Tổ chức Tổ chức là quá trình sắp xếp nguồn lực con người và gắn liền với con người là các nguồn lực khác nhằm thực hiện thành công của kế hoạch Tổ chức là chức năng thứ hai của quá trình
Trang 1BÀI 4: TỔ CHỨC Nội dung bài học
I Một số khái niệm cơ bản liên quan đến chức năng tổ chức
II Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức
III Quy trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức
Chi tiết bài học
I Một số khái niệm
1 Tổ chức
Tổ chức là quá trình sắp xếp nguồn lực con người và gắn liền với con người là các nguồn lực khác nhằm thực hiện thành công của kế hoạch
Tổ chức là chức năng thứ hai của quá trình quản lý
2 Cơ cấu tổ chức
a Khái niệm: là khuôn khổ trong đó các hoạt động của tổ chức được phân chia, các nguồn lực được sắp xếp, con người và các bộ phận được phối hợp nhằm thực hiện các mục tiêu kế hoạch
b Phân loại:
+ Cơ cấu tổ chức chính thức và phi chính thức
+ Cơ cấu tổ chức bền vững và tạm thời
Trang 2II Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức (6)
đơn giản, dễ đào tạo + Tăng năng suất lao động, chất lượng và hiệu quả làm việc của người lao động
+ Dẫn đến sự nhàm chán, lười sáng tạo cho người lao động
+ Nảy sinh sự đối địch giữa những người lao động
2 Hình thành các bộ phận
mang tính logic cao + Phát huy những ưu thế của chuyên môn hoá, giảm
sự trùng lắp trong hoạt động, đơn giản hoá đào tạo;
+ Giữ được sức mạnh và
uy tín của các chức năng cơ bản
+ Chú trọng hơn đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và tư cách nhân viên;
+ Tạo điều kiện cho kiểm tra chặt chẽ của cấp
+ Mâu thuẫn giữa các đơn
vị chức năng;
+ Thiếu sự phối hợp hành động giữa các bộ phận; + Có thể tạo ra cách nhìn hạn hẹp ở các nhà quản lý; + Giảm tính nhạy cảm của
tổ chức đối với sản phẩm, dịch vụ và khách hàng; + Hạn chế việc phát triển các nhà quản lý chung;
Mô hình tổ chức theo
sảnphẩm/khách hàng/địa
dư
+ Tập trung sự chú ý vào những sản phẩm, khách hàng hoặc lãnh thổ đặc biệt;
+ Phối hợp hành động giữa các bộ phận vì mục tiêu cuối cùng có hiệu quả hơn;
+ Các đề xuất đổi mới công nghệ dễ̃ được quan tâm;
+ Có được thông tin tốt hơn về thị trường và khách hàng sẽ được quan tâm hơn + Sử dụng được lợi thế nguồn lực của các địa
+ Công việc có thể bị trùng lắp;
+ Sự tranh giành nguồn lực giữa các tuyến;
+ Khó thích ứng với các yếu tố tác động lên toàn tổ chức;
+ Cần nhiều người có năng lực quản lý chung;
+ Khó thực hiện các dịch
vụ hỗ trợ tập trung;
+ Làm nảy sinh khó khăn đối với việc kiểm soát của cấp quản lý cao
Trang 3+ Giảm gánh nặng cho các nhà quản lý cấp cao
Mô hình tổ chức theo đơn
vị chiến lược (là biến thể
của các mô hình tổ chức
theo sản phẩm, khách hàng
hay địa dư)
động theo kết quả cuối cùng
+ Tập trung nguồn lực vào khâu xung yếu
+ Kết hợp được năng lực của nhiều nhà quản lý và chuyên gia
+ Song trùng lãnh đạo + Cơ cấu phức tập và không bền vững
3 Cấp quản lý và tầm
quản lý
4 Tập trung và phi tập
trung
5 Các mối quan hệ
quyền hạn
6 Phối hợp
Tầm quản lý rộng cần ít cấp quản lý, tầm quản lý hẹp cần nhiều cấp quản lý
III Quy trình hoành thiện cơ cấu tổ chức
Lưu ý:
+ Đề thi thường có đúng sai vào các thuộc tính của tổ chức nên cần nhớ và nắm rõ
+ Phần luận yêu cầu nêu cơ cấu của một tổ chức thì nên chuẩn bị sẵn ở nhà
Trang 4Câu hỏi: Đ/S và giải thích
1 Tập trung hóa là xu hướng chung của các tổ chức ngày nay
Sai
Giải thích: Phi tập trung hóa là xu hướng chung trong quản lý ngày nay, được thực hiện dưới hai hình thức là ủy quyền và trao quyền Việc phi tập trung là tất yếu khi
tổ chức đạt tới quy mô và trình độ phát triển nhất định làm cho 1 người (hay 1 cấp quản lý) không thể đảm đương được mọi việc Hơn nữa, phi tập trung giúp các nhà quản lý linh hoạt hơn trong việc ra quyết định, tiếp cận sự thay đổi của môi trường
và ra quyết định nhanh chóng hơn
2 Chức năng tổ chức là chức năng riêng có của những nhân sự làm việc ở
bộ phận tổ chức nhân sự của một tổ chức
Sai
GT: Vì tổ chức là 1 trong 4 chức năng của quá trình quản lý Vì vậy bất kì ai làm công việc quản lý cũng đều thực hiện chức năng này chứ không phải chỉ riêng những nhân sự ở bộ phận tổ chức
3 Cấp quản lý và tầm quản lý có mối quan hệ tỷ lệ thuận
Sai
GT: Tầm quản lý là số thuộc cấp báo cáo trực tiếp với một nhà quản lý nhất định Cấp quản lý và tầm quản lý có mối quan hệ tỉ lệ nghịch Tầm quản lý rộng thì sẽ cần
ít cấp quản lý và tầm quản lý hẹp sẽ cần nhiều cấp quản lý Có thể hiểu nếu tầm quản
lý rộng, tức là nhà quản lý có năng lực quản lý tốt, nên cần ít cấp quản lý hơn để báo cáo cho nhà quản lý
4 Cơ cấu theo chức năng là tối ưu đối với mọi tổ chức
Sai
GT: Vẽ 1 mô hình cơ cấu theo chức năng (đơn giản)
Cơ cấu theo chức năng tối ưu đối với các tổ chức đang ở trong một giai đoạn phát triển nào đó, khi tổ chức có quy mô nhỏ và vừa, hoạt động trong một lĩnh vực, đơn sản phẩm, đơn thị trường chứ không phải tối ưu đối với mọi tổ chức
5 Cơ cấu chức năng thường sử dụng cho các tổ chức ở thời gian đầu hoạt động
Đúng
GT: Vẽ 1 mô hình cơ cấu theo chức năng (đơn giản)
Trang 58Vì cơ cấu theo chức năng có ưu điểm là đơn giản, rõ ràng, có thể phát huy tính chuyên môn hóa để người lao động tích lũy kinh nghiệm…nên thường được sử dụng cho các tổ chức ở thời gian đầu hoạt động vì lúc này quy mô tổ chức ở mức vừa và nhó, thường là đơn sản phẩm hoặc đơn thị trường
6 Cơ cấu hình tháp là tăng khả năng phối hợp theo chiều ngang
Sai
GT: Vẽ ví dụ 1 cơ cấu hình tháp (đơn giản thôi)
Cơ cấu hình tháp là tăng khả năng phối hợp theo chiều dọc
7 Cơ cấu nằm ngang làm tăng khả năng phối hợp theo chiều ngang
Đúng
GT: Vẽ ví dụ 1 cơ cấu nằm ngang
Cơ cấu nằm ngang làm tăng khả năng phối hợp theo chiều ngang vì cơ cấu này dễ dàng di chuyển nhân lực theo chiều ngang
8 Cơ cấu ma trận dẫn đến hiện tượng song trùng lãnh đạo
Đúng
GT: Vẽ cơ cấu ma trận
Cơ cấu ma trận làm cho 1 nhân viên A vừa phải chịu sự quản lý của giám đốc phòng ban B vừa chịu sự quản lý của chủ nhiệm dự án C (ví dụ thế) Điều này dẫn đến hiện tượng song trùng lãnh đạo
9 Quyền hạn trực tuyến là quyền cung cấp lời khuyên và dịch vụ cho các nhà quản lý khác
Sai
GT: Những câu kiểu này thường có 1 cách giải thích
Cách 1: Quyền hạn trực tuyến là quyền hạn cho phép nhà quản lý ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới
Cách 2: Quyền hạn tham mưu là quyền cung cấp lời khuyên…