Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường cao đẳng thống kê II

Ví dụ như: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong mỗi hoạt động của đơn vị, bảo vệ tài sản, tiền bạc, thông tin, bảo đảm tính trung thực của các số liệu kế toán… Nhận thức được tầm quan t

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Sau hơn 20 năm thực hiện đường lối đổi mới đất nước, công cuộc đổi mới

ở nước ta đã đạt được những thành tựu to lớn và có ý nghĩa lịch sử Tuy vậy, để đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá, phát triển kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa thì công việc cấp bách, thường xuyên là nâng cao chất lượng giáo dục và đào tạo, thúc đẩy sự nghiệp khoa học công nghệ, bồi dưỡng nhân tài, đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao

Trong bối cảnh hiện nay nền kinh tế có nhiều biến động, chính sách đổi mới giáo dục cũng thường xuyên thay đổi, Bộ giáo dục và đào tạo đồng ý cho thành lập quá nhiều trường Đại học dẫn đến sự cạnh tranh gay gắt trong tuyển sinh đối với các trường Đại học, Cao đẳng trong khu vực Trường Cao đẳng Thống kê II là cơ sở giáo dục Đại học công lập thuộc Tổng cục Thống kê, trực thuộc Bộ Kế hoạch

và Đầu tư cũng không tránh khỏi tình trạng khó khăn chung, vì vậy Nhà trường luôn ý thức được điều kiện tiên quyết là phải củng cố nội lực thật vững mạnh, phải xây dựng và duy trì hệ thống KSNB hữu hiệu và hiệu quả

Hệ thống KSNB với vai trò của nó đã và đang là một công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc giảm thiểu và kiểm soát những rủi ro có thể xảy ra đối với hoạt động của đơn vị Ví dụ như: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong mỗi hoạt động của đơn vị, bảo vệ tài sản, tiền bạc, thông tin, bảo đảm tính trung thực của các

số liệu kế toán…

Nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống KSNB trong công tác quản lý,

tác giả đã chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Thống kê II” làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp với mong muốn tìm hiểu thực trạng

và đề ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại Trường góp phần để các hoạt động trong nhà trường hiệu quả hơn, hoàn thành tốt nhiệm vụ và mục tiêu đề ra

2 Các nghiên cứu có liên quan

Trong quá trình tìm hiểu tài liệu để thực hiện luận văn, tác giả đã tham khảo một số báo cáo khoa học, bài báo, luận văn có cùng lĩnh vực nghiên cứu thực hiện

về hệ thống kiểm soát nội bộ Các luận văn khảo sát bao gồm:

Hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ, Sephen J Gauthier - Government Finance Review (2006): Bài viết này tác giả chỉ ra những gì mà mỗi nhà quản lý tài

chính khu vực công và thành viên hội đồng quản trị nên biết về kiểm soát nội bộ Tác giả đã phân tích bản chất, trách nhiệm của kiểm soát nội bộ và đặt ra câu hỏi: Khi những nhà quản lý và hội đồng quản trị được giả định rằng họ có trách nhiệm

về kiểm soát nội bộ, thì làm thế nào để họ biết rằng họ đã thực sự hoàn thành nghĩa

vụ của mình? Và kiểm soát bao nhiêu là đủ? Qua đó, tác giả cho rằng một hệ thống kiểm soát nội bộ đầy đủ hoặc toàn diện là phải xác định năm thành phần quan trọng theo khuôn khổ của báo cáo COSO

Vũ Hữu Đức (2007), “Tăng cường KSNB trong các đơn vị thuộc khu vực công - Nhìn từ góc độ Kiểm toán Nhà nước”: Bài viết này xem xét đến các mối

quan hệ giữa hoạt động kiểm toán Nhà nước với vấn đề nâng cao hệ thống kiểm soát nội bộ trong các đơn vị thuộc khu vực công để đề xuất một số hướng kết hợp hai hoạt động này nhằm phát huy cao nhất năng lực kiểm tra, giám sát của Nhà nước

Phan Nam Anh (2013), “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Trung học công nghệ Lương thực Thực phẩm”, Luận văn thạc sỹ, Trường Đại học kinh tế TP HCM:

Trong bài viết tác giả đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về KSNB ở khu vực công

và hoạt động của hệ thống KSNB tại đơn vị sự nghiệp có thu Hình thành định hướng và đưa ra một số giải pháp cụ thể: xây dựng bảng mô tả công việc, lưu trình

mô tả các hoạt động chủ yếu của đơn vị, các báo cáo cho các bộ phận Tuy nhiên luận văn chưa cập nhật hệ thống lý luận về KSNB theo INTOSAI 2013 và các biện pháp đưa ra tính cần thiết chưa cao

Nguyễn Thị Hoàng Anh (2012), “Hoàn thiện hệ thống KSNB tại trường Đại học sư phạm kỹ thuật TP HCM”, Luận văn thạc sỹ, Trường Đại học kinh tế TP HCM

Luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về KSNB ở khu vực công và hoạt động của hệ thống KSNB tại các đơn vị sự nghiệp có thu và ở các đơn vị giáo dục

đại học Đồng thời đánh giá được thực trạng hệ thống KSNB tại trường Đại học sư

phạm kỹ thuật TP HCM thông qua bảng câu hỏi khảo sát, quan sát, phỏng vấn Định hướng và đưa ra một số giải pháp cụ thể như: xây dựng bộ quy tắc ứng xử, xây dựng tiêu chí đánh giá theo KPI, xây dựng quy trình đối phó rủi ro, thành lập

Ban thanh tra chuyên trách Tuy nhiên chưa xây dựng lưu trình mô tả các hoạt động chủ yếu của đơn vị và công tác phân tích, rà soát chưa sâu rộng

Hồ Thị Thanh Ngọc (2010), “Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng xây dựng số 2”, Luận văn thạc sỹ, Trường Đại học kinh tế TP HCM:

Tác giả đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về KSNB ở khu vực công và hoạt động

của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các đơn vị sự nghiệp công lập có thu và ở các đơn

vị giáo dục Đại học Bên cạnh đó xây dựng cơ chế vận hành hệ thống kiểm soát nội

bộ tại Trường dựa trên các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn về hệ thống KSNB Tuy

nhiên các giải pháp chưa cụ thể nên còn khó khăn trong việc áp dụng vào thực tiễn và

chưa thiết kế được chỉ tiêu, biểu mẫu cụ thể

3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài:

Đề tài có những mục tiêu chính sau:

- Hệ thống hóa những cơ sở lý luận về KSNB trong khu vự công theo INTOSAI

- Tìm hiểu, đánh giá thực trạng hệ thống KSNB tại trường Cao đẳng Thống kê II

- Thông qua kết quả tìm hiểu đề ra những giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại trường Cao đẳng Thống kê II

Để giải quyết các vấn đề này, câu hỏi nghiên cứu được đặt ra như sau:

- Lý thuyết về hệ thống KSNB khu vực công đang vận dụng là gì?

- Thực trạng hệ thống KSNB tại trường Cao đẳng Thống kê II hiện nay ra sao?

- Những điểm được và chưa được của hệ thống KSNB tại Trường xuất phát từ nguyên nhân nào?

- Những giải pháp nào để hoàn thiện hệ thống KSNB tại Trường?

4 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tƣợng nghiên cứu: Hệ thống kiểm soát nội bộ tại khu vực công theo INTOSAI

4.2 Phạm vi nghiên cứu:

+ Phạm vi nghiên cứu: Hệ thống KSNB tại trường Cao đẳng Thống kê II + Thời gian nghiên cứu: Năm 2015

5 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu được sử dụng chủ yếu trong luận văn là phương pháp nghiên cứu định tính, sau đó tác giả sử dụng các phương pháp nghiên cứu cụ thể như:

5.1 Phương pháp quan sát: Tác giả đã tiến hành quan sát thực tế công tác

KSNB tại Trường từ bộ máy quản lý đến chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban liên quan đến công tác kiểm soát

5.2 Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn trực tiếp, qua điện thoại hoặc qua

email các cá nhân có trách nhiệm liên quan công tác KSNB

5.3 Phương pháp so sánh: So sánh mô hình KSNB đang thực hiện tại Trường

so với mô hình lý thuyết theo INTOSAI 2004

5.4 Phương pháp phân tích: Nghiên cứu và tìm hiểu về thực trạng hệ thống

kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Thống kê II thông qua quan sát, phỏng vấn, so sánh nhằm nắm bắt một cách thật tường tận, rõ ràng và cụ thể những mặt tích cực cũng như những điểm hạn chế còn tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trường,

từ đó đề xuất một số giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Thống kê II

6 Đóng góp của đề tài

Luận văn đã khảo sát, phân tích các yếu tố: môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin, các thủ tục kiểm soát ở Trường nhằm làm rõ thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng thống kê II Kết quả đánh giá đã chỉ ra được những mặt đạt được, đặc biệt là các khuyết điểm và nguyên nhân của các khuyết điểm, từ

đó đề xuất các giải pháp thiết thực hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Thống kê II

7 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn gồm có 3 chương chính cụ thể như sau: Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ ở đơn vị công

Chương 2: Thực trạng hệ thống KSNB tại trường Cao đẳng Thống kê II

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại trường Cao đẳng Thống kê II

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI ĐƠN VỊ CÔNG

1.1 Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.1 Lịch sử ra đời và phát triển của hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.1.1 Lịch sử ra đời và phát triển của các lý thuyết kiểm soát nội bộ

Khái niệm KSNB bắt đầu xuất hiện trong các tài liệu kiểm toán vào những năm đầu thế kỷ 20 Tại thời điểm này, KSNB chỉ được nhắc đến như là một công cụ bảo vệ tiền khỏi sự biển thủ của nhân viên Đến năm 1936, khái niệm kiểm soát nội

bộ đã được mở rộng trong một công bố của Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa

Kỳ (AICPA): Kiểm soát nội bộ là “các biện pháp và cách thức được chấp nhận và được thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và tài sản khác, cũng như kiểm tra

sự chính xác trong ghi chép sổ sách”

Theo thời gian, việc nghiên cứu và đánh giá về KSNB ngày càng được chú

trọng Năm 1949, AICPA lại công bố công trình nghiên cứu: “Kiểm soát nội bộ, các nhân tố cấu thành và tầm quan trọng đối với việc quản trị doanh nghiệp và đối với kiểm toán viên độc lâp” Trong công trình nghiên cứu này, AICPA đã mở rộng

kiểm soát nội bộ là “cơ cấu tổ chức và các biện pháp, cách thức liên quan được chấp nhận và thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tài sản, kiểm tra sự chính xác và đáng tin cậy của số liệu kế toán, thúc đẩy hoạt động có hiệu quả, khuyến khích sự tuân thủ các chính sách của nhà quản lý”

Năm 1958, Ủy ban thủ tục kiểm toán (CAP) trực thuộc AICPA ban hành báo cáo về thủ tục kiểm toán số 29: “Phạm vi xem xét KSNB của kiểm toán viên độc lập”, trong đó lần đầu tiên phân biệt KSNB về quản lý và KSNB về kế toán Những năm sau đó, AICPA tiếp tục sàng lọc, ban hành và sửa đổi các chuẩn mực về đánh giá của kiểm toán viên độc lập về KSNB

Đặc biệt vào năm 1977, khái niệm KSNB xuất hiện trong một văn bản luật

Đó là đạo luật chống hành vi hối lộ nước ngoài, trong đó nhấn mạnh vai trò của KSNB nhằm ngăn ngừa những khoản thanh toán bất hợp pháp Luật này ra đời xuất phát từ việc ngày càng có nhiều vụ gian lận gây tổn thất lớn cho nền kinh tế, điển hình là vụ tai tiếng chính trị Watergate Theo đó, Ủy ban chứng khoán Hoa Kỳ (SEC) cũng đưa ra điều luật bắt buộc các công ty phải công bố báo cáo về KSNB tại đơn vị

mình Yêu cầu này càng đòi hỏi phải có tiêu chuẩn đánh giá tính hữu hiệu của KSNB Năm 1985, ủy ban COSO thuộc hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận trên các báo cáo tài chính được thành lập dưới sự bảo trợ của 5 tổ chức nghề nghiệp:

- Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA)

- Hiệp hội kế toán Hoa Kỳ (AAA)

- Hiệp hội Các nhà quản trị tài chính (FEI)

- Hiệp hội Kiểm toán viên nội bộ (IIA)

- Hiệp hội Kế toán viên quản trị (IMA)

Năm 1992, COSO phát hành báo cáo Báo cáo COSO 1992 là tài liệu đầu tiên trên thế giới đưa ra khuôn mẫu về lý thuyết về KSNB một cách đầy đủ và có hệ thống Trên cơ sở đó, hàng loạt các nghiên cứu về KSNB ở nhiều lĩnh vực ra đời, như:

- Phát triển theo hướng quản trị: COSO nghiên cứu hệ thống đánh giá rủi ro doanh nghiệp ERM năm 2001 (ban hành chính thức năm 2004), hướng dẫn về giám sát hệ thống KSNB năm 2008

- Phát triển cho doanh nghiệp vừa và nhỏ: COSO 2006

- Phát triển theo hướng chuyên sâu vào ngành nghề cụ thể: COBIT do ISACA ban hành năm 1996, phát triển KSNB trong môi trường công nghệ thông tin, hay báo cáo của Ủy ban Basel 1998 vận dụng KSNB trong ngân hàng và các tổ chức tín dụng

- Phát triển theo hướng quốc gia: nhiều quốc gia trên thế giới đã xây dựng một khuôn khổ lý thuyết riêng về KSNB, như báo cáo Turnbull 1999 ở Anh…

1.1.1.2 Lịch sử ra đời và phát triển của KSNB trong khu vực công

Trong lĩnh vực công, KSNB cũng rất được quan tâm Một số quốc gia như Mỹ

và Canada đã phát triển và công bố các hướng dẫn về KSNB áp dụng cho các đơn

vị công lập

INTOSAI ra đời vào năm 1953 và đã phát triển từ 34 quốc gia ban đầu cho đến nay đã có 191 SAI thành viên chính thức và 4 thành viên dự bị Đại hội INTOSAI được tổ chức thường kỳ 3 năm một lần tuyên bố Lima về hướng dẫn nhận thức trong kiểm toán, được chấp nhận tại đại hội quốc tế lần thứ 9 vào năm 1977,

được biết đến như là luật lệ cơ bản của kiểm toán Nhà nước Nó cung cấp một khuôn khổ về lý thuyết và khái niệm cho các công việc của INTOSAI Trong tuyên

bố này, INTOSAI đã đặc biệt nhấn mạnh đến tính độc lập của các SAI với những tổ chức nhà nước khác và việc tạo lập một môi trường dân chủ Kiểm toán Nhà nước Việt Nam là thành viên chính thức của tổ chức INTOSAI từ tháng 7/1996, Kiểm toán Nhà nước Việt Nam đã tham gia ngày càng tích cực vào quá trình hội nhập quốc tế, có mối quan hệ hợp tác rộng rãi và đã ký kết văn kiện hợp tác với hàng chục cơ quan kiểm toán tối cao và các tổ chức quốc tế có uy tín khắp các châu lục Năm 1997, Việt Nam tham gia tổ chức cơ quan kiểm toán tối cao Châu Á (ASOSAI) ASOSAI thành lập năm 1979, hiện có hơn 45 thành viên Từ tháng 10/2009, Việt Nam là thành viên Ban điều hành tổ chức này nhiệm kỳ 2009-2012 Năm 1992, INTOSAI đã ban hành hướng dẫn về KSNB áp dụng cho khu vực công Tài liệu này đã tích hợp các lý luận chung về KSNB của báo cáo COSO và những điểm đặc thù của khu vực công Năm 2001, INTOSAI được cập nhật và công

bố vào năm 2004 Năm 2013, INTOSAI tiếp tục cập nhật và công bố và áp dụng vào năm 2014

Trên bình diện quốc tế, với vai trò tổ chức tiên phong, trong kiểm toán khu vực công, INTOSAI đã ban hành những hướng dẫn quốc tế về quản lý tài chính, cùng nhiều lĩnh vực khác, phát triển những phương pháp luận có liên quan, tổ chức huấn luyện và thúc đẩy việc trao đổi thông tin giữa các thành viên INTOSAI sử dụng 5 ngôn ngữ chính thức: Ả Rập, Anh, Pháp, Đức và Tây Ba Nha

1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ

1.2.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ theo báo cáo COSO

Theo báo cáo của COSO (1992) đã định nghĩa về hệ thống KSNB như sau:

“Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị

và các nhân viên của đơn vị, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây: Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động, sự tin cậy của báo cáo tài chính, sự tuân thủ các luật lệ và quy định”

Theo định nghĩa trên, có bốn khái niệm cần được tập trung làm rõ đó là: Quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu

- KSNB là một quá trình: KSNB không phải là một sự kiện hay tình huống

mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện trong mọi bộ phận, quyện chặt vào nhau và

là một nội dung cơ bản trong các hoạt động của tổ chức thông qua quá trình lập kế hoạch, thực hiện và giám sát KSNB sẽ hữu hiệu khi nó là một bộ phận không tách rời chứ không phải là chức năng bổ sung cho các hoạt động của tổ chức

- Con người: Khái niệm này nhấn mạnh ở vai trò của con người trong việc

thiết kế và vận hành hệ thống KSNB, đó là Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, các nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị Có thể nói KSNB được thực hiện bởi những con người trong tổ chức, bị chi phối bởi suy nghĩ và hành động của họ Chính con người sẽ vạch ra mục tiêu, đề ra biện pháp kiểm soát và vận hành chúng Một hệ thống KSNB chỉ có thể hữu hiệu khi từng thành viên trong tổ chức hiểu rõ trách nhiệm, quyền hạn của mình Vì vậy, để KSNB hữu hiệu cần phải các định mối liên hệ, nhiệm vụ và cách thức thực hiện chúng của từng thành viên để đạt được các mục tiêu của tổ chức

- Đảm bảo hợp lý: Do trong quá trình vận hành, hệ thống KSNB vẫn có một

số hạn chế tiềm tàng, đó là những sai lầm của con người khi đưa ra những quyết định, sự thông đồng của các cá nhân, sự lạm quyền của các nhà quản lý vượt tầm hệ thống KSNB Do đó, KSNB chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức chứ không thể đảm bảo tuyệt đối

- Các mục tiêu: Mỗi đơn vị thường có các mục tiêu cần thực hiện kiểm soát,

các mục tiêu này có thể là mục tiêu chung cho cả đơn vị, hay mục tiêu riêng của từng hoạt động, từng bộ phận, từng phòng ban trong đơn vị, từ đó xác định các chiến lược cần phải thực hiện Có thể thiết lập thành 3 nhóm mục tiêu sau:

Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực

Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính

Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật và các quy định

Các mục tiêu trên có thể tách biệt nhưng cũng có thể trùng với nhau, vì một mục tiêu riêng lẻ có thể sắp xếp vào một hay nhiều loại trong ba nhóm mục tiêu

trên Sự phân loại các mục tiêu nhằm giúp tổ chức kiểm soát các phương diện khác nhau

1.2.2 Khái niệm hệ thống KSNB theo hướng dẫn của INTOSAI

Theo hướng dẫn của INTOSAI (1992)

Theo tài liệu hướng dẫn của INTOSAI (1992), khái niệm KSNB được định nghĩa như sau: “Kiểm soát nội bộ là cơ cấu của một tổ chức, bao gồm nhận thức, phương pháp, quy trình và các biện pháp của người lành đạo nhằm bảo đảm sự hợp

lý để đạt được các mục tiêu của tổ chức” Mục tiêu của tổ chức bao gồm:

- Thúc đẩy các hoạt động của đơn vị diễn ra có trình tự, đạt được tính hữu hiệu

và hiệu quả trong việc thực hiện nhiệm vụ của đơn vị

- Bảo vệ các nguồn lực không bị thất thoát, tham ô, lãng phí và sử dụng sai mục đích

- Tuân thủ quy định của pháp luật và nội quy của đơn vị

- Thiết lập và báo cáo các thông tin tài chính, thông tin quản lý kịp thời và đáng tin cậy

Theo hướng dẫn của INTOSAI (2004)

Theo INTOSAI (2004) định nghĩa về KSNB như sau: “Kiểm soát nội bộ là

một quá trình xử lý toàn bộ được thực hiện bởi nhà quản lý và các cá nhân trong tổ chức, quá trình này được thiết kế để phát hiện các rủi ro và cung cấp một sự đảm bảo hợp lý để đạt được nhiệm vụ của tổ chức” Theo đó, có 5 đặc điểm quan trọng cần làm rõ, đó là:

- KSNB là một quá trình: KSNB không phải là từng hoạt động riêng rẽ mà là một chuỗi các hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất Quá trình này là phương tiện giúp đơn

vị đạt được mục tiêu của mình

- KSNB chịu sự chi phối của con người: KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người Vì vậy, muốn hệ thống KSNB thực sự hữu hiệu và hiệu quả, tạo thành sức mạnh tổng hợp thì từng thành viên trong tổ chức phải hiểu được trách nhiệm, quyền hạn của mình và hướng các hoạt động của họ đến mục tiêu chung của tổ chức

- KSNB được thiết lập để đối phó với rủi ro: Hoạt động của tổ chức luôn phải đối mặt với nhiều rủi ro tiềm ẩn KSNB có thể giúp tổ chức nhận diện, chủ động phòng ngừa và đối phó với những rủi ro này, qua đó tối đa hóa khả năng đạt được mục tiêu

- KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý: Trong tổ chức luôn có những rủi ro tiềm tàng và trong bản thân hệ thống KSNB cũng tồn tại những hạn chế tiềm tàng

Đó là sự phức tạp trong hoạt động của đơn vị, sự thông đồng của các cá nhân hay lạm quyền của nhà quản lý Do đó, KSNB chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp

lý trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị chứ không thể đảm bảo tuyệt đối

- Các mục tiêu của KSNB: Hoạt động của tổ chức luôn hướng về mục tiêu đề

ra Ở khu vực công, mục tiêu thường liên quan đến các dịch vụ công cộng và lợi ích cộng đồng bao gồm:

+ Mục tiêu hoạt động: nhằm đạt được sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động của đơn vị

+ Mục tiêu báo cáo: báo cáo cung cấp các thông tin tài chính và phi tài chính kịp thời, phù hợp cho các đối tượng sử dụng

+ Mục tiêu tuân thủ: tuân thủ công ước quốc tế, pháp luật của quốc gia và các quy định có liên quan

+ Mục tiêu về bảo vệ nguồn lực: mục tiêu này là phần chi tiết hóa mục tiêu về hoạt động của đơn vị, nhưng do đặc thù của khu vực công nên INTOSAI muốn nhấn mạnh thêm tầm quan trọng của việc sử dụng hợp lý nguồn ngân sách, tránh lạm dụng, lãng phí nguồn lực quốc gia

Theo hướng dẫn của INTOSAI (2013)

Khái niệm về KSNB theo hướng dẫn của INTOSAI (2013): “Kiểm soát nội bộ

là một quá trình xử lý toàn bộ được thực hiện bởi nhà quản lý và các cá nhân trong

tổ chức, quá trình này được thiết kế để phát hiện các rủi ro và cung cấp một sự đảm bảo hợp lý để đạt được nhiệm vụ của tổ chức” Khái niệm của INTOSAI (2013) giống như khái niệm của INTOSAI (2004) tuy nhiên về mục tiêu của báo cáo theo INTOSAI có thay đổi theo hướng dẫn về quản trị rủi ro, KSNB và biện pháp để giảm thiểu gian lận, từ đó giúp cải thiện hiệu quả hoạt động cũng như tăng cường sự giám sát của tổ chức

Các vấn đề không thay đổi trong INTOSAI (2013) là:

- Định nghĩa về KSNB

- Các tiêu chuẩn nền tảng được sử dụng để đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ

- Sử dụng sự xét đoán trong việc đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống KSNB

- Xác định KSNB là một quá trình không thể thiếu của tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu về: Tính hữu hiệu và hiệu quả cảu các hoạt động trong đơn vị, tôn trọng pháp luật và các quy định có liên quan, thiết lập và báo cáo các thông tin quản lý và thông tin tài chính đáng tin cậy và đảm bảo tính kịp thời, bảo vệ nguồn lực không thất thoát, hư hỏng, sử dụng sai mục đích

- Xác định KSNB gồm 5 yếu tố: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát

Các vấn đề thay đổi trong INTOSAI (2013):

- INTOSAI (2013): Hướng dẫn về quản trị rủi ro, KSNB và biện pháp để giảm thiểu gian lận, từ đó giúp cải thiện hiệu quả hoạt động cũng như tăng cường sự giám sát của tổ chức, có cả yếu tố ERP trong quản lý

- Cập nhật các thay đổi trong kinh doanh, môi trường hoạt động

- Mở rộng mục tiêu kinh doanh và mục tiêu báo cáo: Mục tiêu tài chính và phi tài chính

- Các khái niệm căn bản về nhân tố tổng hợp thành các nguyên tắc

- Làm rõ các yêu cầu đối với tính hữu hiệu

1.2.3 Khái niệm hệ thống KSNB theo các tổ chức khác

Theo liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC)

Theo liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC) định nghĩa: “KSNB là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm bốn mục tiêu: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động”

Theo Cơ quan Kiểm toán Nhà nước Hòa Kỳ (GAO)

Theo Cơ quan Kiểm toán Nhà nước Hòa Kỳ (GAO) định nghĩa: “KSNB là một phần quan trọng trong việc quản lý của một tổ chức Nó bao gồm các kế hoạch, phương pháp, thủ tục được sử dụng nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý rằng các mục

tiêu sau đây đều đã đạt được:

- Hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động, bao gồm cả việc bảo vệ các nguồn lực không bị thất thoát, hư hỏng hoặc sử dụng sai mục đích

- Báo cáo tài chính đáng tin cậy

- Tuân thủ luật pháp và các quy định.”

Theo chuẩn mực kiểm toán số 400

Chuẩn mực kiểm toán số 400 định nghĩa: “Hệ thống KSNB là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý, nhằm bảo

vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị”

1.3 Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ với công tác quản lý khu vực công

Hoạt động kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả hoạt động và năng lưc quản lý của đơn vị Hoạt động kiểm soát không chỉ là trong một giai đoạn hay một phần của quá trình quản lý mà nó có mặt trong tất cả các khâu, các giai đoạn trong quá trình quản lý Nhờ hoạt động kiểm soát mà việc

sử dụng các nguồn lực, các mục tiêu, các kế hoạch đề ra luôn luôn được giám sát chặt chẽ từ khi hình thành đến khi kết thúc

Nhằm giảm rủi ro cho tổ chức ở ngưỡng chấp nhận được, hệ thống KSNB được thiết lập trên cơ sở các biện pháp, chính sách, thủ tục, tình thần, giá trị, chức năng, thẩm quyền của những người liên quan và trở thành phương tiện sống còn trong hoạt động của mọi đơn vị, giúp đơn vị sự nghiệp nâng cao năng lực, cải tiến hiệu quả hoạt động, hạn chế các sự cố, và hoàn thành mục tiêu của tổ chức

Cụ thể như:

Đảm bảo hoạt động của từng đơn vị được triển khai đúng định hướng, các biện pháp tổ chức thực hiện nhiệm vụ có hiệu lực và hiệu quả

Phát hiện, ngăn chặn các rủi ro có thể xảy ra trong hoạt động tại đơn vị Quản

lý, sử dụng tài sản và các nguồn lực tại đơn vị an toàn và hiệu quả

Bảo đảm tuân thủ pháp luật và các quy chế, quy trình nghiệp vụ, quy định nội bộ

Kiến nghị với thủ trưởng đơn vị trong việc sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới các cơ chế, quy chế nhằm tăng cường biện pháp đảm bảo an toàn tài sản, tăng hiệu quả hoạt động

1.4 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ theo INTOSAI

Trong quá trình tìm hiểu về INTOSAI qua các năm (INTOSAI 1992, INTOSAI

2004, INTOSAI 2013) tác giả nghiên cứu và ứng dụng theo INTOSAI 2004 làm cơ sở khoa học nền tảng cho luận văn, lý do là tác giả nhận thấy nếu áp dụng theo

INTOSAI 1992 thì quá cũ không theo kịp sự phát triển của thời đại còn ứng dụng theo INTOSAI 2013 thì quá hiện đại INTOSAI 2013 bao gồm luôn cả yếu tố ERP trong quản lý, mà trường Cao đẳng Thống kê II là một trường quy mô nhỏ nếu vận dụng theo lý thuyết INTOSAI 2013 để xây dựng hệ thống KSNB thì hệ thống này quá cồng kềnh, tốn chi phí không phù hợp với đặc điểm hoạt của trường

Giống như báo cáo COSO, INTOSAI 2004 cũng đưa ra năm thành phần liên quan chặt chẽ đến nhau trong hệ thống KSNB của khu vực công, đó là: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát

1.4.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung cho một tổ chức, ảnh hưởng đến ý thức kiểm soát của nhân viên Môi trường kiểm soát là nền tảng cho tất cả các yếu tố khác trong KSNB, tạo nên một kỷ cương, đạo đức và cơ cấu tổ chức Trong một môi trường kiểm soát có 5 nhân tố dưới đây:

- Sự chính trực và giá trị đạo đức của nhà lãnh đạo và đội ngũ nhân viên

Sự chính trực và giá trị đạo đức của nhà lãnh đạo và đội ngũ nhân viên được xác định thông qua các chuẩn mực về hành vi của họ Họ nên thể hiện một thái độ hợp tác đối với KSNB ở tất cả các thời gian trong toàn tổ chức

Tất cả mọi người tham gia tổ chức, các nhà quản lý cũng như cán bộ nhân viên

có thể duy trì và chứng minh sự chính trực và giá trị đaọ đức thông qua việc tuân thủ các điều lệ, quy định và đạo đức về cách thức ứng xử của cán bộ công chức Nhà nước trong mọi thời điểm Điều này có thể bao gồm việc công bố tài sản cá nhân, các vị trí bên ngoài và quà tặng, báo cáo xung đột lợi ích

Ngoài ra, các tổ chức phải duy trì và chứng minh sự chính trực và giá trị đạo đức, họ phải cho công chúng nhìm thấy được nhiệm vụ và sứ mệnh của họ Ngoài

ra, hoạt động của họ phải có đạo đức, có kỷ luật, kinh tế, hữu hiệu và hiệu quả Chúng phải phù hợp với nhiệm vụ của họ

- Sự cam kết về năng lực của nhà lãnh đạo và đội ngũ nhân viên

Sự cam kết về năng lực bao gồm mức độ kiến thức và kỹ năng cần thiết để giúp đảm bảo kỷ luật, đạo đức, kinh tế, hoạt động hữu hiệu và hiệu quả, cũng như

sự hiểu biết về trách nhiệm của mình liên quan đến KSNB

Các nhà lãnh đạo và đội ngũ nhân viên phải đảm bảo một mức độ năng lực cho phép họ hiểu được tầm quan trọng cảu việc phát triển, thực hiện và duy trì một

hệ thống KSNB tốt và thực hiện nhiệm vụ của mình để hoàn thành các mục tiêu KSNB và nhiệm vụ của đơn vị Tất cả mọi người trong một tổ chức liên quan đến KSNB đều có trách nhiệm cụ thể của mình

Do đó, các nhà lãnh đạo và đội ngũ nhân viên phải duy trì và thể hiện một mức

độ kỹ năng cần thiết để đánh giá rủi ro và giúp đảm bảo hoạt động hữu hiệu và hiệu quả, và sự hiểu biết về kiểm soát nội bộ đủ để hoàn thành trách nhiệm của họ

- Triết lý quản lý và phong cách điều hành của lãnh đạo

Triết lý quản lý và phong cách điều hành của lãnh đạo phản ánh thái độ, quan điểm, quy tắc ứng xử, sự độc lập, năng lực cũng như việc các nhà quản lý phải làm gương cho nhân viên Triết lý quản lý và phòng cáchđiều hành của các nhà lãnh đạo

sẽ ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị

Nếu nhà quản lý cao nhất tin rằng KSNB là rất quan trọng, những người khác trong tổ chức sẽ cảm nhận được điều đó và sẽ phản ứng bằng cách cố gắng xây dựng hệ thống kiểm soát Ngược lại, nếu các thành viên của tổ chức cảm thấy việc kiểm soát không phải là một mối quan tâm quan trọng đối với nhà quản lý thì gần như chắc chắn rằng mục tiêu kiểm soát của tổ chức này sẽ không thể đạt được hiệu quả

- Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức bao gồm:

+ Sự phân quyền và trách nhiệm

+ Quyền hạn và trách nhiệm báo cáo

+ Hệ thống báo cáo phù hợp

Cơ cấu tổ chức xác định quyền hạn và trách nhiệm của từng bộ phận trong tổ chức Một cơ cấu tổ chức phù hợp sẽ có tác động tốt cho môi trường kiểm soát; ngược lại, một cơ cấu tổ chức không phù hợp sẽ không đảm bảo các thủ tục kiểm soát Do đó, cơ cấu tổ chức phải được thiết kế sao cho có thể ngăn ngừa được sự vi phạm các quy định của KSNB cũng như những hành vi che giấu sai lầm và gian lận

Cơ cấu tổ chức có thể bao gồm một đơn vị kiểm toán nội bộ độc lập với các bộ phận khác và đơn vị kiểm toán nội bộ này cần báo cáo trực tiếp lên bộ phận quản lý cao nhất trong tổ chức

và sẵn sàng chịu trách nhiệm, điều này rất quan trọng để KSNB có hiệu quả Điều này có ảnh hưởng rất quan trọng trong việc phát triển tính chuyên nghiệp và thực thi chính sách minh bạch trong tổ chức; đặc biệt, trong vấn đề tuyển dụng, đánh giá hiệu quả hoạt động và bổ nhiệm phải dựa trên thành quả công việc

1.4.2 Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro là quá trình xác định và phân tích các rủi ro đe dọa đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức và xác định các biện pháp đối phó thích hợp Điều này bao gồm các bước:

- Nhận dạng rủi ro

Hoạt động của đơn vị có thể gặp rủi ro từ bên trong và bên ngoài, rủi ro ở cấp

độ toàn đơn vị và từng bộ phận Nhận diện rủi ro là việc nhận thức về thời điểm, mức độ một sự kiện hay hoạt động sẽ gây ra ảnh hưởng tiêu cực đến đơn vị Một khi đơn vị nhận diện được các yếu tố rủi ro trong hoạt động của mình thì nguy cơ không đạt được mục tiêu giảm đi đáng kể Do đó, nhận dạng rủi ro phải được thực hiện liên tục bởi các nhân tố ảnh hưởng luôn thay đổi

Liên quan đến khu vực công, các cơ quan Nhà nước phải quản trị rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu giao phó, bao gồm các chỉ tiêu được giao trong kế hoạch của đơn vị

- Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro là việc xác định những ảnh hưởng có thể có của một sự kiện hay một hoạt động đối với hoạt động của đơn vị Trên thực tế không thể loại bỏ hết tất cả rủi ro mà chỉ giới hạn rủi ro xảy ra ở mức độ chấp nhận được Để làm được điều này, cấp quản lý trước hết cần đánh giá khả năng xảy ra rủi ro và mức độ ảnh

hưởng của rủi ro đến mục tiêu của đơn vị, nếu rủi ro ảnh hưởng không đáng kể và ít

có khả năng xảy ra thì không cần phải quan tâm nhiều Ngược lại, một rủi ro ảnh hưởng trọng yếu và khả năng xảy ra cao thì đơn vị cần tập trung chú ý Những tình huống nằm giữa hai thái cục này thường gây khó khăn cho việc đánh giá Do vậy, đơn vị cần có những phương pháp phân tích hợp lý

- Đối phó rủi ro

Có bốn biện pháp đối phó với rủi ro: Phân tán rủi ro, chấp nhận rủi ro, tránh né rủi ro và xử lý hạn chế rủi ro Trong phần lớn các trường hợp rủi ro phải được xử lý hạn chế và đơn vị duy trì hệt hống KSNB để có biện pháp thích hợp Các biện pháp

xử lý hạn chế rủi ro ở mức độ hợp lý vì mối liên hệ giữa lợi ích và chi phí nhưng nếu nhận dạng được và đánh giá được rủi ro thì có sự chuẩn bị tốt hơn

1.4.3 Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là các chính sách, các thủ tục được thiết lập để giải quyết các rủi ro và đảm bảo đạt được mục tiêu của tổ chức Để đạt được hiệu quả, hoạt động kiểm soát phải phù hợp, thống nhất theo kế hoạch trong suốt một thời kỳ, chi phí hiệu quả, đầy đủ, hợp lý và phải liên quan trực tiếp đến mục tiêu kiểm soát Hoạt động kiểm soát xảy ra trong toàn tổ chức, các cấp và trong tất cả các chức năng

Xét về mục đích hoạt động kiểm soát bao gồm:

- Kiểm soát phòng ngừa: là những chính sách và thủ tục kiểm soát được đưa ra

nhằm ngăn ngừa, giảm thiểu khả năng xảy ra gian lận và sai sót

- Kiểm soát phát hiện: là những chính sách và thủ tục kiểm soát được đưa ra nhằm phát hiện kịp thời những hành vi gian lận và sai sót

- Kiểm soát bù đắp: là những thủ tục kiểm soát khác được đưa ra để thay thế những hoạt động kiểm soát yếu kém, không hiệu quả

Xét về chức năng, hoạt động kiểm soát bao gồm:

- Thủ tục uỷ quyền và phê duyệt

Chỉ những người có thẩm quyền mới được thực hiện các nghiệp vụ, các giao dịch liên quan trong phạm vi quyền hạn của họ Thủ tục ủy quyền, cần được quy định bằng văn bản và truyền đạt rõ ràng cho các nhà quản lý cùng các nhân viên, phải bao gồm những điều khoản cụ thể

Tuân theo các điều khoản của việc ủy quyền có nghĩa là nhân viên hành động theo chỉ thị, trong giới hạn được thiết lập bởi nhà quản lý và pháp luật

- Phân công nhiệm vụ

Các nhân viên trong đơn vị phải được phân công công việc rõ ràng, chi tiết và nhất thiết phải tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm Thay vào đó, nhiệm vụ và trách nhiệm phải được phân chia một cách có hệ thống nhằm đảm bảo các nhân viên có thể kiểm tra lẫn nhau Các chức năng chính thường là phê duyệt, ghi chép, xử lý và bảo quản; và một cá nhân không được thực hiện nhiều hơn một trong bốn chức năng này

Tuy nhiên, sự thông đồng có thể làm giảm hoặc triệt tiêu hiệu quả của hoạt động KSNB này Một tổ chức nhỏ có thể có quá ít nhân viên để thực hiện đầy đủ thủ tục kiểm soát này Trong trường hợp đó, nhà quản lý phải nhận thức được những rủi ro và thay thế bằng thủ tục kiểm soát khác như luân chuyển nhân viên giữa các bộ phận (đảm bảo rằng một người không xử lý toàn bộ nghiệp vụ trong thời gian dài) hoặc yêu cầu các kỳ nghỉ tạm thời (giảm thiểu rủi ro bằng cách đưa ra các công việc về một vòng quay tạm thời)

- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

Kiểm soát quá trình xử lý thông tin đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kiểm soát Khi kiểm soát quá trình này đơn vị cần đảm bảo hệ thống chứng từ, sổ sách phải được kiểm soát một cách chặt chẽ và các loại nghiệp vụ phải được phê chuẩn một cách đúng đắn, hợp lý Ngày nay, khi khoa học công nghệ tiến bộ, việc kiểm soát quá trình xử lý thông tin được hỗ trợ ngày càng nhiều của chương trình máy tính, phần mềm Vì vậy, người ta chia kiểm soát quá trình xử lý thông tin thành: Kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng

+ Kiểm soát chung: Kiểm soát chung các chính sách và thủ tục áp dụng cho tất

cả hoặc một phần lớn của hệ thống thông tin của một thực thể nhằm đảm bảo cho các hệ thống này hoạt động liên tục và ổn định

+ Kiểm soát ứng dụng: Là các chính sách và thủ tục áp dụng cho một hệ thống riêng biệt, cụ thể nhằm đảm bảo dữ liệu được nhập và xử lý một cách chính xác, đầy đủ cũng như phát hiện các dữ liệu không hợp lý hay chưa được xét duyệt của

nhà quản lý Cụ thể, kiểm soát ứng dụng sẽ tập trung vào việc kiểm soát dữ liệu đầu vào, kiểm soát quá trình xử lý và cuối cùng là kiểm soát dữ liệu đầu ra

- Kiểm soát đối với quyền tiếp cận tài sản

Việc tiếp cận tài sản và dữ liệu được giới hạn cho các cá nhân có thẩm quyền

và chịu trách nhiệm tạm giữ hoặc sử dụng các nguồn tài nguyên Trách nhiệm tạm giữ được chứng minh bằng sự tồn tại của biên lai, hàng tồn kho, hoặc các hồ sơ khác và ghi nhận rõ việc chuyển giao

Việc hạn chế quyền tiếp cận tài sản làm giảm nguy cơ sử dụng trái phép hoặc thiệt hại cho đơn vị và giúp đạt được chỉ thị quản lý Mức độ hạn chế phụ thuộc vào

sự nhạy cảm của các loại tài sản và nhận thức rủi ro về mất mát hoặc sử dụng không đúng Khi xác định một tài sản nhạy cảm, nên xem xét tính di động và giá trị của tài sản đó

- Kiểm tra độc lập

Các giao dịch và sự kiện quan trọng được xác minh trước và sau quá trình,

Ví dụ như khi giao hàng, số lượng hàng hóa cung cấp được kiểm tra với số lượng đặt hàng Sau đó, số lượng hàng hóa ghi trên hóa đơn được kiểm tra với số lượng hàng hóa nhận được Hàng tồn kho được kiểm tra qua kiểm kê

- Đối chiếu

Các ghi chép được đối chiếu với các tài liệu thích hợp trên cơ sở thường xuyên, ví dụ như tài liệu kế toán có liên quan đến tài khoản ngân hàng được đối chiếu thường với báo cáo ngân hàng tương ứng

- Đánh giá về hiệu suất hoạt động

Hiệu suất hoạt động được đánh giá dựa trên một tập hợp các tiêu chuẩn, đánh giá tính hữu hiệu và hiệu quả Nếu việc đánh giá hiệu suất xác định rằng kết quả thực tế không đáp ứng được các mục tiêu, tiêu chuẩn đã được thiết lập thì các quá trình và các hoạt động đã được thiết lập để đạt được các mục tiêu cần phải được cải tiến

- Đánh giá các quy trình và các hoạt động

Các quy trình và các hoạt động cần được xem xét định kỳ để đảm bảo rằng chúng phù hợp với các quy định hiện hành, chính sách, thủ tục, hoặc đáp ứng với các yêu cầu khác

- Giám sát

Sự giám sát thường xuyên giúp đảm bảo rằng các mục tiêu KSNB đã đạt được Những người giám sát cũng hướng dẫn và đào tạo cho nhân viên của họ để giúp đảm bảo rằng các lỗi như lãng phí hay các hành vi sai trái được giảm thiểu

1.4.4 Thông tin và truyền thông

Thông tin và truyền thông rất cần thiết để thực hiện tất cả các mục tiêu KSNB

và đạt được mục tiêu của tổ chức

- Thông tin

Một điều kiện tiên quyết để có thông tin đáng tin cậy và phù hợp là việc ghi chép nhanh chóng và phân loại thích hợp các giao dịch và các sự kiện Thông tin cần thiết phải được xác định, nắm bắt và truyền đạt trong thời gian cho phép để nhân viên thực hiện trách nhiệm KSNB của họ và thông tin kịp thời cho các đối tượng khác

Khả năng nhà quản lý đưa ra quyết định thích hợp bị ảnh hưởng bởi chất lượng thông tin Các thông tin cần đáp ứng các yêu cầu như:

+ Phải phù hợp: Những thông tin phù hợp với việc ra quyết định

+ Phải kịp thời: Thông tin cung cấp phải kịp thời, đúng thời điểm yêu cầu + Phải cập nhật: Thông tin phải mới nhất

+ Phải chính xác: Thông tin đúng

+ Phải dễ tiếp cận: Dễ dàng lấy được

Để giúp đảm bảo chất lượng thông tin báo cáo, tất cả các giao dịch và sự kiện quan trọng nên được ghi chép đầy đủ, rõ ràng, đặc biệt, tài liệu này phải luôn luôn sẵn có để kiểm tra

- Truyền thông

Truyền thông là thuộc tính của hệ thống thông tin Truyền thông là việc trao đổi và truyền đạt các thông tin cần thiết tới các bên liên quan cả bên trong lẫn bên ngoài đơn vị

Trong nội bộ đơn vị, các kênh thông tin từ trên xuống, từ dưới lên trên hay thông tin hàng ngang phải được thiết lập để đảm bảo rằng bất kỳ một cá nhân nào trong đơn vị cũng hiểu rõ công việc của mình cũng như ảnh hưởng của nó đến việc đạt được các mục tiêu của đơn vị

Thông tin từ các đối tượng bên ngoài đơn vị (nhà cung cấp, ngân hàng, cơ quan quản lý nhà nước, khách hàng) cũng cần được thu thập, xử lý và báo cáo cho các cấp thích hợp để giúp đơn vị có cách xử lý kịp thời

1.4.5 Giám sát

Hệ thống KSNB cần được theo dõi để đánh giá hiệu suất hoạt động của hệ thống theo thời gian Giám sát được thực hiện thông qua hoạt động giám sát thường xuyên, giám sát định kỳ hoặc kết hợp cả hai

- Giám sát thường xuyên:

Việc giám sát thường xuyên được thực hiện đồng thời trong các hoạt động hàng ngày của đơn vị; nó bao gồm việc giám sát, quản lý thường xuyên các hoạt động của nhân viên trong việc thực hiện nhiệm vụ của mình Việc giám sát thường xuyên nhằm chống lại các hoạt động bất thường, phi đạo đức, thất thoát, lãng phí,

đe dọa sự hữu hiệu và hiệu quả của đơn vị do đó, cần phải giám sát tất cả các hoạt động trong đơn vị và đôi khi còn áp dụng cả cho các đối tượng bên ngoài

Bên cạnh việc giám sát thường xuyên, các đơn vị cần có một cái nhìn khách quan, độc lập về tính hữu hiệu của toàn hệ thống Đó chính là sự đánh giá hệ thống định kỳ, giám sát định kỳ, giám sát định kỳ còn giúp đánh giá tính hữu hiệu của việc giám sát thường xuyên

- Giám sát định kỳ:

Ngày nay, việc xây dựng một hệ thống KSNB phù hợp và hiệu quả là cần thiết

và thường chưa được chú trọng đúng mức trong các đơn vị trong khu vực tài chính công Trong quá trình hoạt động của mình, mặc dù các quy định, thủ tục quản lý và kiểm soát còn mang tính phân tán, chưa được tập trung, chưa phân loại và đánh giá có hệ thống theo các chuẩn mực nên các đơn vị khi thực thi nhiệm vụ khá vất vả trong việc tuân theo các quy định của pháp luật, các chính sách, chế độ chi tiêu nội bộ của đơn vị , để quản lý và kiểm soát quá trình sử dụng kinh phí, tài sản Mức độ rủi ro

và hiệu quả của thủ tục giám sát thường xuyên tùy thuộc vào phạm vi và tầng suất giám sát định kỳ Giám sát định kỳ bao trùm toàn bộ việc đánh giá cũng như tính khả thi của hệ thống KSNB và dựa trên các phương pháp và thủ tục kiểm soát để đảm bảo KSNB đạt kết quả như mong đợi Các nhà lãnh đạo thường xuyên phải nắm bắt được những sai sót của hệ thống KSNB Việc giám sát này bao gồm cả việc

xem xét, đánh giá các rủi ro phát hiện qua kiểm toán cũng như các kiến nghị của kiểm toán viên để đảm bảo tính khả thi trong thực tế tại đơn vị mình Vì vậy, việc tổ chức và duy trì ổn định hệ thống KSNB hiệu lực, hiệu quả là trách nhiệm của nhà lãnh đạo nhằm phục vụ cho việc quản lý, và đây là nội dung cơ bản nhất mà người lãnh đạo phải có trách nhiệm tạo ra môi trường kiểm soát phù hợp ở đơn vị mình

1.5 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ

Một hệ thống KSNB dù có hoàn hảo tới đâu cũng không tránh khỏi những hạn chế tiềm tàng, xuất phát từ những nguyên nhân sau:

- Hạn chế xuất phát từ sự thông đồng, lạm quyền: khi có sự thông đồng hoặc lạm quyền thì rất khó phát hiện bởi các sai phạm này diễn ra rất tinh vi, thường có

sự bao che, cố tình che giấu hoặc tận dụng các lỗ hổng trong hệ thống KSNB để trục lợi cá nhân

- Hạn chế xuất phát từ bản thân con người trong tính cách, trình độ chuyên môn, nhận thức…có thể gây nên những sai sót hoặc gian lận

- Hạn chế từ những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp khi điều kiện, môi trường hoạt động của đơn vị thay đổi

- Hạn chế về yêu cầu chi phí nhỏ hơn lợi ích: có những biện pháp không thể thực hiện được do chi phí bỏ ra quá lớn so với lợi ích mang lại

Chính những hạn chế trên đây là trong những nguyên nhân khiến cho hệ thống KSNB không đảm bảo tuyệt đối, mà chỉ đảm bảo hợp lý để đạt được các mục tiêu của tổ chức

1.6 Đặc điểm hoạt động của hệ thống KSNB ở cơ sở giáo dục ĐH tại Việt Nam 1.6.1 Đặc điểm của cơ sở giáo dục đại học

- Cơ sở giáo dục đại học trong hệ thống giáo dục quốc dân bao gồm:

+ Trường Cao đẳng

+ Trường Đại học, Học viện

+ Đại học vùng, Đại học quốc gia

+ Viện nghiên cứu khoa học được phép đào tạo trình độ tiến sĩ

- Cơ sở giáo dục đại học Việt Nam đƣợc tổ chức theo các loại hình sau:

+ Cơ sở giáo dục đại học công lập thuộc sở hữu nhà nước, do Nhà nước đầu

tư, xây dựng cơ sở vật chất

+ Cơ sở giáo dục đại học tư thục thuộc sở hữu của tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế tư nhân hoặc cá nhân, do tổ chức xã hội, tổ chức

xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế tư nhân hoặc cá nhân đầu tư, xây dựng cơ sở vật chất

+ Cơ sở giáo dục đại học có vốn đầu tư nước ngoài gồm: Cơ sở giáo dục đại học có 100% vốn của nhà đầu tư nước ngoài; Cơ sở giáo dục đại học liên doanh giữa nhà đầu tư nước ngoài và nhà đầu tư trong nước

- Nhiệm vụ và quyền hạn của trường Cao đẳng, đại học, học viện:

+ Xây dựng chiến lược, kế hoạch phát triển cơ sở giáo dục đại học

+ Triển khai hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ, hợp tác quốc tế, bảo đảm chất lượng giáo dục đại học

+ Phát triển các chương trình đào tạo theo mục tiêu xác định; bảo đảm sự liên thông giữa các chương trình và trình độ đào tạo

+ Tổ chức bộ máy; tuyển dụng, quản lý, xây dựng, bồi dưỡng đội ngũ giảng viên, cán bộ quản lý, viên chức, người lao động

+ Quản lý người học; bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của giảng viên, viên chức, nhân viên, cán bộ quản lý và người học; dành kinh phí để thực hiện chính sách xã hội đối với đối tượng được hưởng chính sách xã hội, đối tượng ở vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn; bảo đảm môi trường sư phạm cho hoạt động giáo dục

+ Tự đánh giá chất lượng đào tạo và chịu sự kiểm định chất lượng giáo dục + Được Nhà nước giao hoặc cho thuê đất, cơ sở vật chất; được miễn, giảm thuế theo quy định của pháp luật

+ Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực; xây dựng và tăng cường cơ sở vật chất, đầu tư trang thiết bị

+ Hợp tác với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y tế, nghiên cứu khoa học trong nước và nước ngoài

+ Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo và chịu sự kiểm tra, thanh tra của Bộ Giáo dục và Đào tạo, các bộ, ngành có liên quan và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi

cơ sở giáo dục đại học đặt trụ sở hoặc có tổ chức hoạt động đào tạo theo quy định + Các nhiệm vụ và quyền hạn khác theo quy định của pháp luật

- Các nguồn tài chính của cơ sở giáo dục đại học bao gồm:

+ Ngân sách nhà nước (nếu có)

+ Đầu tư của các tổ chức, cá nhân trong nước và nước ngoài

+ Nguồn thu hợp pháp khác theo quy định của pháp luật

- Quản lý tài chính của cơ sở giáo dục đại học bao gồm:

+ Cơ sở giáo dục đại học thực hiện chế độ tài chính, kế toán, kiểm toán, thuế

và công khai tài chính theo quy định của pháp luật

+ Cơ sở giáo dục đại học có sử dụng ngân sách nhà nước được Nhà nước giao nhiệm vụ gắn với nguồn ngân sách nhà nước để thực hiện nhiệm vụ có trách nhiệm quản lý, sử dụng nguồn ngân sách nhà nước theo quy định của Luật ngân sách nhà nước

+ Phần tài chính chênh lệch giữa thu và chi từ hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học của cơ sở giáo dục đại học tư thục được sử dụng như sau:

a) Dành ít nhất 25% để đầu tư phát triển cơ sở giáo dục đại học, cho các hoạt động giáo dục, xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị, đào tạo, bồi dưỡng giảng viên, viên chức, cán bộ quản lý giáo dục, phục vụ cho hoạt động học tập và sinh hoạt của người học hoặc cho các mục đích từ thiện, thực hiện trách nhiệm xã hội Phần này được miễn thuế;

b) Phần còn lại, nếu phân phối cho các nhà đầu tư và người lao động của cơ sở giáo dục đại học thì phải nộp thuế theo quy định của pháp luật về thuế

+ Giá trị tài sản tích lũy được trong quá trình hoạt động của cơ sở giáo dục đại học tư thục và giá trị của các tài sản được tài trợ, ủng hộ, hiến tặng cho cơ sở giáo dục đại học tư thục là tài sản chung không chia, được quản lý theo nguyên tắc bảo toàn và phát triển

+ Việc rút vốn và chuyển nhượng vốn đối với cơ sở giáo dục đại học tư thục thực hiện theo quy định của Thủ tướng Chính phủ, bảo đảm sự ổn định và phát triển của cơ sở giáo dục đại học

+ Chính phủ quy định phương thức và tiêu chí phân bổ nguồn ngân sách nhà nước cho các cơ sở giáo dục đại học, về tài chính của cơ sở giáo dục đại học có vốn đầu tư nước ngoài trong hoạt động giáo dục

+ Bộ Giáo dục và Đào tạo, các bộ, cơ quan ngang bộ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh kiểm tra, thanh tra việc quản lý và sử dụng đúng mục đích nguồn tài chính tại các cơ sở giáo dục đại học

- Quản lý và sử dụng tài sản của cơ sở giáo dục đại học:

+ Cơ sở giáo dục đại học quản lý, sử dụng tài sản được hình thành từ ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng tài sản nhà nước;

tự chủ, tự chịu trách nhiệm quản lý và sử dụng tài sản hình thành từ các nguồn ngoài ngân sách nhà nước

+ Tài sản và đất đai được Nhà nước giao cho cơ sở giáo dục đại học tư thục quản lý và tài sản mà cơ sở giáo dục đại học tư thục được tài trợ, ủng hộ, hiến tặng phải được sử dụng đúng mục đích, không chuyển đổi mục đích sử dụng và không được chuyển thành sở hữu tư nhân dưới bất cứ hình thức nào

+ Tài sản của cơ sở giáo dục đại học có vốn đầu tư nước ngoài được Nhà nước bảo hộ theo quy định của pháp luật Việt Nam và điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên

+ Bộ Giáo dục và Đào tạo, các bộ, cơ quan ngang bộ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh kiểm tra, thanh tra việc quản lý và sử dụng tài sản nhà nước của cơ sở giáo dục đại học theo quy định của Chính phủ

1.6.2 Hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ ở cơ sở giáo dục đại học

- Đối với mục tiêu về hoạt động

Mục tiêu hoạt động của các cơ sở giáo dục đại học không phải là việc tối đa hóa lợi nhuận mà là tối đa hóa lợi ích cộng đồng Theo đó, xây dựng hệ thống KSNB trong khu vực này để đảm bảo yếu tố sau:

+ Việc thực hiện các hoạt động của đơn vị đúng phương pháp, đảm bảo tính hữu hiệu, hiệu quả và quan trọng là phải đạt được tính giáo dục trong các hoạt động của mình

+ Việc quản lý, sử dụng các nguồn lực một cách hợp lý, hiệu quả, tránh thất thoát, lạm dụng và sử dụng sai mục đích

- Đối với mục tiêu về báo cáo

Các cơ sở giáo dục đại học và cá nhân phải chịu trách nhiệm cho quyết định của mình bao gồm việc quản lý công quỹ, sự công bằng, và tất cả các khía cạnh của hiệu suất Điều này sẽ được thực hiện bằng cách phát triển, duy trì và báo cáo các thông tin tài chính và phi tài chính phù hợp, kịp thời cho các đối tượng bên trong cũng như bên ngoài đơn vị Cụ thể:

+ Các thông tin tài chính và phi tài chính phải được trình bày và báo cáo trung thực, đáng tin cậy

+ Các thông tin tài chính và phi tài chính phải được cung cấp kịp thời, phù hợp với từng đối tượng bên trong và bên ngoài đơn vị

- Đối với mục tiêu tuân thủ

Các tổ chức phải tuân thủ pháp luật, các điều ước quốc tế và các quy định có liên quan Trong các tổ chức công cộng, pháp luật quy định việc thu, chi tiền công quỹ và cách thức điều hành Đối với mục tiêu này, cần xây dựng hệ thống KSNB để đảm bảo rằng:

+ Việc chấp hành nghiêm túc Luật ngân sách nhà nước, Luật kế toán, Luật thuế và các văn bản quy phạm pháp luật liên quan

+ Việc chấp hành nội quy và quy chế của đơn vị hành chính sự nghiệp

1.7 Kinh nghiệm vận dụng hệ thống kiểm soát nội bộ tại một số tổ chức công ở Việt Nam

Vũ Hữu Đức (2007) nêu rõ “So sánh với Báo cáo COSO 1992, các chuẩn mực kiểm soát nội bộ trong khu vực công tập trung hơn vào các chức năng và đặc điểm của đơn vị nhà nước và các quy định có tính quy chuẩn hơn là chỉ hướng dẫn Trong khu vực công tại Việt Nam hiện nay, khái niệm kiểm soát nội bộ còn rất mới mẻ Các nhà quản lý trong khu vực công thường dựa trên các quy định của pháp luật, kinh nghiệm cá nhân để hành xử hơn là một cái nhìn tổng quát và có hệ thống về công tác kiểm soát Ngoài ra, việc thiếu một kỹ năng phân tích chứng từ mục tiêu, rủi ro đến các hoạt động kiểm soát sẽ dẫn đến tổn hao nguồn lực vào những thủ tục kiểm soát không cần thiết trong khi lại bỏ sót những rủi ro quan trọng” Các đơn vị công thường không xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn chỉnh nhưng các yếu tố trong hệ thống kiểm soát nội bộ vẫn tồn tại mờ nhạt, mang tính chất tự phát

Hầu hết các trường cao đẳng và đại học hoạt động và quản lý dựa trên các quy định của Bộ giáo dục và đào tạo Nếu các trường thực hiện theo đúng các quy định ban hành thì sẽ có cơ chế quản lý tốt Nên phần này tác giả chỉ nêu những sự kiện liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ trong nước ở khu vực công Mục đích của tác giả là từ những hạn chế, khuyết điểm của các trường sẽ giúp cho trường Cao đẳng Thống kê II hoàn thiện công tác quản lý trên cơ sở hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo Nguyễn Thị Thu Hậu (2014) Trường Đại học Bạc Liêu được thành lập vì mục đích giáo dục, đào tạo nguồn nhân lực cho đất nước Tuy mới thành lập không bao lâu nhưng Nhà trường vẫn rất chú trọng đến việc quản lý Mặc dù trường chưa

có hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn chỉnh và riêng biệt cũng như chưa có bộ phận kiểm soát nội bộ mà chỉ có phòng thanh tra pháp chế nhưng Ban Giám Hiệu vẫn đề cao việc kiểm soát hoạt động của Nhà trường Nhà trường rất quan tâm đến chất lượng giảng dạy; quy trình thu - chi tài chính rõ ràng; tập trung đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị dạy học; thường xuyên kiểm tra, giám sát các hoạt động của Nhà trường Tuy nhiên, đánh giá rủi ro là thành phần không được Nhà trường xem trọng nhất, nó hiện diện rất mờ nhạt

Theo Nguyễn Thị Hoàng Anh (2014), Trường Cao đẳng Giao thông vận tải Tp.HCM là trường trực thuộc Ủy ban Nhân dân Tp.HCM Hệ thống kiểm soát của Nhà trường hình thành với đầy đủ năm yếu tố cấu thành Cũng như trường Đại học Bạc Liêu, trường Cao đẳng Giao thông vận tải Tp.HCM vẫn chưa thật sự quan tâm đến việc đánh giá rủi ro Bốn thành phần còn lại là: môi trường kiểm soát, hoạt động kiểm soát, thông tin - truyền thông và giám sát được thực hiện tương đối tốt Nhà trường rất quan tâm đến chất lượng giảng dạy, ý kiến góp ý của người học; luôn tạo điều kiện để cán bộ nhân viên, giảng viên học tập nâng cao trình độ; công tác tài chính, thu chi, mua sắm tài sản được thực hiện đúng kế hoạch và rõ ràng; các cuộc thanh tra, giám sát được tổ chức định kỳ và tương đối nghiêm túc

Từ thực tiễn vận dụng hệ thống kiểm soát nội bộ của trường Đại học Bạc Liêu

và trường Cao đẳng Giao thông vận tải Tp.HCM, tác giả nhận thấy, các trường ít quan tâm đến hoạt động kiểm soát nội bộ, công tác đánh giá rủi ro hầu như không được thực hiện Điều này có thể xuất phát từ các trường là đơn vị sự nghiệp nên rủi

ro được Nhà trường cho là tương đối ít và không quan trọng Từ việc vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ của một số trường nêu trên, tác giả rút ra bài học kinh nghiệm cho Trường Cao đẳng Thống kê II như sau:

- Nâng cao nhận thức về hệ thống kiểm soát đối với lãnh đạo nhà trường và cán bộ giáo viên vì nhận thức tốt sẽ tạo ra môi trường kiểm soát tốt

- Cần thường xuyên nhận diện các rủi ro xảy ra trong đơn vị, để làm căn cứ xây dựng các thủ tục kiểm soát hữu hiệu

- Xây dựng quy trình cho tất cả các hoạt động, trong mỗi quy trình phải xem trọng việc gắn liền kiểm soát các rủi ro và thực hiện kiểm tra, giám sát thường xuyên, định kỳ

- Công khai thu chi tài chính, minh bạch trong mọi hoạt động

- Cần xem trọng công tác đào tạo đội ngũ cán bộ nhân viên giảng viên; lấy mục tiêu chất lượng giáo dục là hàng đầu

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trong chương 1, tác giả đã trình bày cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ ở đơn

vị công theo hướng dẫn của INTOSAI 1992 (cập nhật năm 2004) Theo đó, một hệ thống KSNB được cấu thành từ năm bộ phận: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi

ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát

Một hệ thống KSNB hữu hiệu là mong ước của bất kỳ một đơn vị nào, nó giúp đơn vị đó đạt được các mục tiêu đã đề ra Tuy nhiên, một hệ thống KSNB dù được thiết lập chặt chẽ đến đâu cũng không tránh khỏi những những hạn chế tiềm tàng

Do đó, các nhà quản lý cần phải quan tâm để giảm thiểu những rủi ro từ những hạn chế này

Hiện nay, hướng dẫn về KSNB của INTOSAI được sử dụng rộng rãi, phổ biến

để phù hợp với đặc điểm chính trị và quản lý khác nhau ở mỗi quốc gia Do đó, bên cạnh cơ sở lý thuyết tác giả cũng trình bày một số đặc điểm hoạt động của hệ thống

KSNB ở cơ sở giáo dục ĐH tại Việt Nam làm nền tảng để nghiên cứu những

chương tiếp theo

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG THỐNG KÊ II 2.1 Tổng quan về trường Cao đẳng Thống kê II

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Trường Cao đẳng Thống kê II

Tên tiếng Việt: Trường Cao đẳng Thống kê II

Tên giao dịch quốc tế: College of Statistics No2, viết tắt là COS2

Trụ sở chính tại: Phường Tân Hiệp, thành phố Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai

Cơ quan quản lý: Tổng cục Thống kê thuộc Bộ Kế hoạch và đầu tư

Trường Cao đẳng Thống kê II là đơn vị giáo dục công lập trực thuộc Tổng cục Thống kê - Bộ Kế hoạch và Đầu tư được thành lập theo Quyết định số 1069/QĐ-BGDĐT, ngày 31 tháng 3 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo trên cơ

sở nâng cấp Trường Trung cấp Thống kê

Lịch sử gần 40 năm, Trường đã đào tạo được khoảng 40.000 học sinh, học viên TCCN đến từ khắp các miền của đất nước Chất lượng đào tạo TCCN của Nhà trường được thường xuyên quan tâm bằng việc tự đánh giá, kiểm tra và điều chỉnh: nội dung chương trình, điều chỉnh phương pháp sư phạm; kết hợp với thăm dò ý kiến của cựu học sinh, các công ty, doanh nghiệp và các đơn vị sử dụng lao động trên địa bàn đào tạo của trường

Từ ngày thành lập đến nay Nhà trường đã vượt qua khó khăn để xây dựng và phát triển, đã đào tạo và cung cấp nguồn nhân lực có chuyên môn Thống kê - Kế toán - Tin học trình độ trung cấp cho các cơ quan, đơn vị thuộc ngành thống kê, các ngành kinh tế khác và cho xã hội, bao gồm:

- Đào tạo TCCN hệ chính quy 39 khóa học: 10.400 học sinh,

- Đào tạo TCCN hệ VLVH 140 khóa học: 20.100 học viên,

- Bồi dưỡng nghiệp vụ thống kê 30 khóa: 3.320 học viên,

- Liên kết đào tạo đại học, cao đẳng: 4.700 sinh viên

Tổng cộng: 38.520 học sinh, sinh viên

Ngoài ra, Nhà trường còn tham gia đào tạo cán bộ cho ngành Thống kê Campuchia với số lượng khoảng 500 học viên có trình độ Trung cấp Thống kê Trong nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, Nhà trường đã tạo được thương hiệu, có chỗ đứng vững chắc trong hệ thống giáo dục quốc dân và trên địa bàn miền Đông Nam Bộ, là địa chỉ đỏ, duy nhất chuyên đào tạo ngành Thống kê

- kế toán trình độ TCCN, Cao đẳng của toàn bộ các tỉnh, thành phố khu vực phía Nam Hàng năm góp phần đào tạo, bổ sung đáng kể nguồn nhân lực cho ngành Thống kê, cho tỉnh Đồng Nai và cho xã hội nói chung

Nhờ những kết quả đạt được trong suốt quá trình hình thành và phát triển, Nhà trường đã được Đảng, Nhà nước tặng thưởng nhiều phần thưởng cao quý như Huân chương Lao động hạng Nhì năm 1996, Huân chương lao động hạng Nhất năm 2001

và nhiều bằng khen của Chính phủ, của các Bộ và UBND tỉnh Đồng Nai Từ nay đến năm 2020, Nhà trường duy trì đào tạo TCCN hệ chính quy, thực hiện đào tạo bậc Cao đẳng chính quy với 03 ngành; Thống kê, Kế toán và Quản trị kinh doanh

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Trường Cao đẳng Thống kê II

tế - xã hội Trường chịu sự lãnh đạo và quản lý trực tiếp của Tổng cục Thống kê về chương trình giảng dạy chuyên môn, tổ chức, biên chế, tài chính và tài sản theo quy định của pháp luật; chịu sự quản lý nhà nước về giáo dục của Bộ giáo dục và Đào tạo, đồng thời chịu sự quản lý hành chính của Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai

Trường là đơn vị sự nghiệp có thu tự đảm bảo một phần chi phí hoạt động, thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật

- Nhiệm vụ và quyền hạn

+ Xây dựng và thực hiện kế hoạch phát triển Nhà trường phù hợp với chiến lược phát triển ngành Thống kê, chiến lược phát triển giáo dục và quy hoạch mạng lưới các trường đại học, cao đẳng của Nhà nước

+ Đào tạo nhân lực có trình độ Cao đẳng và các trình độ thấp hơn các chuyên ngành: Thống kê, Kế toán, các ngành kinh tế khác đáp ứng yêu cầu của ngành Thống kê và của xã hội

+ Phát triển các chương trình đào tạo, biên soạn giáo trình, lập kế hoạch giảng dạy và học tập phù hợp với trình độ và hình thức đào tạo từng ngành trên

cơ sở chương trình khung do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban

+ Xây dựng kế hoạch tuyển sinh và tổ chức tuyển sinh; tổ chức đào tạo, công nhận tốt nghiệp, cấp văn bằng, chứng chỉ theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo

+ Đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ thống kê cho công chức, viên chức của ngành Thống kê và người làm công tác thống kê ở doanh nghiệp, cơ quan,

tổ chức khác

+ Đăng ký, tổ chức thực hiện kiểm định chất lượng giáo dục và chịu sự quản lý chất lượng của cơ quan kiểm định chất lượng giáo dục Công khai những cam kết của Trường về chất lượng đào tạo; các điều kiện bảo đảm chất lượng đào tạo; thu, chi tài chính hàng năm

+ Nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ; kết hợp đào tạo với nghiên cứu khoa học để ứng dụng trong hoạt động thống kê và quản lý kinh tế -

xã hội; thực hiện các loại hình dịch vụ khoa học và công nghệ

+ Đăng ký, tham gia tuyển chọn, ký kết và thực hiện hợp đồng khoa học và công nghệ; đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài về khoa học và công nghệ góp phần xây dựng, phát triển tiềm lực khoa học và công nghệ của đất nước và hội nhập quốc tế

+ Huy động, quản lý và sử dụng các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu giáo dục đào tạo; hợp tác, liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, đào tạo, nghiên cứu khoa học trong nước và ngoài nước theo quy định của pháp luật nhằm nâng cao chất lượng đào tạo, gắn đào tạo với việc làm, đào tạo nhân lực cho ngành Thống kê và xã hội phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội

+ Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyển nhượng và công bố kết quả hoạt động khoa học và công nghệ; bảo vệ lợi ích của Nhà nước và xã hội, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân trong hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ của Trường

+ Xây dựng đội ngũ giảng viên, giáo viên, viên chức quản lý, viên chức khác

và người lao động của Trường đủ về số lượng, bảo đảm các yêu cầu về chất lượng, cân đối về cơ cấu trình độ chuyên môn theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo

và Tổng cục Thống kê Thực hiện quy chế dân chủ cơ sở trong các hoạt động của Nhà trường theo quy định

+ Phát hiện và bồi dưỡng nhân tài trong học sinh, sinh viên và đội ngũ giảng viên, giáo viên, viên chức quản lý và viên chức khác của Trường

+ Quản lý tổ chức, biên chế; thực hiện chế độ tiền lương và các chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật; đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ đối với giảng viên, giáo viên, viên chức quản lý, viên chức khác và người lao động của Trường theo quy định của pháp luật và phân cấp của Tổng cục trưởng Tổng cục Thống kê Tổ chức cho giảng viên, giáo viên, viên chức, người lao động và học sinh, sinh viên tham gia các hoạt động xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo

+ Quản lý tài chính, tài sản và các dự án đầu tư xây dựng theo quy định của pháp luật và Tổng cục Thống kê

+ Được Nhà nước giao đất, cơ sở vật chất; được miễn, giảm thuế theo quy định của pháp luật Nhận tài trợ của các tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật; góp vốn bằng tiền, tài sản, giá trị quyền sở hữu trí tuệ; sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để xây dựng cơ sở vật chất của Trường; tài trợ cho các hoạt động thực hiện chính sách ưu đãi đối với con, em gia đình thuộc diện chính sách, các hoạt động xã hội nhân đạo và từ thiện

+ Tổ chức các hoạt động của Trường tại các cơ sở đã đăng ký và được

Bộ Giáo dục và Đào tạo và Tổng cục Thống kê chấp thuận

+ Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo và chịu sự kiểm tra, thanh tra của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Tổng cục Thống kê, Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai về các hoạt động của Trường theo quy định hiện hành

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng cục trưởng Tổng cục Thống kê giao theo quy định của pháp luật

2.1.3 Sơ đồ tổ chức của Trường Cao đẳng Thống kê II

2.1.3.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức

(Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính Trường Cao đẳng Thống kê II)

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy trường Cao đẳng Thống kê II

2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các bộ phận

Lãnh đạo trường: Gồm 3 người ( một Hiệu trưởng, hai phó Hiệu trưởng)

Hiệu trưởng là người điều hành tổ chức, bộ máy của Nhà trường Nếu được

điều động từ cơ quan, tổ chức khác để bổ nhiệm vào chức vụ Hiệu trưởng thì sau

khi bổ nhiệm, Hiệu trưởng phải là giảng viên cơ hữu hoặc cán bộ quản lý cơ hữu

Phòng Tổ chức hành chính

Phòng Khảo thí

Khoa

Thống kê

Khoa Kế toán

Khoa Cơ

sở

Khoa Tin học - Ngoại ngữ

Phó Hiệu trưởng là người giúp Hiệu trưởng trong việc quản lý, điều hành hoạt động của Nhà trường Trực tiếp phụ trách một số lĩnh vực công tác theo sự phân công của Hiệu trưởng; thay mặt Hiệu trưởng giải quyết và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng và pháp luật đối với công việc đã giải quyết; có trách nhiệm báo cáo với Hiệu trưởng về tình hình công việc được giao

Các phòng chức năng: Gồm 6 phòng chức năng, thực hiện các chức năng

chính và các chức năng khác do Lãnh đạo trường phân công

sơ cán bộ, viên chức, người lao động Thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ và công tác quốc phòng an ninh

+ Giúp Hiệu trưởng tổ chức thực hiện công tác hành chính quản trị, quy trình và lề lối làm việc; công tác quản trị tài sản toàn trường (đất đai, nhà cửa, vật kiến trúc, xe ô tô, trang thiết bị,…)

+ Giúp Hiệu trưởng tổ chức thực hiện công tác văn phòng tổng hợp: thư ký, văn thư, lưu trữ, lễ tân, đối ngoại…

+ Giúp Hiệu trưởng Tổ chức thực hiện công tác phục vụ cho các hoạt động chung toàn trường như: phục vụ làm việc, giảng dạy, học tập; an toàn lao động, phòng chống cháy nổ, y tế, vệ sinh môi trường; bảo vệ trật tự, an toàn trong Nhà trường

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao

- Phòng Tài vụ:

+ Tham mưu cho Hiệu trưởng tổ chức, thực hiện công tác kế hoạch tài chính

và công tác kế toán của Nhà trường

+ Thực hiện lập các phương án, kế hoạch tài chính, triển khai và tổ chức thực hiện công tác tài chính theo kế hoạch được phê duyệt Thực hiện kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động tài chính, mọi nguồn kinh phí của Trường

+ Tổ chức hạch toán kế toán các nguồn thu và các khoản chi theo Quy chế chi tiêu nội bộ Trường Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác hạch toán kế toán + Tổng hợp lập báo cáo hoạt động tài chính, kế toán của Trường trình Hiệu trưởng và các cơ quan cấp trên

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác được Hiệu trưởng giao

- Phòng Đào tạo và quản lý khoa học:

+ Tham mưu cho Hiệu trưởng các lĩnh vực: chương trình đào tạo bậc Cao đẳng và TCCN, quản lý văn bằng và lĩnh vực hoạt động khoa học công nghệ trong giảng viên viên chức và học sinh, sinh viên

+ Giúp Hiệu trưởng tổ chức xây dựng và triển khai chương trình đào tạo bậc Cao đẳng và TCCN Xây dựng kế hoạch và triển khai quản lý công tác đào tạo của Nhà trường

+ Giúp Hiệu trưởng tổ chức in ấn, quản lý cấp phát văn bằng tốt nghiệp TCCN, Cao đẳng và các loại chứng chỉ đào tạo, bồi dưỡng của Trường

+ Giúp Hiệu trưởng xúc tiến các hoạt động nghiên cứu khoa học và ứng dụng khoa học công nghệ của Trường; công tác chuyển giao kết quả nghiên cứu khoa học giữa Nhà trường với các cá nhân, tổ chức ngoài Trường;

+ Phối hợp với các đơn vị trong việc tổ chức hội thảo, hội nghị khoa học; tổng kết, khen thưởng công tác nghiên cứu khoa học; đề xuất và tổ chức hoạt động nghiên cứu khoa học trong sinh viên;

+ Giúp Hiệu trưởng quản lý các khóa liên kết đào tạo; tổ chức thực hiện các

kế hoạch, chương trình hợp tác quốc tế về liên kết đào tạo và nghiên cứu khoa học + Thực hiện các nhiệm vụ khác được Hiệu trưởng giao

- Phòng Công tác học sinh, sinh viên:

+ Tổ chức xây dựng, chương trình, kế hoạch, triển khai và tổng kết đánh giá công tác truyền thông giáo dục chính trị, tư tưởng, giáo dục pháp luật cho học sinh, sinh viên (HSSV) trong Trường thông qua các hoạt động “Tuần sinh hoạt công dân”, hoạt động ngoại khóa, báo cáo chuyên đề,…

+ Tiếp nhận hồ sơ, lưu trữ hồ sơ HSSV theo quy định hiện hành Là đầu mối, xác nhận hoặc cấp các loại giấy tờ liên quan đến HSSV (thẻ sinh viên, biên nhận, giấy xác nhận, giới thiệu,…)

+ Quản lý toàn diện HSSV, tổ chức đánh giá kết quả rèn luyện của HSSV, đề xuất và lập hồ sơ khen thưởng, kỷ luật HSSV

+ Giúp Hiệu trưởng tổ chức thực hiện các chế độ, lợi ích và trách nhiệm đối với HSSV: chế độ miễn, giảm học phí, học bổng, trợ cấp xã hội, bảo vệ sức khỏe, y tế, các loại bảo hiểm, giới thiệu việc làm, chỗ ở…

+ Phối hợp với Đoàn thanh niên, Hội sinh viên và các đơn vị, tổ chức khác thực hiện công tác phát triển Đảng trong HSSV…

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác được Hiệu trưởng giao

- Phòng Khảo thí và Bảo đảm chất lượng giáo dục

+ Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch thi kiểm tra hết học phần, bảo vệ đồ án/khóa luận tốt nghiệp, thi tốt nghiệp của các khoá, các lớp trong chương trình đào tạo của Trường

+ Quản lý ngân hàng câu hỏi, đề thi và đáp án; Quản lý và lưu trữ bài thi, kết quả thi, kiểm tra hết học phần, bảo vệ đồ án/khóa luận tốt nghiệp, thi tốt nghiệp

+ Tổ chức các hoạt động thi, kiểm tra, đánh giá kết quả học tập của HSSV

+ Triển khai thực hiện các văn bản về công tác đảm bảo chất lượng và đề xuất các biện pháp đảm bảo chất lượng dạy và học

+ Xây dựng và thực hiện kế hoạch tự đánh giá về công tác đảm bảo chất lượng giáo dục của Trường theo quy định;

+ Nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao

- Trung tâm Tuyển sinh thuộc Trường:

+ Trung tâm tuyển sinh tham mưu cho Hiệu trưởng tổ chức triển khai các hoạt động thông tin, marketing đào tạo để nâng cao chất lượng truyền thông, kết nối Nhà trường, người học, doanh nghiệp và xã hội

+ Giúp Hiệu trưởng trong việc tư vấn tuyển sinh, chế độ và quyền lợi học tập, ngành đào tạo, nghề nghiệp sau học tập ở Trường

+ Giúp Hiệu trưởng tổ chức công tác tuyển sinh các khóa đào tạo của Trường

và các khóa liên kết đào tạo

+ Nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao

- Các khoa: Gồm khoa Kế toán, khoa Cơ sở, khoa Thống kê, khoa Tin học -

ngoại ngữ với chức năng, nhiệm vụ như sau:

+ Chủ động tạo việc làm cho giảng viên và nhân viên trong khoa Quản lý giảng viên, người lao động và người học thuộc khoa theo phân cấp của Hiệu trưởng; + Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động giáo dục đào tạo theo

kế hoạch chung của trường, bao gồm: Xây dựng, phát triển chương trình đào tạo được trường giao nhiệm vụ; tổ chức biên soạn các đề cương, nội dung chương trình các học phần khoa phụ trách; xây dựng đề án, biên soạn tài liệu, giáo trình theo định hướng phát triển của nhà trường; tổ chức nghiên cứu cải tiến phương pháp giảng dạy, học tập; xây dựng và thực hiện phương pháp kiểm tra, đánh giá kết quả học tập, rèn luyện của sinh viên, bảo đảm chuẩn đầu ra của người học theo cam kết đã được công bố, đáp ứng nhu cầu sử dụng của thị trường lao động

+ Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động khoa học và công nghệ, hợp tác quốc tế; hợp tác với các tổ chức khoa học và công nghệ, kinh doanh liên quan đến ngành nghề đào tạo và huy động sự tham gia của doanh nghiệp vào quá trình đào tạo của khoa;

+ Xây dựng kế hoạch và triển khai phát triển đội ngũ giảng viên, ngành nghề đào tạo và cơ sở vật chất phục vụ cho đào tạo và nghiên cứu khoa học, tăng cường điều kiện bảo đảm chất lượng đào tạo

Mối quan hệ giữa các bộ phận trong Nhà trường: Mối quan hệ giữa các

Phòng, Khoa trong Nhà trường là mối quan hệ phối hợp chặt chẽ và hợp tác qua lại Khi có những vấn đề có ý kiến khác nhau giữa các bộ phận thì luôn báo cáo kịp thời với Lãnh đạo trường để đưa ra những kiến nghị, đề xuất để giải quyết các vấn đề sao cho công việc đạt kết quả cao nhất

2.1.4 Sứ mạng, tầm nhìn và mục tiêu phát triển của Trường

- Sứ mạng của Trường

Trường Cao đẳng Thống kê II có sứ mạng đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực thuộc lĩnh vực Thống kê, Kế toán và các ngành kinh tế khác ở trình độ cao đẳng và trung cấp được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cho phép; thực hiện nghiên cứu khoa học và ứng dụng trong lĩnh vực Thống kê, Kế toán, kinh tế nhằm cung cấp nguồn nhân lực có chất lượng đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội của đất nước nói chung và khu vực phía Nam nói riêng

2.1.5 Cơ cấu nguồn thu, chi của Nhà trường

Trường Cao đẳng Thống kê II là đơn vị sự nghiệp công lập tự đảm bảo một phần chi phí hoạt động với cơ cấu nguồn thu - chi như sau:

2.1.5.1 Cơ cấu nguồn thu

- Thu từ Ngân sách Nhà nước cấp: Thường xuyên và không thường xuyên

- Thu từ Học phí và lệ phí tuyển sinh

- Tài trợ, viện trợ, quà biếu, tặng, cho của các cá nhân, tổ chức trong nước và nước ngoài

- Thu khác từ liên kết đào tạo, thuê cho thuê CSVC…

2.1.5.2 Cơ cấu nguồn chi

- Chi thường xuyên: Chi lương và các khoản trích theo lương; phụ cấp thêm giờ, giảng thêm; Chi các ngày lễ; Chi thu nhập tăng thêm; Công tác phí, hội nghị; điện, nước, dịch vụ công cộng; Chi học bổng; Chi công tác tuyển sinh…

- Chi không thường xuyên: Mua sắm sửa chữa lớn, xây dựng mới, đào tạo lại cán bộ…

2.2 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Thống kê II 2.2.1 Mô tả quá trình tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trường

- Mục tiêu khảo sát: Thực trạng tổ chức và vận hành hệ thống KSNB tại

trường Những thuận lợi và khó khăn khi vận hành và duy trì hệ thống KSNB Từ

đó, phân tích và tìm hiểu nguyên nhân để đưa ra các giải pháp hoàn thiện

- Đối tượng khảo sát: Khảo sát các cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên trong

Trường Dựa vào những câu trả lời từ họ từ đó đánh giá thực trạng hệ thống KSNB trong Nhà trường

Số lượng người tham gia khảo sát: 35 người (xem phụ lục 3)

- Nội dung khảo sát: Dựa trên các vấn đề phát sinh liên quan dến thực trạng,

tác giả đưa ra bảng phụ lục câu hỏi liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường để đánh giá những vấn đề đang tồn tại Câu hỏi được xây dựng theo năm bộ phận cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ

- Phương pháp khảo sát: Việc khảo sát được thực hiện thông qua bảng câu

hỏi đánh giá trên 5 bộ phận cấu thành hệ thống KSNB Bảng câu hỏi khảo sát được chia làm 2 nhóm:

+ Nhóm 1: Bảng câu hỏi khảo sát chung toàn trường (xem phụ lục 1) (số phiếu phát ra: 30 bảng, thu về 30 bảng) với các đối tượng khảo sát cụ thể (xem bảng 2.1) + Nhóm 2: Bảng câu hỏi khảo sát Phòng Tài vụ (xem phụ lục 2), (gửi khảo sát

toàn bộ nhân sự Phòng Tài vụ) (phát ra: 5 bảng, thu về: 5 bảng)

Bảng 2.1: Số lượng bảng câu hỏi ở từng bộ phận

Trưởng

Cấp phó

Nhân viên Tổng

(Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả, năm 2016)

2.2.2 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trường

Mặc dù các thành phần của hệ thống KSNB vẫn hiện diện trong trường Cao đẳng Thống kê II nhưng vấn đề phổ biến các vấn đề này cho CBGV, NLĐ còn chưa được chú trọng, vẫn còn tình trạng CBGV chưa biết, cho là không có hoặc không có lại cho là có khi được khảo sát Nhưng tác giả xem xét lại và tìm hiểu, phỏng vấn Lãnh đạo trường thì thấy các vấn đề này vẫn tồn tại trong Nhà trường nhưng nó chưa được quan tâm sâu sắc, chỉ mang tính tự phát chưa có hệ thống và quy định

rõ ràng

2.2.2.1 Môi trường kiểm soát

Khi thực hiện một công việc nào đó thì bước đầu tiên sẽ luôn là bước quan trọng nhất và mang nhiều yếu tố quyết định Đối với hệ thống KSNB trong tổ chức thì nhân tố môi trường kiểm soát được xem như là nền tảng đầu tiên quyết định sự thành công của toàn hệ thống Tuy nhiên còn tùy thuộc vào mỗi tổ chức, cơ cấu và quy chế hoạt động mà có thể tập trung phân bổ nguồn lực cho từng bộ phận một cách hợp lý nhất