàu tại cảng hoặcmột nơi khác theo chỉ định để đổi lấy “Lệnh cấp container rỗng” và đại lý sẽ cấpseal ứng với cont đó Sau khi đã có lệnh cấp cont rỗng và seal, nhân viên giao nhận

sẽ xuống thương vụ cảng để đóng tiền Nhân viên thu ngân sẽ đóng dấu xác nhận

“đã thu tiền” và cấp cho nhân viên giao nhận hai liên biên lai giao nhận

Nhân viên giao nhận cầm một liên biên lai cùng với lệnh cấp container rỗng đếnphòng điều độ cảng để nhờ họ hạ container xuống cho mình Biên lai còn lại nhânviên giao nhận sẽ nộp cho phòng chạy điện để chạy điện cho container sau khi đónghàng xong (container lạnh) Sau khi hạ container, nhân viên giao nhận xem sốcontainer rồi lên văn phòng đại diện hãng tàu để báo cho họ biết Trên lệnh này ghiđịa chỉ cấp container rỗng, khi đó nhân viên giao nhận liên hệ điều xe container đếnchở container về kho để đóng hàng Người giao nhận Việt Hoa lúc này biết địa điểm

mở tờ khai Hải quan, đồng thời liên hệ hãng tàu để nộp giấy xin mượn container vềlàm hàng xuất

Bước 3: Chuẩn bị chứng từ

 Nhận bộ chứng từ

Công ty Việt Hoa nhận chứng từ từ khách hàng: Hoá đơn, Hợp đồng, Packing list.Sau đó xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)

Hồ sơ để xin cấp C/O

- Giấy giới thiệu của Công ty (1bản chính)

- Phiếu xác nhận đã đăng ký tờ khai hải quan

- Phiếu ghi chép hồ sơ.

- Phiếu nộp/ nhận C/O

- Packing list (nếu có)

- Đơn đề nghị cấp C/O đã được kê khai hoàn chỉnh và hợp lệ (1 bản chính)

- Bộ C/O đã được kê khai hoàn chỉnh gồm một (01) bản chính có đóng dấuORIGNAL, (2) bản sao có đóng dấu COPY

- Tờ khai hải quan đã làm thủ tục hải quan (1 bản chính)

- Hóa đơn thương mại

- Vận tải đơn

 Kiểm tra bộ chứng từ

Đây là một khâu nghiệp vụ khá quan trọng trong quá trình làm thủ tục xuất khẩumột lô hàng, có ảnh hưởng rất lớn đến các khâu nghiệp vụ phức tạp sau này

- Kiểm tra hợp đồng: Nhân viên giao nhận kiểm tra ngày ký hợp đồng, ngày

hết hạn, điều khoản của hợp đồng, xem bản dịch có đúng với hợp đồng hay không

- Kiểm tra hóa đơn, bảng kê khai hàng hóa: Kiểm tra xem các chi tiết ở hóa

đơn, bảng kê khai hàng hóa đã phù hợp với B/L và hợp đồng chưa Đặc biệt, kiểmtra ngày phát hành hóa đơn, bảng kê khai hàng hóa phải sau ngày ký kết hợp đồng

và trước hoặc cùng ngày gởi hàng Hóa đơn và bảng kê khai hàng hóa do người bánlập nhằm cung cấp cho người mua biết tổng số hàng thực tế sẽ giao, đó cũng là yêucầu của người bán đòi hỏi người mua phải trả số tiền đã được ghi trên đó

Bước 4: Tổ chức nhận - vận chuyển hàng đến cảng

Sau khi chuẩn bị chứng từ đầy đủ người giao nhận cho xe chở container về cảng đểxuất đi Việc chở hàng có thể do công ty Việt Hoa làm dịch vụ vận tải hoặc do chủhàng chở đến cảng

Bước 5: Lên tờ khai - chuẩn bị làm thủ tục hải quan

 Lên tờ khai

Sau khi có được đầy đủ chứng từ theo yêu cầu thì nhân viên giao nhận lên tờ khaihải quan hàng xuất Việc lên tờ khai phải hết sức cẩn thận đến từng chi tiết, tờ khaihàng xuất khẩu có màu đỏ Nếu việc mở tờ khai tại cửa khẩu có thủ tục đăng ký hải

quan điện tử thì tờ khai có tên “Tờ khai Hải quan điện tử” Hàng hoá thể hiện trên

tờ khai hải quan phải chính xác và trùng khớp với tên của hàng hoá trên lô hàngthực tế cũng như số lượng khai báo, đơn giá hàng hoá cần phải xem xét so sánh vớicác hàng hoá cùng loại được xuất nhập khẩu trên thị trường không được quá caohơn hoặc thấp hơn Muốn được tỷ lệ chính xác cao thì nhân viên giao nhận phải căn

cứ vào những chứng từ do khách hàng cung cấp, chủ yếu là căn cứ trên hoá đơnthương mại, bảng kê khai hàng hoá (packing list), vận đơn, sau đó tiến hành áp mã

số hàng hóa, mã số thuế, kiểm tra số lượng, trọng lượng, tổng giá trị lô hàng…

 Chuẩn bị hồ sơ làm thủ tục hải quan

Sau khi lên tờ khai, điền đầy đủ thông tin theo quy định thì nhấp vào nút “Khai báo”nhận và chờ kết quả phản hồi của hải quan về số tiếp nhận, số tờ khai và đưa ra lệnhhình thức mức độ kiểm tra trên “Thông Báo- Hướng dẫn làm thủ tục Hải quan”, sau

đó được in ra 1 bản để làm thủ tục Hải quan vì đây là khai báo hải quan địên tử

Để tiến hành khai báo hải quan nhân viên giao nhận cần lập hồ sơ và sắp xếp hồ sơtheo thứ tự sau:

- Giấy giới thiệu của công ty (01 bản chính)

- Tờ khai hải quan điện tử (02 bản chính)

- Phiếu tiếp nhận và bàn giao hồ sơ hải quan (01 bản chính) dùng để liệt kê các chứng

từ nộp vào cho hải quan tiếp nhận

- Phụ lục tờ khai hải quan (nếu có nhiều loại hàng hoá) –(02 bản chính)

- Hợp đồng ngoại thương (Contract) - (01 bản copy có dấu “sao y bản chính”).

- Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice) - (01 bản chính)

- Bản kê chi tiết hàng hoá (Packing list) - (01bản chính)

- Giấy chứng nhận xuất xứ C/O (Certificate of Origin ) - (01 bản chính)

- Các chứng từ có liên quan khác (nếu có): 1 bản chính gồm giấy chứng nhận kiểmdịch động thực vật; chứng thư phun trùng; giấy phép đối với hàng xuất khẩu phải cógiấy phép của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền

Tất cả các bản copy điều phải có dấu sao y bản chính và đóng dấu kinh doanh củadoanh nghiệp, những loại chứng từ nào có từ 2 tờ trở lên phải có dấu giáp lai

Bước 6: Khai báo hải quan

 Mở tờ khai – kiểm tra thuế

Trình tự khai Hải quan tại chi cục Hải quan Quản lý Hàng đầu tư trực thuộc Hải quan Thành phố.

Tại đây nhân viên giao nhận nộp hồ sơ nói trên vào bộ phận đăng ký tờ khai –kiểm tra thuế theo số tiếp nhận đã có từ truớc khi khai hải quan điện tử, vì lúc nàytheo quy định của cục hải quan đã nhập 2 bộ phận thành 1, vì vậy thủ tục sẽ nhanhhơn Lúc này nhân viên giao nhận sẽ ngồi chờ trong khi cán bộ hải quan kiểm tra hồ

sơ và kiểm tra lại số thuế mà người khai đã khai Nếu kiểm tra thấy hợp lệ đúng vớikhai báo thì cán bộ cấp cho lô hàng này “Chứng từ ghi số thuế phải thu” Hải quansau khi kiểm tra sơ bộ về thông tin của lô hàng và căn cứ trên tờ khai Hải quan điện

tử để đưa ra “Lệnh hình thức, mức độ kiểm tra”

Đối với hồ sơ mức 1 (luồng xanh): miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm trathực tế hàng hoá Hồ sơ sẽ chuyển lại cho công chức bước 1 ký xác nhận, đóng dấu

số hiệu công chức vào ô 31 “xác nhận hàng đã qua khu vực giám sát” trên tờ khaiHải quan điện tử Sau khi ký, đóng dấu công chức vào ô 31 công chức bước 1chuyển bộ hồ sơ cho bộ phận thu lệ phí hải quan đóng dấu “Đã làm thủ tục hảiquan” và trả tờ khai cho người khai hải quan

Đối với mức 2 (luồng vàng): kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tếhàng hóa

Đối với mức 3 (luồng đỏ): Kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hoá

Ở mức này hàng hoá có thể kiểm tra toàn bộ 100% lô hàng; hoặc kiểm tra thực tế10% lô hàng, nếu không phát hiện vi phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu phát hiện có viphạm thì tiếp tục kiểm tra cho tới khi kết luận được mức độ vi phạm; hoặc kiểm trathực tế 5% lô hàng, nếu không phát hiện vi phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu pháthiện có vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho tới khi kết luận được mức độ vi phạm

 Kiểm tra hàng hoá

Thông thường hàng xuất khẩu ít xảy ra trường hợp kiểm hóa vì theo quy địnhcủa Luật Hải quan, thông tư số 32/2003/TT-BTC được Bộ Tài chính ban hành là