SLIDE BÀI GIẢNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ PC

Các hệ thống thông tin theo mức quản lý HTTT xử lý giao dịch TPS HTTT hỗ trợ ra quyết định DSS HTTT quản lý MIS HTTT lãnh đạo Thông tin Dữ liệu... Tổng quan về HT xử lý giao dịch• HT xử

P HẦN C: C ÁC HTTT DƯỚI GÓC

ĐỘ QUẢN LÝ VÀ RA QUYẾT ĐỊNH

Nội dung

Các hệ thống thông tin theo mức

quản lý

HTTT xử lý giao dịch (TPS)

HTTT hỗ trợ ra quyết

định (DSS) HTTT quản lý (MIS) HTTT lãnh đạo Thông tin

Dữ liệu

Tổng quan về HT xử lý giao dịch

• HT xử lý giao dịch (Transaction Processing

System - TPS) l à HT tích hợp các yếu tố con người, các thủ tục, các CSDL và các thiết bị để

• Xử lý các dữ liệu phát sinh từ các giao dịch của

tổ chức với: khách hàng, nhà cung cấp, người cho vay, nhân viên.

• Tập hợp các dữ liệu theo dõi hoạt động của tổ chức

• Trợ giúp các hoạt động tác nghiệp như xử lý lương, lập đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng, theo

Mô hình HT xử lý giao dịch

XỬ LÝ GIAO DỊCH

Các đặc trưng của HT xử lý giao dịch

• Xử lý nhanh và hiệu quả một khối lượng lớn

dữ liệu đầu vào và đầu ra

• Thực hiện điều chỉnh dữ liệu để đảm bảo dữ liệu lưu trữ trong HT là chính xác và có tính cập nhật nhất.

• Tiềm ẩn nhiều vấn đề liên quan đến an toàn HT

• Hỗ trợ hoạt động tác nghiệp của nhiều bộ

phận nên rủi ro xảy ra trong HT có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến tổ chức.

Các hoạt động xử lý giao dịch

Dữ liệu gốc

Thu thập dữ liệu Kiểm tra dữ liệu

Xử lý dữ liệu Hiệu chỉnh dữ liệu

Lưu trữ dữ liệu

Tạo tài liệu báo

cáo

Các chế độ xử lý giao dịch

• Xử lý theo lô (Batch Processing): dữ liệu được tập hợp lại và xử lý định kỳ

• Xử lý theo thời gian thực (real time)

hay xử lý trực tuyến (Online

liệu được xử lý ngay tại thời điểm xảy ra

Mục tiêu của các HTTT xử lý giao dịch

• Xử lý các dữ liệu liên quan đến giao dịch : thu thập, xử lý, lưu trữ và tạo ra các tài liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh lặp lại và có chu kỳ.

• Duy trì sự chính xác cao của các dữ liệu được

thu thập và xử lý bởi HT: Nhập và xử lý dữ liệu

gian và sức lực cho việc hiệu chỉnh dữ liệu.

• Đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu và thông

trữ trong CSDL phải chính xác, phù hợp và cập nhật.

Mục tiêu của các HTTT xử lý giao dịch (tiếp)

• Đảm bảo cung cấp kịp thời các tài liệu và báo cáo :

nhờ tự động hóa, các HTTT xử lý giao dịch giúp giảmđáng kể thời gian thực hiện và xử lý các giao dịch,giúp các tổ chức có cơ hội nâng cao lợi nhuận

• T ăng hiệu quả lao động : nhờ giảm nhu cầu về nhânlực xử lý giao dịch và các trang thiết bị làm việc

• Tạo ra các hình thức dịch vụ giá trị gia tăng: là mộtmục tiêu mà tổ chức đặt ra cho tất cả các HTTT xử lýgiao dịch

• Giúp xây dựng và duy trì sự tín nhiệm của khách

hàng: đem lại sự hài lòng cho khách hàng và khuyếnkhích họ quay lại

=> Hỗ trợ các mục tiêu của tổ chức: giảm chi phí, tăng năng suất, chất lượng và sự hài lòng của khách hàng => tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Các ứng dụng của xử lý giao dịch

2

•HT xử lý giao dịch mua hàng

Hệ thống xử lý đơn hàng trực tuyến (Online Order Processing System)

Lập đơn hàng

Lập KH xuất kho

Xuất kho hàng hóa

Lập hóa đơn

Hàng tồn kho

Đơn đặt hàng

KH xuất kho

Phiếu Xuất kho

Hóa

đơn

NVL hàng hóa

Hệ thống xử lý giao dịch mua hàng

(Purchassing Transaction Processing System)

Xử lý đơn mua hàng

Nhận hàng

Kế toán công nợ phải trả

Hàng tồn kho

Đơn đặt hàng

Ghi chép hàng nhận

Thanh toán

Nhà cung cấp

Nhà cung cấp Hóa đơn

Vấn đề kiểm soát và quản lý Hệ thống giao dịch

• Hoạt động hoàn hảo, liên tục

C HƯƠNG 8: H Ệ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Tổng quan về các HTTT quản lý

• HTTTQL (Management Information System – MIS) là HT tích hợp các yếu tố con người, các thủ tục, các CSDL và các thiết bị để cung cấp TT có ích cho các nhà quản lý và ra quyết định.

• Trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức ở các mức: tác nghiệp, chiến thuật và chiến lược.

• Chủ yếu dựa vào CSDL được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch và các nguồn dữ liệu từ bên ngoài tổ chức.

• Là HT tích hợp các HTTT chuyên chức năng

• Tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu: tóm lược tình hình về một lĩnh vực chức năng nhất định của tổ chức Các báo cáo này có tính so sánh: hiện tại với dự báo, hiện tại với lịch sử, giữa các tổ chức khác nhau trong cùng ngành công nghiệp,…

• Ví dụ: HTTT phân tích năng lực bán hàng, HTTT nghiên cứu về thị trường, …

Các nguồn đầu vào của HTTTQL

HTTTQL (MIS)

Hệ thống

hỗ trợ lãnh đạo (EIS)

Hệ thống chuyên gia (ES)

CSDL tác

nghiẹp

CSDL giao dịch hợp lệ

CSDL tổng hợp nội bộ

CSDL từ bên ngoài

CSDL ứng dụng

Các giao

dịch

nghiệp vụ

Bảng kê dữ liệu đầu vào

Báo cáo định kỳ Báo cáo thống kê Báo cáo theo yêu cầu Báo cáo ngoại lệ Báo cáo siêu liên kết

Báo cáo theo yêu cầu

Báo cáo ngoại lệ Báo cáo siêu liên kết

HTTT quản lý tài chính

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CỦA MỘT

Các chức năng cơ bản của HTTTQL

• Cung cấp các báo cáo định kỳ, báo cáo theo yêu cầu, báo cáo ngoại lệ và báo cáo siêu liên kết

• Cung cấp các báo cáo có khuôn mẫu cố định và thống nhất để các nhà quản lý khác nhau có thể

sử dụng cùng một báo cáo với nhiều mục đích

khác nhau.

• Cung cấp các báo cáo ở dạng cứng (in) hoặc

mềm (hiển trị ra màn hình) hoặc gửi ra tệp để

phục vụ nhu cầu xử lý tiếp trong các phần mềm khác.

• Cung cấp các báo cáo dựa trên dữ liệu nội bộ

lưu trữ trong HT máy tính

HTTT hỗ trợ lãnh đạo và một số HTTT đặc thù khác

nghiệp

Enterprise Information

Portal - EIP

HT quản lý tri

thức

Knowledge Management

Systems

• Cần phải dễ sử dụng, tăng cường giao diện đồ họa,cho phép truy cập tức thời đến các CSDL nội bộ vàCSDL bên ngoài, có khả năng cung cấp các thông tin

về tình trạng hiện thời và các xu thế đối với các yếu

tố then chốt mà các nhà lãnh đạo quan tâm

Mối quan hệ giữa các loại hình HTTT

hỗ trợ lãnh đạo với các HTTT khác

HTTT hỗ trợ lãnh đạo

HT xử lý giao dịch

HTTT QL

(MIS)

HTTT hỗ trợ

ra quyết định

Đặcđiểm cơ bản của các loại hình

Đối thoại

Mô phỏng Phân tích

Các báo cáo đặc thù Các phân tích ra quyết định

Kết quả truy vấn thông tin

Các chuyên viên

Cán bộ tham mưu

HTTTQL

(MIS)

Các DL giao dịch tổng hợp

Các mô hình đơn giản

Báo cáo định kỳ Các mô hình đơn giản

Các phân tích đơn giản

Các báo cáo tổng hợp Các báo cáo đột xuất

Các nhà quản lý

Cổng thông tin điện tử doanh nghiệp

• Giao diện Web, tích hợp các HTTT hỗ trợ quản lý và ra quyết định với các công nghệ khác, cho phép tất cả người

sử dụng intranet và một số người sử dụng extranet truy cập đến nhiều ứng dụng trong và ngoài của tổ chức.

• Cung cấp các thông tin chuyên biệt và có tính chọn lọc đáp ứng nhu cầu người sử dụng, cung cấp khả năng truy cập dễ dàng đến các nguồn lực trên Website/Intranet của tổ chức…

• Giảm thời gian và công sức lướt mạng và tìm kiếm thông tin của nhân viên.

• Có thể coi là một HTTT trợ giúp ra quyết định, cho phép chuyên biệt hóa phục vụ nhu cầu thông tin hỗ trợ ra quyết định của các nhà lãnh đạo, quản lý, nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp và các đối tác của doanh nghiệp

HT quản lý tri thức

• Là một HT có ứng dụng CNTT để hỗ trợ các hoạt động thu thập,lưu trữ, phân phối và ứng dụng tri thức cũng như tạo ra tri thức mới và tích hợp các tri thức đó vào tổ chức doanh nghiệp.

• HT quản lý tri thức thu thập tất cả các tri thức và kinh nghiệm trong DN và sẵn sàng đáp ứng cho nhu cầu ứng dụng vào mọi thời điểm, mọi nơi mà chúng được cần đến nhằm hỗ trợ cho các tiến trình nghiệp vụ và các quá trình ra quyết định.

• Liên kết DN với nguồn tri thức bên ngoài.

• Sử dụng một loạt các công nghệ (cổng thông tin, công cụ tìm kiếm, công cụ truyền thông để thực hiện lưu trữ các tài liệu có và không có cấu trúc, tìm kiếm khả năng chuyên môn của nhân viên, tìm kiếm thông tin, phân phối tri thức, sử dụng dữ liệu từ các hệ thống ứng dụng tích hợp trong doanh nghiệp (HTTT quản lý chuỗi cung cấp, ERP, CRM, …)

C HƯƠNG 9: H Ệ THỐNG H Ỗ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH

M ỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN

• Các mức quản lý

• Quyết định và các dạng quyết định

• Phân loại quyết định theo mức độ cấu trúc

• Cấu trúc của quyết định và đặc điểm của

thông tin

Quyết định

lối/chiến lược hành động nhằm đạt được mục tiêumong muốn

• Ra quyết định (decision making): là quá trình lựachọn một phương án trong các phương án để đạtđược kết quả mong muốn với các ràng buộc chotrước

• Các dạng quyết định: sự kiện, quá trình, làm giàukiến thức, làm thay đổi trạng thái kiến thức

- Thông tin – máy tính; tính cạnh tranh trên thịtrường; tính ổn định chính trị; thị trường thế giới

Phân loại quyết định

• Có quy trình rõ ràng để làm ra QĐ

• Các thông số cần thiết

để xem xét trong quá trình ra QĐ có thể xác định trước.

Quyết định bán cấu trúc (Semi Structured Decision)

• Quy trình để làm ra quyết định có thể xác đinh trước nhưng không đủ làm QĐ.

Cấu trúc của QĐ và đặc điểm của TT

Quản lý Chiến thuật (Những người quản lý , Trung gian và Ban lãnh đạo)

Quản lý Chiến lược (Giám đốc, Ban quản trị, …)

Quản lý Tác nghiệp (Các giám sát và tổ trưởng)

Cấu trúc của QĐ Các đặc điểm của TT

Phi cấu trúc

Nửa cấu trúc

Có cấu trúc

Đặc biệt, bao quát, bất quy tắc,

có tính dự báo, thông tin bên ngoài, không thường xuyên, quy

mô rộng

Được thiết lập

trước, có chu kỳ,

thường xuyên, có tính lịch sử, nội bộ,quy mô nhỏ

HTTT HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH

• Khái niệm HTTT hỗ trợ ra quyết định

• Các đặc trưng của HTTT hỗ trợ ra quyết định

Khái niệm HTTT trợ giúp ra quyết

định (DSS)

• Là HTTT dựa trên máy tính trợ giúp việc ra các quyếtđịnh phi cấu trúc hoặc nửa cấu trúc trong quản lý củamột tổ chức bằng các kết hợp dữ liệu với các công

• Có khả năng trợ giúp trực tiếp các dạng QĐ đặctrưng, các kiểu QĐ, các nhu cầu riêng biệt của mỗinhà quản lý

Sự khác nhau giữa MIS và DSS

Thông tin cung cấp:

- Các biểu mẫu thông

- Các quyết định có cấu trúc

dễ kiểm soát và lập kế hoạch xử lý chiến thuật.

- Trợ giúp gián tiếp thiết kế cho nhiều nhà quản lý.

- Cung cấp thông tin và các kỹ thuật trợ giúp chống lại các vấn đề đặc biệt hoặc các cơ hội.

- Trợ giúp các giai đoạn đánh giá , thiết kế, lựa chọn và bổ sung khi ra quyết định.

- Các quyết định nửa cấu trúc và phi cấu trúc để dễ kiểm soát và lập kế hoạch chiến lược và chiến thuật.

- Trợ giúp trực tiếp biến đổi phong cách ra QĐ của các nhà quản lý.

Các đặc trưng của DSS

• Hướng tới việc cung cấp thông tin cho trợ giúp trongquá trình phân tích tình huống

• Cho phép người ra quyết định kết hợp sự hiểu biết

về bài toán và phân tích hiệu quả của chúng

• Cần một hệ QTCSDL hữu hiệu để xử lý khi ra QĐ

• Kết hợp các mô hình toán học, mô hình thống kê và

mô hình vận trù học để trợ giúp việc ra QĐ

• Trợ giúp các nhà ra quyết định phân tích What – IF

• Có khả năng truy vấn rộng rãi

• Cung cấp giao diện sử dụng tốt cho người ra QĐ

• Cung cấp các trợ giúp hiệu quả cho việc giải các bàitoán nửa cấu trúc trong tất cả các mức độ

Các thành phần của DSS

• CSDL hỗ trợ ra QĐ (DSS Database): tập hợp dữ liệu hiện thời hoặc các DL thu nhận được trước đó

Các nguồn tài nguyên của DSS

dữ liệu (Data driven DSS)

Phân tích khối lượng lớn

DL lưu trong HT tổ chức

Các hệ thống con trong DSS

• Là chỗ dựa quan trọng về DL sử dụng trong việc ra QĐ.

• Cung cấp các điều kiện thuận lợi giúp tổ chức và sắp xếp dữ liệu một cách dê dàng.

Phân hệ quản trị dữ liệu

(Data Management

• Cung cấp các thực đơn, các biểu tượng cho người sử dụng giao tiếp với HT.

• Cung cấp các trợ giúp nhanh chóng và dễ dàng cho người sử dụng.

• Biến đổi các truy vấn do người sử dụng đưa ra thành các dạng mà các HT khác

có thể chấp nhận và sử dụng dược.

Phân hệ quản lý hội thoại

(Dialogue Management

Sub – System)

trình chỉ đạo sản xuất.

• Hỗ trợ các nhà quản lý đưa ra các phương

án, cách thức sản xuất hiệu quả nhất.

HTTT hỗ trợ ra quyết định hàng

không

• Hệ thống AAIMS (American Analytical Information System) ở Mỹ trợ giúp các quyết định hàng không đa dạng bằng cách phân

dụng các đường bay, khả năng sử dụng các chỗ trên máy bay.

• Giúp các nhà quản lý đưa ra các QĐ về

bay, giá cả và phân loại vé cho các chuyến bay.

HTTT địa lý

• Tích hợp các đồ họa máy tính và CSDL địa lý với các DSS đặc trưng khác.

• Hiển thị các bản đồ địa lý trợ giúp ra QĐ

trong việc phân bổ dân cư theo vùng địa

• Hỗ trợ các QĐ lựa chọn các vị trí cửa

C ÁC DẠNG MÔ HÌNH TRONG

• Các mô hình toán học (Mathematical models)

• Các mô hình thống kê (Statistical Models)

• Các mô hình quản lý (Manegement Models)

Mô hình toán học (tiếp)

• Các phương trình toán học:

- Phươngtrình tuyến tính (linear): Y = aX + b

- Phương trình đa thức (polynominal):

Mô hình thống kê

• Các phương trình được biểu diễn

dưới dạng các hàm của các biến ngẫu nhiên

Mô hình quản lý

• Dạng mô hình quy hoạch toán học:

– Mô hình quy hoạch tuyến tính (Linear Programming Models)

Programming Models)

Programming Models)

Mô hình quy hoạch tuyến tính

• Xác định vecto X = (x1, x2, …,xn) sao cho hàm mục tiêu:

𝐽 = 𝑓 𝑋 =

𝑖=1

𝑛

𝑐𝑖𝑥𝑖 → max(𝑚𝑖𝑛) Thỏa mãn các ràng buộc: