KỸ NĂNG QUẢN lý NHÂN sự của LÃNH đạo cấp PHÒNG

Quản lý nhân sự trong một cơ quan, tổ chức được hiểu là việc thiết kế và xây dựng tất cả các chính sách và thực hiện các hoạt động về thu hút, duy trì và phát triển nguồn lực con người trong tổ chức nhằm đáp ứng yêu cầu về số lượng và chất lượng nguồn nhân sự thông qua đó đạt được mục tiêu phát triển của tổ chức.

KỸ NĂNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ CỦA LÃNH ĐẠO CẤP PHÒNG

I NHẬN THỨC CHUNG VỀ QUẢN LÝ NHÂN SỰ CỦA LÃNH ĐẠO CẤP PHÒNG

1 Khái niệm quản lý nhân sự của lãnh đạo cấp phòng

1.1 Nhân sự và quản lý nhân sự

Có nhiều quan niệm và cách tiếp cận khác nhau về thuật ngữ “nhân sự” và quan lý nhân sự Theo Cuốn Đại Từ điển Tiếng Việt, “Nhân sự” là việc bố trí, sắp

xếp, quản lý con người trong một cơ quan, tổ chức1

Về thuật ngữ “quản lý” có tác giả cho rằng “Quản lý” là việc đạt tới mục

tiêu thông qua hoạt động của người khác Tác giả khác lại coi quản lý như là hoạt động thiết yếu bảo đảm phối hợp những nỗ lực cá nhân để đạt tới mục tiêu của nhóm hay của một tổ chức2

Trong thực tiễn hoạt động của mọi cơ quan, tổ chức, quản lý nhân sự là quản

lý mang yếu tố hành chính liên quan đến người lao động trong một tổ chức và các vấn đề phát sinh liên quan đến họ Nói cách khác quản lý nhân sự là quản lý con người trong phạm vi nội bộ một tổ chức

Quản lý nhân sự trong một cơ quan, tổ chức được hiểu là việc thiết kế và xây dựng tất cả các chính sách và thực hiện các hoạt động về thu hút, duy trì và phát triển nguồn lực con người trong tổ chức nhằm đáp ứng yêu cầu về số lượng và chất lượng nguồn nhân sự thông qua đó đạt được mục tiêu phát triển của tổ chức Quản

lý nhân sự bao gồm các nội dung cơ bản sau:

- Kế hoạch hóa nguồn nhân sự hay hoạch định nguồn nhân sự cho tổ chức

- Phân tích và thiết kế công việc

- Thu hút tuyển dụng nhân sự

2018, tr.5

- Sử dụng nguồn nhân sự

- Đào tạo bồi dưỡng huấn luyện và phát triển nguồn nhân sự

- Tạo động lực việc làm

- Đánh giá thực thi công việc

- Khen thưởng, kỷ luật

- Bảo đảm an toàn và sức khỏe nghề nghiệp cho người lao động

- Xây dựng các chính sách chế độ liên quan đến quản lý nguồn nhân sự

- Giải quyết thôi việc

1.2 Quản lý nhân sự của lãnh đạo cấp phòng

Trong thực tiễn hoạt động, để thực hiện tốt chức chức năng, nhiệm vụ của Phòng, các đồng chí lãnh đạo cấp phòng phải bố trí, sắp xếp, phân công công việc

và thực hiện nhiều hoạt động khác nhằm kết nối, phát huy sức mạnh của từng cá nhân thành sức mạnh tổng hợp để thực hiện đạt được hiệu quả tối ưu góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của cơ quan, đơn vị Thông thường các nội dung quản lý nhân sự của lãnh đạo cấp phòng tập trung vào các hoạt động cơ bản như: Tham gia xây dựng các chính sách nguồn nhân sự, xây dựng kế hoạch phát triển nguồn nhân sự cho tổ chức; Phân tích và thiết kế công việc; Phân công công việc; Đào tạo, bồi dưỡng, huấn luyện nhân viên; Tạo động lực làm việc cho nhân viên; Kiểm tra, đánh giá công việc… Các nội dung trên luôn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, vì vậy cần phải quan tâm một cách toàn diện để đảm bảo cho hoạt động quản lý nhân sự của tổ chức đem lại hiệu quả

Từ việc thực tiễn công tác của lãnh đạo cấp phòng trong vấn đề nhân sự ta

có thể rút ra khái niệm quản lý nhân sự của lãnh đạo cấp phòng như sau:

Quản lý nhân sự của lãnh đạo cấp phòng là việc lãnh đạo cấp phòng sử dụng các biện pháp, cách thức tác động tới đội ngũ nhân viên, bảo đảm sự phân công công việc khoa học, phối hợp nỗ lực của mỗi cá nhân nhằm thực hiện có chất lượng, hiệu quả chức năng nhiệm vụ của phòng.

Như vậy để quản lý nhân sự, lãnh đạo cấp phòng cần thực hiện các các nội dung cơ bản sau:

- Xây dựng kế hoạch quản lý nhân sự

- Phân công công việc

- Kết nối hoạt động, phát huy sức mạnh đội ngũ nhân viên

- Tạo môi trường, động lực làm việc, thúc đẩy phát triển năng lực cá nhân

- Đánh giá thực hiện nhiệm vụ nhân viên

2 Vai trò quản lý nhân sự của lãnh đạo cấp phòng

- Sử dụng và phát huy có hiệu quả đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị Trong bối cảnh hiện nay, trước yêu cầu xây dựng một nền hành chính trong sạch, vững mạnh, chuyên nghiệp, hiện đại, hoạt động có hiệu lực, hiệu quả, hướng tới sự hài lòng của người dân, điều đó cũng đòi hỏi phải quản lý tốt nguồn nhân lực trong mỗi tổ chức, cơ quan, đơn vị Với nội dung của quản lý nhân sự là bố trí, sắp xếp, phân công công việc thì việc bố trí, phân công đó đảm bảo đúng người, đúng việc, đúng năng lực, sở trường, phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh của nhân viên sẽ phát huy tối đa hiệu quả công việc Qua quản lý, xây dựng được đội ngũ cán bộ có năng lực, kỹ năng, thái độ và động cơ làm việc đúng dắn góp phần xây dựng một nền hành chính minh bạch, hoạt động hiệu lực, hiệu quả, đảm bảo chất lượng dịch vụ công

- Tạo sức mạnh tổng hợp Trong thực tế, có những tổ chức, đơn vị có đội ngũ nhân viên rất có năng lực và rất hiệu quả khi được giao việc đơn lẻ, tuy nhiên khi thực hiện công việc đòi hỏi có nhiều người cùng tham gia thì hiệu quả lại không đạt được như mong muốn bởi đang thiếu sự kết nối, chỉ huy của người quản

lý nhân sự Vì vậy, cần có sự phối hợp nỗ lực hoạt động của mỗi cá nhân trong tổ chức, lãnh đạo cấp phòng sẽ tạo nên sức mạnh tổng hợp của tập thể phòng để hoàn thành công việc được giao

- Mọi tổ chức, muốn đạt được mục tiêu của mình luôn cần có sự đóng góp

tích cực của mọi thành viên trong tổ chức Do đó, cần tạo động lực và trao cơ hội cho mỗi thành để họ có thể đóng góp nhiều nhất cho tổ chức, đồng thời cũng tạo cơ hội phát triển không ngừng cho chính bản thân họ Thông qua quản lý nhân sự, lãnh đạo cấp phòng thực hiện các biện pháp khích lệ, động viên, tạo động lực làm việc cho mỗi cán bộ, công chức, viên chức

3 Yêu cầu đối với quản lý nhân sự của lãnh đạo cấp phòng

- Quản lý nhân sự phải đảm bảo tính khoa học Tính khoa học trong hoạt động quản lý trước hết thể hiện ở việc tuân thủ các quy định của pháp luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước có thẩm quyền và văn bản hướng dẫn của cơ quan cấp trên Bên cạnh đó, tính khoa học còn thể hiện sự phù hợp giữa các quy định của pháp luật với thực tiễn khách quan Việc bố trí, sắp xếp công việc được dựa trên chức năng, nhiệm vụ của phòng, căn cứ vào đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức hiện có; năng lực, sở trường của mỗi cán bộ, công chức, viên chức

- Quản lý nhân sự phải bảo đảm dân chủ, bình đẳng, công bằng trong thực hiện các chính sách Quản lý dân chủ đòi hỏi người lãnh đạo cấp phòng nên có sự trao đổi, bàn bạc với cấp phó, thậm chí nên tham khảo tâm tư, nguyện vọng của nhân viên trước khi có quyết định điều động hay bố trí, sắp xếp cho họ một công việc nào đó, nhất là những công việc mới và khó đòi hỏi phải có sự nỗ lực cao của nhân viên Việc đối xử bình đẳng và công bằng đối với nhân viên là yếu tố quan trọng, quyết định đến hiệu quả quản lý, tác động trực tiếp đến tinh thần và động lực làm việc của nhân viên nên đòi hỏi khi thực hiện các chính sách về lương, thuỏng,

đề bạt, bổ nhiệm… lãnh đạo cấp phòng phải thật sự công tâm, khách quan, đảm bảo cơ hội như nhau giữa các nhân viên trong phòng

- Quản lý nhân sự bảo đảm vai trò nêu gương của lãnh đạo cấp phòng, đồng thời được trách nhiệm của từng cá nhân trong tổ chức và tạo động lực làm việc cho

cá nhân và tập thể Yêu cầu này đòi hỏi lãnh đạo cấp phòng phải nói trước, làm trước và phải làm chuẩn, làm tốt để còn thực hiện vai trò hướng dẫn nhân viên Vai

trò nêu gương không chỉ dừng lại trong công tác chuyên môn mà còn bao gồm cả phẩm chất chính trị, đạo đức lối sống và tinh thần, thái độ, trách nhiệm đối với công việc

II KỸ NĂNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ CỦA LÃNH ĐẠO CẤP PHÒNG

1 Xây dựng kế hoạch quản lý nhân sự

Để phát huy, sử dụng có hiệu quả đội ngũ nhân sự, lãnh đạo câp phòng nên xây dựng bản kế hoạch quản lý nhân sự Kế hoạch quản lý nhân sự của lãnh đạo cấp phòng đảm bảo tính ổn định lâu dài, chỉ có thể bổ sung, sửa đổi hoặc thay thế khi có sự

bổ sung về chức năng, nhiệm vụ của phòng hoặc có sự thay đổi về nhân sự

Kế hoạch quản lý nhân sự của lãnh đạo cấp phòng thực chất là bản phân công công việc cho mỗi thành viên; quy trình thực hiện và cơ chế phối hợp trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của phòng; đưa ra các cách thức, biện pháp để phát huy tính tích cực của nhân viên; huy động nguồn lực, giải quyết các khó khăn vướng mắc liên quan đến vấn đề nhân sự

Trước hết, lãnh đạo cấp phòng xây dựng bản dự thảo trong đó phải thể hiện được các nội dung cơ bản sau:

- Căn cứ xây dựng kế hoạch quản lý nhân sự

Căn cứ để xây dựng kế hoạch quản lý nhân sự chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng; bản mô tả vị trí việc làm, khung năng lực, công việc, tiêu chuẩn điều kiện, định mức làm việc lãnh đạo cấp phòng xác định rõ mục tiêu, phương hướng, nhiệm

vụ của phòng trong năm hoặc trong một thời hạn nhất định;

- Bố trí, sắp xếp nhân sự

Hiện nay, việc sử dụng, quản lý đội ngũ cán bộ, công chức đã được bố trí sắp xếp theo vị trí việc làm Mỗi đơn vị cấp phòng có nhiều vị trí việc làm, mỗi vị trí việc làm có thể có nhiều biên chế Trên cơ sở số lượng đội ngũ nhân viên trong phòng, lãnh đạo cấp phòng căn cứ vào độ tuổi, giới tính; trình độ đào tạo, trình độ chuyên môn nghiệp vụ; năng lực, sở trường, kinh nghiệm trong công tác; khả năng

hoàn thành nhiệm vụ lãnh đạo cấp phòng lập bảng phân công công việc trong đó xác định rõ: vị trí việc làm; nhiệm vụ của từng vị trí; danh sách những người được phân công; yêu cầu sản phẩm hoặc định mức công việc cần hoàn thành; cơ chế phối hợp, chế độ báo cáo

- Quy trình, cách thức thực hiện nhiệm vụ được phân công, chế độ báo cáo,

cá nhân hoặc đơn vị cần phối hợp để thực hiện nhiệm vụ

- Cơ chế khen thưởng hoặc kỷ luật trong nội bộ phòng

- Các yêu cầu khác trong tổ chức thực hiện kế hoạch

Để kế hoạch quản lý nhân sự đảm bảo tính khoa học, khả thi và hiệu quả, quan trọng nhất là nhận được sự đồng thuận của nhân viên phòng, lãnh đạo cấp nên trao đổi, bàn bạc, xin ý kiến tập thể phòng trước khai triển khai kế hoạch Trong quá trình triển khai thực hiện kế hoạch, lãnh đạo cấp phòng thường xuyền theo dõi, xem xét mức độ, tiến độ thực hiện nhiệm vụ, sự phù hợp giữa năng lực với công việc được phân công đề có nhừng điều chỉnh, bổ sung kịp thời

2 Giao việc

Phân công công việc là việc làm quan trọng nhất trong hoạt động quản lý nhân

sự của người lãnh đạo, quản lý nói chung và của lãnh đạo cấp phòng nói riêng Quá trình thực thi nhiệm vụ của lãnh đạo cấp phòng thực chất là quá trình vận dụng các quy định của pháp luật để giải quyết các công việc cụ thể Với vai trò là lãnh đạo cấp phòng không chỉ làm tốt công tác tham mưu mà còn phải sử dụng có hiệu quả đội ngũ nhân viên để thực hiện các công việc của phòng Phân công công việc là việc làm quan trọng nhất trong hoạt động quản lý nhân sự của người lãnh đạo, quản lý nói chung và của lãnh đạo cấp phòng nói riêng Trên cơ sở danh sách phân công công việc trong kế hoạch quản lý nhân sự, lãnh đạo cấp phòng cần tiếp tục cụ thể hóa nhiệm vụ cho từng thành viên Thực chất phân công công việc ở giai đoạn này chính

là giao việc

Giao việc không chỉ đơn thuần là lãnh đạo cấp phòng bảo nhân viên làm việc

này hay việc kia mà cần phải có những kỹ năng giao việc để nhân viên thực hiện công việc đạt được mục tiêu yêu cầu của công việc Khi nhận được nhiệm vụ từ cấp trên,

lãnh đạo cấp phòng đừng vội vàng giao lại cho nhân viên mà hãy phân tích nghiên

cứu kỹ càng nội dung công việc

Trước hết, người lãnh đạo cấp phòng phải phân tích công việc để hiểu rõ công việc cần giao Sau khi phân tích công việc, lãnh đạo cấp phòng phải trả lời được các câu hỏi điều kiện làm việc, trách nhiệm, quyền hạn của phòng đến đâu khi thực hiện công việc; Quy trình giải quyết; Rà soát nhân viên trong phòng xem ai có đủ điều kiện

và kỹ năng cần thiết phải có để thực hiện tốt công việc; các tiêu chuẩn, điều kiện cần thiết để làm công việc đó Để giao việc hiệu quả, lãnh đạo cấp phòng cần thực hiện các bước sau

Bước 1: Thu thập, sử dụng thông tin để phân tích công việc

Trong cơ quan, các loại công việc đều có mối liên hệ với nhau Do đó, thu thập các loại thông tin sẽ giúp chỉ ra được các yếu tố cơ bản liên quan đến công việc Những thông tin cần thu thập trong phân tích công việc gồm:

- Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc; Thông tin về các hoạt động thực tế của nhân viên tại nơi làm việc; Cách thức thu thập, xử lý các loại số liệu…

- Thông tin về các loại trang thiết bị, kỹ thuật; Thông tin về các quy định về việc thực hiện công việc, bao gồm các quy trình, quy chế, quy định về tiêu chuẩn hành vi và tiêu chuẩn về kết quả (sản phẩm) công việc

Bước 2: Xác định tiêu chuẩn nhân sự đảm nhận công việc được xây dựng dựa

trên bản mô tả vị trí việc làm Bản tiêu chuẩn nhân sự được cụ thể hóa về: Tiêu chuẩn, điều kiện, đặc điểm, kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm mà người được bố trí đảm nhận

vị trí việc làm cần phải có để thực hiện công việc theo yêu cầu của nhiệm vụ Cần xác định rõ:

- Những phẩm chất mà nhân viên cần có; Trình độ học vấn, kiến thức, kinh nghiệm, quan điểm, tham vọng, sở thích;

- Kỹ năng thực hiện công việc; Cách thức làm việc, phối hợp với nhân viên khác, với tổ chức, công dân;

- Tuổi đời, giới tính, ngoại hình, sức khỏe; các đặc điểm cá nhân cần có khi thực hiện công việc

Bước 3: Giao việc

Nếu như phân công công việc được đề cập trong kế hoạch đó là bố trí sắp xếp nhân sự theo tiêu chuẩn chức danh vị trí việc làm trên cơ sở trình độ chuyên môn và khung năng lực theo ciếu chuẩn quy định và công việc được xác định trong kế hoạch thường mang tính ổn định cao và lặp đi lặp lại nhiều lần, thường xuyên, liên tục Trong thực tiễn hoạt động lãnh đạo, quản lý, có nhiều vấn đề mới, khó phát sinh thuộc thẩm quyền giải quyết của phòng như: xây dựng thực hiện chương trình, đề án; giải quyết những vấn đề vướng mắc của người dân hoặc giai quyết những vụ việc có tính chất phúc tạp,,,, điều này đòi hỏi lãnh đạo cấp phòng phải có kỹ năng giao việc cho nhân viên

- Lãnh đạo cấp phòng nên gặp trực tiếp nhân viên, bày tỏ sự tin tưởng và kỳ vọng của mình khi giao công việc cho nhân viên bằng việc hãy nói cho họ biết lý do

vì sao mà giao việc này cho họ mà không phải là ai khác

- Trao đổi kỹ càng mục đích, yêu cầu, nội dung công việc, những quy định tuyệt đối tuân thủ, những viêc nên làm và những việc họ có thể sáng tạo; thời gian hoàn thành công vệc, vấn đề nào thuộc phạm vi quyền hạn mà họ được quyền quyết định, vấn đề cần phải báo cáo xin ý kiến lãnh đạo phòng…

- Sau khi nói rõ yêu cầu của mình lãnh đạo cấp phòng nên đề nghị nhân viên nhắc lại những gì mình vừa trao đổi để xem nhân viên đã nắm bắt đầy đủ công việc hay chưa

- Nên quan sát và đánh giá thái độ của nhân viên đối với công việc được giao; trao đổi, tìm hiểu những yếu tố tác động đến chất lượng, hiệu quả công việc vào thời điểm thực hiện như: điều kiện, hoàn cảnh gia đình của nhân viên, sức khỏe

- Trong quá trình nhân viên thực thi nhiệm vụ cần có sự đôn đốc, nhắc nhở, kiểm tra thường xuyên để đảm bảo chất lượng, tiến độ, kịp thời giải quyết những tình huống phát sinh

3 Hướng dẫn nhân viên

Hướng dẫn nhân viên là quá trình phát triển năng lực của công chức thông qua việc chỉ dẫn có định hướng qua công việc cụ thể hàng ngày Hướng dẫn là một hình thức chủ yếu để phát triển năng lực nhân viên

Trong các hình thức phát triển nhân sự thì hoạt động hướng dẫn nhân viên có nhiều ưu việt và hiệu quả Trước hết, hướng dẫn nhân viên tạo sự gắn bó giữa lãnh đạo phòng với nhân viên, có thể nói đây là yếu tố động viên nhân viên làm việc hăng say, là công cụ khả dĩ để giúp người nhân viên thay đổi hành vi và thái độ đối với công việc Đồng thời hướng dẫn nhân viên giúp cho lãnh đạo phòng điều chỉnh nhân cách và hoàn thiện năng lực của chính mình Đối với đơn vị nói chung, kèm cặp, hướng dẫn nhân viên giúp: (1) Nâng cao hiệu quả làm việc; (2) giảm chi phí; (3) tạo dựng được đội ngũ công chức có năng lực; (4) tăng mức độ hài lòng của công chức đối với công việc; và (5) góp phần xây dựng văn hóa công sở Quy trình hướng dẫn nhân viên thể hiện qua các bước sau: Đánh giá năng lực nhân viên để thấy được những nội dung nào cần kèm cặp, hướng dẫn; lập kế hoạch kèm cặp, hướng dẫn; thực hiện kèm cặp, hướng dẫn; và đánh giá, điều chỉnh kèm cặp, hướng dẫn

Bước 1: Tạo sự tin tưởng, tôn trọng

Bước đầu tiên quyết định thành công cho quá trình hướng dẫn là xây dựng sự tôn trọng, tin tưởng giữa lãnh đạo phòng và nhân viên Đây không phải là các khóa học ngắn ngày với giảng viên lên lớp mà là quá trình điều chỉnh, học hỏi lâu dài lẫn nhau giữa cả hai phía Nếu không xây dựng được mối quan hệ này, việc huấn luyện khó đạt được kết quả như ý

Bước 2: Đánh giá năng lực nhân viên: (1) Xác định yêu cầu năng lực cho từng

vị trí việc làm; (2) đánh giá năng lực hiện tại của nhân viên; (3) so sánh năng lực hiện

tại của nhân viên với yêu cầu năng lực cần có để thực hiện công việc, từ đó rút ra những yêu cầu cần kèm cặp, hướng dẫn

Bước 3: Lập kế hoạch kèm cặp, hướng dẫn: (1) Đối tượng cần kèm cặp,

hướng dẫn có thể là công chức mới tuyển, công chức mới nhận nhiệm vụ mới, công chức chuẩn bị được đề bạt, v.v.; (2) vấn đề cần kèm cặp, hướng dẫn, có thể là nội dung chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng làm việc, hay hành vi, thái độ đối với công việc; (3) thời gian và địa điểm phù hợp để kèm cặp, hướng dẫn

Bước 4: Thực hiện kèm cặp, hướng dẫn nhân viên thường thông qua ba giai đoạn:

(1) Làm mẫu qua các tình huống thực tế: lãnh đạo phòng chú trọng gắn kết giữa kiến thức với các kỹ năng cần thiết của nhân viên;

(2) Hỗ trợ Lãnh đạo phòng hiểu rõ điểm mạnh và hạn chế của nhân viên, tạo điều kiện cho nhân viên phát huy và chỉ can thiệp khi cần thiết, có ý kiến đánh giá, ghi nhận về những gì đã làm tốt hay lý do vì sao cần có sự can thiệp;

(3) Quan sát và phản hồi: Lãnh đạo phòng không nên can thiệp quá sâu mà chỉ định hướng và hướng dẫn nhân viên làm việc Trong quá trình huấn luyện điều quan trọng nhất là chỉ ra cho nhân viên thấy được những vấn đề nhạy cảm, vướng mắc thậm chí những sai lầm có thể mắc phải khi thực hiện công việc đó Lưu ý là đề cập thẳng vào vấn đề nhưng không phải là chỉ trích, mục tiêu của hướng dẫn nhân viên nhằm cải thiện năng suất làm việc, không phải là bắt lỗi và xử phạt

Sau khi đã nhận diện được vấn đề cũng như đạt được sự đồng thuận về mục tiêu, lãnh đạo cấp phòng nên khuyến khích nhân viên tự đưa ra các giải pháp khác nhau để giải quyết vấn đề; không nên xen ngang với các ý tưởng của nhân viên Hãy

để nhân viên chủ động sáng tạo và có ý kiến góp ý sau cùng Hướng nhân viên đưa ra các giáp pháp cụ thể cho từng vấn đề, không đưa ra giải pháp chung chung thảo luận

về những lợi ích cũng như hạn chế của những gợi ý đó, cung cấp thêm các gợi ý và yêu cầu nhân viên giải thích làm thế nào để giải quyết vấn đề

Bước 5: Theo dõi và điều chỉnh: Bám sát với những nội dung kèm cặp, hướng