hoc word cuc hay

- Đánh tên nhóm chơng trình vào hộp Description: rồi chọn OK b Tạo mới một mục chơng trình: Từ cửa sổ Program Manager - Mở cửa sổ nhóm sẽ chứa mục chơng trình - Mở Menu F ile Xem hình ở

PhÇn II

HÖ c¸c ch¬ng tr×nh øng dông

I WINDOWS

1 Cách tạo mới một biểu tợng nhóm và mục chơng trình:

a) Tạo mới một biểu tợng nhóm:

Từ cửa sổ Program Manager

- Mở Menu F ile

- Chọn N ew

Hộp đối thoại New Program Object xuất hiện:

- Chọn Program Group, rồi chọn OK Hộp hội thoại Program

Group Properties xuất hiện

- Đánh tên nhóm chơng trình vào hộp Description: rồi chọn OK

b) Tạo mới một mục chơng trình:

Từ cửa sổ Program Manager

- Mở cửa sổ nhóm sẽ chứa mục chơng trình

- Mở Menu F ile (Xem hình ở bớc 1 của mục a)

- Chọn N ew

Hộp hội thoại New Program Object xuất hiện:

- Chọn Program Item, rồi chọn OK Hộp hội thoại Program

Item Properties xuất hiện

- Đánh tên của mục chơng trình vào hộp D escription

- Đánh tên tệp chơng trình (gồm cả đờng dẫn nếu có) vào hộp

C ommand line (nếu không nhớ tên thì chọn vào nút B rowse để tìm

đờng dẫn về ổ đĩa, th mục và tệp Hãy chọn vào tên thích hợp từ danh sách này rồi chọn OK để nó đa vào hộp C ommand line)

- Đánh tên và đờng dẫn đến th mục làm việc cho mục chơng trình vào hộp W orking Directory Th mục này sẽ trở thành th mục

hiện hành khi ứng dụng đang chạy (chức năng này có thể không cần

đa vào)

- Muốn dành riêng phím gõ tắt dùng với ứng dụng, hãy gõ tổ hợp phím đó vào hộp S hortcut Key (phím gõ tắt)

Các chuỗi phím hợp lệ gồm Ctrl+Alt+Ký tự, Ctrl+Shift+Ký tự,

Ctrl+Shift+Alt+Ký tự, Ctrl+Alt+Shift+Ký tự Trong đó, ký tự có thể là

một chữ số, một mẫu ký tự bất kỳ, hoặc một ký tự đặc biệt Khi gõ một

ký tự vào hộp S hortcut Key, Program Manager sẽ bổ sung tổ hợp phím Ctrl+Alt vào trớc nó Để chỉ định một chuỗi phím chỉ định khác,

ta phải gõ chuỗi ký tự đó vào.

- Muốn chạy ứng dụng dới dạng biểu tợng khi khởi động thì chọn vào hộp kiểm tra R un Minimized

- Muốn thay đổi biểu tợng thì chọn vào nút Change I con

- Chọn OK Hộp hội thoại sẽ đóng lại và mục chơng trình mới xuất hiện trong nhóm

2 Các thao tác tạo, xoá, chọn th mục trong FILE MANAGER:

Hộp đối thoại Create Directory xuất hiện nh sau:

- Tại hộp N ame gõ vào tên th mục cần tạo (không quá 8 ký tự)

- Chọn vào nút OK.

b) Xóa:

- Chọn th mục cần xóa (nh bớc 1 của ý a)

- Nháy chuột vào Menu File, chọn Delete Xuất hiện hộp hội thoại

Lu ý: từ hộp hội thoại trên ta có thể bỏ qua bớc 1 Từ mục

Del elte gõ vào đờng dẫn đến tên th mục cần xoá

- Chọn OK Xuất hiện hộp hội thoại Confirm Directory Delete

- Từ đây ta chọn Yes to A ll để xoá tất cả dữ kiện trong nó

3 Các thao tác Move, Copy, Delete, Rename tệp trong FILE MANAGER:

Trớc khi sử dụng các thao tác nh: Move, Copy, Delete, Rename với tập tin nên chọn chúng bằng cách:

- Nháy chuột vào Menu F ile, rồi chọn S elect Files (hoặc chọn

th mục chứa các tệp sắp đợc chọn bằng cách nháy chuột vào th mục đó

và ở cửa sổ danh sách tệp bên cạnh ta nháy chuột vào tệp cần chọn)

a) Move (di chuyển):

- Nháy chuột vào Menu F ile, rồi chọn M ove (hoặc ấn phím F7) Xuất hiện hộp hội thoại sau:

- Từ hộp T o: gõ vào đờng dẫn tới th mục cần chuyển đến

- Chọn OK

b) Copy (sao chép):

- Nháy chuột vào Menu F ile, rồi chọn C opy (hoặc ấn phím

F8) Xuất hiện hộp hội thoại sau:

- Từ hộp T o: gõ vào đờng dẫn tới th mục cần chuyển đến

- Nếu muốn sao chép vào vùng nhớ đệm thì chọn vào mục C opy

to Clipboard.

- Chọn OK.

c) Delete (xoá):

Tơng tự nh xoá th mục (nhng làm việc với tệp)

d) Rename (đổi tên):

- Nháy chuột vào Menu F ile, rồi chọn R ename

Xuất hiện hộp hội thoại sau:

- Từ hộp T o: gõ vào đờng dẫn tới th mục cần chuyển đến và gõ tên tệp mới

- Chọn OK

Lu ý: Những hộp hội thoại có mục chọn F rom: thì ta có thể bỏ

qua bớc 1 Từ mục này gõ vào đờng dẫn đến tên tệp cần sử dụng.

II Microsoft Word

1 Các thao để thêm bớt các thanh công cụ:

- Nháy chuột vào Menu V iew, chọn T oolbars

Xuất hiện hộp hội thoại:

Gồm có:

+ T oolbars: Danh sách các thanh công cụ

+ Co lor Buttons: Mầu của các nút công cụ

+ L arge Buttons: Kích thớc các nút công cụ

+ S how ToolTips: Hiển thị chức năng nút công cụ (Khi để chuột vào nút công cụ)

- Muốn thêm: Kích chuột vào hộp vuông còn trống trong

T oolbars: để tạo dấu nhân chéo.

- Muốn bớt: Kích chuột vào hộp vuông đã có dấu nhân chéo trong T oolbars: để xoá dấu kiểm

- Đánh dấu bằng bàn phím: Đa con trỏ đến vị trí đầu đoạn văn bản, bấm giữ phím Shift và di chuyển con trỏ đến vị trí cuối đoạn

đoạn văn bản (Bằng các phím điều khiển con trỏ)

- Đánh dấu cả văn bản: Từ bàn phím gõ vào tổ hợp phím Ctrl+A

hoặc kích chuột vào Menu E dit, chọn Seclect Al l

b) Cắt xoá đoạn văn bản:

- Đánh dấu đoạn văn bản cần xoá

- Nháy chuột vào Menu Edit, chọn Cut hoặc bấm Ctrl+X từ bàn phím Nếu dùng trên thanh công cụ thì ta chọn vào

Từ bàn phím ta còn có thể nhấn phím DeL

c) Sao chép một đoạn văn bản:

- Đánh dấu đoạn văn bản cần sao chép

- Nháy chuột vào Menu Edit, chọn Copy hoặc bấm Ctrl+C từ bàn phím

Nếu dùng trên thanh công cụ thì ta chọn vào

- Đặt con trỏ chuột vào nơi cần sao chép đến

- Nháy chuột vào Menu Edit, chọn Paste hoặc bấm Ctrl+V từ bàn phím Nếu dùng trên thanh công cụ thì ta chọn vào

 Hoặc có thể đặt trỏ chuột vào đoạn văn bản đã đợc chọn cần chọn đồng thời ấn phím Ctrl và giữ phím trái rồi rê tới nơi cần sao

chép đến sau đó buông chuột ra trớc

3 Các kiểu trình bày màn hình tài liệu và tác dụng của nó:

Có 4 kiểu trình bày màn hình tài liệu đó là:

- N ormal (chế độ bình thờng): là chế độ hiển thị chuẩn của MS

Word, phần lớn các kiểu định dạng đặc biệt đều nhìn thấy đợc trên

màn hình Riêng một số trờng hợp đợc đơn giản hoá để tăng tốc độ truy xuất (ví dụ: trong chế độ này sẽ không thấy đợc các tiêu đề và số trang, không thực hiện các thao tác vẽ đồ hoạ )

Trong chế độ này, các trang đợc ngăn cách nhau bởi đờng chấm nằm ngang

- O utline (chế độ tổng quan): thờng dùng để xem những mục tiêu đề lớn của tài liệu, giấu đi các chi tiết nhỏ hoặc chuyển chúng đến một vị trí mới

- P age Layout (chế độ trình bày trang): Chế độ hiển thị các trang giống nh khi chúng đợc in ra Các tiêu đề đầu trang, cuối trang

đợc thể hiện Muốn sử dụng các thao tác vẽ đồ họa phải chuyển về chế

độ này

- M aster Document (chế độ tổng quan tài liệu): Hiển thị văn bản tơng tự nh ở chế độ Outline Nhng ở chế độ này có thêm cả phần tài liệu con, kết hợp nhiều tệp vào một tài liệu lớn

4 Định dạng trang văn bản trớc khi in:

Nháy chuột vào Menu File, chọn Page Setup

Xuất hiện hộp hội thoại sau:

a) Đặt cỡ giấy:

- Nháy chuột vào mũi tên xuống ở mục Page size để chọn cỡ giấy Có thể lựa một trong các cỡ đợc định sẵn Muốn tạo trang in có kích thớc tuỳ ý thì thay đổi các con số quy định chiều rộng (Width) và chiều cao (Height) Khi đó cỡ giấy đợc gọi là Custom size (cỡ của ngời dùng tự định nghĩa)

- Chọn nút tác dụng cho mục Portrai t (hớng in dọc) hoặc Landsc ape (hớng in ngang).

- Trong mục Apply To: (áp dụng cho) chọn một trong ba khả năng:

• This Section - để áp dụng cho vùng hiện tại

• This Point Forward - áp dụng cho vùng từ vị trí hiện tại trở về sau

• Whole Document - áp dụng cho toàn bộ tài liệu

- Chọn OK để xác nhận các thông số mới thiết lập Có thể chọn Default để lu các thông số vào tệp khuôn mẫu sử dụng cho nhiều tài liệu về sau

b) Đặt lề:

- Thay đổi khoảng cách từ mép giấy đến phần văn bản (gồm các phần Trên (Top) - Dới (Bottom) - Trái (Left) - Phải (Right) Sau khi thay đổi một trong các thông số quy định lề, phần Preview sẽ cho thấy hình dạng tơng đối của văn bản so với kích thớc giấy

- Để in tài liệu theo hai mặt đối xứng của giấy, chọn tác dụng cho mục Mirror Margins (làm mép lề đối xứng) Khi đó, các mục Left, Right sẽ đợc đổi thành Inside (chỉ mép lề trong), Outside (chỉ mép lề ngoài) và chúng sẽ thay đổi tuỳ theo các trang chẵn, lẻ của tài liệu.

- Con số trong hộp Gu tter để chỉ khoảng cách chừa lề cho việc

vị trí mới rồi thả chuột Phía trái thớc gồm ba phần: hai mẫu hình tam giác phía trên và một mẫu hình vuông bên dới

- Mẫu tam giác trên: đặt lề trái cho dòng đầu tiên trong đoạn văn bản

- Mẫu tam giác dới: đặt lề trái cho các dòng còn lại

- Mẫu hình vuông: đặt lề trái cho cả đoạn

Để thay đổi lề trái cho toàn bộ văn bản, di con trỏ chuột đến phần tiếp giáp giữa hai mẫu tam giác cho đến khi xuất hiện mũi tên

hai chiều ↔ rồi rê chuột để thay đổi Mỗi khi rê chuột, sự thay đổi lề

sẽ hiện ra ngay trên màn hình

c) Đặt tiêu đề:

Trong một hồ sơ dài, Header, Footer và đánh số trang rất là hữu ích vì chúng làm cho các việc tìm kiếm các trang đợc dễ dàng

Mục lựa chọn Headers và Footers cho phép ta có nhiều Header

và Footers nh mong muốn trong suốt tài liệu Điều này bao gồm các chữ khác nhau trên các trang đầu tiên, trang chẵn và trang lẻ cũng nh cho mỗi phần trong hồ sơ

Cũng có thể dùng một vài lệnh đặc biệt trong Headers và Footers

nh là ngày tháng, giờ giấc cũng nh số trang Ta cũng có thể đa vào cả

đồ hoạ WORD sẽ tự động chỉnh kích thớc các lề sao cho phù hợp với văn bản, hoặc đồ hoạ trong phần Header và Footer WORD cho phép chèn vào và định vị Header và Footer trên mỗi trang hồ sơ, trừ khi ta chọn ngợc lại trong hộp hội thoại Header/Footer

Các bớc tiến hành để đặt tiêu đề:

Nháy chuột vào Menu V iew, chọn H eader and Footer

Xuất hiện khung tiêu đề và thanh công cụ:

Chức năng các nút công cụ: (Từ trái sang phải)

- Chuyển đổi giữa Header và Footer (Switch Between Header and Footer)

- Chuyển tới tiêu đề của Section trớc đó (Show Previous)

- Chuyển tới tiêu đề của Section sau đó (Show Next)

- Bật tắt chế độ liên kết với tiêu đề của Section trớc đó (Same As Previous)

- Chèn số trang (Number)

- Chèn ngày hệ thống (Date)

- Chèn giờ hệ thống (Time)

- Mở hộp hội thoại đặt khuôn trang văn bản (Page Setup)

- Bật tắt vùng văn bản (Show/Hide document text)

- Đóng cửa sổ tiêu đề (Close)

Để kích hoạt chế độ sửa đổi tiêu đề, có thể nháy chuộtvào phần ghi tiêu đề (phần chữ nhạt trong chế độ Page Layout)

d) Hiển thị văn bản trớc khi in

- Phơng thức này cho bạn nhìn thấy chính xác một văn bản khi

in sẽ nh thế nào Để kích hoạt phơng thức này bạn nháy chuột vào Menu File, chọn lệnh Print Prev iew hoặc nháy chuột vào trên thanh

công cụ

Xuất hiện cửa sổ Print Preview nh sau:

Word sẽ thực hiện tác trang, đánh số trang rồi hiển thị toàn bộ văn bản lên màn hình với vị trí và tỷ lệ của tài liệu so với trang giấy

Trên thanh công cụ của Print Preview, có thể thực hiện xem một trang hiện tại hoặc nhiều trang Đồng thời cũng có thể sửa chữa bằng cách:

- Định vị trí con trỏ văn bản tại nơi cần sửa

- Nếu con trỏ chuột có hình dạng kính lúp (phóng to/thu nhỏ) thì nháy chuột vào biểu tợng Maganifier trên thanh công cụ để trở về chế độ bình thờng

- Thực hiện các thao tác sửa đổi nh trong chế độ thờng

Nháy chuột vào biểu tợng Close để thoát khỏi chế độ Print

Preview.

5 Các thao tác tạo ra một chuỗi Autotext và Autocorrect:

a) Autocorrect (tự động sửa lỗi):

Chức năng này giúp ta sửa những từ hay viết sai, nó có thể giúp

ta giảm bớt thời gian và công sức khi ta hay gõ những từ hay xuất hiện

Nháy chuột vào Menu T ools, chọn A utoCorrect

Xuất hiện hộp hội thoại sau:

- Change 'Straight Quoctes' to ‘Smart Q uoctes’: Bật/tắt tính năng đánh dấu ngoặc kép cong và thẳng

- Capitalize First Letter of S entences: Bật/tắt tính năng tự viết hoa chữ cái đầu sau dấu chấm

- Replace T ext as You Type: Bật/tắt tính năng thay thế một nhóm chữ đang gõ bằng một nhóm chữ hay xuất hiện trong văn bản

Cách thao tác:

- Gõ từ thay thế vào mục Re place:, ấn phím Tab

- Gõ từ cần định nghĩa vào mục W ith

- Nháy chuột vào nút A dd

- Tiếp tục định nghĩa thêm các từ khác hoặc nháy OK để trở lại

soạn thảo

Từ đó chỉ cần gõ từ thay thế và ấn phím BackSpace (cách trống)

thì từ đã định nghĩa xuất hiện Trong ví dụ này ta chỉ cần gõ Lk là lập

tức có: Trờng KTCK Luyện Kim

b) Autotext (chèn văn bản tự động):

Tính năng của AutoCorrect chỉ có thể thay thế tối đa là 255 ký

tự Trong một số trờng hợp chúng ta cần thay thế nhiều đoạn văn bản hay lặp đi lặp lại, trong trờng hợp này ta dùng tính năng AutoText

- Trớc hết ta đánh dấu vùng văn bản cần làm việc rồi nháy chuột vào Menu E dit, chọn AutoTex t

Xuất hiện hộp hội thoại Auto Text nh sau:

Sau đó gán cho khối một tên tùy ý bằng cách gõ vào mục N ame

đồng thời chọn A dd (thêm mục mới)

Khi muốn đa nội dung ra thì gõ tên đồng thời gõ phím F3.

Ví dụ: Ta đặt tên là lk ứng với tiêu đề của đoạn văn bản đợc chọn, khi muốn đa ra chỉ cần gõ lk,F3

6 Các phím nóng của ứng dụng EQUATION EDITOR:

1 Tạo cặp dấu ngoặc đơn Parentheses CTRL+9

2 Tạo cặp dấu ngoặc vuông Brackets CTRL+[

3 Tạo cặp dấu móc nhọn Braces CTRL+{

5 Tạo gạch chéo phân số Slash fraction CTRL+/

6 Tạo chỉ số trên Superscript (high) CTRL + H

7 Tạo chỉ số dới Subscript (low) CTRL + L

8 Tạo chỉ số trên & chỉ số dới Joint sub/superscript CTRL+J

9 Tạo dấu tích phân Integral CTRL+I

10 Tạo dấu trị tuyệt đối Absolute value CTRL+T,|

13 Tạo dấu tổng xích ma Summation CTRL+T,S

15 Tạo mẫu ma trận Matrix templace (3x3) CTRL+T,M

16 Tạo chỉ số giới hạn Underscript (limit) CTRL+T,U

17 Tạo dấu gạch trên Overbar CTRL+SHIFT+HYPHEN

18 Tạo dấu ngã (dấu sóng) Tilde CTRL+`

19 Tạo dấu véc tơ Arrow (vector) CTRL+ALT+HYPHEN

20 Tạo dấu nháy đơn Single prime CTRL+ALT+'

21 Tạo dấu nháy kép Double prime CTRL+"

III EXCEL

1 Cấu trúc bảng tính, các loại địa chỉ:

a) Cấu trúc bảng tính:

- Bảng tính (Sheet): là một bảng gồm có 256 cột/16384 dòng hình thành trên 4 triệu ô dữ liệu Tên bảng tính mặc nhiên là Sheet# (#

là số thứ tự) Theo mặc nhiên, một tệp Workbook có 16 Sheet, đợc liệt

kê từ Sheet1 đến Sheet16 (có thể nâng trị này lên đến 255)

b) Các loại địa chỉ:

* Địa chỉ tơng đối (Relative Anddress)

Địa chỉ tham chiếu có dạng <cột><dòng> Khi chép đến vùng

đích, địa chỉ tham chiếu của vùng đích sẽ thay đổi theo nghĩa ph ơng, chiều và khoảng cách

Ví dụ : Có dữ liệu tại các ô nh sau : A1=2, B1=4, A2=4, B2=6

- Công thức tại ô C1 là : = A1*B1 ⇒ Kết quả là 8

- Khi sao chép công thức của ô C1 vào ô C2 thì công thức tại ô này là : =A2*B2 và kết quả là 24

- Khi sao chép công thức của ô C1 vào ô D1 thì công thức tại ô này là : =B1*C1 và kết quả là 32

Địa chỉ A1, B1 trong công thức của ô C1 là địa chỉ tơng đối

* Địa chỉ tuyệt đối (Abssolute Address)

Địa chỉ tham chiếu có dạng $<cột>$<dòng> Khi chép đến vùng

đích, địa chỉ tham chiếu của vùng đích sẽ giữ nguyên giống nh vùng nguồn

Ví dụ: Có dữ liệu tại các ô trong bảng đổi tiền nh sau :

- Số tiền đổi đợc ghi vào ô C1

- Cột Ngoại tệ ghi các loại ngoại tệ hiện có

- Cột Tỉ giá ghi tỉ giá hiện hành của các loại ngoại tệ

- Cột Số NT đổi đ ợc tính theo công thức: Số tiền đổi/Tỉ giá cho

những ô tơng ứng Tại ô C3 nhập công thức: =$C$1/B3 Sau đó chép

Công thức=$C$1/B3Công thức := A1*B1

Tỉ giá

công thức từ ô này đến các ô còn lại trong cột, ta thấy địa chỉ ô $C$1 trong công thức sẽ không bị thay đổi Địa chỉ $C$1 đợc gọi là địa chỉ tuyệt đối.

* Địa chỉ hỗn hợp (Mixed Addres )

Địa chỉ tham chiếu có dạng $<cột><dòng> (tuyệt đối cột, tơng

đối dòng) hoặc <cột>$<dòng> (tơng đối cột, tuyệt đối dòng) Khi chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu của vùng đích bị thay đổi một cách tơng ứng hoặc theo cột hoặc theo hàng

Ví dụ :

- Công thức của ô C5 là: =A$5+B$5

- Sao chép công thức này đến ô C6 là: =A$5+B$5

- Sao chép công thức này đến ô F5 là: =D$5+E$5

2 ý nghĩa của việc sử dụng tên vùng, cách đặt tên vùng, sử dụng vùng trên công thức:

EXCEL cho phép đặt tên một vùng bảng tính Tên này sẽ đợc dùng về sau nh một địa chỉ Khi đặt tên cho vùng phải tuân theo các

quy định sau:

- Tên vùng phải đợc bắt đầu bằng một ký tự chữ, tiếp theo có thể

là chữ, số, dấu gạch nối

- Không đặt tên vùng trùng với địa chỉ ô (nh A$5 hoặc F1C1)

- Tên vùng nên đặt ngắn gọn và dễ nhớ (mặc dù chiều dài tối đa cho phép của tên vùng dài là 255 ký tự)

- Tên vùng có thể là chữ hoa hoặc chữ viết thờng và phải viết liền

Các bớc thao tác đặt tên vùng bao gồm:

- Đánh dấu vùng muốn đặt tên

- Nhấp chuột vào Menu I nsert, chọn N ame, chọn D efine , sẽ

xuất hiện hộp hội thoại Define Name