Lecture Information technology project management - Chapter 6: Project cost management

Chapter 6: Project cost management. This chapter describes important concepts in project cost management, particularly planning cost management, creating good estimates, and using earned value management (EVM) to assist in cost control.

Chapter 6:

Project Cost Management

adopted from PMI’s PMBOK 2000 and  Textbook : Information Technology Project Management 

(author : Dr. Kathy Schwalbe)

Contents

• Importance of Project Cost Management

– Problem: cost overrun and cannot meet cost goals– Costs are measured in monetary units

• Project Cost Management

– Resource planning, Cost estimating, Cost budgeting, Cost control

• Resource Planning consideration

– difficulty, uniqueness, track record, people, equipment and  materials 

• Types of cost estimate

• basic tools and techniques

• Earned value management is an important tool for cost  control

• In 1995, cancelled IT projects cost the U.S.  over $81 billion

Chapter 6

Typical allocation of cost

• This is the process group to ensure the project is  completed within the approved budget. 

– The major output is the cost management plan

– There are 4 processes in Project Cost Management

Chapter 6

Project Cost Management Processes

• Resource planning (planning phase)

– determining what resources and quantities of them should be  used

• Cost estimating (planning phase)

– developing an estimate of the costs and resources needed to  complete a project

• Cost budgeting (planning phase)

– allocating the overall cost estimate to individual work items to  establish a baseline for measuring performance

• Cost control (control phase)

– controlling changes to the project budget

Chapter 6

Basic Principles of Cost 

Management

• Most CEOs and boards know a lot more about  finance than IT, IT project managers must speak  their language

– Profits are revenues minus expenses

– Life cycle costing is estimating the cost of a project over its entire life

Chapter 6

Resource Planning

• 8th of 21 planning phase process 

• The nature of the project and the organization will  affect resource planning

• Activities duration estimates

– the best estimates of the time that it will take to perform the work

– It is the output of Time Management Process: Activity Duration 

Estimating.

Cost Estimating

• 9th planning phase process

• collecting and predicting the costs over the life  cycle of a project or phase of a project

– developing cost estimates for all the resources needed 

to complete project activities. 

– An important output of project cost management is a cost estimate

– There are several types of cost estimates and tools and techniques to help create them

• It is also important to develop a cost management  plan that describes how cost variances will be 

managed on the projectChapter 6

Inputs to Cost Estimating (2)

• Historical information

– the cost of many categories of resources is available from the following sources: a) project file; b) 

commercial cost­estimating databases; c) project team knowledge

• Chart of accounts (COA)

– describes the coding structure or the budget categories that the performing organization uses to report 

financial information in its general ledger. 

• Risk

– to show the importance of considering the impacts of both opportunities and threats for costs estimates for each activity

• Parametric modeling

– uses project characteristics as the parameters is a mathematical  model to predict project costs

– Models may be simple or complex (e.g. simulations using 

statistics or function point analysis to estimate software 

development durations)

– The costs and accuracy of parameters model vary.

– Defining smaller activities or work packages increases both the cost and accuracy of the estimate.

Provides rough ballpark of cost for selection decisions

–25%, +75%

Budgetary Early, 1–2 years out Puts dollars in the

budget plans –10%, +25%Definitive Later in the project, <

1 year out Provides details forpurchases, estimate

actual costs

–5%, +10%

Chapter 6

Outputs from Cost Estimating 

• Cost estimates

– Quantitative assessments of the likely costs of the resources  required to complete project activities. Cost estimates types  include

• Cost management plan

– describe how cost variances will be managed. It is part of the  project plan.

Constructive Cost Model 

(COCOMO)

• Prof Barry Boehm helped develop the COCOMO  models for estimating software development costs

– a famous parametric model for software development industry

– Parameters include source lines of code or function points (these two are common parameters to measure the complexity of a program)

• COCOMO II is a computerized model available 

on the web

• Boehm suggest that only parametric models do  not suffer from the limits of human decision­

making Chapter 6

Typical Problems with IT Cost 

Estimates

• Developing an estimate for a large software project is a complex task requiring a significant amount of effort

– Remember that estimates are done at various stages of the project

• Many people doing estimates have little experience doing them

Chapter 6

Information Services and Technology

• The project budget is the planned cost of each 

activity at the lowest level, which is then rolled 

into a project total.  Chapter 6

• Risk management plan

– A part of the project plan that contains procedures to manage risk throughout the project

Outputs from Cost Budgeting

• Cost baseline

– A time­phased budget that will be used to measure and monitor cost performance on the project

– It is developed by summing estimated costs by period and is usually displayed in the form of an S­curve

– Larger projects may have multiple cost baselines to measure different aspects of cost performance. 

– informing project stakeholders of authorized changes to the project  that will affect costs

• During this process, project manager try to determine what facts impact, cost, how these factors can be influenced, 

whether these changes are beneficial to the project or 

product. 

• Earned value management (EVM) is an important tool for cost control

Chapter 6

Inputs to Cost Control

• Cost baseline

– includes a time­phased budget used to measure and monitor cost  performance on the project

– The cost baseline is usually shown as cost­by­period and can be  charted in the form of an S­curve.

• Performance reports

– provide information on cost performance, such as which budgets  have been met and which have not.

• Change requests

– take many forms: oral or written, direct or indirect, external or  internally initiated, and legally mandated or optional.

• Cost management plan

– describes managing cost variances

• The following shows a sample form for collecting  information

Chapter 6

Earned Value Management Terms

• The planned value (PV), formerly called the budgeted cost of work scheduled (BCWS), also called the budget, 

is that portion of the approved total cost estimate 

planned to be spent on an activity during a given period

• Actual cost (AC), formerly called actual cost of work performed (ACWP), is the total of direct and indirect costs incurred in accomplishing work on an activity 

during a given period

• The earned value (EV), formerly called the budgeted cost of work performed (BCWP), is the percentage of work actually completed multiplied by the planned 

value

Chapter 6

Earned Value Calculations for One 

Activity After Week One

Earned Value Formulas

To estimate what it will cost to complete a project or how long it will take based on performance to date, divide the budgeted cost or time by the appropriate index

Chapter 6

Rules of Thumb for EVA 

Numbers

• Negative numbers  for cost variance (CV) and  schedule variance (SV) indicate  problems  in  those areas. 

Earned Value Calculations for a One­Year 

Project After Five Months

Excel file

Earned Value Chart for Project 

After Five Months

Excel file

• Corrective action

– anything done to bring expected future project 

performance into line with the project plan

• actual costs to date plus a new estimate for all remaining  works

• actual cost to date plus the remaining budget.

• Project closeout

– processes and procedures for closing or canceling the project

• Lessons learned

– document the causes of variances, reasons behind the corrective action chosen, and other lessons learned

– Cost estimating: developing an estimate of the costs and 

resources needed to complete a project

– Cost budgeting: allocating the overall cost estimate to individual  work items to establish a baseline for measuring performance – Cost control: controlling changes to the project budget

• Resource Planning consideration

– difficulty, uniqueness, track record, people, equipment and materials  

– Earned value management is an important tool for cost control