Bảng dữ liệu Access

Cách tạo bảng, sửa đổi cấu trúc bảng, thiết lập quan hệ giữa các bảng, nhập liệu cho bảng, sắp xếp dữ liệu trong bảng, tìm kiếm dữ liệu trong bảng, lọc dữ liệu

Trang 2

Bài 2: Bảng dữ liệu (Table)

ổ ấ

• Thiết lập quan hệ giữa các bảng ập q ệ g g

•

Trang 3

ổ ấ

Trang 4

Các khái niệm cơ sở

• Cột (Field)

Trang 5

Trang 6

Trang 7

−Là một thể hiện dữ liệu của các cột trong bảng

−Mỗi dòng lưu trữ thông tin của một đối tượng

Trang 8

−Tập hợp của một hoặc nhiều cột mà dữ liệu trên đó là duy nhất không trùng lắp

−Dữ liệu trên cột khóa chính trong bảng không được rỗng

Trang 9

−Tập hợp của một hay nhiều cột trong bảng và các cột này

là khóa chính của một bảng khác

−Dữ liệu lưu trong các cột khóa ngoại phải phụ thuộc vào

dữ liệu trong các cột khóa chính bên bảng khác

Trang 10

−Kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu trước khi lưu trữ vào

trong bảng

−Các loại kiểm tra thường gặp

• Kiể t t ù khó hí h

• Kiểm tra trùng khóa chính

• Kiểm tra dữ liệu tồn tại

• Kiể t iề iá t ị ủ ột

• Kiểm tra miền giá trị của cột

Trang 11

ổ ấ

Trang 12

Tạo bảng

Trang 14

Tạo cấu trúc bảng

• Bước 1: (tt)

− Nếu nhấn nút New thì xuất hiện

của sổ New Table, chọn Design

ấ

Trang 15

Tạo cấu trúc bảng

• Bước 2: Thiết kế các cột trong bảng

ể Tên cột

Kiểu dữ liệu

Các thuộc tính của cột ộ

Trang 17

Thiết lập thuộc tính cho cột

−Field Name: Tên cột

−Data Type: Kiểu dữ liệu của cột yp ệ ộ

• Text: kiểu chuỗi, lưu tối đa 255 ký tự

• Memo: kiểu chuỗi ghi nhớ, lưu tối đa 65536 ký tự

• Number: kiểu số

– Số nguyên: (Byte, Integer, Long Integer)

Số th (Si l D bl )

– Số thực: (Single, Double)

• Date/Time: kiểu ngày giờ

• Currency: kiểu tiền tệ Currency: kiểu tiền tệ

• Autonumber: kiểu số tự động tăng

Trang 18

−Field Name: Tên cột

−Data Type: Kiểu dữ liệu của cộtData Type: Kiểu dữ liệu của cột

• Yes/No: kiểu luận lý Trả về 2 giá trị đúng/sai

• OLE Object: kiểu kết nhúng hình ảnh

• Hyperlink: kiểu liên kết đến đối tượng khác

• Lookup Wizard: kiểu tìm kiếm dữ liệu với sự trợ giúp của máy

Trang 19

−Description: Chuỗi mô tả cho cột

−Field Size: Kích thước lưu trữ của cột

−Format: Biểu thức định dạng cho dữ liệu của cột

ề

−Caption: Tiêu đề của cột

−Default Value: Giá trị mặc định của cột

Trang 20

−Input Mask: Biểu thức quy định cách thức nhập dữ liệu

−Validation Rule: Quy tắc nhập dữ liệu hợp lệ

−Validation Text: Chuỗi thông báo khi vi phạm quy tắc

ắ

−Required: Dữ liệu bắt buộc nhập

−Allow Zero Length: Cho phép để trống

−Indexed: Chỉ mục

Trang 21

Trang 22

Khai báo khóa chính

Trang 23

Khóa chính được thiết lập ợ ập

Trang 24

−Nếu khóa chính bao bồm nhiều cột thì phải kết hợp nhấn phím Ctrl (hoặc Shift) để chọn nhiều cột sau đó mới thiết lập khóa chính

Trang 25

ổ ấ

Trang 26

Sửa đổi cấu trúc bảng

−Trong thẻ Tables, chọn tên bảng cần sửa đổi

−Nhấn nút Design

Trang 27

−Chọn cột cần thay đổi

−Nhấn chuột lên vị trí mũi tên

−Kéo đến vị trí mới

Trang 28

Trang 29

−Chọn vị trí cần chèn cột

Trang 30

Trang 31

−Chọn cột cần xóa

−Chọn Edit Æ Delete (hoặc nhấn phím Delete)

Trang 32

−Khi xóa cột thì tất cả dữ liệu trên cột sẽ bị xóa

−Không thể xóa cột đã được thiết lập quan hệ

Trang 33

−Mở bảng ở chế độ thiết kế

−Chọn kiểu dữ liệu mới trong Data Type

Trang 34

−Không thể sửa đổi kiểu dữ liệu của các cột đã được thiết lập quan hệ

−Khi sửa đổi kiểu dữ liệu thì có thể làm mất dữ liệu đang lưu trữ trên cột (ví dụ chuyển từ kiểu Text sang Number)

Trang 35

ổ ấ

Trang 36

Thiết lập quan hệ giữa các bảng

Trang 37

− Trao đổi thông tin qua lại giữa các bảng

− Kiểm tra tính tồn tại của dữ liệu

− Hiển thị mối liên hệ dữ liệu giữa các bảng

Trang 38

− Quan hệ 1 – 1: Các dòng dữ liệu có trong 2 bảng sẽ

tương ứng với nhau từng đôi một

Trang 39

− Quan hệ 1 – 1: Các dòng dữ liệu có trong 2 bảng sẽ

tương ứng với nhau từng đôi một

Trang 40

Trang 41

Trang 42

− Mở cửa sổ Relationships để tạo quan hệ

(ToolsÆRelationships hoặc sử dụng thanh công cụ)

Trang 43

− Mở hộp thoại Show Table để thêm bảng (Relationships

Æ Show Table)

Trang 44

− Trong cửa sổ Show Table, Chọn các bảng cần thêm rồi chọn nút Add để thêm vào cửa sổ Relationships

Trang 45

− Tạo dây quan hệ cho 2 bảng

Trang 46

− Tạo dây quan hệ cho 2 bảng

Trang 47

nhiều field liên kết

− Chọn hết các field tham gia quan hệ ở Bảng bên 1ọ g q ệ g

− Kéo và thả vào Bảng bên N

Xác định từng cặp field sẽ quan hệ với nhau trong cửa sổ

− Xác định từng cặp field sẽ quan hệ với nhau trong cửa sổ Edit Relationships

Trang 48

nhiều field liên kết

Trang 49

− Sau khi tạo quan hệ giữa các bảng có thể thiết lập một số tính chất trên quan hệ

• Enforce Referential Integrity

• Cascade Update Related Fields

• Cascade Delete Related Records

Trang 50

− Enforce Referential Integrity: Kiểm tra giá trị của cột khóa ngoại trong bảng N phải tồn tại trong cột khóa chính của bảng 1

Trang 51

− Cascade Update Related Fields: Nếu sửa đổi giá trị của cột khóa chính trong bảng 1 thì giá trị của cột khóa ngoại

ổtrong bảng N có quan hệ sẽ tự động được thay đổi theo

Trang 52

− Cascade Delete Related Records: Nếu xóa một mẩu tin trong bảng 1 thì các mẩu tin liên quan trong bảng N có quan hệ sẽ tự động được xóa theo

Trang 53

ổ ấ

Trang 54

Nhập liệu cho bảng

• Ẩn/hiện các field trong table / ệ các e d t o g tab e

Trang 55

ấ liệu và nhấn nút Open

Trang 57

− Trong cửa sổ nhập liệu cho bảng, chọn Format Æ Font

− Thiết lập các thông tin về Font Size ColorThiết lập các thông tin về Font, Size , Color…

Trang 58

− Đưa con trỏ vào đường phân cách giữa 2 cột và kéo để thay đổi độ rộng của cột

Trang 59

− Đưa con trỏ vào đường phân cách giữa 2 dòng và kéo để thay đổi chiều cao của dòng

Trang 60

− Chọn Format Æ Row Height để thay đổi chiều cao của dòng

Trang 61

− Chọn Format Æ Column Width để thay đổi độ rộng của cột

Trang 62

− Chọn các cột cần ẩn trong bảng và chọn Format Æ Hide Columns

Trang 63

− Chọn Format Æ Unhide Columns và đánh dấu chọn vào các cột cần hiển thị

Trang 64

− Chọn Format Æ Unhide Columns và đánh dấu chọn vào các cột cần hiển thị

Trang 65

ổ ấ

Trang 68

ổ ấ

•

Trang 69

Tìm kiếm dữ liệu trong bảng

− Chọn cột cần tìm kiếm

− Chọn thực đơn Edit Æ Find

Nhập giá trị p g cần tìm

Trang 70

− Find What: Giá trị cần tìm

− Look In: Tìm kiếm trên cột được chọn hay trên toàn bảng

− Match: Tìm trên một phần hay toàn bộ field

− Search: Tìm trên tất cả field hay tìm từ vị trí mẩu tin hiện hành

− Match Case: Có phân biệt chữa HOA / thường

− Search Field As Formatted: Tìm kiếm theo dữ liệu đã được định

dạng

Trang 71

Ký tự Ý nghĩa

? Đại diện cho 1 ký tự

* Đại diện cho 1 nhóm ký tự

# Đại diện cho 1 ký số

ằ

[ ] Đại diện cho các ký tự nằm trong khoảng

– Đại diện cho các ký tự nằm trong khoảng

Trang 72

− Chọn cột cần tìm kiếm và thay thế dữ liệu

− Chọn thực đơn Edit Æ Replace

Nhập giá trị cần thay thế

Trang 73

− Find What: Giá trị cần tìm

− Replace With: Giá trị cần thay thế

− Look In: Tìm kiếm trên cột được chọn hay trên toàn bảng

− Match: Tìm trên một phần hay toàn bộ field

− Search: Tìm trên tất cả field hay tìm từ vị trí mẩu tin hiện hành

− Match Case: Có phân biệt chữa HOA / thường

− Search Field As Formatted: Tìm kiếm theo dữ liệu đã được định

dạng

Trang 74

ổ ấ

•

Trang 75

Lọc dữ liệu trong bảng

• Mở bảng ở chế độ nhập dữ liệu

• Chọn thực đơn Records Æ Filter, sau đó chọn một trong

bốn cách lọc dữ liệu:

− Filter by Form: Lọc theo điều kiện

− Filter by Selection: Lọc theo dữ liệu đang chọn

− Filter Excluding Selection: Lọc những dòng trừ giá trị đang chọn

− Advanced Filter/Sort: Lọc dữ liệu theo lưới điều kiện

• Chọn Records Æ Apply Filter/Sort để thực hiện lọc theo

điều kiện đã chọn

Trang 76

Hủy bỏ lọc dữ liệu trong bảng

• Mở bảng ở chế độ nhập dữ liệu g ộ ập ệ

chế độ lọc dữ liệu

Trang 77

HẾT

Định dạng
Số trang	77
Dung lượng	720,76 KB