GIÁO TRÌNH ACCESS

GIÁO TRÌNH ACCESS

Chương 1 TỔNG QUÁT VỀ MICROSOFT ACCESS 2003

I GIỚI THIỆU :

-Access 2003, là một chương trình của bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office 2003,là phần mềm thuộc hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu Quan Hệ ( Relational Database Management Syastem ), giúp ta quản lý, bảo trì và khai thác dữ liệu trên máy vi tính

II PHẦN MỀM ACCESS

Access là phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL) do hãng Microsoft phát hành, tính từ năm

1993 đến nay đã có các phiên bản sau:

- Access 2.0: phát hành năm 1993, chạy trên Windows 3.1

- Access 97: phát hành năm 1996, chạy trên nền Windows 95

- Access 2000: phát hành năm 1999, chạy trên nền Windows 95 và các phiên bản Windows

về sau

- Access 2002: nằm trong bộ Offices XP được phát hành vào tháng 05/2000, Access 2002 chạy trên nền Windows 98, Windows Me, Windows 2000 và Windows XP

- Access 2003: nâng cấp và hoàn chỉnh Access 2002

III KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI ACCESS

Sau khi khởi động, màn hình Access hiện ra như sau :

Blank Access DataBase: Tạo ra một tập tin dữ liệu mới Ù Vào [Menu] File Î New

Access Database Wiwizard : Tạo ra một tập tin dữ liệu mới theo h ư ớng d ẫn Access

Open an exitsting : Đ ể m ở CSDL đ ã c ó s ẵn tr ên đ ĩa

Thanh công cụ: (Toolbar):

Thanh công cụ nằm dưới thanh menu và chứa các biểu tượng, biểu thị cho các lệnh thường sử dụng trên thanh menu

Muốn thực thi một lệnh có thể nhấp chuột tại biểu tượng đại diện cho lệnh

Trên hộp hội thoại Customize, chọn thanh Toolbar cần xuất hiện (hoặc bỏ chọn thanh không

cần xuất hiện)

3 Thoát khỏi Access:

Cách 1: Thực hiện lệnh: File Î Exit

Cách 2: Nhấp chuột vào menu điều khiển của cửa sổ Access, chọn mục Close

Cách 3: Nhấn tổ hộp phím Alt + F4

Cách 4: Nhấp chuột vào nút Close của màn hình Access

IV CƠ SỞ DỮ LIỆU

1 Tạo một cơ sở dữ liệu mới

Để tạo một cơ sở dữ liệu (CSDL) mới, thực hiện tuần tự các bước sau:

• Bước 1: Chọn một trong các cách khác

Cách 1: Thực hiện lệnh: File Î New

Cách 2: Nhấp chuột vào biểu tượng  trên thanh công cụ

Cách 3: Nhấn đồng thời phím Ctrl + N

Sau khi thực hiện một trong ba cách trên, Access xuất hiện hộp đối thoại New:

• Bước 2: Chọn Database…

• Bước 3: Chọn OK

Access mở hộp hội thoại File new Database, cho phép chúng ta lưu tập tin database mới

Để lưu tập tin, từ hộp hội thoại File New Database ta thực hiện tu ần tự các bước sau:

- Chọn ổ đĩa và thư mục (chứa tập tin CSDL muốn lưu) tại cửa sổ Save in

- Chọn kiểu tập tin là Microsoft office Access tại cửa sổ Save as type

- Gõ tên tập tin vào tại cửa sổ File Name

- Nhấp chuột vào mục Create

Trở về một cấp thư mục

Tạo ra một Folder mới (Create New Folder) Chuyển về các thư mục đã chuyển đến Tìm một tập trên Web

2 Mở một tập tin cơ sở dữ liệu đã có

Để mở một tập tin CSDL đã có trên đĩa, ta thực hiện từng tự các bước sau:

Cách 1: Thực hiện lệnh: File Î Open

Cánh 2: Nhấp chuột vào biểu tượng

Cách 3: Nhấn tổ hộp phím Ctrl + O

Access xuất hiện hộp hội thoại Open:

- Chọn kiểu tập tin là Microsoft office Access tại cửa sổ Save of type

- Chọn ổ đĩa (chứa tập tin CSDL muốn mở) tại cửa sổ Look in

- Nhấp đúp chuột (Double Click) vào thư mục chứa tập tin muốn mở, tên các tập tin xuất

hiện trong danh sách Nhấp chuột vào tên tập tin muốn mở từ danh sách (hoặc gõ tên tập

tin vào cửa sổ File name)

- Nếu muốn mở tập tin ở chế độ độc quyền sử dụng, chọn Exclusive

- Nhấp chuột vào mục Open

Các chi tiết trên cửa sổ Database

(Large Icon) Î Xem đối tượng ở dạng phóng to Icon

(Small Icon) Î Xem đối tượng ở dạng thu nhỏ Icon

Tables: Các bảng dữ liệu Đây là thành phần quan trọng, cơ bản trong CSDL, chứa các dữ

liệu của CSDL

Queries: Các vấn tin dữ liệu Dùng để xử lý, tính toán dữ liệu

Forms: Các biểu mẫu

Reports: Các báo cáo

Pages: Các trang Web

Macros: Các tập tin lệnh vĩ mô

Modules: Các đơn thể chương trình Là phương tiện lập trình với ngôn ngữ lập trình Access

Basic

Chúng ta sẽ được làm rõ các thành phần này vào những chương sau

4 Đóng một tập tin CSDL

Để đóng một tập tin CSDL đang mở, có thể thực hiện trong các cách sau:

Cách 1: Thực hiện lệnh: File Î Close

Cách 2: Nhấp chuột vào nút Close của cửa sổ Database đang mở

Chương 2 TẠO LẬP CƠ SỞ DỮ LIỆU

I KHÁI NIỆM

Cơ sở dữ liệu (CSDL) hay còn gọi là database là một tập hợp dữ liệu được lưu trữ có cấu

trúc

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là các phần mềm cung cấp các công cụ để xây dựng CSDL, và các

thao tác trên các CSDL đó Ví dụ như ngôn ngữ Fox, Access, ngôn ngữ SQL Server……

Trong một CSDL, chúng ta phải quản lý nhiều đối tượng dữ liệu Ví dụ một cơ quan việc quản lý nhân viên thì cần quản lý các đối tượng như: hồ sơ nhân viên, chức vụ,…

Mỗi đối tượng dữ liệu được biểu diễn bằng một lược đồ quan hệ Mỗi thành phần của lược đồ

là một thuộc tính của đối tượng dữ liệu đó Mỗi thuộc tính thể hiện một đặc trưng của đối tượng

Ví dụ: Đối tượng lý lịch nhân viên được biểu diễn bằng lược đồ quan hệ như sau:

HSNV(MaNV, Ho, Ten, NgaySinh, DiaChi, )

Mô hình dữ liệu quan hệ trong Access được biểu diễn dưới dạng bảng (table)

Sau đây là một Ví dụ về một bảng thể hiện lược đồ quan hệ LYLICH:

MaNV Ho Ten NgaySinh DiaChi A01 Nguyễn Văn A 08/07/1978 112 Chu Văn An B02 Lê Thị B 21/01/1978 200 Phan Đăng Lưu

Các cột gọi là các vùng (hoặc trường, thuộc tính, field) Các hàng gọi là các mẫu tin (record) Một CSDL được thiết kế tốt cho phép chúng ta khai thác thông tin được nhanh chóng và chính xác

Thiết kế CSDL là một vấn đề quan trọng, và là một bài toán lớn, đòi ở người quản trị phải hiểu biết về chuyên ngành và kiến thức về phân tích và thiết kế hệ thống

Trong phần này chúng ta sẽ sơ lược qua các bước thiết kế một CSDL

II CÁC BƯỚC THIẾT KẾ MỘT CSDL

Bước 2: Xác định các bảng (table) cần thiết

Khi đã xác định được mục đích của CSDL, chúng ta có thể chia thông tin theo các chủ đề phân biệt Mỗi chủ đề là một bảng (table) trong CSDL

Ví dụ: với những thông tin của công ty trên chúng ta có thể tạo các bảng như sau: HÓA ĐƠN,

CHI TIẾT HÓA ĐƠN, HÀNG HÓA, KHÁCH HÀNG, NHÂN VIÊN BÁN HÀNG…

Bước 3: Xác định các vùng (hay còn gọi là trường hoặc field) cho mỗi bảng

Khi xác định các vùng cho bảng ta cần chú ý một số điều: Không nên tạo vùng chứa thông tin

có thể rút ra từ những vùng khác, hoặc chứa kết quả có thể tính toán được; Nên tách thông tin ra phần nhỏ nhất; Các vùng phải phủ được các thông tin cần thiết

Xác định khóa chính trong bảng (Primary Key): Một vùng là khóa chính khi mà giá trị của nó

trong bảng là duy nhất, không trùng lập Trong một bảng có thể có hai vùng (hoặc hơn) kết hợp lại tạo thành một khóa chính, giá trị hợp của các vùng này trong bảng là duy nhất

Vùng khóa chính phải có kích thước nhỏ, để tốc độ truy xuất CSDL được nhanh

Vùng khóa chính không chấp nhập giá trị rỗng

Ví dụ: trong bảng HÓA ĐƠN vùng Mã hóa đơn là vùng khóa chính, vì mỗi hóa đơn có một

mã riêng

• Quan hệ nhiều-nhiều (Many-to-Many): Mỗi mẫu tin trong bảng A có quan hệ với nhiều

mẫu tin trong bảng B, và ngược lại một mẫu tin trong bảng B, cũng có quan hệ với nhiều mẫu tin trong bảng A Quan hệ này khó thể hiện trong thiết kế Trong trường hợp này ta phải tạo ra thêm một bảng trung gian C Và chúng ta sẽ tạo mối quan hệ 1-nhiều giữa A và

C, và mối quan hệ 1-nhiều giữa B và C

• Quan hệ 1-1 (One-to-One): Một mẫu tin trong bảng A chỉ có quan hệ với một mẫu tin

trong bảng B Và một mẫu tin trong bảng B chỉ có quan hệ với một mẫu tin trong bảng A Đây là trường hợp bất thường trong quan hệ, bởi vì hầu như thông tin quan hệ theo kiểu này, có thể sẽ được lưu trữ trên cùng một bảng

Trong trường hợp tạo quan hệ 1-1, trước hết bạn xem có thể đưa các dữ liệu đó vào cùng một bảng được hay không Nếu vì một lý do nào đó mà không thể làm được điều đó, sau đây là một vài cách đặt quan hệ:

Nếu hai bảng có cùng chủ đề, ta lập mối quan hệ bằng cách sử dụng khóa chính cho cả hai bảng

Nếu hai bảng có chủ đề khác nhau với khóa chính khác nhau, ta chọn một trong hai bảng và đặt vùng dùng làm khóa chính của nó trong bảng còn lại như là khóa ngoại

Bước 5: Tinh chế lại thiết kế

Sau khi ta tạo các bảng, các vùng trong từng bảng, thiết lập quan hệ giữa các bảng, chúng ta cần xem xét lại một số vần đề sau:

- Nhập một số mẫu tin để kiểm tra sai sót như có thiếu sót hoặc dư thừa hoặc trùng lắp thông tin trong CSDL không?

- Xem có thiếu vùng nào không

- Đã chọn khóa chính cho mỗi bảng chưa

- Kiểm tra nếu có trùng lắp thông tin trong một bảng không Nếu có, và có thể chia bảng đó

ra thành hai bảng với quan hệ 1-nhiều

- Có bảng nào nhiều vùng, mà ít mẫu tin hay không và có vùng nào bỏ trống trong một số mẫu tin hay không Nếu có hãy thiết kế lại…

Chương 3 BẢNG (TABLE)

I GIỚI THIỆU BẢNG

Bảng (Table) là nơi lưu trữ dữ liệu trong Access Trước khi tạo các đối tượng khác trong cơ

sở dữ liệu (CSDL) như vấn tin (Query), biểu mẫu (Form), báo cáo (Report)… chúng ta phải tiến

hành tạo bảng

Bảng có thể chứa dữ liệu về các đối tượng thông tin như HÀNG HÓA, NHÂN VIÊN,… Mỗi

hàng của bảng được gọi là mẫu tin (Record), chứa một thể hiện riêng của đối tượng nào đó Ví dụ

thông tin về một hàng hóa, thông tin về một nhân viên… Mẫu tin được thành lập từ các vùng hay còn gọi là trường (Field) Ví dụ trong bảng NHANVIEN chúng ta có các vùng như sau: Vùng MaNV (mã nhân viên), vùng HoNV (họ và chữ lót), vùng TenNV (tên), vùng Nu (nam/nữ), vùng NgaySinh (ngày sinh),…

Mỗi vùng dữ liệu là một cột của bảng và chứa một kiểu dữ liệu nhất định

Trong Access, có thể tạo nhiều bảng trên cùng một CSDL TÊN VÙNG (Field name):

Tên vùng do chúng ta đặt ra, có độ dài tối đa là 64 ký tự kể cả ký tự trắng Khi đặt tên vùng chúng ta có thể sử dụng chữ cái, chữ số, các ký tự đặc biệt, ngoại trừ dấu chấm (.) dấu móc vuông ([,]) dấu chấm than(!) Lưu ý là tên vùng không thể bắt đầu bằng ký tự trắng Khi đặt tên vùng cần đặt ngắn gọn, thể hiện được đặc trưng của vùng Ví dụ ở bảng NHAN VIEN trên, vùng có tên MANV là vùng chứa thông tin về mã nhân viên; vùng có tên HoNV là vùng chứa thông tin về mã nhân viên; vùng có tên HoNV là vùng chứa thông tin về họ và chữ lót nhân viên…

Trong cùng một bảng, không thể có hai vùng cùng tên

II CÁC KIỂU DỮ LIỆU CỦA VÙNG (Data type)

Access cung cấp các kiểu dữ liệu sau:

1 Dữ liệu kiểu văn bản (text)

Chứa các chuỗi bao gồm các chữ cái, chữ số, khoảng trắng… Vùng kiểu văn bản có độ dài tối đa là 255 byte

2 Dữ liệu kiểu ký ức (Memo)

Chứa các chuỗi như vùng kiểu văn bản Vùng kiểu ký ức được dùng khi có yêu cầu lưu trữ chuỗi văn bản có độ dài lớn hơn 255 byte Độ dài tối đa của vùng kiểu ký ức là 64000 bytes

3 Dữ liệu kiểu số (Number)

Chứa giá trị số Độ dài của vùng kiểu số là 1, 2, 4 hoặc 8 byte

Với một vùng kiểu số, có các giá trị độ rộng vùng (Field Size) như sau:

- Byte: có giá trị từ 0 đến 255, không có phần thập phân Chiếm 1 byte

- Integer: Có giá trị từ -32768 đến 32767, không có phần thập phân Chiếm 2 byte

chọn Field Size cho nó là Byte, bởi vì Byte không chứa giá trị âm Như vậy ta chỉ có thể chọn hai loại Field Size, đó là Integer hoặc Long Integer Nhưng chúng ta thấy, trong trường hợp nầy ta nên chọn Field Size là Integer là tất nhất Trong trường hợp này, nếu ta chọn Field Size là Long Integer thì độ rộng vùng quá lớn so với giá trị lớn nhất và giá trị nhỏ nhất của vùng, làm cho việc lưu trữ chiếm một khoảng trên đĩa lớn hơn, và khi làm việc với bảng sẽ làm Access chạy chậm

hơn

4 Kiểu dữ liệu ngày/giờ (Date/Time):

Chứa giá trị thời gian

Đối với dữ liệu kiểu ngày/giờ, Access tự động kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu Ta có thể thực

hiện các phép tính số học trên những giá trị ngày/giờ

5 Dữ liệu kiểu tiền tệ (Currency):

Chứa dữ liệu kiểu tiền tệ Dữ liệu kiểu tiền tệ cũng giống dữ liệu kiểu số Được tự động làm tròn đến hai chữ số thập phân

Giá trị âm được đặt giữa hai dấu ngoặc đơn ( )

Ví dụ: 76.3674 sẽ được hiện là $76.37

-45.3344 sẽ được hiện là ($45.33)

Vùng kiểu tiền tệ có thể lưu trữ giá trị từ trừ

922,337,203,685,477.5808 đến 922,337,203,685,477.5707

Dữ liệu kiểu tiền tệ chiếm 8 byte

6 Dữ liệu kiểu AUTO NUMBER:

Access tự động gán giá trị cho vùng kiểu Auto Number

Mẫu tin đầu tiên của bảng được gán giá trị 1, mẫu tin thứ hai được gán giá trị 2,…

Giá trị của vùng có kiểu dữ liệu Auto number sẽ tự động cập nhật sau khi chúng ta xóa hoặc

chèn mẫu tin

Dữ liệu kiểu Auto Number chiếm độ dài tối đa là 4 byte

7 Dữ liệu kiểu luận lý (Yes/No)

Có một trong hai giá trị No hoặc Yes

Chúng ta có thể định dạng lại dạng thể hiện cho giá trị của kiểu luận lý là True/False, On/Off… bằng cách cài đặt thuộc tính Format

Dữ liệu kiểu luận lý chiếm 1 bit

8 Dữ liệu kiểu OLE OBJECT

Vùng dữ liệu kiểu OLE Object chứa đối tượng của phần mềm khác Dữ liệu kiểu OLE Object

chiếm tối đa 1 giga byte

9 Hyperlink

Dạng dữ liệu dùng để chứa các địa chỉ Email

10 Dữ liệu kiểu LOOKUP WIZARD

Vùng dữ liệu Lookup Wizard nhận giá trị do người sử dụng chọn từ một bảng khác hoặc một

danh sách các giá trị định trước

III TẠO BẢNG

Muốn tạo bảng ta thực hiện các bước sau:

1 Trong hộp hội thoại Database, thực hiện lệnh:

Tables Î New

Access xuất hiện cửa sổ New table

2 Ta có thể chọn một trong các chọn lựa sau:

Datasheet View: - Xuất hiện một bảng trống với các tiêu đề cột là Field1, Field2,

Field3,…

Design View: - Chế độ này cho phép thiết kế bảng bằng phương pháp thủ công

Table Wizard: - Chế độ này cho phép thiết kế bảng với sự trợ giúp của Wizard

Import Table: - Nhập khẩu các bảng và các đối tượng từ các tập tin khác

Link Table: - Cho phép tạo bảng bằng cách nối vào cơ sở dữ liệu hiện hành các bảng

của cơ sở dữ liệu khác

2.1 Sử dụng Datasheet View

Access sẽ xuất hiện một bảng trống với tên mặc định của các vùng (tiêu đề cột) lần lượt là

Field1, Field2,… bảng này có 30 hàng và 20 cột

2.1.1 Định dạng Font:

Để chọn Font chữ cho bảng khi nhập dữ liệu, ta có thể thực hiện một trong các cách:

Cách 1: Thực hiện liệnh: Format Î Font

Khi đó Access xuất hiện hộp hội thoại Font như sau:

- Cửa sổ Font style cho phép định dạng ký tự in nghiêng (Italic), in đậm (Bold), hoặc trở về bình thường không in đậm và không in nghiêng (Normal)

- Cửa sổ Size cho phép định dạng cỡ chữ

- Hộp chọn Underline cho phép định dạng gạch dưới (hoặc thôi gạch dưới)

- Cửa sổ Color cho phép định dạng màu ký tự

- Màu cho đường kẻ:

Biểu tượng Line/Border Color cho phép thay đổi màu của các đường kẻ trong bảng, bằng cách nhấp chuột vào mũi tên của biểu tượng Line/Border Color, sẽ xuất hiện một danh sách bảng

màu, nhấp chuột vào màu muốn chọn

- Đường kẻ:

Biểu tượng Gridlines cho phép kẻ đường (ngang và đứng hoặc chỉ kẻ đường ngang, hoặc chỉ

kẻ đường đứng, hoặc xóa cả đường ngang và đứng trong bảng), bằng cách nhấp chuột vào mũi

tên của cửa sổ Gridlines, sẽ xuất hiện các biểu tượng và nhấp chuột chọn biểu tượng tương ứng

2.1.2 Thay đổi tên vùng

Để thay đổi tên vùng trong bảng, nhấp đúp chuột vào tên vùng muốn đổi tên, khi đó điểm

nháy xuất hiện tại tiêu đề vùng, gõ tên mới vào, rồi nhấn Enter

Hoặc ta cũng có thể đổi tên vùng của bảng bằng cách thực hiện từng tự các bước:

- Nhấp chuột vào tên vùng muốn đổi tên

- Thực hiện lệnh:

Format Î Rename Column

- Gõ tên mới vào và nhấn phím Enter

2.1.3 Nhập dữ liệu vào bảng

Việc nhập liệu vào bảng giống như việc nhập liệu trong Excel Các thao tác bàn phím thực hiện khi nhập dữ liệu cho bảng:

NHẤN ĐỂ DI CHUYỂN ĐIỂM NHÁY

Tab - Di chuyển điểm nháy đến vùng kế sau, của cùng mẫu tin

Shift + Tab - Di chuyển điểm nháy đến vùng kề trước con nháy

Home - Di chuyển điểm nháy đến vùng đầu tiên của mẫu tin hiện tại

End - Di chuyển điểm nháy đến vùng cuối cùng của mẫu tin hiện tại

K - Di chuyển điểm nháy đến mẫu tin trước, trên cùng vùng

L - Di chuyển điểm nháy đến mẫu tin sau, trên cùng vùng

Ctrl + Home - Di chuyển điểm nháy đến vùng đầu tiên của mẫu tin đầu tiên

Ctrl + End - Di chuyển điểm nháy đến vùng đầu tiên của mẫu tin cuối cùng

Pgup - Di chuyển điểm nháy đến trang màn hình trước

PgDn - Di chuyển điểm nháy đến trang màn hình sau

2.1.4 Thay đổi độ rộng vùng (cột)

Cách 1:

- Đặt con trỏ chuột tại hàng tiêu đề vùng và ngay biên phải của cột muốn thay đổi độ rộng, cho đến khi con trỏ chuột biến thành mũi tên hai chiều

- Rê chuột sang phải, nếu muốn mở rộng độ rộng vùng (Rê chuột sang trái, nếu muốn thu hẹp

độ rộng vùng ) Trong khi rê chuột, sẽ xuất hiện một đường thẳng tượng trưng cho biên vùng, đường thẳng này sẽ đi theo chuột trong khi rê Khi thấy độ rộng vùng hợp lý, ta nhả chuột ra

Cách 2:

- Nhấp chuột vào tiêu đề vùng muốn thay đổi độ rộng, để đánh dấu chọn vùng

- Thực hiện lệnh: Format Î Column Width

Khi đó Access xuất hiện hộp hội thoại Column width

Nhập giá trị độ rộng vùng vào cửa sổ Column width

Nhấp chuột vào ô chọn của vùng muốn hiển thị lại ở cửa sổ Unhide Columns (Vùng đang bị

che dấu là cột không có đánh dấu chọn ở ô chọn cột Trong hình trên, vùng NGAY SINH và vùng LCB đang bị che dấu)

2.1.8 Thay đổi chiều cao dòng

Format Î Row Height

Access xuất hiện cửa sổ Row Height:

Gõ giá trị chiều cao cho dòng vào cửa sổ Row Height

2.1.9 Sử dụng Design View sẽ cho phép ta mô tả cấu trúc bảng (Field name, Field type,

Description)

Nhập tên vùng vào cột Field Name

- Chọn kiểu dữ liệu ở cột Data Type

- Nhập mô tả vùng ở cột Description

- Nhập thuộc tính cho vùng (Properies)

2.2 Quy định thuộc tính (Properties) của vùng

Chúng ta có thể điều khiển hình thức thể hiện của dữ liệu, tránh giá trị nhập sai, quy định giá trị mặc định, sắp thứ tự… bằng cách quy định các thuộc tính của vùng

Các vùng trong Access có thuộc tính sau:

2.2.1 Field Size

Quy định kích thước của vùng Tùy thuộc vào kiểu dữ liệu

Đối với kiểu chuỗi (Text): quy định độ dài tối đa của chuỗi

Đối với kiểu số (Number): Tùy theo quy định của độ rộng vùng (Field Size) mà bạn chọn (Byte, Integer, Long Integer, Single, Double)

2.2.2 Format

Quy định dạng hiển thị của dữ liệu Tùy thuộc vào kiểu dữ liệu, chúng ta có thể chọn các định dạng do Access quy định sẵn hoặc tạo một chuỗi tự định dạng theo cách riêng

2.2.2.1 Định dạng dữ liệu kiểu văn bản (Text) và kiểu kí ức (Memo):

@ : Kí tự @ dùng để biểu thị kí tự trong chuỗi tự định dạng Ví dụ: Với chuỗi dữ liệu

là aaabbccc, và nếu ta nhập định dạng cho vùng là @@@-@@-@@@, khi đó chuỗi dữ liệu sẽ hiển thị là: aaa-bb-ccc

> : Đổi toàn bộ ký tự ra chữ hoa

Ví dụ: Với chuỗi dữ liệu là Việt Nam, và nếu ta nhập chuỗi tự định dạng vào cửa

sổ Format là >, khi đó chuỗi dữ liệu sẽ hiển thị là: VIỆT NAM

< : Đổi toàn bộ kí tự ra chữ thường

Ví dụ: Với chuỗi dữ liệu là Microsoft ACCESS, và nếu ta nhập chuỗi tự định dạng vào cửa sổ Format là <, khi đó chuỗi dữ liệu sẽ hiển thị là: Microsoft Access

2.2.2.2 Dạng dữ liệu kiểu số (Number)

Với dữ liệu kiểu số, ta có thể chọn một trong các dạng được cung cấp sẵn từ cửa sổ Format:

Nếu ta nhập vào cửa sổ Format chuỗi tự định dạng là 0.0; -0.0; “”; “Null” khi đó dữ liệu số ở

vùng được định dạng sẽ được hiển thị theo quy tắc: giá trị số dương sẽ hiển thị bình thường, giá

trị số âm sẽ có dấu âm (-) phía trước, giá trị số zero (0) sẽ không thể hiện, giá trị rỗng (Null) sẽ hiển thị chuỗi (Null)

2.2.2.3 Định dạng dữ liệu kiểu ngày/giờ (Date/Time):

Với dữ liệu kiểu ngày/giờ, ta có thể chọn một trong các dạng có sẵn từ cửa sổ Format:

DẠNG HIỂN THỊ

General Date 96/06/19 5:34:23 PM

Long Date Sunday, June 19, 1994

Medium Date 19-Jun-94

- Nếu ta nhập vào cửa sổ Format chuỗi tự định dạng là dd/mm/yy, khi đó dữ liệu ngày/giờ ở

vùng được định dạng sẽ hiển thị theo dạng hai kí tự ngày và hai kí tự tháng và hai kí tự năm

- Với chuỗi tự định dạng là “Hôm nay là ngày” dd, dữ liệu sẽ hiển thị dạng là Hôm nay là ngày

19

- Với chuỗi tự định dạng là dd/mm/yy, khi đó dữ liệu ngày/giờ ở vùng được định dạng sẽ hiển

thị theo dạng hai kí tự ngay và hai kí tự tháng và bốn kí tự năm

- Chẳng hạn 25/10/200

2.2.2.4 Định dạng dữ liệu kiểu luận lý (Yes/No)

Với dữ liệu kiểu Yes/No, Access cung cấp sẵn một số dạng sau:

Với vùng ngày/giờ, và nếu ở trường hợp không quy định mặt nạ nhập liệu (Input Mask) cho

vùng, khi đó nếu muốn nhập dữ liệu là “10/10/90” ta phải gõ đầy đủ Nhưng đối với trường hợp

ta quy định mặt nạ nhập liệu cho cửa sổ Input Mask là “00/00/00”, khi đó mỗi lần chúng ta nhập

dữ liệu cho vùng dữ liệu trên Access tự động xuất hiện khuôn dạng : “_/_/_”, như vậy ta không phải gõ hai lần kí tự “/” mỗi khi nhập một chuỗi dữ liệu ngày/giờ

Lưu ý: Trong trường hợp chúng ta quy định thuộc tính Format và Input Mask cùng một lúc cho một vùng nào đó, khi đó dữ liệu hiển thị theo quy định của Format chứ không theo quy định của Input Mask

Các ký tự được dùng để định dạng trong Input Mask

/ Dấu phân cách ngày tháng năm

: Dấu phân cách giờ phút

< Đổi các kí tự bên phải thành chữ thường

> Đổi các kí tự bên phải thành chữ hoa

! Canh phải dữ liệu

Quy định nhãn xuất hiện tại dòng tiêu đề của bảng Nhãn này cũng sẽ xuất hiện của các

điều khiển (control) trong các mẫu hoặc báo cáo

* - Thay thế cho nhiều kí tự

? - Thay thế cho một kí tự bất kỳ tại vị trí có dấu ?

# - Thay thế cho một kí tự tại vị trí có dấu #

- Với một hằng ngày trong biểu thức kiểm định, cần đặt giữa hai dấu “#”

- Chuỗi biểu thức kiểm định có độ dài tối đa là 255 kí tự

Thuộc tính Required có giá trị là Yes hoặc No Giá trị mặc định là No

Nếu thuộc tính Required có giá trị là Yes, có ý nghĩa là ta phải nhập dữ liệu cho vùng này Ngược lại, nếu thuộc tính Required có giá trị là No, có nghĩa là ta không nhất thiết nhập dữ liệu

cho vùng này

2.2.9 Allowzerolength

Đối với những vùng có kiểu dữ liệu văn bản hoặc kí ức, khi ta không nhập giá trị, Access

lưu giá trị Null vào vùng này Trong trường hợp ta cài đặt giá trị Yes cho thuộc tính Allowzerolength (và cài đặt giá trị Yes cho thuộc tính Required), Access tự động tạo một chuỗi

có chiều dài là 0 cho vùng có thuộc tính này

Thuộc tính Allowzerolength có giá trị là Yes hoặc No Giá trị mặc định là No

Lưu ý: Null và chuỗi có chiều dài 0 khác nhau trong một số biểu thức

2.2.10 Index

Thuộc tính Index cho phép lập chỉ mục trên một vùng (chỉ mục đơn)

Một vùng được lập chỉ mục, giúp cho việc tìm kiếm dữ liệu trên vùng đó được nhanh hơn

- Thuộc tính Index có các giá trị sau:

Thuộc tính New Value chỉ dành riêng cho vùng có kiểu dữ liệu là Auto Number

Thuộc tính này có hai giá trị

GIÁ TRỊ Ý NGHĨA

Increment Giá trị tăng dần

Random Giá trị ngẫu nhiên

2.3 Sử dụng Link Table

Sử dụng Link Table cho phép ta tạo liên kết giữa cơ sở dữ liệu hiện hành với các bảng của

tập tin bên ngoài

- Chọn tập tin bên ngoài

- Chọn bảng cần nối vào cơ sở dữ liệu hiện hành

2.4 Chuyển đổi từ chế độ Design View sang chế độ Datasheet View hoặc ngược lại

1 Các bước cài đặt thuộc tính cho bảng

- Mở bảng ở chế độ Design View

- Thực hiện lệnh:

View Î Properties

(Hoặc nhấp chuộc vào biểu tượng trên thanh Toolbar)

Khi đó Access xuất hiện cửa sổ Table Properties:

- Nhập nội dung thuộc tính mà bạn muốn cài đặt cho bảng (nếu nội dung dài bạn có thể nhấn

phím Shift + F2 để mở rộng cửa sổ nhập nội dung)

- Để lưu các thuộc tính, thực hiện lệnh:

File Î Save

(Hoặc nhấp chuột vào biểu tượng trên thanh Toolbar)

2 Bảng có thể được cài đặt các thuộc tính sau

- Description: Chứa mô tả về mục đích và nội dung của bảng

- Default view: Chế độ hiển thị

- Validation Rule: Quy định tính hợp lệ của dữ liệu nhập vào trong cùng một mẫu tin trên một

hoặc nhiều vùng khác nhau

Ví dụ: Trong một bảng dùng quản lý học viên của lớp học, ta quan tâm hai vùng trong bảng đó

là vùng NGAY_KG (Ngày khai giảng) và vùng NGAY_KT (Ngày kết thúc) Rõ ràng giá trị của vùng NGAY_KG không thể trước (không thể nhỏ hơn) giá trị của vùng NGAY_KT trên cùng một mẫu tin

Do đó ta có thể cài đặt thuộc tính Validation Rule cho bảng là:

[NGAY_KG] <= [NGAY_KT]

Trong trường hợp nếu ta nhập dữ liệu cho bảng mà dữ liệu đó không phù hợp với biểu thức

đã cài đặt cho thuộc tính Validation Rule, khi đó Access sẽ xuất hiện một thông báo yêu cầu

nhập lại

- Validation Text:

Mỗi khi dữ liệu nhập vào mà không phù hợp với biểu thức mà chúng ta đã cài đặt cho

thuộc tính Validation Rule Access sẽ xuất hiện một thông báo mà ta đã cài đặt cho thuộc tính Validation Text

- Filter: Cho phép cài đặt bộ lọc mẫu tin trong bảng

Sau khi cài đặt biểu thức bộ lọc mẫu tin cho thuộc tính Filter, sẽ không làm ảnh hưởng tác

dụng lọc mẫu tin Muốn các mẫu tin chỉ thể hiện theo điều kiện của biểu thức bộ lọc mẫu tin

mà ta đã cài đặt cho thuộc tính Filter, ta thực hiện từng tự các bước sau:

• Mở bảng ở chế độ Datasheet View

• Thực hiện lệnh:

Records Î Apply Filter/Sort

(hoặc là nhấp chuột vào biểu tượng trên thanh Toolbar)

• Khi những mẫu tin chỉ hiện ra theo điều kiện của biểu thức bộ lọc mẫu tin, nếu ta muốn các mẫu tin hiện ra đầy đủ (không chịu tác dụng của bộ lọc mẫu tin) ta thực hiện các bước sau:

Records Î Remove Filter/Sort

(hoặc nhấp chuột vào biểu tượng trên thanh Toolbar)

- Order by:

Ta có thể cài đặt thuột tính Order by, để sắp xếp thứ tự cho bảng

Bạn nhập tên các vùng làm khóa xếp thứ tự vào cửa sổ Order by, tên các vùng cách nhau

bởi dấu phẩy (,) Ở chế độ mặc định các mẫu tin sẽ xếp thứ tự tăng dần Muốn xếp thứ tự giảm

dần, thêm khóa DESC vào sau tên vùng muốn xếp thứ tự giảm dần

Muốn các mẫu tin hiển thị theo thứ tự được cài đặt cho thuộc tính Order by, ta thực hiện

lệnh:

Record Î Apply Filter /Sort

V XẾP THỨ TỰ TRÊN BẢNG

Access cho phép ta xếp thứ tự bảng theo một vùng (cột) nào đó Ta có thể xếp thứ tự theo

tất cả các vùng, trừ vùng có kiểu dữ liệu Memo và vùng có kiểu dữ liệu OLE Object

Muốn xếp thứ tự dữ liệu trên bảng theo một vùng (cột) nào đó, ta thực hiện từng tự các bước sau:

- Mở bảng trong chế độ Datasheet View

- Nhấp chuột vào tiêu đề vùng muốn làm khóa xếp thứ tự

- Thực hiện lệnh sau:

Record Î Sort Î Sort Ascending/Sort Descending

Chọn Sort Ascending trong trường hợp xếp thứ tự tăng dần, ngược lại chọn Sort Descending trong trường xếp thứ tự giảm dần

(hoặc ta có thể nhấp chuột vào biểu tượng trên thanh Toolbar trong trường hợp xếp

thú tự tăng dần, hoặc nhấp chuột vào biểu tượng trên thanh Toolbar trong trường hợp xếp

giảm dần

VI TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ

1 Tìm kiếm:

Để tìm kiếm một giá trị cụ thể trên một vùng, ta thực hiện từng tự các bước sau:

- Nhấp chuột vào tiêu đề của vùng muốn tìm kiếm (hoặc nhấp chuột vào mẫu tin bất kỳ tại vùng muốn tìm kiếm)

- Thực hiện lệnh: Edit Î Find (Ctrl + F)

(hoặc nhấp chuột vào biểu tượng trên thanh Toolbar)

- Nhập giá trị muốn tìm vào cửa sổ Find What

- Trong cửa sổ Look In:

• Tìm theo một field

• Tìm trong table

- Trong cửa sổ Search, có các mục chọn sau:

All: - Tìm kiếm tất cả mẫu tin trong bảng

Up: - Tìm kiếm từ mẫu tin hiện hành trở lên đến mẫu tin đầu tiên của bảng

Down: - Tìm kiếm từ mẫu tin hiện hành trở xuống mẫu tin cuối cùng của bảng

• Trong ô chọn Match Case:

Nếu đánh dấu chọn (9) ở ô chọn Match Case, thì khi tìm kiếm Access sẽ tìm kiếm chính

xác (có nghĩa là phân biệt chữ hoa, chữ thường trong quá trình tìm kiếm)

Nếu bỏ dấu chọn ở ô chọn Match Case, thì khi tìm kiếm Access không phân biệt chữ hoa

hay chữ thường Đây là chế độ mặc định

• Trong cử sổ Match có các mục chọn sau:

Whole Field:

Tìm kiếm một chuỗi chính xác toàn

bộ giá trị một vùng của một mẫu tin

Star of Field: Tìm kiếm chuỗi kí tự con kể từ đầu vùng

• Trong ô chọn Search Fields As Formatted:

Nếu bạn đánh dấu chọn trong ô chọn Search Fields As Formatted, thì khi tìm kiếm Access

sẽ tìm kiếm chuỗi phải được định dạng giống như định dạng của chuỗi tìm kiếm mà ta gõ vào

cửa sổ Find What

- Nhấp chuột vào nút Find next hoặc nhấn phím Enter Access sẽ dời mẫu tin làm việc đến

mẫu tin đầu tiên chứa giá trị tìm kiếm

- Nhấp chuột vào nút cance để đóng hộp hội thoại

2 Thay thế:

Access cho phép tìm kiếm một chuỗi kí tự, và thay thế chuỗi kí tự đó bởi một chuỗi kí tự khác

Để tìm kiếm và thay thế, ta thực hiện từng tự các bước sau:

- Nhấp chuột vào tiêu đề của vùng muốn tìm kiếm

(Hoặc nhấp chuột vào mẫu tin bất kỳ tại vùng muốn tìm kiếm)

- Thực hiện lệnh: Edit Î Replace (Ctrl + H)

Access xuất hiện hộp hội thoại:

- Nhập chuỗi kí tự cần tìm vào cửa sổ Find What

- Nhập chuỗi kí tự thay thế vào cửa sổ Replace With

- Nhấp chuột vào nút Find Next, nếu muốn tìm chuỗi tìm kiếm

- Nhấp chuột vào nút Replace, nếu muốn thay thế chuỗi kí tự đã tìm thấy bằng lệnh Find Next

- Nhấp chuột vào nút Replace All, nếu muốn thay thế tất cả chuỗi kí tự giống chuỗi kí tự tìm

Chuỗi kí tự :A??” Đại diện cho các chuỗi: A01, A02, ABC…

Chuỗi kí tự “A*” Đại diện cho các chuỗi: A123 AB,…

Chuỗi kí tự “A#” Đại diện cho các chuỗi: A0, A1, A2,…

VII LẬP CHỈ MỤC

Với một bảng được xếp thứ tự các mẫu tin theo một vùng (cột) (hoặc một khóa sắp xếp nào đó), khi đó tìm kiếm dữ liệu trên vùng (khóa) xếp thứ tự thì việc tìm kiếm sẽ nhanh hơn Hoặc

chúng ta cũng có thể lập một bảng chỉ mục (Index) cho bảng để tăng tốc độ tìm kiếm

Bảng chỉ mục chứa các giá trị số thứ tự của các mẫu tin trong bảng, và trong bảng chỉ mục các số thứ tự này được xếp theo một thứ tự được qui định

Ví dụ:

Ta có một bảng có 10 mẫu tin, rõ ràng các mẫu tin này có thứ tự trong bảng là: 1,2,3….10

Và nếu ta lập bảng chỉ mục cho bảng này theo vùng Ma NV (mã số nhân viên), khi đó trong bảng chỉ mục sẽ chứa các giá trị là các số thứ tự của các mẫu tin trong bảng Các giá trị trong bảng chỉ mục được xếp theo một thứ tự tương ứng với thứ tự (tăng dần hoặc giảm dần) của vùng MANV trong bảng

Ví dụ trong bảng chỉ mục bây giờ chứa các giá trị và theo thứ tự sau: 4, 1, 5, 2, 8, 9, 7, 6,

10, 3 Có nghĩa là mẫu tin có số thứ tự là 4 trong bảng có thứ tự (tăng dần hoặc giảm dần) là mẫu tin đầu tiên theo chỉ mục vùng MaNV; Mẫu tin có số thứ tự là số 1 trong bảng có thứ tự thứ nhì theo chỉ mục vùng MaNV; Mẫu tin có số thứ tự là 5 trong bảng có thứ tự thứ ba theo chỉ mục vùng MaNV…

Lưu ý:

Ta không thể lập chỉ mục cho vùng có dữ liệu là Memo và OLE Object

Trong trường hợp muốn tìm kiếm hoặc xếp thứ tự trên nhiều vùng trong cùng một lúc, chúng ta có thể tạo một chỉ mục trên nhiều vùng

Ví dụ: Với bảng NHANVIEN, ta muốn xếp thứ tự theo cột LCB (lương cơ bản) Và với những mẫu tin có cùng giá trị LCB ta muốn xếp thứ tự tiếp theo vùng TEN Và với những mẫu tin có cùng LCB và cùng TEN ta xếp thứ tự tiếp, theo vùng HO Như vậy ta sẽ xếp thứ tự bảng theo một khóa chỉ mục gồm 3 vùng: LCB, TEN, HO

Lưu ý: Ta không thể lập một chỉ mục cho bảng với một khóa chỉ mục có tối đa 10 vùng

* Các bước lập chỉ mục cho nhiều vùng:

- Mở bảng chế độ Design View

- Thực hiện lệnh: View Î Indexes

(Hoặc nhấp chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ)

Access xuất hiện cửa sổ Indexes

- Nhập tên của chỉ mục muốn tạo vào cột Index Name

- Nhấn phím Tab (hoặc nhấp chuột vào ô tiếp theo trong cột Field Name) để xuất hiện nút

ở bên phải cột Field Name, nhấp chuột vào nút này để xuất hiện danh sách các vùng của bảng,

nhấp chuột chọn từng tự từng vùng của các vùng muốn lập chỉ mục từ danh sách này

- Nhấp Tab (hoặc nhấp chuột vào ô kế tiếp theo trong cột Sort Order) để xuất hiện nút ở

bên phải cột Sort Order, nhấp chuột vào nút này Và chọn Ascending nếu muốn xếp thứ tự tăng dần trong vùng này, và chọn Descending nếu muốn xếp thứ tự giảm dần trong vùng này

- Cài đặt các thuộc tính cho chỉ mục:

Cài đặt thuộc tính cho chỉ mục bằng cách chọn các giá tị của thuộc tính trong các hộp chọn:

Primary - Chọn giá trị Yes, nếu muốn chọn chỉ mục này làm khóa chính Ngược

trong vùng được lập chỉ mục

- Đóng cửa sổ Indexes bằng cách nhấp chuột vào nút Close của cửa sổ Indexes)

Ví dụ: Ta lập một chỉ mục của bảng NHANVIEN theo các vùng MaNV, HoNV, TenNV như

sau:

Có nghĩa là, trong bảng NHANVIEN dữ liệu sẽ được xếp thứ tự giảm dần theo vùng MaNV, dữ liệu cùng giá trị vùng MaNV sẽ được xếp thứ tự tăng dần theo vùng HoNV, dữ liệu cùng giá trị MaNV và vùng HoNV sẽ được xếp theo thứ tự tăng dần theo vùng TenNV

3 Xem và chỉnh sửa các chỉ mục

Chúng ta có thể xem hoặc chỉnh sửa lại các chỉ mục mà ta đã tạo lập

Để xem hoặc chỉnh sửa các chỉ mục đã tạo lập, ta thực hiện từng tự các bước sau:

- Mở bảng trong chế độ Design View

- Thực hiện lệnh: View Î Indexes

(Hoặc nhấp chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ)

Khi đó Access xuất hiện cửa sổ Indexes

3.1 Đổi tên vùng của chỉ mục

Nếu muốn đổi tên vùng hoặc các thuộc tính của chỉ mục, ta nhấp chuột vào phần muốn thay đổi để chọn lại giá trị khác (hoặc xóa giá trị cũ và nhập vào giá trị mới)

3.2 Xóa chỉ mục

Muốn xóa chỉ mục, ta thực hiện từng tự các bước:

- Nhấp chuột tại vị trí đầu hàng (các tên vùng được lập chỉ mục) muốn xóa, để đánh dấu chọn

Lưu ý: Nếu muốn đánh dấu chọn nhiều hàng ta nhấp chuột vào hàng đầu nhóm muốn đánh dấu

chọn, và rê chuột đến hàng đầu hàng cuối nhóm muốn đánh dấu

- Nhấp chuột vào đầu hàng chứa vùng để đánh dấu chọn vùng cần thay đổi vị trí

- Rê vùng đã đánh dấu đến vị trí mới

VIII KHÓA CHÍNH – KHOÁ NGOẠI(PRIMARY KEY – FOREIGN KEY)

1./ Công dụng của mục khoá :

• Một hay nhiều Field được chỉ định làm mục khoá để nhận diện các Record của một Table hay dùng để thiết lập mối quan hệ giữa các Table

• Access phân biệt hai mục khoá : mục khoá chính và mục khoá ngoại

2./ Mục khoá chính (Primary Key):

• Là mục khoá thiết lập trên Field dùng để nhận diện duy nhất các Record của một Table và

có thể dùng để thiết lập mối quan hệ vớI các Table khác

4./ Cài đặt khóa chính

• Mở bảng ở chế độ Design View

• Đánh dấu chọn vùng muốn chọn làm khóa chính

(Trong trường hợp tạo một khóa gồm nhiều vùng, ta giữ phím Ctrl và nhấp chuột vào các

vùng cần chọn)

• Thực hiện lệnh: Edit Î Primary key

(Hoặc nhấp chuột vào nút trên thanh công cụ)

Vùng được chọn làm khóa chính có dấu hiệu khóa ở đầu hàng

• Khi bạn lưu một bảng mới tạo mà không cài đặt khóa chính, Access xuất hiện của sổ sau

Edit Î Primary Key

(Hoặc nhấp chuột vào biểu tượng )

a ĐÁNH DẤU CHỌN – SAO CHÉP – DỜI – XÓA DỮ LIỆU

A ĐÁNH DẤU CHỌN DỮ LIỆU

1 Chọn một vùng (cột)

Muốn đánh dấu chọn một vùng (cột) trong bảng, ta đặt con trỏ chuột vào tiêu đề vùng muốn đánh dấu, cho đến khi con trỏ chuột xuất hiện dấu mũi tên (Ð), nhấp chuột vào tiêu đề vùng (cột)

2 Chọn nhiều vùng liên tiếp

Muốn đánh dấu chọn nhiều vùng liên tiếp ta thực hiện từng tự các bước sau:

Cách 1:

14 Đánh dấu chọn vùng (cột) đầu tiên trong nhóm các vùng muốn đánh dấu

15 Giữ phím Shift và nhấp chuột đến tiêu đề của vùng cuối cùng trong nhóm các vùng muốn

đánh dấu chọn

Cách 2:

Rê chuột từ tiêu đề của vùng đầu tiên trong nhóm các vùng muốn đánh dấu chọn đến tiêu

đề của vùng cuối cùng trong nhóm các vùng muốn đánh dấu chọn

3 Chọn một mẫu tin

Muốn đánh dấu chọn một mẫu tin, ta đặt con trỏ chuột vào vị trí đầu hàng của mẫu tin muốn đánh dấu chọn, cho đến khi con trỏ chuột xuất hiện dấu mũi tên (Î), nhấp chuột vào vị trí đầu hàng của mẫu tin

4 Chọn nhiều mẫu tin liên tiếp

Muốn đánh dấu chọn nhiều mẫu tin liên tiếp, ta thực hiện từng tự các bước sau:

Cách 1:

16 Nhấp chuột vào vị trí đầu hàng của mẫu tin đầu tin trong nhóm các mẫu tin muốn đánh dấu chọn

17 Giữ phím Shift và nhấp chuột vào vị trí đầu hàng của mẫu tin cuối cùng trong nhóm các mẫu

tin muốn đánh dấu chọn

Cách 2:

Đặt con trỏ chuột tại vị trí đầu hàng của mẫu tin đầu tiên trong nhóm các mẫu tin muốn đánh dấu chọn, cho đến khi con trỏ chuột xuất hiện dấu mũi tên (Î), rê chuột đến đầu hàng của mẫu tin cuối cùng trong nhóm các mẫu tin muốn chọn

5 Đánh dấu chọn khối dữ liệu

Đặt con trỏ tại bên trái của ô ở đầu khối cần đánh dấu, sao cho con trỏ biến thành dấu cộng (+), rê chuột đến cuối khối

B SAO CHÉP DỮ LIỆU

Muốn sao chép dữ liệu, ta thực hiện từng tự các bước sau:

• Đánh dấu dữ liệu cần chép

• Thực hiện lệnh: Edit Î Copy

(Hoặc nhấp chuột vào biểu tượng , hay nhấn tổ hợp phím Ctrl + C)

Đánh dấu chọn vị trí khối cần chép đến (Lưu ý đánh dấu chọn đủ cả khối)

Thực hiện lệnh: Edit Î Paste

• Thực hiện lệnh: Edit Î Delete Record

2 Chèn cột

• Đánh dấu chọn cột chèn

• Thực hiệnh lệnh: Insert Î Column

D THIẾT LẬP MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC BẢNG

Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu kiểu quan hệ, các bảng trong một cơ sở dữ liệu thường có mối quan hệ với nhau Do đó ta có thể tham khảo dữ liệu hoặc truy xuất dữ liệu trên nhiều bảng khác nhau cùng một lúc, nếu giữa các bảng ta đã thiết lập mối quan hệ

Sau khi thiết kế cấu trúc của các bảng dữ liệu, ta nên định nghĩa các mối quan hệ giữa các bảng với nhau Với các mối quan hệ này, sẽ giúp cho sự liên kết dữ liệu giữa các bảng, đảm bảo tính ràng buộc toàn vẹn dữ liệu của các bảng mỗi khi ta thêm vào một mẫu tin hoặc xóa đi một mẫu tin hay hiệu chỉnh nội dung của các mẫu tin

1 Các loại quan hệ

Giữa hai bảng có thể có hai loại quan hệ:

Quan hệ một - một (One to One)

Quan hệ một - nhiều (One to Many)

a Quan hệ một - một:

Trong mối quan hệ một - một, mỗi mẫu tin trong bảng dữ liệu chính có thể liên kết với một

và chỉ một mẫu tin trong bảng dữ liệu có quan hệ Thông thường các vùng tương ứng ở trong các bảng có quan hệ với nhau là khóa chính của bảng đó

Ví dụ:

Với hai bảng NHAN_VIEN (nhân viên) và THUC_LANH (thực lãnh) trong cơ sở dữ liệu QL_NVIEN.MDB, trong hai bảng này đều có vùng MANV (mã nhân viên) Ta thiết lập một mối quan hệ từ bảng NHAN_VIEN đến bảng THUC_LANH theo vùng MANV Mỗi nhân viên chỉ có một giá trị thực lãnh Do đó, một giá trị của vùng MANV (mã nhân viên) trong bảng NHAN_VIEN, chỉ có thể xuất hiện một lần trong vùng MANV của bảng QUE_QUAN Quan

hệ trên là quan hệ một - một

b Quan hệ một - nhiều:

Mối quan hệ một - nhiều là mối quan hệ thường sử dụng nhất Một mẫu tin trong bảng dữ liệu chính có thể có liên kết với nhiều mẫu tin trong bảng có quan hệ Có nghĩa là một giá trị của khóa chính trong bảng dữ liệu có thể xuất hiện nhiều lần trong bảng có quan hệ

Ví dụ:

Với bảng HOCVIEN (học viên) và KQUA (kết quả học tập) trong cơ sở dữ liệu QLHOCVIEN.MDB Bảng HOCVIEN có thể có các vùng: MAHV (mã học viên), Ho (họ và chữ lót học viên), Ten (tên học viên), NgaySinh (ngày sinh)… Bảng KQUA có các vùng: MAHV (mã học viên), Mon (môn học), KetQua (kết quả)….Ta thiết lập mối quan hệ từ bảng HOCVIEN đến bảng KQUA theo vùng MAHV Ta thấy với một giá trị ở vùng MAHV trong bảng HOCVIEN, có thể xuất hiện nhiều lần trong vùng MAHV trong bảng KQUA

2 Các bước thiết lập mối quan hệ

- Mở cơ sở dữ liệu chứa các bảng mà bạn muốn thiết lập mối quan hệ

- Sau khi mở tập tin cơ sở dữ liệu, Access xuất hiện cửa sổ Database:

- Thực hiện lệnh:

Tools Î Relationships

(Hoặc nhấp chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ)

Nếu bạn chưa thiết lập mối quan hệ trong tập tin cơ sở dữ liệu, Access xuất hiện cửa sổ

Show Table:

- Đánh dấu chọn các bảng sẽ được thiết lập mối quan hệ (Đối với trường hợp tên các bảng

nằm liên tục nhau, ta nhấp chuột vào tên bảng đầu nhóm và giữ phím Shift, nhấp chuột vào tên bảng cuối nhóm; Đối với trường hợp tên các bảng nằm rời rạc, ta giữ phím Ctrl

và nhấp chuột vào tên các bảng cần chọn)

- Nhấp chuột vào nút Add trên cửa sổ Show Table

- Nhấp chuột vào nút Close trên cửa sổ Show Table

- Access xuất hiện cửa sổ Relationships:

- Nhấp chuột chọn vùng cần thiết lập mối quan hệ từ một bảng trong cửa sổ Relationships

và rê chuột đến vùng tương ứng ở bảng còn lại

Access xuất hiện cửa sổ Relationships:

- Kiểm tra các vùng của hai bảng tham gia quan hệ đã đúng chưa, nếu chưa đúng có thể sửa

lại trực tiếp trên cửa sổ Relationships

- Chọn Inforce Referentiial Integrity nếu muốn quan hệ ràng buộc toàn vẹn tham chiếu Khi

ta chọn mục này, và nếu sau đó chúng ta cập nhật dữ liệu vi phạm qui tắt quan hệ phá vỡ

sự ràng buộc này, Access sẽ xuất hiện thông báo và không cho thực hiện những thay đổi

mà chúng ta đã thực hiện

- Chọn Cascade Update Related Fields nếu bạn muốn Access tự động cập nhật giá trị của

các vùng liên hệ khi vùng khóa chính của bảng chính thay đổi

- Ví dụ: Ta có bảng HOADON và bảng KHACHHANG quan hệ theo khóa MAKH Nếu giả

sử giá trị “B145” ở vùng MAKH trong bảng KHACHHANG được sử lại thành “A145”, khi đó toàn bộ mẫu tin có giá trị là “B145” ở vùng MAKH trong HOADON được tự động thay đổi là “A145”

- Chọn Cascade delete related records nếu bạn muốn Access tự động xóa giá trị của các

vùng liên hệ khi một giá trị của vùng khóa chính bị xóa

- Ví dụ: Nếu giá trị “B145” ở vùng MAKH trong bảng KHACHHANG bị xóa, khi đó toàn

bộ mẫu tin có giá trị là “B145” ở vùng MAKH trong HOADON tự động bị xóa

3 Các kiểu kết nối (Join)

Nhấp chuột vào nút Join Type trên cửa sổ Relationships, Access xuất hiện cửa sổ Join Properties:

Bạn chọn một trong ba mục trên trong bảng Join Properties để chọn kiểu kết nối Sau nhấp chuột vào nút OK

3.1/ Vấn đề toàn vẹn tham chiếu :

3.1.1/ Khái niệm :

Toàn vẹn tham chiếu là hệ thống cho các quy tắt được sử dụng để bảo đảm mối quan

hệ giữa các Record trong các Table quan hệ Khi toàn vẹn tham chiếu được thiết lập thì không thể ngẫu nhiên xoá hay thay đổi dữ liệu quan hệ

3.1.2/ Điều kiện thiết lập toàn vẹn tham chiếu:

• Field tương ứng từ Table chính là khoá chính hay chỉ mục duy nhất

• Field quan hệ có cùng kiểu dữ liệu với Field khóa chính

• Cà hai Table đều phải thuộc cùng một DataBase Toàn vẹn tham chiếu sẽ không có hiệu lực cho những Table liên kết trong Database có định dạng khác

3.1.3/ Khi đã thiết lập toàn vẹn tham chiếu thì phảI tuân thủ các quy tắt sau:

• Khi nhập một trị vào Field tương ứng của Table quan hệ thì trị này phải đã có trong Field mục khoá chính của Table chính ( tức là nhập dữ liệu cho Table có quan hệ trước - > nhập cho Table có quan hệ nhiều sau)

• KHông thể xóa Record trong Table chính nếu trong Table quan hệ tồn tại record có quan

hệ với record muốn xóa

4 Hiển thị những khai báo quan hệ đã được định nghĩa

Để hiển thị những khai báo quan hệ đã được định nghĩa, ta thực hiện từng tự các bước sau:

• Thực hiện lệnh: Tools Î Relationships

• Nếu muốn hiển thị tất cả những khai báo quan hệ đã được định nghĩa Thực hiện lệnh:

Relationships Î Show All

(Hoặc nhấp chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ)

- Nếu muốn hiển thị một mối quan hệ đã được định nghĩa cho một bảng nào đó của cơ sở dữ liệu đang làm việc Bạn chọn bảng đó và thực hiện lệnh:

Relationships Î Show Direct

5 Hiệu chỉnh một khai báo quan hệ

Để thay đổi định nghĩa của một quan hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu, ta thực hiện từng tự các bước sau:

• Thực hiện lệnh:

Tools Î Relationships

Access xuất hiện cửa sổ Relationships:

- Nhấp đúp chuột vào đường quan hệ muốn chỉnh trên cửa sổ Relationships

Access xuất hiện cửa sổ:

- Nhấp nút OK

6 Xóa một quan hệ đã được định nghĩa

Để xóa một quan hệ đã được định nghĩa, ta thực hiện từng tự các bước sau:

- Thực hiện lệnh:

Tools Î Relationships

Access xuất hiện cửa sổ Relationships:

- Nhấp đúp chuột vào đường quan hệ muốn xóa trên cửa sổ Relationships

Chương 4 VẤN TIN (QUERY)

I GIỚI THIỆU VẤN TIN

Với Access, ta có thể dùng công cụ vấn tin để đặt những câu hỏi liên quan đến những dữ liệu chứa trong các bảng của cơ sở dữ liệu mà ta đang sử dụng Từ những câu hỏi mà chúng ta đặt ra, với cách thiết kế một vấn tin, chúng ta có thể rút ra những thông tin cần thiết

Ví dụ: Ta có thể đặt câu hỏi như sau “Có bao nhiêu sinh viên thi đậu môn học có mã số là A051?”… Từ các bảng dữ liệu của cơ sở dữ liệu, với công cụ vấn tin ta có thể tìm được câu trả lời của câu hỏi trên

Những thông tin rút ra từ các vấn tin có thể xuất phát từ một bảng hoặc nhiều bảng của cơ sở

dữ liệu

Bảng vấn tin thông dụng là bảng vấn tin lựa chọn (Select Query) Bảng vấn tin lựa chọn được hiển thị có hình thức giống như một bảng dữ liệu

Ví dụ: Giả sử ta có hai bảng CHITIETHD và SANPHAM trong một cơ sở dữ liệu:

Ta muốn biết danh sách các mặt hàng có giá trị vùng SOLUONG >= 15 (các thông tin mà ta muốn quan tâm là: MaSP, TenSP, SoLuong, DonGia)

Trong mỗi bảng này có chứa những dữ liệu mà chúng ta không cần xem xét đến Và để trả lời câu hỏi trên chúng ta phải xem xét cả hai bảng Do đó, ta thiết kế một bảng vấn tin Khi cho thi hành vấn tin này, Access sẽ cho biết những thông tin cần thiết:

Sau khi thực hiện vấn tin, dữ liệu thỏa yêu cầu được rút ra và hiển thị trên bảng kết quả, gọi là Dynaset Dynaset hoạt động giống như bảng (nhưng không phải là bảng thật sự) Chúng ta có thể cập nhật thông tin trên Dynaset, và sau khi chúng ta cập nhật trên Dynaset, Access sẽ tự động cập nhật lại thông tin tương ứng trên các bảng

− Trong bảng vấn tin chúng ta cũng có thể xếp thứ tự các mẫu tin theo một thứ tự nào đó Chẳng hạn như trong bảng vấn tin trên ta có thể xếp thứ tự các mẫu tin theo vùng MaSP

− Trong bảng vấn tin chúng ta có thể tạo vùng tính toán (calculated field) Trên vùng tính toán

chúng ta có thể chứa những kết quả được thực hiện từ các phép toán trên các dữ liệu ví dụ:

Ðể tính giá trị thành tiền, chúng ta tạo ra vùng tính toán trong bảng vấn tin, vùng tính toán này

là tích của vùng SoLuong (số lượng) và vùng DonGia (đơn giá)

− Nếu sử dụng bảng vấn tin hành động chúng ta có thể thêm, cập nhật, xóa dữ liệu vào bảng

(Table) thông qua bảng vấn tin hành động

− Sử dụng vấn tin làm nguồn dữ liệu cơ sở cho biểu mẫu (Form), báo cáo (Report) hoặc một

vấn tin khác Trong một số trường hợp chúng ta cần một số dữ liệu được rút ra từ một hay nhiều bảng để trình bày một trong một biểu mẫu hay một báo cáo, trước hết ta nên tạo một vấn tin rút trích các dữ liệu, cung cấp cho biểu mẫu hay báo cáo

III CÁC LOẠI VẤN TIN:

Access cho phép tạo ra nhiều loại vấn tin như sau:

1 Vấn tin lựa chọn (SELEST QUERY)

Ðây là loại vấn tin được sử dụng nhiều nhất Với vấn tin này ta có thể thực hiện:

− Vấn tin trên nhiều bảng (table) dữ liệu

− Tạo ra vùng tính toán

− Thống kê số liệu

− Nhóm dữ liệu

− Cho phép hiển thị hoặc che vùng dữ liệu

2 Vấn tin tham khảo chéo (CROSSTAB QUERY)

Ðây là loại vấn tin cho phép chúng ta nhóm dữ liệu theo một yêu cầu nào đó và hiển thị kết quả vấn tin theo dạng bảng tính Excel gồm có nhiều hàng, nhiều cột, có tiêu đề Loại vấn tin này cho phép ta tổng hợp, so sánh dữ liệu…Vấn tin tham khảo chéo thường dùng để tạo ra biểu đồ hoặc báo cáo

3 Vấn tin hành động (ACTION QUERY)

Với vấn tin hành động, chúng ta có thể thay đổi nhiều mẫu tin với cùng một tác vụ Ngoài ra với vấn tin hành động, chúng ta cũng có thể tạo ra một bảng dữ liệu mới, thêm, sửa, xóa mẫu tin Các loại vấn tin hành động:

− Bảng vấn tin tạo bảng dữ liệu (Maketable query): Bảng vấn tin này cho phép tạo ra một bảng

dữ liệu mới từ một phần hoặc toàn bộ dữ liệu của bảng dữ liệu nguồn

− Bảng vấn tin cập nhật dữ liệu (Update Query): Bảng vấn tin này cho phép thay đổi dữ liệu

trong bảng dữ liệu một cách tự động, nhanh chóng và nhất quán

− Bảng vấn tin nối mẫu tin (Append Query): Bảng vấn tin này cho phép nối thêm các mẫu tin

lấy từ một hoặc nhiều bảng dữ liệu vào một bảng dữ liệu khác

− Bảng vấn tin xóa mẫu tin (Delete Query): Bảng vấn tin này cho phép xóa những mẫu tin thỏa

một điều kiện nào đó

4 Vấn tin SQL: Vấn tin được viết bằng ngôn ngữ SQL

5 Vấn tin Pass-Throught Query: Gởi các lệnh đến một cơ sở dữ liệu SQL khác

IV TẠO VẤN TIN

Muốn tạo một vấn tin mới, ta thực hiện tuần tự các bước:

− Từ cửa sổ Database, nhấp chuột vào nút Queries

− Nhấp chuột vào nút New

Access xuất hiện cửa sổ New Query:

− Chọn Design View nếu muốn tạo một vấn tin bằng phương pháp thủ công

− Chọn Simple Query Wizard nếu muốn tạo vấn tin thông qua sự giúp đỡ của Wizard

− Chọn Crosstab Query Wizard nếu muốn tạo một vấn tin Crosstab với sự trợ giúp của

Wizard

− Chọn Find Duplicates Query Wizard nếu muốn tạo một vấn tin để tìm các mẫu tin có giá trị

trùng nhau trên một vùng trong một bảng hoặc một vấn tin

− Chọn Find Unmatched Query Wizard nếu muốn tạo một vấn tin để tìm các mẫu tin có quan

hệ trong một bảng mà nó không có quan hệ với các bảng bất kỳ

a Sử Dụng Design View

Thực hiện tuần tự các bước sau:

− Từ cửa sổ Database, nhấp chuột vào nút: Queries Î New

− Từ cửa sổ New Query, nhấp chuột vào mục Design View

− Access xuất hiện cửa sổ Show Table:

− Nhấp chuột chọn bảng chứa dữ liệu nguồn cần vấn tin trong danh sách bảng

Nếu muốn chọn nhiều bảng liên tiếp nhau, ta nhấp chuột vào tên bảng đầu tiên, giữ phím Shift

và nhấp chuột vào tên bảng cuối nhóm

Nếu muốn chọn nhiều bảng không liên tiếp, ta giữ Ctrl và nhấp chuột vào các bảng cần chọn

− Nhấp chuột vào nút Add trên cửa sổ Show Table

− Nhấp chuột vào nút Close trên cửa sổ Show table

Access xuất hiện vào cửa sổ Select Query:

− Ðưa các tên vùng muốn hiển thị trong bảng vấn tin từ các bảng dữ liệu vào vùng lưới tại cửa

sổ Field

Muốn đưa tên vùng từng tự vào cửa sổ Field, ta nhấp chuột chọn vùng từ cửa sổ chứa danh sách vùng của bảng, và rê chuột đến cửa sổ Field

− Ở cửa sổ Sort ta có thể chọn Ascending, nếu muốn xếp thứ tự vùng trên bảng vấn tin theo thứ

tự tăng dần; Chọn Descending, nếu muốn xếp thứ tự vùng trên bảng vấn tin theo thứ tự giảm dần; Chọn Not Sorted, nếu không muốn xếp thứ tự

Trong trường hợp ta quy định xếp thứ tự cho nhiều vùng, thì Access quy định độ ưu tiên xếp cho các vùng theo thứ tự từ trái sang phải

− Ở cửa sổ Show, nếu hộp chọn Show được đánh dấu chọn thì vùng dữ liệu tương ứng sẽ hiển thị trên bảng vấn tin Ngược lại, nếu bỏ chọn ở hộp chọn Show vùng tương ứng sẽ không được hiển

thị trên bảng vấn tin

− Nhập tiêu chuẩn vấn tin của vùng tương ứng vào cửa sổ Criteria

Nếu ta nhập tiêu chuẩn vấn tin cho các vùng tương ứng trên cùng một hàng ở cửa sổ Criteria,

có nghĩa là tiêu chuẩn vấn tin chung của bảng vấn tin sẽ được nối bởi các phép toán AND (và) với

các tiêu chuẩn vấn tin tương ứng cho từng cột

Và nếu các tiêu chuẩn vấn tin tương ứng cho từng vùng được nhập trên các hàng khác nhau ở

cửa sổ Criteria, có nghĩa là tiêu chuẩn vấn tin chung của bảng vấn tin là các vấn tin là các phép toán OR (hoặc) kết nối các tiêu chuẩn vấn tin tương ứng cho từng vùng

Thí dụ: Ứng với cửa sổ Select Query trên ta chọn các vùng hiển thị trong bảng vấn tin và tiêu

chuẩn vấn tin tương ứng sau:

Từ cửa sổ trên ta thấy rằng bảng vấn tin của chúng ta sẽ có các vùng: MaSP, TenSP, SoLuong, DonViTinh, DonGia ( các vùng DonViTinh, TenSP từ bảng SANPHAM, các vùng MaSP, SoLuong, DonGia từ bảng CHITIETHD)

Các vùng MaSP, TenSP, SoLuong, DonGia sẽ được hiển thị trong bảng vấn tin; Vùng DonViTinh sẽ không được trình bày trong bảng vấn tin

Tiêu chuẩn vấn tin là: trong bảng vấn tin chỉ có những mẫu tin có giá trị vùng DonGia thỏa điều kiện >=50000

− Chuyển sang chế độ Datasheet View để xem kết quả vấn tin, bằng cách thực hiện các lệnh:

View Î Datasheet View

(Hoặc nhấp chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ)

− Lưu bảng vấn tin bằng cách thực hiện lệnh: File Î Save

(Hoặc nhấp chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ)

Nếu lần ta lưu bảng vấn tin đầu tiên, Access sẽ xuất hiện cửa sổ Save As:

− Nhập tên bảng vấn tin vào cửa sổ Query Name, tên có chiều dài tối đa là 64 kí tự kể cả kí tự

trống

2 Các chế độ hiển thị vấn tin

Vấn tin có ba chế độ hiển thị:

a Chế độ hiển thị thiết kế vấn tin: (Design View)

Ở chế độ này cho phép tạo, sửa một cấu trúc vấn tin

Muốn chuyển sang chế độ Design View ta thực hiện lệnh sau:

View Î Design View

(hoặc nhấp chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ

b Chế độ hiển thị dữ liệu vấn tin: (Datasheet View)

Ở chế độ này sẽ hiển thị kết quả vấn tin, cũng trên cửa sổ Datasheet View chúng ta có thể

nhập, sửa, xóa dữ liệu

Muốn chuyển sang chế độ Datasheet View ta thực hiện các lệnh sau:

View Î Datasheet View

(hoặc nhấp chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ)

V./ HIỆU CHỈNH CẤU TRÚC BẢNG VẤN TIN

Trong chế độ Design View chúng ta có thể thay đổi vị trí vùng, thêm vùng xóa vùng … cho

bảng vấn tin

1 Thay đổi vị trí một vùng trong bảng vấn tin

Muốn thay đổi vị trí vùng trong bảng vấn tin, ta thực hiện các bước sau:

− Ðặt con trỏ chuột vào ngay thanh màu xám ngay phía trên cửa sổ Field của vùng muốn thay đổi vị trí, sao cho con trỏ chuột biến thành dấu mũi tên chỉ xuống, nhấp chuột để đánh dấu vùng

− Ðặt con trỏ chuột ngay thanh màu xám phía trên cửa sổ Field đã đánh dấu chọn vùng, rê chuột đến vị trí muốn dời vùng đến

2 Chèn vùng

Muốn chèn một vùng trống vào bảng vấn tin, ta thực hiện các bước:

− Nhấp chuột vào ngay thanh màu xám phía trên cửa sổ Field của vùng cần chèn, để đánh dấu chọn vùng

Edit Î Delete columns

4 Ðổi tên vùng trong bảng vấn tin

Ðể dễ hiểu và dễ đọc tiêu đề vùng của bảng vấn tin, đôi khi chúng ta thường đổi tên vùng của bảng vấn tin Muốn thay đổi tên vùng cho bảng vấn tin ta thực hiện tuần tự các bước sau:

− Mở bảng vấn tin ở chế độ Design View

− Nhấp chuột vào bên trái, ngay phía trước ký tự đầu tiên của tên vùng muốn đổi tên trong cửa

sổ Field

− Gõ tên vùng mới vào và dấu hai chấm (:)

Thí dụ: nếu với tên vùng là MaSP, chúng ta muốn đổi tên thành MA SAN PHAM, thì sau khi

thực hiện thao tác đổi tên, ở cửa sổ Field tương ứng sẽ hiển thị là MA SAN PHAM Và tất nhiên nếu hiển thị bảng vấn tin ở chế độ Datasheet View, tên vùng chỉ xuất hiện là MA SAN PHAM

Lưu ý: Ta chỉ đổi tên vùng cho bảng vấn tin trong trường hợp trước đó ta đã không quy định thuộc tính Caption cho vùng

VI MỞ BẢNG VẤN TIN

Muốn mở bảng vấn tin đã có sẵn một cơ sở dữ liệu, ta thực hiện tuần tự các bước sau:

− Mở cơ sở dữ liệu chứa bảng vấn tin

Khi đó Access xuất hiện cửa sổ Database

− Nhấp chuột vào mục Queries

− Nhấp chuột vào tên bảng vấn tin cần mở trong cửa sổ Database

− Nhấp chuột vào mục Open

VII BIỂU THỨC TIÊU CHUẨN VẤN TIN: (Criteria)

Ðể tìm hiểu rõ hơn về biểu thức tiêu chuẩn vấn tin mà ta phải nhập ở cửa sổ Criteria trong lúc tạo bảng vấn tin ở chế độ Design View, ta sẽ tìm hiểu kỹ hơn về biểu thức tiêu chuẩn vấn tin và

các toán tử được dùng trong biểu thức này

Access rất linh hoạt và mềm dẻo, cho phép chúng ta gõ biểu thức tiêu chuẩn vấn tin theo nhiều kiểu

VII./ CÁC KIỂU DỮ LIỆU TRONG BIỂU THỨC VẤN TIN

1 Dữ liệu kiểu số

Ðối với dữ liệu kiểu số (Number), tiền tệ (Currency), Auto Number Chúng ta chỉ cần nhập

giá trị số và dấu chấm thập phân (nếu có) Lưu ý là không đưa dấu tiền tệ và dấu phân cách hàng ngàn vào

2 Dữ liệu kiểu ngày (Date)

Với dữ liệu kiểu ngày chúng ta có thể nhập với nhiều dạng

Ví dụ ta muốn chọn giá trị từ ngày 1/1/95 trở về sau, ta có thể nhập biểu thức vấn tin như sau:

3 Dữ liệu kiểu văn bản (Text)

Ðối với dữ liệu kiểu văn bản trong biểu thức tiêu chuẩn vấn tin, ta cũng có thể gõ theo nhiều cách Chuỗi văn bản trong biểu thức có thể bao giữa hai dấu ngoặc kép (“ ”) hoặc cũng có thể không cần bao giữa hai dấu ngoặc kép, chuỗi văn bản trong biểu thức tiêu chuẩn vấn tin cũng không phân biệt chữ thường hay chữ hoa

4 Dữ liệu kiểu luận lý (Yes/No)

Ðối với dữ liệu kiểu Yes/No, chúng ta cũng có thể nhập giá trị True hoặc On hoặc -1 cho giá trị Yes Chúng ta có thể nhập giá trị False hoặc Off hoặc 0 cho giá trị No

Sau ngày 10/10/95

Từ ngày 1/1/95 đến ngày 15/1/95

VIII./ THIẾT LẬP THUỘC TÍNH TRONG BẢNG VẤN TIN

Chúng ta có thể thiết lập thuộc tính cho bảng vấn tin và thiết lập thuộc tính cho các vùng trong bảng vấn tin

1 Thiết lập thuộc tính cho bảng vấn tin

Muốn thiết lập thuộc tính cho bảng vấn tin ta thực hiện tuần tự các bước sau:

− Mở bảng vấn tin ở chế độ Design View

− Nhấp đúp chuột bên phải vào vị trí trong cửa sổ thiết kế vấn tin

Access xuất hiện menu tắt:

− Nhấp chuột chọn mục Properties trên menu tắt

Access xuất hiện cửa sổ Query Properties:

Description Cài đặt các thông tin về bảng vấn tin và những thông tin này sẽ được hiển

thị trong cột Descriptions của cửa sổ Database Default View Chế độ hiển thị

Output All Fields Nếu chọn No, những vùng được đánh dấu chọn (9) ở cửa sổ Show trong

cửa sổ Design View sẽ không hiển thị trong bảng vấn tin Nếu chọn Yes,

tất cả các vùng trong bảng dữ liệu hoặc bảng vấn tin cơ sở của bảng vấn tin sẽ được thể hiện

Top Values Cho phép định số mẫu tin đầu tiên của bảng vấn tin sẽ được hiển thị trong

cửa sổ DataSheet View

Unique Values Nếu chọn No, chỉ cho phép hiển thị các mẫu tin có giá trị phân biệt trong

các vùng Nếu chọn Yes, cho phép hiển thị tất cả các mẫu tin, kể cả các

mẫu tin trùng giá trị trong các vùng

Run Permission Xác định đối tượng được sử dụng bảng vấn tin trong môi trường

multiuser

Source database Xác định cơ sở dữ liệu ngoài chứa bảng dữ liệu hoặc bảng vấn tin làm cơ

sở cho bảng vấn tin đang làm việc

Source Connect

Str Xác định tên chương trình ứng dụng để tạo cơ sở dữ liệu ngoài

Record Locks Xác định các mẫu tin bị khóa

Order By Nhập các tên vùng dùng để xếp thứ tự trong bảng vấn tin

2 Thiết lập thuộc tính của vùng

Thiết lập các thuộc tính vùng sẽ ảnh hưởng đến các thể hiện dữ liệu của vùng trong bảng vấn tin

Muốn thiết lập thuộc tính cho các vùng trong bảng vấn tin, ta thực hiện tuần tự các bước sau:

− Mở bảng vấn tin ở chế độ Design View

− Nhấp nút phải chuột vào vị trí vùng (ở bảng lưới) muốn thiết lập thuộc tính, để xuất hiện menu tắt

− Nhấp chuột chọn mục Properties trên menu tắt

Access xuất hiện cửa sổ Field Properties:

3 Thiết lập thuộc tính của bảng danh sách vùng (Field List Properties):

Các thuộc tính được lập chỉ ảnh hưởng đến bảng danh sách vùng trong bảng vấn tin

Muốn thiết lập thuộc tính cho bảng danh sách vùng, ta thực hiện tuần tự các bước sau:

− Nhấp nút bên phải chuột vào vùng muốn thiết lập thuộc tính trong danh sách các vùng hiện ra sẵn trên cửa sổ, để xuất hiện menu tắt

− Chọn mục Properties trên menu tắt

Access xuất hiện cửa sổ Field List Properties:

IX./ VẤN TIN KIỂU LỰA CHỌN (Select Query):

1.Thế nào là vấn tin lựa chọn:

Vấn tin lựa chọn là một loại vấn tin dùng để trích rút và tuyển chọn dữ liệu có từ một hoặc nhiều bảng dữ liệu thỏa mãn những điều kiện nào đó Trong phần trước chúng ta đã làm quen với cách tạo một bảng vấn tin đơn giản trong Access, các vấn tin đó đều là vấn tin lựa chọn

2 Lập biểu thức tiêu chuẩn vấn tin trong bảng vấn tin

BIỂU THỨC TIÊU CHUẨN

Từ ngày 1/1/95 đến ngày 1/1/97

VÍ DỤ:

Từ cơ sở dữ liệu BANHANG, ta muốn chọn lọc ra các mẫu tin có giá trị vùng SoLuong từ 10 đến

15 Chúng ta có thể tạo bảng vấn tin để chọn ra các mẫu tin thỏa yêu cầu Ta thực hiện tuần tự các bước sau:

− Mở cơ sở dữ liệu

− Tạo vấn tin

Ở cửa sổ Criteria của Field SoLuong, nhập vào biểu thức tiêu chuẩn vấn tin là:

Between 10 And 15

− Lưu bảng vấn tin, bằng cách thực hiện lệnh: File Î Save

(Hoặc nhấp chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ)

− Chuyển sang chế độ Datasheet View để xem kết quả vấn tin, bằng cách thực hiện các lệnh:

View Î Datasheet View

(Hoặc nhấp chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ)