Quản lý hồ sơ nhà trường

Hồ sơ nhà trường Thực hiện theo quy định của Điều lệ trường tiểu học năm 2007 và các loại hồ sơ khác theo quy định của các văn bản quy phạm pháp luật được ban hành sau Điều lệ trường tiể

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG,

QUẢN LÝ HỒ SƠ TRƯỜNG TIỂU HỌC

I Hồ sơ nhà trường

Thực hiện theo quy định của Điều lệ trường tiểu học năm 2007 và các loại hồ sơ khác theo quy định của các văn bản quy phạm pháp luật được ban hành sau Điều lệ trường tiểu học Cụ thể:

I Hồ sơ nhà trường

1 Sổ đăng bộ: là hồ sơ gốc của nhà trường, phải

được ghi chép cẩn thận theo mẫu chung của Bộ GD&ĐT và lưu giữ lâu dài

2 Hồ sơ quản lý công tác phổ cập GDTH, thực

hiện theo Công văn số 1826/SGD&ĐT- GDTH, ngày 28 tháng 8 năm 2009 về quản lý hồ sơ phổ cập GDTH Hồ sơ PCGDTH phải được sắp xếp theo năm và lưu giữ ít nhất 5 năm

HỒ SƠ NHÀ TRƯỜNG

• 3 Kế hoạch nhà trường: là hồ sơ về kế hoạch phát triển

năm học, kế hoạch các hoạt động (ví dụ Kế hoạch thực hiện phong trào xây dựng THTT, HSTC; ) và kế hoạch dạy học giáo dục (Thời khóa biểu)

• + Kế hoạch năm học do hiệu trưởng chịu trách nhiệm xây dựng, được thông qua hội nghị CNVC hằng năm, là kế hoạch tổng thể về phương hướng hoạt động của nhà

trường trong một năm học Các nội dung chủ yếu của kế hoạch năm học là: tình hình nhà trường (những thuận lợi, khó khăn); phương hướng chung; kế hoạch cụ thể (bao gồm các chỉ tiêu, biện pháp thực hiện trên từng lĩnh vực hoạt động của nhà trường).

HỒ SƠ NHÀ TRƯỜNG

+ Kế hoạch hoạt động: là bản kế hoạch nhằm cụ thể hóa một số hoạt động trọng tâm trong từng thời điểm cụ thể như kế hoạch thực hiện cuộc vân động hai không, kế hoạch thực hiện phong trào xây dựng trường học thân thiện, học sinh tích cực,

+ Kế hoạch dạy học, giáo dục (Thời khóa biểu và Lịch báo giảng): Do những thay đổi về tổ chức dạy học (từ một buổi sang 2 buổi/ngày), về cơ cấu đội ngũ (có nhiều loại hình GV) nên kế

hoạch dạy học phải được thiết kế phù hợp Cụ thể:

HỒ SƠ NHÀ TRƯỜNG

- Kế hoạch dạy học, giáo dục (Thời khóa biểu): TKB trước đây được xếp theo khối vì chương trình dạy học trước đây bị nhất thể hóa từ Phân phối chương trình do Bộ biên soạn, nhà trường không có quyền thay đổi “lịch giảng dạy” của Bộ

- Khi đặt ra yêu cầu tự chủ trong quản lý chương trình và kế hoạch dạy học, giáo dục, mỗi trường do đặc điểm khác nhau về điều kiện dạy học, cơ cấu đội ngũ, tổ chức dạy học và đối tượng dạy học phải có

kế hoạch dạy học, giáo dục cụ thể, phù hợp và phát huy hiệu quả cao nhất Theo đó, TKB phải cụ thể đến từng lớp, từng buổi và phải thể hiện được sự phân công lao động trong đó (xem mẫu TKB tham khảo) Tuy nhiên, để GV có cơ hội chủ động, linh hoạt trong việc lựa chọn nội dung, hình thức dạy học tốt nhất, TKB không nên cụ thể tên bài dạy mà chỉ ghi môn dạy Trong phân công GV dạy, phải quán triệt nguyên tắc dạy theo nhóm môn (bao gồm cả dạy chính khóa và số tiết tăng thêm) TKB ph ải đảm bảo số tiết dạy, HĐGD theo quy định tại

QĐ 16/2006 Số tiết tăng thêmthực hiện theo văn bản CV số 25 ngày 6/1/2010 của Sở GD&ĐT.

HỒ SƠ NHÀ TRƯỜNG

- Lịch báo giảng là sự cụ thể hóa Thời khóa biểu bằng nội dung, hình thức dạy học và Thiết bị dạy học (nếu có)

Lịch báo giảng phải do từng GV lập đăng kí công khai để Ban Giám hiệu theo dõi, kiểm tra Trong lịch báo giảng, phần bài dạy chính khóa phải tuân thủ Hướng dẫn phân phối chương trình của Bộ về số tiết bắt buộc tối thiểu của mỗi môn học trong từng tuần; phần dạy tăng thêm giao quyền tự chủ cho GV và nhà trường để giúp GV có điều kiện cũng cố vững chắc kiến thức, kĩ năng cho học sinh theo Chuẩn của chương trình Lịch báo giảng thực hiện theo mẫu chung.

THỜI KHOÁ BIỂU KHỐI……

HỒ SƠ NHÀ TRƯỜNG

4 Sổ Nghị quyết, bao gồm Biên bản họp Lãnh đạo; Hội đồng nhà

trường; Sổ ghi Nghị Quyết Hội đồng trường : Được dùng để ghi biên bản, nghị quyết các cuộc họp thường kì, đột xuất của lãnh đạo, hội đồng sư phạm và hội đồng trường Sổ này được lập theo năm học

và phải được lưu giữ lâu dài trong tủ hồ sơ nhà trường.

5 Hồ sơ tổ chuyên môn: bao gồm sổ kế hoạch và biên bản SH tổ

được lập theo năm và lưu giữ theo tổ

6 Hồ sơ kiểm tra, đánh giá giáo viên, bao gồm sổ theo dõi các hoạt

động của GV; Sổ dự giờ và kiểm tra giờ dạy GV; Sổ theo dõi kết quả xếp loại GV; Phiếu đánh giá xếp loại GV theo Chuẩn nghề nghiệp GVTH (lập theo mẫu quy định của Bộ GD&ĐT) Hồ sơ này được lập theo từng năm học; Hiệu trưởng chịu trách nhiệm quản lý Hồ sơ đánh giá GV.

HỒ SƠ NHÀ TRƯỜNG

7 Hồ sơ theo dõi kết quả kiểm tra, đánh giá học sinh, bao gồm: Sổ theo dõi kết quả kiểm

tra, đánh giá học sinh (Sổ điểm); Bài kiểm tra định kì; Bảng điểm các lần KTĐK; Bảng tổng hợp kết quả KTĐK và tổng hợp kết quả xếp loại giáo dục của từng lớp, khối, cả trường Các bảng điểm, bảng tổng hợp lập theo mẫu từ Phần mềm quản lý chất lượng, được đính thành tập

hồ sơ cho mỗi năm học; lưu giữ ít nhất 2 năm

học Ngoài bìa ghi: “Hồ sơ theo dõi kết quả

kiểm tra, đánh giá chất lượng học sinh, năm học ”

HỒ SƠ NHÀ TRƯỜNG

8 Hồ sơ giáo dục học sinh tàn tật, khuyết tật, bao gồm Hồ sơ

theo dõi cá biệt (lập cho từng học sinh theo mẫu của Bộ

GD&ĐT); Bảng danh sách học sinh khuyết tật (lập theo mẫu chung tham khảo kèm theo Công văn này).

Lưu ý: Trong Sổ theo dõi kết quả kiểm tra, đánh giá học sinh tiểu học (Sổ điểm): Nếu HS khuyết tật nhẹ về vận động có thể

theo học các môn cốt lõi bình thường thì có thể ghi điểm và đánh giá bình thường; đối với môn học không tham gia được như Thể dục thì không ghi kết quả học tập mà chỉ ghi nhận sự tiến bộ của học sinh Đối với học sinh khuyết tật không thể

tham gia các môn học (KT não, thần kinh ) thì không ghi kết quả kiểm tra, đánh giá trong sổ điểm mà phải ghi riêng vào hồ

sơ cá biệt của học sinh về các nhận xét của GV (không ghi điểm KT).

HỒ SƠ NHÀ TRƯỜNG

9 Hồ sơ tự đánh giá nhà trường theo QĐ 04/2008 và TT 09: lập theo quy định của Bộ, lưu theo năm học

10 Học bạ học sinh: Phải sử dụng học bạ đúng mẫu quy

định và có dấu quản lý hồ sơ của Sở GD&ĐT Trường phải đóng dấu trang đầu và dấu giáp lai các trang sau để quản lý Học bạ học sinh phải ghi đúng hướng dẫn và

quản lý từ khi học sinh nhập học đến khi học sinh ra

trường.

HỒ SƠ NHÀ TRƯỜNG

• 11 Hồ sơ khen thưởng, kỷ luật, bao gồm sổ

theo dõi kết quả khen thưởng, kỷ luật mỗi năm học; các quyết định của hiệu trưởng về khen

thưởng, kỷ luật CBGV và học sinh Hồ sơ này được lập theo năm học và lưu giữ lâu dài tại tủ

hồ sơ nhà trường

• 12 Sổ Công văn, bao gồm Công văn, văn bản

đi, đến và Sổ theo dõi công văn đi đến của nhà trường Hồ sơ này được lập theo năm tài chính

HỒ SƠ NHÀ TRƯỜNG

13 Hồ sơ quản lý Thiết bị dạy học (TBDH), Hồ sơ Thư

viện (TV), bao gồm: Biên bản giao nhận, kiểm kê TBDH,

TV hằng năm; Sổ theo dõi sử dụng TBDH, TV (Sử dụng

sổ theo mẫu chung); Sổ mượn TBDH, đối với TBDH dùng chung (TBDH ở các trường tiểu học được giao về các lớp sử dụng từ đầu năm học nên không cần Sổ mượn hàng ngày đối với TB của từng lớp mà chi cần ghi trong

sổ mượn các TBDH dùng chung) Ban giám hiệu chịu

trách nhiệm theo dõi, kiểm tra việc sử dụng TBDH hằng ngày của GV qua đăng kí ở Lịch báo giảng và Sổ theo dõi

sử dụng của Ban giám hiệu.

HỒ SƠ NHÀ TRƯỜNG

14 Hồ sơ quản lý tài sản, bao gồm: Sổ tài sản

để ghi tài sản hiện có về số lượng, tình trạng tài sản, giá thành (theo giá TSCĐ); Biên bản kiểm

kê tài sản hàng năm; các loại chứng từ gốc của tài sản phát sinh (do nhà trường mua) hoặc biên bản bàn giao TS đối với loại TS cấp phát; Biên bản thanh lý TS do hư hỏng và các loại biên bản

cá biệt khác Hồ sơ quản lý tài sản do Kế toán nhà trường bảo quản, phải được lưu giữ lâu dài

HỒ SƠ NHÀ TRƯỜNG

• 15 Hồ sơ quản lý tài chính: Thực hiện theo

quy định của ngành Tài chính Hồ sơ Tài chính

do Kế toán nhà trưởng bảo quản và lưu giữ theo quy định của ngành Tài chính

• Ngoài ra, các loại hồ sơ khác do yêu cầu đổi mới

quản lý như Hồ sơ xây dựng trường học thân

thiện, học sinh tích cực; Hồ sơ công khai chất lượng theo thông tư 09/2009; Hồ sơ Mức chất

lượng tối thiểu, Hồ sơ Trường chuẩn quốc gia, thực hiện theo quy định của các văn bản hiện

hành.

II Quản lý và lưu giữ hồ sơ nhà trường

1 Trách nhiệm quản lý hồ sơ: Hiệu trưởng chịu

trách nhiệm về quản lý hồ sơ và phân công các thành viên thuộc quyền trực tiếp quản lý, lưu giữ

hồ sơ nhà trường Hồ sơ chung của nhà trường

do văn thư chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý; Hồ

sơ tài sản, tài chính do kế toán trực tiếp quản lý

2 Mỗi trường học cần bố trí một máy vi tính tại

phòng văn thư để lưu trữ các dữ liệu hồ sơ Tại phòng văn thư phải có Tủ hồ sơ để lưu giữ hồ

sơ Tủ hồ sơ phải sắp xếp ngăn nắp, khoa học theo loại, năm để tiện sử dụng và bảo quản Không được cho cá nhân mượn hồ sơ về nhà xử

III Hồ sơ giáo viên:

Hồ sơ giáo viên thực hiện theo quy định của Điều lệ trường

tiểu học 2007 Bao gồm 4 loại hồ sơ bắt buộc:

1.Giáo án (bài soạn);

2.Sổ ghi chép sinh hoạt chuyên môn và dự giờ (có thể

tách thành 2 số khác nhau để tiện sử dụng);

3 Sổ chủ nhiệm (đối với giáo viên làm công tác chủ

nhiệm lớp);

4 Sổ công tác Đội (đối với GV làm Tổng phụ trách Đội).

Ngoài ra, giáo viên phải thực hiện lập các loại hồ sơ khác

do yêu cầu của công việc như Kế hoạch giảng dạy, giáo dục hằng tuần (Lịch báo giảng), Phiếu đánh giá GV theo chuẩn NNGVTH; Bản đăng kí thi đua, GVDG,