Phần mềm quản lý bán hàng, chuỗi cửa hàng

Phần mềm quản lý bán hàng là thành phần quan trọng nhất, có ảnh hưởng trực tiếp đến việc vận hành, quy trình hoạt động của toàn bộ cửa hàng, giúp cho cửa hàng hoạt động nhanh chóng, ổn định và liên tục, giúp thu thập dữ liệu bán hàng và cho ra các báo cáo hoạt động kinh doanh nhằm giúp chủ cửa hàng có thông tin chính xác để đưa ra các quyết định kinh doanh tiếp theo.

PH N M M QU N LÝ BÁN HÀNG, CHU I C A HÀNG Ầ Ề Ả Ỗ Ử

Ph n m m qu n lý bán hàng là thành ph n quan tr ng nh t, có  nh hầ ề ả ầ ọ ấ ả ưởng tr c ti p đ n vi cự ế ế ệ  

v n hành, quy trình ho t đ ng c a toàn b  c a hàng, giúp cho c a hàng ho t đ ng nhanhậ ạ ộ ủ ộ ử ử ạ ộ   chóng,  n đ nh và liên t c, giúp thu th p d  li u bán hàng và cho ra các báo cáo ho t đ ngổ ị ụ ậ ữ ệ ạ ộ   kinh doanh nh m giúp ch  c a hàng có thông tin chính xác đ  đ a ra các quy t đ nh kinhằ ủ ử ể ư ế ị   doanh ti p theo.ế

T i sao chúng ta ph i s  d ng ph n m m qu n lý bán hàng?ạ ả ử ụ ầ ề ả

B t k  ho t đ ng kinh doanh nào cũng c n qu n lý t t. S  d ng ph n m m qu n lý bán hàngấ ỳ ạ ộ ầ ả ố ử ụ ầ ề ả  

là phương pháp t t nh t hi n nay đ  qu n lý toàn b  quy trình ho t đ ng kinh doanh c a toànố ấ ệ ể ả ộ ạ ộ ủ  

b  t t c  chu i c a hàng. C  th , h  th ng s  giúp b n:ộ ấ ả ỗ ử ụ ể ệ ố ẽ ạ

Bán hàng nhanh chóng và chính xác. Đ c bi t khi c a hàng c a b n có vài trăm m t hàng trặ ệ ử ủ ạ ặ ở  lên, kh  năng nh  giá bán, tính năng s n ph m g n nh  là không th , vì v y ph n m m qu nả ớ ả ẩ ầ ư ể ậ ầ ề ả  

lý bán hàng giúp b n đi u này. Khi đó, dù khách hàng có mua m t hay nhi u s n ph m cùngạ ề ộ ề ả ẩ   lúc, ph n m m cũng giúp b n tr  v  chính xác s  ti n c a t ng m t hàng và t ng ti n ph iầ ề ạ ả ề ố ề ủ ừ ặ ổ ề ả   thanh toán ch  trong vài giây.ỉ

Ngoài ra, h  th ng còn giúp b n qu n lý kho, hàng hóa s n ph m, nhân viên, khách hàng &ệ ố ạ ả ả ẩ   quy trình ho t đ ng, ph c v  khách hàng nhanh chóng, chính xác.ạ ộ ụ ụ

H  th ng báo cáo cũng là m t thành ph n quan tr ng nh t c a ph n m m qu n lý bán hàngệ ố ộ ầ ọ ấ ủ ầ ề ả  

mà b t k  m t ngấ ỳ ộ ười ch  c a hàng cũng c n s  d ng, theo dõi và giám sát. T  d  li u c aủ ử ầ ử ụ ừ ữ ệ ủ   báo cáo ho t đ ng bán hàng mà ngạ ộ ười qu n lý có th  đ a ra các quy t đ nh ti p theo chínhả ể ư ế ị ế   xác, h p lý, góp ph n nâng cao hi u qu  ho t đ ng c a toàn b  c a hàng.ợ ầ ệ ả ạ ộ ủ ộ ử

Ph n m m qu n lý bán hàng giúp b n nh ng gì và giúp nh  th  nào?ầ ề ả ạ ữ ư ế

Đ u tiên là nói v  hi u qu  c a vi c qu n lý khi s  d ng ph n m m qu n lý bán hàng.ầ ề ệ ả ủ ệ ả ử ụ ầ ề ả

Qu n lý kho hàngả

B n qu n lý vài trăm ho c vài ngàn m t hàng trong kho hàng c a mình nh  th  nào? Và m iạ ả ặ ặ ủ ư ế ỗ  

m t hàng hi n t i còn t n kho bao nhiêu? Khi nào c n nh p hàng thêm? Khi nào c n x  h ngặ ệ ạ ồ ầ ậ ầ ả ả  

và x  m t hàng nào trả ặ ước? …

Đ  tr  l i t t c  câu h i trên, r t d  dàng. Trể ả ờ ấ ả ỏ ấ ễ ước h t vào h  th ng qu n lý kho hàng c aế ệ ố ả ủ  

ph m m m, trong đây ch a đ ng t t c  thông tin chính xác nh t v  kho hàng c a c a hàngầ ề ứ ự ấ ả ấ ề ủ ử  

nh m giúp b n tr  l i t t c  các câu h i trên.ằ ạ ả ờ ấ ả ỏ

S n ph m g n h t hàng (hay g n h t t n kho), h  th ng có báo cáo đ  nh p hàng thêm, hàngả ẩ ầ ế ầ ế ồ ệ ố ể ậ  

t n kho lâu (ho c s p h t h n s  d ng) cũng đồ ặ ắ ế ạ ử ụ ược thông báo đ  b n lên k  ho ch x  hàng,ể ạ ế ạ ả  

s  lố ượng s n ph m, m t hàng, nhóm hàng cũng hi n th  chính xác và đ y đ  thông tin, th mả ẩ ặ ể ị ầ ủ ậ   chí hàng đang được đ t   v  trí nào c a kho, thu c kho nào cũng có đ y đ  thông tin.ặ ở ị ủ ộ ầ ủ

Qu n lý s n ph m, hàng hóaả ả ẩ

Hàng hóa s n ph m cũng có hàng trăm m t hàng, cùng v i đó là hàng nghìn đ c tính, thu cả ẩ ặ ớ ặ ộ   tính s n ph m, giá bán … Chúng ta không th  nh  h t nh ng đi u này, và khi đó thì ph nả ẩ ể ớ ế ữ ề ầ  

m m qu n lý bán hàng giúp chúng ta trong v n đ  này.ề ả ấ ề

Vào h  th ng đ  tra c u thông tin s n ph m nh  nhóm hàng, giá bán, t n kho là phệ ố ể ứ ả ẩ ư ồ ương th cứ   nhanh chóng nh t, t  nh ng thông tin này, nhà qu n lý d  dàng đ a ra nh ng quy t đ nh choấ ừ ữ ả ễ ư ữ ế ị   chi n lế ược bán hàng k  ti p.ế ế

Qu n lý nhân viênả

Kh  năng qu n lý nhân viên cũng giúp cho ho t đ ng c a quy trình bán hàng đả ả ạ ộ ủ ượ ưc l u loát,  trôi ch y và d  dàng. Qu n lý nhân viên không ph i là qu n lý gi  làm check in – check out,ả ễ ả ả ả ờ  

ca làm c a đ i ngũ nhân viên, mà là kh  năng qu n lý ho t đ ng c a các nhân viên trong củ ộ ả ả ạ ộ ủ ả 

m t quy trình làm vi c.ộ ệ

C  th , t  h  th ng, nhà qu n lý s  bi t đụ ể ừ ệ ố ả ẽ ế ược nhân viên nào ho t đ ng hi u qu , khi v n đạ ộ ệ ả ấ ề  phát sinh, cũng có th  nhìn ra đi m ch m tr    quy trình nào, thu c v  nhi m v  c a nhânể ể ậ ễ ở ộ ề ệ ụ ủ   viên nào … T  các d  li u này mà ta có th  c i thi n l i quy trình ho t đ ng phù h p, phânừ ữ ệ ể ả ệ ạ ạ ộ ợ  

b  nhân viên vào v  trí h p lý …ổ ị ợ

Qu n lý t t đả ố ược đ i ngũ nhân viên c a c  m t chu i c a hàng, ch c ch n chi phí v n hànhộ ủ ả ộ ỗ ử ắ ắ ậ  

c a h  th ng cũng gi m mà kh  năng ph c v  khách hàng l i cao.ủ ệ ố ả ả ụ ụ ạ

Qu n lý khách hàng & chăm sóc khách hàngả

Ph n m m không ch  qu n lý đầ ề ỉ ả ược nhân viên c a mình, mà còn qu n lý c  khách hàng nhủ ả ả ư  thông tin khách hàng, hành vi s  d ng d ch v  s n ph m c a khách hàng, khách hàng VIP,ử ụ ị ụ ả ẩ ủ   khách hàng trung thành hay khách hàng t  ch c, phổ ứ ương th c thanh toán  u chu ng …ứ ư ộ

T t c  nh ng d  li u này đ u là c n thi t cho nhà qu n lý đ  th ng kê l i r i d a trên đóấ ả ữ ữ ệ ề ầ ế ả ể ố ạ ồ ự  

đ a ra nh ng quy t sách chi n lư ữ ế ế ượ ắc s p đ n. Đ c bi t là đ i v i chu i c a hàng, b n khôngế ặ ệ ố ớ ỗ ử ạ  

th  b  qua v n đ  qu n lý & chăm sóc khách hàng.ể ỏ ấ ề ả

Qu n lý quy trình ho t đ ng chuyên nghi pả ạ ộ ệ

Quy trình ho t đ ng c a c a hàng, hay m t chu i c a hàng đ u ph i đạ ộ ủ ử ộ ỗ ử ề ả ược qu n lý ch t ch ả ặ ẽ  

T  khâu nh p hàng & t n kho cho đ n giao d ch bán hàng, thanh toán, xu t hóa đ n và hoànừ ậ ồ ế ị ấ ơ  

ti n đ u ph i đề ề ả ược qu n lý. Khi đó m i d  li u đ u đả ọ ữ ệ ề ượ ưc l u trên ph n m m qu n lý bánầ ề ả   hàng, th  t  các bứ ự ướ ủc c a quy trình được đ m b o nh m tránh nh ng r i ro phát sinh …ả ả ằ ữ ủ Khi quy trình ho t đ ng đạ ộ ượ ổc  n đ nh, chuyên nghi p thì c  h  th ng bán hàng đị ệ ả ệ ố ượ ợc l i gì?

Bán hàng nhanh chóng, giúp t i đa hóa l i nhu n & làm hài lòng khách hàng.ố ợ ậ

Ti t ki m chi phí qu n lý, v n hành, nhân viên, thi t b   ế ệ ả ậ ế ị

H  tr  kh  năng ra chi n lỗ ợ ả ế ược bán hàng, marketing …

K  ti p là h  th ng báo cáo bán hàng. Ai cũng bi t h  th ng báo cáo là m t trong nh ngế ế ệ ố ế ệ ố ộ ữ  

ph n quan tr ng nh t c a toàn b  h  th ng bán hàng. V y, v  c  b n, ph i có nh ng báoầ ọ ấ ủ ộ ệ ố ậ ề ơ ả ả ữ   cáo t i thi u nào đ  h  tr  ho t đ ng kinh doanh c a c a hàng / chu i c a hàng?ố ể ể ỗ ợ ạ ộ ủ ử ỗ ử

Báo cáo v  doanh thu bán hàngề

Đ u tiên là báo cáo v  doanh thu bán hàng. Thông thầ ề ường, chúng ta mong mu n bi t đố ế ượ  c

k t qu  ho t đ ng kinh doanh c a m t ngày, tu n, tháng, quý và năm. Ngoài ra, tùy vàoế ả ạ ộ ủ ộ ầ   ngành hàng mà chúng ta c n m t b ng báo cáo theo yêu c u.ầ ộ ả ầ

M c đích c a báo cáo bán hàng ngoài vi c bi t ho t đ ng doanh thu tăng gi m nh  th  nàoụ ủ ệ ế ạ ộ ả ư ế   thì còn m t v n đ  quan tr ng: đó là “Peak Hour”, gi  cao đi m c a ho t đ ng kinh doanh.ộ ấ ề ọ ờ ể ủ ạ ộ   Khi bi t đế ược th i đi m cao đi m này, chúng ta d  dàng s p x p nhân s , hàng hóa, thi t bờ ể ể ễ ắ ế ự ế ị 

… đ  ph c v  vào gi  cao đi m, nh m m c đích ph c v  khách hàng t t nh t.ể ụ ụ ờ ể ằ ụ ụ ụ ố ấ

Báo cáo v  s n ph mề ả ẩ

Th  2 là báo cáo v  hi n tr ng s n ph m, hàng hóa, nhóm báo cáo này có t m quan tr ngứ ề ệ ạ ả ẩ ầ ọ   riêng trong toàn b  h  th ng qu n lý bán hàng, c a hàng. Nh  h  th ng báo cáo v  s n ph mộ ệ ố ả ử ờ ệ ố ề ả ẩ   này, chúng ta bi t đế ược:

S  lố ượng hàng hóa, s n ph m còn t n kho.ả ẩ ồ

Nhóm s n ph m, hàng hóa s p h t h n s  d ng.ả ẩ ắ ế ạ ử ụ

S n ph m đả ẩ ược yêu thích, s n ph m kém hi u qu ả ẩ ệ ả

Th i đi m cao đi m c a t ng nhóm s n ph m, t ng m t hàng.ờ ể ể ủ ừ ả ẩ ừ ặ

V i báo cáo này, chúng ta d  dàng x  lý v n đ  nh  nh p hàng t n kho, đ y m nh tiêu thớ ể ử ấ ề ư ậ ồ ẩ ạ ụ 

ho c x  lý s n ph m g n h t h n s  d ng, tăng nh p hàng & xác đ nh l i th  m nh s nặ ử ả ẩ ầ ế ạ ử ụ ậ ị ạ ế ạ ả  

ph m c a c a hàng …ẩ ủ ử

Báo cáo v  đ n hàngề ơ

M t h  th ng báo cáo v  đ n hàng bán độ ệ ố ề ơ ược sau m t th i gian ho t đ ng kinh doanh c aộ ờ ạ ộ ủ  

c a hàng cho chúng ta bi t kh  năng v n hành hi n t i c a c a hàng. Chúng ta cũng bi tử ế ả ậ ệ ạ ủ ử ế  

được giá tr  trung bình c a m t đ n hàng, bi t đị ủ ộ ơ ế ượ ổc t ng th  khu v c, nhóm khách hàngể ự   chính s  d ng hàng hóa d ch v  c a c a hàng, chu i c a hàng … t  đó l p k  ho chử ụ ị ụ ủ ử ỗ ử ừ ậ ế ạ   marketing tương  ng đ  phát huy t i đa hi u qu  bán hàng c a toàn b  c a hàng.ứ ể ố ệ ả ủ ộ ử

Báo cáo v  khuy n mãiề ế

Ph n m m qu n lý bán hàng cho phép chúng ta d  dàng t o & qu n lý khuy n mãi,  u đãiầ ề ả ễ ạ ả ế ư   dành cho khách hàng đ  kích c u, nh ng th c s  thì không ph i chể ầ ư ự ự ả ương trình kích c u nàoầ   cũng có hi u qu  nh  kì v ng. V i b n báo cáo này, nhà qu n lý d  dàng xác đ nh chi n d chệ ả ư ọ ớ ả ả ễ ị ế ị  

và chương trình  u đãi nào hi u qu  …ư ệ ả

Báo cáo v  khách hàngề

Đây là m t b n báo cáo quan tr ng dành cho v n đ  ph c v  và chăm sóc khách hàng VIP,ộ ả ọ ấ ề ụ ụ   khách hàng ti m năng, khách hàng trung thành. Cũng nh  b n báo cáo v  khách hàng, nhàề ờ ả ề  

qu n lý xác đ nh đả ị ược chân dung khách hàng, hành vi tiêu dùng khách hàng, thông tin chi ti tế  

c a khách hàng đ i v i toàn b  h  th ng c a hàng, chu i c a hàng. Đây cũng là thành ph nủ ố ớ ộ ệ ố ử ỗ ử ầ   quan trong cho vi c đ  ra k  ho ch marketing, bán hàng trong dài h n.ệ ề ế ạ ạ

Check list t t c  ch c năng c n có trong ph n m m qu n lý bán hàngấ ả ứ ầ ầ ề ả

Ch c ch n ph n m m qu n lý bán hàng là thành ph n quan tr ng nh t c a toàn b  h  th ngắ ắ ầ ề ả ầ ọ ấ ủ ộ ệ ố  

c a hàng, chu i c a hàng. Nh ng làm sao xác đ nh đử ỗ ử ư ị ược ph n m m nào là t t, ph n m mầ ề ố ầ ề   nào phù h p v i nhu c u s  d ng c a mình?ợ ớ ầ ử ụ ủ

Đ ng quên là đ  thay đ i m t h  th ng r t là khó khăn, n u thay đ i b a bãi, toàn b  d  li uừ ể ổ ộ ệ ố ấ ế ổ ừ ộ ữ ệ  

ho t đ ng, bán hàng b  m t s  d n đ n nhi u r i ro và thi t h i không lạ ộ ị ấ ẽ ẫ ế ề ủ ệ ạ ường trước được. Ví 

d  đ n gi n nh  m t báo cáo thì t t c  thông tin c n thi t đ  đ a ra quy t đ nh, chi n lụ ơ ả ư ấ ấ ả ầ ế ể ư ế ị ế ượ  c

b  đ o l n ngay …ị ả ộ

Ph n này s  gi i thi u v i b n toàn b  nh ng v n đ  ph i có ho c cân nh c có c a ph nầ ẽ ớ ệ ớ ạ ộ ữ ấ ề ả ặ ắ ủ ầ  

m m qu n lý bán hàng, nh m m c đích phát tri n c a hàng c a mình b n v ng,  n đ nhề ả ằ ụ ể ử ủ ề ữ ổ ị   trong dài h n.ạ

 B o m t d  li u? máy ch  d  li u do c a hàng qu n lý hay nhà cung c p ph n m mả ậ ữ ệ ủ ữ ệ ử ả ấ ầ ề  

qu n lý?ả

 Ph n m m linh ho t và d  dàng m  r ng? nh t là m  r ng thành chu i c a hàngầ ề ạ ễ ở ộ ấ ở ộ ỗ ử

 H  th ng báo cáo d  dàng m  r ng? Trích xu t báo cáo theo nhu c u c a c a hàng?ệ ố ễ ở ộ ấ ầ ủ ử

 D  dàng tích h p v i ph n m m c a bên th  3? (Hóa đ n đi n t , h  th ng k  toánễ ợ ớ ầ ề ủ ứ ơ ệ ử ệ ố ế  

…)

 D  dàng k t h p v i thi t b  ngo i vi? (Máy POS, máy in, Scanner, ESL, cân đi n t ễ ế ợ ớ ế ị ạ ệ ử   Tablet Order …)

 Thu ngân và v n đ  bàn giao ca làm vi c, ti nấ ề ệ ề  đ u k , gi a k , cu i k ?ầ ỳ ữ ỳ ố ỳ

 H  th ng c  l u l i thông tin m  két ti n? nh t là m  két ti n không thông qua giaoệ ố ớ ư ạ ở ề ấ ở ề  

d ch?ị