Lecture Information technology project management - Chapter 4: Project scope management

Chapter 4: Project scope management. After reading this chapter, you will be able to: Understand the importance of good project scope management, describe the process of planning scope management, discuss methods for collecting and documenting requirements to meet stakeholder needs and expectations,...

Chapter 4:

Project Scope Management

adopted from PMI’s PMBOK 2000 and Textbook : Information Technology Project Management 

(author : Dr. Kathy Schwalbe)

Contents

• Importance of scope management

• Project Scope Management Processes (Initiation,  Scope planning, Scope definition, Scope 

verification, Scope change control)

– Initiation (init phase)

• key tools: selecting project based on financial methods (NPV, ROI and Payback analysis)

Screening a project

processes will be used in producing them

Chapter 4

Project Scope Management Processes

• Initiation: beginning a project or continuing to  the next phase

• Scope planning: developing documents to 

provide the basis for future project decisions

• Scope definition: subdividing the major project  deliverables into smaller, more manageable 

components

• Scope verification: formalizing acceptance of the  project scope

• Scope change control: controlling changes to 

Project Initiation: Strategic  Planning and Project Selection

• 1st initiation phase process

• Initiation is the process of formally authorizing a  project or that an existing project should continue 

on the next phase.

– The first step in initiating projects is to look at the big  picture or strategic plan of an organization

Inputs to Project Initiation

• Product description

– documents the characteristics of the products or service that the project  was undertaken to solve. It also documents the business need that 

• Historical information

– results of previous decisions and performance. 

– For example: a) relevant lessons learned from past projects; b) the 

history with a particular customer; c) the history with similar projects.

• b) constrained optimization methods – mathematical models using  linear, dynamic, integer, and multi­objective programming 

algorithms.

• Expert judgment

– Subject experts with specialized knowledge or training assess the inputs to this process. Results of this analysis are a documented opinion or recommendation

Methods for Selecting IT Projects

• There are usually more projects than available time and  resources to implement them

• It is important to follow a logical process for selecting IT  projects to work on

• It is often difficult to provide strong justification for 

many IT projects, but everyone agrees they have a high  value

– Net present value (NPV) analysis

– Return on investment (ROI)

– Payback analysis

Chapter 4

Figure 4­2.  Net Present Value Example

Excel file

Chapter 4

• Many organizations want IT projects to have a  fairly short payback period

Chapter 4

Figure 4­3. NPV, ROI, and  Payback Analysis for Project 1

Excel file

Chapter 4

Figure 4­4. NPV, ROI, and Payback 

Analysis for Project 2

Excel file Chapter 4

– First identify criteria important to the project selection process– Then assign weights (percentages) to each criterion so they add 

up to 100%

– Then assign scores to each criterion for each project

– Multiply the scores by the weights and get the total weighted scores

• The higher the weighted score, the better

Chapter 4

Figure 4­5. Sample Weighted Scoring 

Model for Project Selection

Excel file

Project Charters

• After deciding what project to work on, it is  important to formalize projects

• A project charter 

– a document that formally recognizes the 

existence of a project and provides direction on  the project’s objectives and management

• Key project stakeholders should sign a 

project charter to acknowledge agreement 

on the need and intent of the project

Chapter 4

Upgrades may affect servers and midrange computers as well as 

network hardware and software.  Budgeted $1,000,000 for hardware and software costs and $500,000 for labor costs

Table 4­2. Sample Project Charter (continued)

Walter Schmidt, CEO   Project Sponsor   Monitor project  

Mike Zwack   CIO   Monitor project, provide 

staff   Kim Nguyen   Project Manager   Plan and execute project   Jeff Johnson   Director of IT Operations   Mentor Kim  

Nancy Reynolds   VP, Human Resources   Provide staff, issue memo 

to all employees about  project  

Steve McCann   Director of Purchasing   Assist in purchasing 

– In top­down approach, planning start with largest 

items, or most­generalized description, of the project  and break them down to the finest level of detail. 

– In bottom­up approach, planning start with the 

detailed tasks and roll them up to higher levels of 

detail 

Chapter 4

Input to Scope Planning

• Product description

– Documents the characteristics of the project or service that the project will create. It is less detailed in the early phases

• Project Charter

– The document that formally recognizes the existence of a project. 

It is issued by a manager who is external to the project and at a level appropriate to the needs of the project

• Constraints

– factors that limit the project management team’s options

• Assumption

– factors that, for planning purposes, will be considered to be true, real, or certain

Tools for Scope Planning

• Product analysis

– involves developing a better understanding of the product of the project. It includes techniques such as system engineering, value engineering, value analysis, function analysis, and quality 

function deployment

• Benefit/cost analysis

– estimating tangible and intangible costs and benefits or various alternatives and using financial measures to assess the relative desirability of their alternatives

• Alternative identification

– any technique used to general different approaches to the project (e.g. brainstorming or lateral thinking)

• Expert judgment

– may be provided by subject experts with specialized knowledge 

or training

Output from Scope Planning

• Scope statement

– provides a documented basis for making future project decisions and for confirming or developing common understanding of 

• Scope definition divides major project deliverables into  manageable components. It provides a baseline and 

assigns responsibilities. A scope baseline is the original  plan, plus or minus approved changes.

• Good scope definition

– helps improve the accuracy of time, cost, and resource estimates– defines a baseline for performance measurement and project control

– aids in communicating clear work responsibilitiesChapter 4

Inputs to Scope definition

• Scope statement

– The scope statement is an agreement made between the client and project manager. It is an output from Scope Planning 

• Historic information

– information from similar or previous projects

• Decomposition

– subdividing the major project deliverables into  smaller, more manageable components. 

• Scope statement update

– refinements of the scope statement. 

Figure 4­6a. Sample Intranet WBS 

Organized by Product  

Figure 4­6b. Sample Intranet WBS 

Organized by Phase

Table 4­3. Intranet WBS in Tabular Form

1.0 Concept

1.1 Evaluate current systems1.2 Define Requirements

1.2.1 Define user requirements1.2.2 Define content requirements1.2.3 Define system requirements1.2.4 Define server owner requirements1.3 Define specific functionality

1.4 Define risks and risk management approach1.5 Develop project plan

1.6 Brief web development team2.0 Web Site Design

3.0 Web Site Development

4.0 Roll Out

5.0 Support

Figure 4­7. Intranet WBS and Gantt 

Chart in Project 2000

Project 98 file

Figure 4­8.  Intranet WBS and Gantt Chart Organized by 

Project Management Process Groups

• Many IT projects suffer from scope creep and  poor scope verification

Scope Verification

• 2nd of 8 controlling phase process

• Scope verification is the process of formalizing  acceptance of the project scope by key 

stakeholders, especially the customer and 

sponsor

• It requires reviewing work products and results 

to ensure that all product or service features and  functions are complete, correct and satisfactory.

Chapter 4

of activities performed and are fed into the  performance reporting process.

• Product documentation

– any paperwork describing the project’s 

products must be available for review.

– The purpose is to identify any particular on  variances, omissions, deficiencies, gaps, and  errors.

Outputs from Scope Verification 

• Formal acceptance

– documentation of approving the project of the  project, or phase, needs to be prepared. Often  the client or sponsor needs to sign off on 

formal documents as a part of wrapping up the  project.

– The big change requests are easy to spot because they  happen all at once. 

– When there are small multiple change requests, these  are known as scope creep and it can be a difficult to  detect.

Inputs to Scope Change Control

• WBS

– a scope definition tool that organizes the work and provides a basis for project estimates. 

Tools & techniques for Scope Change Control

• Scope change control system

– defines the procedures by which the scope of the 

project may be changed. It includes the paperwork,  tracking systems, and approval levels necessary for  authorizing changes. (e.g. change request form)

• Performance measurement

– techniques to assess the magnitude of any variations  that occur in the performance of the project.

• Additional planning

– activities that may be necessary to the project plan or  subsidiary plan in order to adjust to changes.

46

Control 

• Scope changes

– any modifications to the authorized project scope as  defined by the approved WBS. It often requires 

adjustments to cost, time, quality, or other project 

objectives.

• Corrective action

– anything that bring the performance back in line with  the project plan.

• Lessons learned

– assessments that include the causes of variances, 

reasoning behind corrective actions, and other types of  lessons learned as a result of scope change.

Chapter 4

Suggestions for Improving User 

Input

• Insist that all projects have a sponsor from  the user organization

• Put all requirements in writing and current

• Create a requirements management database

• Provide adequate testing

• Use a process for reviewing requested changes from a  systems perspective

• Emphasize completion dates

Chapter 4

Chapter 4

Chapter 4