Sửa cấu trúc và sửa bảng dữ liệu

Sửa cấu trúc và sửa bảng dữ liệu

chương 3: Sửa cấu trúc và sửa dữ

liệu bảng

c2 Sắp xếp trên nhiều cột

- Chọn các cột muốn sắp xếp

- vào records\filter\advanced filter\sort

- Mở danh sách trường ở dòng field: nhấp chọn cột làm khoá sắp ở bảng phần trên, rồi kéo thả vào 1 cột tại dòng này ( or kích đúp)

ở dòng sort: chọn ascending: nếu tăng dần

chọn descending: nếu giảm dần sorted: không sắp xếp

- Chọn Filter/ apply filter / sort: thi hành lệnh

2 Lọc dữ liệu

• b1: mở bảng ở chế độ cập nhật dữ liệu

• b2: vào Record/Filter

• b3: chọn một trong bốn chức năng

a Läc theo mÉu ( filler by form)

lµ c¬ chÕ läc dl chØ cho phÐp chóng ta läc c¸c dßng dl víi phÐp so s¸nh b»ng(=) vµ phÐp logic and , or

- Vµo Records/ filter /filter by form

- chän gi¸ trÞ läc trong hép tho¹i kÐo xuèng

- nhÊp vµo records/ apply filter

b Lọc theo các giá trị đã chọn( Filter by

selection)

Chỉ cho phép chúng ta lọc các dòng dl đúng với giá trị mà chúng ta đã đánh dấu trên cửa sổ

cập nhật dl của bảng

ví dụ:

- Lọc danh sách các sinh viên học khoa vl

- đánh dấu vào cột mã khoa, tại giá trị ‘VL’

- vào records/filter/filter by selection

c Lọc ra các phần khác với giá trị đã

chọn( filter excluding selecting)

Cho phép chúng ta lọc các dòng dl khác với các giá trị đã đánh dấu khi xem bảng ở chế độ cập nhật

d Người dùng tự chọn điều kiện lọc

( Advanced filter/ Sort)

- Sau đó gõ Password

vào ô Password và gõ

lại một lần nữa tại ô

Verify Chọn Ok

3 Sửa cấu trúc bảng

Mở ở dạng design

a Thay đổi tên trường

- Kích vào tên trường cần sửa

- Gõ tên trường mới vào

- Sử dụng mũi tên lên để di chuyển

- Gõ Esc để tắt chế độ di chuyển

4 Thao tác về sửa đổi dữ liệu trong bảng

- Mở csdl

- Kích đúp vào bảng cần làm việc , sau đó bảng

xuất hiện ở dạng datasheet

a Một số thao tác

a1 Di chuyển trong bảng

- pgup: lên một trang

-Pgdn: xuống một trang

- Ctrl + pgup: sang trái một trang

- Ctrl + pgdn: sang phải một trang

- Tab : trường tiếp theo

a2 Thay đổi chiều cao hàng

- Format\ column width

- Gõ số đo vào

- ok

a4 Di chuyển các cột

- Chọn cột cần di chuyển ( cho chuột đến cột cần chọn, ấn Ctrl + spacebar)

- Gõ Ctrl + shift +F8,

- Dùng mũi tên sang trái , phải di chuyển

- Gõ Esc bỏ di chuyển

C2; - chọn cột cần di chuyển

- đưa chuột lên tiêu đề cột chuột biến mũi tên trắng

- giữ và rê

a6 Giấu và hiện các cột

- format \freeze columns

- muốn không cố định nữa chọn Format\unfreeze all columns

a8 Tắt hoặc mở các đường lưới

- Chọn format\cells(office 2002 ch n datasheet): ọhtxh

- Bật /tắt đường lưới vào ô: Gridline color và màu nền ô background color

- Nếu định tắt đường lưới hãy tắt dấu kiểm ở

- Gõ giá trị tìm vào ô Find what

- Gõ giá trị thay thế vào ô Replace with

- Search: Chọn là all/ up/ down

- Match case: tìm có phân biệt chữ hoa, thường

- Match whole field: giá trị tìm bằng với giá trị trong ô

- Look in: chọn tên field để chỉ tìm trên cột hiện hành , chọn tên table, để tìm trên tất cả các cột

- Nhấn find next để bắt đầu tìm: nếu tìm thấy, có thể chọn : Replace: thay thế tại vị trí nào và tìm tiếp

Replace all : thay thế tất cả

b5: tìm kiếm dữ liệu

- Chọn trường

- Edit / find: htxh

- Gõ dl cần tìm vào ô find what

- Search; hướng tìm ( up: tìm lên trên, down: xuống dưới, all: tìm toàn bộ)

- Match: chọn cách so sánh giá trị tìm với giá trị trong ô

- Find next : tìm kiếm

- Ht show table xuÊt hiÖn

- Chän table råi add vµ Ên close

- Hép tho¹i query xh

• Gồm 2 phần:

• phần trên: chứa nguồn

• Phần dưới: chứa đặc tính của queries

• gồm: +field: đưa tên trường cần hiện thị

• +Table: cho biết bảng nguồn

• + Sort: nếu sắp xếp thì để ascending

hoặc descending

• + Show: Nừu hiện trường thì để tích vào

ô kiểm

• + Criteria: Đưa vào tiêu chuẩn tìm kiếm

• + Or: đưa vào tiêu chuẩn tìm kiếm ứng

với logic Or

• - Sau khi chọn xong chọn Query/run

• b Các toán tử Between, In và Like

• Between: 1 khoảng Từ đâu đến đâu

• In: Đưa ra danh sách các giá trị

• ví dụ: In(12,3,45) tương đương 12 or 3 or 45

• Like: Tìm một nhóm ký tự trong một trường văn bản

• ví dụ: like “?[a-z]*”: ký tự đầu là bất kỳ, ký tự thứ hai

là chữ cáI, sau đó là nhóm ký tự bất kỳ

• Like”[!0-9]a[a-z]”: ký tự đầu không phảI số, ký

thứ 2 là a, ký tự thứ 3 là 1 chữ cái

• 3 Sử dụng dữ liệu ngày giờ

• Các giá trị ngày và giờ luôn phảI đặt trong dấu #

• Ví dụ: # april 23, 1997#

• # 16:23# ( 4h23)

• Các hàm ngày tháng:

• Day(ngay): trả lại giá trị ngày trong date

• Month(ngay): trả lại giá trị tháng trong date

• Year(ngay): trả lại giá trị năm trong date

• Weekday(ngay): trả lại giá trị thứ ứng với date

• Date(): trả lại ngày hệ thống

• Cách thêm một trường mới:

- Gõ tên trường: gõ hàm

- Tên trường để trong dấu móc []

II Các loại truy vấn không dùng wizard

1 Truy vấn chọn( select query)

a Chức năng

Được sử dụng phổ biến, dùng để chọn lựa các bản

ghi( record) , tạo thêm các vùng tính toán hoặc nhóm dl trên các table để thống kê tổng hợp dl

b Cách thực hiện

b1: Trong cửa sổ design view của query

- vào view/ totals( hoặc kích vào biểu tượng

- Avg: tính giá trị trung bình của các giá trị trên cột của nhóm

- max: tìm giá trị lớn nhất trong các giá trị trên cột của nhóm

- Min: tìm giá trị nhỏ nhất

- Count: đếm số record có trong nhóm mà tại đó cột có giá trị

- First: tìm giá trj đầu tiên trong các giá trị trên cột của nhóm

- Last: tìm giá trị cuối cùng trong các giá trị trên cột

của nhóm

- Expression: cho biết cột là một biểu thức tính toán

- Where: cho biết cột là một biểu thức điều kiện, dùng

để lọc trước khi tính toán, không hiện nội dung khi

xem kết quả

Chú ý: tên trường tại trong tiêu chuẩn truy vấn phải Gõ trong 2 dấu []

2 Truy vấn tạo bảng( Make- Table query)

a Chức năng: Tạo ra một bảng mới từ một hoặc

nhiều bảng khác nhau theo một điều kiện nào đó

b Cách tạo:

- b1: Chọn queries / new/ design view/ok

- b2: chọn table hoặc query hoặc both / chọn add/

close

- b3: nhấp vào query/ make- table query( hoặc kích

vào query type

xhht:

- Table name: gõ tên table cần tạo

- Current database: Table kết quả đặt trong csdl

- b5: nhấp vào nút run

- Sau khi xong access hiển ht

- Yes nếu muốn tạo table mới

- No ko muốn tạo

3 Update query( Truy vấn cập nhật)

a Chức năng: Sửa đổi dl cho nhiều record ở nhiều

bảng theo điều kiện

b Cách tạo

- b1: Chọn Queries / new/ design/ok

- b2: chọn table chứa dl sửa

- b3: Nhấp biểu tượng query type ( query / updata

query) chọn Updata query

- b4: chọn field: cột cần sửa; Updata to: Giá trị mới; Criteria: điều kiện chọn record được sửa

- b5: Nhấp query/run ht xh

- Yes nếu bạn muốn hoàn thành việc sửa đổi

- No nếu ko muốn sửa đổi

4 Append query( truy vấn thêm)

a Chức năng: thêm vào cuối một table 1 số record mới lấy

từ các table hoặc query khác

b Cách tạo:

- b1: chọn queries/new/design view/ok

- b2: chọn table hoặc query chứa dl nguồn

- b3: vào query/ append htxh:

- table name: nhấp chọn tên table đích

- Current database: table ở trong csdl đang làm việc

- Another database: table chọn ở trong csdl khác

b4: khai b¸o field: tªn cét chøa dl nguån;

5 Truy vÊn xo¸( delete query)

a Chøc n¨ng: xo¸ c¸c record theo ®iÒu kiÖn

b C¸ch t¹o:

- b1: chän queries/new/design view/ok

- b2: chän table chøa dl xo¸

- b3: nhấp query/delete query

- b4: chọn điều kiện xoá

trong đó giá trị của một số field trong table hoặc

query nguồn được dùng làm tiêu đề dòng, giá trị của một field được dùng làm tiêu đề các cột và giá trị

tổng hợp của một field được biến thành giá trị của các cột đó trong crosstab query

b Cách tạo ( không dùng wizard)

b1: chọn queries/new/design view/ok

b2: chọn table hoặc query chứa cột cần tính

b3: nhấp query/ crosstab query: tại cửa sổ design view sẽ hiện dòng crosstab dưới dòng total

b4: chọn các giá trị sau trên dòng crosstab tuỳ theo cột:

- Row heading: các giá trị của cột chọn đặt ở vùng row

heading của bảng crosstab

- column heading: các giá trị của cột chọn đặt ở vùng

column heading của bảng crosstab

- value: các giá trị của cột chọn tính toán ở vùng value

của bảng crosstab và chọn hàm tính toán ở dòng total

( not shown): dïng cho cét øng víi môc total=