Giáo trình Tin A phần MS Excel

Tại ô hiển thị kếtquả của công thức  Phần này cũng được dùng để nhập / hiệu chỉnh dữ liệu ô hiện hành...  Mục Standard Font để chọn Font, Size để chọn cỡ chữ cho Book mới Mục Sheets i

BÀI 1: GIỚI THIỆU MICROSOFT EXCEL 2003

I GIỚI THIỆU:

Trước đây, khi chưa áp dụng máy vi tính, nhiều công việc đòi hỏi phải có nhữngbảng: tính nhiều cột, nhiều hàng, được tính toán hoàn toàn bằng tay, việc tính toánnày đã lâu, lại dễ có sai sót

Ngày nay, khi máy vi tính đã thâm nhập vào mọi lĩnh vực, sẽ có vô số phần mềmứng dụng cho nhiều công việc khác nhau, thì các bảng tính dù có dài và phức tạp đếnđâu đều có thể được tính toán nhanh chóng nhờ các phần mềm bảng tính điện tử Phổbiến nhất và ứng dụng hiệu quả nhất trong số đó, chính là phần mềm EXCEL Phầnmềm mau chóng tiện lợi, bên cạnh các trợ giúp hiệu quả khác như vẽ đồ thị dự đoántương lai…

1 Khởi đông chương trình:

 Tập tin khả thi chính là EXCEL.EXE

 Hoặc click vào biểu tượng của Excel ở bất cứ nơi đâu nhìn thấy

 Hoặc mở tập tin tập đã làm việc với Excel (tập WorkBook)

2 Màn hình làm việc:

Màn hình làm việc của Excel gồm các thành phần chính như sau:

a Title bar:

 Ở trên cùng cửa sổ Excel và từ trái sang phải gồm

 Control Menu Box có hình biểu tượng Excel dùng đóng, di chuyển, thay

đổi kích thước cửa sổ

 Dòng chữ Microsoft Excel: Tên ứng dụng

 Kế đến có thể là tên tập Book hiện hành nếu cửa sổ tập tin Book được

phóng to tối đa

 Bên phải là nhóm nút gồm nút Minimize, Maximize / Restore và Close

b Menu Bar (Trình đơn thanh ngang)

 Mặc định có 9 nhóm lệnh gồm từ File đến nhóm Help

 Bên phải Menubar là khung trợ giúp (Type a question for help)

c Tool Bars (các thanh dụng cụ)

 Gồm các biểu tượng tiêu biểu cho một số lệnh thông dụng Dùng thao tác

nhanh với các lệnh của Excel bằng cách click Mouse lên biểutượng của mục lệnh tương ứng

 Ngầm định có 2 thanh dụng cụ luôn hiển thị khi khởi động EXCEL là

thanh STANDARD (chứa các biểu tượng lệnh liên quan đếncác thao tác với tập tin như mở, đóng, lưu, v.v.) và thanhFORMATTING (chứa những nút lệnh liên quan đến các thaotác định dạng) Hai thanh dụng cụ này có thể xếp trên cùng mộtdòng hay trên hai dòng

 Tắt mở thanh dụng cụ:Vào VIEW  ToolBars  Click tên mục dụng cụ

muốn tắt / mở Tên mục có dấu chọn là thanh dụng cụ củamục đó đang mở

 Thanh dụng cụ có thể hiển thị theo dạng thanh (bar) khi đặt ngoài vùng là

việc của cửa sổ Book hay dạng cửa sổ nếu đặt trong vùng làmviệc của cửa sổ Book

d Status bar (thanh trạng thái):

 Hiển thị trạng thái làm việc của Excel

e Formula bar (thanh công thức):

Đây là thành phần đặc thù của cửa sổ Excel Từ phải sangtrái gồm 3 phần

 Hộp tên (Name Box)

Name Box dùng hiển thị tọa độ ô hay tên vùng hiện hành Khi nhập hayhiệu chỉnh dữ liệu trong ô, phần này trở thành khung hướng dẫn sử dụnghàm (Function Wizard)

 Biểu tượng chữ (Enter )Click biểu tượng này tương đương nhấn phím ENTER: Chấp nhận việc đang nhập / hiệu chỉnh dữ liệu

 Phần công thức:

Nơi hiển thị dữ liệu của ô hiện hành

 Nếu dữ liệu trong ô hiện hành là trực kiện thì hiển thị nội dung ô

 Nếu dữ liệu trong ô là công thức thì hiển thị công thức Tại ô hiển thị kếtquả của công thức

 Phần này cũng được dùng để nhập / hiệu chỉnh dữ liệu ô hiện hành

f Task pane (bảng công việc)

 Mặc định được hiển thị khi khởi động Excel và chọn nhanh công việc

 Đóng mở Task Pane: Ctrl+F1 hoặc vào menu VIEW  TASKPANE

 Xác lập hiển thị Task Pane

Vào menu TOOLS  OPTIONS  Phiếu VIEW  Chọn / Bỏ chọn hộpkiểm Startup Task Pane (Chọn: Hiển thị khi khởi động Excel)

Excel tổ chức bảng tính dưới dạng 1 quyển sách (Workbook) Thực tế, mỗiworkbook này là 1 tệp dữ liệu có phần mở rộng mặc định là XLS, cho phép ta làmviệc và lưu trữ dữ liệu

Trong mỗi workbook có thể có nhiều Sheet (trang) Có 3 loại sheet khác nhau:

 WorkSheet: Dùng để nhập và tính toán dữ liệu Ví dụ ta cần dùng 12

WorkSheet khác nhau để chứa chứng từ kể toán cho 12 thángtrong năm

 CharSheet: Chứa đồ thị vẽ dựa vào số liệu lấy từ các workSheet.

 Module: Tạo và lưu trữ Macro.

Mặc định một Workbook mới có 3 WorkSheet, để thay đổi số trang, Font chữ,nơi lưu trữ cho các workBook mới, ta chọn thực đơn Tool / Options, chọn thẻGeneral, sẽ xuất hiện hộp thoại như sau:

Trong đó:

 Mục Standard Font để chọn Font, Size để chọn cỡ chữ cho Book mới

 Mục Sheets in New WorkBook: Để chọn số trang cho các Book mới

Tên các Sheet có trong workbook hiện hành sẽ xuất hiện trên các thẻ tên sheet(Sheed tab) ở đáy dưới của cửa sổ bảng tính Sheet hiện hành là Sheet có thẻ viền đậmhơn Để chuyển từ Sheet này sang Sheet khác, ta nhấp vào thẻ của Sheet cần chuyểnKhi chưa đặt tên thì các sheet có tên mặc nhiên là Sheet#

 Tại mỗi hàng và mỗi cột là 1 ô (CELL)

 Mỗi ô có 1 địa chỉ theo quy định sau:

 Muốn ô nào là ô hiện hành thì click mouse vào ô đó hay dùng bàn phím

để di chuyển khung lựa đến ô đó Muôn làm việc với ô nào thì chọnmột đó là hiện hành

 Ví dụ:

 ô B4 là ô nằm ở cột B hàng 4

 Ô Z12 là ô nằm ở cột Z hàng thứ 12

 Tại mỗi thời điểm chỉ có 1 ô làm việc ( ô có viền đậm bao quanh)

3 Một số thao tác với WorkSheet:

a Đổi tên Sheet:

 Nhấp đôi tại thẻ Sheet cấn đổi tên

 Gõ tên mới, nhấp nút OK

b Thêm Sheet:

 Chọn 1 trong 2 cách:

 Vào menu Insert  WorkSheet

 Bấm chuột phải vào một thẻ sheet nào đó, chọn Insert …

 Sheet mới sẽ nằm bên trái Sheet hiện hành.

c Xóa Sheet:

 Nhấp chọn thẻ Sheet cần xóa Để xóa cùng lúc nhiều SHEET kề nhau,

nhấp chọn thẻ SHEET đầu, nhấn giữ phím Shift, rê chuột đếnthẻ Sheet cuối, nhấp chọn Để xóa cùng lúc các Sheet không kềnhau, nhấn giữ phím Ctrl, trong lúc lần lượt nhấp chuột tại cácthẻ Sheet cần xóa

 Vào menu Edit  Delete Sheet

b Chọn nhiều ô liên tục (khối ô)

 Chọn ô đầu, nhấn giữ Shift và click ô cuối khối

 Hay chọn ô đầu, nhấn giữ Shift và dùng phím mũi tên để mở rộng phạmvi

 Hay nhấn phím Mouse (thường là phím trái) và rê lên khối ô cần chọn(quét chọn phạm vi)

 Vùng chọn sẽ được đổi màu nhưng có một ô không đổi đó là ô hiệnhành

c Chọn nhiều ô không liên tục

 Nhấn giữ phím Ctrl và click chọn ô hay quét chọn khối ô

 Chọn toàn cột hay toàn dòng

Click tiêu đề cột / dòng Phối hợp với phím Shift/Ctrl để chọn nhiều cột /dòng

 Home: chuyển về đầu hàng của hàng hiện tại

 Ctrl + Home: chuyển đến đầu trang

 Ctrl + End: chuyến đến ô cuối cùng của bảng tính (ô góc phải dưới của

bảng tính)

 Ctrl + A: chọn cả trang bảng tính hiện hành

 Ctrl + mũi tên trái ( hay mũi tên phải): chuyển sang trái (hay phải) đến

biên của vùng dữ liệu hiện hành

 Ctrl + mũi tên lên (hay mũi tên xuống): chuyển lên ( hay xuống) đến

biên của vùng dữ liệu hiện hànhKhi gõ dữ liệu vào trong ô hiện hành, dữ liệu xuất hiện đồng thời trên thanh côngthức và cả trong ô Dữ liệu này chỉ được chính thức chấp nhận khi ta nhấn Enter haychuyển sang ô kế tiếp

 Click vào biểu tượng New trên thanh dụng cụ

 Tài liệu mới được mở có tên là Book# (# là số thứ tự của lần mở tập tinmới và tăng theo số lần mở)

2 Mở tập tin tài liệu đã có trên disk

a Dùng hộp thoại OPEN

 Mở hộp thoại OPEN bằng một trong các cách sau:

 Vào menu FILE, chọn OPEN

 Nhấn CTRL + O

 Click biểu tượng OPEN trên thanh dụng cụ

 Chọn kiểu tập tin trong khung FILES OF TYPE (Mặc định là AllMicrosoft Excel Files)

 Chọn tập tin hay nhiều tập tin muốn mở (phối hợp phím Shift hay Control)

và click OPEN hoặc DblClick tên tập tin

b Dùng Task Pane

 Mở Task Pane (nếu chưa mở)

 Chọn chủ đề làm việc là Getting Started

 Trong phần Open, chọn tập tin muốn mở Nếu không có tập muốn mở,click more để mở hộp thoại Open và tìm chọn tập tin như nêu trên

3 Lưu tài liệu lên đĩa

Khi nhập hay hiệu chỉnh văn bản, phần này chỉ mới hiển thị trên màn hình vànếu thoát khỏi EXCEL thì sẽ không còn tồn tại

Phải thực hiện thao tác ghi lưu thì văn bản nhập hay hiệu chỉnh mới ghi lên đĩa

a Lưu lần đầu:

 Mở hộp thoại Save as, chọn một trong các cách sau:

 Vào menu FILE, chọn SAVE / SAVE AS

 Nhấn tổ hợp phím CTRL+S hay phím F12

 Click biểu tượng SAVE trên thanh dụng cụ để mở hộp thoại Save As

 Khung Save In:

 Click biểu tượng Create New Folder: mở hộp thoại New Folder

 Nhập tên thư mục mới vào khung NAME rồi click OK

 Khung File Name

 Nhập tên tập tin ghi lưu (không cần ghi phần mở rộng)

 Nếu tên ghi lưu trùng với tên tập tin đã có trên đĩa, tập tin cũ sẽ bị ghichồng nếu tập cũ chưa mở hoặc ngược lại Excel từ chối ghi lưu nếutập tin trên đĩa đang mở

 Khung Save As Type

Mặc định là Microsoft Office Excel Workbook Có thể cho ghi lưu theoquy định của các version trước

 Khi ghi lưu xong, tên tập tin được ghi trên tiêu đề cửa sổ tài liệu

b Ghi lưu khi đang làm việc với tài liệu

 Chọn một trong các cách sau:

 Vào menu FILE, chọn SAVE

 Nhấn tổ hợp phím CTRL+S hay Shift+F12

 Click mouse vào biểu tượng SAVE trên thanh dụng cụ

 Tập tin tiếp tục ghi lưu với tên hiện tại (không hiển thị hộp thoại nào cả)

c Ghi lưu lại với tên mới

 Ghi lưu lại tập tin hiện hành với tên mới là tạo thêm một tập tin mới có nộidung và định dạng như tập hiện hành

 Chọn một trong các cách sau:

 Vào menu FILE, chọn SAVE AS (hay phím F12)  nhập các tham sốvào hộp thoại Save As tương tự như lưu lần đầu

 Ghi lưu xong, tập tin tên mới được mở, tập tin tên cũ được đóng

d Ghi lưu tất cả tài liệu đang mở

Nhấn giữ phím Shift và click vào menu FILE rồi chọn lệnh SAVE ALL

4 Đóng Tài liệu đang làm việc:

 Cũng có thể dùng ALT+F4 để đóng ứng dụng Excel mở với tài liệu vàkhông ảnh hưởng đến các tài liệu khác đang mở.

 Muốn đóng tất cả các Tài liệu đang mở (không đóng Excel): Nhấn giữSHIFT và click Menu FILE rồi chọn lệnh CLOSE ALL

Bạn có muốn ghi lại những thay đổi của tài liệu tên này hay không?

 Nút Yes: đồng ý ghi lại văn bản lên đĩa

 Nút No: Không ghi

 Cancel: Hủy lệnh (tiếp tục làm việc với bảng tính)

5 Thoát khỏi Excel:

 Chọn 1 trong 2 cách:

 Vào menu File, chọn Exit

 Click vào nút Close

 Nếu chưa lưu văn bản sẽ cảnh báo Xử lý tình huống tương tự như trên

Trong Excel có 4 loại dữ liệu chủ yếu như sau:

1 Kiểu Text:

 Có thể chứa bất kỳ ký tự nào Nếu dữ liệu trong 1 ô không thuộc 3 loại dữ

liệu kia thì nó sẽ được xem như là dữ liệu TEXT

 Mặc định dữ liệu loại TEXT là căn trái Để hiển thị nội dung dữ liệu

TEXT theo nhiều hàng trong cũng một ô, ta chọn mục Texttrong thẻ Alignment của lệnh FORMAT / CELLS

 Nếu nhập dữ liệu Text có dạng ngày hay số hoặc công thức thì phải bắt

đầu bằng dấu nháy đơn (ký tự dẫn)

 Nếu dữ liệu Text dài hơn bề rộng ô thì

 Phần text dư sẽ tràn qua các ô bên phải nếu các ô này rỗng

 hoặc bị che khuất nếu ô bên phải không rỗng

 Để đưa dữ liệu loại TEXT vào công thức ta phải đặt chúng trong cặp

ngoặc kép “”

2 Kiểu Number (số):

 Tùy thuộc vào kiểu gõ số do cấu hình Windowns quy định

 Dữ liệu chỉ gồm các ký số (các ký tự từ 0 đến 9)

 Các ký số có dấu phân cách hàng ngàn, dấu phân cách thập phân Dấu

thập phân và dấu phân cách hàng ngàn theo quy ước đã đượcthiết lập trong Control Panel của Windows

 Số âm có thể nhập với dấu trừ hay bao trong cặp ngoặc đơn

 Số có ký hiệu phần trăm (%) đi kèm

 Số có dấu đơn vị tiền tệ đi theo (theo quy ước trong Control Panel)

 Số dạng Scientific (hay dạng số mũ) VÍ DỤ: 15.000.000.000 (15 tỷ) sẽ

hiển thị thành 1.50E+10

 Số + phân số đi kèm VÍ DỤ: 5 ¼

 Mặc định kiểu số là căn phải,

khi gõ sai quyđịnh kiểu gõ,Excel sẽ hiểu dữliệu như kiểuText

 Thay đổi kiểu gõ:

 Vào Start menu  Control

Panel  Date, Time,Language, and RegionalOptions  Regional and

Language Options  bấm vào nút Customize  chọn phiếuNumbers.

 Trong đó:

 Decimal Symbol: dấu phân cách phần thập phân

 No of digits after decimal: số chữ số thập phân

 Digit grouping: dấu phân cách phần ngàn

3 Kiểu DATE (ngày):

 Dữ liệu nhập vào có dạng như sau được hiểu là dạng NGÀY

 Nhập ngày tháng bình thường với dấu cách ngày tháng là – hay /

 Phần chỉ số có thể là số hay chữ (tiếng Anh)

 Ngày trước tháng sau hay ngược lại do Control Panel quy định

 Excel chấp nhận ngày trong khoảng 01/01/1900 - 31/12/9999 (tương ứngphần nguyên giá trị số từ 1 đến 2958465)

 Dữ liệu nhập vào có dạng như sau được hiểu là dạng GIỜ

 Nhập theo dạng hh:mm:ss hay hh:mm hay hh: (h = giờ, mm = phút , ss =giây) hay hh:mm:ss.00 (.00 là phần trăm giây)

 Có thể nhập thêm AM hay PM để chỉ sáng chiều

 Giờ phút giây tương ứng phần thập phân của giá trị số

 Trong Excel, ngày và giờ được xử lý như số Khi ta đánh ngày vào ô theo

đúng kiểu gõ Excel sẽ tự động chuyển đổi nó từ định dạng sốthành định dạng theo quy định

 Mặc định kiểu ngày là căn phải

 Kiểu gõ ngày do cấu hình Windows quy định

 Thay đổi kiểu gõ ngày:

 Tương tụ như thay đổi kiểu

 yyyy: đại diện cho năm.

 Date separator: Dấu phân cách ngày tháng

4 Kiểu Formula (công thức):

 Phải bắt đầu bằng dấu = tiếp theo là số liệu, các phép toán, các hàm, địa

chỉ ô…

 Sau khi kết thúc việc nhập công thức vào ô (có thể dài ngắn tùy ý), ô chỉ

chứa kết quả công thức mà thôi

 Các phép toán số học: + - * /

Ví dụ: nhập 10 vào ô A1, 20 vào ô A2

Gõ công thức =A1+A2 vào ô A3, kết quả là ô A3 có giá trị là 30

 Kết quả ô chứa công thức là kết quả tính của công thức đó và nó có thể là

kiểu chuỗi, số hay ngày tùy ý

a Điều chỉnh bằng tay:

 Rê chuột đủ nội dung biên phải tiêu đề cột của cột cần điều chỉnh độ rộng,

cho đến khi trỏ chuột đổi sang dạng mũi tên 2 chiều, nhấn giữ

và chuột sang trái hay phải để điều chỉnh bề rộng cột theo ýmuốn

b Điều chỉnh tự động:

 Gõ đầy đủ nội dung cho các ô của cột cần điều chỉnh (với lưu ý nếu bề

rộng cột không đủ và các cột bên phải nó còn trống thì dữ liệutạm thời hiển thị “tràn” qua các ô này cho đến khi chúng cũngđược nạp dữ liệu , tuy nhiên dữ liệu trong các ô này vẫn đượcbảo toàn nguyên vẹn và được lưu giữ trong bộ nhớ)

 Để điều chỉnh tự động, ta chỉ cần nhấp đôi tại tên tiêu đề cột quả cột cần

điền, Excel sẽ giãn (hay thu hẹp) bề rộng cột để chứa vừa đủ

dữ liệu dài nhất

2 Điền số tự động:

Thông thường mỗi bảng tính đều có số thứ tự, và có thể có hàng trăm dòng dữliệu khác nhau, để điền tự động cho cột số thứ tự này hay cần tạo 1 dãy số thay đổitheo 1 quy luật cố định nào đó, có thể là chuỗi ngày tháng, chuỗi số, chuỗi kết hợp với

cả văn bản chẳng hạn như Vùng 1, vùng 2,… ta nên tạo dãy số này theo cách sau:

 Chọn ô đầu tiên trong dãy cần điền, rồi đưa vào giá trị đầu tiên của dãy

vào ô nào Nếu cần tạo 1 dãy có bước tăng khác 1, chọn ô kếtiếp thuộc dãy cần điền và đưa vào giá trị thứ hai của dãy Sựchênh lệnh giữa 2 giá trị này sẽ giúp Excel xác định được bướctăng cho dãy

 Tạo khối bao các ô chứa giá trị bắt đầu của dãy, nếu chỉ có 1 ô thì ta nhấp

chọn ô này

 Lưu ý: Để tạo khối, ta rê chuột vào bên trong ô đầu tiên của khối cần điền

(không cần để chuột ở trên đường viền ô, Excel sẽ hiểu nhầm

là ta muốn di chuyển dữ liệu trong ô), rồi mới nhấn giữ chuột

và rê để mở rộng phạm vi khối

 Rê chuột đến nút đen nhỏ (Fill handle) của khối hay ô hiện hành, nhấn giữ

và bao toàn bộ khối cần điền

 Ghi chú: để điền số thứ tự, ví dụ 1, 2, 3, 4 …, ta có thể làm như sau:

 Gõ số thứ tự bắt đầu vào ô đầu tiên

 Di chuyển chuột đến nút đen (Fill handle) để con trỏ biến thành dấucộng

 Nhấn và giữ phím Ctrl, đồng thời nhấn và giữ chuột (lúc này con trỏ cóhình dấu cộng có một dấu cộng nhỏ bên cạnh) đồng thời kéo bao toàn

bộ khối cần điền

3 Sao chép và di chuyển dữ liệu:

a Di chuyển / sao chép dữ liệu:

 Trường hợp nguồn và đích nằm kề nhau:

Thường dùng để sao chép công thức từ ô đầu tiên của 1 cột xuống các ôngay bên dưới nó Cách thức hiện như sau:

 Tạo khối bao vùng dữ liệu cần sao chép (trường hợp muốn chỉ có 1 ô chỉviệc nhấp chọn ô đó để nó trở thành ô hiện hành)

 Rê chuột tới nút vuông đen nhỏ của khối, cho đến khi trỏ chuột đổi sangdạng dấu cộng, nhấn giữ và rê chuột để bao vùng cần sao chép kềngay khối nguồn này

 Trường hợp nguồn và đích nằm không kề nhau:

Có thể chép dữ liệu từ vùng này sang vùng khác trong cung 1 Sheet hay từSheet này sang Sheet khác, từ Book này sang Book khác Cách thựchiện như sau:

 Tạo khối bao vùng dữ liệu cần sao chép

 Sao chép (copy) khối này vào bộ nhớ theo 1 trong 3 cách sau:

 Cách 1 (nút công cụ):

 Để di chuyển: nhấp vào nút (cut)

 Để sao chép: nhấp vào nút (Copy)

 Cách 2 (phím nóng):

 Để di chuyển: nhấn Ctrl + X (Cut)

 Để sao chép: nhấn Ctrl + C (Copy)

 Cách 3 (lệnh):

 Để di chuyển: Vào menu Edit, chọn Cut

 Để sao chép: Vào menu Edit, chọn Copy

 Lệnh Cut sẽ xóa khối khỏi vị trí hiện hành sau khi thực hiện xong thaotác sao chép, còn lệnh Copy vẫn giữ nguyên khối

 Khi đó bao quanh khối nguồn sẽ có đường viền đứt nét, báo cho biếtđang ở chế độ sao chép

 Lần lượt chuyển trỏ đến các đích cần sao chép (chỉ cần chọn 1 ô tươngứng với góc trái trên của khối đích), rồi dán nội dung từ bộ nhớ vàotheo 1 trong 3 cách sau:

 Cách 1 (nút công cụ): Nhấp vào nút (paste)

 Cách 2 (phím nóng): Nhấn Ctrl + V

 Cách 3 (lệnh): Vào menu Edit, chọn Paste

 Ta được quyền sao chép nhiều lần cho đến khi không cần sao chép nữa

 Để kết thúc việc sao chép nhấn ESC hoặc nhấn Enter ở lần sao chép cuốicùng

b Di chuyển dữ liệu nhanh:

Để di chuyển từ vùng này sang vùng khác, tạo khối bao vùng dữ liệu cần dichuyển, rê chuột tới đường biên khối cho đến khi trỏ chuột đổi sang dạng mũi tên,nhấn giữ và rê chuột đến vị trí mới

4 Định dạng ô:

Việc định dạng mỗi ô là độc lập với nhau Để định dạng cùng lúc nhiều ô, ta phảitạo khối cho các ô này

a Căn lề trong mỗi ô:

Dùng các nút căn trái, căn giữa, căn phải, căn đều 2 bên trong mỗi ô trongkhối được chọn

 : Căn trái

 : Căn giữa

 : Căn phải

 : Căn đều hai bên

b Căn lề ngang qua 1 ô:

Ví dụ: Để tạo tiêu đề cho bảng điểm học sinh sau, sao cho tiêu đề nằm giữa

so với chiều ngang của bảng:

Ta gõ tiêu đề vào ô A1, tạo khối bao các ô từ A1 đến G1, rồi nhấp vào nút

c Định dạng số:

 Tăng 1 chữ số thập phân, ví dụ: 3,5 sau khi nhấp vào nút 3,50

 Giảm 1 chữ số thập phân, ví dụ: 3,57 sau khi nhấp vào nút 3,5

 Thêm các dấu phân cách phần ngàn, ví dụ 1000 sau khi nhấp vào nút

1.000,00Lưu ý: nếu bề rộng ô không đủ để hiển thị dữ liệu thì dữ liệu số sẽ xuất hiệndấu hiệu ##### chỉ cần mở rộng bề rộng cột, dữ liệu sẽ hiện đủ theo ý muốn

 Tạo số phần trăm, ví dụ: 0,23 sau khi nhấp nút được 23%

Ngoài các nút trực quan trên, nếu ta muốn có 1 định dạng khác hơn cho các dữliệu số, vào menu Format, chọn Cells, chọn tab Number

d Kẻ khung, tạo nền cho bảng:

Tạo khối bao các ô cần kẻ, chọn Format / Cells

 Để kẻ khung: chọn tab Border

 Để tạo nền: chọn tab Patterns

BÀI 2: CÁC HÀM CƠ BẢN

I Khái niệm

Hàm dùng trong Excel có thể khái niệm như những chương trình nhỏ giúp thựchiện các tính toán nhanh trên bảng tính

Về nguồn gốc thiết kế, có thể tạm phân chia thành 2 loại Hàm

 Hàm nội tại của Excel (Built-in Functions) Khi khởi động Excel, các hàm

này đã sẵn dùng

 Hàm do người dùng định nghĩa (user defined Functions)

Hàm luôn trả về một trị và có thể là số, chuỗi, luận lý hay thông tin về lỗi

II Cách dùng hàm:

Cú pháp tổng quát của một hàm EXCEL là:

TÊN HÀM (đối số 1, đối số 2…)

 Tên Hàm

 Không phân biệt ký tự thường hay hoa

 Mỗi tên hàm đều có công dụng riêng nên cần sử dụng chính xác

 Đối số luôn đặt giữa cặp ngoặc đơn

 Tùy theo loại Hàm, có thể

Để trợ giúp sử dụng hàm, ta có thể dùng nút công cụ

Khi nhấp vào nút này, sẽ xuất hiện hộp thoại như sau:

 Chọn hàm cần dùng, các hàm được xếp theo nhóm (calegory).

 Nhấp nút OK chuyển sang bước kế tiếp

 Tùy theo mỗi hàm có bao nhiều đối số sẽ có bấy nhiêu ô tương ứng để ta

chúng ta khai báo

 Để kết thúc việc tạo hàm nhấp vào nút OK

Ví dụ hình ảnh của hộp trợ giúp hàm cho hàm IF như sau, có 3 đối số nên có 3 ôlogical test, value if true và value if false

Trong đó:

 bt_đk là biểu thức điều kiện, kết quả biểu thức chỉ có giá trị hoặc đúng

(TRUE) hoặc sai (FALSE)

 bt_dung, bt_sai là các biểu thức có kiểu tùy ý

Ý nghĩa: Hàm sẽ đánh giá bt_đk, nếu biểu thức này đúng thì trả về biểu thức bt

đúng ngược lại thì trả về bt_sai

Ví dụ 1: Giả sử có bảng điểm học sinh như sau, để xếp loại học sinh theo tiêu

Trường hợp mở rộng của hàm IF:

 Ta có thể dùng nhiều hàm IF lồng nhau để xét bài toán có nhiều chọn lựa

Ý nghĩa: Hàm chỉ trả về giá trị đúng (TRUE) nếu tất cả các biểu thức đối số của

nó đều đúng, ngược lại chỉ cần ít nhất 1 biểu thức sai là hàm sẽ trả về giá trị sai(FALSE)

Ý nghĩa: Tương tự như hàm AND, nhưng hàm chỉ trả về giá trị sau (FALSE)

nếu tất cả biểu thức bt1, bt2, ….đều sai, ngược lại chỉ cần 1 biểu thức đúng hàm sẽ trả

về giá trị đúng (TRUE)

Ví dụ: Tạo công thức xếp loại học sinh đưa vào điểm trung bình và đạo đức như

sau:

 Nếu ĐTB>=8 và Đạo đức = A: Xuất sắc

 Nếu ĐTB>=7 và Đạo đức = A hay B: Tiên tiến

 Nếu ĐTB>=5 và Đạo đức khác loại D: Trung bình

 Ngược lại mọi trường hợp trên thuộc loại kém

Mỗi tiêu chuẩn liên quan đến cả ĐTB và Đạo đức, ta dùng hàm AND để liênkết chúng với nhau, công thức cụ thể như sau:

=IF(AND(F2>=8, G2= “A”), “xuất sắc”, IF(AND(F2>=7, OR(G2= “A”, G2=

“B”)), “Tiên tiến”, IF(AND(F2>=5,G2<> “D”), “Trung bình”, “Kém”)))

Ý nghĩa: Hàm trả về giá trị phủ định của bt (nếu bt có giá trị sai (FALSE) hàm

sẽ trả về giá trị đúng (TRUE), nếu bt có giá trị đúng (TRUE) hàm sẽ trả về giá trị sai(FALSE))

Ví dụ:

=NOT(3>4) sẽ trả về giá trị TRUE

=NOT(3<4) sẽ trả về giá trị FALSE

=LEFT(“Tôi đi học”,3) sẽ trả về chuỗi “Tôi”

 Hàm chuyển đổi dữ liệu chuỗi thành dữ liệu kiểu số

 Các dữ liệu chuỗi có dạng thức số mới chuyển đổi được

 Khi không chuyển đổi được, hàm trả về lỗi #VALUE!

 Trả về số dư của phép chia n/d và có cùng dấu với số chia.

 Hàm Mod có thể được diễn tả như sau MOD(n, d) = n - d*INT(n/d)

 Nếu n là 0: Làm tròn x không có số lẻ thập phân

 Nếu n lớn hơn 0: Làm tròn đến n số lẻ thập phân

 Nếu n nhỏ hơn 0: làm tròn ngược đến n số phần nguyên

 Khi làm tròn: Nếu lớn hơn hoặc bằng 5 thì tăng 1 đơn vị, ngược lại thì bỏ

 Trả về giá trị căn bậc 2 của x

 Nếu x là số âm, hàm sẽ trả về lỗi #NUM!

 Hàm trả về tổng của các đối số đối_số_1, đối_số_2… trong đó các đối số

này có thể là các địa chỉ khối

 Hàm cho phép từ 1 đến 30 đối số

 Dữ liệu chuỗi hay hằng logic được bỏ qua

Ví dụ:

Địa chỉ khối: dùng để chỉ đến 1 dãy ô đứng kề nhau trong 1 khối hình chữ nhật

mà địa chỉ 2 ô góc trái trên và góc phải dưới của khối được dùng để đại diện cho khốitheo dạng sau:

<địa chỉ ô góc trái bên>:<địa chỉ góc phải dưới>

Ví dụ: địa chỉ khối B2:C5 dùng để chỉ đến ô B2,B3,B4,B5,C2,C3,C4,C5

Cách dùng nhanh: Vì SUM là 1 hàm thông dụng, nó có nút công cụ AutoSum

Ví dụ:

 để tính tổng cột số từ F2 đến F20, kết quả dựa vào ô F21, thay vì phải gõ

công thức sau vào ô F21: =SUM(F2:F20)

 Ta dừng lại ô 21, nhấp nút AutoSum, trong ô sẽ xuất hiện công thức tương

tự như trên, nếu địa chỉ khối mà Excel gợi ý không đúng theo ýmuốn, ta có thể xác định các địa chỉ khối mới, khi đó địa chỉkhối trong công thức sẽ tự động thay đổi theo

AVERAGE(đối_số_1, đối_số_2,…)

Ý nghĩa:

 Hàm tính trung bình cộng các đối số đối_số_1, đối_số_2…

 Các đối số cũng có thể là địa chỉ khối

 Hàm cho phép từ 1 đến 30 đối số

 Dữ liệu chuỗi hay hằng logic được bỏ qua

Ví dụ: Thay vì dùng công thức sau để tính điểm trung bình:

 Hàm trả về giá trị nhỏ nhất của các đối số đối_số_1, đối_số_2, …

 Các đối số cũng có thể là địa chỉ khối

 Hàm trả về giá trị lớn nhất của các đối số đối_số_1, đối_số_2, …

 Các đối số cũng có thể là địa chỉ khối

 Hàm sẽ đếm có bao nhiêu giá trị số trong danh sách các đối số Các đối số

có thể chứa bất kỳ loại dữ liệu nào nhưng hàm COUNT chỉđếm các giá trị số hoặc các chuỗi biểu diễn số mà thôi

 Các đối số cũng có thể là địa chỉ khối

 Trả về một số là tổng số ô có chứa dữ liệu (số, chuỗi, logic, )

 Các đối số cũng có thể là địa chỉ khối

 Cho phép nhập tối đa 30 đối số

 Các ô rỗng được bỏ qua