mặc định của chương trình là ứng với mỗi một Record dữ liệu nhất định sẽ tạo ra một trang tập tin Main chính trên một trang giấy A4 tương ứng.. Khi đó nếu nội dung của tập tin main chính
Trang 1Mail Merge: Thủ thuật cao cấp trong MS Word
Thông thường khi sử dụng chức năng Mail Merge (Trộn thư) trong
MS Word để tạo ra các thư mời hay phiếu báo điểm mặc định của chương trình là ứng với mỗi một Record dữ liệu nhất định sẽ tạo ra một trang tập tin Main chính trên một trang giấy (A4) tương ứng
Khi đó nếu nội dung của tập tin main chính quá ít bạn sẽ thấy trên trang giấy sẽ còn rất nhiều chổ trống
và nếu bỏ đi thì thật là đáng tiếc, thủ thuật sau sẽ giúp bạn tuỳ biến số lượng mẫu tin in ra sau khi trộn trên tập tin Main chính nhằm để tiết kiệm giấy
Để có thể làm tốt thao tác trong bài viết này đòi hỏi bạn phải thành thạo kỹ năng Mail Merge cơ bản trong Mirosoft WORD
Bước 1: Tạo tập tin Main chính trong WORD.
Bước 2: Tạo tập tin nguồn dữ liệu trên Excel với các cột có tên tương ứng (chú ý là tên cột không nên viết
dấu tiếng việt, và phải bắt đầu dữ liệu ngay tại Cell A1)
* Chú ý: tập tin dữ liệu này bạn có thể tạo bằng WORD, tuy nhiên nếu thể hiện trong Excel bạn sẽ có lợi
hơn nếu bảng dữ liệu đó có hổ trợ nhiều phép tính và hàm phức tạp
Bước 3: Trên tập tin Main chính (Word) bạn phủ khối Copy toàn bộ nội dung tập tin Main chính rồi vào
menu Tools > Mail Merge.
1 Ở mục 1 Main Document nhấp nút Create > chọn Mailing Labels
2 Trong hộp thoại kế tiếp nhấp nút Active Windows.
3 Ở mục 2 Data Source nhấp nút Get Data > Open Data Source > chỉ đường dẫn tới tập tin nguồn cơ sở
dữ liệu Excel đã tạo
Trang 2Chọn nguồn dữ liệu để trộn thư.
4 Nhấp Ok trong hộp thoại Mirosoft Excel Entire Spreadsheet hiện ra.
Chọn toàn nội dung bảng tinh: Entire Spreadsheet
5 Nhấp nút Set Up Main Document trong hộp thoại kế.
6 Trong hộp thoại Label Options bạn nhấp nút New Label để tạo một nhãn mới
Chọn New-Label để tạo nhãn mới
- Đặt tên cho nhãn mới vào dòng Label Name
- Chọn khổ giấy thể hiện ở dòng Page Size (ví dụ A4 khổ đứng 21 x 29.7 cm)
- Tiến hành thiết lập tuỳ biến các thông số kích thước thể hiện: Number across (số cột của trang, ví dụ 1),
Number Down (số bản ghi thể hiện trên một trang, ví dụ 3) ở các thông số khác khi vừa thiết lập bạn
Trang 3vừa xem sự thể hiện của khổ giấy ở khung Preview phía trên đến khi cảm thấy ưng ý nhất (các thông số tôi thiết lập trong ví dụ này là do tuỳ biến cá nhân chỉ có mức độ gợi ý tham khảo)
Thiết lập xong nhấp OK 2 lần để thoát khỏi hộp thoại Label Options
7 Trong hộp thoại Create Label kế tiếp bạn dán nội dung của tập tin Main chính đã Copy ở đầu bước 3 vào
khung Sample label, rồi nhấp nút Insert Merge Field phía trên để lần lượt chèn vào các trường dữ liệu tương ứng từ tập tin database vào tập tin Main chính
Thao tác tương tự như chèn các trường Field bình thường lúc trộn thư, nếu tập tin Main chính dùng Font Vni thì lúc này sẽ không hiển thị tốt Font tiếng Việt
Trang 48 Sau khi chèn xong các trường Filed tương ứng bạn nhấp OK, lúc này trong bảng cảnh báo lỗi của WORD bạn tiếp tục nhấp OK
9 Trở về hộp thoại chính của chức năng Mail Merge bạn nhấp nút Close
Bước 4: Lúc này trên giao diện tập tin Main chính nội dung sẽ được
trình bày thành 3 bản ghi như đã thiết lập ở bước 3 cùng với các
trường Field đã được chèn tương ứng Tuy nhiên lúc này sự trình bày
của văn bản sẽ chưa được tốt và bạn phải tiến hành định dạng thủ
công lại từng bản ghi một
Chú ý phải định dạng sao cho nội dung 3 bản ghi là như nhau (mổi bản ghi sẽ
ứng với 1 Record dữ liệu trong tập tin Database), bạn không được sao chép
nguyên si nội dung giữa các bản ghi vì làm như thế sau khi trộn WORD sẽ
hiểu là 3 bản ghi trên một trang A4 là của cùng một mẩu tin Record.
Bước 5: Sau khi định dạng xong bạn nhấp nút Merge để bắt đầu trộn thư Kết quả thể hiện sẽ hết sức
ưng ý (xem hình 9)
Sau cùng bạn hãy in ra máy in và dùng mắt cắt hay rọc ra thành từng bản ghi riêng biệt rồi đưa vào sử dụng Chúc thành công!
Theo xahoithongtin