chuong 1 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Có th xem xét ích bên trong và ích bên ngoài t ch c.

Ch ng I

ng quan v phát tri n h th ng thông tin qu n lý

I.1 H th ng thông tin qu n lý và phát tri n h th ng thông tin qu n lý

I.1.1 H th ng thông tin qu n lý

Tr c khi nghiên c u n i dung c a vi c phát tri n HTTT qu n lý chúng ta c n th ng nh t l i cách hi u c b n v HTTT qu n lý

Hi u theo y u t c u thành và ch c n ng

th ng thông tin là t h p các y u t Ph n c ng, Ph n m m, Con ng i, D li u và Vi n thông th c hi n các ch c n ng thu th p, x lý, l u tr và phân phát thông tin ph c v qu n lý và

ho t ng tác nghi p trong m t t ch c

Hi u theo vai trò và v trí trong t ch c

Hình 2: HTTT d i góc v trí và vai trò trong t ch c

H th ng thông tin qu n lý

H th ng tác nghi p

u ra

Nhà qu n lý

li u

Thông tin

Qu n lý Quy t nh

Quy t nh

Ph n ng

Ph n m mÒm

Vi n thông

Con

ng i êi

li u

Ch c n ng:

Thu th p,

lý, l u

tr và phân phát thông tin

u vào

Theo cách nhìn này t ch c c chia làm 3 kh i:

Kh i qu n lý: Là h th ng nh ng nhà ra quy t nh

Kh i tác nghi p: Là h th ng tác nghi p, n i bi n u vào c a t ch c thành nh ng u ra c a

ch c

Kh i thông tin: Là h th ng thu th p d li u t h th ng tác nghi p lên, thu nh n các thông tin

môi tr ng bên ngoài t ch c, ch u trách nhi m l u tr và x lý cung c p các thông tin

ph c v yêu c u c a các nhà qu n lý

Theo cách hi u này H th ng thông tin qu n lý n m gi a và có ch c n ng liên k t và tr giúp

ho t ng c a h th ng qu n lý và h th ng tác nghi p

Hi u theo các ch c n ng x lý thông tin

Theo cách hi u c a nh ng nhà thu n tuý tin h c thì h th ng thông tin có b n y u t c u thành bên trong là: Kh i thu th p, Kh i x lý, Kh i l u tr và kh i phân phát thông tin; có hai

u t bên ngoài là: Ngu n thông tin và ích nh n tin

Ngu n thông tin c hi u là m t c quan ho c m t con ng i có t cách pháp nhân liên quan t i t ch c, cung c p thông tin n cho h th ng

ích thông tin là m t c quan hay m t con ng i có t cách pháp nhân liên quan t i t

ch c c nh n thông tin t h th ng Có th xem xét ích bên trong và ích bên ngoài t ch c

I.1.2 S phát tri n liên t c c a HTTT qu n lý

Nhi m v c a HTTT qu n lý là cung c p thông tin cho các nhà quy t nh dùng vào vi c

ra quy t nh và u hành tác nghi p c a t ch c

Thu th p

L u tr

X lý

Ngu n thông tin

ích

nh n tin Phân phát

T ch c kinh t xã h i luôn phát tri n và v n ng C c u thay i, quy mô thay i, hình th c thay i s kéo theo s thay i v c ch qu n lý và do ó kéo theo s thay i v HTTT ph c v qu n lý t ch c ó

c bi t là t ch c doanh nghi p trong m t n n kinh t th tr ng y bi n ng, “d ng l i là

ch t” Ch có s n ng ng, thích ng k p th i m i t n t i và phát tri n Nguyên lý phát tri n liên

c là nguyên lý c b n c a m i t ch c trong xã h i hi n i

t t ch c m r ng quy mô là m t xu th t t y u vì dân s t ng lên, c a c i v t ch t t ng lên S m r ng v quy mô c a HTTT có t l nh h n t l phát tri n quy mô c a h th ng tác nghi p (và l u ý r ng t l phát tri n v quy mô ban lãnh o còn nh h n n a) m nh n

kh i l ng công vi c t ng lên c a vi c m r ng quy mô H th ng lãnh o và HTTT s phát tri n ch yêu v ch t

I.1.3 Nh ng nguyên nhân d n n vi c phát tri n HTTT

c tiêu phát tri n HTTT, suy cho cùng, là nh m cung c p cho các thành viên c a t ch c

nh ng công c qu n lý t t nh t Phát tri n m t HTTT có ngh a là phân tích h th ng c , h th ng ang t n t i nh m xác nh nh ng b t c p c a nó so v i yêu c u m i c a t ch c, tìm ra nh ng nguyên nhân ích th c c a s b t c p ó a ra m t gi i pháp, thi t k m t h th ng m i theo

gi i pháp ó, th c hi n vi c xây d ng k thu t và a HTTT m i vào ho t ng trong t ch c thay th HTTT c

Câu h i u tiên c a vi c phát tri n HTTT m i là nh ng nguyên nhân nào b t bu c m t t

ch c ph i ti n hành phát tri n HTTT?

Câu tr l i có th là:

- Công tác qu n lý có v n

- L i nhu n suy gi m

- Có c h i m i

- S y u th trong c nh tranh

- Hi u qu ho t ng kinh doanh th p

- …

Có th nguyên nhân là tích h p c a nhi u v n nh v y thúc y yêu c u phát tri n HTTT Nh ng c ng có th có m t s nguyên nhân khác n a nh s thay i c a công ngh qu n

lý, c a sách l c chính tr ho c áp l c c nh tranh

Có th tóm l c các nguyên nhân ó nh sau:

1 Nh ng thay i v qu n lý

Nh ng yêu c u m i c a qu n lý c ng có th d n n s c n thi t c a m t d án phát tri n

t h th ng thông tin m i Nh ng lu t m i c a chính ph m i ban hành (lu t v thu ch ng n), vi c ký k t m t h p tác m i, a d ng hoá các ho t ng c a doanh nghi p b ng s n ph m

i ho c d ch v m i

Nh ng thay i c a qu n lý th hi n trong các ch c n ng qu n lý

• Ch c n ng xây d ng m c tiêu

• Ch c n ng l p k ho ch

• Ch c n ng t ch c

• Ch c n ng ch huy

• Ch c n ng ki m tra và ki m soát

c tiêu c a doanh nghi p, chung nh t và nh t quán, là t i a hóa l i nhu n Nh ng trong

ng th i k m c tiêu ó có th c c th hoá thành nh ng m c tiêu thành ph n nh chi m

nh th ph n, t o th ng hi u hay t o l p uy tín M c tiêu th nào thì yêu c u thông tin s nh

th ó và o ó HTTT cung c p thông tin cho vi c xác nh m c tiêu s thay i theo

2 Nh ng áp l c c nh tranh.

t hành ng m i trong HTTT c a doanh nghi p c nh tranh c ng có th tác ng m nh

bu c doanh nghi p ph i có nh ng hành ng áp ng Ví d m t ngân hàng c nh tranh l p t

nh ng qu y giao d ch t ng, th c t ó s b t các ngân hàng khác ph i cùng v t lên phía

tr c trong vi c t ng hoá

3 S thay i c a công ngh

Vi c xu t hi n các công ngh m i c ng có th d n n vi c m t t ch c ph i xem l i nh ng thi t b hi n có trong h th ng thông tin c a mình Khi các h qu n tr c s d li u ra i nhi u

ch c ph i rà soát l i các HTTT c a mình quy t nh nh ng gì h ph i cài t khi mu n s

ng nh ng công ngh m i này

4 Yêu c u t c p trên

Ch ng h n khi t ch c qu n lý c p trên ra l nh ph i nâng c p HTTT thì ng nhiên các t

ch c c p d i c ng ph I xem xét và ti n hành nâng c p h th ng thông tin c a mình

5 Áp l c t c p d i.

i khi áp l c c a c p d i òi h i t ch c c p trên ph i ti n hành c i ti n, nâng c p HTTT

qu n lý c a mình

6 Thay i sách l c chính tr

Vai trò c a nh ng thách th c chính tr c ng không nên b qua Nó c ng có th là nguyên nhân d n n vi c phát tri n m t h thông tin Ch ng h n ng i qu n lý mu n m r ng quy n

c c a mình vì ông ta bi t r ng thông tin là m t ph ng ti n th c hi n u ó

khi nh n rõ nh ng nguyên nhân c n ph i phát tri n h thông tin cho n vi c th c hi n s phát tri n nó là m t qu ng ng dài Trong nhi u t ch c thì có nh ng c ch quy t nh xem m t yêu c u phát tri n HTTT có nên c th c hi n hay không

Yêu c u phát tri n HTTT có th là m t ngh c a m t b ph n, m t phòng ban g i cho lãnh

o b ph n qu n lý CNTT c a t ch c N u yêu c u nh thì lãnh o b ph n qu n lý CNTT s quy t nh ch p nh n ho c không ch p nh n yêu c u Nh ng yêu c u l n thì t ch c ph i l p ra

t h i ng xem xét và ra quy t nh H i ng CNTT bao g m lãnh o ch u trách nhi m v thông tin (CIO), cán b HTTT và nh ng ng i ch u trách nhi m v các ch c n ng chính c a t

ch c H i ng có trách nhi m xem xét m i khía c nh c a yêu c u phát tri n HTTT và quy t

nh có th c hi n phát tri n HTTT hay không

Trong tuy t i a s các tr ng h p vi c phát tri n HTTT c th c hi n thông qua m t d án

I.2 D án phát tri n HTTT

Phát tri n HTTT ph i c ti n hành và tri n khai theo khuôn m u c a m t d án

I.2.1 Khái ni m d án

án (Project) là m t lo t các ho t ng có m c tiêu chung, c th c hi n v i m t kho n kinh phí và th i h n nh tr c

án bao g m 4 y u t : Các ho t ng (Activities), Các m c tiêu (Objectives), Chi phí (Cost) và Th i gian (Time)

án c vi t theo c u trúc sau:

I.2.2 c ng d án HTTT

Nh ng thông tin chung v d án

• Tên d án

• M c tiêu c a d án

• Tên c quan ch trì

• Ngu n kinh phí

• Kinh phí

• Th i gian

I Th c tr ng HTTT

1.1 Mô t t ch c

1.2 Th c tr ng c a HTTT

1.3 V n , c h i và gi i pháp HTTT

II Các ho t ng

Ho t ng 1:

• Tên ho t ng

• M c tiêu

• Phát tri n ph n c ng và vi n thông

• Phát tri n ph n m m

• Phát tri n d li u

• Phát tri n nhân l c

• Xây d ng quy ch và t ch c

Ho t ng 2:

• Tên ho t ng

• M c tiêu

• Phát tri n ph n c ng và vi n thông

• Phát tri n ph n m m

• Phát tri n d li u

• Phát tri n nhân l c

Ho t ng 3 :

………

III ng phân b chi phí

gi i ngân …

C ng

IV Ti n

TT Công vi c Các kho ng chia th i gian 1

V ánh giá kh thi

• Kh thi v tài chinh

• Kh thi v t ch c nhân s

• Kh thi k thu t

• Kh thi th i gian

• Kh thi pháp lý, o c kinh doanh

VI Các i t ng h ng l i và các l i ích

• C p trên

• Lãnh o

• Nhân viên

• Khách hàng

• i tác

• Xã h i

• …

K t lu n và ki n ngh

ánh giá chung

Ph ng h ng m r ng phát tri n

Ki n ngh v i các c p

Các ph l c.

Các ph l c chi tiêu

ng k ho ch th i gian

Các ph l c mua s m u th u

Các ph l c v ào t o hu n luy n nhân viên

Các ph l c v cán b tham gia qu n lý d án

Tên d án: Tên d án r t quan tr ng, nó ph i cô ng rõ ý và ng n g n Th ng thì tên

án phát tri n HTTT nên b t u b ng m t ng t nh : Phát tri n, Nâng c p, Hoàn thi n, Xây

ng … kèm v i m c ích chính c a d án

Ví d : 1 Hoàn thi n HTTT bán hàng nh m nâng cao doanh thu c a công ty xu t nh p

kh u B n Thành

2 Nâng c p HTTT qu n tr các d án có ngu n tài tr t Ngân hàng th gi i c a Nông nghi p và Phát tri n Nông thôn

3 Xây d ng HTTT qu n lý quan h khách hàng cho công ty Toyota Vi t nam

c tiêu d án Nêu nh ng m c tiêu chính và khái quát c a d án, lãnh o và nhà tài tr hi u c m t cách nhanh chóng chính xác nh ng m c tiêu c n t c c a d án Ch nên vi t t 3 t i 6 m c tiêu

Tên c quan ho c ng i ch trì th c hi n d án Có th là trong t ch c c ng có th là

ngoài t ch c Theo quy ch c a nh ng ngu n v n ODA thì c quan ho c ng i ch trì th ng không c phép là ng i c p v n cho d án

Ngu n kinh phí có th là v n t có c a t ch c, ngu n ngân sách ho c ngu n v n vay t

các t ch c qu c t

Th i gian kho ng th i gian hoàn thành d án Bao g m 2 thông tin: th i l ng bao nhiêu ngày, bao nhiêu tháng ho c n m; và b t u t th i m nào n k t thúc vào th i m nào

Mô t t ch c có HTTT c n mô t rõ tên công ty, ch c n ng kinh doanh, m c tiêu kinh

doanh, lo i hình, quy mô C n nêu rõ s m nh (mission), t m nhìn (vision), chi n l c(trategy)

và k ho ch chi n l c(strategic plan); nh ng y u t m b o thành công (CFS) Nh ng phân tích SWOT m nh, y u, c h i và thách th c c a t ch c

Mô t hi n tr ng HTTT qu n lý phân tích y u m c a nó so v i m c tiêu ph c v

qu n lý

Các ho t ng c a d án HTTT khác v i các d án khác ch nó luôn bao hàm các y u

liên quan t i các y u t c u thành lên HTTT: Ph n c ng, ph n m m, vi n thông, d li u, nhân

c tin h c và quy ch ho t ng

ng phân b kinh phí chi ti t nh m di n gi i vi c s d ng kinh phí theo các công vi c

a các ho t ng trong d án

i t ng h ng l i t HTTT ây là m c r t quan tr ng c a d án i v i ch u Ng i vi t d án ph i ch ra c l i ích c th và i t ng c h ng l i ích ó Ph n này càng rõ bao nhiêu thì tính thuy t ph c c a d án càng m nh b y nhiêu L i càn ph i c

ng hoá và nêu rõ cách o các ch tiêu l ng hoá ó Có r t nhi u i t ng h ng l i c a d

án HTTT

- Ch nhân c a h th ng là ng i chi tr h th ng c xây d ng và b o trì Là ng i

ch h th ng, xác nh chính sách s d ng

- Ng i s d ng là nh ng ng i dùng h th ng th c hi n ho c tr giúp hoàn thành công vi c Ng i s d ng h th ng xác nh yêu càu và n ng l c c a h th ng s c xây d ng

- Khách hàng nh ng ng i s d ng các s n ph m và d ch v c a t ch c có d án HTTT.

- Các nhà cung c p nh ng i tác m vào u vào cho t ch c.

- Thi t k viên h th ng có nhi m v thi t k h th ng nh m áp ng yêu c u c a ng i

d ng H là các chuyên viên k thu t và ng i xây d ng h th ng

- Ng i xây d ng h th ng có trách nhi m xây d ng, th nghi m và a h th ng vào

ho t ng

- Phân tích viên h th ng là ng i k t n i gi a ng i s d ng ít am hi u tin h c, v i

ng i s d ng và ng i thi t k xây d ng h th ng.

- Nhà cung c p và t v n v ph n c ng, ph n m m và các d ch v u cho các ho t ng kinh doanh c a công ty v m t HTTT

I.3 Ph ng pháp phát tri n HTTT

c ích th c s c a d án phát tri n m t HTTT là có c m t HTTT m i áp ng nhu c u

a nhà qu n lý và c a ng i s d ng Nó ph i c hoà h p vào trong các ho t ng c a t

ch c, chu n xác v m t k thu t, tuân th các h n nh v tài chính và th i gian ã nh Th c

hi n m t d án phát tri n HTTT nh t thi t ph i s d ng m t ph ng pháp nào ó, c bi t các

án l n Không có ph ng pháp thì s có nguy c l n là s không t c nh ng m c tiêu

nh tr c Vì HTTT là m t h th ng ph c t p, v n ng trong m t môi tr ng c ng r t ph c

p làm ch s ph c t p ó, phát tri n viên h th ng, phân tích viên c n ph i có m t ph ng pháp ti n hành nghiêm túc

Ph ng pháp (Method) phát tri n h th ng thông tin c xem nh là m t t p h p các b c, các công vi c trong m i b c và các công c cho phép ti n hành quá trình phát tri n h th ng

ch t ch và d qu n lý

I.3.1 Các nguyên t c phát tri n HTTT qu n lý.

Ph ng pháp phát tri n HTTT c dùng ph i tuân th theo các nguyên t c Có 6 nguyên t c

b n ó là :

Nguyên t c 1 S d ng các mô hình.

HTTT là m t h th ng ph c t p c n ph i tr u t ng nó, ch gi l i nh ng y u t b n ch t c n thi t do ó ph i s d ng mô hình nghiên c u và mô t v HTTT C n ph i s d ng 3 mô hình

a m t HTTT, ó là mô hình lô gíc, mô hình v t lý ngoài và mô hình v t lý trong Cùng mô t

m t i t ng, ba mô hình s th hi n 3 góc nhìn khác nhau Mô hình lô gíc là góc nhìn

a nhà qu n lý, mô hình v t lý ngoài là góc nhìn c a ng i s d ng và mô hình v t lý trong là góc nhìn c a chuyên gia tin h c Ph ng pháp phát tri n h th ng s c trình bày v i c 3 mô hình, do ó c n luôn luôn phân nh rõ ràng ba m c trong tâm trí ng i phát tri n h th ng Nguyên t c 2 i t cái chung sang cái riêng.

Nguyên t c i t chung n riêng là m t nguyên t c c a s n gi n hoá Th c t ng i ta ã

kh ng nh r ng hi u t t m t h th ng thì tr c h t ph i hi u các m t chung tr c khi xem xét chi ti t Vì v y s c n thi t áp d ng nguyên t c này là hi n nhiên

Nguyên t c 3 i t mô hình v t lý sang mô hình lô gíc trong phân tích và t mô hình lô gíc sang mô hình v t lý khi thi t k

ây là nguyên t c nghiên c u ng d ng c b n “ i t tr c quan sinh ng sang t duy tr u

ng, r i t t duy tr u t ng quay v ph c v th c t ” Nghiên c u phát tri n HTTT c ng s chu n m c h n b ng cách ng d ng nguyên t c trên, có ngh a là i t v t lý sang lô gíc khi phân tích và i t lô gíc v v t lý khi thi t k

Phân tích Thi t k

Nh ã d n d t trên, vi c phân tích b t u t thu th p d li u v HTTT ang t n t i và v môi tr ng, khung c nh c a nó Ngu n d li u chính là t nh ng ng i s d ng, các tài li u và quan sát C ba ngu n này cung c p ch y u s mô t mô hình v t lý ngoài, nh ng y u t nhìn

th y c, c a h th ng

Ví d , m t ng i s d ng nói: "Tr ng phòng Tài chính xem xét liên 1 c a hoá n và chuy n liên 2 cho chuyên viên Tài chính Chuyên viên tài chính xem xét n i dung hoá n, ký nháy vào hoá n r i g i l i cho phòng k toán" m t cách c th h n là cách nói tr u t ng:

"Ng i th nh t xem xét tính h p l c a n t hàng, ng i th hai xem xét và xác nh s úng n c a s ti n tr " Vi c mô t l i d i góc tr u t ng và lô gíc nh v y là nhi m v

a cán b phân tích h th ng

Khi thi t k h th ng m i v n nh trên s c ti n hành ng c l i Tr c h t ph i xem xét m b o r ng: "H th ng ph i ki m tra t cách c a khách hàng" sau ó m i xem xét c

th nên "Khách hàng a th c a mình vào c a c th và nh p mã hi u cá nhân vào máy" hay là ch n cách "Khách hàng ngón tay cái và ngón tay tr vào máy c vân tay s hoá"

Nguyên t c 4: Tính toán chi phí/l i ích.

Tính toán hi u qu là nguyên t c quan tr ng trong vi c phát tri n HTTT So sánh gi a chi phí

ra và m c tiêu t c th y rõ l i ích thu c

Nguyên t c 5: Làm vi c t p th

t HTTT r t l n có r t nhi u thành viên tham gia Nguyên t c làm vi c t p th , theo nhóm

ph i c coi là nguyên t c b t thành v n trong quá trình phát tri n HTTT

Nguyên t c 5: Ti p c n h th ng.

i y u t c u thành nên t ch c u có quan h v i nhau, ho t ng tác ng qua l i v i nhau nh m t c m c tiêu chung c a t ch c HTTT qu n lý n m trong m t t ch c có tính

th ng do v y nó ph i c xem xét d i góc h th ng

I.4 Ph ng pháp phát tri n HTTT

Ph ng pháp c hi u là cách th c có quy trình th c hi n m t công vi c nào ó Th ng khi nói v ph ng pháp ng i ta th ng chia thành các b c, trong các b c có các nhi m v c

th h n c n c th c hi n, m i nhi m v thì ch rõ các y u t u vào, cách th c ti n hành và

t qu t c

t s ph ng pháp phát tri n HTTT qu n lý

Ph ng pháp nguyên m u (Prototyping)

HTTT v t

lý hi n t i

HTTT lô gíc hi n t i HTTT lôgíc m i

HTTT v t llý m i

Ph ng pháp này xây d ng m t h th ng th nghi m ban u (nguyên m u), chi phí không l n l m Sau ó t ng b c qua s xem xét nguyên m u ng i s d ng s nh h ng rõ

n các yêu c u thông tin c a h H th ng ban u c coi là m u hoàn thi n thành h

th ng cu i cùng

Trong th c t nguyên m u có th là m t h th ng mô ph ng c a m t cong ty t ng t nào ó ho c ch m t ph n c a h th ng và nó ch c coi là m t mô hình s kh i Sau nó c sung, hi u ch nh hoàn ch nh d n áp ng chính xác các yêu c u c a ng i s d ng Phiên

n cu i cùng theo tiêu chu n ánh giá c a phân tích viên, c a ng i s d ng s c chuy n

i thành h th ng c n trienr khai th c

i v i nh ng h th ng nh , ít ph c t p thì có th s d ng ph ng pháp này

Ph ng pháp nguyên m u có 4 b c

(i) Xác nh nh ng yêu c u c b n c a ng i s d ng

(ii) Phát tri n m t h th ng ban u Có th s d ng các công c phát tri n th h 4 ho c

ng các CASE

(iii) S d ng th xem nguyên m u áp ng yêu c u c a ng i s d ng n âu, trên

s ó s xu t các s a i b sung

(iv) Duy t l i và t ng c ng h th ng

c (iii) và b c (iv) có ther c l p l i nhi u l n cho n khi ng i s d ng thõa mãn

Ph ng pháp phát tri n nhanh (Rapid Application Development- RAD)

RAD là quy trình phát tri n ph n m m ng d ng trong m t th i gian t ng i ng n ( kho ng t 60 n 90 ngày) RAD có th bao g m viecj s d ng nh ng cong c l p trình Visual xây d ng giao di n h a cho ng i s d ng, xây d ng các nguyên m u cho nh ng y u t then ch t c a h th ng, t ng hóa vi c sinh mã ch ng trình và th t ch t vi c làm vi c theo nhóm gi a nh ng ng i s d ng cu i và chuyên gia phát tri n HTTT Nh ng h th ng n gi n

có th c l p ghép t các c u thành ã có Quy trình không b t bu c ph i tu n t , nhi u công

n c a quá trình phát tri n có th c th c hi n ng th i

RAD c phát tri n a ra m t ph ng pháp phù h p tránh cho vi c ng i s d ng

ch i quá lâu m i nhìn th y m t chút v HTTT c ng nh vi c công ty có nh ng thay i c

n tr c khi HTTT c hoàn thành và a vào s d ng Do ó RAD có th tránh c t rùa bò b ng cách h n ch nh ng exposure thay i, c t ng n chu k phát tri n và h n ch chi phí thay i b ng cách k t h p nó vào nh ng kho n tr tr c h n là nh ng kho n u t l n trong quá trình phát tri n và th nghi m h th ng