TOU201 slide 2

 Sinh viên hiểu được khái niệm dự toánngân sách tổ chức sự kiện và tâm quantrọng của ngân sách. Sinh viên thấu hiểu những yêu cầu cơ bảnkhi lập dự toán ngân sách tổ chức sự kiện.. KHÁI

ĐIỂM DANH

DỰ TOÁN NGÂN SÁCH SỰ KIỆN (Phần 1)

 Sinh viên hiểu được khái niệm dự toánngân sách tổ chức sự kiện và tâm quantrọng của ngân sách.

 Sinh viên thấu hiểu những yêu cầu cơ bảnkhi lập dự toán ngân sách tổ chức sự kiện

 Sinh viên biết được các nhóm chi phí cơbản khi tổ chức một sự kiện

MỤC TIÊU

 Khái niệm dự toán ngân sách sự kiện.

 Yêu cầu của dự toán ngân sách

 Các nhóm chi phí cơ bản trong tổ chức

sự kiện

NỘI DUNG

Khái niệm dự toán

ngân sách sự kiện

Nội dung 1

DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN LÀ GÌ?

Nhỏ giờ chưa bao giờ làm

dự toán không biết có

bị lỗ không ta

???

KHÁI NIỆM DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

 Dự toán ngân sách tổchức sự kiện (event budget planer) đó là việc liệt

kê và tính toán các khoản chi phí theo kếhoạch, dự tính sẽ phát sinhtrong quá trình tổchức sự kiện

DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

 Ngân sách tổ chức sự kiện donhà đầu tư sự kiện quyết định

 Là yếu tố cơ bản quyết địnhchương trình, chất lượng

=> Ngân sách là điều kiện, là cơ sởcho tổ chức sự kiện

Yêu cầu của dự

toán ngân sách

Nội dung 2

Nội dung 2: Yêu cầu của dự toán ngân sách

2.1 Lập dựtoán bám sát với chương trình đã được thỏa thuận với nhà đầu tư sựkiện.

2.2 Dựkiến và tính toán một cách tương đối chính xác các chi phí.

2.3 Đưa ra những đềxuất, điều chỉnh theo yêu cầu của nhà đầu.

2.4 Giao việc lập dự toán cho người có kinh nghiệm.

2.5 Yêu cầu của dự toán ngân sách.

2.1 LẬP DỰ TOÁN BÁM SÁT VỚI CHƯƠNG TRÌNH ĐÃ ĐƯỢC THỎA THUẬN.

 Đảm bảo không sai sót

 Không bỏ qua các khoảnchi phí nào

2.2 DỰ KIẾN VÀ TÍNH TOÁN MỘT CÁCH TƯƠNG ĐỐI CHÍNH XÁC CÁC CHI PHÍ.

 Giúp nhà đầu tư sự kiện

xem xét và điều chỉnh tài

2.3 ĐƯA RA NHỮNG ĐỀ XUẤT, ĐIỀU CHỈNH THEO YÊU CẦU CỦA NHÀ ĐẦU TƯ

 Các hạng mục có thể điều chỉnh của nhà đầu tư sự kiện hoặc nhằm mục đích đảm bảo đạt được các mục tiêu của sựkiện:

- Số lượng khách mời

- Số tiền chi cho mỗi suất ăn

- Loại nước sử dụng trong sự kiện

2.4 GIAO VIỆC LẬP DỰ TOÁN CHO NGƯỜI CÓ KINH NGHIỆM

 Giao công việc này chonhóm chuyên gia

 Người có kinh nghiệm sẽkhông bỏ sót chi phí

 Biết được chi phí dựphòng cho mỗi loại sựkiện cụ thể

2.5 YÊU CẦU CỦA NHÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN ĐỐI VỚI DỰ TOÁN NGÂN SÁCH :

 Lập dự toán bám sát vớichương trình đã được thỏathuận

 Dự kiến và tính toán một cáchtương đối chính xác các chi phí

 Đưa ra những đề xuất, điềuchỉnh theo yêu cầu của nhà đầutư

2.5 YÊU CẦU CỦA NHÀ ĐẦU TƯ SỰ KIỆN ĐỐI VỚI DỰ TOÁN NGÂN SÁCH:

 Xem xét, thống nhất vớI nhà tổchức sự kiện về dự toán kinhphí

 Quyết định chấp thuận dựtoán ngân sách tổchức sựkiện

 Khẳng định có đủ kinh phí đểtiến hành tổchức sựkiện

Các nhóm chi phí

cơ bản trong tổ

chức sự kiện

Nội dung 3

TEAM: Các nhóm chọn 1 sự kiện và liệt kê các khoản chi phí trong sự kiện đó.

 Chi phí thuê địa điểm tổ chức

 Chi phí trang trí, vật tư.

 Chi phí âm thanh, ánh sáng.

 Chi phí in ấn.

 Chi phí nhân sự.

 Phí phục vụ.

CÁC NHÓM CHI PHÍ CƠ BẢN

3.1 Chi phí trực tiếp cho tổ chức sự kiện

3.2 Giá trị trả cho nhà tổ chức sự kiện

3.3 Các khoản thuế, lệ phí phải nộp cho nhà nước

3.4 Các chi phí dự phòng và chi phí liên quan đến việc thay đổi chương trình.

3.1 CHI PHÍ TRỰC TIẾP CHO TỔ CHỨC SỰ KIỆN

 Khi liệt kê chi phí người ta thường chú ý những điểm sau:

- Mọi hạng mục cần phải quan tâm đến tất cả các khoản mục chi phí có liên quan đến việc lập kế hoạch, chuẩn bị, và thực hiện công việc.

- Chi phí dựphòng để hoàn tất công việc.

- Cần có các biểu mẫu sẵn về thống kê

3.1 CHI PHÍ TRỰC TIẾP CHO TỔ CHỨC SỰ KIỆN

 Các phương pháp thống kê

chi phí trực tiếp:

- Tính toán chi phí theo danh

mục các hàng hóa, dịch vụ

cần thiết cho sựkiện:

BẢNG THỐNG KÊ CHI PHÍ THEO KHOẢN MỤC (DỰ TOÁN)

STT Khoản mục Đơn vị tính Số lượng Đơn giá

(1000 VNĐ)

Thành tiền (1000 VNĐ)

Ghi chú

I Chi phí nhân công

1 Lễ tân Ngày công

3.1 CHI PHÍ TRỰC TIẾP CHO TỔ CHỨC SỰ KIỆN

 Các phương pháp thống kêchi phí trực tiếp:

- Tính toán chi phí căn cứ vàotrình tự công việc trongchương trình:

+ Chi phí cho khâu chuẩn bị+ Chi phí cho khai mạc

+ Chi phí cho điều hành sựkiện

3.1 CHI PHÍ TRỰC TIẾP CHO TỔ CHỨC SỰ KIỆN

 Các phương pháp thông kêchi phí trực tiếp:

- Tính toán chi phí theo hìnhthức hỗn hợp:

+ Tổng hợp 2 phương pháp

kể trên+ Đây là phương pháp phổ

Bảng thống kê chi phí dự toán (chi phí ăn uống)

STT Khoản mục Đơn vị tính Số lượng Đơn giá

(1000 VNĐ)

Thành tiền (1000 VNĐ)

Ghi chú

1 Ăn tối ngày 1 Suất

2 Đồ uống Chai

3 Ăn sáng ngày 2 Suất

4 Tiệc coffee break Tiệc Giải lao

giữa hội thảo

5 Ăn trưa ngày 2 Suất

………

BẢNG DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TỔNG THỂ

STT Chỉ tiêu Phương án 1 Phương án 2 Phương án 3 ……… Ghi chú

A Chi phí thuê địa điểm

A 1 Tiền thuê địa điểm

A 2 Tiền thuê trang trí

…

B Nhân công

B 1 Lễ tân

B 2 Dẫn chương trình

3.2 GIÁ TRỊ TRẢ CHO NHÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

 Các khoản mục liênquan đến nhà tổ chức

sự kiện

- Chi phí cho nhân côngtham gia quản lý, điềuhành sựkiện

- Chi phí cho sáng tạo ýtưởng, lập chươngtrình kế hoạch

- Lợi nhuận

3.3 CÁC KHOẢN THUẾ, LỆ PHÍ PHẢI NỘP CHO NHÀ NƯỚC

 Làm rõ các khoản này trong hợpđồng

 Bao gồm:

- Lệ phí xin giấy phép tổ chức sự kiện,bảo hiểm, an ninh,

- Giấy phép tổ chức biểu diễn

- Giấy phép quảng cáo ngoài trời

- Giấy phép tổ chức roadshow

3.4 CÁC CHI PHÍ DỰ PHÒNG VÀ CHI PHÍ LIÊN QUAN ĐẾN VIỆC THAY ĐỔI CHƯƠNG TRÌNH

 Chi phí dự phòng thông thường

từ 5% đến 10%

 Chi phí dự phòng có thể từ: tăngkhách mời, trang thiết bị,…

TỔNG KẾT NỘI DUNG

Khái niệm dự toán ngân sách sự kiện

Các nhóm chi phí cơ bản trong tổ chức

sự kiện

Cảm ơn các bạn!