Cách trộn thư tạo giấy mởi hàng loạt

Sau đó lưu thành file có tên thumoi.doc.. Lúc này trên thanh công cụ xuất hiện thêm thanh công cụ Mail merge, tại thanh này ta bấm nút Main document setup nút đầu tiên củ

PHƯƠNG PHÁP TRỘN THƯ ĐỂ TẠO THƯ MỜI HÀNG LOẠT

1/- Chuẩn bi:

Thường thì thư mời cho một công việc chỉ khác nhau ở các thành phần như: Tên, địa chỉ, nội dung…Do vậy hãy dùng Word tạo mẩu thư mời với đầy đủ các định dạng cần thiết nhưng bỏ trống những thành phần cần thay đổi (tên, địa chỉ…) trên mổi thư mời Sau đó lưu thành file có tên thumoi.doc

Tiếp tục dùng Word or Excel để tạo một bảng gồm có 3 cột (nếu để trống bao nhiêu

thành phần thì tạo số cột tương ứng) và số dòng bằng số khách mời +1 để ghi tiêu đề VD: danh sách khách mời là 50 người ta tạo bảng là 51 dòng.

2/- Tạo bảng: Bấm menu Table > Insert > Table ta gỏ 3 vào ô Number of colums, số 51

vào ô Number of rows > OK.

Dòng đầu tiên của bảng ta nhập vào các cột tương ứng: tên, địa chỉ…Các dòng tiếp theo

ta nhập tên khách mời và các nội dung tương ứng theo các cột (nếu dùng Excels ta bỏ qua thao

tác tạo bảng, chỉ cần chạy Excels và nhập tên & thông tin của khách mời) Chú y: dù làm bằng

chương trình nào cũng thực hiện lưu file với tên dskhach moi.doc or dskhach moi.xls

3/- Tạo và In thư mời:

Mở file thumoi.doc bấm chuột phải lên thanh công cụ, chọn Mail Merge Lúc này trên thanh công cụ xuất hiện thêm thanh công cụ Mail merge, tại thanh này ta bấm nút Main document setup (nút đầu tiên của thanh công cụ Mail Merge) Bấm chọn dạng thư ở cửa sổ hiện ra: chọn Letters đó là ta muốn mổi thư nằm riêng trên một trang giấy, Chọn Directory là các thư

mời nằm liên tục trên một trang giấy

Bấm nút Open data source (nút thứ 2) và tìm đến nơi lưu file dskhach moi.doc hoặc xls mà ta vừa tạo ra trước đó Mở file thumoi.doc ta đặt dấu nháy lần lượt vào các chổ trống trong thư và bấm nút Insert Merge Fileds, bấm chọn thành phần cần điền vào rồi bấm nút Insert Khi đó, tên các thành phần chèn vào sẽ nằm trong cặp dấu << >> VD: << Tên >>….Bấm nút View Merged Data (nút có chữ ABC) để xem thư mời đầu tiên trong danh sách, bấm mũi tên sang

phải để xem các thư mời kế tiếp Trong khi xem ta thực hiện định dạng cho thư luôn như In nghiêng, chử đậm…(khi định dạng một thu thì các thư mời khác đều có tác dụng như nhau).

Cuối cùng bấm nút Merge to New Document, bấm chọn All và bấm OK ở cửa sổ hiện ra.

Lúc này cửa sổ chứa các thư mời hiện ra, ta thực hiện in ngay hoặc lưu thành File để in sau này /

4/- Nếu gởi qua E-mail: Ta bấm nút Merge to E-Mail Tuy nhiên trước đó ta phải tạo cột

địa chỉ E-Mail (chứa E-Mail khách mời) trong file dskhachmoi.doc (.xls) và phải thiết lập (hoặc

đăng ký) sẵn một hộp thư trong chương trình Microsoft Outlook

Dựa trên cách làm này, ta thiết kế bao thư mẩu có hai thành phần thay đổi là quan hệ và địa chỉ Rồi thực hiện trộn thư để thực hiện các bao thư

Lưu ý: chức năng trộn thư ở các phiên bản Office có khác nhau đôi chút, có thể ta phải thực hiện thêm một số thao tác Cách làm trên thực hiện cho Office 2000 và Office XP (còn gọi là Office 2002) /