Bài giảng Quản trị dự án (Tuần 1-4)

Bài giảng Quản trị dự án (Tuần 1-4) trình bày tổng quan về quản lý dự án bao gồm: Khái niệm dự án, quản lý dự án, các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý dự án, quy trình quản lý dự án. Tham khảo nội dung bài giảng để nắm bắt nội dung chi tiết.

Tuần 1-4 (Week 1-4) Pham Van Hai

1

@Hai V Pham

1.1 Khái niệm dự án

Dự án, dự án CNTT và Tính chất dự án

1.2 Quản lý dự án

Tiêu chuẩn quản lý dự án

1.3 Các yếu tố ảnh hưởng tới QLDA

Quản lý vi mô, các hoạt động và vòng đời dự án

Các thành phần của dự án

3ặc điểm tổ chức

1.4 Quy trình QLDA

22/11/2015 2

Một tập hợp các hoạt động được liên kết và

tổ chức chặt chẽ, có thththờiiii điđiđiểmmm bbbắtttt đđđầuuu vàvàvà kkkếtttt

thúc

thúc cụ thể, do cá nhân hoặc tổ chức thực

hiện, nhằm đạt được những mmmụcccc đíchđíchđích ccccụ thththể

trong điđiđiềuuu kikikiệnnn ràngràngràng bububuộcccc về thời gian, chi

phí và kết quả hoạt động” (Viện Tiêu chuẩn

quốc gia Anh, ‘Guide to Project

Management’ 2000)

22/11/2015 3

PhạmPh mm vivivi ccccủaaaa dddự ánánán: Mỗi dự án là duy nhất và

phải được thể hiện bằngvăn bản, có xem xét

yêu cầu hoạt động, mức độ dịch vụ, các quy

định phải tuân thủ và chất lượng của sản phẩm

Ngân sáchNgânsáchsách: Nguồn tài chính cần thiết cho dự

án

Thờiiii gianTh giangian thththựcccc hihihiệnnn: Ngày khởi đầu và kết

thúc xác định của dự án

22/11/2015 4

Chương trình (Program)

D

Dự án (Project) án (Project)

Nhi Nhiệm v m v m vụ (Task) (Task)

Gói công vi Gói công việc c

(work package)

3ơn v 3ơn vị

(work unit)

Quản lý dự án (QLDA) là việc vận dụng tổng

hợp các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ

thuật để ra các quyết định quản lý phù hợp

luật pháp, đưa dự án đạt tới các mục tiêu đặt

ra (PMBOK 2004)

22/11/2015 6

22/11/2015 7

1.2

1.2 Qu Qu Quản lý d n lý d n lý dự án án

Th Thời giani gian

K Kếtttt quququả Ngu

Nguồn ln ln lựccc

QLDA

3úng thời hạn

3ạt mục tiêu vềchất

lượng, kết quả

3úng nguồn lực

được phân bổ

Tiêu chuẩn quản lý dự án

Lập DA

QL

Rủi ro

QL Thông tin

QL nhân lực

QL Chất lượng

QL chi phí

QL Thời gian

QL Phạm vi

QL

Cung ứng

QLDA

Qu

Quảnnn lýlýlý dddự ánánán vàvàvà quququảnnn lýlýlý chươngchươngchương trìnhtrìnhtrình:

Chương trình là kế hoạch dài hạn, gồm nhiều

dự án

Quản lý chương trình là việc quản lý phối kết

hợp, tập trung hóa giữa các dự án cấu thành,

chú trọng tới mối liên hệ phụ thuộc giữa

chúng, nhằm đạt được các mục tiêu và lợi ích

chiến lược

22/11/2015 9

1.2

1.2 Qu Qu Quản lý d n lý d n lý dự án án

QuảnQu nn lýlýlý dddự ánánán vàvàvà quququảnnn lýlýlý nghinghinghiệppp vvvvụ:::: Quản lý

nghiệp vụ là quản lý liên tục các công việc

hàng ngày của doanh nghiệp, tổ chức, không

có điểm kết thúc Quản lý nghiệp vụ phải đảm

bảo tất cả các hoạt động của công ty được

thực hiện trôi chảy và các nhân viên làm việc

đúng chức trách của mình

22/11/2015 10

1.2 Qu

1.2 Quản lý d n lý d n lý dự án án

Xây dựng

Và Xác định

Dự án

Chính thức hóa

Hoạch định

Phạm vi

Và Cấu trúc

Dự án

Hoạch định

-Tiến độ

- Chi phí

- Nguồn lực

Quản lý rủi ro

Quản lý chất lượng

Phản hồi, thay đổi, hành động điều chỉnh

Tiêu

Tiêu chu chu chuẩn n n qu qu quản n n lý lý lý d d dự án án

PRINCE2 ứng dụng phổ biến tại Anh, Châu Âu

và Úc

PMBOK áp dụng phổ biến ở Bắc Mỹ và các

nước ngoài Châu Âu và Úc, với các quy trình

chuẩn hoá đã đươVc đưa vào chuâWn quôXc gia

cuWa MyY ANSI/PMI 99-001-2008

22/11/2015 12

1.2

1.2 Qu Qu Quản lý d n lý d n lý dự án án

Kết quả

Thời gian

Chi phí

Chi phí cho phép Thời gian

cho phép

Kết quả

Mong muốn

Mục tiêu

14

- Các mục tiêu của dự án.

- Các giải pháp để thực hiện mục tiêu của dự án.

- Các nguồn lực cần thiết để thực hiện.

- Thời gian và địa điểm để thực hiện các hoạt

động của dự án.

- Các nguồn vốn đầu tư.

- Các sản phẩm và dịch vụ của dự án.

Giai đoạn 2

LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN Xác định

LÀM NHƯ THẾ NÀO KẾ HOẠCH DỰ ÁN

Giai đoạn 3

TRIỂN KHAI KẾ HOẠCH DỰ ÁN

• Thực hiện

• Kiểm tra, giám sát

• Điều chỉnh … KẾT QuẢ

Giai đoạn 4

KẾT THÚC KẾT QUẢ

•Đánh giá

• Nghiệm thu, Bàn giao

• Rút kinh nghiệm, bài học,

• Giải quyết sau DA

BÁO CÁO

Giai đoạn 1

KHỞI SỰ DỰ ÁN Ý TƯỞNG DA Xác định

LÀM CÁI GÌ? DỰ ÁN

Khởi sự DA Lập kế hoạch Thực hiện dự án Kết thúc DA Thời gian

Mức nỗ lực

Vòng

Vòng đđđờiiii ccccủaaaa mmmộtttt dddự ánán

22/11/2015 17

LẬP KẾ HOẠCH

Thiết lập mục tiêu

Điều tra nguồn lực

Xây dựng kế hoạch

ĐIỀU PHỐI THỰC HIỆN GIÁM SÁT

22/11/2015 19

BiêX

BiêXnnn đôVđôVđôVngngng vêvêvê\ \ \ \ chi chi chi phí phí phí thaythaythay đôWđôWđôWiiii vavava\ \ \ \ vêvêvê\ \ \ \ ruWruWruWiiii rororo bâXbâXbâXtttt

trăX

trăXcccc theotheotheo vòvòvòngngng đơ\đơ\đơ\iiii cuWcuWcuWaaaa DA DA

Qu

Quảnnn lýlýlý dddự ánánán theotheotheo giaigiaigiai đođođoạnn

Áp dụng với các dự án lớn, phức tạp

Các giai đoạn DA nối tiếp: Giảm rủi ro

nhưng kéo dài thời gian

Các giai đoạn DA giao thoa: tiết kiệm thời

gian nhưng rủi ro cao

Dự án có các giai đoạn thay thế nhau: Áp

dụng với các dự án phức tạp, nhiều yếu tố

biến đổi

22/11/2015 20

Chu

Chu kìkìkì ccccủaaaa dddự ánánán phátphátphát tritritriểnnn phphphầnnn mmmềmm

Nhận dạng nhu cầu phần mềm

Khởi đầu nắm bắt được yêu cầu của công việc

Thiết kế hệ thống một cách logic

Lên kế hoạch kiểm tra sản phẩm

Phân tích rủi ro và đưa ra những gợi ý

22/11/2015

21 Bài giả

ng

Các chủ thể liên quan tới dự án

Nhóm chNhómchủthểgiángián titiếpp : : : NhânNhânNhân viênviênviên ccccủaaaa cáccáccác bbộ

phậnn khôngkhôngkhông liênliênliên quanquanquan trtrựcccc titiếpp ttttớiiii ddựán; án;

quảnn lýlýlý môimôimôi trưtrườngng, , , hànhhànhhành chínhchínhchính, , , chínhchínhchính trtrị…

Nhóm chNhómchủthểtrựcccc titiếpp : : nhà tài trợ, nhà quản

lý dự án, nhà quản lý chức năng, nhà quản lý

nghiệp vụ tham gia vào dự án, khách hàng,

nhà cung cấp

22/11/2015 22

22/11/2015 23

SƠ 3

SƠ 3Ồ QUAN HQUAN HQUAN HỆ TÁC 3TÁC 3TÁC 3ỘNG CNG CNG CỦA CÁC CHA CÁC CHA CÁC CHỦ THTHTHỂ TTTỚI I I DADA

3

3ặcccc điđiđiểmmm ttttổ chchchứcccc ảnhnhnh hưhưhưởngngng ttttớiiii QLDAQLDA

Quy trình, cơ cấu tổ chức và văn hóa doanh

nghiệp

Các chuẩn quy định của CP, ban ngành,

Cơ sở hạ tầng, các phương tiện, thiết bị hiện

có của doanh nghiệp

Nguồn nhân lực, Hệ thống QLNS

3iều kiện thị trường, yếu tố chính trị, hệ

thống thông tin của dự án

22/11/2015 24

Kế hoạch dự án

• xác định các công việc cần làm

• sắp xếp công việc theo trình tự

• xác định nguồn lực, thời gian

thực hiện những công việc đó

Mục tiêu

Ý nghĩa của kế hoạch dự án

• cơ sở để tuyển dụng, điều phối nhân lực

• căn cứ để lập ngân sách và kiểm tra tài chính dự án

• căn cứ để điều phối và quản lý các công việc của dự án

• giúp tránh khỏi hoặc giảm nhẹ các bất trắc, rủi ro

• cơ sở để kiểm tra, giám sát, kiểm soát dự án

Trình tự lập kế hoạch dự án

Xác lập

mục tiêu

Phát triển

kế hoạch

(WBS)

Lập tiến độ

Dự toán Chi phí, Cân bằng nguồn lực Báo cáo

kết thúc

Tổng quan

chung về dự án

Các mục tiêu của dự án

Yêu cầu kỹ thuật & quản trị

Hợp đồng dự

án

Tiến độ thực hiện dự án

Nguồn lực dự án

Nhân sự của dự

án kiểm tra, đánh giá Phương pháp

Xác định và kế hoạch đối phó rủi ro Nội dung kế hoạch dự án

Đánh giá ý

tưởng dự án

Xác định các yêu cầu dự án

Thiết kế

dự án

Thực hiện

dự án

Thử nghiệm

dự án

Triển khai dự

án

Khai thác

dự án

Thu thập ý kiến đánh

giá của khách hàng

Hoạt động và duy trì dự án

Quy trình: một chuỗi các hoạt động đều đặn

hay liên tục được thực hiện theo một cách đã

định nhằm đạt được kết quả

22/11/2015 29

Khởi sự dự án (Initiating)

Lập kế hoạch (Planning)

Thực thi (Executing)

Kiểm soát (Controlling)

Kết thúc dự án (Closing)

5 nhóm quy trình/42 quy trình/9 mảng kiến

thức

3 nội dung của quy trình: 3ầu vào, công cụvà

kỹthuật đểxửlý đầu vào, đầu ra

22/11/2015 30

22/11/2015 31

22/11/2015 32

S

SS

Sự ch ch chồng chéo c ng chéo c ng chéo của các nhóm quy trình a các nhóm quy trình

trong m

trong một giai đo t giai đo t giai đoạn d n d n dự án án

Nhóm

Nhóm quyquyquy trìnhtrìnhtrình KhKhKhởiiii sưsưsưV V V V (Initiation(Initiation(Initiation))))

3ược thực hiện để xác định và thông qua dự

án

Kết quả: Bản điều lệ dự án (quy mô, nguồn tài

chính) và Danh sách các chủ thể liên quan đến

dự án Giấy phép DA

3ược lặp lại ở mỗi giai đoạn trong các dự án

lớn

33

Nhóm quy quy quy trình trình trình L LL Lập p p k k kế ho ho hoạch ch ch (Planning) (Planning)

Xác định quy mô của dự án, sàng lọc lại các

mục tiêu dự án, lựa chọn phương án hành

động tốt nhất để đạt tới các mục tiêu ấy

Kết quả: Bản kế hoạch quản lý dự án và các

tài liệu dự án hướng dẫn việc thực thi dự án

34

1) 3ề xuất dự án

2) Lập kế hoạch dự án

Hai V Pham hai@spice.ci.ritsumei.ac.jp 35

Nhóm

Nhóm quyquyquy trìnhtrìnhtrình ThưVThưVThưVcccc thithithi dddự ánánán (Executing(Executing(Executing))))

Thực hiện các công việc được xác định trong

bản kế hoạch QLDA

Trọng tâm: kết hợp con người và các nguồn

lực theo phương thức nhất định nhằm đạt

được mục tiêu dự án

Chi tiêu phần lớn kinh phí của dự án

36

Nhóm quyquyquy trìnhtrìnhtrình KiKiKiểmmm soátsoátsoát dddự ánánán (Controlling(Controlling(Controlling))))

những quy trình cần thiết để theo dõi, xem

xét, điều tiết quá trình và tiến độ của dự án;

xác định những bộ phận dự án cần thay đổi;

và bắt đầu những thay đổi tương ứng

22/11/2015 37

Nhóm

Nhóm quyquyquy trìnhtrìnhtrình KKKếtttt thúcthúcthúc dddự ánánán (Closing(Closing(Closing))))

Gồm những quy trình được thực hiện để

hoàn thiện tất cả các công việc trên mọi quy

trình quản lý nhằm chính thức hoàn thành dự

án

38