bài giảng kỹ năng làm việc nhóm chương 1 - ths. nguyễn quang hưng

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓMTóm tắt nội dung môn học: Phần 1 – Lý thuyết  Chương 1: Những vấn đề chung về nhóm và làm việc nhóm  Chương 2: Các yếu tố tạo nên thành công khi làm việc nhóm  Ch

BÀI GIẢNG SLIDE

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

Giảng viên: ThS Nguyễn Quang Hưng

Điện thoại/E-mail: 0913563754; chipdale2010@yahoo.com

Học kỳ: I, năm học 2011-2012

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

GIỚI THIỆU ĐỀ CƯƠNG MÔN HỌC

GIỚI THIỆU ĐỀ CƯƠNG MÔN HỌC

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

GIỚI THIỆU ĐỀ CƯƠNG MÔN HỌC

GIỚI THIỆU ĐỀ CƯƠNG MÔN HỌC

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

Tóm tắt nội dung môn học:

Phần 1 – Lý thuyết

 Chương 1: Những vấn đề chung về nhóm và làm việc nhóm

 Chương 2: Các yếu tố tạo nên thành công khi làm việc nhóm

 Chương 3: Kỹ năng lãnh đạo nhóm hiệu quả

Phần 2 – Thực hành lý thuyết vừa học trong học

tập, nghiên cứu và các hoạt động khác

GIỚI THIỆU ĐỀ CƯƠNG MÔN HỌC

Nhiệm vụ của sinh viên:

 Đi học đủ buổi, đúng giờ;

 Nghiên cứu trước đề cương, tài liệu, bài giảng;

 Chuẩn bị tốt các bài tập;

 Tích cực thảo luận, trao đổi trên lớp;

 Tham dự đầy đủ các bài kiểm tra, thi kết thúc;

 Tắt điện thoại di động trong giờ học

GIỚI THIỆU ĐỀ CƯƠNG MÔN HỌC

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

Sách và tài liệu tham khảo:

 Bài giảng kỹ năng làm việc nhóm của Học viện;

 Tập bài giảng KNLVN - ĐH KHXHNV- ĐHQG;

 Tập bài giảng KNLVN hiệu quả - ĐH KTQD;

 Tập bài giảng KNLVN của Tâm Việt;

 Trang giáo dục kỹ năng: www.kynang.edu.vn

 www.GOOGLE.com.vn

GIỚI THIỆU ĐỀ CƯƠNG MÔN HỌC

Tổ chức học tập:

 Sinh viên nghiên cứu tài liệu, làm bài tập trước (trừ buổi đầu);

 Sinh viên trình bày

 Giảng viên hướng dẫn sinh viên trao đổi;

 Giảng viên hướng dẫn lý thuyết;

 Tổng kết, giao bài tập

GIỚI THIỆU ĐỀ CƯƠNG MÔN HỌC

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

Kiểm tra, đánh giá:

 Tham gia học tập trên lớp (chuyên cần): 10%

 Thực hiện các bài tập/làm việc nhóm (LVN):

Viết/báo cáo nhóm: 20%

 Tiểu luận giữa kỳ: Viết/báo cáo nhóm : 10%

 Kiểm tra kết thúc môn học: Viết/báo cáo tiểu luận: 60%

GIỚI THIỆU ĐỀ CƯƠNG MÔN HỌC

Chương 1: Những vấn đề chung về LVN

A CÁC VẤN ĐỀ VỀ NHÓM

 Khái niệm nhóm

 Phân loại nhóm

 Đặc điểm tâm lý của nhóm

 Vai trò của cá nhân trong nhóm

B SỰ CẦN THIẾT CỦA LÀM VIỆC THEO NHÓM

 Nhận diện về làm việc nhóm

 Các hình thức cơ bản của làm việc nhóm

 Tầm quan trọng của làm việc nhóm

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

 Điều chỉnh hoạt động giao tiếp của nhóm;

 Giải quyết mâu thuẫn trong nhóm;

 Những điểm khác biệt tạo nên thành công của nhóm;

 Tăng cường động lực làm việc của nhóm

Chương 2: Các yếu tố tạo nên thành công

khi làm việc nhóm

 Dẫn nhập/Khởi động/Giới thiệu;

 Những tố chất cần thiết của người lãnh đạo nhóm

 Tập trung vào kết quả;

 Xây dựng cơ cấu tổ chức

 Xây dựng nhóm làm việc

Đặc điểm tâm lý của nhóm.

Vai trò của cá nhân trong nhóm

B SỰ CẦN THIẾT CỦA LÀM VIỆC THEO NHÓM

Nhận diện về làm việc nhóm

Các hình thức cơ bản của làm việc nhóm

Chương 1: Những vấn đề chung về nhóm và LVN

CHƯƠNG 1

A CÁC VẤN ĐỀ VỀ LÀM VIỆC NHÓM

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

1 Khái niệm nhóm

KHÁI NIỆM NHÓM ?

 Nói một cách đơn giản, nhóm làm việc tạo ra một tinh thần hợp tác, phối hợp, những thủ tục được hiểu biết chung và nhiều hơn nữa Nếu điều này diễn ra trong một nhóm người, hoạt động

của họ sẽ được cải thiện bởi sự hỗ trợ chung

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

Thảo luận: KHÁC BIỆT GIỮA NHÓM VÀ ĐÁM ĐÔNG ?

…

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

Khái niệm nhóm

Nhóm là tập hợp những người:

Cùng theo đuổi 1 triết lý, các tư tưởng và giá trị;

Cùng cam kết giải quyết vấn đề đang gặp;

Cùng nhau chia sẻ trách nhiệm và hỗ trợ nhau

nhằm đạt được nhiệm vụ chung;

Giao tiếp một cách cởi mở và trung thực;

 Các nhóm ở mọi cấp độ được tổ chức theo chuyên môn và

mang tính chất lâu dài để đảm đương các mục tiêu chuyên biệt Các nhóm chức năng chính thức thường đưa ra những ý kiến

chuyên môn theo các lĩnh vực riêng của họ

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

2.2 Các nhóm không chính thức

Những nhóm người nhóm lại với nhau thất thường để làm việc theo vụ việc có tính chất đặc biệt nhằm giải

quyết nhiều nhu cầu, như:

 Các nhóm thực hiện theo dự án theo thời vụ,

 Các nhóm linh động bàn thảo chiến lược hay cần dàn xếp từng vụ việc,

 Các nhóm nóng cần vận dụng trí tuệ cho những đề án cần nhiều sáng tạo,

 Những lực lượng đặc nhiệm tạm thời giải quyết gấp rút những vấn đề đặc biệt trong thời gian ngắn

Ví dụ

Nhóm sản xuất Nhóm quản lý

Nhóm đặc nhiệm Công việc vất vả

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

2.3 So sánh các nhóm chính thức và

không chính thức

 Nhóm càng chính thức càng cần được huấn luyện về khả năng

lãnh đạo của nó về các mặt như: các quy tắc của công ty và các

quy trình phải tuân theo, thực hiện các báo cáo, ghi chép tiến độ,

và các kết quả đạt được trên cơ sở thông lệ

 Cũng thế, các nhóm không chính thức tuân theo những quy trình thất thường Những ý kiến và những giải pháp có thể được phát sinh trên cơ sở tùy thời và các quy trình lý nghiêm ngặt hơn

 Tuy nhiên, dù chính thức hay không chính thức, việc lãnh đạo

nhóm luôn phải hướng về các thành quả và có sự phối hợp giữa

2.4 Phân loại Nhóm theo mục tiêu

công việc:

 Nhóm giải pháp - hình thành nhằm nghiên cứu những vấn đề

nan giải cụ thể và đưa ra các biện pháp

 Nhóm chạy việc - có trách nhiệm chính thức nhằm dẫn dắt các nhóm khác

 Nhóm thực thi - có chức năng thực thi các nhiệm vụ phân

công

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

2.5 Phân loại Nhóm theo chức năng:

 Nhóm quan hệ hàng dọc - bao gồm 1 người quản lý và các

thành viên, thường gọi là nhóm hoạt động theo mệnh lệnh

 Nhóm quan hệ hàng ngang - bao gồm các thành viên có vị trí

ngang hàng nhưng khác biệt về chuyên môn

 Nhóm phục vụ cho mục đích đặc biệt - hình thành bên ngoài tổ chức để phục vụ dự án đặc biệt và tự giải tán khi dự án hoàn

thành

 Nhóm theo dự án - liên kết các thành viên ở những bộ phận

khác nhau

Phân loại Nhóm theo chức năng:

 Nhóm theo công việc - có trách nhiệm hoàn toàn tiến

trình công việc Tổ chức công việc và hỗ trợ các

thành viên hoàn thành nhiệm vụ

 Nhóm hoàn thiện chất lượng - có mục tiêu quan trong

là hoàn thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ, nâng

cao mức độ thỏa mãn của khách hàng, hoàn thiện

hoạt động của nhóm, và giảm chi phí Nhóm thuộc

thể loại thường thực thi nhiệm vụ sang tạo những

phát minh và ý tưởng mới.

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

2.6 Phân loại nhóm trong môi trường làm việc

mới

 Nhóm làm việc qua mạng (Virtual teams) - bao gồm

thành viên ở vị trí địa lý hoặc tổ chức bị phân tán

nhưng có thể liên hệ với nhau thông qua sự trợ giúp

của công nghệ thông tin

 Nhóm toàn cầu - thành viên nhóm từ nhiều quốc gia

khác

3 Đặc điểm tâm lý của nhóm

Mối quan hệ tương tác giữa các thành viên.

Chia sẻ mục tiêu chung: Mục tiêu càng rõ thì mối

tương tác càng mạnh.

Hệ thống các quy tắc: được thống nhất đề ra và đòi

hỏi tất cả mọi thành viên đều phải tuân thủ.

Cơ cấu chính thức, phi chính thức (cơ cấu ngầm)

4 Vai trò của cá nhân trong

nhóm

 Đảm nhiệm vai trò chuyên môn: tốn nhiều thời gian và sức lực

để giúp nhóm đạt được mục tiêu Các thành viên sẽ làm tròn trách nhiện của mình như:

 Tham gia đề xuất các ý tưởng khởi đầu; đưa các quan điểm; tìm thông tin; tóm lược; tiếp sức

 Đảm nhiệm vai trò động viên: động viên các thành viên khi cần thiết Nhiệm

vụ chủ yếu là của thành viên là làm sao: khích lệ các thành viên khác làm việc hiệu quả; sống hài hòa; giảm căng thẳng; đồng hành với các thành viên khác để hoàn thành nhiệm vụ của nhóm; có thể thỏa hiệp với các nhóm khác nhằm đạt được mục tiêu của nhóm

 Các thành viên phải biết tôn trọng lẫn nhau trong qua trình làm việc

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

Vai trò của cá nhân trong nhóm

1 Người lãnh đạo nhóm: Tìm kiếm các thành viên mới và nâng cao tinh thần làm việc

2 Người góp ý: Giám sát và phân tích sự hiệu quả lâu dài của nhóm.

3 Người bổ sung: Đảm bảo nhóm hoạt động trôi chảy

4 Người giao dịch: Tạo mối quan hệ bên ngoài cho nhóm

5 Người điều phối: Lôi kéo mọi người làm việc chung với nhau theo phương

a Người lãnh đạo nhóm

 Nhiệm vụ: Tìm kiếm các thành viên mới và nâng cao tinh thần làm việc

 Khả năng phán đoán tuyệt vời những năng lực và cá

tính của các thành viên trong nhóm

 Giỏi tìm ra các cách vượt qua những điểm yếu

 Có khả năng thông tin hai chiều

 Biết tạo bầu không khí hưng phấn và lạc quan trong

nhóm

 Luôn đòi hỏi sự chỉnh lý các khuyết điểm.

 Tạo phương sách chỉnh lý khả thi

c Người bổ sung

 Nhiệm vụ: Đảm bảo nhóm hoạt động trôi chảy

 Suy nghĩ có phương pháp nhằm thiết lập biểu thời gian.

 Lường trước những trì trệ nguy hại trong lịch trình làm việc nhằm

tránh chúng đi.

 Có trí lực và mong muốn việc chỉnh đốn các sự việc.

 Có khả năng hỗ trợ và thắng vượt tính chủ bại.

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

d Người giao dịch

 Nhiệm vụ: Tạo mối quan hệ bên ngoài cho nhóm

 Người có ngoại giao và phán đoán đúng các nhu cầu

của người khác

 Gây được sự an tâm và am hiểu

 Nắm bắt đúng mức toàn cảnh hoạt động của nhóm

 Chín chắn khi xử lý thông tin, đáng tin cậy

e Người điều phối

 Nhiệm vụ: Lôi kéo mọi người làm việc chung với

nhau theo phương án liên kết

 Hiểu những nhiệm vụ khó khăn liên quan tới nội bộ

 Cảm nhận được những ưu tiên

 Có khả năng nắm bắt các vấn đề cùng lúc

 Có tài giải quyết những rắc rối

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

f Người tham gia ý kiến

 Nhiệm vụ: Giữ vững và khích lệ sinh lực đổi mới của toàn nhóm

 Luôn có những ý kiến lạc quan, sinh động, thú vị

 Mong muốn được lắng nghe ý kiến của những người

khác

 Nhìn các vấn đề như những cơ hội cách tân đầy triển

vọng chứ không là những tai hoạ

g Người giám sát

 Nhiệm vụ: Bảo đảm giữ vững và theo đuổi các tiêu chuẩn cao

 Luôn hy vọng vào những gợi ý đầy hứa hẹn.

 Nghiêm túc, đôi khi còn cần tỏ ra mô phạm, chuẩn mực.

 Phán đoán tốt về kết quả công việc của mọi người.

 Không chần chừ đưa vấn đề ra.

 Có khả năng tìm ra sai sót

Các nhóm làm việc hiệu quả là nhân tố quan

trọng góp phần vào sự thành công của tổ

chức, của doanh nghiệp.

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

Xác định mục tiêu quan trọng hơn vai trò

 Nếu bạn nghĩ bạn đại điện cho toàn bộ bức tranh,

bạn sẽ không giờ thấy được bức tranh lớn hơn.

 Không có ai trong số chúng ta là quan trọng hơn

người khác

XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU CỦA NHÓM

 Mục tiêu của nhóm phải rõ ràng, phù hợp với mục

tiêu chung của công ty.

 Mục tiêu phải được cụ thể hóa và mang tính khả thi

 Mục tiêu của nhóm phải tính đến sự đóng góp và

trách nhiệm của tất cả cá nhân trong nhóm - “Alone

we can do so little; together we can do so much”,

Helen Keller.

 Xác định mục tiêu theo nguyên tắc S.M.A.R.T

Thảo luận

 Xây dựng mục tiêu hoạt động của nhóm theo nguyên tắc SMART

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

Những nhân tố thuận lợi khi làm việc theo nhóm

 Thỏa mãn nhu cầu của khách hàng

 Nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ

 Phát triển sản phẩm nhanh chóng và hiệu quả

 Các nhân viên hài long với công việc

 Tìm phương án tối ưu

 Phát huy sức mạnh tập thể

trong thực tế

Những nguyên nhân sau đây có thể làm cho nhiều thành

viên không nỗ lực tham gia vào công việc chung của

nhóm:

a Sự hiện diện của một người quá nổi trội

b Trình bày một việc gây tranh cãi

c Thiếu tự tin về khả năng đóng góp của mình

d Ra quyết định không quan trọng hay vô nghĩa

e Đưa ra quyết định thiếu cơ sở

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

So sánh lựa chọn làm việc theo nhóm

 Lập bản Phân công trách nhiệm và xây dựng nguyên tắc làm việc của nhóm mình

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

Đặc điểm cơ bản của nhóm làm việc

Các tiêu chuẩn quy định hành vi nhóm Chúng có ảnh

hưởng mạnh mẽ đến hành vi làm việc và điều tiết hành

vi hàng ngày của các nhóm

b Đoàn kết

Càng đoàn kết, nhóm càng thu hút được nhiều thành viên

và các thành viên này có động lực để ở lại nhóm Các

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

Biện pháp đẩy mạnh đoàn kết trong nhóm

 Hãy chắc chắn rằng tất cả các thành viên trong nhóm có mặt tại các buổi họp nhóm

 Tạo thêm cơ hội cho các thành viên nhóm làm việc cùng nhau

 Tham gia vào các hoạt động mang tính cộng đồng

 Làm cho nhân viên cảm thấy rằng họ là một phần của

một tổ chức “đặc biệt”