Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự công ty công ty cổ phần thương mại tân ti

Vì vậy, với những thông tin đã nghiên cứu và thu thậptrong quá trình thực tập tại doanh nghiệp em xin đề xuất đề tài khóa luận “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự công

LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, em xin chân thành cảm ơn cô Ths Nghiêm Thị Lịch- Giảng viên

bộ môn Kinh tế lượng đã hướng dẫn tận tình, chỉ bảo em trong suốt thời gian thực hiện

đề tài để em có thể hoàn thành Khóa luận tốt nghiệp

Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Khoa Hệ thống thông tin kinh tế,trường Đại Học Thương Mại đã tạo điều kiện cho em học tập, nghiên cứu

Em xin gửi lòng biết ơn sâu sắc đến quý công ty TNHH Truyền thông và Dulịch ALU Việt Nam, Ban lãnh đạo công ty cùng toàn thể nhân viên trong công ty đãtạo điều kiện cho em tìm hiểu, nghiên cứu trong suốt quá trình thực tập tại công ty Emxin cảm ơn anh Đỗ Xuân Lộc– Giám đốc công ty là những người đã giúp đỡ em rấtnhiều trong lúc thực hiện, hoàn thành bài khóa luận này

Mặc dù đã cố gắng hoàn thành bài khóa luận với tất cả sự nổ lực của bản thân,nhưng Khóa luận chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót, kính mong quý Thầy

Cô tận tình chỉ bảovà giúp đỡ để bài làm ngày một hoàn thiện hơn

Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn và luôn mong nhận được những tìnhcảm chân thành của tất cả mọi người

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Tuấn Tài

i

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH SÁCH BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ iv

DANH SÁCH HÌNH VẼ v

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vi

Phần 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 1

1.1 Tính cấp thiết của đề tài 1

1.2 Tổng quan về đề tài nghiên cứu 2

1.2.1 Tình hình nghiên cứu ngoài nước 2

1.2.2 Tình hình nghiên cứu trong nước 2

1.3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 2

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

1.4.1 Đối tượng nghiên cứu 3

1.4.2 Phạm vi đề tài nghiên cứu 3

1.5 Phương pháp nghiên cứu đề tài 3

1.6 Kết cấu khóa luận 4

Phần 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI TÂN TIẾN PHÁT 5

2.1 Cơ sở lý luận về HTTT trong doanh nghiệp và tổng quan về quản lý nhân sự 5

2.1.1 Khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin 5

2.1.2 Quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin 7

2.1.3 Phương pháp xây dựng và phát triển HTTT 8

2.1.4 Một số khái niệm cơ bản về quản lí nhân sự và một số thuật ngữ 10

2.1.4.1 Khái niệm quản lý nhân sự 10

2.1.4.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến việc quản trị nhân sự 11

2.1.5 Các mô hình tổ chức quản lýnhân sự 11

2.2.1 Thực trạng vấn đề quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần thương mại Tân Tiến Phát 13

2.2.2 Giới thiệu chung về công ty 13

2.2.1.1 Lịch sử hình thành công ty 13

ii

2.2.2 Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của công Cổ phần Thương mại Tân

Tiến Phát 15

2.2.3 Tình hình ứng dụng CNTT, HTTT và TMĐT trong công ty 16

2.2.4 Phân tích thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty Cổ phần Thương mại Tân Tiến Phát 17

2.2.5 Đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty Cổ phần Thương mại Tân Tiến Phát 18

Phần 3: HOÀN THIỆN HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI TÂN TIẾN PHÁT 20

3.1 Định hướng phát triển vấn đề hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty Cổ phần Thương mại Tân Tiến Phát 20

3.2 Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty Cổ phần Thương mại Tân Tiến Phát 21

3.2.1 Mô hình tổng quát của HTTT quản lý nhân sự tại công ty 21

3.2.2 Xác định yêu cầu của hệ thống 21

3.2.3 Phân tích thiết kế hệ thống 23

3.2.4 Xây dựng modul đề xuất 33

3.2.5 Cài đặt và triển khai 36

3.3 Một số kiến nghị 38

KẾT LUẬN 39

TÀI LIỆU THAM KHẢO 1 PHỤ LỤC

iii

DANH SÁCH BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ

Bảng 2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Truyền thông và Du lịch

ALU Việt Nam giai đoạn 2011 - 2014 Error! Bookmark not defined.

Biểu đồ 2.1 Trình độ học vấn của các nhân viên tại công ty Error! Bookmark not defined.

Biểu đồ 2.2 Mức độ quản lý nhân sự của công ty TNHH Truyền Thông Và Du Lịch

ALU Việt Nam 18

Sơ đồ 2.1 Các thành phần của hệ thống thông tin 6

Sơ đồ 2.2 Sơ đồ tổ chức của công ty TNHH Truyền thông và Du lịch ALU Việt Nam 15

Sơ đồ 3.1 Mô hình HTTT quản lý nhân sự 21

iv

DANH SÁCH HÌNH VẼ

Hình 2.1 Chu trình xây dựng HTTT 9

Hình 2.2 Mô hình mạng doanh nghiệp Error! Bookmark not defined Hình 2.3 Giao diện phần mềm kế toán Error! Bookmark not defined. Hình 3.1 Biểu đồ Usecase hệ thống thông tin quản lý nhân sự 25

Hình 3.2 Usecase “Đăng nhập” (Theo phục lục 1) 26

Hình 3.3 Usecase “Đăng xuất” (Theo phục lục 1) 26

Hình 3.4 Usecase “Quản lý người sử dụng”(Theo phục lục 1) 27

Hình 3.5 Usecase “Phân quyền”(Theo phục lục 1) 28

Hình 3.6 Usecase “Cập nhật thông tin nhân sự” (Theo phục lục 1) 29

Hình 3.7 Usecase “Nhập hồ sơ nhân viên” (Theo phục lục 1) 30

Hình 3.8 Usecase “Xóa hồ sơ nhân viên” (Theo phục lục 1) 30

Hình 3.9 Usecase “Tra cứu thông tin nhân viên” (Theo phục lục 1) 31

Hình 3.10 Usecase “Lập danh sách khen thưởng, kỉ luật”(Theo phục lục 1) 32

Hình 3.11 Usecase “Thống kê nhân viên” (Theo phục lục 1) 32

Hình 3.12 Biểu đồ lớp đối tượng” Quản lý nhân sự” 33

Hình 3.13 Form “Giao diện chính” 33

Hình 3.14 Form “Thêm người dùng” 34

Hình 3.15 Form “Thay đổi mật khẩu” 34

Hình 3.16 Form “Xóa thông tin nhân viên” 34

Hình 3.17 Form “Thêm thông tin nhân viên” 35

Hình 3.18 Form “Thêm thông tin kỷ luật” 35

Hình 3.19 Bước 1 của việc triển khai hệ cơ sở dữ liệu 36

Hình 3.20 Bước 2 của việc triển khai hệ cơ sở dữ liệu 37

Hình 3.21 Bước 3 của việc triển khai hệ cơ sở dữ liệu 37

v

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Phần 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI

1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Ngày nay, cả thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng đang chuyển mình đi lên

và phát triển tiếp nhận những thành tựu vào khoa học mới Đến khi nước ta gia nhậpWTO nền kinh tế bước sang bước ngoặt mới, nền kinh tế có sự giao lưu và tự do hóa lưuthông với tất cả các nước Bên cạnh đó chúng ta học hỏi được cách quản lý nhân sự củacác nước phát triển trên thế giới Với chính sách của nhà nước và sự đầu tư của nướcngoài, nền kinh tế của nước ta đã phát triển một cách nhanh chóng

Công ty Cổ phần thương mại Tân Tiến Phát hiện đang trên đà phát triển mạnh,cung cấp cho thị trường những sản phẩm tốt nhất về cả chất lượng và số lượng dịch vụ

Bên cạnh những thành công ban đầu, công ty cũng gặp phải không ít khó khăn

do sự bất cập trong quản lý nhân sự, đảm bảo độ an toàn bảo mật thông tin của doanhnghiệp Đặc biệt vấn đề cấp thiết hiện nay trong công ty là quản lý nhân sự của công

ty, còn rất nhiều thiếu xót và hạn chế Để hạn chế những hậu quả do thiếu sót tronghoạt động quản lý nhân sự, công ty Công ty Cổ phần thương mại Tân Tiến Phát đã đưa

ra mô hình quản lý nhân sự đồng thời xây dựng bộ phận nhân viên phòng nhân sự lànhững người chịu trách nhiệm chính trong công tác quản lý nhân sự Tuy nhiên trongthời điểm hiện tại mô hình quản lý nhân sự còn khá xa lạ đối với nhân viên trong công

ty, nhân viên thuộc bộ phận phòng nhân sự hầu hết còn thiếu kinh nghiệm quản lý, vàchưa có công cụ quản lý nhân sự thật sự hiệu quả

Bài toán đặt ra cho công ty đó là làm sao để hoàn thiện và phát triển mô hìnhquản lý nhân sự, trên cơ sở đó xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự mang lạihiệu quả công việc cho công ty Vì vậy, với những thông tin đã nghiên cứu và thu thậptrong quá trình thực tập tại doanh nghiệp em xin đề xuất đề tài khóa luận

“Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự công ty Công ty Cổ phần thương mại Tân Tiến Phát” Nhằm phù hợp với hoạt động công ty, tận dụng cơ

sở dữ liệu nhân sự và thiết lập phong cách làm việc khoa học tập trung đem lại hiệuquả cao

1.2 Tổng quan về đề tài nghiên cứu

1.2.1 Tình hình nghiên cứu ngoài nước

Hệ thống quản lý nhân sự xuất hiện từ rất lâu và mang đến hiệu quả rất lớn nângcao năng suất làm việc trong tổ chức, doanh nghiệp Trong những năm qua đã có rấtnhiều hệ thống quản lý nhân sự mới hiệu quả hơn thay thế những phầm mềm quản lýnhân sự cũ, những phát sinh trong hệ thống nhân sự không ngừng được nghiên cứu vàcải tiến nhằm nâng cao tốc độ, tính bảo mật, hiệu quả trong việc quản lý nhân sự Córất nhiều phần mềm quản lý nhân sự được đánh giá cao của trên thế giới phải kể đếnnhư: gói quản trị nguồn lực (Enterprise Resrouce Planning- ERP) của SAP (một nhàcung cấp nổi tiếng của Đức), hệ thống chấm công, nghỉ phép (E-Roster), Hệ thốngquản lý thông tin nhân viên (Personnel Information), Hệ thống tính lương (Payroll)

1.2.2 Tình hình nghiên cứu trong nước

Trên thế giới phần mềm quản lý nhân sự đã xuất hiện từ lâu và được thực hiênrộng rãi Tuy nhiên phần mềm quản lý nhân sự mới được biết đến nhiều ở nước tatrong khoảng hơn chục năm trở lại đây cùng với sự bùng nổ của công nghệ thông tin

Vì vậy, đến nay phần mềm quản lý nhân sự đã trở lên phổ biến ở hầu hết các doanhnghiệp có quy mô vừa và lớn

Có một số bài khóa luận đã thực hiện với đề tài này như: “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Hưng long” với ưu, nhược điểm sau:

Ưu điểm: - Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, gần gũi với hệ thống cũ

- Lưu trữ hoàn toàn dữ liệu

- Đưa ra dữ liệu được xử lý chính xác

- Đáp ứng được phần nào của hệ thống thực tế

Nhược điểm: - CSDL hệ thống được xây dựng trên cơ sở một hệ thống thông tinmạng, nhưng bước đầu chỉ demo mới được xây dựng trên máy cục bộ

- Các chức năng đầy đủ để quản lý một hệ thống là chưa hoàn chỉnh

1.3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Thứ nhất, hệ thống hóa kiến thức một số lý luận về phân tích và thiết kế hệthống thông tin trong doanh nghiệp như: khái niệm, phân loại, phương pháp phân tíchthiết kế hệ thống

Thứ hai, hệ thống hóa kiến thức lý luận cơ bản về mô hình quản lý nhân sự nóichung và của công ty nói riêng.

Thứ ba, trên cơ sở nghiên cứu thực trạng tình hình quản lý nhân sự tại công ty,

từ đó đưa ra một số đề xuất, giải pháp có thể áp dụng, tiến hành phân tích thiết kế hệthống thông tin quản lý nhân sự trên website công ty nhằm tạo ra một hệ thống thôngtin quản lý nhân sự phù hợp và mang tính thiết thực đối với hoạt động quản lý nhân sựđem lại hiệu quả trong công việc

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

1.4.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài bao gồm:

Thứ nhất, nhân sự và các thông tin về nhân sự, quy trình quản lý nhân sự, nhữngngười tham gia và có ảnh hưởng đến hoạt động quản lý nhân sự

Thứ hai, các kiến thức phân tích thiết kế hướng đối tượng

1.4.2 Phạm vi đề tài nghiên cứu

Về không gian: Tìm hiểu mô hình quản lý nhân sự trong môi trường sản xuất,

kinh doanh của Công ty Cổ phần thương mại Tân Tiến Phát

Về thời gian: Do điều kiện thời gian không cho phép nên em không thể thu thập

được đầy đủ thông tin về tất cả hoạt động của doanh nghiệp, trong đề tài chỉ tập trungnghiên cứu những vấn đề cần thiết đặt ra trong doanh nghiệp liên quan tới quản lýnhân sự trong thời gian gần đây

1.5 Phương pháp nghiên cứu đề tài

Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết: phân tích lý thuyết thành những

bộ phận cấu thành, thành những mối quan hệ để nhận thức, phát hiện và khai thácnhững khía cạnh khác nhau của lý thuyết về HTTT quản lý để từ đó chọn lọc nhữngthông tin cần thiết phục vụ cho đề tài của mình Trên cơ sở đó sử dụng phương pháptổng hợp lý thuyết để liên kết những bộ phận, những mặt thành một chỉnh thể hoànchỉnh Phương pháp này được sử dụng trong quá trình tìm kiếm, nghiên cứu cơ sở lýluận liên quan đến đề tài nghiên cứu

Phương pháp khảo sát thực tiễn: thu thập thông tin bởi quá trình nghiên cứu đốitượng thực, bằng phương pháp hiện trường và phương pháp bàn giấy Tiến hành phỏngvấn trực tiếp với lãnh đạo, nhân viên công ty về các vấn đề thực tế; lập phiếu điều tra

trắc nghiệm và tiến hành phát phiếu điều tra Tổng hợp và phân tích kết quả Đưa racác mô hình, bảng biểu cần thiết Các công việc này được áp dụng trong giai đoạn tiếptheo của thời gian thực hiện đề tài.

Khóa luận được thực hiện trên cơ sở vận dụng tổng hợp các phương phápnghiên cứu như phân tích, so sánh, thống kê, tổng hợp, việc phân tích thiết kế hệ thốngthông tin nhân sự tiến hành theo phương pháp hướng đối tượng

1.6 Kết cấu khóa luận

Khóa luận được chia làm ba phần chính

Phần 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài, nêu ra tính cấp thiết của đề tài, đồng thờiđặt ra mục tiêu cụ thể cần giải quyết trong đề tài, đối tượng, phạm vi nghiên cứu,phương pháp thực hiện đề tài

Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần thươngmại Tân Tiến Phát, hệ thống hóa kiến thức lý luận cơ bản về phân tích và thiết kế hệthống thông tin trong doanh nghiệp và mô hình quản lý nhân sự của Công ty Cổ phầnthương mại Tân Tiến Phát Phân tích, đánh giá thực trạng quản lý nhân sự tại công ty, từ

đó đề xuất một số giải pháp phù hợp

Phần 3: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự trên website Công

ty Cổ phần thương mại Tân Tiến Phát, dựa trên kết quả phân tích từ những phần trướctiến hành phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự trên website Công ty

Cổ phần thương mại Tân Tiến Phát theo hướng đối tượng Tổng kết lại đề tài nghiêncứu khóa luận và đưa ra hướng phát triển của đề tài

Phần 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN

SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI TÂN TIẾN PHÁT

2.1 Cơ sở lý luận về HTTT trong doanh nghiệp và tổng quan về quản lý nhân sự

2.1.1 Khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin

a Hệ thống thông tin

Khái niệm: “Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị

phần cứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân

phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường” (Vũ Xuân Nam, Nguyễn Văn Huân Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thái Nguyên, 2008).

Các chức năng chính của hệ thống thông tin

- Nhập dữ liệu

- Xử lý dữ liệu

- Xuất dữ liệu

- Lưu trữ dữ liệu

- Cung cấp các thông tin phản hồi

Các thành phần của hệ thống thông tin

- Tài nguyên về phần cứng: Là các công cụ kỹ thuật dùng để thu thập, xử lýtruyền đạt thông tin

- Tài nguyên về phần mềm: Là các chương trình của hệ thống bao gồm cácphần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng

- Tài nguyên về con người: Là những người điều hành và sử dụng HTTT trongcông việc hàng ngày và những người xây dựng và bảo trì HTTT

- Tài nguyên về dữ liệu: Gồm các cơ sở dữ liệu quản lý, các mô hình thôngqua các quyết định quản lý

- Tài nguyên về mạng: Là tâp hợp các máy tính độc lập được kết nối với nhauthông qua các đường truyền vật lí và tuân theo các quy ước truyền thông nào đó

Các thành phần của HTTT được biểu diễn dưới sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.1 Các thành phần của hệ thống thông tin

(Nguồn[1]:Bài giảng môn quản trị hệ thống thông tin - Bộ môn công nghệ thông tin,

Đại học Thương mại)

Vai trò của hệ thống thông tin

- HTTT đóng vài trò thu thập thông tin, xử lý và cung cấp cho người sử dụngkhi có nhu cầu

- Đóng vai trò trung gian giữa tổ chức và môi trường, giữa hệ thống con quyếtđịnh và hệ thống con tác nghiệp

- HTTT có nhiệm vụ thu thập thông tin từ môi trường bên ngoài, đưa thông tin

ra môi trường bên ngoài và làm cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của tổ chức, cungcấp thông tin cho hệ tác nghiệp và hệ quyết định

b Hệ thống thông tin quản lý

Khái niệm: Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống nhằm cung cấp các thông tin

cần thiết cho sự quản lý, điều hành của một doanh nghiệp (hay nói rộng hơn là của một

tổ chức) Hạt nhân của hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu chứa các thôngtin phản ánh tình trạng hiện thời của doanh nghiệp Hệ thống thông tin thu thập cácthông tin đến từ môi trường của doanh nghiệp, phối hợp với các thông tin có trong cơ

sở dữ liệu để kết xuất các thông tin mà nhà quản lý cần, đồng thời thường xuyên cập

nhật cơ sở dữ liệu để giữ cho các thông tin ở đó luôn phản ảnh đúng thực trạng hiện

thời của doanh nghiệp (Nguồn[2]: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Nguyễn Văn Ba, Đại học quốc gia, 2003)

Tầm quan trọng của hệ thống thông tin quản lý đối với doanh nghiệp

HTTT quản lý cung cấp cho các thành viên trong tổ chức những công cụ quản lýtốt nhất Nó giúp cho công việc quản lý được thực hiện một cách nhanh gọn, chính xác

và giúp cho nhà quản lý có thể dễ dàng nắm bắt được các thông tin về tổ chức haydoanh nghiệp của mình

HTTT là tài sản quý đối với mỗi DN, việc quản lý và sử dụng tốt HTTT đem lạilợi ích cho các DN, là cầu nối giữa hệ thống quản trị và hệ thống tác nghiệp, đảm bảo

sự vận hành của hệ thống nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra

HTTT đạt hiệu quả tốt giúp cho lãnh đạo đưa ra được các quyết định đúng đắn,phù hợp, hoạch định tốt các nguồn lực, tăng khả năng cạnh tranh cho các DN

2.1.2 Quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin

Các phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống dù được phát triển bởi nhiềutác giả khác nhau, có nhiều điểm, thuật ngữ, quy ước khác nhau, nhưng tựu trung lại cácphương pháp luận này đều định ra các giai đoạn cơ bản cho quá trình phát triển dự án:

Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án.

Qua quá trình khảo sát từ sơ bộ đến chi tiết hệ thống hiện tại ta phải có đượccác thông tin về hệ thống qua đó đề xuất được các phương án tối ưu để dự án mangtính khả thi cao nhất Khảo sát thường được tiến hành qua bốn bước:

- Bước 1: Khảo sát và đánh giá hiện trạng hoạt động của hệ thống cũ Tìm hiểu cáchoạt động của hệ thống hiện tại nhằm xác định các thế mạnh và các yếu kém của nó

- Bước 2: Đề xuất mục tiêu cho hệ thống mới Xác định phạm vi ứng dụng và các

ưu, nhược điểm của hệ thống dự kiến Cần xác định rõ lĩnh vực mà hệ thống mới sẽ làm,những thuận lợi và những khó khăn khi cải tiến hệ thống

- Bước 3: Đề xuất ý tưởng cho giải pháp mới có cân nhắc tính khả thi Phác hoạ cácgiải pháp thoả mãn các yêu cầu của hệ thống mới đồng thời đưa ra các đánh giá về mọimặt (Kinh tế, xã hội, thuận tiện ) để có thể đưa ra quyết định lựa chọn cuối cùng

- Bước 4: Vạch kế hoạch cho dự án cùng với dự trù tổng quát Xây dựng kế hoạchtriển khai cho các giai đoạn tiếp theo Dự trù các nguồn tài nguyên (Tài chính, nhân sự,trang thiết bị ) để triển khai dự án.

Phân tích hệ thống: Xác định chức năng nghiệp vụ là bước đầu tiên của phân

tích hệ thống Để phân tích yêu cầu thông tin của tổ chức ta phải biết được tổ chứcthực hiện những nhiệm vụ, chức năng gì Từ đó tìm ra các dữ liệu, các thông tin được

sử dụng và tạo ra trong các chức năng cũng như những hạn chế, các ràng buộc đặt lêncác chức năng đó Tất cả mọi hệ thống đều phải sử dụng một cơ sở dữ liệu của mình,

đó có thể là một cơ sở dữ liệu đã có hoặc một cơ sở dữ liệu được xây dựng mới Cũng

có những hệ thống sử dụng cả cơ sở dữ liệu cũ và mới Việc phân tích và thiết kế cơ sở

dữ liệu cho một hệ thống có thể tiến hành đồng thời với việc phân tích và thiết kế hệthống hoặc có thể tiến hành riêng Vấn đề đặt ra là cần xây dựng một cơ sở dữ liệugiảm được tối đa sự dư thừa dữ liệu đồng thời phải dễ khôi phục và bảo trì

Thiết kế hệ thống: Sau giai đoạn phân tích, khi các yêu cầu cụ thể đối với hệ

thống đã được xác định, giai đoạn tiếp theo là thiết kế cho các yêu cầu mới Công tácthiết kế xoay quanh câu hỏi chính: Hệ thống làm cách nào để thỏa mãn các yêu cầu đãđược nêu trong Đặc Tả Yêu Cầu? Một số các công việc thường được thực hiện tronggiai đoạn thiết kế: Nhận biết form nhập liệu tùy theo các thành phần dữ liệu cần nhập,nhận biết reports và những output mà hệ thống mới phải sản sinh, thiết kế forms (vẽtrên giấy hay máy tính, sử dụng công cụ thiết kế), nhận biết các thành phần dữ liệu vàbảng để tạo database, ước tính các thủ tục giải thích quá trình xử lý từ input đếnoutput Kết quả giai đoạn thiết kế là Đặc Tả Thiết Kế (Design Specifications) BảnĐặc Tả Thiết Kế Chi Tiết sẽ được chuyển sang cho các lập trình viên để thực hiện giaiđoạn xây dựng phần mềm

Xây dựng hệ thống: Đây là giai đoạn viết lệnh (code) thực sự, tạo hệ thống.

Từng người viết code thực hiện những yêu cầu đã được nhà thiết kế định sẵn Cũngchính người viết code chịu trách nhiệm viết tài liệu liên quan đến chương trình, giảithích thủ tục (procedure) mà anh ta tạo nên được viết như thế nào và lý do cho việcnày Để đảm bảo chương trình được viết nên phải thoả mãn mọi yêu cầu có ghi trướctrong bản Đặc Tả Thiết Kế Chi Tiết, người lập trình cũng đồng thời phải tiến hành thửnghiệm phần chương trình của mình

2.1.3 Phương pháp xây dựng và phát triển HTTT

Có hai phương pháp chủ yếu được sử dụng trong tin học hóa quản lý tổ chứckinh tế

- Phương pháp tin học hóa toàn bộ đồng thời tất cả các chức năng quản lý và

thiết lập một cấu trúc hoàn toàn tự động hóa thay thế cấu trúc cũ của tổ chức

Ưu điểm: Hệ thống đảm bảo tính nhất quán và tránh được sự trùng lặp, dư thừathông tin

Nhược điểm: Thực hiện lâu, đầu tư ban đầu khá lớn, hệ thống thiếu tính mềmdẻo và việc thay đổi hoàn toàn cấu trúc tổ chức của hệ thống, thay đổi thói quen làmviệc của những người thực hiện chức năng quản lý của hệ thống là khó khăn

- Phương pháp tin học hóa từng phần chức năng quản lý theo một trình tự nhất

định: Thiết kế các phân hệ quản lý của hệ thống một cách tách biệt và độc lập với cácgiải pháp được chọn với các phân hệ khác

Ưu điểm: Thực hiện đơn giản, đầu tư ban đầu không lớn (phù hợp với các tổchức kinh tế vừa và nhỏ), không kéo theo những biến đổi cơ bản và sâu sắc về cấu trúccủa hệ thống nên dễ được chấp nhận, hệ thống mềm dẻo

Nhược điểm: Không đảm bảo tính nhất quán cao trong toàn bộ hệ thống, khôngtránh khỏi sự trùng lặp và dư thừa thông tin

Tùy vào từng trường hợp lựa chọn phương pháp thích hợp Tuy nhiên với cả haiphương pháp đều cần phải đảm bảo:

+ Mọi ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật phải đáp ứng yêu cầu là mang lạihiệu quả kinh tế, dễ thực hiện (không gây ra những biến động lớn về cấu trúc tổ chức)

và phù hợp với khả năng của tổ chức kinh tế

+ Việc xây dựng (hệ thống, ứng dụng tin học) phải được thực hiện theo một quytrình chung gồm các công đoạn chính:

Hình 2.1 Chu trình xây dựng HTTT

(Nguồn[3]:Bài giảng môn quản trị hệ thống thông tin - Bộ môn công nghệ

thông tin, Đại học Thương mại)

2.1.4 Một số khái niệm cơ bản về quản lí nhân sự và một số thuật ngữ

2.1.4.1 Khái niệm quản lý nhân sự

Nhân lực được xem là “ Tổng hợp các khả năng về thể lực và trí lực của conngười sử dụng trong quá trình loa động sản xuất.”

Các doanh nghiệp đều có các nguồn lực, bao gồm tiền bạc, vật chất, thiết bị vàcon người cần thiết để tạo ra hàng hóa và dịch vụ mà doanh nghiệp đưa ra thị trường.Hầu hết các doanh nghiệp đều xây dựng các thủ tục và quy trình về cung cấp nguyênvật liệu và thiết bị nhằm đảm bảo việc cung cấp đầy đủ chúng khi cần thiết Tương tựnhư vậy, các doanh nghiệp cần phải quan tâm đến quy trình quản lý con người - mộtnguồn lực quan trọng của họ Quản trị nhân sự bao gồm tất cả những quyết định vàhoạt động quản lý có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhânviên của doanh nghiệp Mục tiêu chủ yếu của quản trị nhân sự là nhằm đảm bảo đủ sốlượng người lao động với mức trình độ và kỹ năng phù hợp, bố trí họ vào đúng côngviệc, và vào đúng thời điểm để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp Như vậy, mộtcâu hỏi đặt ra: Ai phụ trách quản trị nhân sự trong quản lý doanh nghiệp? Rõ ràng câutrả lời sẽ là: mọi nhà quản lý trong doanh nghiệp Quản trị nhân sự là đảm bảo có đúngngười với kỹ năng và trình độ phù hợp, vào đúng công việc và vào đúng thời điểmthích hợp để thực hiện mục tiêu của công ty Nhưng dù ở bất cứ xã hội nào vấn đề mấuchốt của quản trị vẫn là quản trị nhân sự Một doanh nghiệp dù có nguồn tài chính dồidào, nguồn tài nguyên vật tư phong phú, hệ thống máy móc thiết bị hiện đại đi chăng

nữa cũng sẽ trở nên vô ích, nếu không biết hoặc quản trị kém nguồn tài nguyên nhân

sự Do vậy tổ chức bao hàm nhiều việc kết hợp các nguồn lực Vì vậy, quản trị nhân sựchính là việc thực hiện chức năng tổ chức của quản trị căn bản, bao gồm các nội dung

cơ bản sau đây:

1 Phân tích công việc

2 Tuyển dụng nhân viên

3 Đào tạo và nâng cao năng lực chuyên môn cho nhân viên

4 Nâng cao hiệu quả sử dụng lao động thông qua việc sử dụng hệ thống kíchthích vật chất và tinh thần đối với nhân viên Như vậy quản trị nhân sự gắn liền vớiviệc tổ chức, bất kỳ doanh nghiệp nào hình thành và hoạt động thì đều phải có bộ phận

tổ chức

2.1.4.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến việc quản trị nhân sự

 Các nhân tố môi trường bên ngoài.

- Sự thay đổi nhanh chóng của bên ngoài

- Xu hướng toàn cầu hóa nền kinh tế

- Tính cạnh tranh ngày càng gay gắt

- Các yếu tố văn hóa Việt nam cũng như giá trị công việc của người Việt Nam

- Tỉ lệ thất nghiệp trong các vùng

- Sự quan tâm và ủng hộ của Chính phủ Việt Nam

- Phong cách quản trị nhân sự trong các công ty nhà nước và công ty lớn

 Các nhân tố thuộc về tổ chức.

- Qui mô của doanh nghiệp cũng như số lượng công nhân trong các doanh nghiệp

- Loại hình kinh doanh

- Cấu trúc tổ chức doanh nghiệp

- Nguồn gốc hình thành doanh nghiệp: chủ yếu xuất phát từ kinh doanh hộ giađình và sử dụng các hình thức quản lý truyền thống của kinh tế gia đình

- Các yêu cầu của công việc

 Các nhân tố thuộc về người lao động và các lãnh đạo

- Sự nhận thức về vai trò của các công tác quản trị nhân lực trong công ty cũng

như mối quan hệ quản trị nhân lực với các chức năng quản lý khác trong công ty củacán bộ quản lý và chủ doanh nghiệp

- Sự nhận thức về vai trò của nguồn nhân lực trong công ty Thiên về khía cạnh

là nguồn lực hay yếu tố con người trong quản trị sản xuất kinh doanh

- Công nhân làm việc là năng động sáng tạo hay thụ động

- Công nhân làm việc chỉ vì tiền hay vì các nhu cầu khác nữa

- Kỹ năng, tay nghề của các công nhân là cao hay thấp

- Công nhân có kế hoạch phát triển cá nhân dài hạn hay chỉ chú ý đến từng giaiđoạn ngắn

2.1.5 Các mô hình tổ chức quản lýnhân sự

Mô hình tổ chức quản lý nhân sự được chia thành nhiều mô hình khác nhau, dựavào các tiêu chí sau:

- Xét theo nơi đề xuất mô hình, ta có các mô hình Quản trị nhân lực Havard, môhình Quản trị nhân lực Michigan, mô hình Quản trị nhân lực, mô hình Quản trị nhânlực Cornell, mô hình Quản trị nhân lực Nhật Bản

- Xét theo đặc tính và quan điểm quản trị của mô hình

Theo Figen Cakar thì có 4 mô hình Quản trị nhân lực như sau:

 Mô hình chuẩn mực

 Mô hình mô tả - chức năng

 Mô hình phê bình – đánh giá

 Mô hình mô tả hành vi

Theo Tyson có 3 mô hình: mô hình mô tả, mô hình phân tích, mô hình quy chuẩn Còn theo Storey lại chia thành 3 mô hình khác: mô hình khái niệm, mô hình mô

tả, mô hình phong tục

Theo PGS.TS Phạm Thanh Nghị, có thể phân loại các mô hình quản lý nguồnnhân lực thành: mô hình quản lý nguồn nhân lực theo các thành tố quá trình (Mô hìnhFombrun, Tichy và Devanna, Mô hình Harvard, Mô hình Warwick, Mô hình Bratton

và Gold);

Mô hình quản lý nguồn nhân lực theo tính chất các mối quan hệ trong tổ chức

và vai trò của yếu tố con người trong tổ chức: Mô hình hành chính, Mô hình đồngnghiệp, Mô hình mở; mô hình quản lý nguồn nhân lực trong cơ chế kế hoạch hóa tậptrung và trong cơ chế thị trường

- Xét theo đối tượng quản lý, có mô hình Quản trị nhân lực đa văn hóa (đachủng tộc) và mô hình Quản trị nhân lực đơn thuần.

- Xét theo đặc điểm quản lý chiến lược nguồn nhân lực, chia các mô hình Quảntrị nhân lực thành 3 nhóm chính: nhóm các mô hình tổng hợp, mô hình tổ chức và môhình cụ thể hóa Trong nhóm các mô hình tổng hợp, các mô hình Quản trị nhân lựctiêu biểu là mô hình Harvard (Beer, Spector, Lawrence, Mill & Walton, 1985) và môhình Colins (1994) Mô hình Harvard đưa ra 4 phương án xây dựng chính sách: (1)những ảnh hưởng tới nhân lực, (2) dòng luân chuyển nhân sự, (3) các hệ thống thưởng/phạt và (4) các hệ thông công việc Mô hình này đòi hỏi có sự tham gia của tất cả cácbên liên quan những người có quyền lợi liên quan đến quá trình thực hiện và kết quảcủa các chính sách nhân sự

2.2.1 Thực trạng vấn đề quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần thương mại Tân TiếnPhát

2.2.2 Giới thiệu chung về công ty

2.2.1.1 Lịch sử hình thành công ty

Được thành lập vào năm 2005, Công ty Cổ phần Thương mại Tân Tiến Phát là một

công ty chuyên sản xuất sản phẩm nước giải khát với các nhãn hiệu:

Nước Tăng Lực, Nước hương Bí Đao, Nước Me, Nước hương Cam, Nước Chanh

Leo

Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế Việt Nam, nhãn hiệu nước giải khát

GOLD càng trở nên gần gũi với người tiêu dùng và có mặt khắp nơi trên đất nước Việt Nam

Đến năm 2008, ban lãnh đạo công ty Tân Tiến Phát xác định mặt hàng nước giải khát

là một thị trường đầy tiềm năng, công ty đã quyết định mở rộng quy mô sản xuất với việc đầu tư một hệ thống dây chuyền sản xuất tự động của Nhật Bản Với những nỗ lực không mệt mỏi của toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty , Tân Tiến Phát đã gặt hái được những thành công mới và tạo được niềm tin với người tiêu dùng

Và giờ đây, Tân Tiến Phát đang từng bước tiến vào thập niên thứ 2 của thế kỷ 21, với

tầm nhìn chung rộng lớn, không chỉ là một công ty hết mình vì lý tưởng nhằm nâng cao chất lượng cuộc sống với những sản phẩm phục vụ con người mang tính chất công nghiệp cao Tân Tiến Phát đang có kế hoạch mở rộng tập trung vào việc hoàn thiện công nghệ sạch và giữ gìn môi trường tự nhiên

+ Mở rộng quan hệ thị trường đồng thời tìm kiếm thị trường mới

+ Đối với cán bộ và nhân viên: Thực hiện tốt chính sách cán bộ, tiền lương, làmtốt công tác quản lý lao động, đảm bảo công bằng trong thu nhập, bồi dưỡng để khôngngừng nâng cao nghiệp vụ, tay nghề cho cán bộ nhân viên của công ty

+ Thực hiện tốt những cam kết trong hợp đồng kinh tế với các đơn vị nhằm bảođảm đúng tiến độ xây dựng, sản xuất.

+ Đối với xã hội: Phát triển và gìn giữ môi trường sống thân thiện, tiện nghi,giàu tính nhân văn và có bản sắc riêng độc đáo, đầy đủ giá trị vật chất và tinh thần chocộng đồng

2.2.1.2 Cơ cấu bộ máy hành chính công ty Cổ phần Thương mại Tân Tiến Phát

Sơ đồ 2.2 Sơ đồ tổ chức của công ty Cổ phần Thương mại Tân Tiến Phát

2.2.3 Tình hình ứng dụng CNTT, HTTT và TMĐT trong công ty

Trang thiết bị phần cứng, phần mềm tại công ty CPTM Tân Tiến Phát

Trang thiết bị phần cứng tại công ty

Về trang thiết bị phần cứng tại công ty: Công ty có 1 máy chủ được đặt tại phòng tổnghợp Mỗi bộ phận được trang bị từ 5 – 6 máy tính bàn cho nhân viên ngoài ra có 1 – 2máy tính cá nhân Tất cả đều được kết nối trực tiếp vào mạng internet thông qua cáccổng mạng đã lắp đặt sẵn

Thống kê sơ bộ về trang thiết bị

- 1 máy chủ và 34 máy tính để bàn

Cấu hình máy chủ:

• Main: Intel® Server Board S1200BTS Dual Lan/ 6xSata2/ 32 GB RAM

• CPU: Intel G2030 3.0 Ghz/ 3Mb/ Bus 1333

• Ram: 4×2 = 8GB ECC Bus 1600 for Server

• SSD: + 1 x 120GB SSD Sata 3 for Server

+ 1 x 1TB Western Re4 Enterprise

• Lan: Lan Broadcom Hp NC380T PCIe x 2 Dual Port

• Case: Server Cougar Archon | Patriot

• Nguồn: Cooler Master 450W Thunder Fan 12cm

Cấu hình máy khách:

• CPU: Intel Core i3 SkyLake

• Main: Intel chipset G41/DDR3

• Ổ cứng: 160 Gb Sata ll Seagate

Phần mềm hệ thống: các bộ phận trong doanh nghiệp chủ yếu sử dụng hệ điều hànhWin 7 của Microsoft

Phần mềm tin học văn phòng Microsoft Office 2010 : Được ứng dụng hỗ trợ các côngviệc, nghiệp vụ văn phòng, lưu trữ dữ liệu, được sử dụng hỗ trợ công việc hầu hết ởcác bộ phận.

Phần mềm kế toán MISA : giúp công ty thực hiện các hoạt động kế toán

Phần mềm diệt virus avast

2.2.4 Phân tích thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty Cổ phần Thương mại Tân Tiến Phát

Hồ sơ của nhân viên công ty được lưu lại tại tủ lưu trữ hồ sơ của công ty Tìmkiếm và tra cứu thông tin của từng nhân viên cũng gặp không ít khó khăn Chấm cônglàm việc, tiền công mỗi giờ đối với mỗi nhân viên điều khác nhau Việc kiểm soát thờigian bắt đầu làm việc cũng như kết thúc làm việc của nhân viên cũng gặp khó khăn.Việc chấm công làm việc được làm thủ công chấm tay và có khi không chính xác, gâynhầm lẫn khi tính lương Cuối năm, công ty có mỗi mức thưởng cho từng nhân viêndựa vào bảng tính công hàng tháng để tính Hồ sơ nhân viên và bảng chấm công đượclưu trữ dưới hình thức vật lý, tức là bản cứng sẽ bị mất thông tin khi có sự cố như trộmcắp, hỏa hoạn, … hay do sự cố ý của con người

Thông qua phỏng vấn bằng phiếu điều tra, phỏng vấn trực tiếp, có biểu đồ vềmức độ quản lý nhân sự tại công ty như sau:

(Nguồn: Phiếu điều tra)

Có thể thấy, 70% nhân viên trong công ty cho rằng mức độ quản lý nhân sựtrong công ty đang ở mức kém, 25% nhân viên lại thấy mức quản lý nhân sự trongcông ty đang ở mức bình thường, 5% nhân viên còn lại thấy việc quản lý hiện tại củacông ty là tốt, không cần cải thiện hay cần thêm một phần mềm quản lý nhân sự nữa

2.2.5 Đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty Cổ phần Thương mại Tân Tiến Phát

Nhìn chung, hệ thống thông tin hiện tại của công ty mới chỉ đáp ứng hiệu quảtrong việc kế toán – tài chính với sự hỗ trợ mạnh mẽ của phần mềm kế toán MISA.Còn lại, chưa có sự đồng bộ giữa các bộ phận của hệ thống Hệ thống chưa giúp quản

lý tình hình kinh doanh và phát triển của mình trong quá khứ, hiện tại cũng như tươnglai; chưa giúp doanh nghiệp quảng bá dịch vụ, thương hiệu một cách nhanh chóng, dễdàng và ít chi phí nhất

Ngoài ra, hệ thống hiện tại cũng chưa cung cấp cho nhà quản lý nhiều công cụ

hỗ trợ đắc lực, chưa quản lý thống kê, phân tích, phát hiện những khó khăn, rủi ro tiềm

ẩn của doanh nghiệp để có thể kịp thời đưa ra được những giải pháp thích hợp cho

những vấn đề đó, chưa hỗ trợ cho phép nhân viên quản lý một cách hiệu quả thời gian

và công việc của mình

Về hệ thống thông tin quản lý nhân sự, hiện tại công ty đã áp dụng nhưng theophương pháp thủ công Tức là, thông tin nhân viên đều được lưu trữ bằng bản cứngtrong tử lưu trữ và có một bản duy nhất Sẽ không an toàn khi có sự cố xảy ra như docác yếu tố khách quan từ bên ngoài như: sự mối mọt, hỏa hoạn, bão lụt, trộm cắp, …các yếu tố chủ quan do sự cố ý từ người trong công ty

Phần 3: HOÀN THIỆN HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

THƯƠNG MẠI TÂN TIẾN PHÁT 3.1 Định hướng phát triển vấn đề hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty Cổ phần Thương mại Tân Tiến Phát

Cổ phần Thương mại Tân Tiến Phát đang phát triển và ngày càng tạo dựng uytín của mình trên thị trường trong nước và quốc tế Tuy nhiên, trong bối cảnh hiện nay,sau những đợt kinh doanh suy thoái của nhiều công ty lớn trên thị trường gần đây, đặcbiệt là hoạt động kinh doanh của công ty Cổ phần Thương mại Tân Tiến Phát các nămgần đây còn ít do mới thành lập Việc sử dụng và quản lý nguồn nhân sự trong công tyvẫn chưa mang lại hiệu quả cao như mong đợi Do vậy, công ty đang tìm cách sử dụngtriệt để nguồn nhân sự của mình để tăng hiệu quả kinh doanh, mang lại lợi nhuận chocông ty, việc quản lý nhân sự của công ty càng quan trọng hơn Yếu tố nhân lực luônđóng vai trò quan trọng trong kế hoạch mở rộng và tăng trưởng kinh doanh Công tymuốn tăng trưởng và đẩy mạnh lợi nhuận cần không ngừng tìm kiếm những phươngthức quản lý và sử dụng hiệu quả nhất nguồn nhân lực sẵn có trong công ty

Theo xu hướng chung, ban lãnh đạo của công ty đưa ra các định hướng pháttriển cho việc ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự nhằm nâng cao hiệu quả quản lýnhân sự cho công ty như sau:

 Công ty tiến hành tổ cức lại bộ máy nhân sự ở tất cả các phòng ban

 Phát huy sức mạnh về nguồn lực sẵn có như cơ sở hạ tầng, phần cứng, phầnmềm, mạng, cơ sở dữ liệu và nguồn nhân lực trong công ty

 Tổ chức lại hệ thống cơ sở dữ liệu sao cho có sự liên kết, đồng bộ giữa các

hệ thống đã có và đang phát triển, và thấy rõ được sự hợp lý, dễ sử dụng

 Ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự, khai thác thế mạnh về tài nguyên, hạ tầngnâng cao hiệu quả quản lý nhân sự, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh cho công ty

 Tiến hành phân tích và đưa ra một cơ cấu nhân sự cho công ty trong từngthời kỳ

 Thiết lập một chính sách phân chia số lượng nhân sự cho các phòng một cáchhợp lý đối với công ty, vừa bảo vệ được quyền lợi của chủ công ty vừa đảm bảo đượclợi ích hợp pháp, hợp lý cho người lao động; tạo điều kiện cho công ty có thể mở rộng

sản xuất hoặc đầu tư vào những lĩnh vực kinh doanh mới, tạo điều kiện cho công ty cómức độ tăng trưởng cao

 Kiểm soát việc sử dụng nguồn nhân sự trong công ty, tránh tình trạng sửdụng lãng phí, sai mục đích, không tận dụng hết nguồn lực sẵn có đó

3.2 Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty Cổ phần Thương mại Tân Tiến Phát

3.2.1 Mô hình tổng quát của HTTT quản lý nhân sự tại công ty

Sơ đồ 3.1 Mô hình HTTT quản lý nhân sự

(Ngu n: tác gi th ng kê) ồn: tác giả thống kê) ả thống kê) ống kê) 3.2.2 Xác định yêu cầu của hệ thống

3.2.2.1 Yêu cầu chức năng

 Tầng giao vận