Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và quản lý hồ sơ điện tử tại trường đại học hải phòng

Mục tiêu đề tài Trước những đòi hỏi về mặt lý luận và thực tiễn của công tác lập hồ sơ và bảo quản tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Trường ĐHHPluận văn xác định những mụ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-LƯU THỊ HẰNG

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG DANH MỤC

HỒ SƠ VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TẠI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-LƯU THỊ HẰNG

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG DANH MỤC

HỒ SƠ VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TẠI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG

Luận văn thạc sĩ chuyên ngành: Lưu trữ

Mã số: 60 32 03 01

Người hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Lệ Nhung

LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi.Trong luận văn có tham khảo một số kết quả nghiên cứu của các nhà khoa học

và sử dụng một số thông tin từ các văn bản Đảng, Nhà nước xong đã có tríchdẫn Các số liệu, thông tin chứng minh và dẫn chứng trong luận văn là cậpnhật, đáng tin cậy và được dẫn chứng rõ ràng, đầy đủ

Tác giả

Lưu Thị Hằng

MỤC LỤC

MỤC LỤC 2

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT 5

1 Lý do chọn đề tài 6

2 Mục tiêu đề tài 7

3 Nhiệm vụ của đề tài 7

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 7

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 8

6 Nguồn tài liệu tham khảo 11

7 Phương pháp nghiên cứu 11

8 Đóng góp của đề tài 12

9 Bố cục Luận văn 12

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ, QUẢN LÝ HỒ SƠ 12

1.1 Khái quát chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và thành phần, nội dung tài liệu Trường ĐHHP 12

1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức Trường ĐHHP 12

1.1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ Trường ĐHHP 12

1.1.1.2 Cơ cấu tổ chức Trường Đại học Hải Phòng 14

1.1.2 Thành phần, nội dung tài liệu Trường ĐHHP 19

1.1.3 Ý nghĩa tài liệu Trường ĐHHP 21

1.2 Thực trạng công tác lập hồ sơ, quản lý hồ sơ của Trường ĐHHP 24

1.2.1 Quy định, hướng dẫn về lập hồ sơ hiện hành và quản lý hồ sơ của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền 24

1.2.2 Tình hình công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ Trường ĐHHP 25

1.2.2.1 Công tác lập hồ sơ Trường ĐHHP 25

1.2.2.2 Công tác quản lý hồ sơ Trường ĐHHP 34

1.2.3 Nhận xét, đánh giá công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ Trường ĐHHP 37

1.2.3.1 Ưu điểm 38

1.2.3.2 Nhược điểm 38

Tiểu kết chương 1 41

CHƯƠNG 2 42

XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG 42

2.1 Những vấn đề chung về danh mục hồ sơ 42

2.1.1 Khái niệm về danh mục hồ sơ 42

2.1.2 Cơ sở để xây dựng danh mục hồ sơ 42

2.1.3 Phương pháp xây dựng danh mục hồ sơ 43

2.1.4 Xây dựng khung đề mục, khung phân loại của danh mục hồ sơ 43

2.2 Danh mục hồ sơ Trường ĐHHP 44

Tiểu kết chương 2 65

CHƯƠNG 3 66

QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG 66

3.1 Khái niệm tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử 66

3.2 Giới thiệu phần mềm quản lý văn bản/ quản lý hồ sơ 68

3.2.1 Các nút chức năng của phần mềm phục vụ công tác quản lý hồ sơ điện tử . 68

3.2.2 Nhiệm vụ của cán bộ văn thư trong việc sử dụng phần mềm 69

3.3 Quản lý hồ sơ điện tử Trường ĐHHP 71

3.3.1 Mục đích quản lý hồ sơ điện tử với Trường ĐHHP 71

3.3.2 Nội dung quản lý hồ sơ điện tử 72

3.3.3 Bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử 76

3.3.4 Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử 77

Tiểu kết chương 3 78

KẾT LUẬN 79

TÀI LIỆU THAM KHẢO 81 PHỤ LỤC 84

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

ĐHHP: Đại học Hải Phòng

UBND: Uỷ ban nhân dân

HSSV: Học sinh sinh viên

NCKH: Nghiên cứu khoa học

ở dạng bó gói, thất lạc và mất mát Việc lập hồ sơ nói riêng và công tác văn thư, lưu trữ của nhà trường nói chung còn yếu, chưa có những quy định cụ thể để hoàn thiện Thêm vào đó nhà trường sử dụng phần mềm quản lý văn bản/quản lý

hồ sơ do UBND thành phố Hải Phòng cung cấp nhưng việc quản lý hồ sơ điện tửchưa được cụ thể, rõ ràng và khoa học

Đứng trước thực tế trên thì việc xây dựng danh mục hồ sơ và quản lý hồ

sơ là vô cùng cần thiết và cấp bách hiện nay Trải qua nhiều giai đoạn pháttriển nhưng cho đến nay công tác lập hồ sơ, quản lý hồ sơ của nhà trường vẫncòn là vấn đề lớn cần đưa ra bàn luận bởi chưa tìm được cách thức hợp lý,chưa có cái nhìn đúng đắn đối với tài liệu Khối lượng tài liệu nhà trường sảnsinh ra hàng năm rất lớn, cán bộ, giảng viên nhà trường chưa nhận thức đượchết tầm quan trọng của tài liệu

Để những tài liệu có giá trị của nhà trường được lưu giữ một cách khoahọc, không bị mất, thất lạc và là kho tài liệu tham khảo và tin cậy thì việc xâydựng danh mục hồ sơ và quản lý hồ sơ là việc cần làm ngay Chính vì điều đó

chúng tôi chọn đề tài: “Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và quản lý hồ

sơ điện tử tại Trường Đại học Hải Phòng” làm đề tài luận văn thạc sĩ của

mình

2 Mục tiêu đề tài

Trước những đòi hỏi về mặt lý luận và thực tiễn của công tác lập hồ sơ

và bảo quản tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Trường ĐHHPluận văn xác định những mục tiêu sau:

- Xây dựng danh mục hồ sơ cho Trường ĐHHP để giúp cán bộ, giảng viên dựa vào bản danh mục hồ sơ lập được hồ sơ công việc

- Quản lý tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử thông qua phần mềm quản lý văn bản: qlvb.hpnet

3 Nhiệm vụ của đề tài

- Nghiên cứu các văn bản về công tác lập hồ sơ hiện hành, danh mục hồ

sơ, quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử và quản lý hồ sơ điện tử

- Tìm hiểu các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ cơ cấu tổ chức Trường ĐHHP

- Khảo sát 11 đơn vị chức năng thuộc Trường ĐHHP để đưa ra thựctrạng công tác lập hồ sơ công việc và quản lý hồ sơ Trường ĐHHP để xây dựngbản danh mục hồ sơ cho Trường ĐHHP

- Thông qua phầm mềm quản lý văn bản: qlvb.hpnet của nhà trường để quản lý tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trường ĐHHP và từngphòng ban

- Khối lượng văn bản, tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động củatrường

- Cách thức, lề lối làm việc Trường ĐHHP 7

- Phần mềm quản lý văn bản để quản lý văn bản, hồ sơ điện tử.

- Các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của Trường ĐHHP

- Thực trạng công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ tại Trường ĐHHP

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Công tác lập hồ sơ hiện hành và quản lý tài liệu luôn là vấn đề được đưa

ra bàn luận ở các cuộc hội thảo, hội nghị về công tác văn thư, lưu trữ Mặc dùviệc lập hồ sơ được quy định từ năm 1963 trong Điều lệ về công tác côngvăn, giấy tờ và công tác lưu trữ của Hội đồng Chính phủ nhưng cho đến naytrên thực tế ở hầu hết các cơ quan chưa lập được hồ sơ công việc một cáchtrọn vẹn

Làm gì và bằng cách nào để công tác lập hồ sơ đạt hiệu quả và quản lýtốt hồ sơ là vấn đề được rất nhiều nhà khoa học, nhà nghiên cứu về hànhchính, văn thư – lưu trữ, học viên cao học và sinh viên Trường Đại học Khoahọc xã hội và Nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội, Học viện Hành chínhQuốc gia Hồ Chí Minh, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và các cơ sở đào tạokhác đề cấp đến Đã có những công trình khoa học mang tính lý luận và thựctiễn như các giáo trình, bài giảng, các bài viết đăng trên các báo, tạp chí, cácbáo cáo tốt nghiệp và luận văn sinh viên, học viên cao học,

Các bài giảng, các giáo trình về công tác văn thư lưu trữ đang được sửdụng làm tài liệu học tập, nghiên cứu của một số trường Đại học, Cao đẳng

trên cả nước đã đề cập đến vấn đề lập hồ sơ hiện hành như: Lý luận và phương pháp công tác văn thư của tác giả Vương Đình Quyền xuất bản năm

2005 Cuốn sách đã dành toàn bộ Chương XIII đề trình bày về lập hồ sơ và

nộp lưu hồ sơ; Nghiệp vụ công tác văn thư, Trường Trung học Lưu trữ và

nghiệp vụ Văn phòng I, xuất bản năm 2001,…

Trên tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam đã có nhiều chuyên luận, bài viết

của một số tác giả như: Vài ý kiến về công tác quản lý tài liệu và lập hồ sơ ở

cơ quan quản lý hành chính nhà nước của Kiều Thị Ngọc Mai, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 6 – 2000 Một vài suy nghĩ trong việc lập hồ sơ vấn đề của

Uỷ ban Kiểm tra Trung ương của Tô Duy Nghĩa, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam,

Có thể thấy rằng công tác lập hồ sơ hiện hành đã được đưa ra nghiên cứunhưng ở những lý luận chung về công tác lập hồ sơ hiện hành như: Khái niệm

hồ sơ, khái niệm lập hồ sơ, tài liệu cũng như phương pháp lập hồ sơ, mục đích,

ý nghĩa và yêu cầu lập hồ sơ Nhưng vấn đề này chưa thực sự được quan tâmmột cách sâu sắc, chi tiết và cụ thể Thời gian gần đây có một số luận văn thạc sĩ

đã nghiên cứu sâu hơn về vấn đề này như nghiên cứu về tình hình lập hồ sơ hiệnhành ở cơ quan Đảng (các ban Đảng trực thuộc Ban chấp hành Trung ươngĐảng) và các cơ quan nhà nước (các bộ) và đưa ra giải pháp nhằm khắc phụccũng như đổi mới đối với công tác này Song, các công trình chỉ đưa ra nghiêncứu chung về công tác văn thư, hay việc lập hồ sơ hiện hành của các cơ quan cấpban Đảng, cấp Bộ mà chưa có công trình nào nghiên cứu

về một cơ quan cụ thể nhằm đưa ra giải pháp làm cho công tác lập hồ sơ vàquản lý hồ sơ trong quá trình hoạt động đối với từng cán bộ, từng nhân viêntrong cơ quan.

Qua việc tìm hiểu về thực tế cũng như các bài viết trên tạp chí, luận vănthì công tác lập hồ sơ hiện hành vẫn chưa được thực hiện đầy đủ và tốt, tàiliệu nộp vào lưu trữ ở dạng phân loại sơ bộ, bó gói và không đầy đủ

Đối với các công trình nghiên cứu về xây dựng danh mục hồ sơ và quản

lý hồ sơ điện tử của học viên, sinh viên khoa Lưu trữ học và Quản trị vănphòng – Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Hà Nội

Các luận văn thạc sĩ có những công trình như: Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và xác định danh mục tài liệu trong một hồ sơ của ngân hàng nhà nước Việt Nam, Nguyễn Thị Trang Nhung, Hà Nội 2008 Xây dựng danh mục và xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến ở Sở Nội vụ, Hoàng Tùng Phong, Hà Nội 2011.

Các khóa luận tốt nghiệp có những công trình như sau: Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và xác định thành phần tài liệu cơ bản trong một số hồ

sơ hiện hành tại Văn phòng Tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam, Trần Thị Hằng, Hà Nội 2007 Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và xác định thành phần hồ sơ nhân sự tại Văn phòng UBND tỉnh Vĩnh Phúc, Dương Thị

Bích Thủy, Hà Nội 2009

Qua lịch sử nghiên cứu vấn đề cho thấy các nội dung nghiên cứu và trìnhbày trong xuất bản phẩm, các đề tài, luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp, bàiviết trao đổi trên các báo, tạp chí đã tập trung nghiên cứu vấn đề một cáchkhái quát hoặc nghiên cứu ở một cơ quan cụ thể hoặc một khía cạnh của vấn

đề xây dựng danh mục hồ sơ và quản lý hồ sơ Tuy nhiên, theo khảo sát chưa

có công trình nghiên cứu nào nghiên cứu vấn đề này ở đơn vị sự nghiệp màchủ yếu ở các cơ quan Bộ, Sở, Ngành vì vậy chúng tôi chọn Đại học Hải

Phòng là đơn vị để khảo sát, nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và quản lý

hồ sơ điện tử nhằm áp dụng cho trường và cho một số trường đại học kháctham khảo

6 Nguồn tài liệu tham khảo

Trong quá trình nghiên cứu vấn đề, chúng tôi đã sử dụng nguồn tài liệutham khảo sau:

- Các văn bản Nhà nước quy định về công tác lập hồ sơ hiện hành, danhmục hồ sơ, văn bản điện tử, hồ sơ điện tử và quản lý hồ sơ điện tử

- Các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ cơ cấu tổ chức của Trường ĐHHP

- Chương trình, kế hoạch công tác của Trường ĐHHP

- Các bài viết trên tạp chí văn thư lưu trữ, tạp chí quản lý Nhà nước

- Các công trình nghiên cứu khoa học liên quan đến lập hồ sơ công việc, xây dựng danh mục hồ sơ và quản lý hồ sơ điện tử

- Luận văn thạc sĩ của học viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng,

- Các giáo trình, sách chuyên khảo phục vụ công tác học tập và giảngdạy của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học xãhội và Nhân văn và một số trường đại học khác

7 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng tổng hợp nhiều phương pháp nghiên cứu:

- Phương pháp tiếp cận và phân tích hệ thống để thực hiện mục tiêu của luận văn

- Phương pháp phân tích và tổng hợp

- Phương pháp khảo sát thực tế

9 Bố cục Luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, phần nội dung của luận vănđược bố cục thành 3 chương chính, bao gồm:

Chương 1 Khái quát chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và thực

trạng công tác lập hồ sơ, quản lý hồ sơ Trường ĐHHP

Chương 2 Xây dựng danh mục hồ sơ Trường ĐHHP

Chương 3 Quản lý hồ sơ điện tử Trường ĐHHP

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ,QUẢN LÝ HỒ SƠ TRƯỜNG ĐHHP

1.1 Khái quát chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và thành

phần, nội dung tài liệu Trường ĐHHP

1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức Trường ĐHHP

1.1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ Trường ĐHHP

Chức năng là khái niệm tổng quát xuyên suốt quá trình hoạt động đểthực hiện những việc mà có thể làm được Trường ĐHHP có chức năng đàotạo đa cấp, đa ngành, đa lĩnh vực, trung tâm giáo dục đào tạo, nghiên cứu

khoa học, chuyển giao công nghệ phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiệnđại hóa và mở rộng hợp tác quốc tế cung cấp nguồn nhân lực chất lượng caocho vùng Duyên Hải Bắc Bộ và cả nước.

Nhiệm vụ là cái cụ thể, thực hiện trong quá trình thực hiện chức năng tức

là những việc được giao và phải làm Quyền hạn là những việc được làm theo

vị trí, vai trò của từng cá nhân, đơn vị Với chức năng đào tạo đa cấp đa ngành

đa lĩnh vực thì Trường ĐHHP có nhiều nhiệm vụ và quyền hạn mang tính lâudài phù hợp từng thời kỳ

Nhà trường luôn xác định tầm nhìn, xây dựng chiến lược và kế hoạch đểphát triển nhà trường qua từng giai đoạn bằng các kế hoạch dài hạn, trung hạn

và kế hoạch hàng năm; đưa ra nhiều mục tiêu, chương trình giáo dục để tổchức giảng dạy và học tập thật tốt; xác định và cấp văn bằng, chứng chỉ theothẩm quyền Bên cạnh đó Trường ĐHHP luôn xây dựng và phát triển đội ngũcông chức, viên chức và giảng viên đủ về số lượng, mạnh về chất lượng đồngthời phát hiện và bồi dưỡng nhân tài trong đội ngũ công chức viên chức vàngười học của trường

Tổ chức tuyển sinh, đào tạo đồng thời phối hợp với gia đình đề quản lýngười học Xây dưng các chương trình để giảng viên và người học tham giavào các hoạt động xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo và nhu cầu xã hội.Nhà trường tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng và khôngngừng nâng cao chất lượng đào tạo, đồng thời tự đánh giá chất lượng và chịu

sự kiểm định chất lượng của cơ quan có thẩm quyền

Tổ chức các hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển vàchuyển giao công nghệ Liên kết trong nước và thực hiện hợp tác quốc tế vớicác tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, y tế nhằm nâng cao chất lượng đàotạo, gắn đào tạo với sử dụng, phục vụ sự nghiệp phát triển và bổ sung nguồntài chính cho trường

Xây dựng, quản lý dữ liệu và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ côngchức, viên chức, các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ, tham gia dựbáo nhu cầu nguồn nhân lực nhằm đào tạo nguồn nhân lực đáp ứng mọi nhucầu xã hội giúp nhà trường ngày càng có ưu thế trong lĩnh vực giáo dục đàotạo.

Như vậy, chúng ta có thể thấy rằng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn làphạm trù rõ ràng, quy định những việc có thể làm và phải làm dựa trên quyđịnh của pháp luật theo từng lĩnh vực cụ thể Trường ĐHHP thuộc lĩnh vựcgiáo dục và đào tạo từ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của nhà trường mỗiđơn vị nắm được công việc của đơn vị mình và giao cho mỗi cá nhân tự chịutrách nhiệm về công việc để hoàn thành mục tiêu sứ mệnh chung của trường.Cũng dựa vào đây cán bộ văn thư có thể đánh giá và định lượng được những

hồ sơ nào sẽ được hình thành để đưa ra được bản danh mục hồ sơ chính xác

và khoa học nhất, phản ánh rõ ràng và đầy đủ nhất nhiệm vụ của từng cá nhânnói riêng, đơn vị và toàn trường nói chung

1.1.1.2 Cơ cấu tổ chức Trường Đại học Hải

Phòng - Hội đồng trường.

- Ban Giám hiệu (Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng)

- Hội đồng khoa học và đào tạo trường, các Hội đồng tư vấn do Hiệu trưởng thành lập

- Các đơn vị chức năng, bao gồm

+ Các phòng có chức năng tham mưu, giúp Hiệu trưởng quản lý gồm:Phòng Tổ chức Cán bộ; phòng Chính trị và Công tác Học sinh – Sinh viên; phòngTài chính – Kế toán; phòng Hành chính – Quản trị; phòng Quản lý thiết bị; phòngĐào tạo; phòng Quản lý khoa học; phòng Hợp tác và đào tạo quốc tế; phòng Thanhtra Pháp chế; phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng;

phòng Bảo vệ

+ Các khoa có chức năng tham mưu, giúp Hiệu trưởng, quản lý phục vụ đào tạo: Khoa Đào tạo thường xuyên; khoa Đào tạo sau đại học;

+ Các đơn vị có chức năng tham mưu, giúp Hiệu trưởng quản lý phục

vụ đào tạo: Trung tâm phát triển đào tạo; ban Quản lý Ký túc xá; Thư viện

+ Các đơn vị đặc thù khác có chức năng tham mưu, giúp HIệu trưởng quản lý: Tram Y tế; Ban Quản lý Dự án xây dựng

+ Các đơn vị chức năng khác do Hiệu trưởng quyết định thành lập, giải thể theo quy định của pháp luật hoặc khi thấy cần thiết

Với đề tài luận văn này chúng tôi lựa chọn 11 phòng chức năng đểnghiên cứu, xây dựng danh mục hồ sơ cho Trường ĐHHP: Phòng Đào tạo;phòng Quản lý Khoa học; phòng Hợp tác và Đào tạo Quốc tế; phòng Khảo thí

và Đảm bảo chất lượng; phòng Tổ chức Cán bộ; phòng Chính trị và công tácHSSV; phòng Kế hoạch Tài chính; phòng Hành chính Quản trị; phòng Quản

lý Thiết bị; phòng Thanh tra Pháp chế; phòng Bảo vệ

* Chức năng, nhiêm vụ của từng phòng Trường ĐHHP

- Phòng Đào tạo có chức năng: Thực hiện quản lý Nhà nước về hoạtđộng đào tạo Để thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về hoạt động đào tạophòng Đào tạo có nhiệm vụ: Xây dựng, ban hành các quy định về hoạt động đaotạo, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các chương trình đào tạo Cùng với cácphòng liên quan tổ chức biên soạn, thẩm định và lựa chọn giáo trình, tài

liệu giảng dạy; tổ chức và lập kế hoạch dào tạo, đăng ký khối lượng học tập,xét quy chế học vụ, cảnh cáo kết quả học tập, chuyển chương trình đào tạo vàloại hình đào tạo; phối hợp với các đơn vị liên quan trong trường tổ chức cáchoạt động hỗ trợ đào tạo các ngành học, hợp tác quốc tế và nghiên cứu khoahọc

- Với phòng Quản lý khoa học thì chức năng là: Tham mưu, đề xuất,tổng hợp trong việc chỉ đạo, quản lý các hoạt động nghiên cứu khoa học, ứng dựng

và chuyển giao công nghệ của trường

Để thực hiện chức năng của mình phòng Quản lý khoa học có nhiệm vụ:+ Xây dựng phương hướng, kế hoạch nghiên cứu khoa học và công nghệ dàihạn và từng năm, làm thủ tục thành lập các hội đồng chuyên ngành để xétduyệt, nghiêm thu và đánh giá các đề tài nghiên cứu khoa học, đánh giá kếtquả nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên và HSSV, định kỳ báocáo tình hình hoạt động nghiên cứu khoa học của nhà trường lên cấp trên;+ Tổ chức giới thiệu các thành tựu khoa học và công nghệ trong và ngoàitrường, áp dụng các tiến bộ khoa học vào công tác đào tạo chuyên môn,

nghiệp vụ sản xuất và đời sống; tổ chức các cuộc hội thảo, hội nghị khoa học

có quy mô trong và ngoài phạm vi trường

- Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng có chức năng: Thực hiện quản

lý về công tác tuyển sinh, đánh giá kết quả học tập, kiểm định và đảm bảo chấtlượng

+ Nhiệm vụ đặt ra là: Thường trực hội đồng tuyển sinh các kỳ thi THPTQuốc gia, tuyển sinh hình thức vừa làm vừa học, tuyển sinh văn bằng 2, liênthông; triển khai các hoạt động đảm bảo chất lượng đào tạo và kiểm định chấtlượng đào tạo; xây dựng và thực hiện các kế hoạch hàng năm, trung hạn vàdài hạn đảm bảo chất lượng đào tạo

Kết hợp với các phòng Hợp tác và đào tạo quốc tế, Quản lý khoa học,Đào tạo trong việc tuyển sinh, đào tạo trong nước và ngoài nước đồng thờiứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ trong công tác tuyển sinh, đào tạo vàcấp văn bằng, chứng chỉ của nhà trường

- Phòng Kế hoạch – Tài chính: Là phòng có chức năng tham mưu, tổnghợp, đề xuất thực hiện quản lý công tác tài chính của trường Đồng thời lập kế

hoạch quản lý, phân phối, giám sát thu và chi các nguồn kinh phí, tài sản, vật

tư kỹ thuật, thực hiện thanh quyết toán theo chế độ và quy định hiện hành củaNhà nước về tài chính

Để hoàn thành tốt chức năng của mình nhiệm vụ đặt ra với phòng là:Xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, từng quý, từng tháng về chi tiêu củanhà trường; kết hợp với với các phòng trong trường thực hiện thu học phí, lệphú, xét cấp học bổng, giải quyêt chế độ tiền lương, chế độ phụ cấp cho cán

bộ, giảng viên

- Phòng Hành chính – Quản trị: Chức năng quản lý công tác hành chính,quản lý tài sản, sửa chữa kết cấu hạ tầng; khai thác sử dụng các thiết bị vàCSVC, phục vụ hoạt động giảng dạy, học tập và nghiên cứu học tập củatrường

+ Nhiệm vụ phòng cần thực hiện gồm: Phân loại, vào sổ lưu trữ cáccông văn, thư báo chí, tài liệu từ các nơi gửi đến, trình Hiệu trưởng và chuyển đếncác đơn vị chức năng để xử lý, giải quyết Tổ chức lưu trữ, bảo mật các loại vănbản theo quy định; chịu trách nhiệm về tính pháp lý của các văn bản và các quyđịnh về thủ tục hành chính trong phạm vi toàn trường

Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật, các loại giấy tờ

in sẵn tiêu đề, cung cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ công chức

đi công tác, xác nhận người ngoài đến công tác tại trường

Quản lý, bảo dưỡng toàn bộ hệ thống cơ sở hạ tầng của nhà trường.Thực hiện kế hoạch và điều hành người lái và các xe ôtô phục vụ các lĩnh vựchoạt động của trường theo quy định chung

- Phòng Quản lý thiết bị với chức năng quản lý cơ sở vật chất, trang thiết

bị, phương tiện máy móc phục vụ nhiệm vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học và triểnkhai các hoạt động ứng dụng, chuyển giao công nghệ; phục vụ nhiệm vụ đào tạo,nghiên cứu khoa học

+ Nhiệm vụ đặt ra là: Lập kế hoạch xác định nhu cầu trang bị của cácđơn vị từng năm và dài hạn về thiết bị, phương tiện, vật tư kỹ thuật phục vụ hoạtđộng giảng dạy, học tập, NCKH và các yêu cầu khác để trình duyệt Quản lý và sửdụng có hiệu quả phòng máy tính, thiết bị trình chiếu phục vụ công tác học tập,giảng dạy, NCKH và các hội nghị, hội họp.

- Phòng Tổ chức cán bộ: Phòng Tổ chức cán bộ có chức năng quản lý, triển khai tổ chức thực hiện các nhiệm vụ về công tác tổ chức, cán bộ

Với chức năng quản lý và tuyển dụng công chức viên chức theo quyđịnh của Nhà nước và theo phân cấp thẩm quyền quyết định; tham mưu và racác loại văn bản về điều động, luân chuyển, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khenthưởng, kỷ luật và thực hiện các chế độ, chính sách khác đối với công chức,viên chức; Sắp xếp cán bộ, giảng viên vào các ngạch, bậc, chức danh phù hợpvới khả năng, trình độ theo quy định; thực hiện các chính sách, chế độ tiềnlương, phụ cấp, tiền thưởng về thực hiện chế độ bảo hiểm y tế đối với cán bộ,giảng viên

- Phòng Chính trị - Công tác học sinh sinh viên có chức năng: Tổng hợp,tham mưu, đề xuất giúp Hiệu trưởng trong việc điều hành, quản lý, triển khaicác hoạt động về các lĩnh vực, chính trị tư tưởng, văn hóa đối với cán bộcông chức và HSSV Để hoàn thành chức năng của mình thì nhiệm vụ củaphòng là: Tổ chức các đợt sinh hoạt chính trị nhằm nâng cao nhận thức tưtưởng và phẩm chất đạo đức cho cán bộ, giảng viên và HSSV Xây dựng kếhoạch, nôi dung, chương trình biện pháp công tác HSSV; quản lý và tiếpnhận hồ sơ HSSV đồng thời thực hiện chế độ học bổng, học phí, trợ cấp xãhội, vay vối ngân hàng của HSSV theo chế độ chính sách hiện hành; phối hợpvới các phòng liên quan giải quyết các thủ tục hành chính liên quan đến quyềnlợi, nghĩa vụ và chế độ chính sách của HSSV

- Phòng Thanh tra - Pháp chế có chức năng: Tổ chức triển khai hoạtđộng thanh tra, kiểm tra nhằm đảm bảo việc thi hành pháp luật bảo vệ quyền và lợiích hợp pháp của cán bô, giảng viên trong trường; phổ biến kiến thức pháp luậtcho cán bộ, giảng viên và HSSV; kiến nghị, điều chỉnh, bổ sung hoàn thiện cácvăn bản do trường ban hành theo đúng quy định của pháp luật.

Để thực hiện chức năng của mình phòng có nhiệm vụ: Xây dựng chươngtrình, kế hoạch thanh tra kiểm tra; là đầu mối tiếp nhận và giải quyết các đơnthư khiếu nại, tố cáo của cán bộ, giảng viên, HSSV và công dân có liên quan;phối hợp với các phòng liên quan tổ chức tuyên truyền, phổ biến pháp luật

- Phòng Bảo Vệ: Có chức năng quản lý, chỉ đạo triển khai tổ chức thực hiện các hoạt động về công tác đảm bảo an ninh, trật tự an toàn toàn trường

Nhiệm vụ đặt ra là xây dựng kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện bảo

vệ an toàn, phòng chống trộm cắp gây rối trật tự trong khu vực làm việc, họctâp trong kí túc xá sinh viên; chù trì giải quyết các công việc liên quan đếncông tác bảo vệ tính mạng và tài sản của tập thể và cá nhân trong phạm vitrường quản lý

Như vậy thông qua việc tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ của trường vàcác phòng trực thuộc chúng tôi hiểu được công việc chung của trường vàtừng phòng cụ thể để từ đó biết được khối lượng tài liệu hình thành giúp côngtác xây dựng danh mục hồ sơ được thuận lợi và phù hợp với thực tế, phản ánhđầy đủ và rõ nhât quá trình hoạt động của nhà trường qua từng giai đoạn

1.1.2 Thành phần, nội dung tài liệu Trường ĐHHP

Qua việc khảo sát thực tế chúng tôi thấy rằng trong quá trình hoạt độngTrường ĐHHP sản sinh ra khối lượng lớn tài liệu phục vụ cho công tác quản

lý, giảng dạy và học tập của trường Do đặc thù là giáo dục và đào tạo nênTrường ĐHHP chủ yếu sản sinh ra ba loại tài liệu chính bao gồm: Tài liệuhành chính, tài liệu chuyên môn và tài liệu khoa học kỹ thuật

Tài liệu hành chính là tài liệu có nội dung phản ánh những hoạt động về

tổ chức và quản lý của các cơ quan trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hoá,khoa học, quân sự, ngoại giao, Trường ĐHHP là đơn vị hành chính sựnghiệp trực thuộc UBND thành phố Hải phòng quản lý về mặt hành chính và

Bộ giáo dục đào tạo quản lý về mặt chuyên môn nên trong quá trình hoạtđộng sản sinh ra khối lượng lớn tài liệu hành chính nội dung phản ánh mọihoạt động của nhà trường đặc biệt về công tác giáo dục và đào tạo của trường

ví dụ như:

-Tài liệu chỉ đạo việc thực hiện đào tạo; việc tuyển sinh, liên kết đào tạo.

- Tài liệu về hoạt động quản lý của cán bộ, giảng viên và HSSV

- Tài liệu về hoạt động của Đoàn thanh niên

- Tài liệu về hoạt động tài chính kế toán

- Tài liệu phản ánh hoạt động hợp tác đào tạo với nước ngoài,…

Tài liệu chuyên môn là tài liệu chuyên sâu về một lĩnh vực nhất định,Trường ĐHHP có khối lượng tài liệu chuyên môn là các bài thi của sinh viên.Các sách giáo trình về các ngành đạo tạo của trường

Tài liệu khoa học kỹ thuật là tài liệu có nội dung phản ánh các hoạtđộng về nghiên cứu khoa học; phát minh, sáng chế; thiết kế xây dựng cáccông trình xây dựng cơ bản; thiết kế chế tạo các sản phẩm công nghiệp; điềutra khảo sát tài nguyên thiên nhiên như: địa chất, khí tượng thuỷ văn, trắc địa,bản đồ, Trong quá trình hoạt động thì tài liệu khoa học kỹ thuật của trườngbao gồm:

- Tài liệu nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên và HSSV gồm các

đề tài nghiên cứu khoa học các cấp của cán bộ, giảng viên

- Đồ án tốt nghiệp của sinh viên chuyên ngành chế tạo máy và xây dựng của sinh viên

- Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên,…

- Tài liệu xây dựng cơ bản: gồm thuyết minh các công trình, các bản vẽ

về xây dựng phòng học, tường rào, trung tâm thể chất của nhà trường,…

Đây là khối tài liệu lớn nhất của trường hiện nay bởi hàng năm có hàngnghìn các khóa luận tốt nghiệp của sinh viên, hàng trăm công trình nghiêncứu khoa học các cấp của cán bộ, giảng viên và sinh viên nhà trường phản

ánh hoạt động nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên và HSSV nhàtrường Bên cạnh đó còn có các bài báo trên các tạp chí của trong và ngoàinước, xuất bản tạp chí khoa học

Qua khảo sát thực tế số lượng văn bản đi – văn bản đến trong ba năm trởlại đây của nhà trường như sau:

Bảng 1.1.2: Bảng thống kê số lượng văn bản đi – đến Trường ĐHHP

Như vậy với số lượng lớn văn bản chứa đựng rất nhiều thông tin quantrọng, cần thiết và đáng tin cậy thì nhà trường cần có sự quan tâm và nhữngbiện pháp phù hợp để tài liệu nhà trường phát huy tối đa giá trị phục vụ tốtcông tác quản lý, giảng dạy và học tập của nhà trường

1.1.3 Ý nghĩa tài liệu Trường ĐHHP

Ý nghĩa tài liệu là những vai trò quan trọng mà tài liệu mang lại.TrườngĐHHP là trường đại học công lập trực thuộc UBND thành phố Hải Phòng,

trường có 11 phòng chức năng, 3 trung tâm, 3 trường thực hành và gần 20khoa với hơn 800 cán bộ, giảng viên và hơn 12.000 sinh viên thuộc các hệ nênkhối lượng tài liệu sản sinh ra trong quá trinh hoạt động là rất lớn và có ýnghĩa vô cùng quan trọng đối với Trường ĐHHP nói riêng và thành phố nóichung.

Tài liệu Trường ĐHHP phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành, phát triển

về các mặt hoạt động của nhà trường Khối tài liệu này đã, đang và sẽ gópphần quan trọng trong sự nghiệp xây dựng nhà trường

Trước hết với hoạt động quản lý của nhà trường: Từ hoạt động đào tạo

đã sản sinh ra hệ thống các văn bản tài liệu gồm: Nghị quyết, Kế hoạch,Chương trình, Quyết định về mọi mặt như tổ chức bộ máy, về nhân sự, về

mở mã ngành đào tạo, liên kết đào tạo,…những loại văn bản, tài liệu này chứarất nhiều thông tin là căn cứ không thể thiếu để lãnh đạo ra các quyết địnhphục vụ hoạt động quản lý, điều hành và phát triển trường Hàng ngày, hànggiờ Ban Giám hiệu, các cán bộ quản lý của nhà trường thường xuyên sử dụngnhững thông tin trong tài liệu để đưa ra phướng hướng, hoạch định cácchương trình, kế hoạch phù hợp với thực tế như việc mở rộng thêm cácngành phù hợp nhu cầu xã hội và cắt bớt những mã ngành không phù hợp đểtrường phát triển ổn định và bền vững Bên cạnh đó, tài liệu nhà trường còngiúp Ban Giám hiệu ban hành các loại văn bản quản lý cho phù hợp Tài liệu

do nhà trường sản sỉnh ra còn là bằng chứng giúp Ban Giám hiệu nhà trường

có thể dựa vào đó để thanh tra, kiểm tra các cán bộ, giảng viên khi cần thiết

Tài liệu Trường ĐHHP có ý nghĩa to lớn trong việc nghiên cứu khoahọc và học tập Tài liệu hình thành từ các công trình nghiên cứu khoa học cáccấp, các bài báo đăng trên tạp chí, các luận văn, đồ án tốt nghiệp của sinhviên, Đây là nguồn tài liệu tham khảo quý giá để cán bộ, giảng viên vàHSSV nhà trường mở rộng thêm kiến thức để giảng dạy và học tập, các cán

bộ, giảng viên có kiến thức về chuyên môn và khao học để mở rộng bài giảnggiúp sinh viên hiểu hơn đồng thời giúp sinh viên NCKH mang lại thành tựulớn cho trường Sinh viên có thêm kiến thức để học tập, nghiên cứu và tíchlũy cho mình nhiều kinh nghiệm trong cách thức NCKH.

Tài liệu khoa học kỹ thuật có tính kế thừa cao vì thế trong nghiên khoahọc việc tham khảo các công trình nghiên cứu đi trước gần là một yêu cầu bắtbuộc Hầu hết các đề tài nghiên cưú khoa học trên từng lĩnh vực cụ thể, đều phảitìm hiểu về tình hình và những kết quả nghiên cứu có liên quan của những người

đi trước Trường có rất nhiều các đề tài nghiên cứu khoa học đã được ứng dụngtrong thực tế, các bài viết trên tạp chí khoa học về tự nhiên, xã hội và kỹ thuậtđây là nguồn tài liệu quý để nhà trường kế thừa và phát huy tối đa giá trị tạo rabước quan trọng trong lĩnh vực NCKH của nhà trường

Đối với mỗi cán bô, giảng viên và HSSV thì nguồn tài liệu này lại vôcùng quan trọng bởi để có thể học tập, nghiên cứu khoa học và giảng dạy tốtthì nghiên cứu khoa học là một phần không thể thiếu trong công tác đào tạo

Tài liệu Trường ĐHHP có ý nghĩa lịch sử lớn bởi thông qua khốilượng tài liệu hình thành nhà trường nghiên cứu lịch sử xây dựng và pháttriển nhà trường, xây dựng được hình ảnh nhà trường qua các thời kỳ Việcxây dựng hình ảnh có ý nghĩa rất lớn bởi từ hình ảnh, truyền thống nhàtrường để mở rộng quan hệ hợp tác, liên kết với các trường trong nước vàcác trường nước ngoài trong lĩnh vực đào tạo, nghiên cứu khoa học đồng thờinâng cao vị thế, uy tín Việc xây dựng lịch sử nhà trường giúp cán bộ, giảngviên và HSSV hiểu được quá trình hình thành và phát triển, qua đó phát huytruyền thống học tập và giảng dạy tốt hơn

Từ những ý nghĩa nêu trên chúng ta thấy, tài liệu Trường ĐHHP cầnđược thu thập và bảo quản một cách đầy đủ để phát huy hết giá trị phục vụ vàđáp ứng yêu cầu dạy và học của các thế hệ thầy và trò nhà trường

1.2 Thực trạng công tác lập hồ sơ, quản lý hồ sơ của

Trường ĐHHP

1.2.1 Quy định, hướng dẫn về lập hồ sơ hiện hành và quản lý hồ sơ

của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền

*Văn bản của Nhà nước

- Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ vềcông tác văn thư dành 3 Điều của Mục 3 trong Chương 3 quy định về lập hồ sơ,giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan, tổ chức Trong đó đề cập đến nội dungviệc lập hồ sơ hiện hành và yêu cầu đối với hồ sơ được lập; giao nộp tài liệu vàolưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức và trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ,giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành;

- Luật Lưu trữ được Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa ViệtNam thông qua ngày 01/01/2011 (có hiệu lực từ ngày 01/7/2011) quy định vềtrách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

Việc xây dựng, ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về lập

hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành ở các cơ quan, tổ chứcĐảng và Nhà nước đã được quan tâm đúng mức và cơ bản đáp ứng yêu cầucông tác của cơ quan, đơn vị Tuy nhiên, công tác văn thư cũng như công táclập hồ sơ hiện hành của các tổ chức chính trị - xã hội chưa được quy địnhtrong các văn bản nghiệp vụ

*Văn bản của UBND thành phố Hải Phòng

- Công văn số 6267/UBND-NC ngày 26/8/2013 về việc triển khai thông

tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quychế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức

- Công văn số 5596/UBND-NC ngày 30/7/2014 về việc chấn chỉnh, nângcao hiệu quả công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơquan, lưu trữ lịch sử

- Quyết định số 693/QĐ - UBND ngày 03 tháng 4 năm 2015 của UBNDThành phố Hải Phòng về việc Ban hành Quy định công tác văn thư, lưu trữ trênđịa bàn thành phố Hải Phòng.

*Văn bản của Sở Nội vụ và Chi cục Văn thư lưu trữ thành phố Hải Phòng

- Công văn số 2350/SNV-VTLT ngày18/9/2014 về việc hướng dẫn lập hồ

sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử

- Công văn số 23/CCVTLT-QLVTLT ngày 25/01/2013 của Chi cục Vănthư - Lưu trữ về việc hướng dẫn thực hiện Nghị định số 01/2013/NĐ-CP và

- Kế hoạch số 258/KH-CCVTLT ngày 13/11/2014 công tác văn thư, lưu trữ 5 năm 2016-2020

1.2.2 Tình hình công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ Trường ĐHHP

1.2.2.1 Công tác lập hồ sơ Trường ĐHHP

*Khái niệm hồ sơ

Khái niệm hồ sơ có rất nhiều cách hiểu khác nhau:Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một sự việc, một vấn đề, một đốitượng, hoặc có một, hoặc một số đặc điểm hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân.[6,Tr.187]

Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một văn bản) có liên quan về một vấn

đề, sự việc (hay môt người) hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề, sựviệc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức nhưcùng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành.[19, Tr.333]

Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sựviệc, một đối tượng cụ thể hoặc có một đặc điểm chung, hình thành trong quá

trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơquan, tổ chức, cá nhân [8, Tr.2]

Thứ hai lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thànhtrong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyêntắc và phương pháp nhất định [13, Tr.2]

Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan

là nhiệm vụ bắt buộc của mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong quá trìnhgiải quyết công việc

*Tác dụng của việc lập hồ sơ đối với Trường ĐHHP

-Trước hết việc lập hồ sơ hiện hành do cán bộ, giảng viên trực tiếpgiải quyết công việc lập; được tiến hành đồng thời với quá trình giải quyếtcông việc Việc lập hồ sơ hiện hành đảm bảo văn bản, tài liệu phản ánh đúngcông việc, chất lượng hồ sơ khi nộp vào lưu trữ đạt yêu cầu

- Việc lập hồ sơ giúp cho cán bộ, công chức nắm chắc thành phần, nộidung và khối lượng văn bản hình thành khi giải quyết công việc, tránh được tìnhtrạng phân tán, thất lạc tài liệu; việc lập hồ sơ công việc sẽ giúp cho các cán bộ, giảngviên mới tiếp xúc công việc, khi tiến hành thực hiện công việc sẽ hiểu được cần phảixây dựng những văn bản nào hoặc các bước triển khai công việc

mà không cần phải có người hướng dẫn

- Công tác lập hồ sơ nhằm quản lý được toàn bộ công việc của trường,phân loại văn bản, công văn, giấy tờ một cách khoa học, hợp lý, quản lý hồ sơđược chặt chẽ, lưu giữ những hồ sơ cần thiết, có giá trị, tránh việc lập hồ sơ trùnglặp hoặc công việc quan trọng nhưng không được lập thành hồ sơ; lập hồ sơ tốt sẽtạo điều kiện thuận lợi cho việc giao nộp những hồ sơ có giá trị vào lưu trữ nhàtrường

* Lề lối làm việc Trường ĐHHP

Trước hết là nhận thức và chỉ đạo của Ban Giám hiệu nhà trường đốivới công tác văn thư lưu trữ: Lãnh đạo nhà trường chưa thật sự hiểu hết vaitrò và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ nên chưa quan tâm vàđầu tư đúng mức cho công tác này Ngay về mặt tư tưởng thì trong đội ngũBan Giám hiệu nhà trường đã không coi trọng và không chỉ đạo để đưa ranhững quy định cho công tác văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp mà luôn làm theothói quen hình thành từ rất lâu Do không chú trọng và quan tâm thườngxuyên đến công tác này nên nhà trường chưa ban hành được nhiều văn bảnquy định về công tác văn thư, lưu trữ Trong khi đó, do đặc thù công tác nàyrất cần sự chỉ đạo từ lãnh đạo nhà trường để thay đổi về mặt tư tưởng củatoàn thể cán bộ, giảng viên nhà trường

Thực tiễn trong công tác soạn thảo văn bản của nhà trường đã nói lênđược cách nhìn nhận và thói quen làm việc của nhà trường Tùy vào từngchức năng và nhiệm vụ của mỗi phòng mà cán bộ phòng đó sẽ soạn thảo vănbản, sau khi soạn thảo xong cán bộ sẽ trình trưởng phòng hoặc phó trưởngphòng ký nháy duyệt về mặt nội dung và chuyên viên soạn thảo văn bản cótrách nhiệm trình Ban Giám hiệu phụ trách kỳ và đưa xuống văn thư lấy số.Với cách thức soạn thảo văn này văn bản sai về mặt thể thức rất nhiều bởi vănbản trước khi trình ký không được cán bộ văn thư kiểm tra về mặt thể thức

mà đưa thẳng lên Ban Giám hiệu ký Lề lối làm việc này đã được hình thành

từ rất lâu và hiện nay vẫn diễn ra điều này sẽ làm cho văn bản Trường ĐHHPthiếu tính pháp lý và giá trị không cao đối với cơ quan, đơn vị nhận được vănbản Cán bộ soạn thảo văn bản chưa hiểu được vai trò, tầm quan trọng củaviệc soạn thảo đúng thể thức mặc dù đã được cán bộ văn thư nhắc nhở nhưng

do nhà trường chưa có quy định cụ thể việc duyệt thể thức văn bản trước khitrình ký, văn bản khi được ký đưa xuống văn thư dù biết sai nhưng vẫn đóng

do hiểu được cách thức làm việc và lo ngại khi đã có chữ ký không đóng sẽ làgây khó dễ và sách nhiễu đồng nghiệp.

Trong việc ban hành văn bản Trường ĐHHP tiến hành như sau: Văn bảnsau khi soạn thảo có một số phòng làm hai bản gốc, một số phòng làm mộtbản gốc Sau khi trình ký văn thư giữ một bản, phòng soạn thảo giữ một bảnsau đó đơn vị soạn thảo nhân bản và phát hành và gửi các đơn vị, cơ quan liênquan giải quyết Một số phòng soạn thảo làm hai bản gốc, một số phòng chỉlàm một bản gốc Nên văn thư giữ một bản nên phòng soạn thảo sẽ không cònbản lưu điều này gây nên sự không thống nhất trong việc lưu văn bản giữacác phòng trong trường điều này gây khó khăn cho công tác lập hồ sơ và thutài liệu đối với cán bộ văn thư

Trong việc lưu giữ tài liệu đi và đến của các phòng cũng diễn ra khôngtheo nề nếp Cán bộ, giảng viên để chung tất cả các loại tài liệu cùng với nhautạo thành bó Đây là thói quen đã có từ lâu và ăn sâu vào tiềm thức của mỗicán bộ, giảng viên nên khi cần các cán bộ, giảng viên tìm rất khó gây tìnhtrạng đình trệ trong công việc thậm chí một số cán bộ phòng khi thấy nhiềumang hủy bớt đi mà không biết đâu là văn bản cần lưu giữ để phục vụ chínhmình và phục vụ mục đích chung của nhà trường

Cuối hàng năm, khi cán bộ văn thư đi thu thập hồ sơ, tài liệu thì các cán

bộ không giao nộp được tài liệu và cho rằng tất cả tài liệu là của mình là quantrọng cứ để ở các bó khi nào cần thì tìm trong đó sẽ có ngay chứ giao nộp chocán bộ văn thư sẽ bị mất hoặc khi cần thì phải đi xa để lấy Cán bộ các phòngchỉ giao nộp những tài liệu là bản photo, thậm chỉ là những tài liệu khôngphản ánh được chức năng, nhiệm vụ của mình điều này gây khó khăn rất lớncho cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ khi làm nhiệm vụ của mình

Qua việc nắm được lề lối làm việc của Ban Giám hiệu và cán bộ, giảngviên Trường ĐHHP đối với tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động thì

chúng ta thấy rằng văn bản, tài liệu Trường ĐHHP không đảm bảo về mặt thểthức theo quy định hiện hành, tài liệu không sắp xếp khoa học bởi thiếu sựhiểu biết về công tác văn thư lưu trữ.

* Các bước của công tác lập hồ sơ

-Bước một là mở hồ sơ: Người mở hồ sơ là công chức, viên chức đượcgiao nhiệm vụ Lấy một tở bìa do cán bộ văn thư cơ quan phát sau đó căn cứvào công việc cụ thể của mình và điều các yếu tố thông tin lên bìa hồ sơ như:

Số ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ

- Bước hai là thu thập văn bản đưa và hồ sơ: Thu thập kịp thời, đầy đủtài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc để đưa vào hồ sơ; tài

liệu đưa vào hồ sơ phải là bản chính, bản gốc hoặc bản sao có giá trị như bảnchính; tài liệu về việc nào phải được đưa và đúng hồ sơ của việc đó khôngđưa nhầm vào hồ sơ khác

- Bước ba là kết thúc hồ sơ: Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơđược kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm: Kiểm tra mức độ đầy đủ của vănbản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu cần bổ sung cho đủ; xem xét loại ra khỏi hồ

sơ bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu đã có bản chính

+ Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ: Để cố định trật tự văn bản,tài liệu, đảm bảo mối quan hệ giữa tài liệu với nhau, làm cho hồ sơ phản ánhvấn đề, sự việc một cách rõ ràng Tùy từng hồ sơ mà có cách sắp xếp cho phùhợp như: Sắp xếp theo trình tự giải quyết công việc hoặc theo thời gian, tênloại, tác giả văn bản Dù sắp xếp theo cách nào thì cũng cần phản ánh côngviệc và lôgic hợp lý

+Biên mục hồ sơ: Chỉ biên mục hồ sơ khi công việc đã giải quyết xonghoặc vụ việc kết thúc Trước khi biên mục chúng tôi kiểm tra lại lần cuối cácvăn bản tài liệu trong hồ sơ, nếu thấy thiếu thì thu thập, bổ sung cho đầy đủ,kiểm tra lại và sắp xếp các văn bản trong hồ sơ Việc biên mục hồ sơ gồm:

+ Đánh số tờ để cố định vị trí các văn bản trong hồ sơ, đảm bảo không

bị thất lạc và tra tìm được nhanh chóng Khi đánh số tờ dùng bút chì đen để đánhbên góc phải mỗi văn bản, đánh từ số tờ đầu tiên đến cuối cùng có trong hồ sơhoặc đơn vị bảo quản

+ Viết mục lục văn bản nhằm hệ thống các văn bản, tài liệu và vị trí sắpxếp của chúng trong hồ sơ Viết mục lục văn bản, tài liệu là ghi các thông tin từvăn bản, tài liệu có trong hồ sơ vào tờ mục lục văn bản, tài liệu nhằm thống kê và

cố định thứ tự những văn bản, tài liệu được sắp xếp, đánh số Cấn viết đầy đủchính xác các thành phần cần thiết của văn bản vào mục lục hồ sơ Mục lục vănbản, tài liệu nếu nhiều trang phải đánh số trang riêng và đặt ở đầu hồ sơ ngay sau

tờ bìa

Chúng ta thấy rằng để lập hồ sơ hoàn chỉnh, khoa học phải tiến hành đầy đủtừng bước và mỗi cán bộ, giảng viên phải tự lập hồ sơ công việc cho mình.Qua khảo sát thực tế tại 11 phòng của Trường ĐHHP chúng tôi thấy rằng các phòng này vẫn chưa lập được hồ sơ công việc cho mình

Để tham gia học cao học theo diện nhà trường cử đi học thì hồ sơ gồm

có các loại văn bản sau:

- Thông báo tuyển sinh sau đại học

- Đơn xin tham gia dự tuyển thạc sĩ của giảng viên

- Công văn cử tham gia dự tuyển của nhà trường

- Giấy báo trúng tuyển

- Quyết định cử đi học của Trường ĐHHP

Những loại văn bản liên quan đến việc đi học cao học của một giảng viêntrong trường và có thể lập thành một hồ sơ, trong khi hàng năm nhà trường

có khoảng 50 cán bộ, giảng viên tham gia học thạc sĩ, 20 cán bộ, giảng viêntham gia nghiên cứu sinh thì đã có khoảng 70 hồ sơ được hình thành mà đâychỉ là một mảng hoạt động nhỏ của nhà trường Tài liệu nghiên cứu khoa

học của trường chiếm khối lượng lớn rất lớn Hàng năm, nhà trường có hàngnghìn khóa luận tốt nghiệp, đồ án tốt nghiệp của sinh viên các hệ chính quy,tại chức và liên thông Hàng trăm đề tài nghiên cứu khoa học của cán bộ,giảng viên và sinh viên từ đề tài cấp trung ương cấp thành phố, cấp trường vàcấp khoa, phòng Các bài báo viết trên tạp chí khoa học của nhà trường.

Tất cả các loại tài liệu này luôn ở trong tình trạng chất đống, bó gói vànằm rải rác ở các phòng không được sắp xếp, bảo quản Hai năm gần đây,cuối mỗi năm cán bộ văn thư đến từng đơn vị hướng dẫn và thu tài liệu theochủ trương của nhà trường đề ra Tài liệu thu được là trùng thừa và không cógiá trị cao bởi các phòng chỉ nộp những tài liệu phát hành chung toàn trường

mà phòng nào cũng có không phản ánh được chức năng, nhiệm vụ của từngphòng Điều này gây ra khó khăn rất lớn cho việc quản lý hồ sơ của cả cán bộvăn thư và cán bộ lưu trữ kiêm nhiệm của nhà trường Bởi tài liệu thu vềkhông lập được hồ sơ mà chỉ ở dạng tập lưu văn bản mà tập lưu văn bản thìcán bộ văn thư đã có bản gốc

Hiện nay ở 11 phòng chức năng của nhà trường có khoảng 50m tài liệuchưa được nộp lưu về bộ phận lưu trữ và chưa được lập hồ sơ và chỉnh lý

để đưa vào khai thác sử dụng Những tài liệu này có từ những năm 2000 trởlại đây

* Nguyên nhân Trường ĐHHP chưa lập được hồ sơ

- Trước hết là ý thức và trách nhiệm của cán bộ, giảng viên: Khảo sátthực tế cho thấy trong 11 phòng có 02 phòng có ý định lập hồ sơ, sắp xếp hồ sơ vàbảo quản tài liệu của mình là phòng Tổ chức cán bộ và phòng Chính trị

công tác học sinh sinh viên còn chín phòng không lập hồ sơ công việc củamình Bởi, các cán bộ ở những phòng cho rằng đó là việc của cán bộ văn thưchứ không phải nhiệm vụ của mình Văn bản trong quá trình giải quyết côngviệc không được sắp xếp theo thứ tự mà để ngổn ngang và chung vào với

nhau ở tất cả các loại ở trên bàn làm việc cả giấy nháp, giấy nhớ và giấy in.Hơn nữa cán bộ của 11 phòng trên không được bộ phận văn thư đưa cho bìa

hồ sơ công việc và hướng dẫn cách ghi các bước cần lập hồ sơ mà chỉ đượchướng dẫn qua một số văn bản của Nhà nước ban hành Bởi thực tế, các cán

bộ, giảng viên không nắm được các bước cần làm của việc lập hồ sơ sao chokhoa học nên tài liệu khi giải quyết xong không còn quan trọng với cán bộ cácphòng Cuối mỗi năm, khi dọn phòng sẽ hủy theo cách riêng của mỗi người.Trong hai đơn vị có ý định lập hồ sơ thì cũng chưa lập được hồ sơ hoànchỉnh mà chỉ sắp xếp gọn gàng và ngăn nắp hơn, có ý thức hơn trong việc bảo

vệ tài liệu của mình đưa vào các cặp, hộp khi cần thì tra tìm thuận lợi hơn.Bởi cán bộ của hai phòng cho biết không được hướng dẫn cụ thể, cũng không

có bìa hồ sơ mẫu để lập hồ sơ công việc mà chỉ tự ý thức được vai trò của tàiliệu và xếp gọn gàng để khi có việc cần tìm thì sẽ dễ thấy hơn

Thiết nghĩ ở một trường đại học có quy mô lớn và đội ngũ cán bộ cótrình độ chuyên môn khá cao mà chưa hiểu hết được tầm quan trọng của việclập hồ sơ công việc là một vấn đề cần phải xem xét và đây là thực trạng đã có

từ lâu ở Trường ĐHHP

- Thứ hai là bộ phận văn thư nhà trường: Qua khảo sát chúng tôi nhận thấy

do nhà trường có hơn 800 cán bộ, giảng viên và hơn 10 nghìn sinh viên với hai cán

bộ văn thư: một văn thư phụ trách quản lý và sử dụng con dấu, một cán bộ văn thưphụ trách quản lý văn bản đi – đến; phần mềm quản lý văn bản của nhà trường vàkiêm nhiệm công tác lưu trữ Với khối lượng công việc hàng ngày của mình, hàngngày hai cán bộ phải lấy hơn chục số văn bản đi các loại, cập nhật vào phần mềm vàtrang web để đưa thông tin và đóng rất nhiều dấu phục vụ hoạt động của nhà trường

Vì vậy, cán bộ văn thư không có

thời gian để đi từng đơn vị hướng dẫn lập hồ sơ hơn nữa trình độ chuyên môncủa cán bộ văn thư chưa đảm bảo để hướng dẫn lập hồ sơ Bởi vì trong hai

cán bộ văn thư thì một cán bộ văn thư có trình độ trung cấp văn thư đánhmáy, có kinh nghiệm trong việc bảo quản con dấu nhưng lại không có kinhnghiệm trong việc hướng dẫn lập hồ sơ công việc Còn một cán bộ là cử nhântin học đang học trung cấp văn thư chưa có kinh nghiệm trong công tác vănthư, lưu trữ nên chưa đảm nhận được việc hướng dẫn lập hồ sơ công việc vàquản lý hồ sơ của trường.

Trường ĐHHP từ khi thành lập đến nay vẫn chưa lập được hồ sơ côngviệc và chưa thu thập được tài liệu mà tài liệu luôn ở trong tình trạng bó, gói,mất và thất lạc Chỉ có các tập lưu văn bản đi và văn bản đến ở bộ phận vănthư, nhưng số lượng tài liệu này không nhiều và chưa được thống kê cụ thể

để dưới dạng cặp, hộp và lưu tại bộ phận Hơn nữa, qua khảo sát thực tếchúng tôi thấy rằng khối lượng tập lưu văn bản đi và văn bản đến ở bộ phậnvăn thư lưu từ năm 2009 đến nay Từ năm 2009 theo quy định của Nhà nước

về việc kiểm tra chéo công tác văn thư lưu trữ trong các cơ quan hành chínhNhà nước, đơn vị sự nghiệp được sự hướng dẫn và góp ý của chi cục lưu trữthành phố Hải Phòng và các đơn vị đi kiểm tra nhà trường mới triển khai việcvăn thư lưu một bản gốc

-Thứ ba là trách nhiệm của Ban Giám hiệu và phòng Hành chính Quảntrị: Để công tác lập hồ sơ công việc đi vào nề nếp thì sự chỉ đạo của Ban giámhiệu nhà trường là tiền đề và vô cùng quan trọng Nhưng qua việc tìm hiểu,phỏng vấn lãnh đạo nhà trường đối với công tác văn thư, lưu trữ nói chung,công tác lập hồ sơ công việc nói riêng thì lãnh đạo chưa thực sự quan tâm vàđầu tư cho công tác này Ban Giám hiệu nhà trường chưa đầu tư cơ sở vậtchât cho công tác văn thư lưu trữ, nhà trường vẫn chưa có kho lưu trữ hiệnhành, chưa mua bìa hồ sơ giao cho cán bộ để cán bộ căn cứ vào đó lập hồ sơcông việc cho mình Lãnh đạo nhà trường không có biện pháp, cách thứctuyên truyền văn bản chỉ đạo của Trung ương, UBND thành phố về về công

tác văn thư lưu trữ, không đưa ra được trách nhiệm của mỗi cá nhân trongcông tác lập hồ sơ Ban Giám hiệu nhà trường chưa thực sự hiểu hết vai trò,tầm quan trọng của công tác này nên sự chỉ đạo chưa được quyết liệt và triệtđể.

Ban Giám hiệu nhà trường cũng đã chỉ đạo ban hành một số văn bảnquy định trong công tác văn thư, lưu trữ nói chung Hiện nay, nhà trườngchưa có quy định cụ thể trong việc lập hồ sơ công việc nên công tác này vẫnchưa được quan tâm thích đáng

Nhà trường giao cho phòng Hành chính - Quản trị phụ trách quản lýcông tác văn thư, lưu trữ nhưng lãnh đạo phòng không hiểu về công tác vănthư, lưu trữ nên tham mưu chưa hợp lý Lãnh đạo phòng chưa phổ biến,triển khai các văn bản mới, chưa chỉ đạo được công tác lập hồ sơ tại cácphòng, chưa có chủ trương xây dựng kho lưu trữ hiện hành Mọi việc liênquan đến công tác văn thư, lưu trữ giao hết cho bộ phận văn thư chịu tráchnhiệm Có thể nói rằng lãnh đạo phòng Hành chính Quản trị trên danh nghĩa

là quản lý, tham mưu về công tác văn thư, lưu trữ nhưng thực tế thì khôngquan tâm đến công tác này Đây là một trở ngại lớn đối với bộ phận văn thưbởi khi lãnh đạo không chỉ đạo thì không dám mạnh dạn đưa ra các biện pháp

để hoàn thiện công tác này Do không có sự thanh tra, kiểm tra nên bộ phậnvăn thư cũng không chủ động thực hiện các công việc vốn đã thành nếp từ lâucủa nhà trường

1.2.2.2 Công tác quản lý hồ sơ Trường ĐHHP

Quản lý là một khái niệm rất rộng thể hiện ở từng lĩnh vực khác nhau thì

sẽ có cách hiểu khác nhau Theo nghĩa chung nhất thì quản lý là sự tác độngcủa chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu quản lý.Việc tác động theo cách nào còn tuỳ thuộc vào các góc độ khoa học khácnhau ,các lĩnh vực khác nhau cũng như cách tiếp cận của người nghiên cứu

Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các văn bản,

hồ sơ trong tổ chức Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ, quản lý,bảo quản, tiêu hủy trong sự hoạt động của một tổ chức.[19,Tr.1]

* Vai trò của quản lý hồ sơ đối với Trường ĐHHP

- Quản lý tốt hồ sơ sẽ giúp cán bộ, giảng viên Trường ĐHHP tra cứuthông tin nhanh chóng, chính xác để kịp thời cung cấp thông tin tin cậy giải quyêtcông việc đạt hiệu quả cao nhất

- Việc quản lý hồ sơ chặt chẽ còn giúp cho nhà trường giữ gìn được bímật của mình trong cơ chế tuyển sinh ngày càng khó khăn như hiện nay thì việcgiữ bí mật về chiến lược phát triển để thu hút thí sinh vào trường là vô cùng quantrọng điều này tạo nên được thương hiệu và uy tín của nhà trường đối với cáctrường bạn và sinh viên

- Quản lý hồ sơ một cách khoa học, bài bản giúp công tác lưu trữ nhàtrường đi vào nền nếp, không mất nhiều kinh phí cho việc chỉnh lý, sắp xếp lại hồ

sơ, tài liệu để bộ phận lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ lưu trữ nhằm phục vụtốt cho công tác khai thác, tra cứu phục vụ tốt nhất việc tra tìm tài liệu cho cán bộ,giảng viên nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc của

là đơn vị sự nghiệp phục vụ sự nghiệp giáo dục và đào tạo nên có 02 phòngcủa bộ phận nhỏ quản lý điểm của sinh viên là phòng Đào tạo và phòng Khảothí và Đảm bảo chất lượng nhưng việc quản lý bài thi không được quản lýchặt chẽ khoa học Sau khi giảng viên chấm xong, bài thi sẽ được cất giữ

riêng ở một kho, khi có khiếu nại của sinh viên việc tìm lại bài thi để xemđiểm là vô cùng khó khăn, thêm vào đó thì việc tiêu hủy bài thi không theoquy định là thành lập hội đồng tiêu hủy mà cán bộ phụ trách lưu giữ bài thi tự

ý tiêu hủy theo những cách riêng của mình

Bên cạnh đó thì việc quản lý hồ sơ sinh viên do phòng Chính trị và Côngtác học sinh sinh viên chịu trách nhiệm Qua tìm hiểu thực tế chúng tôi thấyrằng việc quản lý hồ sơ học sinh, sinh viên có phần khoa học hơn, bởi khi sinhviên nhập học hồ sơ sẽ có đầy đủ giấy tờ cần thiết như: học bạ, giấy khai sinh,bằng tốt nghiệp THPT sẽ được lưu trong hồ sơ theo tên của từng sinh viên vàđược sắp xếp, bảo quản ở tủ trong phòng

- Để quản lý tốt hồ sơ thì trước tiên cần phân loại hồ sơ: Hồ sơ có rất nhiềuloại khác nhau, hồ sơ công việc được giữ lại, xác định giá trị và chuyển vào lưu trữnhà trường phục vụ quá trình khai thác, sử dụng của cán bộ, giảng

viên

- Thứ hai quản lý hồ sơ là phải đánh giá được giá trị của hồ sơ Việcđánh giá ở các mức độ giá trị của tài liệu, hồ sơ phải dựa trên cơ sở các nguyên tắc,phương pháp, tiêu chuẩn do khoa học lưu trữ đề ra như xác định thời hạn bảoquản cho từng loại tài liệu, hồ sơ khác nhau; xác định tài liệu, hồ sơ có giá trị lịch

sử để đưa vào lưu trữ lịch sử bảo quản vĩnh viễn; xác định tài liệu hết giáo trị bảoquản để tiêu hủy

- Thứ ba là chỉnh lý, sắp xếp chuẩn mực trong hồ sơ: Đây là sự kết hợpmột cách chặt chẽ và hợp lý các khâu nghiệp vụ của công tác lập hồ sơ để tổ chứckhoa học các tài liệu trong hồ sơ nhằm bảm đảm an toàn và sử dụng chúng hiệuquản nhất

- Thứ tư là thống kê hồ sơ: Thống kê hồ sơ là áp dụng các công cụ,phương tiện chuyên môn, nghiệp vụ để nắm được chính xác thành phần, nội

dung, số lượng tài liệu trong hồ sơ và cơ sở vật chất, kỹ thuật của hệ thống bảo quản tài liệu, hồ sơ của nhà trường.

- Thứ năm là bảo quản hồ sơ, tài liệu: Là áp dụng các biện pháp khoahọc kỹ thuật để bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ tài liệu, hồ sơ nhằm phục vụ tốtnhất cho việc khai thác, sử dụng trước mắt và lâu dài Đối với Trường ĐHHP thìcần phải: Xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ; nội quy sử dụng hồ sơ, tàiliệu; chế độ làm vệ sinh thường xuyên và đột xuất; xây dựng nội quy phòng hỏa;chế độ nhiệt độ, độ ẩm phù hợp từng mùa cụ thể; khai

thác sử dụng hồ sơ tài liệu

Qua việc tìm hiểu lý luận về công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ chúngtôi thấy rằng việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ là việc làm rất quan trọng và haicông tác này là sự kế thừa của nhau Muốn quản lý tốt hồ sơ thì việc lập hồ sơphải tiến hành khoa học và do mỗi cán bộ phụ trách công việc của mình cótrách nhiệm lập hồ sơ

Như vậy, qua việc đi từng phòng khảo sát và phỏng vấn trực tiếp việclập hồ sơ và quản lý hồ sơ ở 11 phòng với hơn 100 cán bộ, giảng viên chúngtôi có thể khẳng định rằng trường ĐHHP chưa lập được hồ công việc, quản

lý hồ sơ rất lỏng lẻo Đây là một thực tế mà chúng ta cần nhìn nhận và đánhgiá một cách khách quan để từ đó đưa ra được giải pháp hợp lý khắc phụcdần tình trạng đã ăn sâu vào cách làm việc, cách nhìn nhận của cán bộ, giảngviên Trường ĐHHP trong công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ

1.2.3 Nhận xét, đánh giá công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ

Trường ĐHHP

Trải qua 55 năm xây dựng và phát triển đã có rất nhiều văn bản chỉ đạo,hướng dẫn của Nhà nước, địa phương và ngành nhưng công tác lập hồ sơ côngviệc của nhà trường đến nay chưa được cải cách Tiền thân của trường làTrường Trung cấp sư phạm sau đó là Trường Cao đẳng sư phạm, Trường Đại

học tài chức và nay là Trường ĐHHP đào tạo đa ngành, đa lĩnh vực Khốilượng văn bản ngày càng nhiều cùng với sự phát triển của nhà trường nhưngcông tác lập hồ sơ vẫn không có gì thay đổi đây là một thực tế đáng buồn vàcần được chấn chỉnh trong thời gian tới.

Dưới đây chúng tôi xin đưa ra một số nhận xét, đánh giá công tác lập hồ

sơ và quản lý hồ sơ Trường ĐHHP sau khi khảo sát thực tế và đưa ra thựctrạng về công tác này của nhà trường

1.2.3.1 Ưu điểm

Nhìn chung Trường ĐHHP đã có sự quan tâm, chỉ đạo về công tác lập hồ sơ hiện hành đối với các đơn vị trực thuộc thể hiện ở các văn bản hướng dẫn và việc kiểm tra, đôn đốc thực hiện như ban hành Quy chế công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, thông báo về việc thu nộp tài liệu và có nhắc đến việc mỗi cá nhân cần phải lập hồ sơ công việc của mình

Đã cử cán bộ văn thư đến từng đơn vị thu nộp tài liệu để chỉnh lý và quản lý

hồ sơ cho tốt hơn

Một số cán bộ, giảng viên tuy chưa lập được hồ sơ nhưng có ý thứcbảo vệ tài liệu của mình để khi cần thì có chứ không hủy tài liệu đi Một sốđơn vị như phòng Tổ chức cán bộ, phòng Chính trị công tác HSSV đã có ýthức trong việc cần lập hồ sơ công việc nhằm thuận lợi cho mình trong việctra tìm văn bản, tài liệu Mỗi phòng của nhà trường đã có tủ để mỗi cá nhânbảo quản tài liệu của mình Bên cạnh những ưu điểm trên, công tác lập hồ sơhiện hành ở Trường ĐHHP còn rất nhiều nhược điểm cần khắc phục

1.2.3.2 Nhược điểm

Không ít cán bộ, giảng viên của một số phòng như: Hợp tác và đào tạo

và hợp tác quốc tế, Quản lý thiết bị, Thanh tra pháp chế, Quản lý khoa học chưa nhận thức được trách nhiệm, ý nghĩa và tầm quan trọng của lập hồ sơ hiện hành và trách nhiệm của mình đối với công việc này Mặc dù đã được