BÁO CÁO MẪU KIỂM SOÁT NỘI BỘ

HOẠT ĐỘNG CỦA BAN KIỂM SOÁT NỘI BỘBan kiểm soát nội bộ BKSNB đã thực hiện công tác khảo sát toàn diện Công ty Cổ phần Nguyên Vũ sau đây được gọi tắt là công ty trong tháng 01/2016, nhằm

Jan, 2016

BÁO CÁO

KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Số 01/2016-BC-KSNB Ngày 31/01/2016 Trình bày: Võ Tuấn Kiệt

BÁO CÁO CỦA BAN KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Số 01/2016-BC-KSNB Ngày 31/01/2016

Thay mặt Ban Kiểm Soát Nội Bộ Công ty Cổ Phần Nguyên Vũ, tôi xin báo cáo trước Hội Đồng Quản Trị các nội dung như sau:

Nội dung

I HOẠT ĐỘNG CỦA BAN KIỂM SOÁT NỘI BỘ 2

II KẾT QUẢ KHẢO SÁT HỒ SƠ PHÁP LÝ CỦA CÔNG TY 2

ĐÁNH GIÁ CỦA BAN KIỂM SOÁT 4

ĐỀ XUẤT CỦA BAN KIỂM SOÁT 5

III KẾT QUẢ KHẢO SÁT NGUỒN NHÂN LỰC VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN SỰ 5 ĐÁNH GIÁ CỦA BAN KIỂM SOÁT 11

ĐỀ XUẤT CỦA BAN KIỂM SOÁT 12

Chỉ mục Bảng 1: Ngành nghề đăng ký kinh doanh theo Giấy CNĐKKD thay đổi ngày 06/11/2014 3

Bảng 2: Cơ cấu cổ đông sáng lập tại ngày 31/01/2016 4

Bảng 3: Danh mục hồ sơ pháp lý 4

Bảng 4: Tổng số lao động theo phòng ban 5

Bảng 5: Cơ cấu lao động theo độ tuổi 6

Bảng 6: Cơ cấu lao động theo trình độ 6

Bảng 7: Bảng câu hỏi khảo sát quy chế quản lý Phòng HCNS 11

I HOẠT ĐỘNG CỦA BAN KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Ban kiểm soát nội bộ (BKSNB) đã thực hiện công tác khảo sát toàn diện Công ty Cổ phần Nguyên Vũ (sau đây được gọi tắt là công ty) trong tháng 01/2016, nhằm rà soát và đánh giá một cách độc lập khách quan đối với tình hình hoạt động của công ty

Ban kiểm soát thực thi nhiệm vụ của mình thông qua các hoạt động sau đây:

1 Trong tháng 01/2016, BKSNB đã tổ chức các cuộc họp với các phòng ban chức năng, rà soát quy trình hoạt động của từng phòng ban;

2 Thu thập thông tin, bằng chứng, số liệu, từ các phòng ban nhằm phục vụ cho việc khảo sát thông qua ba phương pháp: sử dụng bảng câu hỏi, phỏng vấn trực tiếp và quan sát;

3 Đánh giá sơ bộ hệ thống kiểm soát hiện tại của công ty;

4 Đề ra kế hoạch và chiến lược hoạt động của BKSNB 06 tháng đầu năm 2016 trình Hội đồng quản trị

II KẾT QUẢ KHẢO SÁT HỒ SƠ PHÁP LÝ CỦA CÔNG TY

Căn cứ theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp công ty cổ phần do Sở Kế Hoạch và Đầu

Tư Tỉnh Bình Phước cấp lần đầu vào ngày 05 tháng 05 năm 2006, đăng ký thay đổi lần thứ 11 ngày 06 tháng 11 năm 2014:

Tên pháp nhân: CÔNG TY CỔ PHẦN NGUYÊN VŨ

Tên công ty viết bằng tiếng Anh: VICTOR WOOD

Tên viết tắt: VICTOR WOOD

Mã số thuế: 3 8 0 0 3 3 7 5 8 3

Địa chỉ trụ sở chính: Khu công nghiệp Chơn Thành Xã Thành Tâm, Huyện Chơn Thành, Tỉnh Bình Phước, Việt Nam

Điện thoại: 0651 3 69 10 50 Fax: 0651 3 69 10 22

Website: http://www.victorwoodvn.com

Người đại diện theo pháp luật: HỒ THỊ LAN CHI – Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Giám

Đốc

Tên văn phòng đại diện: VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CÔNG TY CỔ PHẦN NGUYÊN VŨ

Địa chỉ văn phòng đại diện: 243 Ung Văn Khiêm, Phường 25, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Mã số thuế văn phòng đại diện: 3 8 0 0 3 3 7 5 8 3 – 0 0 1

- Công ty đăng ký 17 ngành nghề kinh doanh, trong đó ngành sản xuất kinh doanh chính

là sản xuất gỗ dán, gỗ lạng, ván ép và ván mỏng khác (Mã ngành 1621):

ST

T

01 Sản xuất gỗ dán, gỗ lạng, ván ép và ván mỏng khác 1621

03 Bán buôn tổng hợp Chi tiết: bán buôn thành phẩm các loại trong nước

và xuất khẩu; hoạt động xuất nhập khẩu trực tiếp

4690

05 Kinh doanh bất động sản, quyền sử dụng đất thuộc chủ sở hữu, chủ sử

dụng hoặc đi thuê Chi tiết: cho thuê kho bãi

6810

07 Xây dựng công trình đường sắt và đường bộ Chi tiết: Xây dựng công

08 Nhân và chăm sóc cây giống nông nghiệp Chi tiết: Ươm trồng các loại

cây: Nông lâm nghiệp, cây cảnh, hoa màu 0130

10 Hoàn thiện công trình xây dựng Chi tiết: Trang trí nội, ngoại thất công

trình

4330

Bảng 1: Ngành nghề đăng ký kinh doanh theo Giấy CNĐKKD thay đổi ngày 06/11/2014

- Về vốn điều lệ, công ty đã tăng vốn điều lệ từ 32 tỷ đồng (ngày 05 tháng 05 năm 2006)

lên 135 tỷ đồng (ngày 06 tháng 11 năm 2014).

Mệnh giá cổ phần: 1.000.000 đồng/cổ phần

Tổng số cổ phần: 135.000 cổ phần

Trong đó, không có số cổ phần nào được quyền chào bán

- Về cơ cấu cổ đông sáng lập, hiện tại công ty có bốn cổ đông sau đây:

Bảng 2: Cơ cấu cổ đông sáng lập tại ngày 31/01/2016

Công ty TNHH Thương Mại Dịch vụ Sản

xuất chế biến thực phẩm thành công 65,000,000,000 48.15%

Hồ Thị Lan Chi 60,000,000,000 44.44%

Huỳnh Thành Chung 5,000,000,000 3.70%

Nguyễn Thị Xuân Ngọc 5,000,000,000 3.70%

- Về hồ sơ pháp lý, công ty có các hồ sơ pháp lý như sau:

ST

01 Giấy chứng nhận đăng ký kinh

doanh

06/11/201

4 Lần đầu ngày 05/05/2006

02 Bảng điều lệ công ty 25/04/2006 CNĐKKD thay đổi ngày 06/11/2014Không còn phù hợp với giấy

03 Biên bản họp đại hội đồng cổđông số 01/BB/HĐCĐ.2012 14/04/2012 CNĐKKD thay đổi ngày 06/11/2014Không còn phù hợp với giấy

Bảng 3: Danh mục hồ sơ pháp lý

ĐÁNH GIÁ CỦA BAN KIỂM SOÁT

Công ty có hồ sơ pháp lý hoạt động, có lưu trữ tại Bộ phận hành chính Tuy nhiên bảng Điều lệ công ty ngày 25/04/2006 và biên bản họp đại hội cổ đông ngày 14/04/2012 không còn phù hợp với giấy CNĐKKD thay đổi ngày 06/11/2014 Việc thay đổi nội dung trong Giấy CNĐKKD không được phản ánh và cập nhật kịp thời trong điều lệ công ty và không có biên bản họp đại hội đồng cổ đông thông qua

Các lần thay đổi nội dung giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (11 lần) và Biên bản họp Hội đồng quản trị thông qua nội dung thay đổi trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh chưa được lưu trữ đầy đủ tại phòng Hành chính – Nhân Sự (HCNS)

Tuy nhiên theo đánh giá nội bộ, các cổ đông đều có mối quan hệ thân thuộc nên chưa phát sinh rủi ro xảy ra tình trạng bất đồng quan điểm trong trường hợp thay đổi nội dung giấy phép kinh doanh mà không có biên bản thông qua của Hội Đồng Quản Trị

ĐỀ XUẤT CỦA BAN KIỂM SOÁT

1 Sửa đổi, bổ sung Điều Lệ công ty ngày 25/04/2006 cho phù hợp với Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thay đổi ngày 06/11/2014

2 Bổ sung biên bản họp đại hội cổ đông về việc thông qua quyết định tăng vốn điều lệ và thay đổi tỷ lệ góp vốn giữa các cổ đông sáng lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thay đổi ngày 06/11/2014

3 Phòng HCNS cần cập nhật và lưu trữ một cách an toàn và đầy đủ hồ sơ pháp lý của công ty

III KẾT QUẢ KHẢO SÁT NGUỒN NHÂN LỰC VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN

SỰ

1 Khảo sát cơ cấu lao động:

Bảng 4: Tổng số lao động theo phòng ban

Bảng 5: Cơ cấu lao động theo độ tuổi

Bảng 6: Cơ cấu lao động theo trình độ

2 Khảo sát môi trường quản lý Hành Chính Nhân Sự:

Nội quy lao động và tác phong

Có hiệu lực từ 2008 nhưng không thấy có sự vận hành, nhân viên văn phòng chưa hiểu rõ nội dung trong nội quy lao động, nhân viên mới không được yêu cầu đọc

và hiểu nội quy lao động Chưa ban hành quy tắc ứng xử và văn hóa Doanh Nghiệp Rất nhiều trường hợp vi phạm nội quy đã xảy ra (vi phạm về hành vi ứng xử) nhưng chưa được ghi nhận và chưa có cơ chế

xử lý, hoặc có nhưng không xử lý Thoả ước lao động tập thể? 

Quy định ra vào cổng của khách

Khách hàng, nhà cung cấp, người lạ, nhân viên

đã nghỉ việc, những người không đúng phận

sự ra vào cổng công ty và cổng nhà máy chưa được kiểm soát một cách chặt chẽ, ví dụ: xe giao hàng

từ nhà cung cấp vào nhà máy, vào VP không có xác nhận của bảo vệ 

dễ dẫn tới nhiều tình huống tiêu cực Quy định quản lý và sử dụng

điện và các thiết bị điện? 

Quy định sử dụng điện thoại?  chứng đã thông báo choKhông tìm thấy bằng

nhân viên

Quy định sử dụng máy

nhân viên

chứng đã thông báo cho

Nội dung Khảo sát Có Khôn

g

nhân viên Quy định sử dụng máy tính,

Quy định về điều động xe đi

Quy định về cấp phát và sử dụng

Quy định về bảo trì bảo dưỡng

Quy chế quản lý đội xe? 

Quy trình kiểm soát hồ sơ, công

Danh bạ điện thoại nhân viên? 

Chưa tìm thấy bằng chứng Phòng HCNS gửi cập nhập danh sách điện thoại cho toàn CTY định

kỳ Danh sách địa chỉ email nhân

Quy chế tổ chức phòng Hành

Sơ đồ tổ chức, chức năng nhiệm

Mô tả công việc Trưởng phòng

Mô tả công việc nhân viên nhân

Mô tả công việc Nhân viên hành

Mô tả công việc nhân viên bảo

Mô tả công việc nhân viên lao

công, vệ sinh văn phòng? 

Quy định về quản lý danh sách

Quy định quản lý hợp đồng lao

Nội dung Khảo sát Có Khôn

g

lương bổ sung Quy định về bảo mật lương? 

Đã duyệt nhưng chưa ban hành (nằm trong quy chế lương)

Đã duyệt nhưng chưa ban hành (nằm trong quy chế lương) Bảng lương theo bộ phận? 

Đã duyệt nhưng chưa ban hành (nằm trong quy chế lương) Phiếu lương gửi cho từng nhân

Quy định khen thưởng và kỷ

Thủ tục xử lý vi phạm và khiếu

Chưa ban hành Thiếu biện pháp chế tài

trong trường hợp vi phạm Thiếu cơ chế xử lý khiếu nại từ nhân viên,

dễ dẫn đến tâm lý chán nản mất lòng tin vào Ban

lãnh đạo

Quy định lập kế hoạch đi công

Cần ban hành để tránh trường hợp đi công tác không đúng mục đích, lãng phí thời gian và chi phí của công ty

Quy định quản lý văn phòng

kiểm soát Quy trình Tuyển dụng?  Đã duyệt nhưngchưa ban hành Cần hiện thực hóa bằngvăn bản

chưa ban hành

Yếu kém trong công tác kế hoạch đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn của công nhân viên, dẫn tới trong tương lai sẽ không có đủ nguồn lực tốt để phát triển doanh nghiệp, nhân viên thiếu gắn bó với công ty vì

Nội dung Khảo sát Có Khôn

g

không nhìn thấy được sự tương tác quan tâm hỗ trợ tử Công ty

Quy trình đánh giá nhân sự? 

Đã duyệt nhưng chưa ban hành (nằm trong quy chế lương)

Đánh giá năng lực nhân viên cần phải khách quan, việc ban hành quy trình/quy định về đánh giá năng lực hàng năm là

bắt buộc

Quy trình bổ nhiệm, điều

Vì chưa có quy trình này

và không vận hành nó nên hiện trạng công ty là

có rất nhiều vị trí làm việc không đúng chức năng, lạm quyền, lấn quyền, ngang nhiên điều động người phòng ban khác, v.v Việc kiểm soát công việc từ đó không thực thi được

Mục đích của sổ tay nhân viên là để thông tin cho nhân viên biết và hiểu một cách rõ ràng các chính sách của công ty,

là một công cụ của hệ thống thông tin truyền thông Tham khảo: http:// worklink.vn/tin-tuc/1009/ viet-so-tay-nhan-vien -de-hay-kho-.html

Quy trình giải quyết nhân viên

Báo cáo định kỳ hàng tháng của

Quy định vể báo cáo định

kỳ của HCNS ghi rõ trong mô tả công việc, nhưng khảo sát không thấy có báo cáo nào gửi

từ phòng HCNS định kỳ Ứng dụng CNTT/ phần mềm

nhân viên/công nhân ở 3

vị trí là VP, Nhà máy Gỗ

và nhà máy ISOTECH,

Nội dung Khảo sát Có Khôn

g

số lượng công nhân viên tăng, với việc quản lý nhân sự bằng excel sẽ xảy ra rất nhiều vấn đề (quản lý thủ công, chậm, thiếu bảo mật, dễ xảy ra sai sót, báo cáo không kịp thời)

Bảng 7: Bảng câu hỏi khảo sát quy chế quản lý Phòng HCNS

ĐÁNH GIÁ CỦA BAN KIỂM SOÁT

Số lượng nhân viên 762 người (tính đến 15/01/2016) cho thấy quy mô công ty là tương đối lớn với cấu trúc nhân sự đa dạng Tuy nhiên việc tổ chức nhân sự chưa hiệu quả do thiếu cơ chế giám sát sự tuân thủ

Công ty có ban hành một số văn bản, quy trình, quy định liên quan đến quản lý hành chính nhân

sự Tuy nhiên, việc truyền thông và giám sát thực hiện chưa phát huy được hiệu quả

Việc chưa công bố tầm nhìn sứ mệnh và giá trị công ty dẫn tới việc nhân viên không hiểu rõ quan điểm triết lý kinh doanh và chiến lược chung của công ty, công nhân viên từ đó chưa phát huy hết khả năng, năng lực cho mục tiêu chung dài hạn của công ty

Việc chưa ban hành quy tắc ứng xử và văn hóa doanh nghiệp dẫn tới hàng loạt những hành vi thiếu văn hóa và hàng loạt tiêu cực, sai phạm trong nhà máy nhưng chưa được xử lý

Bên cạnh đó, việc chưa có báo cáo định kỳ của HCNS cho thấy việc thiếu cơ chế kiểm tra giám sát công việc của Bộ phận HCNS

Việc chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản trị nhân sự - tiền lương dẫn tới hàng loạt rủi ro vê việc tính lương sai, tính chậm, bảng lương có khả năng bị chỉnh sửa mà không rõ nguyên do, quản lý nhân viên rời rạc, không kịp thời

ĐỀ XUẤT CỦA BAN KIỂM SOÁT

1 Công bố Sứ Mệnh, Tầm nhìn và xây dựng khung giá trị của CTY CP Nguyên Vũ;

2 Tăng cường công tác truyền thông: phổ biến, tập huấn các quy định hiện hành và các quy định sẽ ban hành;

3 Ban hành quy tắc ứng xử và văn hóa Doanh Nghiệp, làm tiền đề cho các quy tắc ứng xử của từng phòng ban;

4 Ký ban hành và công bố các quy định và quy chế còn thiếu (bảng số 7);

5 Hệ thống hóa quản lý nhân sự hành chính bằng ứng dụng công nghệ thông tin, có thể tích hợp vào hệ thống kế toán

./

Trưởng Ban Kiểm Soát Nội Bộ

Võ Tuấn Kiệt