Tài liệu hướng dẫn cho người sử dụng Hệ thống Thông tin Quản lý Ngân sách và Kho bạc (TABMIS)

Phân hệ Quản lý phân bổ ngân sách BA1.1 Tổng quan về phân hệ Quản lý phân bổ ngân sách Phân hệ Quản lý phân bổ ngân sách quản lý các quy trình phân bổ, điều chỉnh và chuyển

Hệ thống Thông tin Quản lý Ngân sách

và Kho bạc (TABMIS)

DÀNH CHO CHUYÊN VIÊN CƠ QUAN TÀI CHÍNH

Mục lục

1 Phân hệ Quản lý phân bổ ngân sách (BA) 6

1.1 Tổng quan về phân hệ Quản lý phân bổ ngân sách 6

1.2 Các chức năng của phân hệ Quản lý phân bổ ngân sách 6

1.2.1 Chức năng nhập ngân sách (Budget Journal) 6

1.2.2 Chức năng phân bổ, điều chỉnh ngân sách (Dossier) 10

1.2.3 Chức năng nhập ngân sách bằng bảng tính ADI 14

2 Phân hệ Sổ cái (Lệnh chi tiền trên phân hệ Sổ cái) 18

2.1 Tổng quan về quản lý Sổ cái 18

2.2 Các chức năng chính trong phân hệ Sổ cái 18

2.2.1 Chức năng tạo Bút toán thực, ngân sách 18

2.2.2 Chức năng tạo Bút toán dự chi 20

2.2.3 Chức năng tạo Bút toán lặp từ mẫu lặp 21

2.2.4 Chức năng phê duyệt 24

2.2.5 Kết sổ 26

2.3 Các chức năng khác trong phân hệ Sổ cái 27

2.3.1 Tìm kiếm bút toán 27

2.3.2 Truy vấn số dư tài khoản 29

2.3.3 Truy vấn quỹ 30

2.3.4 Ủy quyền trách nhiệm – Thiết lập quy tắc vắng mặt 33

2.3.5 Tạo nguyên tắc ngày nghỉ 34

2.3.6 Mở/Đóng kỳ 35

2.3.7 Thực hiện báo cáo 36

3 Phân hệ Quản lý Chi (Lệnh chi tiền trên phân hệ Quản lý Chi) 40

3.1 Tổng quan về quản lý Quản lý chi 40

3.2 Các chức năng chính của phân hệ Quản lý Chi 40

3.2.1 Nhập Lô yêu cầu thanh toán 40

3.2.2 Nhập Yêu cầu thanh toán 41

3.3 Các chức năng khác trong phân hệ Quản lý Chi 47

3.3.1 Hướng dẫn tìm kiếm YCTT 47

3.3.2 Hướng dẫn điều chỉnh YCTT 50

3.3.3 Chạy báo cáo 55

Danh sách các phím tắt của hệ thống

Ctrl+Down Chèn thêm dòngCtrl+L Liệt kê danh sáchCtrl+K Hiển thị danh sách phím tắt

Các biểu tượng trên thanh công cụ của hệ thống

Thanh công cụ của hệ thống được biểu hiện dưới đây

Ý nghĩa các biểu tượng:

- Tạo mới 1 mẫu tin

- Mở cửa sổ tìm kiếm thông tin, tùy ngữ cảnh

- Hiển thị menu chính

- Lưu dữ liệu

- Thay đổi vai trò (quyền)

- In số liệu màn hình hiện tại

- Đóng tất cả cửa sổ của Oracle

- Cắt bỏ dữ liệu đang chọn vào vùng nhớ tạm

- Sao chép dữ liệu đang chọn vào vùng nhớ tạm

- Dán dữ liệu trong vùng nhớ tạm vào ô đang chọn

- Xóa mẫu tin hiện hành, chưa lưu vào cơ sở dữ liệu

- Hiển thị màn hình soạn thảo phu

- Hiển thị màn hình đính kèm tập tin

- Công cụ hiệu chỉnh cách xem các cột dữ liệu

- Hiển thị màn hình trợ giúp theo ngữ cảnh

Màn hình đăng nhập, tập trách nhiệm, trình điều hướng

 Màn hình đăng nhập: Nhập tên người sử dụng và mật khẩu được cung cấp

 Màn hình tập trách nhiệm

 Màn hình trình điều hướng

1 Phân hệ Quản lý phân bổ ngân sách (BA)

1.1 Tổng quan về phân hệ Quản lý phân bổ ngân sách

Phân hệ Quản lý phân bổ ngân sách quản lý các quy trình phân bổ, điều chỉnh và chuyển giao dự toán.Kiểm soát dự toán sẽ do hệ thống tự thực hiện theo các phân hệ: quản lý cam kết chi, quản lý chi và phân hệ sổ cái Việc kiểm soát dự toán nhằm chi tiêu không vượt quá số dự toán được phân bổ

Công thức tính số dư dự toán được tính theo công thức:

Số dư dự toán = Số dự toán – Số thực chi – Số dự chi (trong đó số dự chi bao gồm số dự chi trong cam kết chi, số dự chi được nhập trong phân hệ sổ cái và số tạm ứng được nhập trong phân hệ Quản lý chi)Phân hệ Quản lý phân bổ ngân sách bao gồm 3 quy trình chính: Quản lý các danh mục liên quan đến phân bổ dự toán; Tạo và cập nhật dự toán và Xử lý cuối kỳ

Quy trình Quản lý các danh mục liên quan đến phân bổ ngân sách giới thiệu việc thiết lập các danh mục là điều kiện cần trước khi muốn tao hay cập nhật dự toán mới trên hệ thống Ví dụ: thiết lập mã tổ hợp tàikhoản dự toán, mã dự toán, mã tổ chức dự toán, tạo loại giao dịch Dossier…

Quy trình Tạo và cập nhật dự toán hướng dẫn việc nhập các dự toán phân bổ được phê duyệt trên hệ thống, điều chỉnh dự toán giữa 2 đơn vị/dự án đầu tư hoặc giữa 2 mã ngành kinh tế, điều chỉnh tổng thể

dự toán của đơn vị dự toán cấp 1…

Quy trình Xử lý cuối năm hướng dẫn việc xử lý số dư dự toán của năm hiện tại, xử lý số dự toán ứng trước, chuyển nguồn các khoản cam kết chi và thực chi chưa được thực hiện…

Mục đích của phân hệ Quản lý phân bổ ngân sách: Quản lý khoản dự toán phân bổ được phê duyệt bên ngoài hệ thống Kiểm soát số dư dự toán để hạn chế đơn vị dự toán chi tiêu vượt quá khoản dự toán đã được phân bổ hàng năm

1.2 Các chức năng của phân hệ Quản lý phân bổ ngân sách.

1.2.1 Chức năng nhập ngân sách (Budget Journal)

 Mục đích: Dùng để nhập dự toán tạm cấp, dự toán cấp 0, dự toán ứng trước, dự toán bổ sung.

 Đối tượng thực hiện: Chuyên viên CQTC

 Phạm vi thực hiện: Dữ liệu bảo mật theo từng người sử dụng

 Đường dẫn: Quản lý phân bổ ngân sách (BA) Ngân sách  Nhập mới

 Nhập thông tin tiêu đề:

B1 Mã tổ chức dự toán : thể hiện nơi dự toán được duy trì Hệ thống sẽ tự động hiển thị Mã

dự toán

B2 Các kỳ Kế toán Từ/Đến : thể hiện kỳ bắt đầu/ kết thúc dự toán chính thức có hiệu lực.

 Thông tin tài khoản:

B3 Chọn Chế độ Bút toán: lựa chọn thông tin này để nhập liệu phần TK Nợ và TK có.

B4 Tài khoàn: Nhập giá trị tổ hợp tài khoản dự toán.

B5 Nợ/Có: Dựa vào tài khoản trong trường tài khoản nhập giá trị vào cột Nợ tương ứng TK Nợ,

Có tương ứng với TK Có theo kỳ tương ứng

 Các nút:

B6 Tạo bút toán: Lựa chọn để tiến hành nhập thông tin bút toán đẩy sang phân hệ Sổ Cái.

 Tạo bút toán:

B7 Lô Bút toán: Tên Lô bút toán bên phân hệ Sổ Cái.

Lưu ý: Tên Lô bút toán được nhập liệu theo quy ước chung:

<Mã KBNN>.YYMMDD.<Mã số nhân viên>.<Số thứ tự tăng dần, phải là 2 hoặc 3 ký tự>

B8 Loại bút toán: Lựa chọn loại bút toán “Dự toán”

B9 Kiểm tra dự toán: Thực hiện kiểm tra dự toán trên hệ thống.

B10 Chạy Nhập Bút toán: Chạy chương trình tạo bút toán đẩy sang phân hệ Sổ Cái.

B11 Xem kết quả: Kiểm tra bút toán nhập liệu.

B12 Hoàn tất: Kết thúc công việc nhập liệu trên màn hình Bút toán.

 Tìm lại bút toán và đệ trình phê duyệt:

 Đường dẫn: Quản lý phân bổ ngân sách (BA)  Các bút toán  Nhập mới

B14 Kiểm tra bút toán: Mở bút toán đã tạo

B15 Phê duyệt: Đệ trình phê duyệt bút toán

 Một số thông tin bổ sung:

 Loại tiền: Thể hiện đồng tiền giao dịch Hệ thống sẽ tự động hiển thị giá trị trường là

VND

 Chế độ bảng tính / Chế độ dòng đơn nhất: Không sử dụng

 Nguyên tắc ngân sách: Không sử dụng

 Trạng thái Quỹ: Hệ thống tự động hiển thị các trạng thái sau khi Kiểm tra dự toán

 Bắt buộc: Chưa tiến hành Kiểm tra dự toán

1.2.2 Chức năng phân bổ, điều chỉnh ngân sách (Dossier)

 Mục đích: Dùng để nhập dự toán phân bổ, dự toán điều chỉnh, bổ sung dự toán, dự toán ứng

trước

 Điều kiện thực hiện: Mã dự toán đã được tạo trên hệ thống; Các giá trị tài khoản kế toán liên

quan đã được tạo; Năm ngân sách của mã dự toán đã mở; Dossier phân bổ tương ứng đã đượcthiết lập; Mỗi vị trí trong cây phê duyệt trên hệ thống TABMIS sẽ chỉ do 1 nhân viên nắm giữ

 Đối tượng thực hiện: Kế toán viên KBNN

 Phạm vi thực hiện: Dữ liệu bảo mật theo từng người sử dụng

 Đường dẫn: Quản lý phân bổ ngân sách (BA) Dossier Giao dịch Dossier

 Thông tin tiêu đề Dossier

B1 Loại giao dịch Dossier: thể hiện quy trình phân bổ/điều chỉnh/bổ sung ngân sách cho ngân

sách cấp dưới mà người sử dụng cần nhập liệu

Ví dụ: Phân bổ từ từ cấp 0 xuống cấp 4 cho chi thường xuyên sẽ lựa chọn Loại giao dịchDossier: XXXX - Phân bổ NSX C0 đến C4 – TX_2010

B2 Tên loại Dossier: là tên người sử dụng đặt cho bút toán phân bổ đang nhập liệu Lưu ý:

Tên loại Dossier phải là duy nhất trên hệ thống

Lưu ý: Tên loại Dossier phải là duy nhất trên hệ thống và phải được nhập liệu theo quy ước

chung:

<Mã KBNN>.YYMMDD.<Mã số nhân viên>.<Số thứ tự tăng dần, 2 hoặc 3 ký tự>

B3 Mô tả: mô tả bổ sung thêm cho bút toán.

B4 Mã loại dự toán:

 01: Dự toán kinh phí giao đầu năm Dùng trong trường hợp phân bổ dự toán chính

thức

 02: Dự toán kinh phí bổ sung trong năm Dùng trong trường hợp phân bổ lại hoặc bổ

sung thêm dự toán

 03: Dự toán kinh phí giảm trong năm Dùng trong trường hợp Điều chỉnh dự toán.

 04: Dự toán chuyển sang năm sau.

 06: Dự toán năm trước chuyển sang.

 08: Dự toán tạm cấp Dùng trong trường hợp nhập dự toán tạm cấp.

 09: Dự toán ứng trước Dùng trong trường hợp phân bổ dự toán ứng trước.

 19: Dự toán khác: Dùng trong trường hợp có quyết định của cơ quan kiểm toán.

 Nhập thông tin Nguồn:

B5 Mã dự toán: Thể hiện Mã dự toán tương ứng với tỉnh

Lưu ý: Đối với trường hợp khi nhấp vào trường Mã dự toán, hệ thống hiển thị bảng giá trị

với nhiều dòng, xem xét giá trị phân đoạn tài khoản tự nhiên nhập liệu với các dãy tài khoảntrên mỗi dòng để lựa chọn dòng chính xác

B6 Tài khoản: tài khoản Có trong bút toán phân bổ.

B7 Tên kỳ: kỳ giao dịch tương ứng của tài khoản Có.

B8 Mã dự toán: Thể hiện Mã dự toán tương ứng với tỉnh

Lưu ý: Đối với trường hợp khi nhấp vào trường Mã dự toán, hệ thống hiển thị bảng giá trị

với nhiều dòng, xem xét giá trị phân đoạn tài khoản tự nhiên nhập liệu với các dãy tài khoảntrên mỗi dòng để lựa chọn dòng chính xác

B11 Số tiền dự toán: Số tiền phân bổ cho tài khoản Nợ.

Lưu ý: Nếu có nhiều đích thì nhập nhiều dòng phần đích Khi nhập tài khoản đích cần xác

định chính xác tài khoản nguồn tương ứng

 Các nút:

B12 Kiểm tra dự toán: Hệ thống sẽ thực hiện kiểm tra Số tiền dự toán phân bổ ở phần Đích với

số dư dự toán hiện tại của tài khoản Có ở phần Nguồn Nếu vượt quá thì hệ thống sẽ đưa

ra cảnh báo lỗi và không cho phép thực hiện tiếp bước tiếp theo Nếu không vượt quá hoặcbằng thì hệ thống sẽ thông báo đã kiểm tra quỹ thành công và người sử dụng sẽ thực hiệnbước tiếp theo

B13 Dành dự toán:

B14 Phê duyệt: Bút toán đệ trình lên người có thẩm quyền phê duyệt.

B15 Xem kết quả: Hiển thị màn hình xem kết quả kiểm tra phần tài khoản, số dự toán phân bổ,

số dư dự toán của các tài khoản…

 Một số thông tin bổ sung:

 Số giao dịch cha:

 Nếu Loại giao dịch Dossier lựa chọn là loại Dossier cha thì trường này sẽ không hiểnthị

 Nếu loại giao dịch Dossier lựa chọn là loại Dossier con thì trường này sẽ hiển thị và nhập

Số giao dịch cha tương ứng

 Số giao dịch: là duy nhất trên hệ thống và hệ thống sẽ tự động sinh ra.

 Ngày cập nhật: là ngày nhập liệu bút toán Hệ thống sẽ tự động cập nhật theo ngày hiện

tại

 Trạng thái: thể hiện trạng thái của bút toán

 Đang tạo: đang thực hiện tạo bút toán

 Đang tiến hành: Bút toán đã được gửi đến người phê duyệt và chờ người phê duyệt

xử lý

 Hoàn tất: Người phê duyệt đã phê duyệt bút toán.

- Loại số dư: Hệ thống tự động hiển thị loại số dự YTDE “Từ đầu năm đến hiện tại”

- Tài khoản nguồn:

 Số dư dự toán hiện tại: hệ thống sẽ tự động hiển thị số dư dự toán hiện tại của tài

khoản Có trên hệ thống

 Số dư mới: hệ thống sẽ tự động hiển thị sau khi nhập xong phần Đích

- Tài khoản đích:

 Số dư dự toán hiện tại: hệ thống sẽ tự động hiển thị số dư dự toán hiện tại của tài

khoản Nợ trên hệ thống

 Số dư mới: hệ thống sẽ tự động hiển thị số dư dự toán mới của tài khoản Nợ trên hệ

thống = số dư dự toán hiện tại + Số tiền dự toán

1.2.3 Chức năng nhập ngân sách bằng bảng tính ADI

 Mục đích: Dùng để nhập dự toán tạm cấp, dự toán cấp 0, dự toán ứng trước và dự toán bổ

sung

 Điều kiện thực hiện: Mã dự toán đã được tạo; Một số giá trị của phân đoạn tài khoản kế toán

mô phỏng tương ứng với từng loại dự toán đã được tạo; Tài khoản dự toán tạm cấp, dự toánđược phê duyệt, tài khoản tạm ứng và thực chi phải được gán vào nhóm cuộn để tạo mẫu tàikhoản tổng hợp; Một loại bút toán riêng cần được định nghĩa cho quy trình nhập dự toán

 Đối tượng thực hiện: Kế toán viên KBNN

 Phạm vi thực hiện: Dữ liệu bảo mật theo từng người sử dụng.

 Màn hình nhập liệu ADI

 Đường dẫn: File ADI

B1 Loại: lựa chọn chủng loại bút toán trên phân hệ Sổ Cái Giá trị lựa chọn Dự toán.

B2 Tên ngân sách: tên mã dự toán.

B3 Đơn vị có quan hệ với ngân sách: Nhập giá trị mã tổ chức dự toán tương ứng.

B4 Kỳ: thể hiện kỳ bắt đầu dự toán có hiệu lực

B5 Tên lô: nhập tên lô theo quy tắc: MãKB.NămThángNgày.MãNV.STT Ví dụ:

0061.100524.1024.01

B6 Tài khoản: nhập tài khoản dự toán.

B7 Nợ: nhập số tiền TK Nợ.

B8 Có: nhập số tiền TK Có.

B9 Trường động mô tả dòng: chọn Mã loại dự toán

 01: Dự toán kinh phí giao đầu năm Dùng trong trường hợp phân bổ dự toán chính

thức

 02: Dự toán kinh phí bổ sung trong năm Dùng trong trường hợp phân bổ lại hoặc bổ

sung thêm dự toán

 03: Dự toán kinh phí giảm trong năm Dùng trong trường hợp Điều chỉnh dự toán.

 04: Dự toán chuyển sang năm sau.

 06: Dự toán năm trước chuyển sang.

 08: Dự toán tạm cấp Dùng trong trường hợp nhập dự toán tạm cấp.

 09: Dự toán ứng trước Dùng trong trường hợp phân bổ dự toán ứng trước.

 19: Dự toán khác: Dùng trong trường hợp có quyết định của cơ quan kiểm toán.

 Màn hình tải dữ liệu ADI

 Đường dẫn: Oracle  Tải lên

B10 Lựa chọn dãy cần tải lên:

 “Các dãy có dấu hiệu”: thực hiện tải các dòng có trường dấu hiệu.

 “Toàn bộ Dãy”:thực hiện tải tất cả các dòng trong file ADI.

 “Nhập có kiểm duyệt”: tích chọn ô Nhập có kiểm duyệt

 (Các trường còn lại để mặc định theo màn hình)

B11 Nhấp nút Tải lên: Tải dữ liệu vào hệ thống.

1.2.4 Một số thông tin bổ sung:

 Thông báo: thể hiện thông báo sau khi dữ liệu được tải vào hệ thống Trong trường hợp dữ

liệu tải không thành công thì nội dung không thành công sẽ được hệ thống thông báo ởtrường này

 Đóng: đóng màn hình tải dữ liệu, dữ liệu trên file ADI chưa được tải vào hệ thống.

2 Phân hệ Sổ cái (Lệnh chi tiền trên phân hệ Sổ cái)

2.1 Tổng quan về quản lý Sổ cái

 Phân hệ Sổ cái là nơi chứa tất cả các giao dịch của các phân hệ trong hệ thống TABMIS nhưphân hệ quản lý Chi, quản lý Thu, quản lý Cam kết chi… và các bút toán từ hệ thống bên ngoàinhư KTKB

 Các bút toán trên phân hệ Sổ cái được kiểm soát chặt chẽ và phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tếphát sinh trên cơ sở giá trị tổ hợp tài tài khoản (tài khoản hạch toán)

 Các dữ liệu trên phân hệ Sổ cái là cơ sở để lên các báo cáo phục vụ cho việc phân tích tài chínhnhư bảng cân đối tài khoản, bảng cân đối phát sinh công nợ phải trả

2.2 Các chức năng chính trong phân hệ Sổ cái

2.2.1 Chức năng tạo Bút toán thực, ngân sách

 Mục đích:: Dùng để tạo mới hoặc điều chỉnh giao dịch thu, chi bằng đồng Việt Nam, ngoại tệ

hoặc các giao dịch khác, để thực hiện mục đích thống kê được nhập trực tiếp trên phân hệ Sổcái

 Điều kiện thực hiện: Kỳ kế toán đã được mở; vị trí người nhập liệu đã được thiết lập trong cây

phê duyệt Đối với các giao dịch ngoại tệ thì tỷ giá hạch toán là Công ty đã được nhập trên hệthống

 Đối tượng thực hiện: Kế toán viên Kho bạc, chuyên viên Cơ quan Tài chính

 Đường dẫn: Sổ cái (GL)  Các bút toán  Bút toán thực, ngân sách

 Các bước thực hiện:

 Nhập thông tin chung Bút toán

B1 Bút toán: nhập tên bút toán theo quy tắc: MãKB.NămThángNgày.MãNV.STT Ví dụ:

0061.100524.1024.01

B2 Kỳ kế toán: chọn kỳ hạch toán Ví dụ: 01-10 (Kỳ tháng 1 năm 2010)

B3 Ngày hiệu lực: Chọn ngày hạch toán của bút toán trên hệ thống.

B4 Loại bút toán: Chọn loại bút toán phù hợp với nghiệp vụ kinh tế phát sinh Một số loại bút toán hay sử dụng: Thu, Chi, Chi dùng lệnh chi, LKB – kLCT, LKB – LCT, Chuyển vốn, lãi phí

B5 Mô tả: Nhập nội dung chứng từ.

B6 Thông tin trường động:

 Số chứng từ giấy: Nhập số chứng từ thực tế

 Ngày chứng từ: Nhập ngày chứng từ thực tế

 Nhập thông tin chi tiết: nhập các dòng hạch toán gồm các nội dung

B7 STT: nhập số thứ tự dòng bút toán (chỉ nhập cho dòng đầu tiên, nhập số 1)

B8 Nhập tài khoản hạch toán Nợ/ Có

B9 Nhập số tiền Nợ/ Có

B10 Lưu bút toán: Nhấp biểu tượng Lưu (hệ thống tự động sinh số chứng từ)

B11 Nhấp nút Kiểm tra dự toán

B12 Nhấp nút Dành dự toán

B13 Nhấp nút Phê duyệt

 Một số thông tin bổ sung:

 Nhập Bút toán Liên kho bạc: Trong trường hợp kho bạc này thu chi hộ một kho bạc khác.

Để nhập Bút toán LKB ta làm như sau

 Loại bút toán: Chọn là LKB – LCT

 Nhập thông tin Liên kho bạc: Vào màn hình thông tin liên kho bạc theo đường dẫn

Công cụ → Thông tin liên kho bạc trong màn hình này nhập các thông tin: Mã kho bạc đến, Tài khoản hạch toán cho bút toán của kho bạc đến và số tiền.

 Lưu ý: Để vào được màn hình Thông tin liên kho bạc thì phải nhập xong thông tin ở

màn hình thông tin chung sau đó Lưu lại.

 Nguồn: Thể hiện nguồn gốc dữ liệu của bút toán

 Thủ công: Là bút toán nhập trực tiếp tại màn hình Bút toán thực, Ngân sách

 Lặp: Là những bút toán được tạo từ mẫu lặp

 Bảng tính: Là những bút toán được tạo ra từ bảng tính ADI

 Ngân sách: Là những bút toán được nhập ở màn hình Ngân sách

 P.hệ phải thu: Là những bút toán được chuyển từ phân hệ Quản lý Thu

 P.hệ phải trả: Là những bút toán được chuyển từ phân hệ Quản lý Chi

 Loại số dư: Thể hiện tính chất số dư của giao dịch

 Thực tế: Các giao dịch Thu, Chi, Điều chỉnh sẽ có loại số dư thực tế

 Ngân sách: Các bút toán thực hiện ở phân hệ Quản lý phân bổ Ngân sách có loại số dưngân sách

 Số chứng từ: Do hệ thống tự động sinh ra sau khi thực hiện lưu thông tin một bút toán mới.

Một bút toán trên hệ thống có một số chứng từ duy nhất

 Thông tin Quy đổi:

 Loại tiền: Chọn loại tiền tương ứng phát sinh trên chứng từ giao dịch Lưu ý: đối với búttoán thống kê thì phải chọn loại tiền tương ứng là STAT Khi chọn loại tiền là STAT thìgiá trị ở dòng tài khoản được mặc định là đơn vị tính Thông thường đối với bút toánthống kê thì hay sử dung là các tài khoản ngoại bảng

 Ngày: nếu chọn loại tiền là VND thì ngày là ngày hiện tại của hệ thống; nếu tiền là ngoạitệ ngày là ngày phát sinh tỷ giá

 Loại: Chọn tỷ giá dùng chung là Công ty

 Tỷ giá: là tỷ giá hạch toán chung theo quy định

 Thông tin Trạng thái: cho biết các trạng thái của bút toán.

 Kết sổ: Thể hiện các giai đoạn kết sổ của bút toán.

 Chưa k.sổ: trạng thái đầu tiên của bút toán

 Đã k.sổ: bút toán đã được kết sổ đồng thời số dư tài khoản liên quan đã được cậpnhật

 Không đủ quỹ: giao dịch không đủ quỹ nên không thể kết sổ được

 Dự toán: thể hiện các trạng thái qua các giai đoạn khi kiểm tra dự toán

 Bắt buộc: trạng thái mặc định đầu tiên của bút toán.

 Không áp dụng: những giao dịch không áp dụng việc kiểm tra số dự toán.

 Không thực hiện được: Giao dịch không đủ dự toán

 Trong quy trình: Giao dịch đang trong quá trình kiểm tra dự toán.

 Đã vượt qua: Giao dịch đủ dự toán để thực hiện tiếp.

 Phê duyệt: thể hiện trạng thái phê duyệt của bút toán.

 Bắt buộc: trạng thái mặc định đầu tiên của bút toán

 Trong quy trinh: bút toán đang trong quy trình phê duyệt.

 Đã duyệt: Bút toán đã được phê duyệt.

 Đã loại bỏ: Bút toán đã bị từ chối phê duyệt.

 Thông tin Đảo: chỉ sử dụng khi muốn đảo bút toán đang chọn (hệ thống sẽ sinh ra một bút

toán mới là đảo của bút toán hiện tại)

 Kỳ: chọn kỳ cho bút toán Đảo

 Phương thức: Chuyển Nợ/Có

 Trạng thái: Không Đảo (Bút toán gốc chưa từng Đảo); Đã Đảo (Bút toán gốc đã đảo)

 Thay đổi kỳ: Để sửa lại kỳ giao dịch.

 Thay đổi tiền tệ: Để sửa lại loại tiền giao dịch.

 Xem kết quả: Để xem kết quả thực hiện giao dịch như tài khoản nợ có, tài khoản tổng hợp…

 Xem chi tiết dòng: Để xem chi tiết các dòng bút toán.

 Tài khoản chữ T: Để xem sơ đồ hạch toán dạng chữ T của giao dịch

 Mục đích: Dùng để tạo mới hoặc điều chỉnh giao dịch cam kết chi Chỉ những giao dịch cam kết

chi đặc biệt không thực hiện được ở phân hệ Quản lý cam kết chi hoặc phân hệ Quản lý Chi mớiđược nhập trên Phân hệ Sổ cái Những giao dịch cam kết chi này khi có giao dịch thực tế phátsinh thì phải thực hiện đảo thủ công những bút toán này Bút toán dự chi là những bút toán đơn,khi kết sổ hệ thống sẽ tự sinh ra vế đối ứng và hạch toán vào tài khoản Quỹ dự chi

 Điều kiện thực hiện : Kỳ kế toán đã được mở; vị trí người nhập liệu đã được thiết lập trong cây

phê duyệt Đối với các giao dịch ngoại tệ thì tỷ giá hạch toán là Công ty đã được nhập trên hệthống

 Đối tượng thực hiện: Kế toán viên kho bạc, chuyên viên thanh toán vốn đầu tư.

Các trường thông tin tương tự như chức năng Bút toán thực, ngân sách Một số thông tin khác

 Loại số dư: mặc định là số dư là loại Dự chi.

 Nguồn: được mặc định là nguồn Dự chi

 Loại: thể hiện loại dự chi từ là khoản Cam kết chi (AP) của phân hệ Quản lý Chi; Cam kết

chi (PO) của phân hệ Quản lý Cam kết chi hay Commitment là những bút toán dự chi nhậptrực tiếp trên phân hệ Sổ cái

2.2.3 Chức năng tạo Bút toán lặp từ mẫu lặp

 Mục đích: Bút toán lặp là những bút toán được lặp đi lặp lại nhiều lần nên chúng ta có thể sử

dụng mẫu bút toán lặp để tạo ra các bút toán nhằm tiết kiệm được thời gian nhập liệu

 Điều kiện thực hiện: Mẫu bút toán lặp đã được thiết lập trên bộ sổ của mỗi tỉnh Kỳ kế toán đã

được mở; vị trí người nhập liệu đã được thiết lập trong cây phê duyệt Đối với các giao dịchngoại tệ thì tỷ giá hạch toán là Công ty đã được nhập trên hệ thống

 Đối tượng thực hiện: Kế toán viên kho bạc, chuyên viên cơ quan tài chính

 Phạm vi thực hiện: Mẫu bút toán lặp được bảo mật theo từng bộ sổ, bút toán được tạo ra từ

mẫu lặp bảo mật theo người sử dụng

 Đường dẫn: Sổ cái (GL)  Các bút toán  Định nghĩa  Tạo

 Các bước thực hiện:

B1 Ô chọn : Nhấp vào ô này để chọn mẫu lặp cần tạo bút toán.

B2 Kỳ: Nhập kỳ cần tạo bút toán.

B3 Tên Lô B toán lặp: Tên lô bút toán sẽ được tạo ra từ mẫu lặp.

B4 Tạo: Nhấp vào nút này để tạo bút toán từ mẫu lặp đã chọn

 Một số thông tin bổ sung

 Vùng chạy sau cùng: thể hiện những thông tin của bút toán lặp được tạo ở lần sau cùng

 Kỳ: Kỳ gần nhất được tạo bút toán.

 Ngày: Ngày sau cùng tạo bút toán.

 ID yêu cầu: Mã ID của yêu cầu tạo bút toán được sinh ra khi hệ thống chạy chương trình tạo

bút toán

B5 Tìm kiếm lại bút toán lặp đã tạo VD: Bút toán lặp đã tạo có tên lô là 01_Thu BSNS_HV011

B6 Nhập số tiền Nợ/ Có

B7 Lưu bút toán: Nhấp biểu tượng Lưu (hệ thống tự động sinh số chứng từ)

B8 Nhấp nút Kiểm tra dự toán

B9 Nhấp nút Dành dự toán

B10 Nhấp nút Phê duyệt

2.2.4 Chức năng phê duyệt

 Mục đích: Kế toán trưởng, giám đốc thực hiện chức năng phê duyệt bút toán, giao dịch.

 Điều kiện thực hiện: Kỳ kế toán đã được mở; vị trí người phê duyệt đã được thiết lập trong hệ

thống Người nhập liệu đã đệ trình bút toán lên đển người phê duyệt

 Đối tượng thực hiện: Kế toán trưởng kho bạc, giám đốc kho bạc, lãnh đạo cơ quan tài chính,

kế toán viên kho bạc với trường hợp phê duyệt bút toán bằng lệnh chi tiền

 Phạm vi thực hiện: Bảo mật theo từng người sử dụng.

 Đường dẫn: Sổ Cái (GL)  Khác  Các thông báo

b Vùng tìm kiếm

- Từ: chọn giá trị “Toàn bộ Nhân viên và Người sử dụng” hoặc “Hơn nửa…” sau đó nhập tên

nhân viên đệ trình giao dịch

- Biểu tượng tìm kiếm dùng để tìm kiếm danh sách giá trị có sẵn trên hệ thống

- Trạng thái: chọn các trạng thái bút toán hoặc giao dịch cần xem.

o Mở để tìm kiếm những giao dịch cần phê duyệt.

o Toàn bộ để xem tất cả các giao dịch, bút toán

o Đã hủy để tìm và xem lại những bút toán, giao dịch đã từ chối phê duyệt;

o Đã đóng để tìm lại và xem những giao dịch, bút toán đã phê duyệt;

- Loại luồng công việc: Chọn các giá trị liên quan đến các công việc được thực hiện trên các

phân hệ như : TABMIS AP Yêu cầu thanh toán; TABMIS AR Phê duyệt phiếu thu; TABMIS

- Ngày gửi: chọn thời gian gửi mà anh/chị cần tìm.

- Ngày đến hạn: chọn thời hạn mà anh/chị đã đến hạn phê duyệt.

- Nút Đi: Nhấp vào nút này để tìm kiếm các bút toán, giao dịch theo những thông tin đã chọn

phía trên

- Nút Xóa: Nhấp vào nút này để xóa các thông tin trong các trường đã nhập.

c Vùng chọn các thông báo

- Nút Mở: Nấp nút này để mở các thông báo đã chọn.

- Nút Gán lại: Nhấp vào nút này để thực hiện ủy quyền phê duyệt cho những người khác.

- Chọn toàn bộ: Nhấp vào liên kết này để chọn toàn bộ các thông báo.

- Không chọn: Nhấp vào liên kết này để bỏ các thông báo đã chọn.

- Loại bỏ: Nhấp vào nút này trong trường hợp để từ chối phê duyệt bút toán, giao dịch.

- Phê duyệt: Nhấp vào nút này để phê duyệt giao dịch, bút toán.

- Ủy quyền phê duyệt: Nhấp vào nút này để thực hiện ủy quyền phê duyệt giao dịch đã chọn

cho người khác phê duyệt

- Yêu cầu thông tin: Nhấp vào nút này để yêu cầu người đệ trình giao dịch cung cấp them

thông tin về giao dịch hoặc bút toán

- Xem bút toán: Nhấp vào liên kết này để xem chi tiết bút toán cần phê duyệt.

- Ghi chú: Nhấp thông tin cần lưu ý vào vùng thông tin này.

- Trở lại danh sách công việc: Nhấp vào liên kết này khi muốn quay trở lại danh sách các

thông báo ban đầu

2.2.5 Kết sổ

 Mục đích: Những giao dịch bút toán đã được phê duyệt phải thực hiện kết sổ để được cập nhật

số dư và lên các báo cáo theo số dư

 Điều kiện thực hiện: Kỳ kế toán đã được mở; Giao dịch đã được phê duyệt.

 Đối tượng thực hiện: Kế toán trưởng kho bạc, giám đốc kho bạc, lãnh đạo cơ quan tài chính

 Phạm vi thực hiện: Bảo mật theo từng bộ sổ, những giao dịch trong cùng bộ sổ thì có thể kết sỏ

được nhưng không thể nhìn thấy các dòng tài khoản của kho bạc khác

 Đường dẫn: Sổ cái (GL)  Kết sổ

 Các bước thực hiện

B1 Tìm lô bút toán

- Kỳ: Chọn kỳ cần tìm lô bút toán để kết sổ.

- Lô: Nhập tên lô bút toán cần tìm kiếm để kết sổ Nhập các thông tin nhớ rõ để trong các ký

tự Lô bút toán trên Sổ cái thông thường chứa tên bút toán Vì vậy để tìm kiếm dễ thì nên tìmkiếm theo mã nhân viên Ví dụ: một bút toán được nhân viên có mã 132 nhập vào ngày10/05/2009 thì có thể tìm kiếm bút toán này theo ký tự sau: %090510%132%

- Loại số dư: Chọn loại số dư của lô bút toán cần tìm như: Bất kỳ, Ngân sách, Thực tế, Dự chi Để tìm tất cả câc giao dịch liên quan thì chọn loại là Bất kỳ; để tìm bút toán liên quan

đến dự toán thì chọn loại là Ngân sách; những bút toán thu,chi thực tế chọn loại là Thực tế, những bút toán liên quan đến các khoản cam kết chi thì chọn loại là Dự chi.

- Phát sinh Nợ: Nhập tổng số tiền phát sinh nợ của lô bút toán cần tìm để kết sổ.

B2 Kết sổ bút toán

- Ô Chọn : Nhấp vào ô chọn để chọn bút toán cần kết sổ.

- Nút Xem lại Lô: Nhấp nút này để xem lại lô bút toán cần kết sổ.

- Kết sổ: Nhấp nút này để kết sổ lô bút toán.

- Lưu ý: Đối với lô bút toán có loại số dư là Dự chi khi kết sổ phải chọn đúng tập trách nhiệm

là “ Kết sổ bút toán liên quan đến Dự chi”

2.3 Các chức năng khác trong phân hệ Sổ cái

2.3.1 Tìm kiếm bút toán

 Mục đích: Để truy vấn các thông tin bút toán nhằm kiểm tra trạng thái bút toán

 Đối tượng thực hiện: Kế toán viên kho bạc, chuyên viên cơ quan tài chính

 Phạm vi thực hiện: bảo mật trên theo từng người sử dụng.

 Đường dẫn: Sổ cái (GL)  Các bút toán  Bút toán thực, ngân sách