TOU201 slide 9

Sinh viên biết được: Những vấn đề khác cần chuẩn bị như việc chuẩn bị tài liệu, các hoạt động hỗ trợ cho sự kiện,…  Trong tổ chức sự kiên thường gặp những sự cố nào và hướng giải quyết

ĐIỂM DANH

1

CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN (Phần 4)

Sinh viên biết được:

 Những vấn đề khác cần chuẩn bị

như việc chuẩn bị tài liệu, các hoạt

động hỗ trợ cho sự kiện,…

 Trong tổ chức sự kiên thường gặp

những sự cố nào và hướng giải

quyết

MỤC TIÊU

• Những vấn đề chuẩn bị khác.

• Các sự cố trong sự kiện

NỘI DUNG

Những vấn đề

chuẩn bị khác

Nội dung 1

CHUẨN BỊ VỀ TÀI LIỆU

 Tài liệu cho sự kiện là gì?

 Các loại tài liệu trong tổ chức sự kiện

- Tập gấp, quảng cáo giới thiệu về sựkiện

- Bảng tóm tắt chương trình, lịch trình

- Bảng nội dung tóm tắt (kỷ yếu hộithảo, hội nghị )

- Các file powerpoint để trình chiếu

CHUẨN BỊ VỀ TÀI LIỆU

 Các loại tài liệu trong tổ chức sự

kiện

- Tài liệu để tra cứu tham khảo

- Các bảng thông tin, hướng dẫn,

bảng chỗ ngồi (place card), thẻ

tham dự

- Giấy mời hoặc thư mời, thông

báo, công văn mời tham dự

- Các phiếu cung cấp dịch vụ đi kèm

sự kiện như: phiếu lưu trú, phiếu ăn,

phiếu gửi xe, phiếu ra vào, thẻ nhà

báo, thẻ VIP

CHUẨN BỊ VỀ TÀI LIỆU

 Quy trình chung trong việc

chuẩn bị tài liệu cho sự kiện

- Xác định những tài liệu cần

thiết cho sựkiện

- Tiến hành chuẩn bị về nội

dung của tài liệu

- Chuẩn bị về hình thức của

tài liệu

CHUẨN BỊ VỀ TÀI LIỆU

 Quy trình chung trong việc chuẩn bị tài liệu cho

sự kiện

- Lập tiến độ theo dõi công tác chuẩn bị tài liệu

- Tiến hành các công việc in ấn, phô tô, đóng quyển… hoặc ký kết và theo dõi các nhà cung ứng thực hiện công việc này.

- Lập bảng theo dõi và tiến hành gửi tài liệu cho các đối tượng có liên quan.

- Lưu trữ, bảo quản tài liệu dự phòng

CHUẨN BỊ VỀ TÀI LIỆU

CHUẨN BỊ VỀ TÀI LIỆU

 Các yêu cầu chung về nội dung và hình thức của tài liệu

CHUẨN BỊ VỀ TÀI LIỆU

CHUẨN BỊ QUÀ TẶNG

 Công dụng của quà tặng khi tổ chức event

- Tạo dựng hình ảnh của công ty => đạt

được vô số lợi

- Chất xúc tác tạo nên tâm trạng phấn kích

vui

 Quà tặng trong event phải thỏa mãn các

yếu tố như:

- Làm nổi bật thương hiệu doanh nghiệp

- Lạ mắt độc đáo, tạo ấn tượng mạnh

- Khiến người khác muốn lưu giữ để sử

dụng

- Kích thích người được tặng mang khoe với

người khác để tăng tính lan truyền cho

thương hiệu

 Các loại quà tặng

- Quà tặng khai trương:

+ Huy hiệu có in hình logo công ty

+ Sản phẩm dùng thử (nếu là công

ty sản xuất hàng tiêu dùng v.v)

+ Đồng hồ

+ Hộp đựng namecard

+ Ống cắm bút

CHUẨN BỊ QUÀ TẶNG

 Các loại quà tặng

- Quà tặng trong các chương

trình mang tính cộng đồng, từ

thiện

+ Nón, áo thun, túi xách (loại túi

thân thiện với môi trường),

nước uống, móc khóa…

+ Tặng chữ thư pháp được ưa

chuộng

CHUẨN BỊ QUÀ TẶNG

+ Giá đựng điện thoại

+ Mặt dây chuyền hay vòng đeo

tay

 Những món đồ hi-tech: iPhone,

iPad, iPod (bốc thăm)

CHUẨN BỊ QUÀ TẶNG

 Một vài đề xuất

- KH cao cấp (đối tác) quà tặng là

điện thoại, máy ảnh hoặc những

Lựa chọn chương trình giải trí cụ thể cho sự kiện giao lưu cùng cựuchiến binh nhân ngày 30/4 Giải thích ý tưởng lựa chọn họat động

giải trí đó

 Chọn dịch vụ giải trí

- Phải biết rõ về khán giả

- Lập kế hoạch chi tiết cho

 Một số hoạt động giải trí dùng vào hoạt động văn hóa nghệ thuật:

- Trò chơi nhảy dây

 Thời gian diễn ra hoạt động

CHỤP ẢNH

Lên ý tưởng chụp hình của

sự kiện ra mắt phim mới

sau khi các bạn xem xong

trailer…

CHỤP ẢNH

 Số lượng thợ chụp ảnh

 Thời gian làm việc của thợ chụp ảnh

 In ảnh, kích thước và số lượng

CHỤP ẢNH

QUAY PHIM

 Xác định rõ mục đích quay phim

 Mục đích cụ thể sẽ chi phối nội dung và

thời lượng phim

 Nhà tổ chức phải quan tâm đến ngân

sách

 Số lượng chuyên gia quay phim

 Kịch bản, biên tập

Các sự cố trong

sự kiện

Nội dung 2

Khi sự kiên diễn ra những sự cố nào

chúng ta hay gặp nhất? Anh/Chị hãy

liệt kê ít nhất 3 sự cố và cho biết

nguyên nhân của sự cố đó

Các sự cố trong sự kiện

SỰ CỐ TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN LÀ GÌ?

 Việc phát sinh diễn ra ngoài kế hoạch

 Sự cố trong sự kiện rất đa dạng

MỘT SỐ SỰ CỐ THƯỜNG GẶP

 Thay đổi địa điểm

 Thay đổi thời gian

 Làm việc với nhiều đầu mối

 Chậm trễ trong hợp đồng, tiền bạc

 Chậm trễ thanh toán

 Khách hàng tham gia quá nhiều vào chương trình

TÓM TẮT NỘI DUNG 2

 Sự cố là gì?

 Một số sự cố thường gặp

41

Cảm ơn các bạn!