Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự của công ty TNHH bảo hoàng

Việc quản lý nguồn nhân sự liên quan mật thiết đến cáchoạt động khác trong doanh nghiệp như: hoạt động kinh doanh,sản xuất, điều hành… Công ty TNHH Bảo Hoàng là một đại lý cấp 1 của công

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên cho tôi xin được phép bày tỏ sự trân trọng và lòngcảm ơn sâu sắc trân thành tới Th.S Nghiêm Thị Lịch, giảng viênKhoa Hệ thống thông tin kinh tế và Thương mại điện tử trường Đạihọc Thương mại Trong suốt quá trình tìm hiểu, nghiên cứu và thựchiện khóa luận tốt nghiệp cô đã trực tiếp bảo ban, hướng dẫn, giúp

đỡ tôi một cách tận tình, kỹ lưỡng, tận tâm để tôi có thể hoànthành một cách tốt nhất bài khóa luận tốt nghiệp của mình

Tôi cũng xin được gửi lời tri ân sâu sắc tới các Thầy, cô giáotrường Đại học Thương mại, đặc biệt là các Thầy, cô giáo Khoa Hệthống thông tin kinh tế và Thương mại điện tử, chuyên ngành Hệthống thông tin kinh tế đã tạo điều kiện cho tôi cơ hội học tập, tìmhiểu và tiếp thu thêm rất nhiều kiến thức quan trọng để tôi có thểhoàn thành bài khóa luận cũng như có một nền tảng tốt cho côngviệc sau này

Tôi cũng xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ quý báu của Banlãnh đạo, cùng toàn thể cán bộ nhân viên các phòng ban trongCông ty TNHH Bảo Hoàng, đã tạo điều kiện tốt cho tôi tham giathực tập, và tìm hiểu hiểu đầy đủ thông tin của công ty, cũng như

sự tận tình chỉ bảo hướng dẫn của mọi người, để tôi có thể hoànthành tốt bài khóa luận tốt nghiệp

Mặc dù được rất nhiều sự giúp đỡ, cũng như sự cố gắng củabản thân, tuy nhiên do sự hạn chế về thời gian cũng như kiến thức,bài khóa luận không khỏi tránh khỏi những thiếu sót Rất mongnhận được sự đóng góp ý kiến, chỉ bảo của các Thầy, cô giáo

Kính chúc các Thầy, cô giáo mạnh khỏe, công tác tốt và gặthái được nhiều thành công trong công việc và cuộc sống!

Tôi xin chân thành cảm ơn !

Hà Nội, ngày 16 tháng 4 năm

2019

Sinh viên thực hiệnDương Quỳnh Anh

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT iv

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG ANH v

DANH MỤC BẢNG BIỂU vi

DANH MỤC HÌNH VẼ vii

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Tầm quan trọng và ý nghĩa của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 1

3 Đối tượng nghiên cứu 2

4 Phạm vi nghiên cứu 2

5 Phương pháp nghiên cứu 2

6 Kết cấu khóa luận 4

CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ 5

1.1 Những khái niệm cơ bản về HTTT 5

1.2 Một số lý thuyết về quản lý nhân sự 6

1.2.1 Tầm quan trọng của quản lý nhân sự 6

1.2.2 Quy trình quản lý nhân sự 7

1.2.3 Hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại doanh nghiệp 8

1.3 Một số cơ sở lý luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự 9

1.3.1 Các phương pháp phân tích thiết kế 9

1.3.2 Các giai đoạn phân tích thiết kế hệ thống thông tin 13

1.3.3 Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin với UML 15

1.4 Tổng quan tình hình nghiên cứu liên qđến đề tài 17

1.4.1 Tình hình nghiên cứu trong nước 17

1.4.2 Tình hình nghiên cứu ngoài nước 17

CHƯƠNG II PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH BẢO HOÀNG 19

2.1 Tổng quan về Công ty TNHH Bảo Hoàng 19

2.2 Thực trạng ứng dụng HTTT trong quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Bảo Hoàng

21 2.3 Đánh giá thực trạng quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Bảo Hoàng 22

2.3.1 Những ưu điểm quản lý nhân sự của công ty 22

2.3.2 Những hạn chế quản lý nhân sự tại công ty 23

2.3.3.Nguyên nhân 24

CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH BẢO HOÀNG 25

3.1 Mô tả bài toán 25

3.1.1 Các yêu cầu chức năng của hệ thống 25

3.1.2 Yêu cầu phi chức năng 26

3.1.3 Yêu cầu về giao diện của hệ thống 27

3.2 Phân tích hệ thống 27

3.2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng 27

3.2.2 Biểu đồ Use Case 27

3.2.4 Biểu đồ trạng thái 40

3.2 Biểu đồ hoạt động 41

3.3 Biểu đồ tuần tự 44

4 Thiết kế giao diện 49

5 Đề xuất và kiến nghị 51

5.2 Đánh giá khả năng ứng dụng của hệ thống 51

5.3 Một số kiến nghị và đề xuất 51

KẾT LUẬN 53 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

13 QLHSNV Quản lý hồ sơ nhân viên

Cụm từ đầy đủ Nghĩa tiếng việt

Information System quản lý

2 SADT Structured Analysis and

Design Technique

Kỹ thuật phân tích

và thiết kế có cấu trúc

3 MERISE Method pour Rasembler

Ies Idees Sans Effort

Phương pháp phân tích thu thập ý tưởng

castellani

Phương pháp của Xavier castellani

5 GLACSI Group d’ Aníation et de

Liaison puor I’ Analyse et

de conception de Systeme d’ Informatin

Nhóm của Ania và Liaison phân tích thiết kế hệ thống tin học

Language

Ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất

Language

Ngôn ngữ truy vấn cấu trúc

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1.Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Bảo

Hoàng từ 2015-2017 20

Bảng 2.2 Cơ cấu nhân sự chính thức tại Công ty TNHH Bảo Hoàng .21

Bảng 3.1 Bảng xác định các tác nhân; các UC và đặc tả vắn tắt 27 Bảng 3.2 Kịch bản cho Use Case “ Đăng nhập” 36

Bảng 3.3 Kịch bản cho Use Case “ Thêm thông tin HSNV” 36

Bảng 3.4 Kịch bản cho Use Case “Sửa thông tin HSNV’ 37

Bảng 3.5 Kịch bản cho Use Case “Xóa thông tin HSNV’ 38

Bảng 3.5 Kịch bản cho Use Case “Tìm kiếm thông tin HSNV” 38

DANH MỤC HÌNH VẼ

Hình 2.1 Sơ đồ bộ máy quản lí công ty TNHH Bảo Hoàng 20

Hình 2.2 Nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý nhân sự tại công ty .23

Hình 3.1 Biểu đồ phân cấp chức năng hệ thống quản lý nhân sự 27 Hình 3.2 Mô hình Use Case tổng quát 30

Hình 3.3 Biểu đồ phân rã Use Case quản lý hồ sơ nhân viên 31

Hình 3.4 Biểu đồ phân rã Use Case quản lý HĐLĐ 32

Hình 3.5 Biểu đồ phân rã Use Case quản lý lương 33

Hình 3.6 Biểu đồ phân rã Use Case quản lý đào tạo 34

Hình 3.7 Biểu đồ phân rã Use Case quản lý thống kê, báo cáo 35

Hình 3.8 Biểu đồ lớp chi tiết 39

Hình 3.9 Biểu đồ trạng thái lớp HOSONHANVIEN 40

Hình 3.10 Biểu đồ trạng thái lớp HOPDONG 40

Hình 3.11 Biểu đồ trạng thái lớp PHONGBAN 41

Hình 3.12 biểu đồ trạng thái lớp BANGLUONG 41

Hình 3.13 Biểu đồ hoạt động Đăng nhập 42

Hình 3.14 Biểu đồ hoạt động Tìm kiếm 42

Hình 3.15 Biểu đồ hoạt động Thêm thông tin 43

Hình 3.16 Biểu đồ hoạt động Sửa thông tin 43

Hình 3.17 Biểu đồ hoạt động Xóa thông tin 44

Hình 3.18 Biểu đồ tuần tự Đăng nhập 45

Hình 3.19 Biểu đồ tuần tự Thêm HSNV 46

Hình 3.20 Biểu đồ tuần tự Sửa HSNV 47

Hình 3.21 Biểu đồ tuần tự Xóa HSNV 48

Hình 3.22 Giao diện Đăng nhập 49

Hình 3.23 Giao diện chức năng của nhân viên 49

Hình 3.24 Giao diện Quản lý hồ sơ nhân viên 50

Hình 3.25 Giao diện Tìm kiếm 50

Hình 3.26 Giao diện Tra cứu bảng lương, bảng công 51

PHẦN MỞ ĐẦU

1.Tầm quan trọng và ý nghĩa của đề tài

Với sự phát triển mạnh mẽ của kinh tế- xã hội hiện nay, khôngthể không kể đến vai trò đóng góp của công nghệ thông tin Lĩnhvực này đi sâu vào đời sống của con người, tiện ích hóa mọi côngviệc Đặc biệt, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tácquản lý của doanh nghiệp là một xu thế tất yếu trong điều kiện hộinhập kinh tế trong nước và ngoài nước Nó giúp các doanh nghiệpnâng cao chất lượng quản lý và hiệu quả hoạt động của doanhnghiệp, đáp ứng yêu cầu cạnh tranh và phát triển của nền kinh tế.Trong khi đó, con người lại là người khai thác và sử dụng nguồncông nghệ thông tin, con người cũng là yếu tố không thể thiếutrong một doanh nghiệp, quyết định đến 90% sự thành công củamột doanh nghiệp Chính vì vậy, việc quản lý nhân sự là một hànhđộng quyết định đến sự tồn tại, phát triển hay thất bại của mộtdoanh nghiệp Một doanh nghiệp, với nguồn nhân lực dồi dào, tàigiỏi, nhưng không biết cách quản lý hiệu quả, nguồn nhân lực đó là

vô nghĩa Việc quản lý nguồn nhân sự liên quan mật thiết đến cáchoạt động khác trong doanh nghiệp như: hoạt động kinh doanh,sản xuất, điều hành…

Công ty TNHH Bảo Hoàng là một đại lý cấp 1 của công tyHonda Việt Nam chính thức đi vào hoạt động từ năm 2007, vớinguồn nhân lực toàn công ty lên tới 48 người, đặc biệt với mục tiêuphát triển và mở rộng công ty trở thành một trong những nhà cungcấp sản phẩm và dịch vụ đáng tin cậy số một của khách hàng, vấn

đề được đặt lên hàng đầu của công ty hiện nay là việc quản lý mộtcách tối ưu hóa, đào tạo mở rộng, tập trung phát triển nguồn nhânlực của công ty Với cách quản lý nhân sự truyền thống của công tyhiện nay, mặc dù chất lượng quản lý khá tốt nhưng vẫn gặp rấtnhiều thiếu sót và các vấn đề bất cập

Với hoàn cảnh, điều kiện và nhu cầu hiện tại của công ty, đểgiúp công ty có thể đẩy mạnh phát triển cũng như hoàn thành mụctiêu sứ mệnh đã đề ra của mình, việc triển khai một hệ thốngthông tin quản lý nhân sự của công ty là một điều vô cùng cầnthiết và hợp lý trong thời điểm hiện nay Chính vì vậy, tôi đã chọn

đề tài : ‘’Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân

sự của Công ty TNHH Bảo Hoàng’’ để có thể đưa ra một

phương án xây dựng hệ thống quản lý nhân sự phù hợp với công tynhất, giải quyết được vấn đề quan trọng trước mắt của công ty

2.Mục tiêu nghiên cứu

Tìm hiểu phân tích thiết kế một hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công ty TNHH Bảo Hoàng, nhằm áp dụng vào trong việc quản lý nhân sự giúp công ty quản lý một cách tối ưu hóa nguồn nhân sự.

3.Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là

Lý thuyết cơ bản về thông tin, HTTT, phân tích thiết kế HTTT,…

và những lý thuyết về hoạt động quản lý nhân sự của một doanhnghiệp, để phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sựtại doanh nghiệp

Đi kèm đó là nghiên cứu về công cụ phân tích thiết kế UML đểphân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự theo hướngđối tượng với UML

Tìm hiểu về công ty TNHH Bảo Hoàng cùng với các hoạt độngquản lý nhân sự của công ty để phân tích thiết kế một ệ thốngthông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Bảo Hoàng

4.Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi về thời gian: nghiên cứu thực trạng ứng dụng HTTTquản lý nhân sự, số liệu nghiên cứu được thu thập từ các báo cáokết quả kinh doanh của công ty TNHH Bảo Hoàng trong giai đoạn

từ đầu năm 2015 đến năm 2017

Phạm vi không gian: tập trung nghiên cứu tình hình tại công tyTNHH Bảo Hoàng tại Hưng Yên

Phạm vi về nội dung nghiên cứu: sử dụng những kiến thức đãđược học về HTTT, các bước phân tích và thiết kế HTTT, quản lýnhân sự, kết hợp cùng với quá trình thực tập, tìm hiểu thực tế,phân tích đánh gía thực trạng ứng dụng HTTT vào quản lý nhân sựtại công ty để phân tích, đưa ra và xây dựng một hệ thống thôngtin quản lý nhân sự tại công ty nhằm tối ưu hóa việc sử dụng quản

lý nguồn nhân lực tại công ty ; đem lại hiệu quả kinh tế cho công

ty một cách cao nhất

5.Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu là hệ thống các cách thức mục đích,nội dung tiến hành, thu thập phân tích các thông tin liên quan đểlàm sáng tỏ vấn đề nghiên cứu đề tài này sử dụng các phươngpháp nghiên cứu sau:

5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

Các nguồn cung cấp dữ liệu:

+ Các dữ liệu ở bộ phận kinh doanh, bộ phận kế toán của công

ty ; các bài báo cáo về kết quả kinh doanh và tình hình hoạt độngkinh doanh của công ty

+ Thông qua các phương tiện truyền thông như: internet, báochí, để thu thập các thông tin cần thiết khác Nhưng các thôngtin thu thập bên ngoài cần được xử lý một cách hiệu quả, vì nhữngthông tin bên ngoài rất đa dạng và phong phú, cũng như tỷ lệnhầm lẫn và sai rất cao

Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp:

+ Điều tra nhân viên trong công ty: xây dựng phiếu khảo sátphát cho nội bộ cán bộ, nhân viên trong công ty để họ trả lời vàđiền và phiếu những thông tin cần tìm hiểu, như các thông tin vềtình hình sử dụng CNTT trong công ty, mức độ sử dụng, các trangthiết bị phần cứng và phần mềm đang được sử dụng, cũng nhưmức độ hài lòng của mọi người đối với các phần được ứng dụng Tôi

sử dụng mẫu bao gồm 20 nhân viên, bao gồm các trưởng bộ phậncũng như nhân viên trong các phòng ban: hành chính- nhân sự, kếtoán, chăm sóc khách hàng, kinh doanh, kỹ thuật viên

Phương pháp này sẽ giúp tiết kiệm được thời gian thu thập dữliệu, vì trong một lúc có thể thu về kết quả của 20 phiếu, nhưngcũng có xác suất thông tin thu về là sai, do người làm phiếu có thểtrả lời hời hợt, và điền thông tin sai lệch Chính vì vậy thông tin củakết quả điều tra cần được tìm hiểu và xử lý lại

+ Phỏng vấn: Xây dựng các câu hỏi, phỏng vấn trực tiếp cácnhân viên trong công ty, với mục tiêu tìm hiểu được dữ liệu mìnhmong muốn Phương pháp này sẽ mang đến thông tin với tỷ lệchính xác cao hơn và đầy đủ hơn nhưng cũng sẽ gặp những khókhăn nếu như không nhận được sự hợp tác của người phỏng vấn.+ Phương pháp quan sát: Quan sát các trang thiết bị phần

cứng trong công ty, quan sát tình hình phần mềm công ty đang sửdụng, quan sát tình hình nhân sự tại công ty, cũng như những vấn

đề có thể thể nhìn nhận và đánh giá bằng mắt Tuy nhiên cách làmnày khá phiến diện và kết quả mang về có thể sai lệch, lên cần kếthợp với các phương pháp khác để có thể xử lý dữ liệu một cáchđúng đắn nhất

5.2 Phương pháp xử lý dữ liệu

Phương pháp phân tích dữ liệu : Từ những dữ liệu thu thậpđược, sẽ có rất nhiều thông tin bị nhiễu hoặc chưa rõ ràng, cũngnhư nhầm lẫn sai lệch, do vậy cần phải thông qua sàng lọc, xử lýphân tích, đánh giá, so sánh để lựa ra những thông tin đúng đắnnhất và phù hợp với mục đích nghiên cứu của đề tài Một sốphương pháp phân tích dữ liệu thường dùng như: phương phápphân tích số liệu, phương pháp thống kê, phương pháp so sánhđánh giá về thực trạng quản lý nhân sự tại công ty và tình hìnhhoạt động chung của công ty Từ đó có thể thấy được tính cấp thiếtcủa đề tài khóa luận này và giải pháp giải quyết

6.Kết cấu khóa luận

Ngoài các phần như Mục lục, lời mở đầu,…, khóa luận bao gồm

Chương 2: Phân tích, đánh giá thực trạng ứng dụng HTTT quản

lý nhân sự tại Công ty TNHH Bảo Hoàng

Phân tích, đánh giá thực trạng ứng dụng HTTT quản lý nhân sựtại công ty TNHH Bảo Hoàng, thấy được những thành công, hạnchế và nguyên nhân của những hạn chế đó

Chương 3: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân

sự tại Công ty TNHH Bảo Hoàng

Từ những đánh giá trước đó, phân tích thiết kệ một HTTT quản

lý nhân sự tại công ty TNHH Bảo Hoàng nhằm khắc phục và giảiquyết những hạn chế và nguyên nhân nhằm đẩy mạnh sự pháttriển của công ty

CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ

THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ

1.1 Những khái niệm cơ bản về HTTT

Dữ liệu: là các giá trị phản ánh về sự vật, hiện tượng Dữ liệu

là các giá trị thô, chưa có ý nghĩa với người sử dụng, chưa qua xử

lý ; có thể là tập các giá trị mà không biết được sự liên hệ giữachúng

Thông tin: là các tin tức mà con người trao đổi với nhau haynói rộng hơn thông tin bao gồm những tri thức về các đối tượng.Thông tin vừa là nguồn nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu

ra của hệ thống quản lý Tiếp nhận và xử lý thông tin là yêu cầucần thiết của nhà quản lý, để thực hiện các chức năng và các hoạtđộng quản lý, hoạch định chính sách, các quyết định kinh tế đốivới các doanh nghiệp (Giáo trình phân tích và thiết kế hệ thốngthông tin, Thạc Bình Cường, Nhà xuất bản Thống kê Hà Nội)

Thông tin là ý nghĩa được rút ra từ dữ liệu thông qua quá trình

xử lý để phù hợp với mục đích người sử dụng

Hệ thống: là một tập hợp có tổ chức bao gồm nhiều phần tử cócác mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tớimột mục tiêu chung Trong hoạt động có trao đổi vào ra với môitrường ngoài (Giáo trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin,Thạc Bình Cường, Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội)

Hệ thống thông tin (Information System): là một tập hợp vàkết hợp của các phần cứng, phần mềm, và các hệ mạng truyềnthông được xây dựng và sử dụng để thu thập, tạo, tái tạo, phânphối và chia sẻ các dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ cácmục tiêu của tổ chức (Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, ĐàmGia Mạnh, Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội)

Các doanh nghiệp, tổ chức có thể sử dụng các hệ thống thôngtin với các mục đích khác nhau Hệ thống thông tin đóng vai tròtrung gian là nơi kết nối các tổ chức, doanh nghiệp với môi trường

và xã hội Hệ thống thông tin trong nội bộ doanh nghiệp như mộtcây cầu, kết nối các bộ phận trong doanh nghiệp với nhau, cungcấp thông tin cho nhau tạo ra sự thống nhất trong nội bộ, cùnghướng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp, duy trì sức mạnh củadoanh nghiệp Với bên ngoài, hệ thống thông tin giúp thu thập dữ

liệu thông tin bên ngoài, thông tin về kinh tế xã hội, môi trường,thị trường, đối thủ cạnh tranh… ; và đưa thông tin bên trong doanhnghiệp ra bên ngoài ; giúp doanh nghiệp nắm bắt, tìm hiểu được

xã hội cũng như thực tế về thị trường nền kinh tế, tìm kiếm các cơhội cạnh tranh phát triển Mọi quyết định và hoạt động của doanhnghiệp đều dựa trên nguồn thông tin

Hệ thống thông tin quản lý (MIS: Management InformationSystem): là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý củadoanh nghiệp Hệ tổng hợp các thông tin trong nội bộ danh nghiệp

và các thông tin bên ngoài doanh nghiệp, thông qua các quá trìnhthu thập, phân tích, xử lý, đánh giá, để cung cấp thông tin tới từngđối tượng phù hợp Ngày nay do công nghệ máy tính đã tham giavào tất cả các công tác quản lý lên nói đến MIS là nói đến hệ thốngthông tin quản lý được trợ gúp của máy tính

Hệ thống thông tin quản lý có các chức năng chính:

-Thu thập, phân tích và lưu trữ thông tin một cách hệ thống

-Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các chỉ tiêu khác,tạo ra thông tin có giá trị mới

-Phân phối, và cung cấp thông tin hỗ trợ cho việc ra quyếtđịnh

Chất lượng của hệ thống thông tin được đánh giá thông quatính nhanh chóng đáp ứng các yêu cầu của thông tin, tính toàn vẹndầy đủ của hệ thống và tính mềm dẻo của hệ thống(hệ thống mở,

có khả năng phát triển)

HTTT góp phần quan trọng vào hiệu quả hoạt động của doanhnghiệp, hỗ trợ nâng cao hiệu quả của việc ra quyết định của cáccấp quản trị và doanh nghiệp, thúc đẩy sự hợp tác, hòa nhập, cạnhtranh, phát triển của doanh nghiệp nó cũng có vai trò trong việctạo lòng tin, gắn kết nội bộ doanh nghiệp, đẩy mạnh tinh thần làmviệc của mọi người một doanh nghiệp phát triển khi có một HTTTphát triển Ngày nay, HTTT của doanh nghiệp còn được coi là mộtyếu tố sống còn trong việc phát triển doanh nghiệp, phát triển dịch

vụ sản phẩm, tăng lợi thế khi tham gia cạnh tranh trên thị trườngtoàn cầu

1.2 Một số lý thuyết về quản lý nhân sự

1.2.1 Tầm quan trọng của quản lý nhân sự

Nhân sự: là tất cả con người tham gia làm việc trong mộtdoanh nghiệp

Quản lý nhân sự: là cách mà nhà quản lý sử dụng và khai thácnguồn nhân lực trong tổ chức một cách hợp lý sao cho đạt hiệuquả cao nhất trong công việc

Nhân sự là yếu tố không thể thiếu trong doanh nghiệp mộtdoanh nghiệp có thể thiếu máy móc, hay tài sản nhưng không thể

thiếu con người, không có con người sẽ không có doanh nghiệp.Mọi thứ như: máy móc, thiết bị, của cải vật chất, công nghệ, kỹthuật, đều có thể mua được, học hỏi được, sao chép được, nhưngcon người thì không thể Con người là một chủ thể, là một nhân tốđặc biệt trong số các nhân tố của các quan hệ xã hội, đặc biệt làtrong doanh nghiệp Con người vừa là nhân tố động lực đảm bảocho sự thành công của doanh nghiệp, cũng là mục tiêu để cácdoanh nghiệp hướng tới phục vụ, nguồn lực nhân sự được coi lànguồn tài sản, nguồn vốn quý giá nhất, năng động nhất của doanhnghiệp và của xã hội

Quản trị nhân sự hay được gọi là quản lý con người Một doanhnghiệp gồm rất nhiều cá nhân, bao gồm nhiều tính cách, thóiquen, năng lực đa dạng khác nhau Khi tập trung tất cả các conngười lại với nhau chắc chắn sẽ có những mâu thuẫn khó khăn,chính vì vậy quản trị nhân sự là cả một quá trình xây dựng và thựchiện các hành động- những cái tác động đến nhân viên để khơi gợi

và sử dụng hiệu quả trình độ khả năng của mọi cá nhân trongdoanh nghiệp giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đã đề ra, tuynhiên cũng phải đảm bảo được lợi ích của từng các nhân hòa hợpvới lợi ích của cả doanh nghiệp

Quản trị nhân sự có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lývận hành cả doanh nghiệp:

- Giúp nhà quản lý nhận thức được tầm quan trọng của yếu tốcon người trong doanh nghiệp

- Giúp nhà quản lý đánh giá được sự thực hiện công việc củatừng nhân viên

- Xây dựng và quản lý hệ thống lương lao động

- Thiết lập, áp dụng các chính sách, phúc lợi, phụ cấp, bảohiểm xã hội cho nhân viên

- Tuyển dụng, đào tạo đội ngũ nhân viên phù hợp với doanhnghiệp

- …

1.2.2 Quy trình quản lý nhân sự

Mỗi doanh nghiệp có một mô hình, cách thức quản lý, các quytrình khác nhau nên quy trình quản lý nhân sự cần dựa trên quy

mô, cơ cấu tổ chức, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp đểphù hợp với doanh nghiệp mang lại hiệu quả nhất thường thì, các

doanh nghiệp sẽ có quy trình quản lý như sau:

Tuyển dụng nhân sự: là khâu quan trọng để tìm ra những ứngviên phù hợp với vị trí công việc trong doanh nghiệp Để quá trìnhtuyển dụng mang lại hiệu quả cao, các nhà tuyển dụng phải xâydựng một quy trình tuyển dụng chặt chẽ, rõ ràng Thông thường,một quy trình tuyển dụng bao gồm 6 bước: lập kế hoạch tuyểndụng, xác định phương pháp và nguồn tuyển dụng, xác định địađiểm, thời gian, tìm kiếm, lựa chọn ứng viên, đánh giá quá trìnhtuyển dụng và cuối cùng là hướng dẫn nhân viên hòa nhập vàomôi trường doanh nghiệp

Đào tạo, phát triển, hoạch định nguồn nhân sự: ngày nay việc

kế hoạch đào tạo và phát triển nguồn nhân lực được coi là mộtkhoản đầu tư vào nguồn vốn của công ty bởi khả năng sinh lợi lâudài và bền vững cho doanh nghiệp Thực tế thấy rằng, ngày nay sựcanh tranh giữa các doanh nghiệp chính là sự cạnh tranh về nguồnnhân lực Mà nguồn nhân lực lại liên kết chặt chẽ với sự giáo dục,đào tạo, phát triển, công tác này nhằm sử dụng tối đa hóa nguồnlực hiện có và nâng cao tính hiệu quả của doanh nghiệp, thôngqua việc giúp họ hiểu rõ hơn về công việc, nắm vững hơn về nghềnghiệp của mình và thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của mìnhmột cách tự gíac hơn, động cơ làm việc tốt hơn, cũng như nângcao khả năng thích ứng của họ trong môi trường doanh nghiệp Cóthể đào tạo phát triển nhân lực bằng cách đào tạo tại chỗ, đào tạotrực tiếp trong quá trình làm việc, kèm cặp tại chỗ, hoặc luânchuyển công việc, đào tạo xa nơi làm việc, để tăng cao khả năngthích ứng, đào tạo băng các lớp đào tạo kiến thức chuyên sâu vànâng cao,…

Hoạch định nguồn nhân sự giúp doanh nghiệp xác định rõkhoảng cách giữa hiện tại và định hướng tương lai về nhu cầunhân lực của doanh nghiệp, chủ động thấy được các khó khăn vànguy cơ về nhân sự trong tương lai để tìm hướng giải quyết

Các chế độ chính sách: việc thiết lập được các tiêu chuẩn, chế

độ chính sách, đãi ngộ cho nhân viên là chìa khóa cho việc xâydựng mối quan hệ giữa nhân viên và ban lãnh đạo Đây là mộthành động giúp đảm bảo quyền lợi của nhân viên dựa trên những

gì họ đóng góp và làm việc Đây cũng là một yếu tố thu hút nguồnnhân sự mới, cũng như giữ chân được nguồn nhân sự cũ

Hệ thống văn bản áp dụng trong doanh nghiệp: bao gồm cácquy chế, quy định, quy trình, và các văn bản mang tính chất bắtbuộc chung trong doanh nghiệp Hệ thống giúp điều phối hoặcgiúp những con người trong doanh nghiệp tự điều phối, điều chỉnhbản thân, từ suy nghĩ, hành vi, quá trình thực hiện công việc.

Xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp: cốt lõi của vănhóa doanh nghiệp là tinh thần của doanh nghiệp và quan điểm giátrị của doanh nghiệp Văn hóa doanh nghiệp chi phối hành vi củamọi người trong doanh nghiệp, và người lãnh đạo sẽ nhận lại đượcnhững hành vi của người khác theo cách họ tạo ra

1.2.3.Hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại doanh nghiệp

Với sự tiến bộ của khoa học, kỹ thuật cũng như sự bùng nổcủa thời đại CNTT, việc ứng dụng CNTT vào công tác quản lý nhân

sự đem lại rất nhiều ý nghĩa cho doanh nghiệp HTTT quản lý nhân

sự giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, công sức so vớiviệc quản lý bằng phương pháp thủ công ; đơn giản hóa công việc,tiết kiệm chi phí quản lý nhưng mang lại chất lượng, sự chính xác,nhanh chóng ; tăng tính bảo mật an toàn cho nguồn thông tin Bảnthân nhân viên cũng có thể quản lý chính mình cũng như công việccủa mình thông qua hệ thống, cũng như ban lãnh đạo có thể kiểmsoát, quản lý, nắm bắt nhân viên của mình một cách cụ thể rõràng chính xác, bất cứ nơi đâu, cũng như bất cứ không gian thờigian nào, tăng được khả năng tương tác giữa nhân viên và lãnhđạo, giữa toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp

Hoạt động của HTTT quản lý nhân sự bao gồm mức tác nghiệp

và mức chiến thuật:

Mức tác nghiệp: HTTT quản lý lương, HTTT quản lý vị trí làmviệc, HTTT quản lý thông tin tuyển chọn nhân viên và sắp xếpcông việc, HTTT quản lý nhân viên, HTTT đánh giá tình hình côngviệc của nhân viên, HTTT báo cáo,…

Mức chiến thuật: HTTT phân tích và thiết kế công việc, HTTTquản lý lương thưởng, bảo hiểm, trợ cấp, HTTT tuyển dụng nhânlực, HTTT đào tạo và phát triển nguồn nhân lực,…

Mức chiến lược: kế hoạch hóa nguồn nhân lực

Đặc điểm của HTTT quản lý nhân lực là: đối tượng qurn lý làcon người

Nguồn nhân lực như các nhà cung cấp, cung cấp trí tuệ, sứclực, tinh thần nhằm thực hiện công việc để đạt mục tiêu chung củadoanh nghiệp.

Tạo sự gắn kết giữa các nhân viên: tổng hợp được thông tincủa nhân viên, cũng như giúp các nhân viên trong doanh nghiệphiểu rõ nhau hơn, gia tăng khả năng tương tác và sự gần gũi

Sử dụng CSDL bên trong máy tính để lưu trữ các thông tin vềnhân sự

Hệ thống tạo ra các báo cáo dạng bản in và bảng điện tử baogồm các thông tin về nhân lực

1.3 Một số cơ sở lý luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự

1.3.1 Các phương pháp phân tích thiết kế

Phân tích hệ thống ( Systems Analysis) là sự khảo sát một hệthống hay một vấn đề để cải tiến, hoàn thiện một hệ thống đangtồn tại, hoặc thiết kế và cài đặt một hệ thống mới

Phân tích hệ thống gắn liền với việc sử dụng phần cứng vàphần mềm Tin học, bao gồm việc nghiên cứu chi tiết vấn đề, thiết

kế, xây dựng những phương án tốt nhát để giải quyết vấn đề,nhằm đạt được mục đích theo những hạn chế và khả năng có thể Phân tích là quá trình triển khai các giai đoạn mà nhà phântích thiết kế phải làm ở hai mức khái niệm khác nhau: “ làm cáigì?”, “làm như thế nào?”

Các yêu cầu khi phân tích hệ thống:

Tiếp cận toàn cục bằng cách khảo sát các vấn đề trên mọiphương diện và hình thức (khảo sát từ mọi phòng ban tổ chức, từmọi cá nhân có mặt, cũng như khảo sát mọi vấn đề xung quanh cókhả năng liên quan đến,…) để có thể hình thành nguồn thông tintoàn diện đầy đủ về cách làm việc, hoạt động, quản lý, kiểm soátcủa hệ thống

Tiếp cận vấn đề từ cái chung đến cái riêng, từ tổng quát đếnđặc thù, từ trên xuống dưới,… để nhận thức, hiểu và rõ vấn đề mộtcách bao quát, chi tiết để đưa ra được vấn đề cần giải quyết vàphương pháp theo những tiêu chuẩn nhất quán

Hiểu được tính đặc thù, tính trừu tượng của mỗi thành phầntrong hệ thống, từ đó có thể đưa ra các công cụ thích hợp phục vụtrong quá trình phân tích

Nắm rõ được nhu cầu thực tiễn của người sử dụng cuối cùng

để đưa ra phương án giải quyết ván đề và xây dựng dược hệ thốngtiện lợi, linh hoạt, có khả năng sử dụng cao

Có 3 phương pháp phân tích thiết kế

1.3.1.1 Phương pháp phân tích cổ điển (phi cấu trúc)

Đặc điểm: Gồm các pha (phase): khảo sát, thiết kế, viết lệnh,kiểm thử đơn lẻ, liểm thử trong hệ con, kiểm thử trong toàn hệthống Việc hoàn thiện hệ thống được thực hiện theo hướng

“bottom- up” (từ dưới lên) và theo nguyên tắc tiến hành tuần tự từpha này tới pha khác

Nhược điểm: Rối, sửa chữa rất khó khăn phức tạp, không linhhoạt Ví dụ trong giai đoạn kiểm thử (test), nếu phát hiện lỗi ở cuốigiai đoạn kiểm thử, lúc đó tùy theo mức độ lỗi có thể buộc phảisửa chữa hàng loạt modul Khi một lỗi bị phát hiện khó phân biếtđược là lỗi của modul nào trong hàng loạt modul chứa lỗi Vì thựchiện theo nguyên tắc tuần tự, xong một pha tiếp tục pha tiếp theo,lên nếu pha trên có lỗi mà không được phát hiện hay sửa chữa sẽdẫn theo pha dưới sẽ có lỗi và lỗi sẽ bị kéo dài theo toàn hệ thống.Thời gian xây dựng cũng lâu vì còn phụ thuộc vào các bước bêntrên

1.3.1.2 Phương pháp phân tích bán cấu trúc

Đặc điểm:

Một loạt các bước “bottom-up” như viết lệnh và kiểm thử đượcthay thế bằng giai đoạn hoàn thiện “top- down” (từ trên xuốngdưới) Nghĩa là các modun mức cao được viết lệnh và kiểm thửtrước rồi đến các modun chi tiết ở mức thấp hơn

Pha thiết kế cổ điển được thay thế bằng thiết kế có cấu trúc.Nhược điểm: người thiết kế và phân tích hầu như rất ít liên lạctrao đổi với nhau và với người sử dụng, lên dường như phân tích vàthiết kế là 2 công việc tách rời và độc lập với nhau, cũng như cókhả năng đi lệch với mong muốn của người sử dụng

1.3.1.3 Phương pháp phân tích thiết kế có cấu trúc

Đặc điểm:

Phương pháp này gồm các hoạt động: khảo sát, phân tích,thiết kế, bổ sung, tạo sinh kiểm thử xác nhân, bảo đảm chất lượng,

mô tả thủ tục, biến đổi cơ sở dữ liệu, cài đặt

Ở phương pháp này không còn được gọi là các “pha” ( pha là

chỉ một khoảng thời gian trong một dự án trong khi đó chỉ mộthoạt động được thực hiện) mà đươc thay bằng hoạt động vì cáchoạt động có thể thực hiện song song nhau Mỗi hoạt động có thểcung cấp những thông tin sửa chữa cho một hoạt động hoặc cáchoạt dông trước đó Các hoạt động bổ trợ cho nhau trong quá trìnhhoàn thiện.

Một số phương pháp phân tích thiết kế có cấu trúc:

a Phương pháp phân tích thiết kế theo hướng chức năng: PTTK

dựa theo yêu cầu chức năng cần có của hệ thống:

 Phương pháp SADT (Structured Analysis and DesignTechnique, 1977):

Phương pháp này xuất phát từ Mỹ, ý tưởng cơ bản là phân rãmột hệ thống thành các phân hệ nhỏ và đơn giản SADT được xâydựng dựa trên các nguyên lý sau:

Xuất phát từ một mô hình

Phân tích đi xuống: từ tổng thể đến chi tiết

Dùng một mô hình chức năng và một mô hình quan niệm

Thể hiện tính đối ngẫu của hệ thống

Sự dụng các biểu diễn dưới dạng đồ họa

Phối hợp hoạt động của nhóm

Ưu tiên tuyệt đối cho hồ sơ viết

SADT sử dụng các kỳ thuật sau:

dữ liệu và xử lý, và chia quá trình phát triển hệ thống thành 3 mứctiếp cận: quan niệm, logic và vật lý Với mỗi thành phần và mỗi

mức tiếp cận có một mô hình tương ứng, mỗi mức tiếp cận thường

do một hay một số thành phần trong hệ thống đảm nhận

Ưu điểm: có cơ sở khoa học vững chắc

Nhược điểm: cồng kềnh, không thích hợp với việc giải quyếtcác dự án nhỏ

 Phương pháp MCX (Methode de Xavier castellani):

Phương pháp này có nguồn gốc từ Pháp, do các giáo sư củahọc viện tin học xí nghiệp tạo ra Nó cho phép xây dựng một môhình tổng quát cũng như phân hệ của hệ thống thông tin, phântích các thành phần dữ liệu và lượng hóa các xử lý cũng nhưtruyền thông các hệ thống thông tin Phương pháp này phân hoạchquá trình phân tích thành các giai đoạn:

Ưu điểm: hữu dụng, thích hợp với việc thực hành

Nhược điểm; khá rườm rà, phức tạp

 Phương pháp GLACSI (Groupe d’Animation et de Liaisonpour I’ Analyse et de conception de Systeme d’ Informatin): ra đờivào năm 1982 ở Pháp nhưng chưa được thử nghiệm nhiều trongthực tế

b Phương pháp phân tích thiết kế theo hướng đối tượng (Object Oriented Analysis)

Phương pháp này được hình thành giữa thập niên 80 dựa trên

ý tưởng lập trình hướng đối tượng, Phương pháp này đã phát triển,hoàn thiện và phổ biến hiện nay

Phương pháp này: Lấy đối tượng làm trung tâm

Đối tượng= chức năng+ dữ liệu

Hệ thống= tập hợp các đối tượng+ quan hệ giữa các đối tượngCách tiếp cận: ánh xạ các thành phần trong bài toán vào cácđối tượng ngoài đời thực Một hệ thống được chia thành các thànhphần nhỏ được gọi là đối tượng, mỗi đối tượng bao gồm đầy đủ cảcác dữ liệu và hành động liên quan đến đối tượng đó

Phương pháp này sẽ làm trên một số khái niệm cơ bản:

Đối tượng (Object): gồm dữ liệu và thủ tục tác động lên dữ liệu

Lớp (Clas): mô tả một tập các đối tượng có cùng một cấu trúc,cùng hành vi và có cùng những mối quan hệ với các đối tượngkhác

Gói ( Package): là một cách tổ chức các thành phần, phần tửtrong hệ thống thành các nhóm Nhiều gói có thể kết hợp với nhautrở thành một hệ thống con (subsyetem)

Kế thừa (Heritage): một lớp có thể sử dụng lại các thuộc tính

và phương thức của một hay nhiều lớp khác

Các nguyên tắc cơ bản trong phương pháp phân tích theohướng đối tượng:

Trừu tượng hóa (Abstraction)

Tính bảo mật thông tin cao

Tiết kiệm chi phí

Có tính mở, dễ dàng sửa chữa, hoàn thiện, nâng cấp,…

Phù hợp với hệ thống lớn, phức tạp

Đây là phương pháp ngày nay được ưu chuộng sử dụng vì córất nhiều ưu điểm cũng như giải quyết được các khó khăn khi xâydựng một hệ thống thông tin; gần gũi với thực tế và mong muốn

của người sử dụng Chính vì vậy, với đề tài “Phân tích thiết kế

hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Bảo Hoàng” tôi sẽ chọn phân tích thiết kế theo phương pháp hướng

đối tượng

1.3.2 Các giai đoạn phân tích thiết kế hệ thống thông tin

Giai đoạn 1: Khảo sát dự án

Đây là bước đầu tiên để có thể phân tích và thiết kế một hệthống thông tin Nhiệm vụ chính của giai đoạn này là tìm hiểu, thuthập thông tin cần thiết để chuẩn bị cho việc giải quyết các yêu

cầu đặt ra của bài toán Giai đoạn khảo sát sẽ được chia thành haibước:

Bước 1:

Khảo sát toàn bộ: tìm hiểu yếu tố các yếu tố cơ bản (tổ chức,lĩnh vực, con người, môi trường, văn hóa, ) tạo tiền đề để pháttriển xây dựng HTTT phù hợp với dự án và doanh nghiệp

Khảo sát chi tiết: khảo sát thu thập thông tin chi tiết của hệthống ( chức năng xử lý thông tin, các thông tin, dữ liệu, các thôngtin được phép nhập xuất khỏi hệ thống, các ràng buộc, giao diện,nghiệp vụ, ) phục vụ cho việc phân tích và thiết kế

Bước 2: Đưa ra các vấn đề trọng tâm cần được giải quyết như:Thông tin đưa vào hệ thống như thế nào?

Dữ liệu ở trong hệ thống được hiển thị như thế nào? Dữ liệuxuất ra như thế nào?

Ràng buộc giữa các đối tượng trong hệ thống cần được xâydựng như thế nào?

Chức năng và quy trình xử lý thông tin trong hệ thống cầnphải đảm bảo những yêu cầu nào?

Cần sử dụng những giải pháp gì? Tính khả thi cũa từng giảipháp?

Từ những thông tin thu thập được từ khảo sát và các vấn đề đặt

ra, sẽ chọn lọc ra những yếu tố cần thiết để hình thành lên hệ thốngthông tin quản lý cho doanh nghiệp

Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống: Xác định các thông tin vàchức năng xử lý của hệ thống:

Xác định yêu cầu của HTTT: các chức năng, nghiệp vụ cầnphải xử lý, đảm bảo tốc độ xử lý và khả năng nâng cấp trong tươnglai

Phân tích và đặc tả mô hình phân cấp chức năng tổng thểthông qua sơ đồ BFD (Business Flow Diagram), từ mô hình BFD sẽtiếp tục xây dựng thành mô hình luồng dữ liệu DFD (Data FlowDiagram) thông qua quá trình phân rã chức năng theo các mức0,1,2 ở từng ô xử lý

Phân tích bảng dữ liệu: cần đưa vào hệ thống những bảng dữliệu (data table) gồm các trường dữ liệu ( data field) nào? Xác địnhkhóa chính (primary key), khóa ngoại (foreign key) cũng như mốiquan hệ giữa các bảng dữ liệu (relationship) và ràng buộc

(constraint) dữ liệu cần thiết.

Giai đoạn 3: Thiết kế hệ thống: Thông tin thu thập được từkhảo sát và phân tích hệ thống, sẽ được các chuyên gia chuyểnhóa vào phần mềm, công cụ chuyên dụng để đặc tả thiết kế hệthống chi tiết Giai đoạn này được chia thành hai bước:

Bước 1: Thiết kế tổng thể

Trên cơ sở các bảng dữ liệu, đã phân tích và đặc tả sẽ đượcthiết kế dưới dạng mô hình mức ý niệm bằng phần mềm chuyêndụng như Sybase PowerDesigner, CA Erwin Data Modelerr Bằng

mô hình mức ý niệm sẽ có cái nhìn tổng quát nhất về mối quan hệgiữa các đối tượng trước khi chuyển thành mô hình mức vật lý.Bước 2: Thiết kế chi tiết:

Thiết kế cơ sở dữ liệu (Database)

Thiết kế truy vấn, thủ tục, hàm

Thiết kế giao diện

Thiết kế chức năng chương trình đảm bảo tính logic trong quátrình nhập và xử lý dữ liệu

Thiết kế báo cáo

Thiết kế kiểm soát

Tóm lại, việc thiết kế hệ thống là việc áp dụng các công cụ,phương pháp, thủ tục để tạo ra mô hình hệ thống cần sử dụng.Sản phẩm cuối cùng của giai đoạn thiết kế là đặc tả hệ thống ởdạng nó tồn tại thực tế, sao cho có thể dễ dàng chuyển thànhchương trình và cấu trúc hệ thống

Giai đoạn 4: Thực hiện: Nhằm xây dựng hệ thống theo cácthiết kế đã xác định:

Lựa chọn hệ quản trị CSDL (SQL Server MySQL, )

Lựa chọn công cụ lập trình để xây dựng các module chươngtrình của hệ thống (Microsolf Visual Studio, PHP Designer, )

Lựa chọn công cụ để xây dựng giao diện hệ thống(DevExpress, Dot Net Bar, )

Giai đoạn 5: Kiểm thử

Lựa chọn công cụ kiểm thử

Kiểm chứng các module chức năng của hệ thống thông tin,chuyển các thiết kế thành các chương trình (phần mềm)

Thử nghiệm hệ thống thông tin

Khắc phục các lỗi

Viết test care theo yêu cầu.

Kết quả cuối cùng là một hệ thống thông tin theo yêu cầu vàmục tiêu đã đặt ra

Giai đoạn 6: Triển khai và bảo trì:

Lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống

Cài dặt phần mềm

Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới Phát hiện sai sót, khuyết điểm của hệ thống

Đào tạo và hướng dẫn sử dụng

Cải tiến và chỉnh sửa hệ thống thông tin

Bảo hành

Nâng cấp khi cần thiết

1.3.3 Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin với UML

UML (Unified Modeling Language): ngôn ngữ mô hình hóathống nhất: là một ngôn ngữ mô hình gồm các ký hiệu đồ họa màcác phương pháp hướng đối tượng sử dụng để thiết kế các hệthống thông tin một cách nhanh chóng

UML tổ chức một mô hình thành một loạt các hướng nhìn,thểhiện các khía cạnh khác nhau của hệ thống Khi kết hợp tất cả cáchướng nhìn với nhau thành một thể, chúng ta mới có thể nhìn trọnvẹn được hệ thống

Các mô hình được sử dụng bao gồm mô hình đối tượng (môhình tĩnh và mô hình động)

UML sử dụng một hệ thống ký hiệu thống nhất biểu diễn cácphần tử mô hình (model elements) Tập hợp các phần tử mô hìnhtạo thành các sơ đồ UML (UML Diagrams) Có các loại sơ đồ UMLchủ yếu sau:

+ Sơ đồ lớp (Class Diagram)

+ sơ đồ đối tượng (Object Diagram)

+ Sơ đồ tình huống sử dụng (Use Cases Diagram)

+ Sơ đồ trình tự (Sequence Diagram)

+ Sơ đồ cộng tác (Collaboration Diagram)

+ Sơ đồ trạng thái (State Machine Diagram)

+ Sơ đồ thành phần (Component Diagram)

+ Sơ đồ hoạt động (Activity Diagram)

+ Sơ đồ triển khai (Deployment Diagram)

+ Sơ đồ gói (Package Diagram)

+ Sơ đồ liên lạc (Communication Diagram)

+ Sơ đồ tương tác (Interaction Overvieww Diagram)

+ Sơ đồ phối hợp thời gian (Timing Diagram)

Một số dạng biểu đồ UML phổ biến

Biểu đồ Use case (Use Case Diagram)

Một biểu đồ Use case chỉ ra một số lượng các tác nhân ngoạicảnh và mối liên kết của chúng đối với Use case mà hệ thống cungcấp Một Use case là một lời miêu tả của một chức năng mà hệthống cung cấp Lời miêu tả Use case thường là một văn bản tàiliệu, nhưng kèm theo đó cũng có thể là một biểu đồ hoạt động.Các Use case được miêu tả duy nhất theo hứng nhìn từ ngoài vàocủa các tác nhân (hành vi của hệ thống theo như sự mong đợi củangười sử dụng), không miêu tả chức năng được cung cấp sẽ hoạtđộng nội bộ bên trong hệ thống ra sao Các Use case định nghĩacác yêu cầu về mặt chức năng đối với hệ thống

Tất cả các mối quan hệ đố đều được thể hiện trog biểu đồ lớp,

đi kèm với cấu trúc bên trong của các lớp theo khái niệm thuộctính (attribute) và thủ tục (operation) Biểu đồ được coi là biểu đồtĩnh theo phương diện cấu trúc được miêu tả ở đây có hiệu lưc tạibất kỳ thời điểm nào trong toàn bộ vòng đời hệ thống

Việc quản lý tất cả các lớp có thể là một nhiệm vụ khó khăn,

do vậy UML cung cấp một phần tử tổ chức được gọi là gói Các góicho phép các nhà tạo mô hình tổ chức các phân loại của mô hìnhthành các vùng tên, là một kiểu giống như các thư mục trong một

hệ thống tệp Việc phân chia một hệ thóng thành nhiều gói làmcho hệ thống trở nên dễ hiểu, đặc biệt là nếu từng gói đại diện chomột phần cụ thể của hệ thống

Biểu đồ trạng thái: tương ứng với mỗi lớp sẽ chỉ ra các trạng

thái mà đối tượng lớp đó có thể có và sự chuyển tiếp giữa nhữngtrạng thái đó.

Các biểu đồ tương tác: biểu diễn mối liên hệ giữa các đốitượng trong hệ thống và giữa các đối tượng với các tác nhân bênngoài Có 2 loại:

Biểu đồ tuần tự: biểu diễn mối quan hệ giữa các đối tượng vàgiữa các đối tượng với các tác nhân bên ngoài theo thứ tự thời gian(tuần tự)

Biểu đồ cộng tác: biểu diễn các hoạt động của các đối tượng

và sự đồng bộ, chuyển tiếp của các hoạt động Biểu đồ cộng tácthường được dùng để biểu diễn các phương thức phức tạp của lớp

1.4 Tổng quan tình hình nghiên cứu liên qđến đề tài

1.4.1 Tình hình nghiên cứu trong nước

Trên thực tế, đã có rất nhiều tài liệu, công trình nghiên cứu,sinh viên lựa chọn đến đề tài PTTK HTTT quản lý nhân sự làm đềtài khóa luận, đồ án nghiên cứu, cũng như xây dựng triển khai tiếnhành trong thực tế

Dưới dây là một số đề tài mà tôi đã có cơ hội tham khảo và tìmhiểu qua:

Đề tài : “ Phân tích thiết kế HTTT quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần xây dựng và sản xuất nội thất KB”, sinh

viên Trịnh Tiến Dũng, khoa Hệ thống thông tin quản lý và Thươngmại điện tử, trường Đại học Thương Mại Đề tài được nghiên cứutrên cơ sở lý luận kỹ càng, chặt chẽ, đầy đủ, tập trung vào xâydựng HTTT đặc biệt là phân tích thiết kế cơ sở dữ liệu cho hẹ thống

mà không đi xây dựng phần mềm và đã giải quyết được bài toánquản lý nhân sự của công ty đề ra Tuy nhiên, vấn đề giải quyết bàitoán nhân sự của công ty đề ra, bài khóa luận chưa giải quyếtđược hết và đủ các yêu cầu

Đề tài: “ Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự, tiền lương Công ty TNHH một thành viên Thăng Long ”,

nhóm sinh viên Đỗ Đức Hùng, Chu Đức Nghĩa, Nguyễn Quang Qúy,Đại học Hàng Hải Đề tài phân tích một cách kỹ càng về công tácquản lý nhân viên và quá trình tính lương của công ty, từ đó xâydựng nên một hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương tiết kiệmthời gian, tối đa hóa chất lượng công tác quản lý của công ty Tuynhiên tính ứng dụng của hệ thống này vào các doanh nghiệp khác

tương tự còn chưa cao

1.4.2 Tình hình nghiên cứu ngoài nước

Đề tài: “Design of company’s salary management system” tại công ty Lei Xiong của College of Information

Engineering, Jiangxi University of Technology, Jiangxi Nanchang,năm 2015 được xuất bản bởi Atlantis Press Bài báo đã phân tíchđược hạn chế của hệ thống quản lý tiền lương sau đó là các yêucầu và tính khả thi cũng như thiết kế của từng module Bài báo cócác module chức năng như quản lý người dùng, quản lý mật khẩu,nhân viên, quản lý biên chế và truy vấn bảng lương nhận ra sự tiệnlợi của người sử dụng và quản lý thuận tiện Tuy nhiên, tính ứngdụng của bài báo cáo vào thực tế còn cần thời gian để áp dụng vàthực hiện

Đề tài : “ How to create a human resouces management system” của Katerina Reshetilo Đề tài này đã nghiên cứu và giải

mã khái niệm HRMS và thảo luận về các trường hợp khi phát triểntùy chỉnh là lựa chọn tốt nhất và hướng dẫn các bước cần thiết đểtriển khai HRMS thành công Đề tài giúp nắm bắt được các thôngtin về quản lý nhân lực là gì, các thành phần của hệ thống quản lýnguồn nhân lực, cách thiết kế một hệ thống quản lý nguồn nhânlực

CHƯƠNG II PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH BẢO HOÀNG

2.1 Tổng quan về Công ty TNHH Bảo Hoàng

Tên doanh nghiệp: công ty TNHH Bảo Hoàng

Tên giao dịch: BAO HOANG CO.,LTD

Loại hình hoạt động: công ty TNHH

Địa chỉ: thôn Nhạc Lộc, xã Trưng Trắc, huyện Văn Lâm, tỉnhHưng Yên

Mã số thuế: 0900876716

Đại diện pháp luật: ông Nguyễn Văn Nghiệm

Ngày cấp giấy phép kinh doanh:20/11/2007

Ngày hoạt động: 20/11/2007 ( Đã hoạt động 11 năm)

- Bán các sản phẩm xe máy của Honda việt Nam với sự đadạng về mẫu mã, kiểu loại: xe Wave 110, Aỉ Blade, Wave RS,Wave

S, SH, Lead, CLICK, PCX,… sử dụng công nghệ phun xăng diện tử,tiết kiệm năng lượng, thân thiện với môi trường

- Bán các phụ tùng của xe máy như: bình ác quy, bố thắng,

bố nồi, vành, săm, đèn pha, dầu nhớt, gương, …

- Cung cấp các dịch vụ: sửa chữa, bảo hành, bảo dưỡng, bảotrì, cho các dòng xe máy Honda Việt Nam

- Mở các lớp học, hướng dẫn lái xe an toàn

Cơ cấu tổ chức của công ty: Cơ cấu tổ chức của công ty TNHHBảo Hoàng đứng đầu là giám đốc- cơ quan quản lý có toàn quyềnnhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mụcđích quyền lợi của công ty, theo đó các chức nắng được chuyênmôn hóa hình thành lên các phòng ban với tư cách là một bộ phậntham mưu, giúp việc cho giám đốc trong phạm vi chức năng của

mình Những quyết định của bộ phận chỉ có ý nghĩa khi đã thôngqua giám đốc hoặc giám đốc ủy quyền.

Hình 2.1 Sơ đồ bộ máy quản lí công ty TNHH Bảo Hoàng

Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong giai đoạn 3năm từ năm 2015 đến năm 2017

Đơn vị: 1.000 đồngST

4 Lợi nhuận sau thuế 1.987.576 3.021.697 5.800.102

Bảng 2.1.Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty TNHH

Chiến lược kinh doanh của công ty tới năm 2025:

Đa dạng hóa sản phẩm, cập nhật những mẫu sản phẩm mới

và nổi trội nhất của Honda Việt Nam hướng tới phục vụ mọi tầnglớp khách hàng, từ khách hàng bình dân đến khách hàng trung vàcao cấp

Đẩy mạnh kết hợp các hình thức bán hàng, bán hàng truyềnthống với bán hàng hiện đại, đặc biệt là chú trọng đến bán hànghiện đại bằng việc áp dụng công nghệ thông tin

Tập trung phát triển các dịch vụ tới khách hàng, nâng cao taynghề của đội ngũ kỹ thuật viên

Giám đốc

Phòng kinh

doanh Phòng dịch vụ

Phòng chăm sóc khách hàng

Phòng tài chính

kế toán

Phòng hành chính nhân sự

Đẩy mạnh các mối quan hệ hợp tác.

2.2.Thực trạng ứng dụng HTTT trong quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Bảo Hoàng

Cơ cấu nhân sự chính thức tại công ty:

Bảng 2.2 Cơ cấu nhân sự chính thức tại Công ty TNHH Bảo Hoàng

Tổng nguồn nhân lực hiện tại của công ty là 48 người, trong đó

có 22 người sử dụng nguồn CNTT và HTTT, chiếm khoảng 46%nguồn nhân lực của công ty

Nhân viên sử dụng nguồn CNTT và HTTT chủ yếu ở phòng bankinh doanh, phòng chăm sóc khách hàng, phòng tài chính- kếtoán, phòng nhân sự, với các phần mềm như: hệ điều hànhWindows, Phần mềm văn phòng Microsoft Office, Unikey,…, phầnmềm giao tiếp Skype, Gmail,…, phần mềm kế toán MISA, phầnmềm bán hàng và phụ tùng Motosoft, phầ mềm diệt vius BKAVEnteprise đa phần phục vụ cho việc kinh doanh, quản lý hệ thốngcông nợ, chăm sóc khách hàng, kết nối các nhân viên trong côngty

Hồ sơ của các nhân viên trong công ty được lưu trữ lại tại tủlưu trữ hồ sơ tại phòng Hành chính nhân sự của công ty, được sắpxếp theo từng phòng ban và từng thời gian cụ thể Một khi muốntìm kiếm hồ sơ phải được sự đồng ý của bên trên, cũng như muốnthay đổi thông tin cũng mất thời gian chính sửa và làm lại Khi cónhững nhân viên mới, hoặc nhân viên nghỉ việc, nhân viên chuyểnphòng ban, cấp bậc, phải tiến hành những thủ tục cần thiết để

thay đổi thông tin cần thiết trong hồ sơ nhân viên Mọi thông tinđượclưu trữ dưới dạng văn bản, giấy tờ lên mỗi khi sửa, thêm , xóathì rất rườm rà, mất thời gian, có thể bị gạch xóa, bôi bẩn.

Việc chấm công của nhân viên bằng việc chấm tay, tuy nhiênvẫn thường xảy ra lỗi do không kiểm soát được chính xác thời gian

đi muộn, về sớm, hay việc không chấm công của nhân viên,thường thì sau mỗi tháng để tính công chuẩn thường mất thời gianđối chiếu lại với nhân viên, nhiều khi còn cần kết hợp check lạicamera

Hồ sơ nhân viên, bảng chấm công, được lưu trữ dưới dạng cácvăn bản, giấy tờ

Lương của nhân viên bao gồm lương cơ bản, lương tăng ca,thêm giờ, chiết khấu doanh thu,trợ cấp, phụ phí, các khoản chi phíkhác như: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm lao động,…, các khoản khenthưởng, phạt, , tùy thuộc vào cấp bậc, chúc vị của nhân viên.Cuối mỗi năm sẽ xét duyệt mức thưởng của từng nhân viên dựavào bảng tính công hàng tháng Việc tính lương của nhân viên sẽtiến hành tính lương trên phần mềm Excel, sau đó ghi vào sổ quản

lý lương của công ty Khi nhân viên tới kỳ nhận lương sẽ đến phòngNhân sự nhận lương, sau khi nhân lương sẽ được gạch tên ra khỏidanh sách lĩnh lương hàng tháng, đồng thời lấy chữ ký chứng nhân

đã nhận lương Sau đó, mọi văn bản, giấy tờ chữ ký sẽ được tổnghợp lại và lưu trữ theo từng tháng

Việc tuyển dụng nhân viên chưa có một font tuyển dụng cụthể,, khi đăng tải thông tin tuyển dụng thường đăng bài trên cáctrang mạng như Facebook, Zalo, hay các trang tuyển dụng trênWebsite tuyển dụng,cách tuyển dụng bị động khi đăng bài và phảiđợi mọi người tương tác mà chưa có cách tiếp cận đến các ứngviên, cũng như sự truyền thông tuyển dụng còn yếu kém không cósức lan tỏa và thiếu thu hút

Việc đào tạo nhân viên sau khi tuyển dụng: tùy theo vị trí ứngtuyển của ứng viên, sẽ có thời hạn cho từng viên học việc thửviệc, sau đó tổ chức cách kèm cặp ứng viên để nâng cao chấtlượng ứng viên Định kỳ tổ chức các bài test, các đợt kiểm tra độtxuất năng lực của nhân viên

Về việc lập thống kê, báo cáo, sau mỗi tháng cần ghi chép,sao chép, thống kê, dựa trên những văn bản, chứng từ đã tiến

hành trong vòng một tháng qua, để tổng hợp làm báo cáo Việcnộp thống kê, báo cáo rơi vào 15 hàng tháng, có thể là muộn hơnnữa Chứng tỏ rằng việc thống kê báo cáo của công ty rất mất thờigian, lại gặp nhiều rủi ro, dễ sai, thiếu, bỏ sót thông tin

Về phương thức quản lý nhân sự tại công ty: công ty quản lýnhân sự đa phần bằng phương pháp thủ công và quản lý trên phầnmềm Excel, chưa có một hệ thống quản lý nhân sự và phần mềmchuyên dụng quản lý nhân sự nào

2.3.Đánh giá thực trạng quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Bảo Hoàng

2.3.1 Những ưu điểm quản lý nhân sự của công ty

Công ty đã đạt được một số ưu điểm lớn trong quá trình quản

lý nhân sự của mình như:

Công ty đang có hạ tầng kỹ thuật về công nghệ thông tin kháđầy đủ, hiện đại và tốt Mức độ triển khai, sử dụng khá là hiệu quả

Hệ thống mạng của công ty cũng thỏa mãn được nhu cầu củangười sử dụng Mặc dù công ty đang quản lý hệ thống nhân sựbằng phương pháp thủ công, nhưng nhờ có hệ thống kỹ thuật tốtphục vụ rất nhiều cho công tác quản lý của công ty như trong việctính lương, làm báo cáo,… Đây cũng là một tiền đề rất tót để công

y có thể xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự đạt hiệuquả tối đa hóa

Công ty có đội ngũ cán bộ, nhân viên trẻ, năng động, sángtạo, có kiến thức chuyên môn tốt, cũng như có kỹ năng sử dụngcông nghệ thông tin; ham học hỏi, ham hiểu biết, có khả năngthích ứng cao trước sự thay đổi và đòi hỏi của công việc, cũng nhưbiết nắm bắt sự tiên tiến, hiện đại, khoa học cao Do vậy, khi công

ty xây dựng một HTTT quản lý, chuyển đổi từ hình thức quản lý thủcông snag cách quản lý công nghệ bằng hệ thống thông tin vàmáy tính, thì cũng sẽ không gây khó khăn lớn đối với nhân viên, dễdàng nhận được sự tiếp nhận, ủng hộ và yêu thích của nhân viên.Công ty chú trọng vào đầu tư con người, đầu tư cơ sở hạ tầng

kỹ thuật, xây dựng phát triển hệ thống thông tin Công ty rấtkhuyến khích, thúc đẩy và tạo cơ hội rất lớn cho việc áp dụng côngnghệ thông tin vào hoạt động quản lý doanh nghiệp

2.3.2 Những hạn chế quản lý nhân sự tại công ty

Nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý nhân sự tại công ty

Phần mềm quản lý nhân sự Phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng Phần mềm quản lý chất lượn Phần mềm quản lý dự án

Hình 2.2 Nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý nhân sự tại công ty

(Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát hệ thống thông tin tại công ty TNHH Bảo Hoàng)

Có thể thấy rằng, với cách quản lý nhân sự bằng phương phápthủ công, nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý nhân sự tại công ty

là rất cao Do có thể thấy được rằng vấn đề quản lý nhân sự tạicông ty đang gặp rất nhiều bất cập:

Tốc độ cập nhật, xử lý thông tin không cao, không đáp ứngđược hết nhu cầu của cán bộ nhân viên trong công ty cũng nhưthỏa mãn yêu cầu của Ban lãnh đạo

Hồ sơ nhân viên được lưu dưới dạng bản cứng, có thể lưu trữđược đầy đủ thông tin của nhân viên, nhưng nếu muốn thay đổichỉnh sửa thì lại rất mất thời gian Cũng như nếu muốn tìm kiếmthông tin cũng phải mất khá nhiều thời gian và gặp không ít khókhăn Đặc biệt, việc lưu trữ kiểm soát hồ sơ như vậy gặp khá lànhiều rủi ro trong quá trình bảo quản, giữ gìn và lưu trữ Nó có thể

bị hỏng, phai bạc, rách theo thời gian, không gian, trong quá trình

di chuyển, tìm kiếm, cũng như các rủi ro như cháy nổ, trộm cắp, dẫn đến tình trạng không thể kiểm soát

Việc chấm công thủ công, rất khỏ để kiểm soát chính xác côngchuẩn của nhân viên, cũng như mất thời gian trong việc tính công

và tính lương

Tính lương cho nhân viên gồm rất nhiều khoản cũng như mỗinhân viên sẽ có những vấn đề khác nhau, chính vì vậy với cách