Công thức 5 Phạm Trung Minh - MOS MASTER • Địa chỉ của ô hay dải các ô trong trang tính, dùng để tham chiếu đến vị trí các dữ liệu cần tính toán... ĐỊA CHỈ THAM CHIẾU TRONG CÔNG THỨC VÀ
Trang 1Sử dụng công thức và
hàm trong Excel
Phạm Trung Minh - MOS MASTER 1
Trang 2Giới thiệu
2 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
1 • Giới thiệu công thức và hàm Các loại địa chỉ tham chiếu
2 • Cách tạo công thức và hàm
3 • Một số nhóm hàm cơ bản
4 • Các loại thông báo lỗi phổ biến
Trang 3GIỚI THIỆU CÔNG THỨC VÀ HÀM
3 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
Trang 4Công thức
4 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
= 40000 – IF(C5>=25000,80%*C5,C5)
Hằng số Dấu bằng
Hàm
Công thức trong Excel là một tập hợp các câu lệnh toán học
sử dụng để tính toán dữ liệu trong trang tính Excel
Công thức có thể chứa một vài hoặc tất cả các thành phần sau:
Bắt đầu với dấu “=”
Các thành phần như toán tử
Tham chiếu
Hằng số
Trang 5Công thức
5 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
• Địa chỉ của ô hay dải các ô trong trang tính, dùng để tham chiếu đến
vị trí các dữ liệu cần tính toán
References
(tham chiếu)
• Các ký hiệu dùng để thực hiện các phép tính như “+”, “-”, “*”, “/”,…
(hàm)
Trang 6Công thức
6 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
>= Lớn hơn hoặc bằng =A1>=B1 FALSE
, Dấu cách các tham chiếu =Sum(A1,B1) 9
Khoảng
trắng
Trả về các ô giao giữa 2 vùng
=B1:B6 A3:D3 giá trị của ô
B3
Trang 7Công thức
7 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
Thứ tự ưu tiên của các toán tử
: (hai chấm) (1 khoảng trắng)
Trang 8Hàm
8 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
Hàm: dùng tính toán hoặc thực hiện chức năng nào đó
Sử dụng hàm sẽ giúp tiết kiệm thời gian so với tính toán thủ công
Hàm trong Excel rất đa dạng bao trùm nhiều lĩnh vực
Có hàm không yêu cầu đối số
Có hàm yêu cầu một hoặc nhiều đối số
Các đối số có thể là bắt buộc hoặc tự chọn
Trang 9Hàm
9 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
Các nhóm hàm có sẵn
• Hàm tài chính (Financial): Npv, Pv, Fv, Rate,…
• Hàm ngày và thời gian (Date & Time): Time, Now, Date,…
• Hàm toán và lượng giác (Math & Trig): Log, Mmult, Round,…
• Hàm thống kê (Statistical): Stdev, Var, CountIf,…
• Hàm tham chiếu và tìm kiếm (Lookup & Reference): Vlookup,…
• Hàm dữ liệu (Database): Dmin, Dmax, Dcount,…
• Hàm văn bản (Text): Asc, Find, Text, Left, Right…
• Hàm logic (Logical): If, And, Or,…
• Hàm thông tin (Information): Cell, IsNa,…
• Hàm kỹ thuật (Engineering): Dec2Bin, Dec2Hex, Dec2Oct,…
• Hàm phân tích dữ liệu (Cube): Cubeset, Cubevalue…
• Hàm tương thích với phiên bản cũ (Compability): Rank…
Các hàm tự tạo
Trang 10Hàm
10 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
Cấu trúc hàm: Tênhàm(các tham số)
• Tên hàm
Không phân biệt hoa thường
Không có dấu cách
• Các tham số hay biến (còn gọi là đối số)
Liệt kê trong dấu ( ) theo thứ tự nhất định
Cách nhau bới dấu “ , “
Có thể là Giá trị, Địa chỉ, Biểu thức, Tên miền…
Ví dụ:
• =IF(A1>=5, ”Đỗ” , ”Trượt”) hàm 3 tham số
• =SUM(5,A3, B3:B11) hàm nhiều ham số
• =RANK(B3,$B$3:$B$11,) hàm có nhiều tham số, có
Trang 11ĐỊA CHỈ THAM CHIẾU TRONG
CÔNG THỨC VÀ HÀM
11 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
Trang 12Sao chép công thức và hàm
12 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
Lý do cần sao chép công thức và hàm?
Khi xử lý dữ liệu trong Excel, bạn thường phải làm
việc với một tập hợp các ô có chung công thức, chỉ khác tham số đầu vào
Để thực hiện việc này dễ dàng hơn, bạn cần biết cách
sao chép công thức và hàm để sử dụng lại các hàm đã viết mà không cần tạo mới
Trang 13Tham chiếu tương đối
13 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
Tham chiếu tương đối và tham chiếu ô trong công thức
mà tham số đó sẽ thay đổi khi công thức được sao
chép đến vị trí ô khác
→ Tham chiếu tương đối được sử dụng để tạo ra các công thức mà giá trị của tham số ở ô khác nhau là
thay đổi khi sử dụng tính năng sao chép công thức
Tham chiếu tương đối chứa địa chỉ của ô
Ví dụ:
= SUM(D4:D8)
thì tham số D4:D8 là các tham số tương đối
Trang 14Địa chỉ tương đối
14 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
Là loại địa chỉ sử dụng trong công thức hoặc hàm mà khi sao chép công thức hoặc hàm đó thì địa chỉ này tự động thay đổi
Ví dụ:
• Tại ô A3 có CT =C1+D1
• Copy công thức của ô A3 sang ô B4 công thức này sẽ thay
đổi thành =D2+E2
Kiểu địa chỉ này hay được dùng trong excel, mặc định khi chọn
1 địa chỉ khi lập công thức sẽ là địa chỉ tương đối
Trang 15Địa chỉ tuyệt đối
15 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
Là loại địa chỉ sử dụng trong công thức hoặc hàm mà khi sao
chép công thức hoặc hàm đó thì địa chỉ không bao giờ thay
Trang 16Địa chỉ hỗn hợp
16 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
Đây là loại địa chỉ kết hợp cả tương đối và tuyệt đối, loại địa chỉ này khi sao thì địa chỉ thì chỉ 1 phần địa chỉ bị thay đổi
Trang 17Địa chỉ vùng ô
17 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
Đây là loại địa chỉ thể hiện ví trí của một vùng ô
Ví dụ:
• Từ ô D3 đến ô D7 : chưa các gia trị khác nhau
• Tại ô D8, sử dụng hàm tính tổng SUM của toàn bộ các ô
từ D3 đến D7 : “=Sum(D3:D7)”
• “D3:D7” : được gọi là địa chỉ vùng ô, với ô bắt đầu là D3,
ô kết thúc là D7
Trang 18Địa chỉ dữ liệu trên nhiều sheet
18 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
Trong những công thức phức tạp, dữ liệu sẽ được phân bố trên các trang tính khác nhau
Địa chỉ tham chiếu 3 chiều
Tham chiếu ô 3 chiều
chiếu 3-D trong các hàm và công thức
Trang 19Địa chỉ dữ liệu trên nhiều sheet
19 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
- ‘Thang 1’!D6 : Ô D6 trong worksheet có tên là “Thang 1”
- ‘Thang 2’!C6 : Ô C6 trong worksheet có tên là “Thang 2”
- Sheet3!D7 : Ô D7 trong Sheet3 (tên mặc định của worksheet)
Trang 20CÁCH NHẬP CÔNG THỨC VÀ HÀM
20 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
Trang 21Cách nhập hàm bằng hôp thoại chức năng
21 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
Lựa chọn ô muốn nhập hàm
Trang 22Cách nhập công thức và hàm thủ công
22 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
Lựa chọn ô muốn công thức hoặc nhập hàm
Nhập công thức, hoặc nhập tên hàm và tham số của hàm trong
ô hoặc trên thanh công thức
Nhấn Enter
Trang 23CÁC HÀM THỐNG KÊ CƠ BẢN
23 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
Trang 24Hàm tính tổng - SUM
24 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
Số đầu tiên bạn muốn thêm vào Só đó có thẻ là
4, tham chiéu ô như B6, hoặc ô phạm vi như B2:B8.
number2-255
(Tùy chọn)
Đây là số thứ hai mà bạn muốn thêm Bạn có thể xác định tối đa 255 số theo cách này.
Trang 25Hàm tính trung bình – AVERAGE
25 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
• Đói só có thẻ là só hoặc tên, phạm vi hoặc tham chiếu ô có chứa số
• Các giá trị logic và biẻu thị só dạng văn bản mà bạn gõ trực tiép vào danh sách các đói só sẽ được đém
• Néu một đối số tham chiếu ô hoặc phạm vi có chứa giá trị logic,
văn bản hay ô tróng, thì những giá trị này sẽ bị bỏ qua; tuy nhiên những ô có giá trị 0 sẽ được tính
• Các đói só là văn bản hay giá trị lõi không thẻ chuyẻn đỏi thành só sẽ khién xảy ra lõi
Trang 26Hàm đếm số - Count number
26 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
Hàm Count( )
Đếm số lượng ô có chứa các số, đồng thời đếm các số có trong danh sách
Cú pháp: COUNT(value1, [value2], )
Ví dụ: =COUNT(A1:A20)
value1 (Bắt buộc)
Mục đàu tiên, tham chiéu ô hoa ̣c phạm vi trong đó bạn muón đém só.
value2
(Tùy chọn)
Tói đa 255 mục, tham chiéu ô hoa ̣c phạm vi bỏ
sung trong đó bạn muón đém só.
Trang 27Hàm tính lớn, nhất nhỏ nhất
Min - Max
27 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
Hàm Min( ) : Trả vè só nhỏ nhất trong tập giá trị
Hàm Max( ) : Trả vè só lớnnhất trong tập giá trị
Cú pháp: MIN(number1, [number2], )
MAX(number1, [number2], ) Ví dụ:
=MIN(A1:A20)
=MAX(B1:B20)
Trang 28Chức năng tự động AutoSum
28 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
Cho phép Excel tính tổng cột hoặc hàng chứa giá trị số
Chọn một ô bên cạnh các số muốn tính tổng, nhấp chuột vào
chức năng tự động tính tổng AutoSum trên thẻ Home,
nhấn Enter
Trang 29Sử dụng chức năng Total Row trong
bảng dữ liệu
29 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
Nếu vùng dữ liệu đã được áp dụng thành kiểu bảng (Table)
Chọn thiết lập Total Row → Thêm hàng Total với chức năng
tự động thêm các hàm tính toán đối với từng cột
Trang 30CÁC HÀM LOGIC
30 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
Trang 31Hàm AND
31 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
Cú Pháp: =AND(Logical1; [Logical2]; [Logical3];…)
Trong Đó:
- Logical1: Bắt buộc
- Logical2, Logical3…: Tùy chọn
Hàm AND chỉ trả về giá trị đúng (TRUE) nếu tất cả các đối số điều kiện đều đúng
Hàm AND có tối đa 256 đối số phải là các giá trị logic hay các
mảng hoặc tham chiếu chứa các giá trị logic Tất cả các giá trị sẽ bị
bỏ qua nếu một đối số mảng hoặc tham chiếu có chứa văn bản
hoặc ô rỗng
Trang 32Hàm OR
32 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
Cú Pháp: =OR(Logical1; [Logical2]; [Logical3];…)
Trong Đó:
- Logical1: Bắt buộc
- Logical2, Logical3…: Tùy chọn
Hàm OR chỉ trả về giá trị sai (FALSE) nếu tất cả các đối số điều kiện đều sai
Hàm OR có tối đa 256 đối số phải là các giá trị logic hay các mảng hoặc tham chiếu chứa các giá trị logic Tất cả các giá trị sẽ bị bỏ qua nếu một đối số mảng hoặc tham chiếu có chứa văn bản hoặc ô rỗng
Trang 33Hàm NOT
33 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
Cú Pháp: =NOT(Logical)
Trong Đó:
- Logical: Bắt buộc, một giá trị hoặc một biểu thức cho giá trị
là TRUE hoặc FALSE
Hàm NOT đảo nghịch giá trị của đối số của nó Sử dụng khi bạn
muốn một giá trị không bằng giá trị của nó Nếu đối số cho giá trị TRUE nó sẽ trả về FALSE, ngược lại đối số cho giá trị FALSE, nó sẽ trả về TRUE
Trang 34CÔNG THỨC CÓ ĐIỀU KIỆN LOGIC–
IF
34 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
Trang 35Hàm điều kiện IF đơn
35 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
Cú Pháp: =IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)
Nếu như “Logical_test” đúng thì kết quả hàm trả về là “value_if_true”, ngược lại trả về “value_if_false”
Trang 36
Hàm điều kiện IF lồng nhau
36 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
Cú Pháp: =IF(ĐK1, KQ1, IF(ĐK2, KQ2, KQ3))
Nếu như “ĐK1” đúng thì kết quả hàm trả về là “KQ1”, ngược lại thì kiểm tra tiếp nếu “ĐK2” đúng thì hàm trả về là “KQ2”, nếu không thì trả về “KQ3”
Trang 37
CÁC HÀM THỐNG KÊ THEO ĐIỀU
KIỆN CƠ BẢN
37 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
Trang 38Hàm tính tổng điều kiện - SUMIF
38 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
SUMIF(range, criteria,sum_range)
• Range: Là vùng được chọn có chứa các ô điều kiện
• Criteria: Là điều kiện để thực hiện hàm này
• Sum_range: Vùng cần tính tổng
Tính tổng doanh thu Q1 của
những nhân viên thuộc vùng
East
Sumif(E2:E13,”East”,F2:F13)
Trang 39Hàm đếm có điều kiện - COUNTIF
39 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
Trang 40Hàm tính tổng nhiều điều kiện - SUMIFS
40 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
SUMIFS(sum_range,range1, criteria1, range2, criteria2…)
• Sum_range: Vùng cần tính tổng
• Range1 : Là vùng được chọn có chứa các ô điều kiện 1
• Criteria1: Là điều kiện 1 để thực hiện hàm này
• Range2 : Là vùng được chọn có chứa các ô điều kiện 2
• Criteria2: Là điều kiện 2 để thực hiện hàm này
Trang 41Hàm đếm nhiều điều kiện - COUNTIFS
41 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
COUNTIFS(range1, criteria1, range2, criteria2…)
• Range1 : Là vùng được chọn có chứa các ô điều kiện 1
• Criteria1: Là điều kiện 1 để thực hiện hàm này
• Range2 : Là vùng được chọn có chứa các ô điều kiện 2
• Criteria2: Là điều kiện 2 để thực hiện hàm này
Trang 42MỘT SỐ HÀM TOÁN HỌC
42 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
Trang 43Hàm Round
43 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
Cú Pháp: = ROUND(number, num_digits)
Hàm Round là hàm làm tròn số
Trong Đó:
Number: Bắt buộc Só mà bạn muón làm tròn
num_digits: Bắt buộc Só chữ só mà bạn muón làm tròn só
• Khi n=0: làm tròn tới số nguyên gần nhất, ví
• - Khi n>0: Ta làm tròn về phía bên phải dấu thập phân (nếu
n=1 lấy 1 số thập phân, n=2 lấy 2 thập phân,…
Trang 44Hàm Sqrt , Power
44 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
Cú Pháp: = SQRT(number)
Hàm SQRT là hàm tính căn bậc 2 của số dương
Trong Đó:
Number: Bắt buộc Só mà bạn muón tính căn bậc 2
Cú Pháp: = POWER (number, power)
Hàm POWER là hàm tính lũy thừa của number theo power
Trong Đó:
- Number: bắt buộc Số cơ sở Là một số thực bất kỳ
- Power: bắt buộc Là số mũ mà bạn muốn nâng số cơ sở
theo lũy thừa đó
Trang 45Hàm Rand, RandBetween
45 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
Bottom: Bắt buộc Só nguyên nhỏ nhát mà hàm
RANDBETWEEN sẽ trả vè
Top: Bắt buộc Só nguyên lớn nhát mà hàm RANDBETWEEN
sẽ trả vè
Trang 46MỘT SỐ HÀM XỬ LÝ THỜI GIAN
46 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
Trang 47Một số hàm xử lý thời gian
47 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
• Trả về tháng của một ngày tương ứng nào đó Tháng được trả
về dưới dạng số nguyên, có giá trị từ 1 đến 12
Hàm DAY ( )
• Cú Pháp: = DAY(serial_number)
• Trả vè ngày của ngày tháng thẻ hie ̣n bàng só sê-ri Ngày được
cung cáp ở dạng só nguyên từ 1 đén 31
Trang 48Một số hàm xử lý thời gian
48 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
- start_day: ngày bắt đầu cần tính toán
- end_day: ngày kết thúc, end_day cần lớn hơn start_day
- unit: loại kết quả trả về của việc tính toán, cần viết trong dấu ngoặc kép
Trang 49Một số hàm xử lý thời gian
49 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
"Y" số năm chênh lệch giữa start_day và end_day
"M" số tháng chênh lệch giữa start_day và end_day
"D" số ngày chênh lệch giữa start_day và end_day
"MD" số ngày chênh lệch giữa start_day và end_day,
không phụ thuộc vào số năm, số tháng
"YM" số tháng chênh lệch giữa start_day và end_day,
không phụ thuộc vào số năm, số ngày
"YD" số ngày chênh lệch giữa start_day và end_day,
không phụ thuộc vào số năm
Trang 50MỘT SỐ HÀM XỬ LÝ CHUỖI
50 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
Trang 51Một số hàm xử lý chuỗi
51 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
Hàm CONCATENATE ( )
• Cú Pháp: =CONCATENATE(text1, [text2], )
• Ghép nối các chuỗi văn bản thành một chuỗi duy nhất Các
chuỗi được nối có thể là số, văn bản, ô tham chiếu
Hàm MID( )
• Cú Pháp: =MID(text, start_num, num_chars)
• Cắt ra num_chars ký tự trong chuỗi text bắt đầu từ vị trí
Trang 52Một số hàm xử lý chuỗi
52 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
Trang 53MỘT SỐ HÀM THAM CHIẾU
53 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
Trang 54Hàm tham chiếu dữ liệu theo cột
VLOOPUP
54 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup) Lookup_value: Giá trị dùng để tham chiếu
table_array: Bảng giá trị tham chiếu, để dạng địa chỉ tuyệt đối col_index_num: Thứ tự của cột cần lấy dữ liệu trên bảng giá
tham chiếu
range_lookup: Phạm vi tìm kiếm, TRUE tương đương với 1 (dò
tìm tương đối), FALSE tương đương với 0 (dò tìm tuyệt đối)
Trang 55Hàm tham chiếu dữ liệu theo cột
VLOOPUP
55 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
Trang 56Hàm tham chiếu dữ liệu theo hàng
HLOOPUP
56 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup) Lookup_value: Giá trị dùng để tham chiếu
table_array: Bảng giá trị tham chiếu, để dạng địa chỉ tuyệt đối row_index_num: Thứ tự của hàng cần lấy dữ liệu trên bảng giá
tham chiếu
range_lookup: Phạm vi tìm kiếm, TRUE tương đương với 1 (dò
tìm tương đối), FALSE tương đương với 0 (dò tìm tuyệt đối)
Trang 57Hàm tham chiếu dữ liệu theo cột
VLOOPUP
57 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
Trang 58MỘT SỐ THÔNG BÁO LỖI PHỔ BIẾN
58 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
Trang 59Một số thông báo lỗi phổ biến khi sử
dụng công thức và hàm
59 Phạm Trung Minh - MOS MASTER
1 Lỗi hiển thị: #####
- Lỗi này thường xuất hiện khi ô tính nằm trong cột quá hẹp,
không thể hiện thị hết dữ liệu trong ô Thông báo lỗi này không ảnh hưởng đến giá trị ô tính mà chỉ gặp vấn đề trong hiển thị kết quả ô
- Giải pháp: Thay đổi chiều rộng cột có chứa ô báo lỗi
2 Lỗi sai ký tự: #NAME!
- Đây là lỗi thường gặp khi nhập sai tên hàm, công thức, quên đặt chuỗi văn bản vào dấu kép đôi "" dẫn đến việc Excel không hiểu công thức bạn vừa nhập
- Giải pháp: Kiểm tra lại cẩn thận từng ký tự trong công thức từ
đầu đến cuối và sửa lại Ví dụ: =SUN(12,13) | =SUM(A1B2) |
=LEN(Excel) hiển thị lỗi #NAME! được chỉnh tương ứng thành
=SUM(12,13) | =SUM(A1:B2) | =LEN(“Excel")