Bài giảng Kỹ năng làm việc nhóm

Khái niệm nhómPhân loại nhómNhu cầu làm việc nhómCác thuận lợiCác khó khănKỹ năng làm việc nhómMột tập hợp nhiều người có chung mục tiêu, thường xuyên tương tác với nhau, có vai trò nhiệm vụ rõ ràng và có các quy tắc chung chi phối lẫn nhau.

: Team work

• “Hai hay nhiều người làm việc với nhau để cùng

hoàn thành một mục tiêu chung” (Lewis-McClear)

• “Một số người với các kỹ năng bổ sung cho nhau,

cùng cam kết làm việc, chia sẻ trách nhiệm vì một mục tiêu chung" (Katzenbach và Smith)

• Nhóm là một nhóm người có những kỹ năng khác

nhau, những nhiệm vụ khác nhau, nhưng làm việc chung với nhau, bổ sung các chức năng và hỗ trợ cho nhau để đạt được mục tiêu chung

1 Khái niệm nhóm

• Nhóm là một tập hợp nhiều người có chung mục

tiêu, thường xuyên tương tác với nhau, có vai trò nhiệm vụ rõ ràng và có các quy tắc chung chi phối lẫn nhau

1 Khái niệm nhóm

• “Hai hay nhiều người làm việc với nhau để cùng

hoàn thành một mục tiêu chung” (Lewis-McClear)

• “Một số người với các kỹ năng bổ sung cho nhau,

cùng cam kết làm việc, chia sẻ trách nhiệm vì một mục tiêu chung" (Katzenbach và Smith)

• Nhóm là một nhóm người có những kỹ năng khác

nhau, những nhiệm vụ khác nhau, nhưng làm việc chung với nhau, bổ sung các chức năng và hỗ trợ cho nhau để đạt được mục tiêu chung

1 Khái niệm nhóm

Một tập hợp nhiều người có chung mục tiêu, thường xuyên tương tác với nhau, có vai trò nhiệm vụ rõ ràng và có các quy tắc chung chi phối lẫn nhau

Khái niệm nhóm

Khái niệm nhóm

- Nhóm là một tập hợp những người có vai trò

và trách nhiệm rõ ràng, có quy tắc chung chi phối lẫn nhau, thường xuyên tương tác với nhau và cùng nỗ lực để đạt được mục tiêu chung

Khái niệm nhóm

- Nhóm là một mô hình tổ chức bao gồm hai hay nhiều cá nhân tương tác và phụ thuộc lẫn nhau nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể

Khái niệm nhóm

Giá trị cốt lõi

ĐỘI – TEAM

Một nhóm người tự quản

Có những kỹ năng có thể bổ trợ cho nhau

Cùng hướng tới thực hiện một mục tiêu.

• Làm việc cùng nhau,

góp sức, phối hợp nhịp nhàng để đạt mục tiêu chung.

LÀM VIỆC ĐỒNG ĐỘI – TEAM WORK

• Các nhóm chính thức là những nhóm có tổ chức.

– Chúng thường cố định, thực hiện công việc có

tính thi đua, và có phân công rõ ràng

– Họ có cùng chung tay nghề chuyên môn để giải

quyết các vấn đề và điều hành các đề án

• Các nhóm ở mọi cấp độ được tổ chức theo chuyên

môn và mang tính chất lâu dài để đảm đương các mục tiêu chuyên biệt.

– Các nhóm chức năng chính thức thường đưa ra

những ý kiến chuyên môn theo các lĩnh vực riêngcủa họ

5 Phân loại nhóm - Các nhóm chính thức Nhóm chính thức

• Những nhóm người nhóm lại với nhau thất thường để

làm việc theo vụ việc có tính chất đặc biệt nhằm giải

quyết nhiều nhu cầu, như:

– Các nhóm thực hiện theo dự án theo thời vụ;

– Các nhóm linh động bàn thảo chiến lược hay cần

dàn xếp từng vụ việc;

– Các nhóm nóng cần vận dụng trí tuệ cho những đề

án cần nhiều sáng tạo;

– Những lực lượng đặc nhiệm tạm thời giải quyết gấp

rút những vấn đề đặc biệt trong thời gian ngắn.

5 Phân loại nhóm - Các nhóm không chính thức

Nhóm không chính thức

• Thế giới con người bắt đầu với chỉ một cá nhân, một

vài người, rồi tụ họp cùng nhau thành một nhóm.

– Tuy nhiên, việc hoạt động theo nhóm lại thường

dẫn tới sự xung đột và kết quả là nhiều nhóm đã

tan rã.

• Khi khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển thì yêu cầu làm việc theo nhóm là cần thiết hơn bao giờ hết – Đơn giản vì không ai là hoàn hảo , làm việc theo nhóm sẽ tập trung những mặt mạnh của từng người và bổ sung cho nhau

– Hơn nữa, chẳng ai có thể cáng đáng hết mọi

việc.

2 Nhu cầu làm việc nhóm

2 Nhu cầu làm việc nhóm

Nhu cầu làm việc nhóm

Nhóm làm việc được thành lập để giải quyết và thực hiện công việc nào đó có mục tiêu rõ ràng mà một cá nhân không thể hoàn thành

Nếu những công việc đơn giản, có thể giải quyết bởi 1 cá nhân, không đòi hỏi phải phối hợp, không cần phối hợp nhiều kỹ năng thì không cần thiết tới thành lập nhóm

Nhu cầu làm việc nhóm

19

Nhóm đối đầu

1+1<1

20

Nhóm thỏa hiệp

1+1=1,5

21

Nhóm đồng đội

1+1>2

• Ít áp lực hơn so với làm việc cá nhân;

• Giảm sự hốt hoảng khi đương đầu với những

mục tiêu lớn;

• Đúc kết thêm nhiều kinh nghiệm;

• Tăng cường tính hợp tác và xây dựng;

• Có nhiều động lực hơn;

• Năng suất và hiệu quả công việc cao hơn;

• Giải quyết các công việc ngoài khả năng;

• Đạt được kết quả lớn hơn, tốt hơn.

3 Các thuận lợi - Đối với cá nhân

3 Thuận lợi của làm việc nhóm

Thuân lợi của làm việc nhóm

a Thuận lợi- Đối với cấp quản lý

- Ít căng thẳng và áp lực để hoàn thành mục tiêu

vì làm việc nhóm giúp tăng năng suất, hiệu quả, sự

trung thành và xóa bỏ căng thẳng nội bộ

- Công tác quản lý nhóm dễ dàng hơn quản lý

từng cá nhân

vì nhóm thường hoạt động theo kiểu bán phân quyền

b Thuận lợi- Đối với tổ chức

- Đóng góp đáng kể trong việc tăng năng suất, hiệu quả và giúp tổ chức phát triển

- Tạo dựng hình ảnh tích cực đối với khách hàng bên ngoài và những nhân viên tiềm năng

• Cấp quản lí từ trung cấp trở lên (middle manager)

thường sợ mất quyền lực và địa vị hiện tại vì nhóm

có thể không cần giám sát khi thực hiện công việc.

• Cấp quản lí thường không trao tất cả quyền tự

quyết cho nhóm vô tình ngăn cản nhóm cố gắng đến

4 Khó khăn đối với cấp quản lý

4 Khó khăn - đối với cấp quản lý

• Sợ mất vị trí hiện tại và lạc lõng do nhu cầu cao

trong làm việc nhóm;

• Lo ngại không được tín nhiệm, lương bổng và

thăng tiến khi kết quả chung của nhóm lấn át những đóng góp của họ;

• Sợ lãnh trách nhiệm quá lớn trong nhóm.

4 Khó khăn đối với cá nhân

4 Khó khăn - đối với cá nhân

• Kỹ năng làm việc nhóm là kỹ năng tương tác giữa

các thành viên trong một nhóm, nhằm thúc đẩy hiệu

quả công việc, phát triển tiềm năng của tất cả các thành viên.

• Một mục tiêu lớn thường đòi hỏi nhiều người làm việc

với nhau, vì thế làm việc nhóm trở thành một định nghĩa quan trọng trong tổ chức cũng như trong cuộc sống.

– Xây dựng vai trò chính trong nhóm

– Kỹ năng quản lý hội họp.

– Phát triển quá trình làm việc nhóm

– Sáng tạo và kích thích tiềm năng.

6 Kỹ năng làm việc nhóm

6 Kỹ năng làm việc nhóm

Kỹ năng làm việc nhóm?

Kỹ năng làm việc nhóm là khả năng tương tác của mỗi thành viên trong nhóm nhằm phát triển tiềm năng, năng lực của các thành viên và thúc đẩy hiệu quả công việc

Kỹ năng làm việc nhóm?

Yếu tố tạo nên kỹ năng làm việc nhóm

- Khả năng tương tác với các thành viên khác

- Phát triển tiềm năng, năng lực của bản thân và của các thành viên trong nhóm

- Thúc đẩy hiệu quả công việc

CÁC GIAI ĐOẠN HÌNH THÀNH

VÀ PHÁT TRIỂN NHÓM

33

“Sóng gió”

Hỡnh thành chuẩn mực

Hoạt động, thành công

Thành lập mới

Thành

lập

QUÁ TRèNH HèNH THÀNH NHểM

• Hình thành là giai đoạn nhóm được tập hợp lại Mọi

người đều rất giữ gìn và rụt rè

• Sự xung đột hiếm khi được phát ngôn một cách trực

tiếp, chủ yếu là mang tính chất cá nhân và hoàn toàn là tiêu cực.

• Do nhóm còn mới nên các cá nhân sẽ bị hạn chế

bởi những ý kiến riêng của mình và nhìn chung là khép kín.

– Điều này đặc biệt đúng đối với một thành viên

kém quan trọng và lo âu quá

– Nhóm phần lớn có xu hướng cản trở những

người nổi trội lên như một người lãnh đạo

(1) Giai đoạn hình thành nhóm

• Xung đột là giai đoạn tiếp theo.

– Khi đó, các bè phái được hình thành, các tính cách

va chạm nhau, không ai chịu lùi một bước.

• Điều quan trọng nhất là rất ít sự giao tiếp vì không có

ai lắng nghe và một số người vẫn không sẵn sàng nói chuyện cởi mở.

• Sự thật là, sự xung đột này dường như là một thái

cực đối với nhóm làm việc của bạn

– nhưng nếu bạn nhìn xuyên qua cái bề ngoài tử tế

và thấy được những lời mỉa mai, công kích, ám

chỉ, có thể bức tranh sẽ rõ hơn.

(2) Giai đoạn xung đột

36

Xung đột

là tất yếu cho

sự phát triển

• Nhóm bắt đầu nhận thấy những lợi ích của việc cộng

tác cùng với nhau và sự giảm bớt xung đột nội bộ

• Do một tinh thần hợp tác mới hiện hữu, mọi thành viên

bắt đầu cảm thấy an toàn trong việc bày tỏ quan điểm của mình và những vấn đề này được thảo luận cởi mở

với toàn bộ nhóm

• Sự tiến bộ lớn nhất là mọi người có thể bắt đầu lắng

nghe nhau.

– Những phương pháp làm việc được hình thành và

toàn bộ nhóm đều nhận biết được điều đó

(3) Giai đoạn bình thường hoá

• Đây là điểm cao trào, khi nhóm làm việc đã ổn

định trong một hệ thống cho phép.

– Trao đổi những quan điểm tự do và thoải mái

– Có sự hỗ trợ cao độ của cả nhóm đối với

mỗi thành viên và với các quyết định của nhóm.

(4) Giai đoạn vận hành

CÁC THÀNH PHẦN

TRONG NHÓM

• Nhiệm vụ: Tìm kiếm các thành viên mới và

nâng cao tinh thần làm việc

• Khả năng phán đoán tuyệt vời những năng lực

và cá tính của các thành viên trong nhóm.

• Giỏi tìm ra các cách vượt qua những điểm yếu.

• Có khả năng trao đổi thông tin hai chiều.

• Biết tạo bầu không khí hưng phấn và lạc quan

trong nhóm.

Người lãnh đạo nhóm

Chương trình đào tạo

và phát triển

Chính sách thưởng phạt hợp lý

Chọn đúng người

Xác định rõ mục tiêu của nhóm

Người lãnh đạo nhóm

• Nhiệm vụ: Giám sát và phân tích sự hiệu quả

lâu dài của nhóm.

• Không bao giờ thoả mãn với phương sách kém

hiệu quả.

• Chuyên viên phân tích các giải pháp để thấy

được các mặt yếu trong đó.

• Luôn đòi hỏi sự chỉnh lý các khuyết điểm.

• Tạo phương sách chỉnh lý khả thi

Người góp ý

• Nhiệm vụ: Đảm bảo nhóm hoạt động trôi chảy

• Suy nghĩ có phương pháp nhằm thiết lập biểu

• Nhiệm vụ: Tạo mối quan hệ bên

ngoài cho nhóm

• Người có ngoại giao và phán đoán

đúng các nhu cầu của người khác.

• Gây được sự an tâm và am hiểu.

• Nhiệm vụ: Lôi kéo mọi người làm việc chung

với nhau theo phương án liên kết

• Hiểu những nhiệm vụ khó khăn liên quan tới

nội bộ.

• Cảm nhận được những ưu tiên.

• Có khả năng nắm bắt các vấn đề cùng lúc.

• Có tài giải quyết những rắc rối.

Người điều phối Người điều phối

• Nhiệm vụ: Giữ vững và khích lệ sinh lực đổi

mới của toàn nhóm

• Luôn có những ý kiến lạc quan, sinh động,

thú vị.

• Mong muốn được lắng nghe ý kiến của

những người khác.

• Nhìn các vấn đề như những cơ hội cách tân

đầy triển vọng chứ không là những tai họa

Người tham gia ý kiến

NGUYÊN TẮC

HOẠT ĐỘNG NHÓM

• Nhiều người trở thành những kẻ chỉ biết làm theo kinh

nghiệm và tính cách riêng của họ

– Hãy phá thế thụ động ấy và tạo tính sáng tạo

• Đừng để nhóm của bạn bị phân lớp thành những con

người chuyên sáng tạo và những kẻ thụ động

– Muốn vậy, bạn luôn biết hoan nghênh tính đa dạng

của các quan điểm và ý tưởng, để rồi lái buổi tranh luận đi đến chỗ thống nhất.

Khuyến khích sự sáng tạo

• Việc có được những sáng kiến đòi hỏi có người lãnh đạo

và cần một hình thức tổ chức nào đó, để kết quả buổi

họp có thể mở ra một hướng đi

• Mọi ý kiến cần được ghi chép lên biểu đồ hay bảng để

mọi người có thể nhìn thấy

– Sau đó, loại bỏ nhũng ý kiến bất khả thi và tóm tắt

những ý khả thi

• Học cách ủy thác

Phát sinh những ý kiến mới

• Người lãnh đạo cần động viên mọi người bàn thảo, ngay

cả với ý kiến nghịch lại cũng có giá trị của nó

Khuyến khích phát biểu

• Bổ sung các cách thức hành động, giám sát tiến độ,

sáng tạo, có tính xây dựng khi hoạt động nhóm gặp trở ngại tạm thời.

• Cũng cần tạo bầu không khí thông hiểu nhau giữa

các thành viên nhất thông tin về tiến độ và những thay đổi đường lối làm việc.

Chia sẻ trách nhiệm

• Mỗi thành viên phải có khả năng thực hiện vai trò của

mình chí ít cũng như người khác.

• Mỗi người phải được phân nhiệm để hành động chủ

động trong nhóm.

• Dù việc khó đến đâu nhưng nếu có sự đồng lòng của

toàn nhóm thì đều có thể hoàn thành.

• Mọi người đều được phân nhiệm rõ ràng từ đầu đến

cuối.

• Mọi người đều được khuyến khích làm theo phương

cách hiệu quả nhất của mình

Cần linh hoạt

• " Một nhóm thành công là khi người

lãnh đạo truyền được cảm hứng cho

từng thành viên, cho họ được say mê

làm việc, khám phá, tham gia những

cuộc phiêu lưu mạo hiểm và sẽ được

thưởng công xứng đáng"

Nhóm thành công

Nhóm thành công

NHÓM LÀM VIỆC

THÀNH CÔNG

KHÔNG NGỪNG HỌC HỎI VÀ LÀM VIỆC TỐT HƠN

MỤC TIÊU/ TẦM NHÌN THUYẾT PHỤC, LINH ĐỘNG

 Triển khai kế hoạch

 Tổng kết & rút kinh nghiệm

55

Mục đích đội rõ ràng

Tầm nhìn

Mục đích

Các mục tiêu

Giá trị cốt lõi

56

Mục đích đội rõ ràng

Tầm nhìn

Mục đích

Các mục tiêu

Giá trị cốt lõi

Giá trị sống còn

- Realistic: thực tế, không viển vông

- Time bound: có thời hạn

• Quá nể nang các mối

59

Mục đích đội không rõ ràng

• Do chưa có một phương pháp làm việc nhóm hiệu quả

• Do không có một người lãnh đạo nhóm tốt

• Do sự phân chia công việc không đồng đều hay phân

việc không đúng theo năng lực của các thành viên trong nhóm Trưởng nhóm dành hết việc do không tin tưởng người khác

• Do các cuộc xung đột giữa các tính cách của các thành

• Chưa có mục tiêu chung

• Chưa có định hướng chiến lược rõ ràng và chưa sắp xếp

• Chưa trao đổi thông tin tốt (chưa đồng bộ thông tin)

• Chưa có quy trình và biểu mẫu chuẩn

• Chưa ổn định về nhân sự

Các nguyên nhân

• Chưa dám mạo hiểm khi cần thiết

• Chưa dám từ chối những gì không cần thiết

hoặc không thể thực hiện được

• Chưa đủ kiên nhẫn.

Các nguyên nhân

Bài học từ loài ngỗng

LÀM VIỆC NHÓM – TEAM WORK

Bài học từ loài ngỗng

64

Bài học từ loài ngỗng

65

Bài học từ loài ngỗng

66

Vào mùa thu, khi bạn thấy những đàn ngỗng bay về

phương nam để tránh đông theo hình chữ V, bạn có tự hỏi những lý lẽ khoa học nào có thể rút ra từ đó Mỗi khi một con

ngỗng vỗ đôi cánh của mình, nó tạo ra một lực đẩy

cho con ngỗng bay sau nó Bằng cách bay theo hình chữ V, đàn ngỗng tiết kiệm

được 71% sức lực so với khi

chúng bay từng

con một

Khi là thành viên của một đội, người ta cùng chia sẻ những

mục tiêu chung, người ta sẽ đi đến nơi họ muốn

nhanh hơn và dễ dàng hơn vì họ đang đi

dựa trên sự tin tưởng

lẫn nhau

68

Mỗi khi con ngỗng bay lạc khỏi hình chữ V của đàn, nó

sẽ cảm thấy sức trì kéo và những khó khăn của việc

bay một mình Nó sẽ nhanh chóng trở lại

đàn để rồi lại được hưởng những

69

Tiếng kêu của bầy ngỗng đằng sau sẽ động viên

những con đi đầu giữ được

tốc độ của chúng

Những lời động viên phía sau sẽ đem lại sức mạnh cho những người đang đứng đầu con sóng, để họ giữ vững tốc độ thay vì để họ

mỗi ngày phải chịu đựng áp lực và

những mệt mỏi triền miên

Bài học từ loài ngỗng

70

Bài học từ loài ngỗng

Cuối cùng khi một con ngỗng bị bệnh hay bị thương và rơi xuống, hai con ngỗng sẽ rời khỏi đàn để cùng xuống

và bảo vệ nó, chúng sẽ ở lại đến chừng nào

con bị thương lại có thể bay hoặc là

chết Đến lúc đó, chúng sẽ

nhập vào một đàn khác và tiếp tục chuyến hành

trình

Nếu chúng ta có tinh thần của loài

ngỗng chúng ta sẽ sát

cánh bên nhau khi khó khăn

71

Lần sau có cơ hội thấy một đàn

ngỗng đang bay trên bầu trời,

bạn hãy nhớ…

Bạn đang được hưởng đặc ân khi

là thành viên của một đội

74

Đoàn kết, đoàn kết,

đại đoàn kết!

Thành công, thành công, đại thành công!

Chủ tịch Hồ Chí Minh