LÀM VIỆC HIỆU QUẢ kỷ NĂNG QUẢN lý THỜI GIAN

PHẦN ITHỜI GIAN HIỆU QUẢ THỜI GIAN KÉM HIỆU QUẢ PHẦN IISỬ DỤNG MA TRẬN ƯU TIÊNPHẦN IIITHAY ĐỔI THÓI QUEN TRAO ĐỔI CÔNG VIỆC BẰNG CÁCH SỬ DỤNG MA TRẬN ƯU TIÊN VÀ SỔ GHI CHÉPSự ngắt quãng tác hạiThói quen trao đổi công việc mớiLợi ích việc trao đổi đúng lúcTrao đổi đúng lúcKết luận

Trang 2

TH I GIAN HI U QU & KÉM HI U QU Ờ Ệ Ả Ệ Ả

 Cùng m t công vi c nh ng có lúc b n làm r t ộ ệ ư ạ ấnhanh, có nh ng lúc b n làm r t ch m.ữ ạ ấ ậ

 M c năng lứ ượng c a b n thì khác nhau trong su t ủ ạ ố

m t ngày ộ

 B n ho t đ ng v i nhi u m c hi u qu khác nhau ạ ạ ộ ớ ề ứ ệ ả

t i nh ng th i đi m khác nhau trong ngày.ạ ữ ờ ể

 Xác đ nh th i gian hi u qu và kém hi u qu s ị ờ ệ ả ệ ả ẽgiúp b n b n b o v đạ ạ ả ệ ược th i gian hi u qu nh t ờ ệ ả ấtrong ngày

Prepare by Bui Viet Trung

2

Trang 3

 Th i gian hi u qu là th i gian b n có kh năng ờ ệ ả ờ ạ ảlàm vi c t t nh t B n c m th y tinh th n sáng ệ ố ấ ạ ả ấ ầ

su t, h ng ph n, năng lố ư ấ ượng m c cao…ở ứ

 Th i gian kém hi u qu là th i gian trong ngày ờ ệ ả ờlàm vi c mà năng lệ ượng c a b n th p, b n không ủ ạ ấ ạ

Trang 4

Th i gian hi u qu ờ ệ ả

 M i ngỗ ười có th i gian hi u qu khác nhau.ờ ệ ả

 Có m t s ngộ ố ười thì có th i gian hi u qu t 7am ờ ệ ả ừ

đ n 9:30am ế

 M t s ngộ ố ười thì có th i gian hi u qu mu n, vào ờ ệ ả ộ3pm-6pm M t s trong nhóm này cũng có th i ộ ố ờgian hi u qu vào sáng s m ệ ả ớ

 Nh ng ngữ ười này có th i gian kém hi u qu vào ờ ệ ảkho ng gi a ngày.ả ữ

4

Trang 5

Th i gian hi u qu ờ ệ ả

 M t s ngộ ố ườ ại l i có th i gian hi u qu gi a ờ ệ ả ở ữngày, t 11am-1:30 pm ừ

 B n s đạ ẽ ược g p đôi n u b n có ăn tr a ngoài ấ ế ạ ư

gi bình thờ ường

 Không nh ng b n có th i gian hi u qu mà còn ữ ạ ờ ệ ảkhông b ng t quãng vì m i ngị ắ ọ ười đã ra ngoài ăn

Trang 7

Th i gian kém hi u qu ờ ệ ả

 Nh ng kho ng th i gian khác là th i gian kém ữ ả ờ ờ

hi u qu , tùy theo m c đ ệ ả ứ ộ

 Nh ng cuôc h p hàng tu n, h p bàn giao công ữ ọ ầ ọ

vi c nên t ch c vào th i gian kém hi u qu ệ ổ ứ ờ ệ ảchung c a m i ngủ ọ ười

 Nh ng công vi c hành chính thì không c n s t p ữ ệ ầ ự ậtrung cao thì nên làm trong th i gian này.ờ

7

Trang 9

T NG K T Ổ Ế

 Khi b n xác đ nh đạ ị ược th i gian hi u qu và kém ờ ệ ả

hi u qu , b n có th đi u ch nh l ch làm vi c cho ệ ả ạ ể ề ỉ ị ệ

h p lý.ợ

 Ti n hành công vi c yêu c u trí óc trong th i gian ế ệ ầ ờ

hi u qu , b n s hoàn thành đệ ả ạ ẽ ược nhi u vi c trong ề ệcùng th i gian ờ

 S p x p công vi c thích h p theo tâm tr ng và năng ắ ế ệ ợ ạ

Trang 12

quan trọng

nhưng không khẩn cấp

4 không quan trọng

và không khẩn cấp

Quan trọng Khẩn

cấp

Trang 15

Ô TH 3 Ứ

 Đây là công vi c ệ ít quan tr ng NH NG l i kh n c p ọ Ư ạ ẩ ấ

 Đây là lo i công vi c đi n hình th ạ ệ ể ườ ng làm gián đo n ạ công vi c chúng ta đang th c hi n ệ ự ệ

 C n cân nh c khi xác đ nh ầ ắ ị m c đ quan tr ng ứ ộ ọ c a công ủ

vi c này ệ

 Th c hi n công vi c này ự ệ ệ càng s m càng t t ớ ố

1 5

Trang 17

Ví dụ:

Mai là nhân viên sales c a công ty Caonetwork - m t công ty chuyên thi t ủ ộ ế

k web th ế ươ ng m i đi n t - có các công vi c nh sau: ạ ệ ử ệ ư

 Khách hàng - công ty T&U - v a thay đ i s tài ừ ổ ố kho n Đ có th nh n ti n do khách hàng c a ả ể ể ậ ề ủ T&U thanh toán qua internet, T&U c n đ ầ ượ c

h tr vi c thay đ i s tài kho n cũ b ng s ỗ ợ ệ ổ ố ả ằ ố

m i ớ

 M t ng ộ ườ ọ ế i g i đ n h i giá thi t k web c a các ỏ ế ế ủ công ty khác.

 M t ng ộ ườ ọ ế i g i đ n h i chi ti t v th ỏ ế ề ươ ng m i ạ

đi n t cho k ho ch m r ng kinh doanh s ệ ử ế ạ ở ộ ẽ

17

Trang 18

Tóm t t ắ

1

thực hiện ngay

3 thực hiện càng sớm

càng tốt

2

Có kế hoạch thực hiện một cách thích

hợp

4 thực hiện sau cùng

Quan trọng

Khẩn

cấp

MA TR N U TIÊN Ậ Ư

Trang 19

T ng k t [1] ổ ế

 80% khi quy t đ nh th c hi n các công vi c ế ị ự ệ ệ

th ườ ng là d a vào c m tính, b n năng, tác ự ả ả

đ ng dây chuy n ộ ề

 K t qu : chúng ta dành 60% th i gian đ gi i ế ả ờ ể ả quy t các công vi c ô th 3 và th 4 ế ệ ở ứ ứ

 Ma tr n u tiên giúp chúng ta ậ ư gi i quy t t t ả ế ố

Trang 20

T ng k t [2] ổ ế

 Ma tr n u tiên giúp ta ậ ư t nh táoỉ khi xác đ nh ị

m c u tiênứ ư cho t ng lo i công vi c.ừ ạ ệ

 Ma tr n u tiên ậ ư xác đ nh đúng m c u tiênị ứ ư cho

Trang 21

PH N III Ầ THAY Đ I THÓI QUEN TRAO Đ I Ổ Ổ CÔNG VI C B NG CÁCH S D NG MA Ệ Ằ Ử Ụ

TR N U TIÊN VÀ S GHI CHÉP Ậ Ư Ổ

LÀM VIỆC HIỆU QUẢ

2 1

Trang 22

S ng t quãng & tác h i ự ắ ạ

 S ng t quãng mà ta thự ắ ường g p nh t là “Trao đ i ặ ấ ổkhông đúng lúc” (blurting)

 Là nói ra nh ng gì có trong đ u b n t i th i đi m ữ ầ ạ ạ ờ ể

đó mà không nh n th y ngậ ấ ười nghe có thích hay không

 K t qu là m t th i gian c a ngế ả ấ ờ ủ ười nói và người nghe

 M t th i gian đ t p trung l i vào công vi c.ấ ờ ể ậ ạ ệ

2 2

Trang 23

S ng t quãng & tác h i ự ắ ạ

 Trung bình c 6-9 phút b n b ng t quãng m t l n ứ ạ ị ắ ộ ầ

b i đ ng nghi p, s p, nhân viên ở ồ ệ ế

 M i l n b n b n m t 4-5 phút đ t p trung l i vào ỗ ầ ạ ạ ấ ể ậ ạcông vi c.ệ

Trang 24

Thói quen trao đ i công vi c m i ổ ệ ớ

 Giúp b n gi m s l n, t n s và kho ng th i gian b ạ ả ố ầ ầ ố ả ờ ị

Trang 26

 Luôn có s n s ghi chú bên c nh.ẵ ổ ạ

2 6

Trang 28

B ướ c 2

 Có s ghi chép ngay bên c nh.ổ ạ

 Khi nào b n đ nh trao đ i v i ai vi c gì, hãy nhìn vào ạ ị ổ ớ ệ

ma tr n u tiên và gán cho nó giá tr thích h p.ậ ư ị ợ

 N u n i dung trao đ i có m c u tiên là 1 thì b n ế ộ ổ ứ ư ạ

đ n g p và trao đ i v i ngế ặ ổ ớ ười đó

 Và nhân ti n trao đ i luôn các vi c khác.ệ ổ ệ

2 8

Trang 29

B ướ c 2

 N u n i dung trao đ i có m c u tiên là 2,3,4 thì ế ộ ổ ứ ư

b n ghi l i n i dung và tên ngạ ạ ộ ườ ầi c n trao đ i vào ổ

s ổ

 Khi n i dung c n trao đ i tr nên có m c u tiên là ộ ầ ổ ở ứ ư

1 thì đ n g p và trao đ i.ế ặ ổ

2 9

Trang 30

Tóm t t ắ

 Gán m c u tiên khi c n trao đ i v i ai v n đ gì.ứ ư ầ ổ ớ ấ ề

 Ghi l i vào s n i dung và ngạ ổ ộ ườ ầi c n trao đ i n u ổ ế

m c u tiên là 2,3,4.ứ ư

 G p và trao đ i khi m c u tiên đ n 1 ặ ổ ứ ư ế

3 0

Trang 31

3 1

Định dạng
Số trang	31
Dung lượng	179,2 KB