Giáo trình Tin A phần MS Word

Có thể xác lập lại [Menubar] Tools - Options - Phiếu View - Tại mục Show : Chọn / bỏ chọn mục Startup Pane  Mở TaskPane khi đang làm việc với Word [Menubar] View - Task Pane phím tắt :

MICROSOFT OFFICE WORD 2003 BÀI 1 : CĂN BẢN VỀ MICROSOFT OFFICE WORD 2003

I GIỚI THIỆU :

Microsoft Word 2003 là chương trình ứng dụng xử lý văn bản trong môi trườngWindows Hiện có rất nhiều người ưa chuộng và được giới chuyên môn đánh giá làmạnh trong nhóm các phần mềm ứng dụng xử lý văn bản Nó có nhiều công cụ đểsoạn thảo văn bản từ đơn giản đến phức tạp Trong Microsoft Word 2003 đã được bổsung rất nhiều tính năng đủ để soạn thảo những tài liệu phức tạp và hình thức trìnhbày đẹp, đáp ứng được yêu cầu của người dùng trên thực tế

II KHỞI ĐỘNG CHƯƠNG TRÌNH & CỬA SỔ LÀM VIỆC ;

 hoặc click / Double click vào tài liệu tạo từ WORD

 hoặc từ Start Menu - RUN - gõ WINWORD.EXE - OK

 (Tập tin winword.exe là tập khởi động MS-WORD)

2 Các thành phần cửa sổ Word :

a Task pane

 Được đặt bên phải cửa sổ và dùng làm việc với Word (Bảng công việc)

 Tắt Taskpane : Click nút Close trên Taskpane

 Xác lập hiển thị

 Mặc định Taskpane hiển thị khi mở Word Có thể xác lập lại

[Menubar] Tools - Options - Phiếu View - Tại mục Show : Chọn / bỏ chọn mục Startup Pane

 Mở TaskPane khi đang làm việc với Word

[Menubar] View - Task Pane (phím tắt : Ctrl+F1)

 Chọn công việc

 Click nút Dropdown của Task Paskpane

 Chọn công việc trong danh sách các mục làm việc

 Chọn tiếp mục chi tiết công việc muốn thực hiện

 Thay đổi vị trí hiển thị của Task Pane

 Trỏ và rê thanh chọn của Taskpane (vạch ở đỉnh trái của Taskpane)

 Nếu đặt trong vùng tài liệu : hiển thị như hộp thoại

 Nếu đặt trên vùng Toolbars : Hiển thị như một Toolbar

 Nếu đặt ở cạnh phải trái / cửa sổ : Neo ở cạnh cửa sổ

b Title Bar

 Là thanh Tiêu đề của cửa sổ Hiển thị tên tập tin tài liệu và tên ứng dụng

 Thao tác trên Title Bar

 Double Click : Chuyển đổi giữa chế độ Maximize và Restore

 Click phải : Hiển thị hộp thoại Control Menu Box

 Rê (khi cửa sổ không ở trong chế độ Maximize) : Di chuyển cửa sổ

c Menubar

Thanh Menu ngang

 Mặc định, khi mở một mục trên Menu bar, Word hiển thị các mục lệnhthường dùng sau cùng (recently used) nên gọi là Menu 2 cấp

 Nếu click vào dấu mũi tên đôi hướng xuống hay sau một khoảng vài giâythì các phần còn lại của Menu được hiển thị tiếp

 Tắt / mở chế độ hiển thị 2 cấp

 Hay click phải vùng trống trên Menubar và chọn Customize

 Chọn phiếu Options, tại mục Always show full menus :

 Muốn chuyển thành hai thanh dụng cụ riêng biệt như các phiên bản trước :

 Mở hộp thoại Customize : Vào menu View  Toolbars  Custonmize

 Tắt mở thước ngang dọc : Vào menu VIEW  RULER

 Xác lập đơn vị tính trên vạch phân chia

 Vào menu Tools  Options  phiếu General - xác lập đơn vị tính trongkhung Measurement Units (Inches, Centimeters, v.v)

 Trong chế độ NORMAL, không có thước dọc

 Trong chế độ PRINT LAYOUT, hai thước đều được hiển thị Tắt mở thước dọc

 Vào menu TOOLS  OPTIONS  Phiếu VIEW

 Tại phần Print and Web Layout Options : Chọn / bỏ chọn mục VERTICAL RULER (Print Preview only)

f Scroll bar

 Thanh trượt Gồm thanh ngang và thanh dọc, dùng làm trôi màn hình đểxem vùng văn bản bị che khuất

 Mở / tắt thanh trượt : Menu Tools - Options - phiếu View - trong phầnShow : Chọn /bỏ chọn mục Horizontal Scroll bar / Vertical Scroll bar.

g Status bar

Thanh trạng thái Hiển thị các trạng thái khi làm việc với văn bản (Tọa độđiểm chèn, trang , trạng thái Insert hay Overwwrite, v.v.)

h Document Area (Vùng văn bản)

Vùng nhập văn bản và các đối tượng khác cho tài liệu (Đây là vùng làm việcchính của Word)

III MỘT SỐ KHÁI NIỆM :

1 Giới thiệu một số thuật ngữ

 Từ : (Word) gồm một số ký tự liền nhau và kết thúc bằng

khoảng trắng (nhấn phím Space)

 Câu : (Sentence) gồm một số từ liền nhau và kết thúc bằng dấu

chấm câu

 Đoạn : (Paragraph) gồm một hay nhiều câu kết thúc bằng cách

nhấn phím ENTER Nếu click nút SHOW/HIDE trênthanh dụng cụ để hiển thị các ký tự không in được thì sẽthấy xuất hiện ký tự ở cuối đoạn, đó là ký tự đánh dấuđoạn (Paragraph Mark)

 Dòng : (Line) gồm nhiều từ liền nhau trên một dòng

 Trang : (Page) Phần tương ứng với một mặt tờ giấy in (đã được chỉ

định trong Page Setup) trên đó chứa nội dung văn bảng

và các đối tượng khác

 Phần : (Section) là phần văn bản trên đó có thể thiết lập các

định dạng khác nhau về trang in, đầu trang / chân trang

in, …v.v

Nếu cho hiển thị các ký tự không in được thì sẽ dấu ngắtphần được hiển thị

 Đối tượng : (Object) là hình ảnh, âm thanh hoặc một dạng thông tin

khác được đưa vào văn bản bởi một ứng dụng Windows

 Khối văn bản : (Block / Selection) là phần văn bản được đánh dấu

 Con trỏ mouse hình chữ I : Dùng định vị nhanh một vị trí trên màn hình.

 Con trỏ đứng nhấp nháy : Dùng để xác định vị trí thao tác với văn bản(còn gọi là điểm chèn hay điểm nháy)

b Ký hiệu cuối tập tin

 Trong chế độ NORMAL, sẽ thấy dấu kết thúc tài liệu : đó là ký hiệu cuốitập tin (dấu gạch nằm ngang)

 Trong chế độ này, con trỏ không thể di chuyển xuống khỏi ký hiệu cuốitập tin

 Nếu màn hình văn bản đang hiển thị ở chế độ PRINT LAYOUT thì sẽkhông thấy được ký hiệu cuối tập tin

 Trong chế độ PRINT LAYOUT, có thể di chuyển dấu cuối tập tin ở vị trícuối mới tập tin bằng thao tác DbClick Đây là chức năng Click andType của Word Xác lập

 Vào menu TOOLS  OPTIONS  phiếu EDIT

 Đánh dấu chọn mục ENABLE CLICK AND TYPE

 Chọn Style sẽ áp dụng khi dùng chức năng này (Default Paragraph Style – Kiểu đoạn mặc định)

3 Quy ước nhập văn bản

a Thao tác căn bản :

Đặt điểm chèn tại vị trí muốn nhập và gõ văn bản từ bàn phím

 Một tài liệu gồm từ một đến nhiều Đoạn (Paragraph)

 Trong một đoạn, khi nhập văn bản đến lề phải của đoạn, văn bản sẽ tựđộng cuộn xuống dòng

 Không dùng phím Enter để xuống dòng trong một đoạn văn bản(Paragraph)

 Phím ENTER được dùng để kết thúc đoạn hiện tại và tạo đoạn mới Nóikhác, mỗi lần nhấn phím ENTER là tạo đoạn mới

 Ký tự trắng

 Phím cách (phím Space) tạo ký tự trắng (còn gọi là dấu cách)

 Trong Windows, dạng chữ được dùng là loại Proportional tức có bề rộng

ký tự không cố định, do vậy :

 Không dùng dấu cách (phím Space) để chỉnh dòng, chỉnh đoạn

 Không nên đặt hai hay nhiều hơn hai dấu cách liền nhau

b Xóa văn bản

 Phím Delete : Xóa ký tự bên phải điểm nháy

 Phím BackSpace : Xóa ký tự bên trái điểm nháy

 Đánh dấu khối và nhấn phím Delete : Xóa khối.

c Các xử lý đặc biệt với phím ENTER

 SHIFT+ENTER : Xuống dòng nhưng không tạo đoạn mới

 CTRL+ENTER : Xuống dòng và sang trang mới

d Dấu ngắt câu, kết thúc câu – Khoảng cách TAB

 Dấu phẩy, Chấm phẩy, Chấm : Viết ngay sau từ trước (không ký tự

trắng) và cách từ sau một ký tự trắng

 Di chuyển một khoảng cách Tab : Nhấn phím TAB / BACKSPACE  dùng để tạo những khoảng cách đồng nhất trong văn bản

e Các phím di chuyển điểm chèn thường dùng như sau

Di chuyển điểm chèn để chọn vị trí thao tác với văn bản

  và  Di chuyển qua trái / phải một ký tự và lên xuống

một dòng

Ctrl+ hay Ctrl+ Sang trái phải một từ

Home / End Về đầu / cuối dòng

PageUp / PageDown Lên / xuống một màn hình

Ctrl+Home hay Ctrl+End Về đầu tập tin hay về cuối tập tin

f Chế độ ghi chèn (INSERT) và ghi đè (OVERWRITE)

 Có hai chế độ ghi khi nhập văn bản

 INSERT (chèn) : Ký tự nhập vào sẽ chèn vào vị trí con trỏ và

đẩy các ký tự tại vị trí và bên phải sang phải

 OVERTYPE (viết đè) : Ký tự nhập vào sẽ được ghi đè lên ký tự tại vị

IV QUI TRÌNH GÕ TIẾNG VIỆT :

UNICODE Unicode 1/ Unicode dựng

sẵn Arial, Times New Roman,Tahoma …Hiện nay thường được sử dụng đó là bộ font Unicode

2 Một vài phần mềm gõ tiếng thông dụng :

a Phần mềm Vietkey :

 Phiếu Kiểu gõ: Trong mục tiếng Việt cho chúng ta chọn kiểu gõ tiếngViệt

 Để gõ theo kiểu Telex : Click chọn Telex

 Để gõ theo kiểu VNI : Click chọn VNI

 Để gõ theo kiểu khác : chọn một trong các kiểu gõ trong danh sách bên cạnh

 Phiếu Bảng mã : Chọn bảng mã để sử dụng cho các bộ font tương ứng :

 TCVN3 – ABC : Dùng với bộ font ABC

 VNI Win : Dùng với bộ font VNI

 Unicode dựng sẵn : Dùng với bộ font Unicode

 Để sử dụng các bảng mã khác chọn trong danh sách bên cạnh

b Phần mềm Unikey :

 Bảng mã : Chọn bảng mã cần sử dụng

 Kiểu gõ phím : chọn kiểu gõ phím (VNI, Telex …)

 Phím chuyển : Chọn kiểu phím chuyển giữa gõ tiếng Anh và tiếng Việt

 Các mục chọn : để bật/tắt các mục lựa chọn

 Nút Đóng : Đóng chương trình thành một biểu tượng nằm trên khay hệ thống

 Nút Kết thúc : Thoát khỏi chương trình Unikey

 Nút thu nhỏ/mở rộng : ẩn/hiện phần lựa chọn

V CÁC THAO TÁC ĐỊNH DẠNG CƠ BẢN :

Khi đã đưa văn bản vào tài liệu của Word thì buộc chúng ta phải định dạng trangtrí chúng sao cho theo ý mình và đủ tiêu chuẩn sử dụng cho thực tế Để định dạng chođoạn văn bản nào trước tiên chúng ta phải chọn đoạn văn bản cần định dạng sau đómới thực hiện định dạng

1 Nguyên tắc chọn văn bản (đánh dấu chọn):

a Cách 1 : (dùng chuột)

Bấm và giữ nút trái chuột tại vị trí đầu hoặc cuối đoạn văn bản

Rê chuột về phía tùy ý sao cho phủ đen hết đoạn văn bản cần tác động

b Cách 2 : (Dùng bàn phím)

 Định con trỏ văn bản tại đầu đoạn

 Nhấn và giữ phím SHIFT đồng thời nhấn các phím di chuyển con trỏ vănbản như : các phím mũi tên, Home, End, Pgup, PgDown… tùy ý sao chophủ đen hết đối tượng

Muốn chọn nhanh thì có thể sử dụng cách sau :

 Chọn nhanh 1 từ : Nhấp đôi trỏ chuột tại từ đó

 Chọn nhanh 1 đoạn văn bản : Click 3 lần liên tiếp tại đoạn đó

2 Thay đổi định dạng cho văn bản :

a Thay đổi font chữ và cỡ chữ :

 Nhấn Ctrl + ] hoặc Ctrl + Shift + > để tăng font size

 Nhấn Ctrl + [ hoặc Ctrl + Shift + < để giảm font size

b Thay đổi cách thể hiện cho văn bản :

d Định dạng văn bản bằng menu :

Vào menu Format chọn Font : Xuất hiện hộp thoại font với các mục sau:

 Latin text font : chọn font cần sử dụng

 Font style : Chọn hình dáng chữ tùy ý gồm :

 Size: chọn cỡ font tùy ý.

 Font color :

 Chọn màu chữ

 Cách chọn: bấm vào mũi tên xuống sau đó chọn màu trong bảng màu, nếu màu cần chọn không có thì bấm vào more colors sau đó chọn màu

 Underline style : chọn kiểu gạch dưới

 (None) : không có gạch dưới

 Word only : Gạch dưới từng từ

 Để sử dụng mẫu gạch dưới nào chúng ta click vào mẫu có sẵn trong danhsách

 Effects : Một số hiệu ứng, bao gồm :

 Strikethrough : Có đường gạch giữa chữ

 Double strikethrough : có đường gạch đôi giữa chữ

 Superscript : chỉ số trên (Ctrl + Shift + =)

 Subscript : chỉ số dưới (Ctrl + =)

 Shadow, Outline, Emboss, Engrave : các kiểu chữ bóng, viền

 Small Caps : chuyển chữ thường ra chữ hoa nhỏ (Ctrl + Shift + K)

 All Caps : chuyển chữ thường ra chữ hoa (Ctrl + Shift + A)

 Hidden : che dấu (không xuất hiện trên màn hình) (Ctrl + Shift + H)

 Preview :

Cho xem trước định dạng của chữ

 Nút Default : Đặt các định dạng đã chọn làm mặc định cho tất cả các vănbản sau này (khi mở một tài liệu mới sẽ có những định dạng mà chúng

ta đã chọn)

 Nút OK : Đồng ý với những thiết lập đã chọn

 Nút Cancel : Hủy bỏ những thay đổi

e Gióng văn bản bằng kí hiệu biên trái :

Quan sát ký hiệu trên thước ngang

 Hình tam giác trên là giới hạn biên trái của dòng đầu tiên trong đoạn vănbản

 Hình tam giác dưới là giới hạn biên trái của các dòng còn lại trong đoạnvăn bản

Khi gióng văn bản không rơi vào các trường hợp đặc biệt (canh trái, phải,giữa), thì nên dùng ký hiệu biên trái tương ứng để định dạng Cách thao tác lần lượtnhư sau :

 Chọn đoạn văn bản cần tác động

 Bấm và giữ nút trái chuột tại kí hiệu biên tương ứng

 Kéo kí hiệu biên đến vị trí tùy ý trên thước và thả ra

Ngoài ra có thể dùng hai công cụ sau để thụt các đoạn văn bản vào nhữngkhoảng cách nhất định

 Chọn đối tượng cần tác động

 Click vào công cụ để thụt vào mỗi lần 1,27cm

 Click vào công cụ để lùi lại sang trái mỗi lần 1,27cm

f Gióng văn bản bằng menu :

 Alignment : Canh đoạn văn bản, bao gồm :

 Left : canh trái đoạn văn bản.

 Center : canh giữa đoạn văn bản.

 Right : canh phải đoạn văn bản.

 Justify : canh đều hai bên (trừ dòng cuối cùng).

 Distributed : canh đều hai bên (kể cả dòng cuối cùng)

 Outline level : chọn cấp của đề mục

 Mục Indentation : Xử lý thụt văn bản

 Left : thụt từ trái sang phải

 Right : thụt từ phải sang trái

 Special : Tác động đến đối tượng nào, bao gồm :

 (None) : không tác động đối tượng nào

 First line : tác động đến dòng đầu tiên của đoạn văn bản (tương tự

kí hiệu hình tam giác trên của thước ngang)

 Hanging : tác động các dòng còn lại của đoạn (tương tự kí hiệu biên

trái ở dưới của thước ngang)

 By : xác định khoảng cách của First line hoặc Hanging

 Mục Spacing : khoảng cách giữa các đoạn văn

 Before : chỉ số khoảng cách trước đoạn văn bản (trên đỉnh đoạn)

 After : chỉ số khoảng cách sau đoạn văn bản (dưới chân đoạn)

 Line spacing at : chọn chế độ dòng thể hiện tại đoạn được chọn

 Single : khoảng cách dòng đơn (bình thường)

 1.5 lines : khoảng cách là 1,5 dòng bình thường

 Double : khoảng cách dòng đôi

 At least : khoảng cách tối thiểu (tính bằng point(pt) - khai báo bên ô

 Định con trỏ tại vị trí muốn chép đến.

 Nhấn Ctrl + V hoặc vào menu Edit chọn Paste hoặc click vào công cụ

2 Di chuyển văn bản :

 Chọn đối tượng cần tác động

 Nhấn Ctrl + X hoặc vào menu Edit chọn Cut hoặc click vào công cụ

 Định con trỏ tại vị trí muốn chép đến

 Nhấn Ctrl + V hoặc vào menu Edit chọn Paste hoặc click vào công cụ

3 Di chuyển nhanh bằng chuột :

 Bôi đen đoạn văn bản cần tác động

 Nhấn và giữ chuột trong đoạn văn bản đã đánh dấu, sau đó kéo đến vị trícần sao chép rồi thả ra

VII Quản lý tập tin :

1 Mở mới một tập tin tài liệu (Document)

 Khi mới khởi động WORD, một tài liệu trống được hiển thị và sẵn sàngcho việc tạo một tài liệu mới

 Khi đang làm việc với WORD, muốn mở tập tin mới chọn 1 trong cáccách sau :

 Vào menu FILE, chọn NEW, chọn mục Blank Document trên Task Pane

 Nhấn tổ hợp phím CTRL+N

 Click vào biểu tượng New trên thanh dụng cụ

 Tài liệu mới được mở có tên là Document# (# là số thứ tự của lần mở tậptin mới và tăng theo số lần mở)

2 Mở tập tin tài liệu đã có trên disk

a Dùng hộp thoại OPEN

 Mở hộp thoại OPEN bằng một trong các cách sau :

 Vào menu FILE, chọn OPEN

 Nhấn CTRL + O

 Click biểu tượng OPEN trên thanh dụng cụ

 Chọn kiểu tập tin trong khung FILES OF TYPE (Mặc định là All WordDocuments)

 Chọn tập tin hay nhiều tập tin muốn mở (phối hợp phím Shift hay Control)

và click OPEN hoặc DblClick tên tập tin

b Dùng Task Pane

 Mở Task Pane (nếu chưa mở)

 Chọn chủ đề làm việc là Getting Started

 Trong phần Open, chọn tập tin muốn mở Nếu không có tập muốn mở,click more để mở hộp thoại Open và tìm chọn tập tin như nêu trên

3 Lưu tài liệu lên đĩa

Khi nhập hay hiệu chỉnh văn bản, phần này chỉ mới hiển thị trên màn hình vànếu thoát khỏi WORD thì sẽ không còn tồn tại

Phải thực hiện thao tác ghi lưu thì văn bản nhập hay hiệu chỉnh mới ghi lên đĩa

a Lưu lần đầu :

 Mở hộp thoại Save as, chọn một trong các cách sau :

 Vào menu FILE, chọn SAVE / SAVE AS

 Nhấn tổ hợp phím CTRL+S hay phím F12

 Click biểu tượng SAVE trên thanh dụng cụ để mở hộp thoại Save As

 Khung Save In :

Chỉ định ổ đĩa và thư mục ghi lưu, nếu thư mục ghi lưu chưa có

 Click biểu tượng Create New Folder : mở hộp thoại New Folder

 Nhập tên thư mục mới vào khung NAME rồi click OK

 Khung File Name

 Nhập tên tập tin ghi lưu (không cần ghi phần mở rộng)

 Nếu tên ghi lưu trùng với tên tập tin đã có trên đĩa, tập tin cũ sẽ bị ghi chồng nếu tập cũ chưa mở hoặc ngược lại Word từ chối ghi lưu nếu tập tin trên đĩa đang mở

 Khung Save As Type

Mặc định là Word Document Có thể cho ghi lưu theo quy định của cácversion trước

 Khi ghi lưu xong, tên tập tin được ghi trên tiêu đề cửa sổ tài liệu.

b Ghi lưu khi đang làm việc với tài liệu

 Chọn một trong các cách sau :

 Vào menu FILE, chọn SAVE

 Nhấn tổ hợp phím CTRL+S hay Shift+F12

 Click mouse vào biểu tượng SAVE trên thanh dụng cụ

 Tập tin tiếp tục ghi lưu với tên hiện tại (không hiển thị hộp thoại nào cả)

c Ghi lưu lại với tên mới

 Ghi lưu lại tập tin hiện hành với tên mới là tạo thêm một tập tin mới có nộidung và định dạng như tập hiện hành

 Chọn một trong các cách sau :

 Vào menu FILE, chọn SAVE AS (hay phím F12)  nhập các tham số vào hộp thoại Save As tương tự như lưu lần đầu

 Ghi lưu xong, tập tin tên mới được mở, tập tin tên cũ được đóng

d Ghi lưu tất cả tài liệu đang mở

Nhấn giữ phím Shift và click vào menu FILE rồi chọn lệnh SAVE ALL

4 Đóng Tài liệu đang làm việc :

 Chọn một trong các cách sau :

 Vào menu FILE, chọn CLOSE

 Nhấn CTRL+F4

 Click nút CLOSE ở góc trên phải cửa sổ tài liệu

 Cũng có thể dùng ALT+F4 để đóng ứng dụng Word mở với tài liệu vàkhông ảnh hưởng đến các tài liệu khác đang mở

 Muốn đóng tất cả các Tài liệu đang mở (không đóng Word): Nhấn giữSHIFT và click Menu FILE rồi chọn lệnh CLOSE ALL

 Nút Yes : đồng ý ghi lại văn bản lên đĩa.

 Nút No : Không ghi

 Cancel : Hủy lệnh (tiếp tục soạn thảo văn bản)

5 Thoát khỏi Word :

 Chọn 1 trong 2 cách :

 Vào menu File, chọn Exit

 Click vào nút Close

 Nếu chưa lưu văn bản sẽ cảnh báo Xử lý tình huống tương tự như trên

BÀI 2 : SỬ DỤNG CÔNG CỤ TAB (Công cụ định mốc dừng để gióng văn bản)

I HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG TAB :

1 Giới thiệu Tab :

Tab là một công cụ cho phép người dùng khai báo các điểm tự chọn trên thướcngang và từ điểm chọn này dựa vào loại Tab được dùng Word sẽ gióng văn bản được

gõ vào so với điểm chọn (thay vì phải dùng các công cụ canh trái, phải, giữa đểgióng van bản so với trang giấy)

Số lượng và kiểu Tab được dùng không giới hạn, nó phụ thuộc vào mẫu văn bảnbạn sắp tạo ra Một số loại Tab như sau :

 Tab trái (Left Tab) : Văn bản gõ vào sẽ tự gióng bên trái so với điểmchọn và từ đó văn bản sẽ tuôn sang phải Tab trái có kí hiệu

 Tab phải (Right Tab) : Văn bản gõ vào sẽ tự gióng bên phải so với điểmchọn và từ đó văn bản sẽ tuôn sang trái Tab phải có kí hiệu

 Tab giữa (Center Tab) : Văn bản gõ vào sẽ tự gióng đều hai bên so vớiđiểm chọn và từ đó văn bản sẽ tuôn sang hai bên Tab giữa có kí hiệu

 Tab thập phân (Decimal Tab) : Văn bản gõ vào sẽ đổ sang trái cho đếnkhi dấu chấm thập phân được gõ Phần còn lại của nội dung (nếu có) sẽdồn sang bên phải so với điểm khai báo Tab thập phân có kí hiệu

 Tab thanh (Bar Tab) : Tại vị trí khai báo luôn xuất hiện một dấu sổđứng Tab phải có kí hiệu

2 Dùng Tab để khai báo mốc dừng :

a Qui trình khai báo Tab :

 Tab Stop Position : gõ vị trí dừng của Tab trên thước ngang.

 Alignment : chọn loại Tab mà mình cần, gồm có :

 Left : Tab trái.

 Center : Tab giữa

 Right : Tab phải.

 Decimal : Tab thập phân

 Bar : Tab thanh.

 Chọn nút Set để cài Tab vừa khai báo vào danh sách Sau đó tiếp tục khai báo các Tab tiếp theo

 Chọn nút OK để kết thúc việc khai báo

Lưu ý : Nếu khai báo Tab thành công thì tại vị trí khai báo phải có kí hiệu

của loại Tab được chọn

 Cách 2 : (dùng chuột)

 Xác định số lượng và kiểu Tab định dùng

 Click liên tục vào hộp “loại Tab” cho đến khi có được kí hiệu Tab cần thiết Các loại Tab sẽ xuất hiện lần lượt và lặp lại

 Rê trỏ chuột đến vị trí cần khai báo Tab trên thước ngang và click 1 cái Tại vị trí vừa chọn phải có kí hiệu Tab đã chọn

 Gõ văn bản Sau đó lại nhấn phím Tab để di chuyển con trỏ sang Tab tiếp theo…

 Nếu muốn sang dòng khác thì nhấn Enter như đã biết…

 Trường hợp đã có nội dung sau đó mới khai báo Tabs thì phải tuân theotrình tự sau :

 Đánh dấu chọn các dòng bị tác động bởi Tab

 Thực hiện khai báo

c Sửa vị trí mốc dừng hoặc kiểu Tab :

 Cách 1 :

 Chọn các dòng có Tab cần chỉnh sửa vị trí

 Vào menu Format, chọn Tabs… xuất hiện hộp thoại

 Tab stop Position : Gõ chỉ số mô tả vị trí mới

 Alignment : chọn lại kiểu Tab mà mình cần

 Chọn nút Set

 Chọn nút OK để thực hiện

 Cách 2 : chỉ chỉnh sửa vị trí Tab

 Chọn các dòng có Tab cần chỉnh sửa vị trí

 Bấm và giữ chuột trái tại kí hiệu Tab cần tác động (trên thước ngang)

 Kéo kí hiệu Tab sang vị trí mới và thả nút chuột

d Xóa Tab đã khai báo :

Áp dụng khi đã gióng hoàn tất văn bản cần thiết và nội dung bên dưới khôngcần các Tab này nữa thì nên xóa các Tabs trước khi khai báo định dạng khác tránhtrường hợp văn bản bên dưới bị gióng đến những vị trí ngoài ý muốn

Thao tác :

 Định con trỏ tại vị trí cần xóa Tab

 Chọn một trong các lệnh sau :

 Nhấn Ctrl + Q

 Vào menu Format, chọn Tabs… , chọn Clear All, bấm OK

 Nhấn và giữ chuột trái tại kí hiệu Tab cần xóa rồi kéo ra khỏi thước

3 Khai báo Tab có kí tự dẫn (tạo các mẫu) :

Áp dụng khi cần tạo các mẫu phải dùng các dấu chấm chấm để mô tả Ví dụ nhưcác mẫu : hóa đơn, phiếu thu, chi, sơ yếu lý lịch v.v

Trong trường hợp này kí tự dẫn sẽ tự động làm đầy từ vị trí nhấn phím Tab chođến vị trí khai báo Tab trên thước ngang

a Khai báo (dùng menu để khai báo) :

 Xác định vị trí kí tự dẫn sẽ đến

 Vào menu Format, chọn Tabs … (xuất hiện hộp thoại khai báo Tab)

 Tab Stop Position : Gõ vị trí khai báo Tab trên thước ngang

 Alignment : click vào loại Tab cần sử dụng (left, right, center…)

 Leader : Chọn kí tự dẫn, bao gồm :

 None : không có kí tự dẫn cho Tab khai báo (mặc định)

 Các tùy chọn còn lại tùy theo mẫu trên thực tế sẽ chọn

 Chọn nút Set

 Chọn nút OK khi đã khai báo hết Tab

b Sử dụng Tab :

 Gõ nội dung của dòng thuộc mẫu

 Nhấn phím Tab – và nhấn Enter xuống dòng, làm tương tự cho dòng kếtiếp

Khi đó kí tự dẫn sẽ xuất hiện từ kí tự cuối cùng của nội dung vừa gõ đến vị tríkhai báo Tab trên thước ngang

II MỘT SỐ CHỨC NĂNG HAY DÙNG KHÁC :

1 Chèn kí tự đặc biệt vào tài liệu :

Word có các font chữ trong đó các kí tự là các kí hiệu đặc biệt, mục đích đểtrang trí cho mẫu gồm các hình tượng có ý nghĩa thay vì phải mô tả bằng chữ

Thao tác chèn như sau :

 Định con trỏ văn bản tại vị trí cần lấy kí tự

 Vào menu Insert, chọn Symbol

 Font : Chọn font có các kí hiệu đặc biệt, chẳng hạn :

 Click biểu tượng cần chọn

 Click nút Insert để chèn kí tự vào văn bản

 Click nút Cancel / Close để thoát ra ngoài

 Recently used symbols : Các kí tự vừa được sử dụng gần nhất, để chochúng ta chọn nhanh

 Character code: Mã ASCII của ký tự đang chọn

 Shortcut key : Định nghĩa phím tắt cho việc chèn ký hiệu hiện tại

Tạo Shortcut

 Chọn ký hiệu click nút Shortcut key : Hộp thoại Customize Keyboard hiển thị Nhấn tổ hợp phím trong khung PRESS NEW SHORT CUT KEY (dùng phím CTRL hay ALT với một phím ký tự Nếu nhập sai : nhấn Backspace và nhập lại)

 Làm xong  click ASSIGN Phím tắt vừa tạo sẽ hiện lên trong danh sách Current Keys - nhấn Close để kết thúc

Xóa Shortcut key

Đối với các kí tự này chúng ta tiến hành định dạng tương tự như kí tự bìnhthường như thay đổi Size, lấy đậm, nghiêng…

Muốn xóa : bôi đen kí tự, nhấn Delete.

 Bôi đen các đoạn cần tác động

 Vào menu Format, chọn Change Case

 Click chọn một mẫu trong hộp thoại

 Chọn nút OK

Lưu ý : Để chuyển đổi nhanh qua lại giữa các mẫu lowercase, UPPERCASE,

Title Case chúng ta có thể làm như sau :

 Bôi đen các đoạn cần tác động

 Nhấn Shift + F3

3 Các chức năng chỉnh sửa nhanh thông dụng :

a Lệnh khôi phục :

Áp dụng khi bạn vô tình thao tác hơi quá tay làm hư hại nội dung tài liệu Khi

đó thay vì chỉnh sửa hay làm lại từ đầu thì cách tốt nhất là khôi phục cái cũ đã mất

Thao tác : chọn một trong các cách sau :

 Nhấn Ctrl + Z.

 Vào menu Edit, chọn Undo …

 Click vào công cụ Undo trên thanh công cụ

Về bản chất lệnh khôi phục của Word theo ý tưởng sau : khi khởi động Wordxong, chúng ta làm thao tác 1, sau đó tiếp thao tác thứ 2, và thao tác thứ 3 Giả sử tạithao tác này bị sai và chúng ta nhấn lệnh khôi phục thì Word sẽ quay lại trạng tháithao tác thứ 2 và nếu nhấn lệnh 1 lần nữa thì Word sẽ quay lại thao tác 1, tiếp tục nhưvậy cho đến khi quay lại vị trí ban đầu

b Lệnh Redo :

Dùng để lấy lại (làm lại) thao tác vừa Undo gần nhất

Thao tác : chọn một trong các cách sau :

 Nhấn Ctrl + Y

 Vào menu Edit, chọn Redo …

 Click vào công cụ Redo trên thanh công cụ

Lưu ý : Ngoài ra trong quá trình soạn thảo nếu muốn lặp lại đoạn văn bản vừa

gõ thì có thể nhấn Ctrl + Y (hoặc vào menu Edit, chọn Repeat Typing)

 Find what : gõ đối tượng cần tìm.

 Replace with : gõ đối tượng cần thay thế

 Search : Chọn cách tìm

 ALL : tìm toàn Document

 UP : từ chỗ điểm chèn trở ngược lên đến đầu Document

 DOWN : từ điểm chèn đến cuối Document

 Match Case : phân biệt chữ thường, chữ hoa

 Find Whole Words Only : chỉ tìm từ riêng biệt

 Use Wide Card : dùng ký tự đại diện để tìm

 {n} : chính xác n ký tự dẫn trước dấu móc này (EX : fe{2}d tức là feed

nhưng không phải là fed.)

 {n,m} : có thể có từ n đến m ký tự dẫn trước dấu ngoặc (EX :

10{1,3}) tức là 100, 1000, 10000)

 < : nằm ở đầu một từ (EX : <(inter) tức intersting, intercept, nhưng

không phải là splinter.)

 > : nằm ở cuối một từ (EX : (in)> tức in, within nhưng không phải là

interesting.)

 Sounds like : có phát âm giống như từ trong Find What

 Find all word forms : Tìm đúng định dạng quy định

 Nút Special : tìm các thành phần đặc biệt (dấu ngắt trang, ngắt section,hình ảnh – click mục cần tìm trên danh sách để đưa vào khung FindWhat)

 Nút Format : quy định xét cả định dạng của từ cần tìm

 Nút Replace : Thay thế từ đầu tiên tìm thấy.

 Nút Replace all : Thay thế tất cả các từ tìm thấy

 Nút Find Next : Tiếp tục tìm

d Cắt các văn bản hay đồ họa từ nhiều vị trí khác nhau :

Áp dụng trong trường hợp muốn di chuyển đoạn tư liệu khác vị trí nhau cóthể cách xa nhau và chèn chúng thành một nhóm Khi đó hãy dùng công cụ Spike(dụng cụ cắt dán liên tiếp) công cụ này khác Clipboard thông thường ở chỗ là khi bạncắt một vùng lựa mới thì vùng đó không ghi đè lên vùng đã chọn trước đó như trongClipboard Do đó bạn có thể chọn nhiều vùng lựa để đưa vào Spike

Thao tác chuyển các đối tượng vào Spike :

 Chọn đối tượng tác động

 Nhấn tổ hợp lệnh : Ctrl + F3

 Lặp lại 2 bước trên cho đến khi kết thúc

Chèn các nội dung trong Spike vào tài liệu :

 Định con trỏ nơi muốn chèn nội dung

 Gõ “Spike” rồi nhấn phím F3 Có thể chèn nhiều lần nội dung này vào tàiliệu cho đến khi dùng lệnh xóa đi

Muốn xóa nội dung trong Spike : nhấn Ctrl + Shift + F3.

BÀI 3 : BẢNG BIỂU (TABLE)

I TẠO BẢNG VÀ NHẬP NỘI DUNG :

 Vào menu Table, chọn Insert Table

 Tại dòng Number of columns : gõ số

 Định con trỏ văn bản tại vị trí chèn bảng

 Click vào công cụ Insert table trên thanh công

cụ, Word sẽ đổ ra :

 Bấm và giữ nút trái chuột kéo sao cho đạt được số cột

và dòng tùy ý

Khi đã có mẫu trong tài liệu, để di chuyển giữa các ô như sau :

 Dùng chuột : Click vào ô bạn muốn tác động

 Dùng bàn phím :

 Phím Tab : Đến ô kế tiếp

 Phím Shift + Tab : Lùi lại ô trước đó

 Ngoài ra cũng có thể dùng các phím mũi tên

 Muốn tạo 1 đoạn trong bảng thì nhấn phím Enter

2 Chỉnh sửa bảng :

Thông thường theo nguyên tắc của Word sẽ ưu tiên tác động cho các đối tượngđược chọn (đánh dấu đen) Do đó trước khi tiếp cận các lệnh chỉnh sửa chúng ta phảinắm bắt những cách chọn đối tượng tác động

a Chọn các đối tượng ô, dòng, cột (Cell, row, column)

Thao tác bằng chuột:

 Chọn 1 ô : Click vào ô đó

 Một dòng : Click vào vị trí cực trái của dòng

 Một cột : Rê chuột ở đỉnh cột khi thấy mủi tên chỉ xuống thì Click chuột.Muốn chọn nhiều dòng hay nhiều cột thì thao tác tương tự trên đồng thờinhận và giữ phím SHIFT rê chuột sao cho phủ đen các đối tượng cần tác động

Cách này tuy chọn nhanh nhưng trong trường hợp bảng biểu lớn thì hơi gặpkhó khăn trong việc chọn vì màn hình máy tính có giới hạn nên phần lớn bảng bị chekhuất Nếu dùng cách này bạn phải kéo chuột rất vất vả và khắc phục bằng cách sau:

Dùng Menu để chọn: Định trỏ tại ô thuộc dòng / cột / bảng

 Chọn Table / Select Row : Chọn dòng

 Chọn Table / Select Column : Chọn cột

 Chọn Table / Select Table : Chọn cả bảng biểu (Alt + 5 <bên phải>)

b Chèn ô /dòng / cột : (Cell / Row / Column)

Trong trường hợp mẫu bảng bị thiếu các dòng hoặc cột thì dùng lệnh này

 Chọn đối tượng liên quan tại vị trí được chèn

 Chọn mục Table / Chọn các mục tương ứng sau:

 Insert Row : Chèn dòng vào vị trí được chọn các dòng từ vị trí chèn bị đẩy xuống dưới

 Insert Column : Chèn cột và các cột từ vị trí được chèn để sang phải

 Insert Cells : máy có hộp thoại gồm các tùy chọn:

 Shift Cells Right : Chèn các ô mới tại vị trí được chọn các ô bị

đẩy sang phải

 Shift Cells Down : Chèn các ô tại vị trí được chọn các ô bị đẩy

xuống dưới

 Insert Entire Row : Chèn dòng tại đó.

 Insert Entire Column : Chèn cột tại vị trí đó

 Chọn nút OK để thực hiện

Lưu ý : Nếu bạn muốn chèn cùng lúc nhiều đối tượng thì bạn chọn nhiều đối

c Xóa các ô / dòng / cột (Cell / Row / Column):

 Chọn đối tượng có liên quan

 Chọn menu Table / Chọn mục tương ứng sau:

 Delete Row : Xóa dòng được chọn

 Delete Column : Xóa cột được chọn

 Insert Cells : Có hộp thoại sau:

 Shift Cells Left : Xóa các ô mới tại vị trí được chọn các ô bên

phải đẩy sang trái bị đẩy sang phải

 Shift Cells Up : Xóa các ô tại vị trí được chọn các ô bên dưới

đẩy lên trên

 Delete Entire Row : Xóa dòng tại vị trí được chọn.

 Delete Entire Column : Xóa cột tại vị trí được chọn

 Chọn nút OK để thực hiện

d Các công cụ chỉnh sửa đặc biệt:

Áp dụng khi bạn cần tạo các mẫu bảng có tiêu đề chung Tức là có 1 tiêu đềlớn chung cho các cột nhở bên trong

 Chẻ các ô của 1 cột thành nhiều cột:

 Chọn các ô của cột cần chẻ:

 Chọn Table / Slipt Cells xuất hiện hộp thoại:

 Tại dòng Number of Columns: Gỏ số cột cần chẻ (mặc định là 2 cột)

 Chọn OK

 Chẻ 1 bảng thành 2 bảng (theo dòng) :

 Định con trỏ văn bản tại ví trí cần chia

 Chọn Table / Split Table.

 Trộn nhiều ô thành 1 ô :

 Chọn các ô cần trộn

 Chọn Table / Merge cells

 Tự động tạo tiêu đề cột của bảng khi WORD sang trang mới :

 Chọn dòng làm tiêu đề cho bảng (chính là dòng tiêu đề tên các cột)

 Chọn Table / Headings

3 Xử lý nội dung bảng:

a Di chuyển và sao chép nội dung trong bảng:

Đối với WINWORD bạn có thể sử dụng các lệnh sao chép đã biết vẫn có thể

áp dụng đối với bảng biểu Thao tác cụ thể như sau:

b Hiệu chỉnh kích thước ô, dòng, cột (cell, row, column)

 Hiệu chỉnh bằng Mouse

 Nếu đang hiệu chỉnh bề rộng cột mà đang select Cell thì hiệu chỉnh chỉ tác dụng cho Cell đang được select

 Hiệu chỉnh bề rộng Cell : Click và kéo bờ phải của Cell

 Hiệu chỉnh bề cao của dòng : Click và kéo bờ dưới của dòng

 Hiệu chỉnh bằng Menu

 Chọn Cell, cột / dòng cần hiệu chỉnh

 Vào menu TABLE, chọn TABLE PROPERTIES - chọn phiếu liên quan

và thực hiện hiệu chỉnh kích thước (dòng, cột, cell)

 Hoặc vào menu TABLE, chọn AutoFit - chọn lệnh thích ứng

 AutoFit to Contents : Vừa với nội dung

 AutoFit to Window : Vừa với cửa sổ

 Fixed Column Width : Chỉ định độ rộng cột cố định.

 Distribute Rows Evenly : Xác lập các dòng bằng nhau.

 Distribute Columns Evenly : Xác lập các cột bằng nhau.

c Xác lập thuộc tính cho Table

Mở cửa sổ thuộc tính của Table :

Vào Menu Table, chọn Table Properties

hay click phải một ô và chọn Table

 Định kích thước cụ thể (tùy thuộc đon vị tính mặc định được chọn)

 Mục Alignment

 Căn hàng Table : Left, Center, Right,

 Indent From Left : Thụt vào so với lề trái (Table ở chế độ

NONE)

 Text Wrapping

 Xác lập cách cuộn văn bản đối với Table (Wrapping Style)

 None : không cuộn văn bản – như In-Line

 Around : Cuộn văn bản quanh Table Trường hợp này có thể xem Table như một đối tượng nhúng

 Positioning

 Hiệu lực khi Table ở chế độ đối tượng và dùng xác lập vi trí cho Table nếu chọn mục AROUND (Horizontal, Vertical, Distance from surroundinng Text)

II Vẻ khung cho bảng:

1 Vẻ nhanh một mẫu bảng:

 Định trỏ văn bản trong phạm vi bảng

 Chọn Table / Table AutoFormat… có hộp thoại bạn thao tác lần lượt sau:

 Chọn tên mẫu có sẵn tại vùng Formats và xem trước mẫu tương ứng tạivùng Preview

 Mục apply special formats to : áp dụng các định dạng đặc biệt, bao gồm

 Heading rows : áp dụng cho dòng đầu tiên

 Last row : áp dụng cho dòng cuối cùng

 First column : áp dụng cho cột đầu tiên

 Last column : áp dụng cho cột cuối cùng

 Chọn OK

2 Vẻ khung bằng công cụ:

Nếu trên màn hình chưa thấy thì chọn một trong các cách sau :

 Vào menu View, chọn Toolbars, Click vào Tables and Borders

 Vào menu Table, chọn Table Draw

 Bấm vào nút Tables and Borders trên thanh công cụ

Các công cụ tác động theo khối được chọn

 Border color : màu đường viền.

 Outside border : chọn đường viền cần vẽ.

 Shading color : Màu của bóng.

 Insert tabel : chèn bảng.

 Distribute columns evenly : Phân các cột bằng nhau.

 Distribute rows evenly : phân các dòng bằng nhau.

 Table autoformat : tự định dạng bảng.

 Change text direction : thay đổi chiều văn bản.

 Sort Ascending : Sắp xếp tăng dần.

 Sort Descending : Sắp xếp giảm dần.

III Một số công cụ khác:

1 Chuyển Table thành Text

Chuyển nội dung trong bảng (Table) thành đoạn văn bản bình thườngQuy trình chuyển đổi

 Đứng trong Table

 Vào menu TABLE, chọn CONVERT, chọn TABLE TO TEXT

 Tabs : các chỗ chia cột thành dấu Tabs.

 Commas : các chỗ chia cột thành dấu phẩy.

 Other : Lập dấu chia cột bởi ký tự bất kỳ do người dùng

nhập vào ô cạnh chữ Other

2 Chuyển Text thành Table

Chuyển đoạn văn bản thành bảng (Table)

Quy trình chuyển đổi

 Chọn Text cần chuyển đổi :

 Vào menu TABLE, chọn CONVERT, chọn TEXT TO TABLE

 Table size : định số cột, dòng trong bảng mới

 Number of columns : Số cột của bảng mới

 Number of rows : số dòng của bảng mới (tự động).

 Autofit behavior :

 Fixed column width : định kích thước của cột

 Autofix to contents : Tự động giãn để chứa nội dung bên trong

 Autofix to window : Tự động chia đều trang

 Separate text at : chọn kí tự dùng để chia cột :

 Paragraphs : dấu ngắt đoạn.

 Semicolons : dấu chấm phẩy (;)

 Other : một kí tự khác do người dùng chọn.