Tài liệu CÁCH TRỘN THƯ TRONG WORD

3-Tiến hành trộn thư +Bạn mở mẫu giấy mời ra, đặt con trỏ vào mục Ông : ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH A CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạn phúc GIẤY MỜI ỦY BAN NHÂN DÂN TỈN

Trang 1

TRỘN THƯ TRONG WORDXP 1-Hướng dẫn tạo một mẫu giấy mời và danh sách khách mời trong WordXP.

Để trộn thư trong WordXP bạn cần có 2 tập tin đó là:

+Mãu giấy mời

+Danh sách khách mời

02 tập tin này được làm trong Word và đặt tên là Giay moi.doc và Danh sach.doc

và bạn lưu chúng vào một thư mục Tron thu tại ổ C chẳng hạn

Giả sử mẫu giáy mời như hình dưới đây:

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH A CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạn phúc

GIẤY MỜI

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH A TRÂN TRỌNG KÍNH MỜI

Ông:

Chức vụ:

Cơ quan:

Đến dự lễ khai giảng lớp học bồi dưỡng chuyên viên chính

Khai giảng: 8 h 30 phút, ngày 07 tháng 7 năm 2007

Địa điểm: Phòng 204 tầng 2 nhà B

TM.UBNDTỈNH A CHỦ TỊCH

Nguyễn Văn Ba Giả sử danh sách khách mời như hình dưới đây

Chú ý: Các dòng Hovaten, Chucvu, Coquan không có dấu, mà phải viết liền như dưới đây, các dòng này khớp với các mục ông, chức vụ, cơ quan được đề cập trong mẫu giáy mời

Trang 2

2-Lấy nút công cụ trộn thư trong WordXP

Để thuận tiện cho việc trộn thư bạn nên lấy nút công cụ trộn thư lên thanh công cụ cho dễ thao tác, cách làm như sau:

+Nháy chuột phải vào nút công cụ bất kỳ chọn Customize

+Nháy vào nhãn 2 Command

+Nháy vào mục All Commands bên trái

+Đẩy thanh cuộn dọc trong hộp thoại Customize chọn nút MailMargeHelp giữ nguyên chuột kéo lên hàng thực đơn và nhả chuột.

3-Tiến hành trộn thư

+Bạn mở mẫu giấy mời ra, đặt con trỏ vào mục Ông :

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH A CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạn phúc

GIẤY MỜI

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH A TRÂN TRỌNG KÍNH MỜI

Ông:

Chức vụ:

Cơ quan:

+Nháy vào biểu tượng nút công cụ MailMargeHelp

+Hộp thoại hiện ra nháy vào mục Create chọn Forms Leters

Trang 3

+Hộp thoại hiện ra nháy vào mục Get Data chọn Open Data Source (Mở dữ liệu nguồn)

+Tìm ổ đĩa, tìm thư mục chứa tập tin Danh sach.doc, nháy Open để mở

+Nháy vào mục Edit Main Document

+Nháy vào nút công cụ Insert Merge Fields

+Nháy vào mục Hovaten

Trang 4

+Nháy vào dòng Insert, bạn sẽ thấy trong giấy mời mục Ông xuất hiện

<<Hovaten>> như hình dưới.

+Nháy Close

+Bạn lại chuyển con trỏ tới dòng Chức vụ trong giấy mời

+Nháy vào mục Chucvu

+Nháy vào dòng Insert, bạn sẽ thấy trong giấy mời mục Chức vụ xuất hiện

<<Chucvu>>

+Nháy Close

+Bạn lại chuyển con trỏ tới dòng Cơ quan trong giấy mời

+Nháy vào mục Coquan

+Nháy vào dòng Insert, bạn sẽ thấy trong giấy mời mục Cơ quan xuất hiện

<<Coquan>>

+Nháy Close

Để trộn thư bạn nháy vào nút Merge to New Document

+Hộp thoại hiện ra bạn chọn All và bấm OK

Mời bạn xem minh họa trang sau để rõ thêm chi tiết

Trang 5

Ngay lập tức các dữ liệu khách mời được chèn vào giấy mời theo đúng vị trí trên mẫu giấy mời

4-Trộn thư giữa WordXP với cơ sở dữ liệu trong ExcelXP

Giả sử bạn có một danh sách khách mời được làm trong Excel XP vậy làm thế nào để trộn thư với giấy mời được làm từ WordXP Để làm được điều này bạn làm như sau:

Bước 1:

+ Tạo mẫu giấy mời trong WordXP và đặt tên cho tập tin này là Mau giay

moi.doc và ghi vào một thư mục Tron thu tại ổ C chẳng hạn

+Tạo danh sách khách mời trong ExcelXP, đặt tên cho tập tin này là Khach

moi.xls và ghi vào một thư mục Tron thu tại ổ C chẳng hạn

+Mãu giấy mời

BỘ NỘI VỤ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG CAO ĐẲNG Độc lập - Tự do - Hạn phúc

VĂN THƯ LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG I

GIẤY MỜI

HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG VĂN THƯ LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG I

Kính mời ông:

Chức vụ:

Cơ quan:

Đến dự lễ khai giảng lớp học bồi dưỡng soạn thảo và xử lý văn bản Khóa IV

Khai giảng: 8 h 30 phút, ngày 5 tháng 5 năm 2007

Địa điểm: Phòng hộ trường 104 tầng 1 nhà D

HIỆU TRƯỞNG

Nguyễn Văn Ba

Trang 6

+Mãu danh sách khách mời trong Excel

Vũ Văn Cảnh Phó Giám đốc Công ty Xi măng Bỉm Sơn Trần Văn Dinh Chánh Văn phòng Bộ Thương mại và Du lịch

Bước 2-Lấy nút công cụ trộn thư đưa lên thanh thực đơn

Để thuận tiện cho việc trộn thư bạn nên lấy nút công cụ trộn thư lên thanh công cụ cho dễ thao tác, cách làm như sau:

+Nháy chuột phải vào nút công cụ bất kỳ chọn Customize

+Nháy vào nhãn 2 Command

+Nháy vào mục All Commands bên trái

+Đẩy thanh cuộn dọc trong hộp thoại Customize chọn nút MailMargeHelp giữ nguyên chuột kéo lên hàng thực đơn và nhả chuột.

Bước 3: Tiến hành trộn thư

+Bạn mở mẫu giấy mời ra, đặt con trỏ vào mục Kính mời ông :

GIẤY MỜI

Kính mời ông:

Chức vụ:

Cơ quan:

Trang 7

+Tìm ổ đĩa, tìm thư mục chứa tập tin Khach moi.xls, nháy Open để mở

+Bấm OK

Trang 8

.+Nháy vào mục Edit Main Document

+Nháy vào dòng Insert, bạn sẽ thấy trong giấy mời tại mục Kính mời ông xuất hiện <<Hovaten>> như hình dưới

+Nháy Close

Trang 9

<<Chucvu>>

+Nháy Close

<<Coquan>>

+Nháy Close

+Nháy vào mục All, bấm OK để hoàn tất việc trộn thư

5-Trộn thư bằng nút công cụ đặc biệt tự tạo ra bằng Macro

Nếu trôn thư theo các bước trên mất rấy nhiều thời gian, bạn có thể tự tạo lấy một nút công cụ trộn thư đặc biệt, sau này nếu trộn thư chỉ cần nháy vào nút đó, sau 1 giây là đã trộn xong giấy mời, thật tuyệt vời phải không Bạn làm như sau:

+Tạo mẫu giấy mời

+Tạo Danh sách khách mời

Ghi và đặt tên cho 2 tập tin này là Giay moi.doc và Khach moi.xls tôi coi như bạn đã biết rồi (Xem lại phần trên)

+Macro là gì? Macro thực chất là lệnh gộp, có nghĩa là khi ta thực hiện lệnh Macro, chương trình sẽ ghi lại tất cả các thao tác mà bạn đã làm, sau này khi sử dụng bạn chỉ cần nháy vào nút lệnh Macro thì tất cả các công việc trộn thư sẽ tự động làm trong nháy mắt

Trang 10

Bước 1: Tạo nút lệnh Macro trong Word XP.

+Nháy vào thực đơn Tools chọn Macro\ Record New Macro

+Nháy vào biểu tượng chiếc búa

+Hộp thoại Customize hiện ra, bạn nháy vào nút Normal New Macro giữ nguyên chuột và rê lên thanh thực đơn và nhả chuột

+Bạn lại nháy chuột phải vào nút công cụ vừa kéo lên chọn Default Style để nút này trở về mặc định không con chữ bên cạnh

+Muốn đổi hình ảnh của nút bạn nháy chuột phải vào nút công cụ vừa kéo lên chọn Change Button Image (Thay ảnh cho nút) và chọn một nút nào đó

Trang 11

+Nháy Close để đóng hộp thoại Customize

+Bạn nháy vào File chọn Open tìm ổ đĩa và thư mục chứa tập tin Giay moi.doc +Nháy vào Opnen để mở

+Khi mẫu giấy mời mở ra, bạn đặt con trỏ vào mục Kính mời ông :

GIẤY MỜI

Kính mời ông:

Chức vụ:

Cơ quan:

Trang 12

+Tìm ổ đĩa, tìm thư mục chứa tập tin Khach moi.xls, nháy Open để mở.

+Bấm OK

.+Nháy vào mục Edit Main Document

+Nháy vào dòng Insert, bạn sẽ thấy trong giấy mời tại mục Kính mời ông xuất hiện <<Hovaten>> như hình dưới

Trang 13

+Nháy Close.

<<Chucvu>>

+Nháy Close

<<Coquan>>

+Nháy Close

+Nháy vào mục All, bấm OK để hoàn tất việc trộn thư

+Sau khi trộn xong bạn nháy vào nút Stop Recording hình vuông

để kết thúc việc ghi lại các thao tác trộn thư

6-Cách sử dụng nút công cụ Macro để trộn thư.

+Bạn khởi động WordXP và mở một File mới

+Nháy vào nút công cụ Macro mà bạn vừa tạo, ngay lập tức các giấy mời tự động được điền đúng danh sách khách mời, bạn chỉ việc cập nhật thêm khách vào

Trang 14

danh mục máy sẽ trộn hết cơ ở dữ liệu mà bạn có, bạn thấy có tuyệt cú mèo không, chỉ trong chớp mắt có 100 giấy mời, các em mắt tròn mắt dẹt bái phục

Tiêu đề	Trộn thư trong WordXP
Tác giả	Ths Dương Mạnh Hùng
Trường học	Trường Cao Đẳng Văn Thư Lưu trữ Trung ương I
Chuyên ngành	Tin học văn phòng
Thể loại	Tài liệu hướng dẫn
Năm xuất bản	2007
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	14
Dung lượng	388 KB