PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN ASI FRONTDESK

1.2 Ứng dụng phần mềm quản lý khách sạn trong công tác lễ tân 1.1 Giới thiệu phần mềm quản lý khách sạn Lựa chọn hệ thống phần mềm quản lý khách sạn 1.3... Hệ thống quản lý khách sạn Pro

Ths Phùng Vũ Bảo Ngọc

2

1.2

Ứng dụng phần mềm quản lý khách sạn trong công tác lễ tân

1.1 Giới thiệu phần mềm quản lý khách sạn

Lựa chọn hệ thống phần mềm quản lý khách sạn

1.3

Hệ thống quản lý khách sạn (Property management systems – PMS) là hệ thống phần mềm máy tính giúp quản lý hiệu quả các họat động trong 1 hoặc 1 chuỗi khách sạn Thay thế những công việc thủ công trên giấy cồng kềnh trước đây (theo Wikipedia).

 Phần mềm quản lý khách sạn thông dụng trên thế giới: Opera (IHG, MGM,

Starwood), Fosse (Marriott), OnQ (Hilton)

 Phần mềm quản lý khách sạn thông dụng ở Việt Nam: ASI Frontdesk, Opera, Ezee

Frontdesk, Smile, …

6

 Quản lý trang thiết bị

 Quản lý tài chính của khách sạn

 Thống kê báo cáo

 Quản lý chuỗi khách sạn, …

Quản lý phòng khách sạn:

 Quản lý phòng, thông tin phòng

 Quản lý giá phòng, loại phòng

 Quản lý phòng theo lầu

 Quản lý phòng theo trạng thái (màu sắc: đỏ xanh vàng)

9

Quản lý các dịch vụ khách sạn

 Quản lý thực đơn thức ăn, nước uống

 Quản lý các dịch vụ khác: minibar, giặt ủi, thuê xe, …

Quản lý khách hàng lưu trú

 Quản lý khách hàng và thông tin khách hàng: thông tin cá nhân, tên tuổi, CMND…

 Cho biết những người hiện tại đang lưu trú trong phòng, lưu trú trong khách sạn

 Tìm kiếm nhanh chóng khách hàng

Quản lý tài chính khách sạn

 Quản lý tài chính trên từng cơ sở và tất cả các cơ sở khách sạn

 Lập phiếu tính tiền cho từng phòng khách sạn

 Quản lý các khoản thu chi trong ngày

 Thống kê báo cáo các khoản thu chi theo: ngày / tháng / năm

 In ấn các thống kê báo cáo

Thống kê báo cáo

 Khách hiện đang lưu trú tại khách sạn

 Thống kê hoá đơn

 Thống kê theo khách hàng

 Thống kê theo sản phẩm dịch vụ

Quản lý nhân viên khách sạn

 Quản lý thông tin nhân viên theo tên họ, theo mã số, địa chỉ, điện thoại

 Quản lý theo hợp động làm việc, thời gian làm việc, thời gian kết thúc hợp đồng

 Quản lý lương của từng nhân viên Mức lương cơ bản, chế độ lương thưởng

 Quản lý ngày nghỉ của từng nhân viên khách sạn

Quản lý trang thiết bị khách sạn

 Thống kê tất cả các trang thiết bị hiện có, mô tả tình trạng các trang thiết bị khách sạn

 Lập kế hoạch bảo trì sửa chữa trang thiết bị

"Ngoài các chức năng cơ bản trên, khách sạn có thể yêu cầu thêm nhiều chức năng quản lý khác tùy theo nhu cầu, quy mô và hình thức quản lý điều hành khách sạn”

• Bước 1: Chọn đội ngũ để phân tích nhu cầu

• Bước 2: Phân tích dữ liệu khách lưu trú

• Bước 3: Xác định các kênh thông tin giữa các bộ phận

• Bươc 4: Phân tích thủ tục giấy tờ của các bộ phận có liên quan

• Bước 5: Tổng hợp kết quả các thông tin của các bước 2,3 và 4

• Bước 6: Xác lập nhu cầu cần thiết sử dụng PMS tại khách sạn

• Bước 7: Đề xuất phần mềm PMS phù hợp

 Hiển thị các phòng trống theo tầng và theo loại phòng;

 Xử lý việc đặt phòng đơn lẻ hoặc theo đoàn

 Tự động gởi thư xác nhận đặt phòng

 Cung cấp danh sách khách đến của một ngày bất kỳ

 Tìm kiếm và phục hồi các đặt phòng bị hủy

 Kết nối với các nguồn đặt phòng khác

 Ghi nhận và tính phí điện thoại

 Tính toán và tự động nhập các khoản thuế và phục vụ phí

 Báo cáo tình trạng phòng có khách

 Báo cáo doanh thu theo từng khách/theo phòng

 Báo cáo phân tích khách

 Các dự báo

 Các chỉ số hiệu quả kinh doanh

 Báo thức tự động

 Các phương tiện xem trước hóa đơn

 Hiển thị lời nhắn của khách

 Truy cập Internet

 Kiểm tra danh sách những người trong sổ đen

 Tự động kiểm soát nợ tín dụng

 Kiểm soát việc ra vào phòng khách thông qua chìa khóa điện tử được mã hóa

 Giám sát hỏa hoạn