Kỹ năng quản lý thời gian PPT

Khái niệm: Quản lý thời gian là việc cá nhân phân chia, sắp xếp, tổ chức, điều khiển các hoạt động của bản thân phù hợp với quỹ thời gian hiện có nhằm đem lại hiệu quả tốt nhất.Khái niệm

Trang 1

KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN

Trang 4

GIÁ NHƯ

NGÀY DÀI 25 TIẾNG GIÁ NHƯ THỜI GIAN

QUAY TRỞ LẠI

Trang 5

2 207.520.000 giây

Trang 6

NỘI DUNG

I Những vấn đề chung về quản lý thời gian

II Học cách sử dụng thời gian hiệu quả

Trang 7

Bận

Trang 8

I Những vấn đề chung về quản lý thời gian

Thời gian là gì?

Thực chất của quản lý thời

gian?

Vai trò của quản

lý thời gian?

Trang 9

THỜI GIAN

VÀ QUẢN LÝ THỜI GIAN

Trang 10

- “Thời gian” là hình thức tồn tại cơ bản của vật chất.

- “Thời gian” là Vàng.

- “Thời gian” là Cu ộc sống.

- “Thời gian” là là thứ tài

sản thượng đế ban tặng cho

muôn loài đều đồng nhất, có

giới hạn, không thay đổi

được, không mua – bán

được

- “Thời gian” là là thứ tài

sản thượng đế ban tặng cho

muôn loài đều đồng nhất , có

giới hạn , không thay đổi

được, không mua – bán

được

Trang 11

Sử dụng như thế nào

cho có hiệu quả?

Trang 12

TA ĐI CHỢ

BẠ GÌ MUA NẤY?

Trang 14

Khái niệm: Quản lý thời gian là việc cá nhân phân chia, sắp xếp, tổ chức, điều khiển các hoạt động của bản thân phù hợp với quỹ thời gian hiện có nhằm đem lại hiệu quả tốt nhất.

Trang 15

Ng ười sử dụng thời gian hiệu quả là người “Giàu có” thời gian hơn

Ng ười sử dụng thời gian hiệu quả là người “ Giàu có ” thời gian hơn

Trang 16

PHÂN CHIA THỜI GIAN HỢP LÝ

VÀ QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ

Trang 17

Phân chia thời gian hợp lý:

là quá trình mỗi cá nhân căn

cứ vào tình chất, mức độ

công việc của mình để phân chia quỹ thời gian cá nhân cho hợp lý nhằm đạt được hiệu quả cao trong công việc

Trang 18

Thứ,

ngày Nội dung công việc Giờ Ghi chú

2 - Họp giao ban đầu tuần 7.30-8.00

- Viết báo cáo 8.00-9.00

- Gặp lãnh đạo xin ý

- … Lịch làm việc tuần 1 tháng 1/2015:

Trang 19

Thế nào là quản lý thời

gian hiệu quả?

Là quá trình cá nhân thực hiện hiệu quả việc phân chia thời gian hợp lý với kế hoạch làm việc, lập danh mục những việc cần làm, thứ tự ưu tiên

và ủy quyền trong công việc

Là quá trình cá nhân thực hiện hiệu quả việc phân chia thời gian hợp lý với kế hoạch làm việc, lập danh mục những việc cần làm, thứ tự ưu tiên

và ủy quyền trong công việc

Trang 20

Vai trò của quản lý thời gian hiệu quả

- Giảm căng thẳng (stress)

- Sống chất lượng hơn, cân bằng hơn

- Làm việc tốt hơn, hiệu quả hơn

Trang 21

Các bước quản lý thời gian hiệu quả

1- Xác định mục tiêu

2- Lập kế hoạch (ngày, tuần, tháng, quý)

3- Phân chia thời gian hợp lý

4- Xác định thứ tự ưu tiên

5- Lập kế hoạch cụ thể cho từng công việc

6- Thực hiện kế hoạch theo thứ tự ưu tiên

7- Kiểm tra cách sử dụng thời gian

Trang 22

Những tình huống gây lãng phí thời gian

và chiến lược đối phó

- Tán dóc, buôn chuyện/ môi trường ồn ào

- Những sự việc diễn ra ngoài dự kiến

Trang 23

Chiến lược đối phó

- Hãy biết “nói không”

- “Khước từ tế nhị”

- “ủy thác” cho người khác

Trang 24

- Thiếu nghiêm khắc với bản thân

- Không thể nói “không”

Trang 25

Chiến lược đối phó

Đối với những việc: Không làm cũng được

KHÔNG LÀM

Trang 26

Đối với những việc: Không làm không được

LÀM NGAY

TỨC THÌ

LÀM NGAY

TỨC THÌ

Trang 27

MỘT CHẠM

Trang 28

TREO VIỆC

LÀ TREO CỔ

TREO CỔ

Trang 29

Trắc nghiệm : Bạn sử dụng thời gian của

mình như thế nào?

Trang 30

Câu hỏi Trả lời Kết

quả

Thường xuyên thoảngThỉnh Chưa bao giờ

1 Mỗi ngày bạn đều bỏ một khoảng thời gian

nhất định để lên kế hoạch cho ngày mai 3 2 1

2 Giải quyết vấn đề lớn trước 3 2 1

3 Hoàn thành mọi kế hoạch hàng ngày 3 2 1

4 Hoàn thành công việc đúng hạn 3 2 1

5 Bàn làm việc luôn ngăn nắp, gọn gàng 3 2 1

6 Có thể tìm thấy tài liệu đã được cất giữ lâu

9 Vừa ăn vừa đọc sách, báo 3 2 1

10 Thường xuyên chỉnh lại đồng hồ đeo tay và

đồng hồ treo tường để có thời gian chính xác 3 2 1

Tổng số điểm

Trang 31

Từ 27 – 30 điểm: Rất giỏi trong việc sắp xếp và

sử dụng thời gian, thành công nằm trong tay bạn

Từ 24 – 26 điểm: Năng lực sắp xếp và sử dụng thời gian của bạn khá tốt, nếu được quan tâm hơn thì hiệu quả công việc sẽ cao hơn

Từ 10 – 23 điểm: Năng lực sắp xếp và sử dụng thời gian của bạn hơi kém, hãy phân tích

nguyên nhân và sắp xếp thời gian hợp lý hơn

Trang 32

HỌC CÁCH SỬ DỤNG THỜI GIAN HIỆU QUẢ

Hiểu về bản thân

Hiểu về công việc

Làm việc tốt hơn

Làm việc theo nhóm

Giao tiếp hiệu quả hơn

Kiểm soát thời gian

Trang 33

Hiểu về bản thân

Trang 34

1.Nghĩ về mục tiêu cá nhân

Trang 35

Nguyên tắc SMART:

S-Specific: Cụ thể, rõ ràng, dễ hiểu

S -Specific: Cụ thể, rõ ràng, dễ hiểu

M -Measurable: Đo đếm được

A-Achievable: Có thể đạt được bằng chính khả năng của mình

A -Achievable : Có thể đạt được bằng chính khả năng của mình

R-Realistic: Thực tế, không viễn vông

R- Realistic : Thực tế, không viễn vông

T-Time bound: Thời gian để đạt được mục tiêu đặt ra

T -Time bound: Thời gian để đạt được mục tiêu đặt ra

Trang 36

- Huy động các mối quan hệ,…

- Tháng 3,4: xin

đi học

- Tháng: 5,6,7: đi học

2 Mua ô tô - Học lái xe, tìm hiểu loại

xe nào tốt, phù hợp với khả năng của bản thân, chuẩn bị tiền, trao đổi với vợ (chồng)

…

- Bố mẹ

- Vợ, con

- Anh em, bạn bè,…

Cuối năm

Trang 37

Câu chuyện cái bình

và những hòn đá cuội

Hãy lập kế hoạch chi tiết để thực hiện

Trang 40

2 Biết được khi nào làm việc tốt nhất

3 Kiểm tra cách sử dụng thời gian

4 Kiểm soát cảm giác căng thẳng

5 Chuẩn bị cho sự thay đổi

Trang 41

Hiểu về công việc

Làm rõ công việc của bản thân

Không né tránh công việc

Trang 43

Làm việc thông minh

Trang 44

Thời gian

Công việc

Dự tính thời gian

Thời gian thực tế

Lí do Rút kinh

nghiệm

Viết báo cáo 1 giờ 2 giờ Thiếu tài liệu Chuẩn bị sẵn

tài liệu liên quan

Tiếp khách 30 phút 1 giờ Không làm

chủ trong giao tiếp

Làm chủ khi giao tiếp

Ước lượng thời gian cho mỗi công việc - Kiểm tra

Trang 45

Ghi nhật ký thời gian

Trang 46

Phân tích nhật ký thời gian

Bước 1: Phân loại nhóm công việc:

- Nhóm 1: Công việc phục vụ cá nhân

- Nhóm 2: Công việc học tập, công tác

- Nhóm 3: Công việc xã hội, gia đình, xã hội

Trang 47

Bước 2: Nhận định cách phân bổ

thời gian

Trang 48

Xác định những việc quan trọng và khẩn cấp

MA TRẬN QUẢN LÝ THỜI GIAN

Trang 52

VIỆC GÌ CŨNG GẤP

THÌ HIỆU QUẢ THẤP

VIỆC GÌ CŨNG VỘI

THÌ MẤT HẾT CƠ HỘI

Trang 56

Lập các bước cụ thể để thực hiện một công việc

LẬP ƯU TIÊN CHO CÁC VIỆC TRONG LỊCH

LẬP LỊCH CHO CÁC VIỆC ƯU TIÊN

LẬP ƯU TIÊN CHO CÁC VIỆC TRONG LỊCH

LẬP LỊCH CHO CÁC VIỆC ƯU TIÊN

Trang 58

MUỐN PHÓNG NHANH

THÌ PHẢI NHÌN XA

Trang 59

TẦM NHÌN GIÚP TA

- Hành động nhiệt tình để đạt mục tiêu

- Nói “không” một cách tự tin và thanh thản

- Vượt qua sự sợ hãi, hèn nhát, các trở ngại khác

Trang 61

BÀI HỌC

TỪ LOÀI

NGỖNG

Trang 62

KHI BAY THEO HÌNH CHỮ V

ĐÀN NGỖNG TIẾT KIỆM ĐƯỢC 71% SỨC LỰC

SO VỚI BAY TỪNG CON MỘT

Trang 63

VIDEO: SỨC MẠNH CỦA LÀM

VIỆC NHÓM

Trang 64

NGƯỜI VIỆT NAM

Trang 65

Khí hậu Nhiệt đới gió mùa

Lịch sử Việt Nam chưa

hề xảy ra chiến tranh dân tộc

Trang 66

Câu chuyện

ông lão câu cua

Trang 67

1 Nguồn gốc: Tiểu nông ; Mục tiêu cuộc đời:

Tiểu chủ; Hành vi: Tiểu xảo; Làm ăn: Tiểu thương; Suy nghĩ: Tiểu trí.

2 Tình cảm không dạt dào hơn cái ao làng; Nhìn quá ngọn tre là chóng mặt; Chỉ uống nước khơi mới không đau bụng; Một

ngày không ăn mắm tôm không chịu

được; Phát minh là cải tiến xe công nông;

Ý nghĩa cuộc đời là ăn miếng dồi chó;

Mong ước lớn nhất là hơn người; Sợ nhất

là chết không toàn thây.

Trang 68

3 Nếp sinh Hoạt: Một người thì trùm chăn ngủ; Hai người thì tổ chức nấu nướng;

Ba người thì nói xấu người khác; Bốn

người thì chia bè kéo cánh.

4 Hễ có một thì có khi không rơi xuống hố, hai người thì đào hố bẫy người, có ba

người đi với nhau thì có thể hơn một

người sẽ rơi xuống hố do chính họ đào.

5 Ham học nhưng chỉ để làm quan chứ

không nhằm cải tạo cuộc sống

6 Con chấy cắn đôi khi nghèo khổ, nhưng chỉ mong con lợn nhà hàng xóm lăn ra

chết.

Trang 69

7 Đánh nhau kiểu hội đồng từ sau lưng

mà không dám đối mặt trên đấu trường.

8 Trong diễn đàn thì ngậm miệng, nhưng bàn nát chuyện ngoài quán nước.

9 Bao nhiêu tinh lực dành cho sự lẩn

lách để tồn tại, bởi vậy ưa những hình thức phi chính thống làm ăn.

10 Đi đến đâu cũng lập chợ quê mà

không tính chuyện làm ăn lớn.

11 Hay nói tình nghĩa nhưng dễ đánh

nhau vỡ đầu vì món lợi nhỏ.

Trang 70

12 Nói năng cởi gan cởi ruột nhưng

phong cách sống rất khép kín.

13 Cười hinh hích để tự thưởng cho ý

nghĩ của mình hơn là cười tươi với cái hay của người khác; sướt mướt với cái thua thiệt của mình để hằn học với niềm vui của người khác.

14 Coi cái gì cũng là nhỏ mà bỏ qua

trong khi không định nghĩa được cái

lớn là gì Việc lớn thì kinh, việc nhỏ thì khinh, việc bình thường thì không thích.

Trang 71

15 Có nhiều sáng kiến nhỏ nhưng không

có khả năng biến những cái đó thành

hàng hóa cạnh tranh.

16 Vừa sùng ngoại vừa bài ngoại

17 Có khuynh hướng bới thù trong bạn

20 Luôn nghi ngờ, không phải để nhận

thức lại thế giới mà chẳng thực tin vào cái gì.

Trang 72

1 + 1 = ?

Sự hợp tác của các thành

viên trong nhóm?

Trang 73

Thỏa hiệp

Trang 74

Đồng đội

1+1 ? >2

Ăn một mình đau tức, làm một mình cực thân

Trang 75

Đối đầu

1+1 <1 ?

Trang 77

Giao tiếp hiệu quả hơn

Cần lựa chọn hình thức, phương tiện giao tiếp phù hợp để đem lại

hiệu quả cao

Cần lựa chọn hình thức, phương tiện giao tiếp phù hợp để đem lại

hiệu quả cao

Trang 78

Phân loại giao tiếp

Trang 79

Đặt câu hỏi

Trả lời câu hỏi

Simon

Cowell

Susan Boyle

NỘI DUNG

-Thông tin

cá nhân -Ước mơ -Quan điểm -Sở thích -Nhu cầu

…

Ý nghĩ  Mã hóa

Người phát

Thông điệp Kênh

Trang 80

-Không dùng chung một ký hiệu ngôn ngữ

Trang 82

Nghĩ về cách giao tiếp Nói chuyện điện thoại

Lắng nghe

Trang 83

Nói là gieo,

nghe là gặt.

Trang 84

Thời lượng dùng các kỹ năng

Trang 85

So sánh hoạt động giao tiếp

Trang 86

Sóng âm Màng nhĩ Não Nghĩa

Nghe thấy

Lắng nghe

Chú ý Hiểu

Hồi đáp Ghi nhớ

Trang 87

Ba tuổi đủ để học nói,

nhưng cả cuộc đời không

đủ để biết lắng nghe.

Trang 88

Tập trung sự chú ý và sức lực vào việc nghe

Nghe những điều mình thích và cần thiết Nghe vì lịch sự

Không nghe, phớt lờ người đối thoại

Trang 89

Điếc hơn người điếc là

người không muốn nghe

Trang 90

XÂY DỰNG HÌNH ẢNH CỦA

BẠN

Trang 92

92

Trang 93

Kiểm soát thời gian

Tạo các khung thời gian

Giữ tập trung

Biến tất cả thành hành động

Trang 95

Đường tuy gần,

chẳng đi chẳng đến

Việc tuy nhỏ, chẳng làm chẳng nên

Tuân Tử

Trang 96

Ý nghĩ xác định cái ta mong muốn

Hành động xác định cái ta nhận được

Bắt đầu là thắng lợi một nửa!

Trang 97

NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ THỜI GIAN

1 Đọc có chọn lọc

2 Liệt kê những công việc cần thực hiện trong ngày

3 Ưu tiên hóa các công việc

4 Ngăn nắp

5 Làm nhiều việc không quan trọng một lúc

6 Có các công việc nhẹ nhàng xen kẻ

Trang 98

7 Chia nhỏ các công việc lớn

8 Xác định 20% công việc quan trọng

9 Dành thời gian tốt nhất cho công việc quan trọng

10 Dành một thời gian không bị quấy rầy

11 Không trì hoãn công việc

12 Đặt ra hạn cuối cùng

13 Luôn để ý thời gian

14 Làm gì đó lúc chờ đợi

15 Làm việc bận rộn vào một thời điểm

Trang 99

CÔNG CỤ QUẢN LÝ THỜI GIAN

Trang 103

- Vi ết ra mọi mục tiêu cần đạt

- Liệt kê tất cả những công việc cần làm

- Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên

- Gạch đi những việc đã làm

- Hãy nghĩ đến việc hiện tại

- Có khoảng trống để ghi việc quan trọng

- Chia sổ làm 2 phần

- Ghi những việc cần làm phía bên phải

- Ghi thời gian cho mỗi việc phía bên trái

Cách ghi sổ

Trang 104

MẪU BÚT CHÌ

HƠN TRÍ NHỚ TỐT

TRÍ NHỚ ĐẬM KHÔNG BẰNG NÉT MỰC MỜ

Trang 107

Hãy cùng nhau

Bốc cháy Bừng tỏa sáng

Định dạng
Số trang	109
Dung lượng	7,11 MB