Cong Thuc Va Ham Trong Excel

ịa chỉ của một ôvùng:  Dùng để tham chiếu đến một ôvùng khi tính toán  Ví dụ: tính tổng của một vùng sẽ cần tham chiếu đến vùng đó  Cú pháp cơ bản  Địa chỉ một ô: cột và hàng  Ví dụ: A1 là ô ở cột “A” và hàng 1  Địa chỉ một vùng: ô đầu : ô cuối  Ví dụ: C3:E7 là vùng chữ nhật bắt đầu ở ô ịa chỉ của một ôvùng:  Dùng để tham chiếu đến một ôvùng khi tính toán  Ví dụ: tính tổng của một vùng sẽ cần tham chiếu đến vùng đó  Cú pháp cơ bản  Địa chỉ một ô: cột và hàng  Ví dụ: A1 là ô ở cột “A” và hàng 1  Địa chỉ một vùng: ô đầu : ô cuối  Ví dụ: C3:E7 là vùng chữ nhật bắt đầu ở ô

Tham khảo địa chỉ

 Địa chỉ của một ô/vùng:

 Dùng để tham chiếu đến một ô/vùng khi tính toán

 Ví dụ: tính tổng của một vùng sẽ cần tham chiếu đến vùng đó

2

CCE@2015

Tham khảo địa chỉ (tt.)

 Có 3 dạng tham chiếu:

 Địa chỉ tham chiếu tuyệt đối (địa chỉ tuyệt đối)

 Không thay đổi khi sao chép hoặc di chuyển công thức

 Có thêm ký tự $ trước phần địa chỉ cột và dòng

 Ví dụ: $A$1

 Địa chỉ tham chiếu tương đối (địa chỉ tương đối)

 Thay đổi tương ứng theo vị trí ô sao chép công thức tới

 Ví dụ: A1

 Địa chỉ tham chiếu hỗn hợp

 Có một thành phần là tuyệt đối, thành phần còn lại là tương đối

 Ví dụ: A$1, $A1

 Thay đổi giữa các loại địa chỉ:

 Nhấn F4 trên cụm địa chỉ hoặc nhập ký tự $ trực tiếp

Tham khảo địa chỉ (tt.)

=$A$1 + $A$2 =A1 + A2 =$A1 + A$2

=$A$1 + $A$2 =A2 + A3 =$A2 + B$2

Sao chép từ C1

đến C2 và D1

đến D2

Sao chép từ E1 đến F2

4

CCE@2015

Tham khảo địa chỉ ra ngoài một sheet

 Excel cho phép tham khảo địa chỉ ra ngoài một sheet

 Cho phép đa dạng cách thức quản lý số liệu

 Giảm việc dư thừa dữ liệu

 Quản lý nhất quán dữ liệu

 Tuy nhiên có thể dẫn đến các tham khảo phức tạp hoặc tham khảo chéo

Tham khảo địa chỉ ra ngoài một sheet (tt.)

 Cú pháp: [File_Name]Sheet_Name!Cell_Reference

 File_Name: tên tập tin Excel có chứa vùng cần tham khảo

 Sheet_Name: tên sheet có chứa vùng cần tham khảo

 Cell_Reference : địa chỉ ô/vùng cần tham khảo

6

CCE@2015

Tạo lập công thức

 Công thức trong một ô

 Bắt đầu bởi dấu =

 Sau đó là các Toán hạng (hằng số, địa chỉ ô, địa chỉ vùng, hàm số) được nối với nhau bởi các Toán tử (phép toán)

 Nhấn Enter để kết thúc

 Nội dung công thức được hiển thị trên thanh Formula

 Sử dụng cặp dấu “( )” để thay đổi độ ưu tiên của các phép toán trong công thức

 Các phép toán trên chuỗi:

 Nối chuỗi: &

 Các phép toán trên dữ liệu ngày tháng

= “Trường” & “ĐH Bách Khoa” TrườngĐH Bách Khoa

= “Trường ” & “ĐH Bách Khoa” Trường ĐH Bách Khoa

Sao chép công thức

 Di chuyển đến ô chứa công thức muốn sao chép

 Đặt con trỏ chuột vào góc phải dưới của ô

 Kéo bằng phím trái và di chuyển chuột theo dòng hoặc theo cột đến các ô cần sao chép

10

CCE@2015

Tham khảo ô, vùng

Khi nhập công thức, click chuột vào Ô E2

 Có thể cài đặt thêm các hàm khác (viết dưới dạng Add-in)

 Mỗi hàm sẽ xử lý một công việc nào đó

 Hàm thường được sử dụng trong công thức và đóng vai trò như một toán hạng

12

CCE@2015

Cách nhập hàm số

 Cách 1: gõ trực tiếp vào ô theo dạng

=<Tên hàm>(đối số 1, đối số 2,…, đối số n)

 Ví dụ:

 Cách 2: Có thể nhập hàm số bằng cách sử dụng bảng liệt

kê tên hàm

Gõ tại ô F2

Chọn hàm cần thực hiện Cấu trúc hàm

Kêt quả hàm sẽ xuất hiện trong ô (có định dạng)

 Đơn giản là chọn vùng và gõ tên vào ô Name Box

 Hoặc dùng chức năng Fomulas  Name Manager

Quản lý tên vùng (tt.)

 Hiệu chỉnh/xoá tên vùng

 Dùng chức năng Formulas  Name Manager

Xóa tên vùng (vùng vẫn còn, chỉ có xóa tên)

Sửa tên vùng

20

CCE@2015

Thông báo lỗi thường gặp

 Xảy ra khi trong công thức có phép tính chia cho ô chứa giá trị 0 hoặc ô trống

 Xảy ra khi dùng hàm tìm kiếm tìm một giá trị không có trong phạm

vi

 Xảy ra khi trong công thức có một tên mà Excel không hiểu được (Viết sai tên ô, tên vùng, tên hàm Hằng chuỗi không viết trong cặp dấu nháy kép)

Thông báo lỗi thường gặp (tt.)

 Xảy ra khi xác định một giao giữa hai vùng nhưng thực tế hai vùng

đó không giao nhau

 Xảy ra khi các dữ liệu số có sự sai sót như số vượt quá giới hạn

cho phép (Căn, logarit của số âm )

22

CCE@2015

PHẦN 2 TỔNG HỢP CÁC HÀM EXCEL

26

CCE@2015

Hàm HOUR, MINUTE, SECOND

 Lấy giá trị giờ (HOUR), phút (MINUTE), giây (SECOND) từ chuỗi thời gian

 Cú pháp chung: = Tênhàm (serial_number):

 Ví dụ:

 = HOUR(“11:59:30”)  11

 = MINUTE(“11:59:30”)  59

 = SECOND(“11:59:30”)  30

30

CCE@2015

Hàm UPPER, LOWER

 Đổi chuỗi sang dạng chữ in

 Cẩn thận tiếng Việt (có dấu)

32

CCE@2015

Hàm FIND

 Tìm vị trí bắt đầu của chuỗi con cần tìm

 Cú pháp: =FIND(find-text, within-text, [start-num])

Hàm REPLACE

 Thay thế 1 chuỗi con bằng 1 chuỗi con khác

 Cú pháp: = REPLACE(old_text, start_num, num_chars,

new_text)

 Old_text: chuỗi cần thay thế

 start_num: Vị trí bắt đầu thay thế

 num_chars: số ký tự bị thay thế

 new_text: chuỗi con mới

 Ví dụ: = REPLACE("Toi di hoc",8,4,"Choi")  Toi di Choi

34

CCE@2015

Ví dụ dùng hàm xử lý chuỗi

 Lấy phần Họ trong chuỗi Họ và tên

 Tìm khoảng trống đầu tiên

 Lấy các ký tự từ đầu đến vị trí khoảng trống

=TRIM(LEFT(A6, FIND(" ", A6)))

Nhóm hàm Thống kê (Statistical)

Hàm COUNT, COUNTA, COUNTBLANK

38

CCE@2015

Hàm SUMIF

 Tính tổng có điều kiện

 Chỉ tính cho các ô thoả mãn điều kiện

 Cú pháp: =SUMIF (range, criteria, [sum_range])

 range: Vùng điều kiện

 criteria: Điều kiện tính tổng, có thể là số, chữ hoặc biểu thức

 sum_range: Vùng tính tổng

 Nếu bỏ qua thì vùng tính tổng sẽ là range

 Lưu ý: Không dùng được các hàm luận lý

40

CCE@2015

Hàm COUNTIF

 Đếm số lượng ô có điều kiện

 Chỉ đếm các ô thoả mãn điều kiện

 Cú pháp: = COUNTIF(range,criteria)

Hàm COUNTIF (tt.)

 Ví dụ: Đếm số lần bán mặt hàng có số lượng >=8

Kết quả

42

CCE@2015

Nhóm hàm Dò tìm và Tham chiếu

 lookup_value là giá trị cần tra

 table_array là bảng tra, chứa thông tin dữ liệu muốn tìm

 row_index_num là thứ tự của hàng (từ trên xuống) của

table_array chứa giá trị trả về ở cột tương ứng nếu tìm thấy

 range_lookup: giá trị true(1) hoặc false(0) để xác định kiểu tìm

 0 hoặc bỏ trống: dò tìm chính xác

 1: dò theo khoảng (bảng tra phải được sắp xếp tăng dần)

44

CCE@2015

 Ví dụ: tra bảng giá dạng ngang

Hàm VLOOKUP, HLOOKUP (tt.) Dò tìm giá trị tại Ô E3

trong bảng tra, nếu tìm

ra thì trả về hàng thứ 2

(giá)

Bảng tra

Kết quả dò tìm

Hàm VLOOKUP, HLOOKUP (tt.)

VLOOKUP

 Bảng tra dạng dọc

 Cột đầu chứa giá trị cần tra

 Các cột sau chứa các giá trị

 Hàng đầu chứ giá trị cần tra

 Các hàng sau chứa các giá trị kết quả

 Tham số row_index_num

 Nếu tìm thấy giá trị cần tìm ở hàng đầu thì trả ra giá trị ở hàng này

46

CCE@2015

Hàm INDEX

 Lấy giá trị một phần tử (ô) trong một mảng (array)

 Tương tự như các cách lấy giá trị phần tử trong một mảng (2 chiều) trong các ngôn ngữ lập trình

 Cú pháp: = INDEX(array, row_num, [column_num])

 array : vùng dữ liệu

 row_num: chỉ số hàng (bắt đầu từ 1)

 column_num: chỉ số cột (bắt đầu từ 1)

Hàm INDEX (tt.)

 Ví dụ Dò tìm giá trị trong vùng A2:D5 trả về giá trị tại

dòng 2 cột 2 (Cúc)

Kết quả Hàng 2

Cột 2

 0 hoặc không có: tìm kiếm chính xác

 1 hoặc -1: tìm kiếm theo khoảng và vùng tìm kiếm phải được sắp xếp theo thứ tự giảm dần (-1) hoặc tăng dần (1)

 Lưu ý:

 Không phân biệt chữ hoa và thường

 Lỗi #N/A: tìm kiếm không thành công

 Ví dụ: Cần tính phụ cấp đi công tác tuỳ theo chức vụ của nhân viên và khu vực đi công tác

 Cần biết Khu vực  truy ra hàng nào trong bảng dữ liệu tra cứu

 Cần biết Chức vụ  truy ra cột nào trong bảng dữ liệu tra cứu

Ví dụ kết hợp hàm MATCH & INDEX

50

CCE@2015

 Truy hàng: MATCH (D7, $A$2:$A$4)  2

 Truy cột: MATCH (C7, $B$1:$E$1)  1

 Lấy ô (2,1) trong vùng $B$2:$E$4  95000

Ví dụ kết hợp hàm MATCH & INDEX (tt.)

Hàm MATCH (tt.)

Dò tìm vị trí của giá trị cột D7 (khu vực) trong vùng A2:A4 (tiêu đề hàng của vùng tra cứu)

 vị trí trả về là dòng 2

Kết quả tìm kiếm trong bảng tra tại dòng 2 cột 1 là 95000

Dò tìm vị trí của giá trị cột C7 (chức vụ) trong vùng B1:E1 (tiêu đề cột của vùng tra cứu)  vị trí trả về là cột 1

52

CCE@2015

Nhóm hàm Toán học và Lượng giác

 Đổi từ độ sang radian: Độ * PI()/180

 Hàm COS, SIN, TAN:

 Tính các giá trị COS, SIN, TANG

Nhóm hàm luận lí

Hàm AND, OR, NOT (tt.)

 Bảng chân trị

 Cú pháp: = IF(logical_test, [value_if_true], [value_if_false])

Điểm TB >5 và Hạnh kiểm =A thì trả về “Đậu” ngược lại trả về “Rớt”

Hàm IFERROR

 Tính toán biểu thức và trả về giá trị khác nếu có lỗi

 Cú pháp: = IFERROR(value, value_if_error)

 value: biểu thức tính toán

 value_if_error: giá trị trả về nếu value có lỗi

 Ví dụ: = IFERROR(1/0, “Lỗi”)  Lỗi

= IFERROR (2/2, “Lỗi”)  1

68

CCE@2015

TÓM TẮT NỘI DUNG

 Tham khảo địa chỉ

 Địa chỉ tương đối

 Địa chỉ tuyệt đối