CÔNG THỨC VÀ HÀM TRONG EXCEL

Tham khảo địa chỉ  Nguyên tắc tạo lập công thức và hàm  Các hàm thường gặp  Tổng hợp các hàm theo nhóm Tham khảo địa chỉ  Nguyên tắc tạo lập công thức và hàm  Các hàm thường gặp  Tổng hợp các hàm theo nhóm Tham khảo địa chỉ  Nguyên tắc tạo lập công thức và hàm  Các hàm thường gặp  Tổng hợp các hàm theo nhóm Tham khảo địa chỉ  Nguyên tắc tạo lập công thức và hàm  Các hàm thường gặp  Tổng hợp các hàm theo nhóm Tham khảo địa chỉ  Nguyên tắc tạo lập công thức và hàm  Các hàm thường gặp  Tổng hợp các hàm theo nhóm Tham khảo địa chỉ  Nguyên tắc tạo lập công thức và hàm  Các hàm thường gặp  Tổng hợp các hàm theo nhóm

Trang 1

Trang 2

NỘI DUNG

 Tham khảo địa chỉ

 Nguyên tắc tạo lập công thức và hàm

 Các hàm thường gặp

 Tổng hợp các hàm theo nhóm

Trang 3

Trường Đại Học Bách Khoa Tp.HCM

Khoa Khoa Học và Kỹ Thuật Máy Tính

Trang 4

Địa chỉ và công thức

Trang 5

Tham khảo địa chỉ

 Địa chỉ của một ô/vùng:

 Dùng để tham chiếu đến một ô/vùng khi tính toán

 Ví dụ: tính tổng của một vùng sẽ cần tham chiếu đến vùng đó

Trang 6

Tham khảo địa chỉ (tt.)

 Có 3 dạng tham chiếu:

 Địa chỉ tham chiếu tuyệt đối (địa chỉ tuyệt đối)

 Không thay đổi khi sao chép hoặc di chuyển công thức

 Có thêm ký tự $ trước phần địa chỉ cột và dòng

 Ví dụ: $A$1

 Địa chỉ tham chiếu tương đối (địa chỉ tương đối)

 Thay đổi tương ứng theo vị trí ô sao chép công thức tới

 Ví dụ: A1

 Địa chỉ tham chiếu hỗn hợp

 Có một thành phần là tuyệt đối, thành phần còn lại là tương đối

 Ví dụ: A$1, $A1

Trang 7

Tham khảo địa chỉ (tt.)

=$A$1 + $A$2 =A1 + A2 =$A1 + A$2

=$A$1 + $A$2 =A2 + A3 =$A2 + B$2

Sao chép từ C1

đến C2 và D1

đến D2

Sao chép từ E1 đến F2

Trang 8

Tham khảo địa chỉ ra ngoài một sheet

 Excel cho phép tham khảo địa chỉ ra ngoài một sheet

 Cho phép đa dạng cách thức quản lý số liệu

 Giảm việc dư thừa dữ liệu

 Quản lý nhất quán dữ liệu

 Tuy nhiên có thể dẫn đến các tham khảo phức tạp hoặc

tham khảo chéo

Trang 9

 File_Name: tên tập tin Excel có chứa vùng cần tham khảo

 Sheet_Name: tên sheet có chứa vùng cần tham khảo

 Cell_Reference : địa chỉ ô/vùng cần tham khảo

Trang 10

Tạo lập công thức

 Công thức trong một ô

 Bắt đầu bởi dấu =

 Sau đó là các Toán hạng (hằng số, địa chỉ ô, địa chỉ vùng, hàm số) được nối với nhau bởi các Toán tử (phép toán)

 Nhấn Enter để kết thúc

 Nội dung công thức được hiển thị trên thanh Formula

 Sử dụng cặp dấu “( )” để thay đổi độ ưu tiên của các phép toán

trong công thức

Trang 11

Trang 12

Tạo lập công thức (tt.)

Ô E2 đặt công thức Nội dung công thức

Trang 13

 Các phép toán trên chuỗi:

 Nối chuỗi: &

 Các phép toán trên dữ liệu ngày tháng

Trang 14

= “Trường” & “ĐH Bách Khoa” TrườngĐH Bách Khoa

= “Trường ” & “ĐH Bách Khoa” Trường ĐH Bách Khoa

= “24/2/2011” + 1 25/2/2011

= 1 > 2 FALSE

Trang 15

 Nhận biết và sửa lỗi:

 ####: không đủ độ rộng của ô để hiển thị,

 #VALUE!: dữ liệu không đúng theo yêu cầu của công thức

 #DIV/0!: chia cho giá trị 0

 #NAME?: không xác định được ký tự/hàm trong công thức

 #N/A: không có dữ liệu để tính toán

 #NUM!: dữ liệu không đúng kiểu số

Trang 16

Sao chép công thức

 Di chuyển đến ô chứa công thức muốn sao chép

 Đặt con trỏ chuột vào góc phải dưới của ô

 Kéo bằng phím trái và di chuyển chuột theo dòng hoặc theo cột đến các ô cần sao chép

Trang 17

Trang 18

Hàm số

Trang 19

 Hàm số trong Excel là các tiện ích/đoạn chương trình đã

được xây dựng nhằm mục tiêu tính toán trong Excel

 Excel cung cấp sẵn một số hàm, ví dụ hàm SUM để tính tổng

 Có thể lập trình thêm các hàm mới

 Có thể cài đặt thêm các hàm khác (viết dưới dạng Add-in)

 Mỗi hàm sẽ xử lý một công việc nào đó

 Hàm thường được sử dụng trong công thức và đóng vai trò như một toán hạng

 Các hàm số có thể lồng nhau

Trang 21

 Cách 1: gõ trực tiếp vào ô theo dạng

=<Tên hàm>(đối số 1, đối số 2,…, đối số n)

 Ví dụ:

 Cách 2: Có thể nhập hàm số bằng cách sử dụng bảng liệt

kê tên hàm

Gõ tại ô F2

Trang 22

Chọn hàm cần thực hiện

Trang 23

Trang 25

Kêt quả hàm sẽ xuất hiện trong ô (có định dạng)

Trang 26

Các hàm thường dùng

Trang 27

Trang 28

Học sinh

Trang 29

Trang 31

Trang 33

 Cú pháp: = IF(logical_test, [value_if_true], [value_if_false])

 Trả lại giá trị ghi trong value_if_true nếu logical_test là TRUE

 Ngược trả về giá trị ghi trong value_if_false

 Ví dụ: = IF (5>4, “Đúng”, “Sai”)  Đúng

Trang 34

IF ( ĐTB >= 7.0)  Khá ELSE

IF ( ĐTB >= 5.0)  T.Bình ELSE  Yếu

Trang 35

Trang 36

Các hàm AND, OR, NOT (tt.)

 Ví dụ xếp loại Đạt (Đậu) hay Không đạt (Rớt) cho sinh viên căn cứ vào điểm trung bình và hạnh kiểm

 Nếu Điểm TB > 5 và Hạnh kiểm = A thì Đạt

 Ngược lại là Không đạt Điều kiện của hàm

IF là kết quả của hàm luận lý AND

Trang 37

Hàm LEFT, RIGHT, MID

 Lấy một số ký tự ở phía trái (LEFT), phải (RIGHT) hoặc

giữa (MID) của một chuỗi

 (mặc nhiên là 1 trong hàm LEFT, RIGHT)

 start_num: vị trí bắt đầu lấy

Trang 38

Hàm LEFT, RIGHT, MID (tt.)

 Ví dụ:

=LEFT("Khoa KH&KT Máy tính") K

=LEFT("Khoa KH&KT Máy tính", 4) Khoa

=LEFT("Khoa KH&KT Máy tính", 20) Khoa KH&KT Máy tính

=RIGHT("Khoa KH&KT Máy tính") h

=RIGHT("Khoa KH&KT Máy tính", 4) tính

=MID("Khoa KH&KT Máy tính", 3,4) oa K

=MID("Khoa KH&KT Máy tính", 6,5) KH&KT

=MID("Khoa KH&KT Máy tính", 12,20) & "bảng" Máy tínhbảng

Trang 39

Hàm LEFT, RIGHT, MID (tt.)

 Ví dụ: Cho biết các SV có thuộc Khoa KH&KT Máy tính

khoá 08 không

 MSSV bắt đầu bằng số 5 (dùng điều kiện LEFT(MSSV) = “5”)

 2 ký tự kế trong MSSV là khoá (dùng điều kiện MID(MSSV) = “08”)

Trang 41

 Ví dụ: Trung bình điểm thi của 3 môn phải ít nhất là 5.0 và

không có môn nào điểm dưới 3 sẽ tính Đạt

Trang 42

Hàm RANK

 Tính thứ hạng của một số trong một vùng tham chiếu dựa

vào nguyên tắc sắp xếp dữ liệu

 Thường được dùng trong việc xếp hạng dữ liệu

 Từ Excel 2010, có thêm các hàm RANK.AVG, RANK.EQ

 Cú pháp: = RANK(number, ref, [order])

Trang 43

Trang 44

Hàm VLOOKUP

 Dùng tra cứu giá trị trong một bảng tra

 Tra giá trị cần tra ở cột đầu của bảng tra

 Nếu tìm thấy sẽ trả ra giá trị trong bảng tra tương ứng

 Cú pháp: = VLOOKUP(lookup_value, table_array,

col_index_num, [range_lookup])

 lookup_value là giá trị cần tra

 table_array là bảng tra, chứa thông tin dữ liệu muốn tìm

 col_index_num là thứ tự của cột (từ trái sang) của table_array chứa

giá trị trả về ở hàng tương ứng nếu tìm thấy

 range_lookup: giá trị true(1) hoặc false(0) để xác định kiểu tìm

Trang 45

 Bảng tra thường dùng với địa chỉ tuyệt đối

 Lỗi #N/A: dò tìm không có giá trị

 Lỗi #REF: cột tham chiếu không tồn tại trong bảng tra

Bảng tra

Kết quả dò tìm

Dò tìm giá trị tại

Ô E3 trong bảng tra, nếu tìm ra thì trả về cột thứ

2 (Tên hàng)

Trang 46

Vùng dữ liệu

Trang 47

Trang 48

Quản lý tên vùng

 Chọn vùng đã đặt tên

 Chọn tên vùng từ danh sách xổ xuống của Name Box

 Đặt tên:

 Đơn giản là chọn vùng và gõ tên vào ô Name Box

 Hoặc dùng chức năng Fomulas  Name Manager

Trang 49

 Hiệu chỉnh/xoá tên vùng

 Dùng chức năng Formulas  Name Manager

Danh sách

các tên vùng

Địa chỉ thực của vùng

Thêm tên vùng

Xóa tên vùng (vùng vẫn còn, chỉ có xóa tên)

Sửa tên vùng

Trang 50

Thông báo lỗi thường gặp

 # DIV/0 ! (Devide by zero):

 Xảy ra khi trong công thức có phép tính chia cho ô chứa giá trị 0

hoặc ô trống

 # N/A (Not available):

 Xảy ra khi dùng hàm tìm kiếm tìm một giá trị không có trong phạm

vi

 # NAME? :

 Xảy ra khi trong công thức có một tên mà Excel không hiểu được

(Viết sai tên ô, tên vùng, tên hàm Hằng chuỗi không viết trong cặp dấu nháy kép)

Trang 51

 Xảy ra khi xác định một giao giữa hai vùng nhưng thực tế hai vùng

đó không giao nhau

 # NUM!:

 Xảy ra khi các dữ liệu số có sự sai sót như số vượt quá giới hạn

cho phép (Căn, logarit của số âm )

Trang 52

SƠ KẾT PHẦN ĐẦU CHƯƠNG

 Địa chỉ tương đối

 Địa chỉ tuyệt đối

Trang 53

Trang 54

Nhóm hàm Ngày giờ (Date & Time)

Trang 55

Trang 57

Trang 58

Hàm MONTH, YEAR (tt.)

 Ví dụ: tính tuổi khi biết ngày sinh

Trang 59

Hàm HOUR, MINUTE, SECOND

 Lấy giá trị giờ (HOUR), phút (MINUTE), giây (SECOND) từ chuỗi thời gian

 Cú pháp chung: = Tênhàm (serial_number):

 Ví dụ:

 = HOUR(“11:59:30”)  11

 = MINUTE(“11:59:30”)  59

 = SECOND(“11:59:30”)  30

Trang 61

Trang 62

Nhóm hàm Xử lý chuỗi (Text)

Trang 63

Trang 64

Hàm TRIM, PROPER

 Hàm TRIM

 Loại bỏ các ký tự trống ở đầu chuỗi, cuối chuỗi và các ký tự trống

thừa giữa câu

Trang 65

 Đổi chuỗi sang dạng chữ in

 Cẩn thận tiếng Việt (có dấu)

Trang 67

 Tìm vị trí bắt đầu của chuỗi con cần tìm

 Cú pháp: =FIND(find-text, within-text, [start-num])

Trang 68

Hàm REPLACE

 Hàm REPLACE

 Thay thế 1 chuỗi con bằng 1 chuỗi con khác

 Cú pháp: = REPLACE(old_text, start_num, num_chars,

new_text)

 Old_text: chuỗi cần thay thế

 start_num: Vị trí bắt đầu thay thế

 num_chars: số ký tự bị thay thế

 new_text: chuỗi con mới

 Ví dụ: = REPLACE("Toi di hoc",8,4,"Choi")  Toi di Choi

Trang 69

 Lấy phần Họ trong chuỗi Họ và tên

 Tìm khoảng trống đầu tiên

 Lấy các ký tự từ đầu đến vị trí khoảng trống

=TRIM(LEFT(A6, FIND(" ", A6)))

Trang 70

Nhóm hàm Thống kê (Statistical)

Trang 71

Trang 72

Hàm COUNT, COUNTA, COUNTBLANK

Trang 73

 Chỉ tính cho các ô thoả mãn điều kiện

 Cú pháp: =SUMIF (range, criteria, [sum_range])

 range: Vùng điều kiện

 criteria: Điều kiện tính tổng, có thể là số, chữ hoặc biểu thức

 sum_range: Vùng tính tổng

 Nếu bỏ qua thì vùng tính tổng sẽ là range

 Lưu ý: Không dùng được các hàm luận lý

Trang 75

 Đếm số lượng ô có điều kiện

 Chỉ đếm các ô thoả mãn điều kiện

 Cú pháp: = COUNTIF(range,criteria)

Trang 76

Hàm COUNTIF (tt.)

 Ví dụ: Đếm số lần bán mặt hàng có số lượng >=8

Kết quả

Trang 77

Trang 78

 lookup_value là giá trị cần tra

 table_array là bảng tra, chứa thông tin dữ liệu muốn tìm

 row_index_num là thứ tự của hàng (từ trên xuống) của

table_array chứa giá trị trả về ở cột tương ứng nếu tìm thấy

 range_lookup: giá trị true(1) hoặc false(0) để xác định kiểu tìm

Trang 79

 Ví dụ: tra bảng giá dạng ngang

Hàm VLOOKUP, HLOOKUP (tt.) Dò tìm giá trị tại Ô E3

trong bảng tra, nếu tìm

ra thì trả về hàng thứ 2

(giá)

Bảng tra

Kết quả dò tìm

Trang 80

Hàm VLOOKUP, HLOOKUP (tt.)

VLOOKUP

 Bảng tra dạng dọc

 Cột đầu chứa giá trị cần tra

 Các cột sau chứa các giá trị

kết quả

 Tham số col_index_num

 Nếu tìm thấy giá trị cần tìm ở

cột đầu thì trả ra giá trị ở cột này

HLOOKUP

 Bảng tra dạng ngang

 Hàng đầu chứ giá trị cần tra

 Các hàng sau chứa các giá trị kết quả

 Tham số row_index_num

 Nếu tìm thấy giá trị cần tìm ở hàng đầu thì trả ra giá trị ở hàng này

Trang 81

 Lấy giá trị một phần tử (ô) trong một mảng (array)

 Tương tự như các cách lấy giá trị phần tử trong một mảng (2 chiều) trong các ngôn ngữ lập trình

 Cú pháp: = INDEX(array, row_num, [column_num])

 array : vùng dữ liệu

 row_num: chỉ số hàng (bắt đầu từ 1)

 column_num: chỉ số cột (bắt đầu từ 1)

Trang 82

Hàm INDEX (tt.)

 Ví dụ

Dò tìm giá trị trong vùng A2:D5 trả về giá trị tại dòng 2 cột 2 (Cúc)

Kết quả Hàng 2

Cột 2

Trang 83

 0 hoặc không có: tìm kiếm chính xác

 1 hoặc -1: tìm kiếm theo khoảng và vùng tìm kiếm phải được sắp xếp theo thứ tự giảm dần (-1) hoặc tăng dần (1)

 Lưu ý:

 Không phân biệt chữ hoa và thường

 Lỗi #N/A: tìm kiếm không thành công

Trang 84

 Ví dụ: Cần tính phụ cấp đi công tác tuỳ theo chức vụ của

nhân viên và khu vực đi công tác

 Cần biết Khu vực  truy ra hàng nào trong bảng dữ liệu tra cứu

 Cần biết Chức vụ  truy ra cột nào trong bảng dữ liệu tra cứu

Ví dụ kết hợp hàm MATCH & INDEX

Trang 85

 Truy hàng: MATCH (D7, $A$2:$A$4)  2

 Truy cột: MATCH (C7, $B$1:$E$1)  1

 Lấy ô (2,1) trong vùng $B$2:$E$4  95000

Ví dụ kết hợp hàm MATCH & INDEX (tt.)

Trang 86

Hàm MATCH (tt.)

Dò tìm vị trí của giá trị cột D7 (khu vực) trong vùng A2:A4 (tiêu đề hàng của vùng tra cứu)

 vị trí trả về là dòng 2

Kết quả tìm kiếm trong bảng tra

Dò tìm vị trí của giá trị cột C7 (chức vụ) trong vùng B1:E1 (tiêu đề cột của vùng tra cứu)  vị trí trả về là cột 1

Trang 87

Trang 89

Trang 91

Trang 93

Trang 95

Trang 97

 Đổi từ độ sang radian: Độ * PI()/180

 Hàm COS, SIN, TAN:

 Tính các giá trị COS, SIN, TANG

Trang 98

Nhóm hàm luận lí

Trang 99

Trang 100

Hàm AND, OR, NOT (tt.)

 Bảng chân trị

A B AND (A,B) OR (A,B) NOT(A) TRUE TRUE TRUE TRUE FALSE

TRUE FALSE FALSE TRUE FALSE

FALSE TRUE FALSE TRUE TRUE

FALSE FALSE FALSE FALSE TRUE

Trang 101

 Cú pháp: = IF(logical_test, [value_if_true], [value_if_false])

Điểm TB >5 và Hạnh kiểm =A thì trả về “Đậu” ngƣợc lại trả về “Rớt”

Trang 102

Hàm IFERROR

 Tính toán biểu thức và trả về giá trị khác nếu có lỗi

 Cú pháp: = IFERROR(value, value_if_error)

 value: biểu thức tính toán

 value_if_error: giá trị trả về nếu value có lỗi

 Ví dụ: = IFERROR(1/0, “Lỗi”)  Lỗi

= IFERROR (2/2, “Lỗi”)  1

Trang 103

 Địa chỉ tương đối

 Địa chỉ tuyệt đối

Định dạng
Số trang	103
Dung lượng	2,23 MB