Phân tích thực trạng và một số giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát nội bộ của Công ty điện lực Hải Dương

Hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp giúp bảo vệ tài sản của đơn vị; bảo đảm độ tin cậy của các thông tin; bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu q

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

LỜI CAM ĐOAN

Trong quá trình làm luận văn em đã dành nhiều thời gian cho việc tìm kiếm cơ sở lý luận, thu thập dữ liệu; vận dụng kiến thức để phân tích và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát nội bộ của Công ty Điện lực Hải Dương

Em xin cam đoan luận văn là kết quả nghiên cứu của mình Các số liệu, thông tin của luận văn có tham khảo và sử dụng các tài liệu, thông tin thực tế Các tài liệu trích dẫn có nguồn gốc rõ ràng

Hải Dương, tháng 03 năm 2013

Đỗ Bá Dương

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 7

1 Sự cần thiết nghiên cứu đề tài 7

2 Mục đích nghiên cứu 8

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 8

4 Phương pháp nghiên cứu 8

5 Đóng góp của luận văn 8

6 Kết cấu của luận văn 8

CHƯƠNG I:CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 10

1.1.Khái niệm về kiểm soát nội bộ 11

1.2.Sự cần thiết và lợi ích của kiểm soát nội bộ 14

1.3.Nguyên tắc đảm bảo kiểm soát nội bộ thành công 15

1.4.Những yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 19

1.5.Hệ thống kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp 21

1.6.Các hình thức kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp 24

1.7.Các nội dung hoạt động kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp 26

1.8.Chế độ kiểm soát nội bộ tại một số doanh nghiệp nước ngoài 30

1.9.Đánh giá hiệu quả hoạt động kiểm soát nội bộ 31

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH MTV ĐIỆN LỰC HẢI DƯƠNG 34

2.1 Giới thiệu về công ty và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh ………… 35

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 35

2.1.2 Cơ cấu tổ chức 35

2.1.3.Ảnh hưởng của tái cấu trúc ngành điện đến Điện lực Hải Dương 36

2.1.4 Kết quả kinh doanh và tình hình tài chính của Điện lực Hải Dương 37

2.2 Phân tích hoạt động kiểm soát nội bộ tại Công ty Điện lực Hải Dương …… 39

2.2.1 Phân tích tổ chức kiểm soát nội bộ của Công ty Điện lực Hải Dương 39

2.2.1.1 Phân tích cơ cấu tổ chức 39

2.2.1.2 Phân tích nhiệm vụ kiểm soát nội bộ tại Điện lực Hải Dương 40

2.2.1.3 Phân tích chất lượng cán bộ tham gia hoạt động kiểm soát nội bộ 40

2.2.2 Phân tích hoạt động thanh tra, giám sát công tác thu tiền điện và theo dõi nợ tiền điện 42

2.2.2.1 Phân tích công tác thực hiện quy trình thu và theo dõi nợ tiền điện 43

2.2.2.2 Phân tích hoạt động kiểm soát thu tiền điện 46

2.2.3 Phân tích hoạt động thanh tra, giám sát ghi số công tơ 49

2.2.3.1 Phân tích công tác thực hiện quy trình ghi số công tơ 49

2.2.3.2 Phân tích hoạt động kiểm soát ghi số công tơ 51

2.2.4 Phân tích hoạt động thanh kiểm tra công tác vận hành và sửa chữa lưới điện 52

2.2.4.1 Phân tích công tác xây dựng quy trình hoạt động vận hành và sửa chữa lưới điện 53 2.2.4.2 Phân tích thực trạng hoạt động kiểm soát công tác vận hành và sửa chữa lưới điện54 2.2.5 Phân tích công tác kiểm soát các công trình thi công sửa chữa lớn và đầu tư xây dựng cơ bản 59

2.2.5.1 Phân tích thực trạng công tác sửa chữa lớn và sửa chữa thường xuyên 59

2.2.5.2 Phân tích thực trạng công tác đầu tư xây dựng cơ bản 64

2.2.6 Phân tích hoạt động kiểm soát hàng tồn kho 74

2.2.6.1 Phân tích công tác kiểm soát nhập kho, xuất kho 75

2.2.6.2 Phân tích quán trình kiểm kê và quản lý hàng tồn kho 75

2.2.7 Phân tích hoạt động kiểm soát chi phí 78

2.2.7.1 Phân tích công tác báo cáo kiểm soát 79

2.2.7.2 Phân tích công tác tổ chức hoạt động kiểm tra, kiểm soát 80

2.2.8 Phân tích hoạt động kiểm soát tài sản cố định 84

2.2.8.1 Phân tích hoạt động kiểm soát việc lập hồ sơ tài sản cố định 84

2.2.8.2 Phân tích hoạt động kiểm soát quản lý và sử dụng tài sản cố định 85

2.3 Đánh giá hiệu quả của hoạt động kiểm soát nội bộ của Công ty Điện lực Hải Dương 87

CHƯƠNG III: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC HẢI DƯƠNG 90

3.1 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ 91

3.2 Đề xuất giải pháp hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ tại công ty ĐL Hải Dương 92

3.2.1 Giải pháp thứ nhất: Nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, tinh thần trách nhiệm của cán bộ thanh kiểm tra 92

3.2.2 Giải pháp thứ hai: Hoàn thiện quy chế thanh tra (thanh kiểm tra) 96

3.2.2.1 Quy định chung 97

3.2.2.2 Tổ chức đoàn thanh tra, nhiệm vụ quyền hạn của trưởng đoàn thanh tra, thành viên

đoàn thanh tra 99

3.2.2.3 Hoạt động của đoàn thanh tra 102

3.2.2.4 Quan hệ công tác của đoàn thanh tra 107

3.2.2.5 Khen thưởng và xử lý vi phạm 108

3.2.3 Giải pháp thứ ba: Chế tài xử lý đối với một số hoạt động kiểm soát nội bộ 109

KẾT LUẬN 113

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 114

PHỤ LỤC

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU, QUY TRÌNH

2010-2012

46

Điện lực Hải Dương

51

chậm tiến độ

59

trong quá trình giám sát

71

Công ty Điện lực Hải Dương

79

TỪ VIẾT TẮT

LỜI MỞ ĐẦU

1 Sự cần thiết nghiên cứu đề tài

Việt Nam đang trong giai đoạn đẩy mạnh công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, đã từng bước hội nhập với nền kinh tế thế giới, đòi hỏi các thành phần kinh

tế trong nước cần có những cải tiến tích cực trong mọi hoạt động sản xuất và đây thật sự

là thách thức to lớn đối với các tổ chức và các thành phần kinh tế trong nước hiện nay Hoạt động của một doanh nghiệp, các phòng ban đều dựa trên các quy trình, quy chế làm việc theo quy định đặt ra của từng doanh nghiệp Tuy nhiên dù cả nguyên nhân khách quan của hệ thống và nguyên nhân chủ quan về con người, quá trình làm việc không thể tránh khỏi những thiếu sót, sai sót vô tình hoặc có chủ đích Chính vì vậy hoạt động của doanh nghiệp không thể thiếu quá trình kiểm tra, giám sát việc thực hiện các hoạt động Hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp giúp bảo vệ tài sản của đơn vị; bảo đảm độ tin cậy của các thông tin;

bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động

Ngành điện là ngành công nghiệp mũi nhọn then chốt, đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển kinh tế của đất nước Trong thời gian qua nhu cầu dùng điện bình quân hàng năm tăng khoảng 15,4%, cao gần gấp đôi tốc độ tăng trưởng về GDP của cả nước Là một ngành kinh tế độc quyền nhà nước, song hiện nay ngành điện đang phải đối mặt với rất nhiều thách thức từ sự thay đổi về chính sách quản lý vĩ mô, như là đề

án tái cơ cấu ngành điện, chuyển hóa ngành điện sang kinh tế thị trường Sự biến đổi nhanh chóng của nền kinh tế thế giới, của công nghệ điện lực, các định chế tài chính và đón nhận hàng loạt các tiến trình hội nhập kinh tế như việc Việt Nam gia nhập AFTA, WTO… Do vậy, đòi hỏi ngành điện cần phải có những nỗ lực lớn lao trong việc thu hút đầu tư, đổi mới công nghệ, đặc biệt quan trọng là cần nâng cao vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ để các hoạt động của doanh nghiệp diễn ra đúng mục tiêu và đạt hiệu quả cao

Với mong muốn góp phần tham gia nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ, phân tích thực trạng và đưa ra giải pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, giúp cho các đơn vị trong ngành điện lực nâng cao hiệu quả sản xuất kinh

doanh, tác giả đã chọn đề tài “Phân tích thực trạng và một số giải pháp nâng cao

hiệu quả hoạt động kiểm soát nội bộ của Công ty Điện lực Hải Dương” làm đề tài

luận văn Thạc sỹ Quản trị kinh doanh

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty Điện lực Hải Dương

- Phạm vi nghiên cứu: Số liệu thu thập và phân tích của Công ty Điện lực Hải Dương

4 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài dựa trên phương pháp điều tra, thống kê, so sánh, phân tích, tổng hợp, dự báo để nghiên cứu đưa ra các đề xuất cụ thể, nhằm đánh giá và hệ thống hóa các vấn

đề nghiên cứu và đưa ra các đánh giá cho luận văn

5 Đóng góp của luận văn

Hệ thống hoá và bổ sung một số vấn đề lý luận có liên quan đến phân tích, đánh giá và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp

Phân tích, đánh giá một cách có hệ thống, có cơ sở khoa học thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty, đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty

6 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục và danh mục tài liệu tham khảo, nội dung chính của luận văn bao gồm 3 chương như sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ

Chương 2: Phân tích hoạt động kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH MTV Điện lực Hải Dương

Chương 3: Đề xuất giải pháp hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt kiểm soát nội bộ tại Công ty Điện lực Hải Dương

Trong quá trình thực hiện đề tài, được hướng dẫn tận tình của PGS.TS Phan

Thị Thuận, cùng với sự cố gắng của bản thân, nhưng với kiến thức và trải nghiệm

thực tế còn hạn chế, thông tin, tài liệu tham khảo còn giới hạn, nên luận văn không tránh khỏi những thiếu sót, cũng như mức độ bao quát và chiều sâu chưa được nghiên cứu đề cập đến Do vậy tác giả rất mong được sự hướng dẫn, chỉ bảo của thầy cô, các đóng góp của đồng nghiệp và những người có quan tâm, để đề tài được hoàn thiện hơn

Tác giả xin được bày tỏ lòng biết ơn các thầy cô là giảng viên chuyên ngành tại Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội, các bạn bè đồng nghiệp đã cung cấp tài liệu,

thông tin cho tác giả, đặc biệt là PGS TS Phan Thị Thuận đã tận tình hướng dẫn,

giúp đỡ tác giả hoàn thành luận văn này

CHƯƠNG I:

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1 KHÁI NIỆM VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Hoạt động thanh tra, kiểm tra trong các tổ chức, doanh nghiệp gọi là hoạt động kiểm soát nội bộ Có rất nhiều yếu tố tạo nên thành công của một doanh nghiệp như công ty có chiến lược kinh doanh tốt, đội ngũ nhân viên giỏi, chuyên nghiệp Tuy nhiên khi có đủ các yếu tố trên nhưng nhân viên trong công ty không thực hiện đúng quy trình, không có quá trình kiểm tra, giám sát quá trình hoạt động thì cũng khó có khả năng tạo ra thành công như mong muốn Và điều quan trọng hơn là làm cách nào để ngăn chặn những việc làm gian dối, không minh bạch của nhân viên Với tư cách là người chủ doanh nghiệp có cần thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ không? Vậy hệ thống kiểm soát nội bộ là gì?

Hội đồng các tổ chức tài trợ Ủy ban Treadway (CoSo) xây dựng mô hình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ được thừa nhận và áp dụng rộng rãi trên thế giới như những chuẩn mực của chất lượng kiểm soát nội bộ Theo mô hình này kiểm soát nội bộ được định nghĩa là: “ KSNB là quy trình do hội đồng quản trị, ban điều hành và cá nhân thực thi, được xây dựng nhằm đưa ra sự đảm bảo ở mức độ hợp lý đối với mục đích đạt được của các nội dung: (i) Tính hiệu quả và hiệu năng của quá trình hoạt động; (ii) Mức độ tin cậy của các báo cáo tài chính; (iii) Tính tuân thủ của các quy định pháp luật hiện hành

Theo Liên đoàn kế toán Quốc tế (The International Federation of Accountant – IFAC) thì: “Hệ thống KSNB là kế hoạch của đơn vị và toàn bộ các phương pháp, các bước công việc mà các nhà quản lý doanh nghiệp tuân theo Hệ thống KSNB trợ giúp cho các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắn theo trình tự và kinh doanh có hiệu quả kể cả việc tôn trọng các quy chế quản lý; giữ an toàn tài sản, ngăn chặn phát hiện sai phạm và gian lận; ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy”

Theo Tiến sĩ Phạm Anh Tuấn: Hệ thống KSNB thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho tổ chức hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt

ra một cách hợp lý Hệ thống này không đo đếm kết quả dựa trên con số tăng

trưởng, mà chỉ giám sát nhân viên, chính sách, hệ thống, phòng ban của công ty đang vận hành ra sao và nếu vẫn giữ nguyên cách làm đó thì có khả năng hoàn thành kế hoạch không Ngoài ra thiết lập được một hệ thống KSNB hữu hiệu sẽ hạn chế được thấp nhất việc thất thoát tài sản của công ty

Trong định nghĩa trên, có bốn khái niệm quan trọng cần lưu ý, đó là: quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu

- Kiểm soát nội bộ là một quá trình: KSNB không phải là một sự kiện hay tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện trong mọi bộ phận, quyện chặt vào hoạt động của tổ chức và là một nội dung cơ bản trong hoạt động của tổ chức KSNB sẽ hữu hiệu khi nó được xây dựng như một bộ phận không tách rời chứ không phải chức năng bổ sung cho các hoạt động của tổ chức

- Con người: KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người, đó là Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, các nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị KSNB là một công cụ được nhà quản lý sử dụng chứ không thay thế được cho nhà quản lý Tuy nhiên, không phải lúc nào con người cũng hiểu rõ, trao đổi và hành động một cách nhất quán Mỗi thành viên tham gia vào tổ chức với khả năng, kiến thức, kinh nghiệm và nhu cầu khác nhau Một hệ thống KSNB chỉ có thể hữu hiệu khi từng thành viên trong tổ chức hiểu rõ về trách nhiệm và quyền hạn của mình Do vậy, để KSNB hữu hiệu cần phải xác định mối liên hệ, nhiệm vụ và cách thức thực hiện chúng của từng thành viên để đạt được các mục tiêu của tổ chức

- Đảm bảo hợp lý: KSNB chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý cho nhà quản lý trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức chứ không thể đảm bảo tuyệt đối Điều này xuất phát từ những hạn chế tiềm tàng trong quá trình xây dựng và vận hành hệ thống KSNB như: sai lầm của con người khi đưa ra các quyết định, sự thông đồng của các cá nhân, sự lạm quyền của nhà quản lý và do mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí của việc thiết lập nên hệ thống KSNB

- Các mục tiêu: mỗi đơn vị thường có các mục tiêu kiểm soát cần đạt được để

từ đó xác định các chiến lược cần thực hiện Đó có thể là mục tiêu chung của toàn đơn vị hay mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận trong đơn vị Có thể chia các mục tiêu kiểm soát đơn vị ra thành ba nhóm:

 Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực

 Nhóm mục tiêu về BCTC: đơn vị phải đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của BCTC mà mình cung cấp

 Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: đơn vị phải tuân thủ pháp luật và các quy định

Theo PGS.TS Phan Thị Thuận: Kiểm tra là quá trình tìm kiếm, phát hiện và định hướng những sai sót nảy sinh trong hoạt động của tổ chức Vai trò và tác dụng của kiểm tra là thông qua kiểm tra nhà quản lý sẽ:

- Nắm được thông tin phản hồi về đối tượng quản lý

- So sánh với kế hoạch để phát hiện được mức độ sai lệch

- Ra quyết định điều chỉnh đối tượng quản lý để đưa tổ chức tới trạng thái mong đợi, tới mục tiêu đã vạch sẵn (Trích trong Giáo trình Quản trị học đại cương của PGS.TS Phan Thị Thuận – Nhà xuất bản khoa học kỹ thuật

Hà Nội -2005)

KSNB là những phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình được thiết lập

Tuy có nhiều cách định nghĩa về KSNB nhưng tất cả các khái niệm đều có điểm chung là:

Thứ nhất: Hệ thống KSNB được hiểu là có hai phần: Phần thứ nhất là các cơ

chế kiểm soát nội bộ bao gồm toàn bộ các cơ chế nghiệp vụ; các quy trình; quy chế nghiệp vụ cộng với một cơ cấu tổ chức (gồm sắp xếp, phân công nhiệm vụ, phân cấp, ủy quyền…) nhằm giúp hoạt động của doanh nghiệp đạt hiệu quả, ít rủi ro Phần thức hai của hệ thống KSNB chính là các bộ phận kiểm tra, giám sát chuyên trách nhằm đảm bảo cho việc vận hành các cơ chế KSNB nói trên được thực hiện hiệu quả

Thứ hai: Hệ thống KSNB sẽ gắn liền với mọi bộ phận, mọi quy trình nghiệp

vụ và mọi nhân viên trong doanh nghiệp ít nhiều sẽ tham gia vào việc KSNB và kiểm soát lẫn nhau (chứ không đơn thuần chỉ là có cấp trên kiểm soát cấp dưới)

Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - riêng của người sử dụng lao động và người lao động luôn tồn tại song hành Nếu không

có hệ thống KSNB, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung cho tổ chức? Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào có thể phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải dựa trên sự tin tưởng cảm tính? Thiết lập một hệ thống KSNB chính là xác lập một cơ chế giám sát mà ở đó bạn không quản lý bằng lòng tin mà bằng những quy định rõ ràng nhằm:

- Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm…)

- Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp…

- Đảo bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính

- Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của công ty cũng như các quy định của pháp luật

- Đảo bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đề ra

- Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ Thông thường khi công ty phát triển lên thì lợi ích của hệ thống KSNB cũng trở lên to lớn hơn vì người chủ doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc giám sát và kiểm soát các rủi ro này nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếp của bản thân Đối với những công ty có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và cổ đông, một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tin tưởng của cổ đông Xét về điểm này, một hệ thống KSNB vững mạnh là một nhân tố của một hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh, và điều này rất quan trọng đối với các công ty có nhiều nhà đầu tư bên ngoài

Một số công ty chọn có một “kiểm toán nội bộ” chịu trách nhiệm đảm bảo hệ thống KSNB được tuân thủ Kiểm toán nội bộ không được là thành viên của phòng

kế toán vì các biện pháp KSNB cũng áp dụng cho cả phòng kế toán Cụ thể kiểm toán nội bộ thường có trách nhiệm kiểm tra:

- Việc tuân thủ các quy trình và chính sách vốn là một phần của hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty

- Việc tuân thủ các chính sách và quy trình kế toán cũng như việc đánh giá tính chính xác của các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị

- Xác định các rủi ro, các vấn đề và nguồn gốc của việc kém hiệu quả và xây dựng kế hoạch làm giảm thiểu những điều này

Kiểm toán nội bộ báo cáo trực tiếp lên Tổng giám đốc hoặc Hội đồng quản trị Do đó, với một kiểm toán nội bộ làm việc hiệu quả, hệ thống KSNB của công ty

sẽ liên tục được kiểm tra và hoàn thiện

Trên cơ sở luật doanh nghiệp, luật thanh tra và các văn bản pháp luật hiện hành có thể xác định một số vấn đề mang tính nguyên tắc về hoạt động KSNB trong các doanh nghiệp như sau:

- Về mục đích: Hoạt động KSNB giúp lãnh đạo, người quản lý doanh nghiệp nắm được tình hình hoạt động sản xuất, kinh doanh phát hiện kịp thời những sơ hở trong quản lý, vi phạm pháp luật, đảm bảo kỷ cương, kỷ luật trong đơn vị, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh

- Về đối tượng: Đối tượng của hoạt động kiểm tra, kiểm soát là các bộ phận, đơn vị,

cá nhân thuộc quyền quản lý của doanh nghiệp, các vụ việc cần tiến hành kiểm tra, kiểm soát cũng phải thuộc phạm vi hoạt động của doanh nghiệp

- Về vị trí của người kiểm soát hay bộ phận kiểm soát: Phải được coi là một chức năng, một khâu của chu trình hoạt động kinh doanh Bộ phận thực hiện kiểm tra, kiểm soát phải chịu sự điều hành, chỉ đạo trực tiếp của người lãnh đạo, người quản

lý Tuy vậy, trong hoạt động của mình, bộ phận này phải có một vị trí chính thống, phải độc lập với các đối tượng của kiểm tra, kiểm soát

- Về quyền hạn: Quyền của bộ phận kiểm tra, kiểm soát là quyền mang tính phái sinh, là một bộ phận quyền lực của Giám đốc, Tổng giám đốc, vì thế quyền hạn này không bao giờ vượt quá quyền hạn của người lãnh đạo, người quản lý

- Về trình tự và thủ tục: Dù được tổ chức theo mô hình nào thì khi tiến hành kiểm tra, kiểm soát cũng cần tuân thủ theo 3 bước: Chuẩn bị, tiến hành kiểm tra và kết thúc kiểm tra Nói tóm lại, cách thức tổ chức công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trình tự thủ tục kiểm tra, kiểm soát phụ thuộc vào những đặc điểm về quy mô tổ chức, tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Điều kiện để thực hiện thành công các biện pháp KSNB đòi hỏi một tổ chức phải có:

- Một môi trường văn hóa nhấn mạnh đến sự chính trực, giá trị đạo đức và phân công trách nhiệm rõ ràng

- Quy trình hoạt động và quy trình KSNB được xác định rõ ràng bằng văn bản và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ công ty

- Các hoạt động rủi ro được phân tách rõ ràng giữa những nhân viên khác nhau

- Tất cả các giao dịch phải được thực hiện với sự ủy quyền thích hợp

- Mọi nhân viên đều phải tuân thủ hệ thống KSNB

- Trách nhiệm kiểm tra và giám sát được phân tách rõ ràng

- Định kỳ tiến hành các biện pháp kiểm tra độc lập

- Mọi giao dịch quan trọng phải được ghi lại dưới dạng văn bản

- Định kỳ phải kiểm tra và nâng cao hiệu quả các biện pháp kiểm soát nội

bộ

 Những yếu tố chi phối sự thành công

Thứ nhất: Kiểm tra phải được thiết kế căn cứ vào kế hoạch hoạt động của tổ

chức và cấp bậc của đối tượng bị kiểm tra Ví dụ: đối với các doanh nghiệp thì kiểm tra việc hoàn thành kế hoạch phải là đầu tháng, đầu quý, đầu năm sau Nhưng kiểm

tra để đánh giá kết quả trong các trường đại học lại vào thời điểm kết thúc việc lên lớp và thực hiện mỗi học kỳ một lần

Đối tượng kiểm tra là sổ sách kế toán, khi kiểm tra sự hợp lý của các chứng

từ, tức là kiểm tra tài chính, kiểm toán được thực hiện bởi một nhóm người trong nhiều ngày Loại kiểm tra này nhằm phát hiện tính gian lận, bất hợp pháp của các cấp bậc quản lý cao trong tổ chức, thuộc hàng ngũ lãnh đạo cơ quan, công ty Nhưng nếu đối tượng kiểm tra là công nhân sản xuất, nội dung kiểm tra nhằm phát hiện sự không tuân thủ quy trình công nghệ thì thời gian kiểm tra được tiến hành đồng thời cùng các hoạt động sản xuất đó và chỉ tốn ít thời gian đã có thể phát hiện vấn đề

Thứ hai: Công việc kiểm tra phải được thiết kế theo đặc điểm cá nhân nhà

quản lý

Kiểm tra nhằm giúp nhà quản lý nắm được những gì đang xảy ra cho nên những thông tin thu thập được trong quá trình kiểm tra phải được nhà quản lý thông hiểu Những thông tin hay những cách diễn đạt thông tin kiểm tra mà nhà quản lý không hiểu được thì họ sẽ không thể sử dụng và do đó sự kiểm tra sẽ không còn tác dụng

Ví dụ: Những hình ảnh chụp cắt lớp não của người bị tai nạn giao thông khi treo lên bảng không phải ai cũng đọc được và phát hiện được trấn thương sọ não ở chỗ nào và nguy hiểm đến mức nào Chỉ có các bác sỹ chuyên khoa mới có thể biết được, hiểu được kết quả kiểm tra đó và chuẩn đoán bệnh

Thứ ba: Kiểm tra phải được thực hiện tại những điểm trọng yếu

Khi đã xác định rõ mục đích của sự kiểm tra, cần phải xác định nên kiểm tra

ở đâu Trên thực tế các nhà quản lý phải lựa chọn và xác định phạm vi cần kiểm tra Nếu không xác định được chính xác khu vực trọng điểm như kiểm tra trên một khu vực quá rộng sẽ làm tốn kém thời gian, lãng phí tiền bạc, nguyên vật liệu và việc kiểm tra sẽ kém hiệu quả

Ví dụ: Kiểm tra để nhận diện đối tượng gây án chỉ tiến hành đối với các đối tượng có tiền án tiền sự Kiểm tra vi phạm giao thông chỉ thực hiện ở những đoạn đường hay có vi phạm giao thông mà không dàn trải khắp mọi nơi vì nếu như làm

thế sẽ không đủ người, hoặc sẽ rất tốn kém tiền bạc, vật tư nếu không chọn ra được những trọng điểm kiểm tra

Thứ tư: Kiểm tra phải khách quan

Việc xem xét các bộ phận cấp dưới có làm tốt công việc hay không, không thể là sự phán đoán chủ quan Nếu nhà quản trị thực hiện sự kiểm tra với những định kiến có sẵn sẽ không đưa ra những nhận xét, đánh giá đúng mức về đối tượng kiểm tra Kết quả kiểm tra sẽ bị sai lệch làm cho tổ chức gặp phải những tổn thất bởi quyết định không đúng đắn Vì vậy, kiểm tra cần phải được thực hiện với thái

độ khách quan trong quá trình tiến hành hoạt động kiểm tra để bảo đảm kết quả và kết luận kiểm tra được chính xác

Ví dụ: Trường hợp khác khi kiểm tra tạm trú bất hợp pháp (không đăng ký tạm trú), công an phường Y bỏ qua hai hộ nòng cốt là tổ trưởng dân phố, vì chủ quan, nhà quản lý cho rằng họ là những công dân tốt, biết chấp hành nghiêm chỉnh luật lệ, chính sách Nhà nước Nhưng chính các hộ đó lại có người tạm trú mà không đăng ký, không khai báo công an để báo cáo cấp trên trở thành kết luận sai lệch Hoặc có trường hợp tin con cái mà cha mẹ không kiểm tra lên lớp, chỉ kiểm tra có

đi học đúng giờ không, kết quả là con bỏ học 1 năm mà cha mẹ mới biết

Thứ năm: Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với nền văn hóa của tổ chức

Nếu nhà quản trị trong tổ chức có phong cách lãnh đạo dân chủ, nhân viên làm việc tự giác, sáng tạo và có tinh thần trách nhiệm thì việc kiểm tra hoạt động cấp dưới và nhân viên không nên thực hiện quá thường xuyên Ngược lại, nếu cấp dưới và nhân viên làm việc kém thì kiểm tra phải tiến hành thường xuyên và chặt chẽ mới có hiệu quả

Thứ sáu: Việc kiểm tra cần phải tiết kiệm và đảm bảo tính hiệu quả kinh tế

Mặc dù nguyên tắc này đơn giản những lại khó thực hiện vì tổ chức kiểm tra

là tốn kém thì giờ và tiền bạc mà đôi khi kết quả thu được lại không tương xứng với chi phí bỏ ra cho nó

Thứ bảy: Việc kiểm tra phải đưa đến hành động

Dựa vào kết quả kiểm tra nhà quản lý phải hành động, có thể đó là sắp xếp lại tổ chức, điều chỉnh lại kế hoạch, cắt giảm chi tiêu, đào tạo lại nhân viên, nhân rộng và phát huy những yếu tố tích cực, thay đổi phong cách lãnh đạo

Nếu nhận ra sai lệch so với kế hoạch đặt ra mà không điều chỉnh thì việc kiểm tra đã mất tác dụng và ý nghĩa Phòng ngừa, phát hiện và xử lý các vi phạm, sai sót là mục tiêu chủ yếu, trực tiếp của hoạt động kiểm soát Tính chất thường xuyên của hoạt động kiểm soát có tác dụng phòng ngừa Tầm quan trọng của hoạt động kiểm soát là phát hiện ra những khiếm khuyết, sơ hở trong cơ chế quản lý Kết quả đạt được của hoạt động kiểm soát là hoạt động xem xét, xử lý, điều chỉnh những phạm vi, sai lệch để cơ chế quản lý ngày một hoàn thiện hơn, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Nếu nhà quản lý không có hành động hữu hiệu để xử lý những sai lệch, vi phạm thì hoạt động kiểm soát coi như không có kết quả

Tùy vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của công ty mà hệ thống kiểm soát nội bộ được sử dụng khác nhau, nhưng nói chung hệ thống này cần 5 thành phần như sau:

Môi trường kiểm soát: Là những yếu tố của công ty ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống KSNB và là các yếu tố tạo ra môi trường mà trong đó toàn bộ thành viên của công ty nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống KSNB Ví dụ, nhận thức của các nhà quản lý về liêm chính và đạo đức nghề nghiệp, về việc cần thiết phải tổ chức bộ máy hợp lý, phân công, ủy nhiệm rõ ràng, về việc ban hành các văn bản, các nội quy, quy chế, quy trình kinh doanh…Một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống KSNB

Biện pháp xác định rủi ro: Dù cho quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa

lý khác nhau, nhưng bất kỳ công ty nào cũng có thể bị tác động bởi các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài Do đó hệ thống kiểm soát nội bộ cần

có phần xác định các rủi ro

Các yếu tố bên trong: Đó là sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng

đạo đức nghề nghiệp, chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy

tính, trang thiết bị, hạ tầng cơ sở, tổ chức và cơ sở hạ tầng không thay đổi kịp với sự phát triển, mở rộng của sản xuất, chi phí quản lý cao, thiếu kiểm tra đầy đủ do xa công ty mẹ hoặc thiếu quan tâm…

Các yếu tố bên ngoài: Đó là những tiến bộ công nghệ làm thay đổi quy trình

vận hành, thói quen của người tiêu dùng về các sản phẩm, dịch vụ; xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn ảnh hưởng đến giá cả và thị phần; đạo luật hay chính sách mới…

Để tránh bị thiệt hại do các tác động từ yếu tố bên trong lẫn bên ngoài, cần thường xuyên xác định mức độ rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn, phân tích ảnh hưởng của chúng, kể cả tần suất xuất hiện, từ đó vạch ra các biện pháp quản lý và giảm thiểu tác hại của chúng Bên cạnh đó, hệ thống thông tin và truyền thông nội bộ của công

ty cần được tổ chức sao cho có thể đảm bảo tính chính xác, kịp thời, đầy đủ, xác thực, dễ nắm bắt và đến đúng người có trách nhiệm

Yếu tố giám sát và thẩm định: Đây là quá trình theo dõi và đánh giá chất

lượng thực hiện việc KSNB để đảm bảo nó được triển khai, điều chỉnh khi môi

trường thay đổi, cũng như được cải thiện khi có khiếm khuyết Ví dụ, thường xuyên

rà soát và báo cáo về chất lượng, hiệu quả hoạt động của hệ thống KSNB, đánh giá

và theo dõi việc ban lãnh đạo cũng như tất cả nhân viên có tuân thủ các chuẩn mực ứng xử của công ty hay không

Những vấn đề cần lưu ý:

Cân nhắc kỹ cách thức triển khai: Triển khai từng bước theo kế hoạch; Triển khai triệt để trong thời gian ngắn; Với lãnh đạo phải thay đổi tư duy; Với nhân viên phải thay đổi thói quen; Với công ty phải thay đổi tập quán…

Sự phản ứng tiêu cực, sự e ngại của nhân viên khi triển khai tái thiết lập hay hoàn thiện hệ thống KSNB: Thêm việc; Mất việc; Mất chức; Mất quyền; Giảm lương; Mất “bổng”; Mọi thứ có thể bị xáo trộn; Môi trường làm việc bị thay đổi theo hướng xấu; Nhân viên không hiểu rõ về hệ thống KSNB nên khi nghe thấy hai chữ “kiểm soát” là bị dị ứng; Nghi ngờ về sự thành công của việc thiết lập hệ thống

KSNB; Nghi ngờ sự hữu ích của hệ thống KSNB (chẳng biết có gì tốt đẹp hơn không)

Hệ thống KSNB có nhiệm vụ tìm hiểu hệ thống quản lý của công ty, bao gồm cả những hoạt động chính thức hoặc không chính thức, nhằm đưa ra quy định, hướng dẫn về các nhân tố có thể tác động đến những hoạt động kinh doanh Theo nghĩa rộng, KSNB bao gồm thủ tục quản lý trang thiết bị hoặc những công cụ kiểm soát sản xuất, kinh doanh và phân phối của công ty Thông tin của người chịu trách nhiệm KSNB thường được thu thập và tổng hợp từ nhiều nguồn khác nhau như trao đổi với nhân viên cơ sở, điều tra thông qua bảng câu hỏi, bằng thực tế…Sau đó ghi lại những thông tin sơ bộ dưới dạng biểu đồ hình cột mô tả, tường thuật hoặc kết hợp cả hai hình thức trên nhằm đưa ra được một hình ảnh cụ thể để phục vụ cho công tác kiểm soát

Ban KSNB là một bộ phận thuộc bộ máy điều hành, có chức năng hỗ trợ cho giám đốc công ty, giám sát mọi hoạt động trong công ty, đảm bảo mọi nhân viên thực hiện đúng nội quy, quy chế của công ty Ngoài ra, bộ phận này còn có nhiệm

vụ phải báo cáo kịp thời kết quả kiểm tra, kiểm soát và đề xuất các giải pháp kiến

nghị cần thiết nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động an toàn đúng pháp luật Tùy theo

quy mô, cơ cấu tổ chức, đặc điểm của doanh nghiệp, thậm chí tùy thuộc vào quan niệm, nhận thức của những người lãnh đạo doanh nghiệp bộ phận KSNB

có thể được thực hiện bởi: Lãnh đạo công ty; Cử cán bộ kiêm nhiệm; Bố trí cán bộ chuyên trách; Thành lập bộ phận chuyên trách: Một số dạng bộ phận

chuyên trách thường có trong doanh nghiệp để thực hiện như:

+ Ủy ban kiểm toán, kiểm soát HĐQT + Ủy ban kiểm soát, kiểm soát CEO + Kiểm toán nội bộ, kiểm soát hoạt động + Thanh tra đối với doanh nghiệp Nhà nước

Ban giám đốc có trách nhiệm thành lập, điều hành và kiểm soát hệ thống KSNB phù hợp với mục tiêu của tổ chức Để hệ thống này vận hành tốt, cần tuân thủ một số nguyên tắc như sau: Xây dựng một môi trường văn hóa chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cùng với những quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi Các quy trình hoạt động và KSNB được văn bản hóa rõ ràng và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ tổ chức Xác định rõ ràng các hoạt động tiềm ẩn nguy cơ cao Mọi hoạt động quan trọng phải được ghi lại bằng văn bản Bất kỳ thành viên nào của tổ chức cũng phải tuân thủ hệ thống KSNB Quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát Tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập Định kỳ kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp KSNB Trừ các doanh nghiệp liên doanh với nước ngoài và các doanh nghiệp đã và đang xây dựng hệ thống chứng chỉ ISO, TQM…Theo đánh giá của nhiều chuyên gia, phần lớn các doanh nghiệp chưa hiểu rõ sự cần thiết, lợi ích cũng như cách xây dựng, tổ chức và vận hành bài bản một hệ thống KSNB Công tác kiểm tra, giám sát thường chồng chéo, phiến diện, tập trung vào các chỉ số kinh tế tài chính và kết quả cuối cùng với thói quen tìm lỗi, đổ trách nhiệm chứ không chú trọng kiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoạt động của tổ chức, lấy ngăn chặn, phòng ngừa là chính Đây là một trong các điểm yếu mà các doanh nghiệp cần khắc phục để nâng cao sức cạnh tranh khi hội nhập vào nền kinh tế toàn cầu

 Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp cần chú ý đến Đây là vấn đề đặc biệt quan trọng Nếu nhận thấy ở bộ phận KSNB của công ty mình tồn tại một trong những dấu hiệu sau đây, thì nhà quản trị cần dành nhiều thời gian hơn để chấn chỉnh:

- Không có quy trình hoạt động bằng văn bản rõ ràng: công việc chỉ được điều hành theo “khẩu lệnh”, lúc nhớ thì kiểm tra, lúc quên lại thôi

- Khi nhân viên chấp nhận làm việc “không công” có thể họ đang lợi dụng một kẽ hở nào đó trong hệ thống quản lý của công ty để kiếm lợi cho mình

- Có sự chồng chéo giữa các phòng ban, không có sự trao đổi thông tin, khi

có sai sót xảy ra thì các bộ phận đùn đẩy trách nhiệm

- Không yên tâm về tài chính công ty: Có lẽ đây là dấu hiệu đáng ngại nhất cho thấy hệ thống KSNB đang có trục trặc Hãy xem xét ngay lập tức hệ thống KSNB nếu cảm thấy không yên tâm trong hoạt động thu chi tài chính của công ty Thậm chí khi nhà quản lý không biết hoạt động kinh doanh của công ty lãi hay lỗ, cho dù trên giấy tờ hợp đồng mua bán văn bản tài chính vẫn thấy lợi nhuận

 Để hệ thống KSNB thực sự hiệu quả Rất khó để tìm ra một công thức chung giúp khắc phục những điểm yếu kém của hệ thống KSNB trong công ty Tùy từng công ty và tùy từng khuyết điểm

mà bạn cần có những biện pháp riêng biệt Ví dụ như đối với hoạt động kiểm soát chi tiêu trong công ty, cần phải tìm được cách kiểm soát tối ưu, phù hợp nhất với đặc điểm của công ty, vì đây là thứ tài sản dễ bị thất thoát nhất

Còn đối với hoạt động giám sát nguyên vật liệu, một cách thức khá hiệu quả

để hạn chế tình trạng nhân viên ăn cắp nguyên vật liệu là hai biện pháp song song: kiểm tra đột xuất và trả lương cao Bên cạnh đó, nhà quản lý nhất thiết phải có những kênh thông tin riêng của mình để giám sát hoạt động xuất nhập nguyên vật liệu

Về phía các nhà quản lý trong công ty, họ có trách nhiệm thành lập, điều hành và giám sát hệ thống KSNB sao cho phù hợp với mục tiêu của công ty Để

hệ thống này vận hành tốt, các nhà quản lý cần phải tuân thủ một số nguyên tắc như: xây dựng môi trường văn hóa chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cùng với những quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi; xác định rõ các hoạt động tiềm ẩn, nguy cơ rủi ro cao; bất kỳ thành viên nào của công ty cũng phải tuân thủ hệ thống KSNB; quy định rõ trách nhiệm kiểm tra và giám sát; tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập…

Ngoài việc thiết lập các quy chế kiểm soát ngang – dọc hay kiểm tra chéo giữa hệ thống các phòng ban, nhiều công ty còn lập thêm phòng kiểm tra, kiểm toán nội bộ và một ban kiểm soát với nhiệm vụ phát hiện những sai sót của ban điều hành, kiểm tra các hợp đồng có đúng thủ tục, đủ điều kiện chưa, kiểm tra

kho quỹ để biết tiền có bị chiếm dụng không…nhằm ngăn ngừa đến mức thấp nhất các rủi ro

Hoạt động kiểm soát nội bộ tùy thuộc vào mô hình tổ chức mỗi công ty, ở một số công ty gọi hoạt động này là thanh tra, kiểm tra hoặc hoạt động thanh kiểm tra Một số doanh nghiệp kinh doanh người ta thường gọi KSNB là hoạt động kiểm tra đối với các hoạt động sản xuất kinh doanh

Các hình thức kiểm tra hoạt động sản xuất kinh doanh bao gồm:

Kiểm tra dự phòng

Là kiểm tra nhằm tiên liệu trước sai sót sẽ xảy ra từ đó phải có biện pháp để điều chỉnh ngay trong hiện tại Hình thức kiểm tra này được tiến hành trước khi bắt đầu chương trình, kế hoạch Ví dụ: kiểm tra trước khi bắt đầu đêm diễn, trước khi quay cảnh của màn diễn xem mọi thứ đã chuẩn bị sẵn sàng chưa Nếu chưa sẵn sàng phải điều chỉnh ngay để chương trình quay phim hoặc biểu diễn nghệ thuật có kết quả tốt

Kiểm tra hiện hành

Là hình thức kiểm tra giúp nhà quản lý sửa chữa kịp thời những vấn đề mới phát sinh, gây cản trở, trục trặc cho quá trình thực hiện các kế hoạch, được thực hiện trong quá trình triển khai chương trình, kế hoạch được định trước Ví dụ: kiểm tra trước ngày tổ chức đám cưới xem có mặt nào chưa chuẩn bị thì tập trung giải quyết ngay cho chu đáo (kiểm tra dự phòng)

Kiểm tra phản hồi

Là loại kiểm soát thông dụng nhất, xảy ra sau quá trình hoạt động, khi đã có sai lệch rồi nhà quản lý mới biết Ví dụ: kiểm tra các chỉ tiêu thực hiện kế hoạch khi hết tháng, hết quý, hết năm để biết tình hình vượt hay hụt mức kế hoạch, từ đó tìm ra nguyên nhân sai lệch

Kiểm tra trọng điểm

Trọng điểm là những điểm phản ánh rõ nhất tình trạng không đạt mục tiêu, hoặc đo lường tốt nhất sự sai lệch, là điểm cho nhà quản lý biết ai chịu trách nhiệm

về sự thất bại, là tiêu chuẩn kiểm tra ít tốn kém nhất mà có thể thu thập thông tin cần thiết

Chẳng hạn lớp học có 200 sinh viên Muốn nắm được tình hình sinh viên có ghi được bài hay không, nghe rõ hay không nghe rõ, chú ý nghe giảng hay không chú ý thầy giáo chỉ cần đi xuống cuối lớp để kiểm tra

Các nội dung cần thiết kiểm tra có nhiều, có thể đưa ra một số loại như sau:

Kiểm tra tác nghiệp

Là sự đánh giá thường xuyên và độc lập được thực hiện bởi kiểm tra nội bộ

về các hoạt động của tổ chức và hoạt động kế toán Kiểm tra tác nghiệp bao gồm việc kiểm tra đánh giá các hoạt động so với kế hoạch đề ra như sau:

- Kiểm tra tiến độ sản xuất, giao hàng

- Kiểm tra phí tổn

- Kiểm tra tồn kho

- Kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu nhập và sản phẩm

- Kiểm tra bảo trì đối với máy móc, thiết bị…

Đối với mọi tổ chức họp bàn giao hàng tuần được thực hiện chiều thứ bảy tuần trước hoặc sáng thứ hai đầu tuần, chính là kiểm tra tác nghiệp về mọi mặt Đối với bệnh viện, kiểm tra tác nghiệp được thực hiện hàng ngày vào đầu giờ làm việc

Kiểm tra tài chính

Kiểm tra tài chính bao gồm nhiều nội dung khác nhau như:

- Kiểm tra ngân quỹ, thu – chi tiền mặt

- Kiểm tra hòa vốn (phân tích hòa vốn) xem ở mức sản lượng bao nhiêu thì doanh nghiệp hòa vốn

- Kiểm toán

- Phân tích tài chính để xem các chỉ tiêu tài chính ở mức độ nào, tổ chức có gặp khó khăn trong thanh toán nợ đến hạn hay không, hiệu quả hoạt động tài chính như thế nào

NGHIỆP

Các hoạt động kiểm soát của doanh nghiệp được vận hành trên cơ chế kiểm soát, đây là các chính sách, thủ tục được nhà quản lý đưa ra nhằm mục đích ngăn chặn hoặc phát hiện rủi ro Khi các thủ tục (cơ chế) này được vận hành một cách hữu hiệu (thông qua việc thực hiện một cách nghiêm ngặt các quy trình quản lý) thì các rủi ro của doanh nghiệp cũng sẽ được ngăn chặn hoặc phát hiện một cách đầy

đủ, chính xác và kịp thời

Một số hoạt động kiểm soát căn bản: Phê duyệt; Định dạng trước; Báo cáo bất

thường; Bảo vệ tài sản; Bất kiêm nhiệm; Sử dụng chỉ tiêu; Đối chiếu; Kiểm tra

và theo dõi

Thủ tục phê duyệt:

- Phê duyệt cho phép một nghiệp vụ được phát sinh

- Phê duyệt cho phép tiếp cận hay sử dụng tài sản, thông tin, tài liệu của công ty Việc phê duyệt phải phù hợp với quy chế và chính sách của công

ty Phê duyệt cũng có nghĩa là ra quyết định cho phép ai được làm một cái gì đó hay chấp nhận cho một cái gì đó xảy ra, do vậy người phê duyệt phải đúng thẩm quyền

Đối với thủ tục này cần lưu ý:

- Phê duyệt phải nặng về nội dung hơn hình thức (chữ ký) nếu không, cơ chế kiểm soát sẽ không được xác lập và do đó việc kiểm soát cũng không được thực hiện

- Phê duyệt phải là tránh chồng chéo làm tăng phiền phức, mất thời gian, ảnh hưởng đến tiến độ công việc

- Cấp phê duyệt, việc ủy quyền phê duyệt cần được phân định một cách rõ ràng

- Nhược điểm của thủ tục này là nếu có sai sót thì sẽ là sai sót hàng loạt

- Ai được phép thay đổi các định dạng này

Thủ tục báo cáo bất thường:

Tất cả các cá nhân, tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp phải có trách nhiệm báo cáo về các trường hợp bất thường, về các vấn đề bất hợp lý mà họ phát hiện ở mọi lúc, mọi nơi, ở cả trong và ngoài bộ phận của mình, cả trong và ngoài doanh nghiệp

Phải báo cáo cho người có trách nhiệm và đúng với thẩm quyền để xem xét

+ Có sự thay đổi theo dữ liệu, hệ thống

Các báo cáo này có thể do máy tính thực hiện hay do con người, nhưng phần lớn do con người thực hiện Nhiều công ty xem những báo cáo bất thường này

là những đóng góp có giá trị cho công ty và họ đã đề ra những chính sách thưởng, nâng lương và nâng bậc…cho các cá nhân và bộ phận có những báo cáo bất thường kịp lúc

Những báo cáo bất thường có giá trị cũng được đánh giá cao như sáng kiến sáng tạo của công ty Cần lưu ý:

- Báo cáo kịp lúc

- Cụ thể hóa thế nào là bất thường, thế nào là bất hợp lý, thế nào là đáng lưu ý

- Quy định cụ thể người có trách nhiệm xử lý các bất thường này

- Người xem xét các báo cáo phải tương đối độc lập

Thủ tục sử dụng chỉ tiêu:

- Quản trị theo mục tiêu MBO (Management By Objective)

- Lượng hóa tất cả những Objective mà công ty đặt ra cho các cá nhân và

bộ phận và sau đó sẽ kiểm soát theo các chỉ tiêu này

- Mục tiêu khi được cụ thể hóa thành các chỉ tiêu thì dễ theo dõi và kiểm soát hơn

- Các chỉ tiêu có thể bao gồm các chỉ tiêu tài chính và các chỉ tiêu đánh giá hoạt động của doanh nghiệp (phi tài chính)

- Chỉ tiêu phải có tính khả thi

- Lập một hệ thống tính toán định kỳ, báo cáo tình hình thực hiện các chỉ tiêu

- Chỉ rõ ai là người chịu trách nhiệm khi không đạt chỉ tiêu

- Người theo dõi các chỉ tiêu phải độc lập

- Định kỳ theo dõi và có biện pháp chấn chỉnh kịp thời

Thủ tục kiểm tra và theo dõi: Đây có thể được xem là hoạt động “kiểm tra sự

vận hành của cơ chế kiểm soát hay các thủ tục kiểm soát mà ban quản lý doanh

nghiệp đã xây dựng” Hoạt động kiểm tra này được thực hiện bởi:

- Ban giám đốc tự kiểm tra và theo dõi

- Ban giám đốc giao quyền cho cá nhân kiêm nhiệm hoặc chuyên trách hay

bộ phận nào đó kiểm tra và theo dõi (thường là kiểm toán nội bộ, bộ phận thanh kiểm tra, ủy ban kiểm tra, ban kiểm soát…)

Khi tiến hành hoạt động kiểm soát, doanh nghiệp nhà nước thường gọi là hoạt động thanh tra, kiểm tra cũng cần phải tuân thủ theo ba bước: chuẩn bị, tiến hành và kết thúc kiểm tra

Khi triển khai hoạt động kiểm soát thì bộ phận kiểm soát thực hiện theo các phương pháp như sau:

- Kiểm soát theo chiều dọc: Đây là biện pháp kiểm soát từng bộ phận, từng

cá nhân, thực hiện nhiệm vụ trong thẩm quyền được giao Ví dụ, kiểm tra phòng kinh doanh thực hiện công tác ghi chỉ số, theo dõi nợ khó đòi…, kiểm tra đội quản lý thực hiện công tác bảo trì, sửa chữa lưới điện

- Kiểm soát theo chiều ngang: đây là biện pháp kiểm soát theo từng quy trình, nghiệp vụ chuyên môn Một bộ phận có một hoặc nhiều chức năng, nhiệm vụ khác nhau, như vậy sẽ liên quan đến nhiều quy trình, nghiệp vụ chuyên môn Ví dụ: phòng kinh doanh điện năng thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh điện năng từ khâu khảo sát, lắp đặt hệ thống, đo đếm cho đến khi thu tiền khách hàng Như vậy sẽ liên quan đến hàng loạt quy trình từ: quy trình quản lý kỹ thuật, quy trình kinh doanh, quy trình quản lý thu chi…Một quy trình nghiệp vụ sẽ quy định hoạt động của nhiều bộ phận,

cá nhân nên khi kiểm tra theo quy trình nghiệp vụ sẽ kiểm soát được hoạt động của nhiều bộ phận

- Kiểm soát các nút trọng yếu: trong các hoạt động đa dạng của doanh nghiệp thì việc kiểm soát toàn diện các hoạt động là một kế hoạch khó thực hiện hoặc nếu có thể có thể thực hiện được thì tần suất kiểm tra sẽ không đảm bảo do đó để hoạt động kiểm soát có hiệu quả thì các bộ phận kiểm soát thường sử dụng phương pháp kiểm soát các nút trọng yếu Phương pháp kiểm tra này thường kết hợp cả phương pháp 1 và 2 nhưng chỉ nhắm vào các hoạt động trọng tâm, đó là những hoạt động ảnh hưởng đến nhiều tài sản của doanh nghiệp như hoạt động thu chi, những hoạt động có độ rủi ro cao như hoạt động quản lý tài sản cố định…

- Bằng phương pháp kiểm soát như trên bộ phận kiểm soát sẽ tổ chức các hoạt động kiểm soát có thể theo kế hoạch định kỳ đã được lập từ trước, cũng có thể kiểm soát đột xuất nếu thấy cần thiết hoặc phát hiện có dấu hiệu rủi ro, hoặc kiểm tra xác minh theo đơn khiếu nại, tố cáo

NƯỚC NGOÀI

Tại các công ty nước ngoài chủ yếu có ba chế độ kiểm soát như sau:

Thứ nhất là sự kiểm soát của kiểm toán viên độc lập do một công ty kiểm

toát thực hiện Người này làm theo yêu cầu của cơ quan chính quyền, tổ chức tài chính, người ký kết hợp đồng, các chủ nợ, thành viên Hội đồng quản trị…Mục đích của việc kiểm tra là để kiểm toán viên bên ngoài phát biểu ý kiến của họ về sự ngay thẳng, chính xác và phù hợp với những nguyên tắc kế toán đã được chấp nhận thể hiện trong các sổ sách và báo cáo tài chính của công ty Kết quả hoạt động của công

ty như thế nào, kiểm toán viên bên ngoài xem xét các kết quả ấy và cho biết ý kiến của mình

Thứ hai là kiểm soát mức độ hoàn thành kế hoạch bằng việc thiết lập ngân

sách hàng năm bao gồm thu, chi và kế hoạch lợi nhuận của công ty Có vai trò như

kế hoạch của công ty Việt Nam, nhưng ngân sách có hai vế chứ không chỉ có phần sản lượng hay doanh thu như của bản kế hoạch Cách lập ngân sách có thể tóm tắt như sau: Các bộ phận trong công ty tự mình lên kế hoạch công việc cho năm tới, trong phạm vi chức năng và theo một số hướng dẫn căn bản của công ty

Thứ ba : kiểm soát nội bộ là thể thức bên trong công ty, do người trong công

ty thực hiện để kiểm soát xem nhân viên làm đúng hay sai, những thể thức đã được quy định trong quyển cẩm nang khi thi hành bổn phận Mục đích sau cùng của KSNB là xem các đơn vị có khả năng đạt kế hoạch đã đề ra hay không Nó đo đếm kết quả đạt được với kế hoạch dự trù mà xem xét nhân viên, các hoạt động, chính sách, hệ thống, thể thức của công ty và thậm chí ngay cả cẩm nang điều hành, sơ đồ

tổ chức, bản mô tả chức năng đang hoạt động ra sao và nếu làm như thế thì có khả năng đạt được kế hoạch không

Chế độ kiểm soát nội bộ cũng như ngân sách chưa phổ biến ở ta vì nó đòi hỏi cách quản trị kinh doanh theo khoa học, trong khi đa số doanh nghiệp của chúng ta vẫn còn quản trị theo sự thuận tiện

Chất lượng hoạt động kiểm soát được coi là tốt nếu các nội dung sau được đảm bảo:

- Doanh nghiệp đã đề ra các định mức xác định về tài chính và các chỉ số căn bản để đánh giá hiệu quả hoạt động như những chỉ số quản lý khi lập kế hoạch và kiểm soát để điều chỉnh hoạt động sản xuất với mục tiêu đề ra

- Doanh nghiệp đã tổng hợp và báo cáo kết quả sản xuất một cách đều đặn và đối chiếu các kết quả thu được với các định mức chỉ số định trước để điều chỉnh, bổ sung kịp thời

- Doanh nghiệp có đảm bảo hệ thống các quy định, quy trình, quy chế… của mình phù hợp và có thể tạo môi trường kiểm soát và hoạt động cho các cán bộ công nhân viên Việc giám sát, thanh kiểm tra nhằm đảm bảo các quy định, quy trình, quy chế…được nghiêm túc thực hiện

- Doanh nghiệp đã có hệ thống văn bản thống nhất quy định chi tiết việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân viên, đề bạt nhân viên, trả lương, phụ cấp để khuyến khích mọi người làm việc liêm chính, hiệu quả

- Doanh nghiệp đã sử dụng “bảng mô tả công việc” quy định rõ yêu cầu kiến thức

và chất lượng nhân sự cho từng vị trí trong tổ chức

- Doanh nghiệp đã không đặt ra những chuẩn mực, tiêu chí thiếu thực tế hoặc những doanh sách ưu tiên, ưu đãi, lương thưởng … Bất hợp lý tạo cơ hội cho các hành vi

vô kỷ luật, gian dối, bất lương

- Doanh nghiệp đã áp dụng những quy tắc, công cụ kiểm toán phù hợp với những chuẩn mực thông dụng phù hợp với loại hình hoạt động kinh doanh, đảm bảo kết quả kiểm toán không bị méo mó, sai lệch do sử dụng những chuẩn mực, công cụ kiểm toán không phù hợp

- Doanh nghiệp thường xuyên luân chuyển nhân sự trong các khu vực, vị trí nhạy cảm Quan tâm, nhắc nhở, bảo vệ quyền lợi của những người làm việc trong các độc hại, nặng nhọc, nguy hiểm theo đúng quy định

- Doanh nghiệp có thiết lập đầy đủ các quy trình công việc, thường xuyên kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện quy trình, quy định, các bước, thủ tục kỹ thuật của công việc Thường xuyên cập nhập, đổi mới quy trình, quy định cho phù hợp với chất lượng và yêu cầu của công việc

- Doanh nghiệp đã đề ra các biện pháp, kế hoạch quy trình hành động cụ thể nhằm giảm thiểu tác hại rủi ro đến một giới hạn chấp nhận nào đó hoặc doanh nghiệp đã

có biện pháp để toàn thể nhân viên nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro cũng như giới hạn rủi ro tối thiểu mà doanh nghiệp có thể chấp nhận được

- Quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ trong lĩnh vực: cấp phép, phê duyệt và thực hiện các vấn đề về tài chính, kế toán và thủ kho được phân định độc lập và rõ ràng

- Doanh nghiệp đã ban hành văn bản quy định rõ ràng những ai có quyền và/hoặc được ủy quyền phê duyệt toàn bộ hay một loại vấn đề tài chính nào đó

- Doanh nghiệp đã lưu trữ các chứng từ dưới dạng văn bản tạo điều kiện phân định

rõ ràng phần thực hiện công việc với phần giám sát tại bất kỳ thời điểm nào, kể cả xác định những cá nhân các trách nhiệm về các sai phạm xảy ra

- Doanh nghiệp đã giám sát, bảo vệ và bảo dưỡng tài sản, vật tư trang thiết bị khỏi mất mát, hỏng hóc, hoặc bị sử dụng sai mục đích

- Doanh nghiệp đã cấm hoặc có biện pháp ngăn ngừa các lãnh đạo cao cấp của mình

sử dụng kinh phí, tài sản của doanh nghiệp vào các mục đích riêng

- Hệ thống truyền thông của doanh nghiệp có đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ của doanh nghiệp có thể hiểu và năm rõ được các nội quy, chuẩn mực của tổ chức đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền theo quy định

CHƯƠNG II:

PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH MTV ĐIỆN LỰC HẢI DƯƠNG

2.1 Giới thiệu về Công ty và tình hình sản xuất kinh doanh

2.1.1 Quá trình hình thành, phát triển

Điện lực Hải Dương được Chính Phủ, Tổng công ty điện lực Việt Nam (nay

là Tập đoàn điện lực Việt Nam) tin tưởng lựa chọn cho chuyển đổi sang mô hình Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Ngày 20/12/2004, Thủ tướng Chính phủ ban hành quyết định số 213/QĐ-TTg chuyển đổi Điện lực Hải Dương – doanh nghiệp trực thuộc Công ty điện lực 1 là doanh nghiệp thành viên hạch toán độc lập thuộc Tổng công ty điện lực Việt Nam thành Công ty TNHH MTV Điện lực Hải Dương

Công ty TNHH MTV Điện lực Hải Dương có con dấu riêng, được mở tài khoản tại Ngân hàng trong và ngoài nước theo quy định của pháp luật, hoạt động theo Điều lệ của Công ty và Luật doanh nghiệp với chức năng nhiệm vụ chủ yếu như sau:

- Sản xuất, kinh doanh điện năng

- Hoạt động kinh doanh đến cấp điện áp 110kV: xây dựng, cải tạo lưới điện; sửa chữa, đại tu thiết bị điện; tư vấn đầu tư xây dựng công trình lưới điện; gia công, chế tạo phụ tùng, phụ kiện, thiết bị lưới điện; xuất nhập khẩu, kinh doanh vật tư, thiết bị điện; thí nghiệm hiệu chỉnh thiết bị điện

2.1.2 Cơ cấu tổ chức

Công ty Điện lực Hải Dương bao gồm 29 đơn vị đơn vị trực thuộc, trong đó

có 13 phòng, 4 phân xưởng, 12 Điện lực cấp huyện Trách nhiệm, công việc, quyền hạn của các đơn vị được Quy định trong Quy trình trách nhiệm, quyền hạn của các đơn vị trực thuộc Công ty Điện lực Hải Dương

Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản trị từ Công ty đến các đơn vị trực thuộc tạo thành một hệ thống quản trị thống nhất, đồng bộ theo sơ đồ mô hình: trực tuyến-chức năng, có 03 cấp quản lý thể hiện dưới sơ đồ 2.1

Các đơn vị sản xuất, các Điện lực và các bộ phận trực thuộc Công ty hạch toán báo sổ Đối với 12 Điện lực huyện, thành phố có con dấu riêng, trụ sở đặt tại các huyện, thị, thành phố được mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi tại các ngân hàng

Các Điện lực là những đơn vị trực tiếp sản xuất kinh doanh điện năng trong địa bàn được Công ty phân cấp giao nhiệm vụ SXKD và thực hiện việc quản trị ngành tại từng địa phương

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy công ty Điện lực Hải Dương

2.1.3 Ảnh hưởng của tái cấu trúc ngành điện đến Điện lực Hải Dương

Hoạt động sản xuất kinh doanh điện năng vừa mang tính kinh doanh vừa mang tính phục vụ công ích Quá trình sản xuất - truyền tải - phân phối – bán điện - sử

Giám đốc Công ty

Khối VP Công ty

P1 Văn phòng Công ty P2 Phòng Kế hoạch P3 Phòng Tổ chức – Nhân sự P4 Phòng Kỹ thuật

P5 Phòng Tài Chính – Kế toán P6 Phòng Vật tư - XNK P7 Phòng Kinh Doanh P8 Phòng Quản lý xây dựng P9 Phòng An toàn lao động P10 Phòng Thanh tra - pháp chế P11 Phòng Điều độ

P12 Phòng Công nghệ thông tin P13 Phòng Kiểm tra, giám sát mua bán điện

Phân xưởng 110kV Phân xưởng Thí nghiệm đo lường Phân xưởng Cơ điện

Xưởng Tư vấn – Thiết kế

dụng điện luôn đồng thời Khi tiêu dùng, điện năng được chuyển hoá thành các dạng năng lượng khác như: cơ năng, quang năng, nhiệt năng… để thoả mãn cho nhu cầu của sản xuất và sinh hoạt Như vậy, điện năng là sản phẩm tác động đến mọi người, mọi gia đình, mọi ngành kinh tế - xã hội…

Hình thành thị trường điện cạnh tranh là chủ trương lớn của Đảng và Nhà nước Thủ tướng Chính phủ đã ra quyết định số 26/2006/QĐ-TTg ngày 26/01/2006 về lộ trình hình thành và phát triển thị trường điện lực Việt Nam gồm 3 cấp độ: cấp độ 1 (từ 2005-2014) là thị trường phát điện cạnh tranh; cấp độ 2 (từ 2015-2022) là thị trường bán buôn điện cạnh tranh; cấp độ 3 (từ sau 2022) là thị trường bán lẻ điện cạnh tranh

Như vậy, môi trường kinh doanh, thị trường điện của ngành điện nói chung và của Công ty Điện lực Hải Dương nói riêng trong tương lai sẽ có những thay đổi rất

cơ bản, tạo sự đa dạng hoá các hình thức sở hữu và quản lý trong các hoạt động điện lực, phát huy quyền tự chủ trong sản xuất kinh doanh của các đơn vị, đồng thời tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế - xã hội và đáp ứng yêu cầu hội nhập kinh tế quốc tế Đó cũng phù hợp với yêu cầu phát triển nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa của nước ta

2.1.4 Kết quả kinh doanh và tình hình tài chính của Điện lực Hải Dương

Kết quả sản xuất kinh doanh của Điện Lực Hải Dương được phản ánh qua bảng 2.1 Về điện năng thương phẩm do chịu nhiều ảnh hưởng của suy thoái kinh

tế, tăng trưởng điện năng thương phẩm năm 2012 chỉ tăng 8,67% so với năm 2011, đạt 99,97% kế hoạch năm (kế hoạch điều chỉnh số 2310/QĐ EVN NPC ngày 13/12/2012) trong khi tỷ lệ tăng trung bình hằng năm trên 20% và năm 2011 mặc dù chịu mức lợi nhuận âm kỷ lục nhưng điện năng thương phẩm vẫn tăng trưởng mức 14,79%

Giá bán điện năng thương phẩm thực hiện là 1.244,7 đồng/kwh/1.240,1

đ/kwh KH là mức khá cao so với kế hoạch do vậy doanh thu đạt 100,75% kế hoạch năm

Bảng 2.1: Kết quả sản xuất kinh doanh năm 2012

So với năm 2011 ( % )

Thu tiền điện

(Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh –PCHD)

Về tỷ lệ tổn thất điện năng, do nỗ lực rất lớn, Công ty đã giảm được tỷ lệ tổn thất 0,4% so với năm 2011, và vượt kế hoạch đề ra 0,16% Về lợi nhuận năm 2012 của Công ty đạt 37 tỷ đồng vượt so với kế hoạch đề ra năm 2011, tuy nhiên nó chỉ chiếm 1,12% doanh thu đây là con số khá thấp khi so sánh với một số công ty điện lực trong khu vực Như vậy, so với mức lợi nhuận âm 82 tỷ đồng năm 2011; năm

2012 mức lợi nhuận đã đạt dương và vượt mực tiêu đề ra

Kết luận: Năm 2012 Công ty đã đạt và vượt nhiều chỉ tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh tuy nhiên công tác kiểm soát nội bộ của Công ty đã thực sự tốt hay chưa?, hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh thực sự như thế nào?, công tác kiểm soát chi phí, tránh thất thoát lãng phí ra sao? ta cùng phân tích và tìm hiểu ở các phần tiếp theo

2.2 Phân tích hoạt động kiểm soát nội bộ tại Công ty Điện lực Hải Dương 2.2.1 Phân tích mô hình tổ chức kiểm soát nội bộ của Công ty Điện lực Hải Dương

2.2.1.1 Phân tích cơ cấu tổ chức

Mô hình hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty Điện lực Hải Dương được thiết lập theo cả chiều ngang và chiều dọc Với hệ thống kiểm soát theo chiều dọc, Công ty Điện lực Hải Dương đã quy định trong quy chế hoạt động và phân công nhiệm vụ chi tiết tại các phòng ban trong Công ty Các phòng ban Công ty tổ chức kiểm soát, kiểm tra hoạt động của các ban tại các Điện lực, các ban tại các Điện lực

tổ chức kiểm tra, giám sát các tổ đội của đơn vị và các thôn, xã Hệ thống quản lý kiểm soát theo chiều ngang được phòng hành chính tổng hợp và ban kiểm soát tổ chức kiểm tra giám sát ở Công ty và các điện lực

Tại Công ty, ngoài chức năng nhiệm vụ được phân công, nhiệm vụ cơ bản của các phòng ban Công ty đó là công tác kiểm tra, giám sát hoạt động của các Điện lực Ngoài ra, Công ty còn thành lập các phòng Thanh tra Pháp chế; phòng Kiểm tra, giám sát mua bán điện Đây là các phòng chuyên môn, kiểm tra giám sát hoạt

động của toàn Công ty (cả chiều ngang và chiều dọc) Ban kiểm soát và phòng

Thanh tra Pháp chế có trách nhiệm kiểm tra giám sát nội bộ trong văn phòng Công

ty và trực tiếp thực hiện thanh tra, kiểm tra hoạt động tại Công ty và các chi nhánh Tại các Điện lực: Hoạt động thanh kiểm tra cũng được giao cho các phòng chức năng thực hiện theo từng lĩnh vực cụ thể Các Điện lực được quy định giao cho cán bộ độc lập làm công tác kiểm tra, giám sát và giao cho các cán bộ kiêm nhiệm công tác trên khi thành lập các tổ kiểm tra, giám sát định kỳ và đột suất