MÃ SỐ ST T Yêu cầu người sử dụng ứng của nhà thầu1 Quản lý nhà cung cấp NCC PO1.1 1 Hệ thống cho phép quản lý thông tin chung của từng NCC như: tên đầy đủ, viết tắt, địa chỉ trụ sở chính
Trang 1MÃ SỐ ST T Yêu cầu người sử dụng ứng của nhà thầu
1 Quản lý nhà cung cấp (NCC)
PO1.1 1
Hệ thống cho phép quản lý thông tin chung của từng NCC như: tên (đầy
đủ, viết tắt), địa chỉ (trụ sở chính, xuất hóa đơn, nhận hàng mua từ nhà
cung cấp), số điện thoại, số fax, tài khoản ngân hàng, tên ngân hàng, địa
chỉ ngân hàng, số giấy phép đăng ký kinh doanh, mã số thuế, người liên
hệ, chức vụ, ghi chú, giới hạn nợ, phương thức thanh toán v.v…
X
PO1.2 2
- Hệ thống có khả năng phân loại NCC theo khu vực: trong nước (NCC
trong nước) và ngoài nước (NCC nước ngoài), theo vùng (các tỉnh thành
trong nước); theo loại hàng hóa (NVL/CCDC); theo tên nhóm hàng hóa
(sơn, bao bì đóng gói, cơ, điện…), theo loại hình kinh doanh, ví dụ: sản
xuất trực tiếp hay thương mại
- Hệ thống có khả năng hỗ trợ mặc định hình thức xuất hóa đơn (hóa
đơn trực tiếp, hóa đơn VAT) cho từng NCC, mặc định nhà cung cấp cho
các mặt hàng xác định, phương tiện vận chuyển cho từng NCC
- Hệ thống có khả năng tự động đặt mã các NCC và truy vấn dễ dàng khi
cần tìm
- Hệ thống có khả năng phân biệt NCC đã từng giao dịch và NCC mới
(chưa từng chào giá, chưa từng giao dịch (mua hàng))
X
PO1.3 3 Hệ thống có khả năng phân loại thông tin NCC theo hàng hóa/dịch vụ
X
PO1.4 4 Hệ thống cho phép thay đổi dữ liệu NCC trên hệ thống thông qua phê duyệt trên hệ thống.
X
Trang 2PO1.5 5 Hệ thống cho phép lưu trữ thông tin NCC bằng cách thiết lập mối quan hệ giữa NCC và những hàng hóa mà họ cung cấp.
X
PO1.6 6 Hệ thống cho phép theo dõi tình trạng NCC như đang tạo, đang trong quá trình theo dõi, có giao dịch hoặc không còn giao dịch, bị khóa… X
PO1.7 7 Hệ thống có khả năng chỉ định NCC cũng là khách hàng
X
PO1.8 8 Hệ thống có khả năng phân biệt địa chỉ trụ sở chính của NCC, tên và địachỉ xuất hóa đơn, địa chỉ nhận hàng, địa chỉ giao hàng.
X
PO1.9 9 Hệ thống cho phép phân biệt NCC theo mức độ ưu tiên do người sử dụng quy định. X
PO1.10 10 Hệ thống có khả năng kết nối những NCC được phê duyệt cho các mặt hàng xác định. X
PO1.11 11 Hệ thống có khả năng hỗ trợ mặc định thời gian giao hàng/thời hạn chờhàng đối với một NCC. X
PO1.12 12 Hệ thống có khả năng hỗ trợ mặc định đơn vị tiền tệ và tỷ giá qui đổi tiền tệ cho từng NCC (có thể thay đổi). X
PO1.13 13 Hệ thống lưu giữ lịch sử giao dịch với NCC theo tháng/quý/năm (truy vết lịch sử NCC). X
PO1.14 14 Hệ thống có khả năng chỉ ra được giá mua hàng thấp nhất, cao nhất, trung bình trong một thời kỳ đối với một NCC. X
PO1.15 15 Hệ thống cho phép quản lý, thống kê và báo cáo đánh giá số lượng hàng nhập kho/ dịch vụ không đạt chất lượng cũng như số lượng hàng nhập X
Trang 3kho/ dịch vụ đạt chất lượng theo từng NCC.
PO1.16 16 Hệ thống có khả năng theo dõi giới hạn tín dụng được cấp bởi mỗi NCC X
PO1.17 17
Hệ thống có khả năng theo dõi hiệu quả hoạt động của NCC về thời hạn
giao hàng sớm nhất, chậm nhất và trung bình đối với từng loại hàng hóa/
dịch vụ dựa trên ngày thỏa thuận giao và ngày thực giao hàng
X
PO1.18 18 Hệ thống phải cung cấp tính năng theo dõi NCC tiềm năng (số lần thamgia thầu, bỏ thầu / giá tham gia thầu, v.v.). X
PO1.19 19 Hệ thống có khả năng đính kèm file hình ảnh, tập tin văn bản, giá muavào trong danh mục NCC. X
PO1.20 20
Hệ thống có khả năng theo dõi cập nhật tiến độ khiếu nại cho từng NCC:
Có thể truy xuất thông tin lô hàng nào đang khiếu nại
Đã kéo dài bao lâu
Kết quả giải quyết đến hiện tại
X
PO1.21 21 Hệ thống có khả năng truy xuất các giao dịch chi tiết về hóa đơn và thuế VAT đối với từng NCC.
X
PO1.22 22 Hệ thống lưu giữ và hỗ trợ truy xuất các đánh giá, đàm phán sơ bộ với NCC. X
2 Dữ liệu bộ mã hàng hóa
PO2.1 23 Hệ thống có khả năng kết nối với phân hệ khác để lấy dữ liệu mã hàng hóa. X
PO2.2 24 Hệ thống có khả năng tạo ra những mã hàng không tồn kho và mã dịch vụ. X
Trang 43 Quản lý các yêu cầu mua hàng nguyên vật liệu (NVL) chính/ hàng vật tư (VT), công cụ dụng cụ (CCDC), dịch vụ, hàng hóa thương mại
(TM).
PO3.1 25
Hệ thống cho phép người sử dụng tạo mới một yêu cầu mua hàng theo
nhiều cách khác nhau:
Nhập trực tiếp thông tin từ yêu cầu của người sử dụng vào hệ thống
Dựa vào lượng tồn kho an toàn/ kế hoạch kinh doanh theo tháng/quý/năm và kế hoạch sản xuất mà hệ thống tự động khởi tạo yêu cầu mua hàng
Dựa vào các đơn/hợp đồng bán hàng mà hệ thống tự động khởi tạo yêu cầu mua hàng
X
PO3.2 26 Hệ thống có khả năng tạo đơn hàng mà các thông tin trong đơn hàngđược kết chuyển thông tin từ các yêu cầu mua hàng đã được duyệt. X
PO3.3 27
Hệ thống có khả năng :
Cảnh báo số lượng, thời gian cần đặt mua
Tính toán NVL hỗ trợ/thay thế trong trường hợp NVL chính không đủ
để sản xuất ra thành phẩm
Tính toán thời gian đặt hàng cho từng mặt hàng dựa theo kế hoạch kinh doanh/lượng hàng tồn kho an toàn/lượng hàng sắp về/kế hoạch sản xuất
Cho phép tự động tạo ra kế hoạch mua hàng cho từng mặt hàng theo kế hoạch kinh doanh/ kế hoạch sản xuất/ lượng hàng tồn kho thực tế, tồn kho an toàn
X
PO3.4 28 Hệ thống tự động ước tính chi phí để thực hiện một kế hoạch mua hàng X
Trang 5PO3.5 29
Hệ thống hỗ trợ thống kê/ báo cáo:
Số lượng hàng phải mua theo kế hoạch
Số lượng hàng đã đặt mua
Số lượng hàng đã đặt mua và đã nhận được
Số lượng hàng đã đặt mua chưa nhận được
Số lượng hàng chưa đặt mua theo kế hoạch
X
PO3.6 30
Hệ thống hỗ trợ khả năng tách bạch phân công bộ phận, nhóm, cán bộ
mua hàng theo nhóm hàng cần mua theo định nghĩa của người sử dụng:
Phòng Nhập khẩu chịu trách nhiệm mua NVL chính
Phòng Vật tư chịu trách nhiệm mua nguyên phụ liệu, VT, CCDC
Phòng thẩm định giá chịu trách nhiệm mua hàng hóa dịch vụ
Phòng mua hàng hóa thương mại chịu trách nhiệm mua hàng thép hình, sắt xây dựng
X
PO3.7 31
Hệ thống dựa theo phiếu yêu cầu vật tư/hàng hóa/dịch vụ hoặc đơn đặt
hàng (đối với NVL chính) cho phép thiết lập nhanh các yêu cầu báo giá
gửi đến từng NCC qua email/fax/bảng cứng
X
PO3.8 32
Hệ thống có khả năng tạo yêu cầu báo giá/đơn hỏi hàng trên phần mềm
theo mẫu định sẵn để gửi tới NCC trong đó có những trường bỏ trống để
có thể điền thêm các lưu ý hoặc đính kèm các hình ảnh về chi tiết kỹ
thuật
X
Trang 6PO3.9 33
Hệ thống có khả năng hỗ trợ một trong các loại tiền tệ khác nhau xuyên
suốt quy trình từ mua hàng đến thanh toán cho nhà cung cấp Ví dụ, hệ
thống:
Cho phép ghi nhận các bảng báo giá bằng các loại tiền tệ khác nhau
Có khả năng tạo đơn hàng sử dụng ngoại tệ
Cho phép xử lý hóa đơn mua hàng theo nhiều loại tiền tệ khác nhau
X
PO3.10 34 Hệ thống có khả năng lưu trữ phản hồi cho các yêu cầu báo giá tương ứng. X
PO3.11 35 Hệ thống có khả năng thông báo cho người sử dụng xem xét lại cácchào hàng sắp hết hiệu lực, ngày hết hạn thực hiện báo giá
X
PO3.12 36 Hệ thống hỗ trợ kiểm tra nhanh lượng hàng tồn kho của từng loại mặt hàng khi làm một yêu cầu mua hàng. X
PO3.13 37 Hệ thống cho phép tạo tự động một yêu cầu mua hàng bằng cách "release" một kế hoạch mua hàng tính toán bởi hệ thống và các chi tiết
trong yêu cầu mua hàng có thể được sửa đổi
X
PO3.14 38 Hệ thống có khả năng ghi nhận ngân sách mua hàng được duyệt hàng năm theo từng bộ phận, nhóm hàng hóa, chủng loại hàng hóa, v.v. X
PO3.15 39 Hệ thống cho phép người sử dụng thiết lập cấu trúc mã số yêu cầu muahàng.
X
PO3.16 40 Hệ thống có khả năng hỗ trợ tập trung các yêu cầu mua hàng từ các khohàng, nhà máy và vị trí địa lý khác nhau từ các đơn vị kinh doanh, công
ty con, nhóm và tạo đơn hàng (PO) tổng cho cùng một loại mặt hàng hay
X
Trang 7khác loại mặt hàng từ các đơn hàng con và đơn hàng tổng cho các đơn
đặt hàng dự kiến theo nhà cung cấp
PO3.17 41 Hệ thống có khả năng cho phép người sử dụng chèn thêm ghi chú/đínhkèm file trên phiếu yêu cầu đặt hàng, đơn mua hàng. X
PO3.18 42
Hệ thống cho phép kiểm tra, theo dõi trạng thái của 1 yêu cầu mua hàng
bất kì và báo cáo trạng thái của tất cả yêu cầu mua hàng:
Đang mở
Đang chờ duyệt
Đã duyệt
Bị bác bỏ
X
PO3.19 43
- Hệ thống có khả năng phân loại và xử lý các dạng yêu cầu mua hàng
VT, CCDC/ dịch vụ:
Hàng thay thế dự phòng thường xuyên
Hàng không thường xuyên:
+ Hàng cần khẩn cấp + Hàng không thường xuyên cần gấp + Hàng không thường xuyên có thời gian để thẩm định giá và lựa chọn NCC
- Hệ thống có khả năng phân loại và xử lý các dạng yêu cầu mua NVL, mua hàng hóa TM:
Đơn đặt hàng định kỳ
Đơn đặt hàng phát sinh
Trường hợp mua NVL, mua hàng hóa, theo chỉ đạo trực tiếp của Ban TGĐ và Chủ tịch HĐQT
X
Trang 8PO3.20 44
Hệ thống có khả năng tách bạch số lượng NVL chính, hàng hóa TM cần
đặt mua theo:
Đáp ứng nhu cầu kinh doanh ở T+n (vd: T+2 là nhu cầu kinh doanh cho 2 tháng tới)
Dự phòng
X
PO3.21 45 Hệ thống có khả năng gửi cảnh báo đến các đơn vị liên quan tại các bước quan trọng (vd: email nhắc nhở đến bộ phận vật tư/vận tải 5 ngày
trước khi hàng đến cảng để chuẩn bị xe vận chuyển)
X
PO3.22 46
Hệ thống cho phép thống kê trạng thái của đề xuất chọn NCC, đề xuất
lựa chọn đồng thời nhiều NCC đối với một yêu cầu mua hàng và các
NCC này được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên dựa vào các tiêu chí do
người sử dụng định nghĩa
Đang mở
Đang chờ duyệt tại đơn vị, đang chờ duyệt tại HSG
Đang chờ thẩm định lại (toàn bộ hoặc 1 phần các mục trong tờ trình)
Đã duyệt
Bị bác bỏ
X
PO3.23 47 Quản lý việc thực hiện khi lựa chọn đồng thời nhiều NCC đối với một yêu cầu mua hàng, và các NCC này được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên dựa
vào các tiêu chí do người sử dụng định nghĩa
X
4 Quản lý phê duyệt các yêu cầu mua hàng/đơn đặt hàng
PO4.1 48 Hệ thống cho phép thiết lập cây phê duyệt và khả năng ủy quyền đối với các yêu cầu mua hàng/đơn hàng theo mức độ giá trị, chủng loại hàng
hóa
X
PO4.2 49 Hệ thống hỗ trợ soát xét tự động các điều khoản chính trên hợp đồng vàquản lý các hợp đồng mẫu của HSG. X
Trang 9PO4.3 50 Hệ thống có khả năng hiệu chỉnh thông tin trong yêu cầu mua hàng/ đơnđặt hàng (đã được phê duyệt) và yêu cầu phê duyệt lại. X
PO4.4 51 Hệ thống cho phép lưu trữ và truy vấn nhanh các file scan tờ trình phêduyệt yêu cầu mua hàng và các báo cáo khác (lịch sử giá mua các vật
tư, lịch sử giao dịch của NCC )
X
5 Quản lý mua hàng
PO5.1 52 Một số đơn vị, chi nhánh trong Tập đoàn có giới hạn phạm vi mặt hàng và hạn mức giá trị của các đơn hàng nhất định Hệ thống yêu cầu có khả
năng quản lý phạm vi và hạn mức mua hàng cho từng đơn vị
X
PO5.2 53 Hệ thống có khả năng ước tính công nợ phải trả cho từng đơn hàng, hợpđồng mua hàng. X
PO5.3 54 Hệ thống có khả năng kiểm soát và theo dõi các mặt hàng trong đơn hàng, hợp đồng mua hàng nhằm quản lý các danh mục nào đã/ chưa
thực hiện
X
PO5.4 55
Hệ thống cho phép nhập hàng vào kho và ghi nhận giá tạm trong trường
hợp hàng về trước, hoá đơn về sau Sau đó, hệ thống sẽ ghi nhận giá
chính thức và các điều chỉnh cần thiết
X
PO5.5 56
Hệ thống có khả năng thiết lập quản lý chính sách giá mua theo mô hình
bậc thang (dựa trên khối lượng và giá trị hàng hóa đã cam kết, và mức
giá đã mua trước đây, ví dụ: giá của 500 cái đầu tiên là 10 USD, giá 8
USD cho những cái tiếp theo)
X
PO5.6 57 Hệ thống có khả năng tạo một đơn đặt hàng dựa trên hợp đồng mua X
Trang 10PO5.7 58 Hệ thống có khả năng cho phép sửa đổi, hủy, tạm thời chặn, khôi phục đơn hàng, đóng đơn hàng trong giới hạn quyền hạn cho phép. X
PO5.8 59 Hệ thống có khả năng tạo, theo dõi và báo cáo các đơn hàng thuê, muadịch vụ. X
PO5.9 60 Hệ thống có khả năng cho phép tạo đơn đặt hàng không cần yêu cầu mua hàng. X
PO5.10 61 Hệ thống có khả năng theo dõi giao dịch mua hàng theo phương thức tiến hành (chào thầu cạnh tranh, đấu thầu mở rộng, chỉ định thầu, v.v.). X
PO5.11 62 Hệ thống hỗ trợ và cho phép khai báo các phương thức thanh toán nộiđịa/ quốc tế (ví dụ L/C, T/T, D/P, D/A, …). X
PO5.12 63 Hệ thống có khả năng đối chiếu tự động phiếu nhận hàng với đơn đặt hàng. X
PO5.13 64 Hệ thống có khả năng cho phép cài đặt dung sai nhận hàng cho mỗi loại mã VT và cảnh báo khi khối lượng thực nhập ngoài dung sai cho phép.
X
PO5.14 65 Hệ thống có khả năng cho phép nhận hàng từng phần X
PO5.15 66 Hệ thống có khả năng nhận hàng hóa mà không có đơn đặt hàng, nhưng đã được phê duyệt bởi cấp có thẩm quyền. X
PO5.16 67 Trong trường hợp số lượng hàng nhận vào kho ít hơn số lượng hóa đơn, hệ thống tự động cảnh báo hoặc ngăn chặn không cho thanh toán.
X
PO5.17 68 Hệ thống có khả năng cho phép liên kết 1 hóa đơn với nhiều phiếu nhận X
Trang 11PO5.18 69 Hệ thống có khả năng cho phép liên kết 1 đơn đặt hàng với nhiều hóa đơn.
X
PO5.19 70 Hệ thống cho phép người sử dụng tìm kiếm dữ liệu theo số yêu cầu muahàng, đơn đặt hàng, phiếu nhận hàng, theo mã NCC. X
PO5.20 71 Hệ thống có khả năng ngăn chặn chỉnh sửa đơn đặt hàng đã hoàn thành. X
PO5.21 72 Hệ thống có khả năng cho phép phòng KCS cập nhật tình trạng chấtlượng lô hàng nhập kho.
X
PO5.22 73 Hệ thống có khả năng cho phép tạo và gởi phiếu yêu cầu trả hàng cho NCC đối với hàng kém chất lượng. X
PO5.23 74 Hệ thống có khả năng xử lý các tình huống trả hàng khác nhau, ví dụ: trả hàng một phần hay toàn bộ, thay thế bằng một loại hàng hóa tương tự
(hoặc hàng có tiêu chuẩn kỹ thuật tương tự) hay hoàn trả tiền
X
PO5.24 75
Hệ thống hỗ trợ lưu trữ và truy vấn nhanh các tài liệu liên quan đến từng
đơn/ hợp đồng mua hàng (như là về chất lượng, đặc tính kỹ thuật, hợp
đồng gốc…)
X
PO5.25 76 Hệ thống có khả năng xử lý dạng đơn hàng đặc biệt, lưu kho/sử dụng trước khi làm đơn mua hàng.
X
Trang 12PO5.26 77 Hệ thống có khả năng xác định phương tiện vận tải dùng cho việc vận chuyển cho từng đơn hàng của lô hàng vừa mới cập cảng (thông tin về
phương tiện vận tải phải được hiển thị trên từng đơn hàng trong lô)
X
PO5.27 78 Hệ thống có khả năng đặt hàng bổ sung cho đơn/ hợp đồng mua hàng X
PO5.28 79
Hệ thống có khả năng quản lý tình trạng của đơn đặt hàng tổng (xuất
phát từ Tập đoàn) và các đơn đặt hàng con (hay còn gọi là kế hoạch
mua hàng xuất phát từ các đơn vị) Các tình trạng như:
Hoàn chỉnh một đơn hàng
Đã được phê duyệt
Hủy một đơn hàng
Đã nhận một phần
Nhận hoàn toàn
Đã có hóa đơn của NCC
Đã trả tiền cho NCC
Hàng bị giữ lại
X
PO5.29 80 Hệ thống cho phép cập nhật và theo dõi chi tiết các đợt thanh toán cho từng đơn hàng/ hợp đồng mua hàng.
X
PO5.30 81
Hệ thống có khả năng truy vết các chi phí liên quan (bảo hiểm, hải quan,
nghiệm thu, v.v) đối với đơn đặt hàng trong 2 trường hợp:
Chi phí liên quan được phân bổ từ tổng chi phí phụ cho nhiều đơn hàng đến từng NVL
Chi phí liên quan được phân bổ từ tổng chi phí phụ của một đơn hàng đến từng NVL
X
Trang 13PO5.31 82 Hệ thống cho phép quản lý các phương thức giao hàng và chi phí tương ứng với các phương thức giao hàng đó.
X
PO5.32 83 Hệ thống cho phép lưu vết người đã thực hiện đơn/ hợp đồng mua hàng để giải quyết các khiếu nại/ vướng mắc khi cần thiết.
X
PO5.33 84
Hệ thống hỗ trợ cung cấp thông tin cần thiết để đánh giá và phê duyệt
các yêu cầu mua hàng (ví dụ: xuất nhập tồn nguyên liệu, quy cách hàng
hóa và tình trạng của các đơn hàng hiện tại, v.v)
X
PO5.34 85
Trong trường hợp có sự sai biệt giữa giá trên đơn hàng với giá của hóa
đơn thực tế, sai biệt về quy cách hàng hóa, phương thức giao hàng, thời
gian giao hàng… đơn vị triển khai đề xuất phương án xử lý Hệ thống
cho phép thay đổi các thông tin của các đơn hàng, hợp đồng đã được
phê duyệt Đơn vị triển khai làm rõ khi thay đổi sẽ ảnh hưởng như thế
nào tới các phân hệ khác
X
PO5.35 86
Hệ thống cho phép truy vấn nhanh thông tin của một yêu cầu mua hàng,
đơn hàng/ hợp đồng mua hàng và các chứng từ khác liên quan như hóa
đơn mua hàng, tờ khai hải quan, phiếu nhập kho, phiếu đóng gói, vận
đơn đường biển, hóa đơn phí mua hàng, chi phí mua hàng và các mối
quan hệ giữa các chứng từ đó
X
6 Đánh giá, lựa chọn và quản lý NCC
PO6.1 87 Hệ thống cho phép thiết lập tiêu chuẩn, chỉ tiêu đo lường đánh giá NCC, điều chỉnh tỷ lệ quan trọng của những tiêu chuẩn đó trong các lần đánh
giá khác nhau theo từng loại mặt hàng
X