PHẦN mềm QUẢN lý văn bản và hồ sơ CÔNG VIỆC của sở THÔNG TIN TRUYỀN THÔNG THÁI BÌNH

Sáu 21/5Mục tiêu đề tài, mục tiêu của các chức năng phần mềmquản lý văn bản và hồ sơ công việc Nguyễn ThànhPhúc Bảy 22/5 Phân tích các chức năng của phần mềm Lê Thanh Hùng Tuần số: 02 Nh

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP HCM

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

ĐỀ TÀI: PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC CỦA SỞ THÔNG TIN & TRUYỀN THÔNG THÁI BÌNH

GIÁO VIÊN HD: LÊ THANH HÙNG LỚP : CAO ĐẲNG TIN HỌC 8 THÁI BÌNH

KHÓA:2006-2009.

SINH VIÊN THỰC HIỆN: LÊ THỊ TÂM

Thái Bình, tháng 06 năm 2009.

LỜI MỞ ĐẦU

Bùng nổ khoa học công nghệ trong thời đại hiện nay là một tâm điểm chú ý củanhân loại Trong đó Công nghệ thông tin là một nghành trọng yếu trong sự phát triển vànắm bắt công nghệ của cả đất nước Trong đó phần mềm bản quyền là một lĩnh vực nhỏlàm nền tảng cho sự phát triển ngành công nghệ thông tin

Công nghệ thông tin ngày càng khẳng định vai trò của mình trong cuộc sống conngười, từ những ngành khoa học công nghệ cao đến những ứng dụng nhỏ nhất trongcuộc sống Đối với những nguời thực sự gắn bó với công nghệ thông tin thì ngoài việc

áp dụng những thành tựu sẵn có của tin học còn phải biết xây dựng thiết kế nhữngchương trình ứng dụng phục vụ cho yêu cầu thực tế công việc của mình, và cao hơn nữa

là phục vụ cho xã hội

Trên thế giới đã có rất nhiều công ty phần mềm, các hãng phần mềm như:Microsoft, Intel, Adobe,… Nắm được sự phát triển này cũng như nắm được sự pháttriển sự đi đầu của sự phát triển trên thế giới

Trong quá trình thực hiện để tài này chúng em được sự giúp đỡ, góp ý và hướng

dẫn tận tình của thầy: GV.Lê Thanh Hùng trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu,

thực tế, tìm tòi, xây dựng trang web để hoàn thành đề tài Xong do thời gian có hạn cũngnhư những kiến thức về thương mại điện tử còn khá mới, nên dề tài của chúng em khôngthể tránh được những thiếu xót Chúng em rất mong nhận được sự quan tâm và đónggóp ý kiến nhiều hơn nữa của thầy cô và các bạn để nhóm em hoàn thiện tốt đề tài

LỜI CẢM ƠN

Em xin chân thành cảm ơn khoa Công Nghệ Thông Tin trường Đại Học CôngNghiệp Thành Phố Hồ Chí Minh đã tạo điều kiện cho em được thực tập để em thực hiệnđược đề tài này

Em xin chân thành cảm ơn Thầy Lê Thanh Hùng đã giảng dạy, hướng dẫn, chỉbảo cho em hoàn thành tốt đè tài tốt nghiệp này

Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong khoa Công nghệ thông tin đã tậntình giảng dạy, trang bị cho em những kiến thức quý báu trong quá trình học tập tạitrường đã đóng góp rất nhiều để hoàn thành đề tài

Để xây dựng một đồ án là một trong những việc khó khăn mà em phải hoàn thànhtrong suốt quá trình học Trong quá trình thực hiện đề tài chúng em đã gặp rất nhiều khókhăn và bỡ ngỡ Mặc dù đã cố gắng hoàn thành đề tài này trong khả năng cho phépnhưng do thời gian có hạn nên chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót Em rấtmong nhận được sự thông cảm, góp ý tận tình chỉ bảo của quý thầy cô và các bạn

Em xin chân thành cảm ơn!

3

NHẬN XÉT (Của giảng viên hướng dẫn)

Giáo viên hướng dẫn

Nghe giám đốc sởgiới thiệu về một số tổng quan về phần mềm,Giới thiệu về Demo một số giải pháp phần mềm do Trung tâm xây dựng:

Đỗ Như Lâm Nguyễn ThànhPhúc,

Ba 18/5 Chọn đề tài làm đồ án và người hướng

dẩn

NguyễnThànhPhúc

Phúc

5

Sáu 21/5

Mục tiêu đề tài, mục tiêu của các chức năng phần mềmquản lý văn bản và hồ sơ công việc

Nguyễn ThànhPhúc

Bảy 22/5 Phân tích các chức năng của phần mềm Lê Thanh Hùng

Tuần số: 02

Nhận xét của người hướng dẫn công việc

Hai 24/5 Chụp các giao diện, các chức

năng thêm, sữa, xóa, tìm kiếm

Nguyễn ThànhPhúc

Ba 25/5 Phân tích các chức năng thêm,

sữa, xóa, tìm kiếm

Nguyễn ThànhPhúc

Tư 26/5 Phân tích các chức năng thêm,

sữa, xóa, tìm kiếm

Nguyễn ThànhPhúc

Sáu 28/5 Thiết kế chi tiết các bảng trong hệ

Bảy 29/5 Thiết kế chi tiết giao diện của hệ

thống

Nguyễn ThànhPhúc

Hai 1/6 Thiết kế chi tiết giao diện của

hệ hống

NguyễnThành Phúc

Ba 2/6 Đánh giá thực trạng và giải

pháp

Lê ThanhHùng

7

Mục lục

Chương 1.Chức năng của phần mềm

1 Tổng quan………

13 2 Mục đích sử dụng phần mềm………

14 3 Mô tả các chức năng phần mềm………

18 3.1 Mô hình các chức năng phần mềm……… 18

3.2 Mô tả mô hình các chức năng phần mềm……….18

3.2.1 Quản lý văn bản đến:……… 14

3.2.2 Quản lý văn bản đi:……… 22

3.2.3 Quản lý Hồ sơ công việc:……….25

3.2.4 Khai thác thông tin……… 30

3.2.5 Quản lý ủy quyền……… 31

3.2.6 Quản trị danh mục……… 31

3.2.7 Quản trị người sử dụng……… 31

3.2.8 Quản trị hệ thống……… 31

4 Mô tả thiết kế của phần mềm 32 4.1 Mô hình kiến trúc……… 32

4.2 Mô tả mô hình kiến trúc……… 32

4.2.1 Hệ thống ứng dụng nền tảng và cơ sở dữ liệu……… 32

4.2.2 Hệ thống tích hợp các thành phần nghiệp vụ……… 35

4.2.3 Phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc……… 37

2.1 Phân tích, thiết kế chức năng của hệ thống quản lý công văn.23

5Chương II: Phân tích, thiết kế hệ thống

23 2.1 Phân tích, thiết kế chức năng của hệ thống quản lý công văn.23 2.1.1 ký hiệu được sử dụng 23 2.2 Phân tích, thiết kế dữ liệu của hệ thống quản lý công văn 25

2.2.1 Mô hình thực thể liên kết của các module trong hệ thống: 25 2.2.2 Thiết kế chi tiết các bảng trong hệ thống: 28 a Doc_Individual……… 30

b Doc_Level……… 30

c DocDepartment……… 30

d Department……… 31

e Document……… 31

f Users……… 34

Chương III: Thiết kế chi tiết giao diện hệ thống……… 36

3.1 Chi tiết toàn màn hình……… 38

3.3 Văn bản đến……… 41

3.3.1 Thêm mới 41

3.3.3 Cập nhập 42

3.3.4 Phân phối 43

3.3.5 Xử lý 43

3.4 Văn bản đi 44 3.4.1 Gửi VB đi 44

3.4.2 Tìm kiếm VB đi 44

3.6 Thống kê 46 3.6.1 Thống kê theo ngày 46

3.6.3 In báo cáo 47

3.6.4 Các VB bị trả lại 49

3.8 Hệ thống 51 3.8.1 Thêm mới NSD 51

9

3.8.5 Danh sách NSD 53

5.3 Yêu cầu về môi trường vận hành hệ thống……… 54

5.3.1 Yêu cầu về phần cứng……… 54

5.3.2 Yêu cầu về phần mềm……… 54

5.3.3 Yêu cầu về truyền thông……… 55

6.1 Các chức năng nâng cấp từ eDocman Lite……… 58

6.1.1 Quản lý giao việc……… 60

6.1.2 Quản lý văn bản nội bộ……… 62

6.1.3 Quản lý tờ trình……… 63

7 Đánh giá thực trạng, giải pháp quản lý văn bản và hồ sơ cán bộ, công chức 64

7.1 Một số kiến nghị và giải pháp. ……… 65

7.2 Kết luận và hướng phát triển ……… 67

7.1.1 Kết luận: 69

7.1.2 Khả năng và hướng phát triển mở rộng 70

GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI

Do nhu cầu sử dụng phần mềm để quản lý tài liệu và công văn rất lớn quản lý giấy tờ tài liệu đơn giản và khoa học, Rút ngắn thời gian tìm kiếm thông tin, Tiết kiệm không gian lưu trữ dữ liệu, Giải quyết vấn đề nhân sự cho đơn vị, hiệu quả công việc cao hơn rất nhiều so với thông thường, Xử lý thông tin nhanh gọn và an toàn,Đẩy mạnh

sự phát triển của đơn vị

Đề tài này cung cấp cho người đọc một cái nhìn tổng thể về phần mềm Quản lývăn bản & Hồ sơ công việc cũng như các lợi ích mà phần mềm đem lại cho cơ quan, tổchức, cho người dùng.Đối tượng đọc báo cáo này là tất cả những ai có quan tâm đếnviệc sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc

Để có được thông tin mới nhất về sản phẩm của phần mềm Quản lý văn bản và

Hồ sơ công việc, xin vui lòng truy nhập đến trang Web của sở thông tin và truyền thôngthái bình: www.thiaibinh.gov.vn

11

TỔNG QUAN

Ngày nay, với sự phát triển chung của toàn xã hội, công việc trong các cơ quan và

tổ chức ngày càng nhiều lên Các loại văn bản giấy tờ, các qui trình nghiệp vụ cũng ngàycàng nhiều và không ngừng được thay đổi, điều chỉnh

Để giải quyết vấn đề đó, tăng hiệu quả và giảm chi phí hoạt động, các cơ quan, tổchức kinh tế, xã hội đều đang có nhu cầu về những giải pháp nhằm chuẩn hóa và quản lýcác loại tài liệu và các qui trình công việc trong nội bộ và với các tổ chức bên ngoài dựatrên những tiến bộ mới nhất về khoa học công nghệ mà nhất là công nghệ thông tin

Phần mềm được thiết kế để phục vụ cho các cơ quan hoặc các tổ chức vừa và nhỏ

Là một nền tảng để xây dựng nên tập hợp các công cụ hỗ trợ quản lý và tự động hóa vănphòng trong các cơ quan tổ chức và doanh nghiệp

Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc là hệ thống được xây dựng phục vụviệc quản lý hồ sơ tài liệu, quản lý công việc, quy trình công việc, trao đổi thông tin và

hỗ trợ điều hành tác nghiệp trực tuyến trên mạng máy tính

Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc được xây dựng trên công nghệphát triển ứng dụng Web hay còn gọi là mô hình công nghệ 3 lớp Hệ thống dễ dàngtriển khai trên nhiều mô hình tùy thuộc vào các tổ chức khác nhau từ các cơ quan, doanhnghiệp, tổ chức quy mô vừa và nhỏ đến các tổng công ty, các bộ, nghành với quy trìnhnghiệp vụ phức tạp, phân tán trên nhiều khu vực địa lý khác nhau

Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc hỗ trợ tổ chức nâng cao khả năngquản lý công việc, tăng tốc độ luân chuyển văn bản, tăng khả năng chia sẻ thông tin vàgiảm thiểu các chi phí giấy tờ

Bên cạnh đó, phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc còn cho phép cán

bộ quản trị hệ thống khả năng tự cấu hình hệ thống, chỉnh sửa luồng công việc điện tử

để phù hợp với các yêu cầu thực tế của tổ chức

Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc cho phép tổ chức:

 Nâng cao khả năng quản lý công việc: kiểm soát tiến độ xử lý văn bản trong

toàn bộ tổ chức, theo dõi tình trạng xử lý chi tiết đến từng văn bản hoặc từng ngườidùng, quản lý phiên bản tài liệu theo từng văn bản; quản lý lịch làm việc của lãnh đạocũng như lịch làm việc của cơ quan; quản lý xe ô tô và phòng họp trong tổ chức vv

 Gửi nhận văn bản nhanh hơn: gửi nhận văn bản trong nội bộ tổ chức theo

luồng công việc điện tử được định nghĩa từ trước Ngoài ra, ứng dụng của phần mềmcòn cho phép gửi nhận văn bản từ đơn vị này sang đơn vị khác Tính năng Công vănmạng này được xây dựng để đáp ứng nhu cầu của các tổ chức lớn gồm nhiều đơn vịthành viên, phân bổ trên phạm vi địa lý khác nhau Đối với các văn bản giấy đến tổchức, cán bộ văn thư có thể quét trực tiếp trên giao diện ứng dụng Đối với các văn bảnfax, hệ thống sẽ tự động nhận fax đến và gửi fax đi

 Tăng khả năng chia sẻ thông tin: chia sẻ văn bản, tài liệu thông qua hồ sơ công

việc hoặc được phân quyền truy nhập trực tiếp đến từng văn bản Văn bản mẫu, văn bản dùng chung được lưu tập trung trên hệ thống để người dùng tiện khai thác trong quá trình tác nghiệp

 Tiết kiệm chi phí: góp phần giảm chi phí văn phòng với các tính năng tích hợp

với máy quét, gửi nhận fax, gửi nhận công văn mạng Qua đó, tổ chức sẽ không cần phảiphoto tài liệu giấy, mua máy fax cho từng phòng ban, gửi văn bản qua đường bưu điệnđến các đơn vị thành viên khác, tạo các không gian lưu trữ cho văn bản giấy Khả năngluân chuyển văn bản nhanh chóng, tìm kiếm thông tin dễ dàng cũng góp phần làm giảmchi phí điện thoại, tiết kiệm thời gian xử lý công việc

 Quản trị hệ thống dễ dàng: cho phép cài đặt và cấu hình ứng dụng dễ dàng như:

thiết lập giá trị cho việc nhận thông báo theo đường thư điện tử, cho việc gửi nhận vănbản giữa các đơn vị thành viên ;nhập danh sách người dùng vào hệ thống; đặt lịch saolưu dữ liệu; kiểm soát việc vận hành hệ thống thông qua các báo cáo, nhật ký vận hành

hệ thống Bên cạnh đó, cán bộ quản trị hệ thống còn có thể chỉnh sửa luồng công việcđiện tử trên ứng dụng phần mềm để phù hợp với yêu cầu thực tế của cơ quan,tổ chức

13

Giới thiệu giao diện chung của phần mềm:

a Giao diện Desktop

b Hướng dẫn đăng nhập

Phần mềm sử dụng hệ thống font UNICODE do vậy để gõ được tiếng việt ta phải

chuyển sang UNICOE bằng cách bấm chuột phải vào bộ gõ tiếng việt (VD: Unikey,

VietKey …) chọn bảng mã UNICODE

Ban đầu mỗi cán bộ trong cơ quan được cung cấp một tài khoản bao gồm:

Hiện thị thông báo chung của

cơ quan được cập nhật 15 phút

hệ thống

Hiển thị lịch công tác tuần

Tên người dùng: Họ và tên (viết liền không dấu) và Mật khẩu (mặc định): 123

Hình thức đăng nhập được mô tả như hình vẽ:

(Sau khi đăng nhập, mỗi người có trách nhiệm phải thay đổi mật khẩu để bảo mật thông tin cá nhân).

Mục đích sử dụng phần mềm

-Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc dùng để quản lý các văn bản tàiliệu điện tử và quy trình luân chuyển xử lý văn bản, tài liệu điện tử; Quản lý việc xử lývăn bản tài liệu bằng Hồ sơ công việc trong Doanh nghiệp

- Giúp cho cơ quan tiết kiệm rất nhiều thời gian cũng như kinh phí

Tiết kiệm không gian lưu trữ các chứng từ hồ sơ và đặc biệt nó giúp cho đơn vị tiết kiệm rất nhiều thời gian khi tìm kiếm bất kỳ một công văn chứng từ nào

- Nó giúp sử lý một lượng công việc lớn mà hiệu quả đem lại rất cao đảm bảotính an toàn và bảo mật

-Với hệ thống quản trị tác nghiệp thống nhất, tiện dụng và phù hợp cho tất cả cácđối tượng thuộc khối nhà nước cũng như doanh nghiệp tư nhân, đơn vị hành chính…

- Giao diện chương trình đơn giản dễ sử dụng, hệ thống đáp ứng đầy đủ các nhucầu cần thiết của một chương trình quản lý

- Tìm kiếm tài liệu, công văn nhanh chóng đơn giản thuận tiện

15

- Đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong cơ quan Đảng và chính quyền để xây dựngchính quyền điện tử là biện pháp hiệu quả phát triển và ứng dụng CNTT.

- Đảm bảo hệ thống chỉ đạo, điều hành, trao đổi thông tin thông suốt, kịp thời từTrung ương đến các cơ quan trong tỉnh;

- Đồng thời góp phần thực hiện mục tiêu Qui hoạch do UBND tỉnh phê duyệt

Mô tả các chức năng phần mềm

Quản lý văn bản đến:

Mục đích: Quản lý thông tin và nội dung văn bản đến cũng như quy trình luân

chuyểnxử lý văn bản đến của Cơ quan

Lợi ích của việc sử dụng văn bản đến

-Tiếp nhận văn bản đến theo các hình thức sau: bằng bản giấy, qua đường công vănmạng và qua đường fax Đối với văn bản đến bằng bản giấy, cán bộ văn thư sẽnhập thông tin thuộc tính và quét văn bản ngay trên ứng dụng Đối với văn bản đến

qua đường công văn mạng, văn thư có thể tận dụng lại các giá trị có sẵn như tríchyếu, nơi gửi, chỉ cần bổ xung một số thông tin khác như số đến, ngày đến Đối vớivăn bản đến qua đường fax, văn thư cần nhập thông tin thuộc tính nhưng sử dụngđược ngay tệp nội dung của văn bản, không cần thực hiện thao tác quét văn bản.-Hệ thống cho phép quản lý nhiều sổ văn bản đến (ví dụ: sổ văn bản đến trong ngành,

sổ vănbảnđến ngoài ngành); quản lý nhiều cấp sổ văn bản đến (ví dụ: văn bảnđến cấp Bộ, văn bản đến cấp Cục)

-Hệ thống cho phép theo dõi các văn bản đến cần xử lý, chương trình có dấu hiệu nhận

biết văn bản mới đến, văn bản khẩn hoặc mật khẩu cho người sử dụng

Phần mềm cho phép luân chuyển văn bản theo quy trình công việc điện tử, người dùng có khả năng cho ý kiến xử lý vào từng văn bản.

Ví dụ một số công văn đến của sở thông tin và truyền thông thái bình thống kê được:

Số đến Tên loại và nội dung công văn

372 Báo cáo tổng kết công tác thông tin đối ngoại năm 2008 của ủy ban

nhân dân tỉnh.

390 Báo cáo công tác phổ biến giáo dục pháp luật 2008

387 tổng kết công tác năm 2008 và công trình công tác 2009

401 KH thông tin, tuyên truyền trên báo chí

420 Báo cáo tình hình hoạt động báo chí

419 Báo cáo tình hình hoạt động sử dụng đất đai

428 Báo cáo công tác 2008 phương hướng nhiệm vụ năm 2008

429 Báo cáo kết quả kiểm tra công tác thi đua khen thưởng năm 2008

441 Báo cáo năm về tình hình cung cấp dịch vụ internet.

442 Báo cáo tổng kết công tác PCLB,GNTT 2008

443 Báo cáo kết quả công tác VH-TT-TDTT 2008

Các chức năng Quản lý văn bản đến gồm:

văn bản đến:

17

— Nhập các thông tin văn bản đến vào sổ VB đến ;

— Tích hợp với máy quét (Scanner) để đưa nguyên bản bản giấy văn bản đến vào hệthống

— Chỉnh sửa, xoá văn bản đến đã nhập

Cập nhật mới cập nhật lại

Phân phối văn bản

Cho ý kiến chỉ đạo và phân phối VB đến:

Hiển thị danh sách VB đến đã vào sổ chờ phân xử lý ; cập nhật thông tin phân xử

lý VB và chuyển VB đến các vai trò phân VB.

Hiển thị danh sách VB đến chờ cho ý kiến chỉ đạo và phân xử lý ; cập nhật thông tin chỉ đạo xử lý, hạn xử lý và phân VB đến các đơn vị xử lý, có thể chuyển một hoặc nhiều đơn vị xử lý có đơn vị chủ trì và đơn vị phối hợp xử lý.

Theo dõi tình hình xử lý văn bản đến:

Hiển thị màn hình đồ họa theo dõi tình hình xử lý văn bản đến: văn bản đã được chuyển qua những ai, ai đang xử lý văn bản, ai chưa xử lý văn bản.

Thu hồi VB đến:

Khi người phân văn bản cần thu hồi VB đã chuyển mà không đúng địa chỉ cần chuyển hoặc VB không thuộc thẩm quyền giải quyết của đơn vị được phân xử lý

có thể thực hiện việc thu hồi VB để tiến hành phân phối lại

Quản lý văn bản đi

— Mục đích: Quản lý thông tin và nội dung văn bản đi cũng như quy trình lập, phêduyệt và phát hành văn bản đi của Cơ quan

Quản lý việc phát hành VB đi – gồm các chức năng sau:

Cập số văn bản và phát hành văn bản đi

Hiển thị danh sách các văn bản chờ cấp số; chuyển các văn bản chờ cấp số vào sổ văn bản đi, cập nhật các thông tin còn thiếu; tích hợp với máy quét (scanner) để quét nguyên bản bản gốc có dấu và chữ ký của văn bản đi vào hệ thống.

Phát hành văn bản đi cho các đơn vị liên quan trong cơ quan theo địa chỉ nới gửi (nếu có) để cùng phối hợp thực hiện.

— Cho phép quản lý các phiên bản của văn bản đi

— Luân chuyển văn bản đi theo luồng công việc điện tử

— Lưu các ý kiến xử lý của người dùng theo từng văn bản đi

— Cho phép quản lý nhiều sổ văn bản đi (ví dụ: sổ văn bản đi trong ngành, sổ văn bản

đi ngoài ngành), nhiều cấp sổ văn bản đi (ví dụ: sổ văn bản đi của Bộ, sổ văn bản đi của Cục)

— Cho phép gửi văn bản đi theo đường fax, theo đường công văn mạng

Ví dụ Công văn đi của sở thông tin và truyền thông truyền thông thái bình.

Số và ký hiệu Tên loại và trích yếu nội dung

154/STTTT-CNTT KH triển khai việc kiểm tra cài đặt phần mền

151/ STTTT-VP Đánh giá kết quả hoạt động các phòng VHTT2008

125/ STTTT-BCVT Báo cáo tình hình cung cấp dịch vụ internet

21

123/ STTTT-KHTT Báo cáo kế hoạch cung ứng dịch vụ viển thông công ích giai

đoạn 2009-2010150/ STTTT-KHTC Cung cấp số liệu thống kê theo quý 3/2008

127/ STTTT-VP Cung cấp thông tin cho web UBND tỉnh

128/ STTTT-CNTT Mạng truyền số liệu chuyên dùng

124/ STTTT-VP Đề nghị kết nối internet của thành ủy qua TSLCD

125/STTTT-CNTT Tham gia dự thảo QĐ thực hiện cơ chế một cửa

Hệ thống sẽ hiển thị giao diện như sau:

— Mục VĂN BẢN ĐI có chức năng lưu trữ những văn bản đã được gửi đi trongphạm vi có liên quan đến chức năng công việc của nhân viên đó Để tìm kiếm vănbản đi ta thực hiện như sau:

— Nhập các thông tin về văn bản cần tìm kiếm, Có thể tìm kiếm theo:

+ Số văn bản: Ví dụ: 1558/UBND –NN

+ Loại văn bản: Công văn, tờ trình, Báo cáo, nghị định …

+ Ngày ban hành;

+ Ngày gửi văn bản

+ Trích yếu: Ví dụ: Thành lập Trung tâm……

- Click chuột vào nút Tìm kiếm để xem kết quả.

Ghi chú:

— Nhập càng nhiều thông tin thì kết quả tìm kiếm càng chính xác

— Để xem danh sách toàn bộ văn bản đi bạn hãy nhấn vào nút Tìm kiếm, không cần

nhập thông tin về văn bản

Quản lý Hồ sơ công việc:

Mục đích: Quản lý các thông tin hồ sơ công việc và các tài liệu được lưu trữ trong Hồ sơ công việc; Quản lý việc giải quyết công việc thông qua Hồ sơ công việc Các chức năng của Hồ sơ công việc gồm

Tạo mới, hiển thị, chỉnh sửa, xóa HSCV: HSCV sẽ được tạo mới khi có nhu cầu

xử lý một công việc thông qua HSCV Những người tham gia xử lý sẽ trao đổi thông tin, ý kiến qua HSCV và kết quả sẽ được cập nhật vào hồ sơ.

Chuyển HSCV đến các cá nhân và đơn vị liên quan : Thực hiện việc phân quyền HSCV để các cá nhân và đơn vị liên quan Nhập các VB liên quan, các thông tin trao đổi góp ý giải quyết công việc Hiển thị danh sách các HSCV được phân quyền của người dùng

Nhập các văn bản, tài liệu liên quan vào HSCV : Trong quá trình xử lý công việc những người tham gia sẽ gắn các văn bản liên quan hoặc có thể bỏ các văn bản không cần thiết khỏi HSCV (Liên kết/bỏ liên kết các văn bản, tài liệu liên quan vào HSCV)

Nhập kết quả giải quyết công việc, kết thúc HSCV

3.1 Chỉnh sửa quy trình công việc

23

- Thông báo khi có thay đổi công việc (công việc mới, ý kiến xử lý mới, thời hạn xử lý…)

- Quản lý công việc đã nhận (Với nhân viên)

- Quản lý công việc đã giao cho cá nhân khác (Với lãnh đạo)

Thông báo công việc

— Cho phép thêm/ xóa các bước xử lý.

— Cho phép thêm / xóa các đường đi của văn bản trong quy trình

— Quản lý công việc đã nhận

— Quản lý công việc đã giao

25

— Khả năng cho phép người quản trị tự định nghĩa và thiết kế ra các quy trình xử lý công việc.

— Khả năng thêm, bớt, sửa đổi các bước trong một quy trình v.v

— Cho phép quản lý công việc theo vai trò, chức năng nhiệm vụ của các cá nhân, bộphận, khả năng ghi lại thời gian và quá trình xử lý công việc, phân nhóm công việc theo hiện trạng xử lý

— Cho phép phối hợp xử lý công việc theo nhóm

— Với chức năng là một hệ thống quản lý quy trình công việc, cho phép nhiều người tham gia vào quá trình lưu chuyển và phân phối tài liệu trong tổ chức

— Hỗ trợ quản lý luồng công việc bằng các khả năng như theo dõi đường dẫn, theo vết các văn bản, quản lý quy trình lưu chuyển của văn bản trong toàn bộ quá trình tồn tại, cho phép đưa ra các ý kiến chỉ đạo, ý kiến đóng góp trong quá trình xử lý công việc

3.2 Ủy quyền.

Cho phép ủy quyền phân phối và xử lý văn bản theo quy định của tổ chức

Cho phép lưu vết lại lịch sử ủy quyền của người dùng

— Quản lý văn bản dùng chung

— Mục đích : Quản lý những tài liệu nội bộ và các biểu mẫu áp dụng trong tổ chức

thường hay được sử dụng

Quản lý tài liệu nội bộ

Quản lý tài liệu nội bộ cấp công ty

Quản lý tài liệu nội bộ cấp phòng ban

— Khai thác thông tin

— Mục đích Các chức năng khai thác thông tin gồm:

— Tra cứu văn bản tài liệu (VB đến, VB đi, Phiếu giao việc, VB nội bộ, Tờ trình,Các văn bản trong kho dùng chung, HSCV)

— Theo các tiêu thức (Theo thể loại, Theo nơi gửi/nhận, Theo cấp cơ quan, Theomức độ quan trọng, )

Theo thời gian (Theo năm, tháng)

Tra cứu văn bản tài liệu (VB đến, VB đi, Phiếu giao việc, VB nội bộ, Tờ trình) theo tìnhtrạng xử lý :

Theo thời gian nhận, gửi văn bản

Thống kê VB đến, Phiếu giao việc theo tình trạng xử lý

Theo đơn vị/ cá nhân xử lý

27

Theo tình trạng xử lý văn bản

Khai thác các thông tin được quản lý trong hệ thống

Quản lý ủy quyền

— Mục đích: Quản lý việc trao quyền xử lý văn bản tài liệu theo quy trình xử lý văn

bản tài liệu đã được định nghĩa cho người dùng khác theo một nguyên tắc ủy quyềnsau:

Chỉ có Lãnh đạo mới có quyền ủy quyền (Cấp trưởng ủy quyền cho cấp phó) Người được ủy quyền không được ủy quyền cho người khác

— Các chức năng của quản lý ủy quyền:

Tạo mới ủy quyền

Chỉnh sửa thông tin ủy quyền, gia hạn ủy quyền, thu hồi ủy quyền

Xóa ủy quyền

In giấy ủy quyền theo mẫu định sẵn

Xem báo cáo lịch sử ủy quyền của cá nhân đã tạo

Quản trị danh mục

Quản trị danh mục gồm các chức năng sau:

Tạo mới, hiển thị, chỉnh sửa, xoá các danh mục

Phân quyền tạo mới, hiển thị, chỉnh sửa, xóa thông tin danh mục: Quản trị hệ thống phân quyền tạo mới, hiển thị, chỉnh sửa, xóa thông tin danh mục cho Văn thư thực hiện.

Quản trị người sử dụng

Quản trị người sử dụng gồm các chức năng sau:

Quản trị hệ thống gồm các chức năng sau:

Kiểm soát sự truy cập của NSD,Sao lưu dữ liệu định kỳ,Khắc phục các sự cố và phục hồi dữ liệu

Lập các báo cáo vận hành hệ thống

Mô tả thiết kế của phần mềmMô hình kiến trúc

29

NỀN TẢNG

GIẢI PHÁP KỸ THUẬT

HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC

Quản lý tài liệu Quản lý lưu trình Quét, xử lý ảnh

Nhận dạng

Tích hợp Email, FAX, SMS TẠO MỚI, THU THẬP XỬ LÝ, GIẢI QUYẾT PHÂN PHỐI, XUẤT BẢN BẢO QUẢN, LƯU TRỮ

Thực hiện lưu trình Theo dõi chỉ đạo Soạn thảo Cộng tác Báo cáo

Ký duyệt, Ban hành Email

FAX Web Trang tin

Ký duyệt, Ban hành Email

FAX Web Trang tin

Lưu trữ Bảo hiểm Khai thác

Lưu trữ Bảo hiểm Khai thác

Tổ chức lưu trữ

Phân loại Tìm kiếm

Kiểm soát thay đổi

Định nghĩa

Mô tả

Thiết kế Định nghĩa

Thực hiện

Liên lưu trình Theo dõi

DMA XML

Lưu trữ an toàn dữ liệu:

Cung cấp khả năng lưu trữ dữ liệu

Cung cấp chế độ bảo mật dữ liệu

Cung cấp khả năng truy xuất dữ liệu cho các thành phần khác

- Cung cấp các quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu.

- Có khả năng đảm bảo tính sẵn sàng cao, khả năng hoạt động liên tục 24/24

- Cung cấp khả năng bảo mật cho hệ thống

31

- Cung cấp các dịch vụ mã hóa cho hệ thống như SHA1, AES

- Dịch vụ thư mục người dùng:

- Cung cấp các dịch vụ về thư mục người dùng

- Cung cấp khả năng truy xuất các ứng dụng dùng chung dịch vụ thư mục

- Các chức năng điều hành:

- Cung cấp các chức năng điều hành hệ thống

Chương II: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

2.1 Phân tích, thiết kế chức năng của hệ thống quản lý công văn.

2.1.1 ký hiệu được sử dụng

Tên luồng dữ liệu

Tên tiến trình ID

Bộ nhớ phụ

Nội dung thao tác

Hàm xử lý

Mô tả thuật giải

Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống

Các chức năng chính của hệ thống được mô tả thông qua sơ đồ phân cấp chức năngsau:

QUẢN LÝ CÔNG VĂN

Quản lý công văn đi và đến Tra cứu Báo cáo

Quản lý công văn đi

Quản lý công văn đến

Tìm kiếm công văn đến Báo cáo theo tháng

Báo cáo theo năm

Sơ đồ phân cấp chức năng

Tìm kiếm công văn đi

Tìm kiếm hồ sơ (lưu)

Quản lý hồ sơ (lưu)

Khi một công văn được chuyển đến văn phòng tổng công ty, nhân viên văn thư nhậncông văn Sau đó nhân viên văn thư đóng dấu công văn đến, và vào sổ công văn đến Tạivăn phòng tổng công ty, lãnh đạo xác định công văn gửi đến các đơn vị nào, bổ sung ý kiến và chuyển lại cho nhân viên văn thư Nhân viên văn thư sau khi nhận được công văn đã có ý kiến của lãnh đạo văn phòng tổng công ty sẽ tạo bản lưu công văn sau đó chuyển công văn đến các đơn vị có liên quan theo ý kiến lãnh đạo Tại đơn vị nhận côngvăn, khi nhận được công văn phải kí xác nhận là đã nhận được công văn vào sổ kí nhận.

Nhân viên văn thư

Công văn đến

Lãnh đạo văn phòng

Đóng dấu và vào sổ công văn

Lãnh đạo xử lí công văn

Tạo bản lưu công văn đến sau đó gửi tới đơn vị liên quan

Sơ đồ quy trình nghiệp vụ xử lý công văn đến

Công văn đi

35