Quản lý văn bản và hồ sơ công việc

Nhập mới một văn bản từ văn bản đến thông thường B1: Chọn Văn bản đến→Vào sổ VB hiển thị danh sách các văn bản chờ vào sổ Phần II - VĂN BẢN ĐẾN... Thông tin luân chuyển văn bản gốc: Toàn

Trang 1

QU N LÝ VĂN B N VÀ Ả Ả

Trang 2

Phần I: GIỚI THIỆU

Phần II: VĂN BẢN ĐẾN

Phần III: VĂN BẢN ĐI

Phần IV: HỒ SƠ CÔNG VIỆC

Phần V: THÔNG TIN DANH MỤC

Phần VI: THÔNG TIN TỔNG HỢP

BỐ CỤC CHƯƠNG TRÌNH GỒM 6 PHẦN

Trang 3

I GIỚI THIỆU CHUNG

- Chương trình được xây dựng trên nền Lotus Domino 6.

- Sử dụng phông chữ theo chuẩn Unicode

- Bảo mật dữ liệu ở nhiều mức

- Phân quyền chặt chẽ theo nhóm, các chức năng được gán cụ thể theo từng đối tượng người dùng.

Trang 4

CÁC CHỨC NĂNG

1 Tạo lập, quản lý, lưu trữ, luân chuyển xử

lý văn bản và hồ sơ công việc

2 Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc thực hiện

của Lãnh đạo

3 Kiểm tra, soát xét nhiệm vụ cần thực

hiện của các phòng ban

Trang 5

CÁC CHỨC NĂNG

4 Gửi nhận văn bản qua mạng

5 Tra cứu, khai thác thông tin

6 Thống kê và in ấn sổ văn bản

7 Quản trị hệ thống

Trang 6

* Hệ chương trình gồm 4 phần:

- CSDL Quản lý văn bản đi,

- CSDL Quản lý văn bản đến,

- CSDL Hồ sơ công việc

- CSDL Thông tin danh mục.

* Phạm vi sử dụng của hệ chương trình: Tất cả các

phòng, bộ phận tham gia qui trình xử lý văn bản và hồ

sơ công việc

Trang 7

II GIAO DIỆN CHUNG CỦA HỆ CHƯƠNG TRÌNH

Tuỳ vào từng đối tượng truy nhập, chương trình sẽ ẩn

hiện một số chức năng theo nhóm và theo một số quyền do người quản trị cấp Các đối tượng sử dụng:

Trang 8

CHU TRÌNH X LÝ VĂN B N Ử Ả

Văn thư

Lãnh đạo phân xử lý

Chuyên viên

Văn bản đến

Văn bản đi

Hồ sơ công việc

Văn thư

Văn b ản

Văn b ản Văn b ản ban hành

Phiếu trình

Trang 10

+ Nút lệnh : để mở cửa sổ trước.

+ Nút lệnh : để ẩn/hiện các mục chức năng bên trái

+ Nút lệnh : để kết thúc phiên làm việc

Chú ý: Ba nút lệnh tiện ích cuối cùng luôn hiển thị ở trên cùng

của vùng làm việc chính, các nút còn lại tuỳ từng trường hợp sẽ hiển thị

Trang 11

Ph ầ n II: VĂN B N Đ N Ả Ế

Trang 13

Giao diện chung CSDL “Quản lý Văn bản đến”:

Phần II - VĂN BẢN ĐẾN

Trang 14

1 Hộp thư văn bản đến

- Liệt kê các văn bản đến qua đường mạng, Văn thư có thể chọn và chuyển thành văn bản đến

- Khi chọn văn bản và nhấn nút “Sửa” → nhập thông tin →

“Ghi” → “Chuyển thành văn bản đến”, văn bản đó sẽ vào mục “Vào sổ VB” (Lưu ý: những mục có dấu (*) là bắt buộc)

I CÁC CHỨC NĂNG VÀ TIỆN ÍCH PHẦN QL VĂN BẢN ĐẾN

Trang 15

2 Vào sổ văn bản

- Quản lý các văn bản đã nhập nhưng chưa vào sổ

- Nhập mới các văn bản.

3 Gửi văn bản sao lục qua mạng

Văn thư sử dụng chức năng này để gửi sao lục qua mạng

4 Lập và In sổ văn bản (báo cáo)

Tổng hợp và in báo cáo danh sách các văn bản đến

Trang 16

5 Tìm kiếm theo tiêu thức

Chức năng này để tìm kiếm văn bản

6 Tình trạng văn bản

7 Danh sách văn bản cá nhân

Lưu trữ các văn bản liên quan đến công việc của cá nhân

8 Danh sách văn bản chung

Tra cứu các văn bản đến đã được lưu trữ trong chương trình

Liệt kê các văn bản theo tình trạng xử lý

Trang 17

II VAI TRÒ CỦA VĂN THƯ

- Tiếp nhận, cập nhật thông tin cho CSDL “Văn bản đến”,

Trang 18

1.1 Nhập mới một văn bản từ văn bản đến thông thường

B1: Chọn Văn bản đến→Vào sổ VB hiển thị danh sách

các văn bản chờ vào sổ

Trang 19

B2: Nhấn “ Nhập mới”, cửa sổ nhập mới hiển thị,

B3: Nhập thông tin của văn bản đến

Trang 20

Giải thích một số thông tin cần nhập:

Cách nhập dữ liệu

B4: Nhập các thông tin khác

Nếu văn thư được phân quyền nhập các thông tin dưới đây thì mới thực hiện bước 4, nếu không sau khi thực hiện xong bước

3 chuyển sang bước 5

* Thông tin phân phối văn bản: Thông tin này xác định văn bản

có được sao y gửi cho một đơn vị nội bộ hay cá nhân nào hay không

Trang 21

+ Nếu chọn "Sao y" sẽ có thêm ô nhập nơi nhận văn bản, ấn nút

“Chọn” để lựa chọn nơi nhận Những nơi nhận nếu có địa chỉ nhận qua mạng sẽ được hệ thống tự động gửi văn bản đến theo

địa chỉ đó

Trang 22

- Nếu chọn “Chuyển nhận để biết”, cần nhập thêm thông tin

“Người nhận VB” là danh sách các cá nhân trong đơn vị nội bộ

cần xem văn bản

Trang 23

Quyền xem văn bản: Thông tin này nhằm hạn chế số người được

phép xem văn bản Văn thư có thể nhập thông tin cho phần này nếu được lãnh đạo uỷ quyền (đồng nghĩa với việc văn thư được cấp quyền phân xử lý văn bản) Cách nhập thông tin văn thư có thể tham khảo tại

mục III.2.

Thông tin luân chuyển văn bản (gốc): Toàn bộ quá trình luân chuyển

văn bản sẽ được ghi lại trong phần này và người dùng có thể mở để xem lại.

Chương trình sẽ tự động ghi lại khi những người sử dụng thao tác trên máy với văn bản được chuyển cho mình và chuyển tiếp cho những người khác Để xem thông tin luân chuyển văn bản nháy chuột vào

dòng chữ “Xem thông tin luân chuyển VB (gốc)” (Chú ý: khi nhập mới 1

văn bản thì dòng chữ này chỉ xuất hiện khi đã chọn "Người xử lý văn

Trang 24

Trang 25

B5: Nhấn nút “ L ưu" để ghi lại các thông tin (Chú ý: sau khi nhấn nút l ưu , thông tin văn bản đã được lưu vào CSDL nhưng chưa được vào sổ).

Quá trình l ưu sẽ kiểm tra hai thông tin “Số ký hiệu gốc” và “CQ ban

hành” để tránh trường hợp một văn bản được nhập hai lần.

Khi quá trình ghi thành công, nội dung văn bản mới nhập hiển thị ngay trên màn hình kèm theo một số nút lệnh cho phép chỉnh sửa lại nội dung, xoá bỏ

Nút "Vào sổ" Chuyển văn bản sang trạng thái chờ phân xử lý, xử lý, gửi sao y.

Nút "Sửa": sửa lại các thông tin đã nhập.

Nút "Xoá": Xoá văn bản đã nhập

Nút "Tiếp mới": Chuyển sang màn hình nhập mới để nhập văn bản khác

Nút “In phiếu xử lý VB”: Văn thư có thể in luôn phiếu xử lý văn bản tại đây

Trang 26

1.2 Nhập mới văn bản từ văn bản đến qua đường mạng

Nếu dùng chuột nháy vào các ô vuông tương ứng với các văn bản và nhấn nút “Xoá VB”, các văn bản đã chọn sẽ bị xoá khỏi hệ thống, hoặc nhấn nút

“Chuyển thành VB đến” thì các văn bản đã chọn được chuyển thành văn bản đến Nếu dùng chuột nhấn vào tên của một văn bản, chương trình sẽ

mở cửa sổ thao tác với văn bản đó, tại đây văn thư có thể sửa, xoá, in phiếu

xử lý VB.

Trang 27

B1: Chọn “ Hộp thư VB đến” danh sách các văn bản được liệt kê.

B2: Nháy chuột tên văn bản, nhấn chuột vào nút “Sửa”, sau đó sửa văn bản và nhấn vào nút lệnh “Lưu” Vào mục “Vào sổ văn bản đến” – giống như một văn bản đã được nhập mới từ văn bản đến thông thường Văn thư có thể mở văn bản này ra để nhập thêm một số thông

Trang 28

1.3 Cập nhật thông tin cho văn bản đến

B1: Chọn mục “Vào sổ VB”

Trang 29

B2: - Mở văn bản (nháy chuột vào tên văn bản)

- Xoá văn bản nhấn nút “Xoá”,

- Sửa văn bản thực hiện tiếp các bước 3, 4, 5

Trang 30

B3: Nhấn nút “Sửa” màn hình chỉnh sửa văn bản như sau:

B4: Thực hiện chỉnh sửa thông tin

B5: Nhấn nút “Ghi” để ghi lại quá trình sửa đổi.

Ngoài ra còn nút “Tiếp mới” có thể tạo một văn bản đến mới.

Trang 31

2 Gửi văn bản sao lục qua mạng(Ko th ấy)

B1: Chọn “Gửi VB sao lục qua mạng”

B2: Chọn văn bản cần gửi sao lục qua mạng

B3: Nhấn “Sao lục & gửi” Khi đó văn bản sẽ được gửi đến các địa chỉ đã

Trang 32

3 Lập và in sổ văn bản

Chọn “Lập & In sổ VB (báo cáo)” màn hình hiển thị

Trang 33

- Nhập một số thông tin: Tiêu đề, tiêu đề phụ và một số tiêu thức tìm kiếm →Chấp nhận , màn hình hiển thị

- Nhấn biểu tượng để in

Trang 34

III VAI TRÒ CỦA LÃNH ĐẠO

1 Thông tin xử lý văn bản

2 Phân quyền xem văn bản

3 Thao dõi tình trạng xử lý văn bản

4 Thống kê văn bản cá nhân.

Trang 35

1 Thông tin xử lý văn bản

Trang 36

B2: Ấn vào Số hiệu gốc

Trang 37

B3: Nhấn nút “Sửa” chuyển sang cửa sổ chỉnh sửa thông tin

Trang 38

B4: Chọn “ Thông tin xử lý”

có 3 lựa chọn

Chuyển tiếp VB: Lựa chọn này dành cho những người tham gia luồng xử lý nhưng không phải là người cuối cùng trực tiếp xử lý văn bản (bao gồm Chánh, Phó văn phòng, các Lãnh đạo thường trực, )

Trang 39

+ Thông tin về đơn vị nhận văn bản, VB sẽ được chuyển cho đơn

vị đó, ví dụ là phòng Hành chính, người nhận sẽ là TP

+ Danh sách người nhận văn bản Phần người nhận bấm vào mũi tên hiện ra danh sách tên trong cơ quan và ta chọn người cần giao để xử lý VB.

+ Nếu chọn "Đơn vị nhận văn bản", sau đó

không chọn "Người nhận văn bản" thì hệ

thống sẽ tự động xác định người nhận văn

bản đại diện cho đơn vị đó Người này được

định nghĩa sẵn trong phần "Danh mục" 

Trang 40

Xử lý VB: Người trực tiếp xử lý văn bản sẽ chọn mục này để

cập nhật các thông tin xử lý Và cập nhật quá trình xử lý văn bản, người xử lý phải lập hồ sơ hoặc lập phiếu xử lý

Lưu ý: - “Thời hạn xử lý” sẽ nhập số ngày (ngày cụ thể sẽ tự động hiển thị ở ô bên cạnh) Nếu trong phần thông tin danh mục, với mỗi loại văn bản đã định sẵn thời hạn xử lý thì thông tin “Thời hạn xử lý” sẽ

tự động lấy ra

- Cách lập hồ sơ hoặc lập phiếu xử lý và cách cập nhật thông tin

Trang 41

Không xử lý: Lựa chọn này dành cho những trường hợp văn bản chỉ luân chuyển trên mạng qua tay tất cả những người cần xem và cho ý kiến về văn bản và người nhận cuối cùng cũng không cần xử lý văn bản ấy.

Trang 42

2 Phân quyền xem văn bản

Nhằm hạn chế số cá nhân hoặc đơn vị được quyền xem văn bản Để thực hiện phân quyền xem đối với một văn bản cụ thể trước hết cần

mở một văn bản cần phân quyền

Sau khi mở văn bản, chọn “ Sửa” để chuyển sang trạng thái có thể cập nhật thông tin

Trong phần thông tin về “Quyền xem văn bản”, nhập cá nhân và đơn vị

được phép xem văn bản bằng

Trang 43

3 Danh sách văn bản cá nhân

- Chức năng này cho phép người dùng xem được những văn bản chỉ liên quan đến mình Lãnh đạo khi chọn phần này chủ yếu để sử dụng các mục sau:

Nhận để biết: Bao gồm các văn bản gửi tới lãnh đạo chỉ để đọc xem nội dung

Phối hợp xử lý: Chứa danh sách các văn bản mà người đang thao tác đóng vai trò là người phối hợp xử lý

Trang 44

Chờ xử lý: Chứa danh sách các văn bản chờ xử lý, Lãnh đạo

mở các văn bản trong danh sách này để thực hiện phân xử lý (chuyển tiếp văn bản) hoặc xử lý trực tiếp văn bản (đã mô tả tại mục 1)

Đang xử lý: Chứa danh sách các văn bản ở trạng thái đang xử

lý (đối với người đang đăng nhập chương trình)

Văn bản nội bộ: Chứa danh sách các văn bản nội bộ trong cơ quan

Để vào được các mục này, chọn mục “Danh

sách VB cá nhân”, tiếp theo chọn mục cần

quan tâm (VB nội bộ, Nhận để biết, Chờ xử

lý, v.v.)

Trang 45

IV VAI TRÒ CỦA CHUYÊN VIÊN

- Các chuyên viên xử lý văn bản hàng ngày phải mở CSDL “Văn bản

đến" để biết được các công việc được giao liên quan đến xử lý

văn bản đến, cập nhật thông tin xử lý đối với văn bản.

- Tiếp theo chọn mục Văn bản đến, tại vùng làm việc chính sẽ liệt kê các

thông báo liên quan đến việc xử lý văn bản (thông báo về các văn bản đang chờ xử lý, các văn bản đang xử lý, ), có thể dùng chuột nháy vào các thông báo đó để mở danh sách các văn bản cần xử lý, tiếp đó

là mở một văn bản cụ thể để xem các thông tin liên quan đến xử lý văn

- Để theo dõi các thông tin liên quan đến việc xử lý văn bản hoặc cập nhật

thông tin xử lý văn bản trước hết Chuyên viên cần đăng nhập vào chương trình.

Trang 46

Ngoài ra, khi chọn mục Văn bản đến tại vùng làm việc bên trái

sẽ hiển thị các chức năng của quản lý văn bản đến Chuyên

viên sẽ khai thác chủ yếu phần Danh sách văn bản cá

nhân, mục Chờ xử lý và mục Phối hợp xử lý, đây là hai

mục liệt kê các văn bản mới chuyển đến chờ xử lý và các văn bản đang xử lý

Trang 47

B2: Nháy chuột vào mục Số hiệu

gốc tương ứng với văn bản cần

cập nhật xử lý để mở cửa sổ

thao tác với văn bản đã chọn

Trang 48

B3: Nhấn nút “Sửa” để chuyển sang cửa sổ chỉnh sửa

Trang 49

B4: Chọn mục “Thông tin xử lý”

Nếu người đang đăng nhập là người trực tiếp xử lý văn bản hãy

chọn “Xử lý VB” và chuyển sang bước 5 Nếu muốn giao lại công việc xử lý cho người khác thì chọn tuỳ chọn là “Chuyển

tiếp VB”

Trang 50

B5: Cập nhật thông tin xử lý

Cách lập phiếu xử lý và cập nhật thông tin vào phiếu xử lý:

Nhấn nút “Lập phiếu XLVB”, khi đó một phiếu xử lý được tạo

và có thể nhìn thấy tên phiếu trong phần “Thông tin xử lý”

- Các thông tin như Thời hạn xử lý, Tình trạng xử lý, Người

phối hợp xử lý có thể cập nhật ngay trong mục thông tin xử lý

- Các thông tin chi tiết về quá trình xử lý sẽ được cập nhật thông qua phiếu xử lý hoặc hồ sơ xử lý văn bản Trong quá trình xử lý văn bản, tuỳ thuộc yêu cầu công việc, chuyên viên có thể chỉ lập phiếu xử lý văn bản và cập nhật tóm tắt quá trình xử lý hoặc lập

hồ sơ xử lý văn bản

Trang 51

Mở phiếu xử lý để cập nhật các thông tin liên quan đến quá trình xử lý (chỉ người lập phiếu mới cập nhật được thông tin của phiếu)

Có thể gắn kèm file vào phiếu xử lý

Trang 52

Cách lập hồ sơ xử lý văn bản:

Nhấn chuột vào nút “Lập hồ sơ XLVB” để tạo lập hồ sơ xử lý, khi đó

một hồ sơ xử lý văn bản được tạo

Mở hồ sơ để xem hoặc cập nhật các thông tin chi tiết về quá trình xử lý

Chi tiết về các thông tin trong một hồ sơ xử lý và cách cập nhật thông

tin cho hồ sơ có thể tham khảo trong phần IV-Hồ sơ công việc\mục

III-Công việc của chuyên viên\chức năng 1.Tạo lập hồ sơ và cập

Trang 53

Mục này chứa những văn bản mà người đăng nhập là người phối hợp xử lý, có thể mở các văn bản này ra để xem thông tin chi tiết của văn bản, ngoài ra chuyên viên phối hợp xử lý có thể đưa ra các ý kiến trao đổi, góp ý cho quá trình xử lý bằng cách

mở Hồ sơ xử lý văn bản do chuyên viên xử lý chính tạo ra

2 Phối hợp xử lý

Cách mở hồ sơ giống như đã trình bày trong phần Xử lý chính nói trên Khi hồ sơ xử lý được mở, trong phần “Quá trình xử

lý” chuyên viên phối hợp xử lý có thể xem quá trình xử lý bằng

cách nhấn nút “Xem quá trình XL”, ngoài ra có thể đưa ra các

ý kiến trao đổi, góp ý cho quá trình xử lý bằng cách nhấn nút

Trang 54

V CÁC CHỨC NĂNG DÙNG CHUNG

Ngoài các chức năng phân chia theo vai trò của người dùng (Lãnh đạo, chuyên viên, văn thư) còn có một số chức năng dùng chung chủ yếu phục vụ cho mục đích tra cứu, thống kê các văn bản đã lưu trữ

Trang 55

1 Tình trạng văn bản

Thống kê các văn bản theo các tình trạng khác nhau: Văn bản chưa xử lý, Văn bản đang xử lý, Văn bản đang xử lý (quá hạn), Văn bản đã xử lý (đúng hạn), Văn bản đã xử lý (quá hạn)

- Chọn mục “Tình trạng văn bản”, chọn tình trạng văn bản

muốn thống kê (có 5 loại, được liệt kê như hình minh hoạ

dưới đây)

Trang 56

2 Danh sách văn bản chung

Cho phép xem tất cả văn bản đã vào sổ theo

các tiêu thức lọc khác nhau Người sử dụng

không thể sửa chữa hay thêm bớt được nội

dung của những văn bản này Nếu muốn

xem nội dung thì nhấn chuột vào văn bản cần

xem, nội dung văn bản đến thuộc loại văn

bản đó được mở ra

Tiêu đề	Quản lý văn bản và hồ sơ công việc
Trường học	Trường Đại Học Không Có Tên Cụ Thể
Chuyên ngành	Quản lý văn bản và hồ sơ công việc
Thể loại	Báo cáo

Định dạng
Số trang	150
Dung lượng	2,31 MB