Bài giảng hệ quản trị dữ liệu ACCESS

Hệ quản trị csdl Access 2000

Hệ quản trị csdl Access 2000

Trườngưđạiưhọcưquảnưlýư&ưkinhưdoanhưhàưnội

Khoaưtinưhọc

Phần II: Truy vấn Query

Trong hệ quản trị CSDL Access truy vấn

là một công cụ rất mạnh để thực hiện hầu

hết các công việc nh :

bản ghi thoả mãn những điều kiện nào đó.

Access chia truy vấn thành 6 loại sau:

Select Query: dùng để lựa chọn dữ liệu từ bảng

Update Query: dùng để cập nhật cho các tr ờng của bảng dữ liệu nguồn

Make Table: tạo ra một bảng dữ liệu mới

CrossTab Query: dùng để thống kê dữ liệu ở dạng đ ờng chéo ở các bảng

Delete Query: xoá các bàn ghi của một bảng dữ liệu

Append Query: dựng để kết nối các bàn ghi của hai ết nối các bàn ghi của hai ối các bàn ghi của hai k t n i các b n ghi c a hai àn ghi của hai ủa hai ảng cựng cấu trúc ấu trúc

I Query lựa chọn (Select Query)

Truy cập dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng, nhằm thể hiện một bảng dữ liệu có đầy đủ thông tin và

thoả mãn những điều kiền đề ra.

Thông kê dữ liệu từ các bảng trong CSDL nguồn bằng các hàm thống kê.

Tạo ra các truy vấn hỏi đáp tại thời điểm chạy query

2 Các b ớc tạo truy vấn:

Tạo mới (mở) CSDL cần tạo truy vấn.

Tạo và định dạng bảng dữ liệu cần làm nguồn truy vấn.

Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng nếu chúng có quan hệ qua tr ờng nào đó.

Chọn thành phần Queries trên thanh Objects.

Tuỳ từng loại truy vấn mà ta thực hiện tiếp các công việc sau:

3 Truy vấn Simple Query Wizard:

Tạo ra một bảng dữ liệu tại thời điểm chạy truy vấn Bảng dữ liệu đó đ ợc Query lấy từ một hoặc

nhiều bảng có quan hệ với nhau

Khi sử dụng query wizard ta chỉ cần chọn bảng và các tr ờng theo các b ớc mà wizard h ớng dẫn.

b Cách tạo:

Chọn thành phần Create query by using

wizard.

C1: Design

-Chọn bảng và các tr ờng cần truy vấn.

-Chọn các tr ờng cần thống kê dữ liệu nếu cầ.

-Chọn chế độ kết thúc.

Theo các b ớc mà Wizard h ớng dẫn để chọn bảng và tr

ờng cần truy vấn

4 T¹o truy vÊn b»ng Design View:

Design View cho phÐp ta cã thÓ t¹o míi hoÆc söa cÊu tróc cña b¶ng hoÆc Query

§Ó t¹o míi Query b»ng Design View

 Chän thµnh phÇn Create Query in Design View.

 C1: Design.

 C2: New/ Design View.

Add c¸c b¶ng cÇn truy vÊn tõ hép tho¹i Show Table

§Ó söa cÊu tróc ta chän Query cÇn söa

 C1: Design.

Field: chọn tr ờng cần truy vấn.

Table: hiện bảng của tr ờng đ ợc chọn (không cần chọn)

Sort: sắp xếp các bản ghi

Show: xuất hiện hoặc không khi trạy truy vấn (nếu không xuất hiện thì tr ờng đó để xây dựng biểu thức điều kiện)

Criteria: dòng để thành lập biểu thức điều kiện

OR: nhập điều kiện lọc

Trên cùng một dòng điều kiện là đồng thời (AND), khác dòng

điều kiện là hoặc (OR)

 Chú ý:

Để sử dụng tên tr ờng trong Access phải đ ợc đặt trong dấu ngoặc vuông [] VD: [Ho va ten].

Để nếu tên tr ờng trùng nhau trên nhiều bảng, khi sử

dụng phải chỉ rõ tên bảng theo cú pháp sau:

[Tên bảng]![Teen tr ờng]

VD: [Ho so]![SBD] hoặc [DIEM]![SBD].

Khi phải sử dụng biểu thức điều kiện phức tạp, ta nên sử dụng công cụ Expression Builder để xây dựng bằng

cách:

 C1: Kích phải chuột lên vùng cần nhập điều kiện/ Build

 C1: Chọn biểu t ợng Build trên thanh công cụ

Ghi truy vấn lên đĩa (File/ Save hoặc chọn biểu t ợng

Save).

Chạy truy vấn bằng các cách sau:

- C1: Query/ Run

- C2: Chọn biểu t ợng Run trên thanh công cụ

- C3: View/ DataSheet View

- C4: Chọn biểu t ợng View trênh công cụ

- Để sửa cấu trúc ta chọn:

- C1: View/ Design View

a Sử dụng Query Select để tạo tr ờng mới:

Khi ta cần một tr ờng dữ liệu đ ợc tính toán bằng một biểu thức nào đó, mà không có trong các bảng dữ liệu nguồn Ta sử dụng

Query để tạo ra nó theo cú pháp sau:

Tại dòng Field: nhập:

Tên tr ờng mới: Công thức tạo tr ờng mới

VD1: Tổng tiền: [So luong]*[Don gia]

VD2: Tổng điểm: [DT] + [DL] + [DH]

VD3: Kết quả: IIF([DT] + [DL] + [DH] >= 19, Đỗ , Tr ợt )“Đỗ”, “Trượt”) ”, “Trượt”) “Đỗ”, “Trượt”) ”, “Trượt”)

b Sử dụng Query Select để hỏi đáp:

Khi đặt điều kiện cho truy vấn, nhiều tình huống tại thời điểm chạy ta mới nhập giá trị cho máy Để thực hiện điều đó ta thực hiện truy vấn hỏi đáp nh sau:

Tại dòng Filed ta thêm một cột để đặt điều kiện hỏi đáp nh sau:

Tên cột hỏi đáp: [Câu hỏi đáp?]

Tại dòng điều kiện Criteria: Nhập điều kiện cần hổi đáp

Tại Show không làm xuất hiện cột hỏi đáp khi chạy truy vấn

Tên cột hỏi đáp có thể bỏ qua

Các ví dụ:

Vd1: Hỏi đáp theo năm sinh:

Tại Field: HoiNam : [Ban hoi nam nao?]

Tại Criteria: Year([NgaySinh])

VD2: Hỏi đáp theo điểm toán.

Tại Field: [Ban hoi diem may?]

Tại Criteria: [DT]