Cách trộn thư

Ví dụ: Các bạn chỉ cần tạo danh sách vậy là được, không cần phải đánh tiêu đề như: Danh sách mời họp.. Sau khi đã tạo danh sách xong, các bạn lưu vào máy tính với tên tùy ý do mình đặt..

Trộn thư (Mail Merge)

Các bước trộn thư:

1 Tạo danh sách cần trộn: ví dụ như họ tên, địa chỉ, chức vụ v.v.

Bạn có thể tạo danh sách bằng Excel hay Word, nhưng nhớ rằng danh sách không cần có tiêu đề, tất cả phải nằm trọn trong các ô

Ví dụ:

Các bạn chỉ cần tạo danh sách vậy là được, không cần phải đánh tiêu đề như:

Danh sách mời họp

Làm như vậy trình trộn thư sẽ không hiểu, Excel cùng tương tự như vậy

Sau khi đã tạo danh sách xong, các bạn lưu vào máy tính với tên tùy ý do mình đặt

Ví dụ: danh sách mòi họp … và phải nhớ vị trí lưu trên máy tính

2 Tạo mẫu một lá thư hay công văn cần trộn.

Ví dụ:

Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc THƯ MỜI HỌP Kính gửi ông (bà):

Địa chỉ:

Chức vụ:

Đến dự họp tại Phòng Giáo dục & Đào tạo huyện Châu Phú……

3 In ấn.

Sau khi đã trộn xong, các bạn se có chế độ in hàng loạt và in từng trang tùy ý

Thực hành:

1 Mở một file Word hoặc Excel tạo danh sách như trên:

Sau đó lưu vào máy tính

Đây là vị trí cần trộn

từ danh sách đã tạo

2 Tạo mẫu thư mời tùy ý:

Mở một file Word mới, đánh mẫu thư cần tạo, và lưu vào máy tính

Ví dụ:

Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc THƯ MỜI HỌP Kính gửi ông (bà):

Địa chỉ:

Chức vụ:

Đến dự họp tại Phòng Giáo dục & Đào tạo huyện Châu Phú……

- Mở file thư mời.

- Kích hoạt chức năng trộn thư theo đường dẫn:

View/Toobars/Mail Merge

Khi kích hoạt xong, thanh chức năng trộn thư sẽ xuất hiện và có giao diện như sau:

Mở file danh sách đã tạo trước đó, từ nút lệnh Open Data Source, trên the Mail Merge

Giao diện khi mở danh sách cần trộn:

Thẻ Mail Merge

Open Data Source

Khi đó các chức năng trên thẻ Mail Merge sẽ xuất hiện đầy đủ, không còn mờ.

Đặt trỏ chuột vào vị trí cần trộn, click vào nút lệnh Insert Merge Fields để chèn

Insert Merge Fields

Hộp thoại Insert Merge Fields có giao diện:

Đặt trỏ chuột vào những trường này

và click vào nút

Insert để chèn vào mẫu thư mời Click vào nút Close

để đóng lại

Khi chèn xong sẽ có giao diện:

Click vào nút lệnh ABC (View Merge Data) để hiển thị đúng nội dung

Sau khi Click xong se có giao diện đúng như sau:

Click vào nút Next Record để xem trang đã được trộn:

Đã hiển thị đúng nội dung

In ấn:

Click vào nút Merge to Printer để in