PHẦN MỀM BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ MICROSOFT EXCEL

Tệp tin - Bảng tính Workbook Trong Excel, một workbook là một tệp tin mà trên đó người sử dụng có thể tiến hành các thao tác như lưu trữ dữ liệu, tính toán, vẽ đồ thị,… Vì mỗi workbook

Chương 8 Phần mềm bảng tính điện tử Microsoft Excel

Chương 8.Phần mềm bảng tính điện tử

Microsoft Excel

8.1 Giới thiệu Microsoft Excel

8.1.1 Khái quát chung về Microsoft Excel Microsoft Excel (từ đây gọi là Excel)

hay còn gọi là bảng tính điện tử, là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng nằm trong bộ chương trình

Microsoft Office, được dùng rất phổ biến trong công tác văn phòng Khi chạy

chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này giúp người

sử dụng dễ dàng hơn trong việc thực

hiện:

- Tổ chức dữ liệu dưới dạng các bảng tính:

- Sắp xếp và phân nhóm dữ liệu

- Lọc và trích xuất thông tin

- Tính toán đại số, phân tích dữ liệu

- Tính toán bằng các hàm chuẩn

- Biểu diễn dữ liệu dưới dạng biểu đồ

- Tự động hóa các công việc bằng các macro

8.1.2 Một số khái niệm cơ bản

Hình : Giao diện và một số thành phần trong cửa sổ Excel

Tệp tin - Bảng tính (Workbook)

Trong Excel, một workbook là một

tệp tin mà trên đó người sử dụng có thể tiến hành các thao tác như lưu

trữ dữ liệu, tính toán, vẽ đồ thị,… Vì mỗi workbook có thể chứa nhiều

Worksheet (trang tính), do vậy

người sử dụng có thể tổ chức, lưu

trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một tập tin (file )

từ phiên bản 2007 đến này số lƣợng Worksheet đã được

tăng lên rất nhiều.

Giá trị ngầm định của mỗi bảng tính khi mới tạo lập là 3 trang

Trang tính (WorkSheet)

Trang tính (WorkSheet) còn gọi tắt là sheet, là nơi lưu trữ

và làm việc với dữ liệu, Một

sheet chứa nhiều ô (cell), các

ô được tổ chức thành các cột

và các dòng.

Tại mỗi bảng tính, người

sử dụng có thể chèn thêm, loại bỏ hoặc sắp xếp các

trang tính thông qua thực đơn tự do từ Sheet Tab

Trang đồ thị (Char Sheet)

Cũng là một sheet trong workbook, nhưng nó chỉ chứa một đồ thị Một chart sheet rất hữu ích khi người sử dụng muốn xem riêng lẻ từng đồ thị

·

Dòng (Row)

Là tập hợp các ô (cell) liền

kề theo chiều ngang Mỗi

dòng bao gồm 16.384 ô Mỗi dòng được xác định chiều cao

từ 0 – 409 pixel Người sử

dụng có thể thay đổi chiều

cao của dòng bằng một trong những cách sau

- Chọn Home -> Format -> Row

Height… trong hộp đối thoại nhập chiều cao mong muốn

- Đặt con trỏ vào vạch ngăn cách tại vị trí tiêu đề dòng, để con trỏ

thành mũi tên hai chiều, ấn và kéo cho chiều cao dòng thay đổi đến khi phù hợp

·Cột (Column)

Là tập hợp các ô (cell) liền kè nhau theo chiều thẳng đứng Mỗi cột gồm 1.048.576 ô Mỗi cột đƣợc xác định độ rộng

trong khoảng từ 0 đến 255 ký

tự Người sử dụng có thể thay đổi độ rộng cột bằng một

trong các cách sau:

chiều, ấn và kéo cho độ rộng cột thay đổi đến khi phù hợp

· Ô (Cell)

Là giao điểm của cột (column) và

dòng (row), là nơi lưu trữ các dữ liệu đơn lẻ Mỗi ô có thể lưu trữ tối đa

Để chuyển giữa hai cách biểu diễn tên ô nhƣ trên, cần thực hiện: File ->Options ->

Formulas, tại phần Working

with formulas sẽ chọn/ bỏ

chọn mục R1C1 reference

style

· Vùng (Range)

Vùng là tập các ô liền kề nhau thành

1 hình chữ nhật, để chứa một nhóm các dữ liệu có liên quan với nhau

Vùng được xác định bởi

<ô trái trên>:<ô phải dưới>

Nhìn trên bảng tính, thấy rằng vùng cũng giống như một ô trong bảng

tính Người sử dụng có thể đưa vùng thành ô thông qua việc đặt tên

vùng.

Hình 4-4b: Vùng trong Excel

Sau khi lựa chọn vùng, người sử

dụng chọn Define name… trên

thực đơn tự do (bấm phải chuột), trong hộp thoại sẽ điền tên cho vùng Tên của vùng là một dãy

ký tự không chứa dấu khoảng

trống và không đƣợc trùng với ô

đã có trong trang tính (kể cả tên vùng đã đƣợc đặt)

8.2 Một số thao tác cơ bản

8.2.1 Lựa chọn đối tượng

- Lựa chọn một ô: Đặt chuột vào

ô đó, hoặc di chuyển con trỏ về ô

đó

- Lựa chọn cột/ dòng: Đưa con

trỏ về phần tiêu đề cột/dòng, nhấn

và kéo con trỏ hết các cột/dòng cần lựa chọn tới ô đó bằng các phím

mũi tên

các phím mũi tên hoặc ấn

phím SHIFT rồi đặt con trở vào

ô cuối vùng)

- Lựa chọn toàn bộ trang

tính: nhấn chuột vào giao của tiêu đề cột và dòng (ngay phía trên sẽ hiện lên số dòng x số cột có trong trang tính) hoặc

ấn tổ hợp phím CTRL + A

Sheet Tab)

8.2.2 Chèn ô – Loại bỏ ô

Trong mỗi trang tính số lƣợng

ô là cố định, việc chèn hay

loại bỏ ô đƣợc hiểu là việc

chèn vào hay loại bỏ ô trong

vùng dữ liệu đã đƣợc xác định

Tương tự như vậy, để loại bỏ ô

ra khỏi bảng tính nhưng thay

vì chọn Insert người sử dụng

sẽ chọn mục Delete

cần lưu ý giữa chức năng

Delete – loại bỏ hẳn ô dữ liệu

khỏi bảng tính với phím Delete hay Del trên bàn phím – xóa bỏ

dữ liệu khỏi ô tính.

Thao tác chèn hay hoại bỏ ô

dữ liệu có thể thực hiện qua thực đơn tự do như hình

trên nhưng cũng có thể lựa chọn qua biểu tượng chức

năng trên thẻ Home

8.2.3 Sao chép dữ liệu

- Sao chép là việc chuyển một nhóm

dữ liệu vào bộ nhớ đệm của máy tính

mà nhóm dữ liệu đó vẫn còn nguyên tại vị trí ban đầu tại bảng tính

Để thực hiện thao tác này cần lựa

chọn vùng (các vùng dữ liệu) rồi

chuyển vùng dữ liệu (các vùng dữ

liệu) đó vào bộ nhớ bằng tổ hợp phím CTRL + C hoặc biểu tượng Copy trên thẻ Home

8.2.4 Paste Special

Trong một số trường hợp, người

sử dụng có thể thao tác với chức năng Paste Special để sao chép

và dán một số tính năng của

nhóm dữ liệu hoặc làm thay đổi giá trị của nhóm dữ liệu sau khi dán theo tiêu thức nhất định

được xác định

bàn phím Các dữ liệu này được lấp

đầy có thể là các dữ liệu giản đơn

hoặc các dữ liệu có giá trị tuân theo quy luật Để thực hiện, người sử

dụng có thể thực hiện bằng hai cách

- Thực hiện với thao tác chuột (đối với các dữ liệu giản đơn): Nhập 02 giá trị

dữ liệu đầu tiên, lựa chọn

02 dữ liệu đó, nhấn nút

handle (ô vuông nhỏ góc phải của vùng lựa chọn), kéo đến hết vùng cần lấp đầy

- Thực hiện với chức năng lấp đầy (các dữ liệu có giá trị tuân theo quy luật): Nhập vào dữ liệu đầu tiên, chọn vùng cần lấp đầy

dữ liệu rồi chọn mục Fill

->Series… trong Editing từ thẻ Home

Trong hình trên, tại A2 và A3 nhập

hai dữ liệu đầu tiên, lựa chọn hai

Trong hộp đối thoại (Dialog

Box) chọn mục Growth (cấp số nhân) và tăng theo cột

(columns), Step value là

khoảng cách giữa các giá trị, Stop vale là giá trị giới hạn

của dữ liệu được lấp đầy

vì 03 khóa ở các phiên bản trước

Trong các khóa sắp xếp, khóa đầu

tiên được gọi là khóa chính, các khóa sau chỉ được sử dụng với những

nhóm dữ liệu có giá trị trùng nhau

(giống nhau) ở khóa sắp xếp trước

- Lọc tự động (Auto filter): Cho phép hiện các dữ liệu

thỏa mãn theo điều kiện lọc, còn các dữ liệu khác tạm thời

bị che khuất và không chịu

tác động của những thao tác đối với bảng dữ liệu

- Lọc nâng cao (Advanced

Filter): Có thể cho phép đưa

các dữ liệu thỏa mãn điểu kiện đặt lọc ra thành một danh

sách mới, không bị phụ thuộc vào bảng dữ liệu ban đầu Để làm được theo cách này, Excel cần tới một bảng tiêu chuẩn

để đặt điều kiện cho quá trình trích xuất dữ liệu

+ Bảng tiêu chuẩn: Là một bảng gồm ít nhất 02 dòng,

trong đó dòng đầu là tiêu đề của các cột được dùng làm

tiêu thức đặt lọc, các dòng

sau là những giá trị tiêu

chuẩn để so sánh với dữ liệu trong các cột tương ứng.

Trong bảng tiêu chuẩn, các giá trị tiêu chuẩn trên cùng một dòng

tương đương với phép toán AND, các giá trị khác dòng tương

đương phép toán OR Với bảng

tiêu chuẩn trong hình, có thể

hiểu là đặt lọc với các điều kiện

(Giới tính = „Nam‟) AND (Quê

quán =‟Hà Nội‟ OR Quê quán

=‟Yên Bái‟) AND (Điểm TBHT >7)

Vậy giữa 02 cách lọc chỉ khác nhau

là với lọc nâng cao (Advanced Filter) thì ngoài việc đưa ra các dữ liệu

được trích xuất ngay trên bảng dữ

liệu chi tiết (Filter the list, in place) giống như lọc tự động (Auto Filter) thì còn có khả năng tạo ra một danh sách các dữ liệu được trích xuất tại

vị trí mà người sử dụng chỉ định

(Copy to another location)

8.2.9 Tạo dòng tổng con (Subtotal)

Là việc tạo ra dòng thông tin tổng hợp cho mỗi nhóm dữ liệu có cùng giá trị ở cột nào đó trong bảng

tính Dòng thông tin tổng hợp theo giá trị ngầm định của Excel là tính tổng nên được gọi là tổng con,

ngoài việc tính tổng Excel cho phép

tổng hợp thông tin theo một trong

mười một tiêu thức (tổng – Sum,

đếm – Count, trung bình – Average, lớn nhất – Max,…) Để thực hiện

được việc tạo dòng thông tin tổng hợp này, bảng dữ liệu phải được

sắp xếp trật tự mà giá trị khóa sắp xếp chính là tiêu thức để phân

nhóm dữ liệu phục vụ cho quá

trình tổng hợp thông tin với từng nhóm

- Độ rộng của mỗi cột, chiều cao của các

dòng

- Kiểu và kích cỡ chữ trong mỗi cột/dòng

Từ các thông tin trên, có thể xác định được bảng dữ liệu

bao gồm 13 cột, căn cứ vào

các dữ liệu thực tế người sử

dụng có thể xác định đ ược độ rộng các cột, các tiêu đề và

được xếp theo trật tự như

sau:

8.2.11 Định dạng bảng tính

Người sử dụng cần định dạng

bảng tính nhằm

- Xác định chính xác kiểu và miền giá trị cho dữ liệu

Để thực hiện được, người sử

dụng lựa chọn đối tượng cần định dạng - ở đây lưu ý với

mỗi lần thực hiện định dạng người sử dụng chỉ có thể

định dạng cho một kiểu dữ liệu

Trong hộp đối thoại cả Format cell…

có thể thấy, với định dạng kiểu và cách thức biểu diễn dữ liệu có rất nhiều kiểu dữ liệu khác nhau với mỗi kiểu dữ liệu tương ứng sẽ có nhiều cách thức biểu diễn Người

sử dụng sẽ căn cứ vào danh sách

đó để lựa chọn một định dạng sao cho phù hợp với nhu cầu Trong

trường hợp nếu không thể lựa

chọn những kiểu dữ liệu có sẵn, Excel cho phép người sử dụng có thể đặt ra một kiểu dữ liệu riêng biệt bởi mục Custom

8.3 Công thức và một số hàm mẫu trong MS – Excel

8.3.1 Công thức và địa chỉ

Công thức được bắt đầu bởi dấu

bằng (=) hoặc dấu toán tử (cộng +, trừ -, nhân * hoặc chia /) Mỗi toán hạng trong công thức có thể là một giá trị cụ thể ( = 3 + 5 * 7) có thể

là dữ liệu được lưu trữ trong một ô nào đó (= A3 + B3) hoặc hỗn hợp

vừa là giá trị cụ thể vừa là dữ liệu được lưu trữ trong ô tính (= A3 *5)

Trong Excel có ba loại địa chỉ chính sau:

1/ Địa chỉ tương đối

2/ Địa chỉ tuyệt đối

3/ Địa chỉ hỗn hợp

8.3.2 Tổng quan về hàm mẫu Trong MS – Excel, hàm mẫu là một chương trình con đƣợc

xây dựng sẵn để thực hiện

một tính toán nhất định.

Hàm mẫu trong MS – Excel

gồm:

(Future Value) – Tính giá trị

tương lai; IRR(Internal Rate of Return) – tỷ lệ nội hoàn

- Đối số của hàm: Được xác định bởi cặp “( )”, bên trong là danh sách các đối số Các đối số này còn được gọi là tham số hay tham chiếu

+ Tham số là các giá trị cụ thể, mỗi

giá trị là một tham số Ví dụ SUM (3,

5, 7) có 03 tham số bao gồm tham số thứ nhất là 3, tham số thứ 2 là 5 và

300 giá trị dữ liệu trong các ô chỉ cần đến duy nhất 01 tham chiếu

Mỗi hàm trong MS – Excel có những tham số hay tham chiếu nhất định và được chia thành 2 loại:

- Tham số bắt buộc: Nếu không ghi kèm với hàm thì không thể thực hiện đƣợc

- Tham số tùy chọn: Nếu không ghi kèm với hàm thì hàm sẽ tính toán

theo giá trị ngầm định Loại tham số này thường được đặt trong cặp “[ ]”

Để sử dụng hàm mẫu trong MS – Excel,

có thể thực hiện theo nhiều cách khác

nhau:

- Gõ trực tiếp vào ô trong bảng tính

bắt đầu bởi một dấu toán tử (+, - , =)

hoặc @ (sau khi thực hiện xong Excel vẫn trả về ký hiệu “=” trước hàm)

- Chọn Insert function trên thẻ Formula hoặc Fx trên thanh công thức Trong hộp đối thoại sẽ chọn hàm mẫu phù hợp

8.3.3 Một số hàm mẫu cơ bản a/ Hàm toán học

- Hàm SUM: Trả về giá trị tổng của các tham số được chỉ ra  

Quy cách:

=SUM(number1, number2,…)

Ví dụ: nếu nhập vào ô A5 với nội dung

=SUM(3, 5, 4,7) thì sau khi ấn phím

Enter, trong ô A5 sẽ xuất hiện 19, đó là kết quả của hàm SUM đã được nhập

vào

Nếu nhập vào ô A1 giá trị 3, ô A2 giá

trị 5, ô A3 giá trị 4 và A4 giá trị 7 Tại ô A5 có thể nhập công thức tính tổng

như sau: =SUM(A1:A4) kết quả cũng

19

Ví dụ: nếu tại một ô tính nào

đó trong Excel, nhập vào nội dung =LN(7) thì sau khi ấn

phím Enter, tại ô tính đó xuất hiện giá trị 1.9459.

- Hàm EXP: Trả về giá trị e (cơ số tự nhiên) mũ số chỉ

định.

Quy cách: =EXP(number)

Chu y : e=2.718282.

Ví dụ: tại một ô tính nhập nội

dung =EXP(4) thì sau khi ấn

phím Enter, tại ô tính đóxuất

hiện giá trị 54.59815 (e^4)

- Hàm FACT: Trả về giá trị giai thừa của một số chỉ định

Quy cách: =FACT(number)

Ví dụ: tại một ô nhập nội dung

=FACT(4) thì sau khi ấn phím Enter, tại ô tính đó xuất hiện giá trị 24 (1 x 2 x 3 x 4)

- Hàm MOD: Trả về phần dư của một phép chia

Quy cách: = MOD(number, divisor) Trong đó: number là số bị chia

Divisor: số chia

Ví dụ: tại một ô tính nhập nội

dung =MOD(13, 3) thì sau khí ấn phím Enter thì tại ô đó xuất hiện giá trị 1

- Hàm ROUND: Trả về giá trị sau khi làm tròn một số được chỉ định Quy cách: =ROUND(number,

Ví dụ: tại một ô nhập nội dung

=ROUND(5.76543, 3) sau khi

ấn phím Enter thì giá trị xuất hiện trong ô là 5.765 (giá trị

bị làm tròn xuống).

number là số cần loại bỏ một phần hay tất

cả phần thập phân

Num_digits: Số chữ số cần giữ lại, không cắt

Ví dụ: tại một ô tính nhập vào nội dung =TRUNC(5.7654, 3)

thì sau khia ấn phím Enter thì tại ô tính đó xuất hiện 5.765 Nếu nhập vào ô tính đó với nội dung =TRUNC(5.765432) thì

sau khi ấn phím Enter thì giá trị xuất hiện trong ô tính là 5 (cắt bỏ toàn bộ phần phân số)

- Hàm SUMPRODUCT: Trả về giá trị tổng các tích của các

dãy

Quy cách:

=SUMPRODUCT(array1,array2 ,…) Ví dụ: tại một ô tính nhập vào nội dung:

dùng ký hiệu này thì chuyển

thành tham chiếu.

Lưu ý, số lượng các giá trị ở những dãy phải bằng nhau, nếu chuyển thành các tham chiếu thì các dãy phải có số các ô trong mỗi dãy là như nhau.

Ví dụ giải bài tập 13 trong giáo trinh

- Hàm IF: Trả về giá trị này sau khi

kiểm tra giá trị của biểu thức logic nếu

nó đúng và trả lại một giá trị khác khi biểu thức logic sai

value_if_true: giá trị sẽ được

trả về khi biểu thức logic đúng value_if_false: giá trị sẽ được

trả về khi biểu thức logic sai

= IF(3 > 5, “Dung - Vo ly”, “Sai

- Dieu duong nhien”) Kết quả trả lại “Sai - Dieu duong nhien”

Ví dụ giải ptrình bậc 2.

Các hàm thống kê

- Hàm AVERAGE: Trả về giá trị trung bình cộng của các

giá trị được chỉ ra trong tham số

Quy cách:

=AVERAGE(number1,

number2,…)

Hình 4-24b : Kết quả của ví dụ dùng hàm COUNTBLANK

- Hàm MAX: Trả về giá trị lớn nhất trong các giá trị đƣợc chỉ

ra (hay trong một phạm vi đƣợc chỉ định).

Quy cách: =MAX(number1,

number2,…)

=MAX(2, 9, 3, 5, 6, 8)

Kết quả trả lại: 9

- Hàm MIN: Trả về giá trị nhỏ nhất trong các giá trị đƣợc chỉ

Các hàm ký tự

Quy cách: =LEN(text)

Trong đó: text là một dãy các

ký tự hoặc ô chứa dãy ký tự

=LEN(“Dai hoc KTQD”) Kết

quả trả về: 12

Hàm ngày tháng

- Hàm TODAY: Trả về giá trị ngày tháng theo đồng hồ hệ

thống của máy tính đang được

sử dụng

Quy cách: =TODAY( )

tương ứng với tháng trong dãy ngày tháng được chỉ định

Quy cách: =MONTH(serial_number) Trong đó: serial_number: là dãy ngày tháng

- Hàm YEAR: Trả về giá trị tương ứng với năm trong dãy ngày tháng được chỉ định

Quy cách: = YEAR(serial_number) Trong đó: serial_number: là dãy ngày tháng

phép người sử dụng cảm nhận

được ý nghĩa của từng dãy dữ liệu trong mối quan hệ với các dãy dữ liệu khác có trong bảng dữ liệu.