Công thức và hàm Excel 2007 Anh - Việt của Paul Mcfedries (phần I)

Công thức và hàm Excel 2007 Anh - Việt của Paul Mcfedries (phần I)

Phỏng dịch từ cuốn Formulas and Functions with Microsoft Office Excel 2007 của Paul McFedries

Part I: MASTERING EXCEL RANGES AND FORMULAS - Nắm vững các dãy và công thức

trong Excel

• Chapter 1: Getting The Most Out Of Range - Tận dụng tối đa các dãy

• Chapter 2: Using a Range Name - Sử dụng tên cho dãy

• Chapter 3: Building Basic Formulas - Thiết lập các công thức (cơ bản)

• Chapter 4: Creating Advanced Formulas - Thiết lập các công thức (nâng

cao)

• Chapter 5: Troubleshooting Formulas - Xử lý lỗi công thức

PART I - MASTERING EXCEL

RANGES AND FORMULAS

Phần I - Nắm vững các dãy và công thức của Excel

Chapter 1 - GETTING THE MOST OUT OF

RANGES

Chương 1 - Tận dụng tối đa các dãy ô

Other than performing data-entry chores, you probably spend most of your Excel life

working with ranges in some way Whether you’re copying, moving, formatting, naming, or filling them, ranges are a big part of Excel’s day-to-day operations And why not? After all, working with a range of cells is a lot easier than working with each cell individually

Ngoài việc nhập liệu, có lẽ bạn dành phần lớn thời gian trong Excel để làm việc với các dãy ôtheo một cách nào đó Dù bạn sao chép, di chuyển, định dạng, đặt tên, hay tô màu chúng, các dãy ô là một phần lớn trong hoạt động hằng ngày của Excel Và tại sao không ? Sau hết, làm việc với một dãy ô dễ dàng hơn nhiều so với làm việc với từng ô riêng biệt

For example, suppose that you want to know the average of a column of numbers running from B1 to B30 You could enter all 30 cells as arguments in the AVERAGE function, but typing = AVERAGE(B1:B30) is decidedly quicker (and probably more accurate)

Ví dụ, bạn muốn biết giá trị trung bình của một cột số từ B1 đến B30 Bạn có thể nhập hết

30 ô đó như là những đối số của hàm AVERAGE, nhưng gõ = AVERAGE(B1:B30) sẽ nhanh hơn (và có lẽ chính xác hơn)

In other words, ranges save time But there’s more to ranges than that Ranges are

powerful tools that can unlock the hidden power of Excel So, the more you know about ranges, the more you’ll get out of your Excel investment This chapter takes you beyond the

range routine and shows you some techniques for taking full advantage of Excel’s range capabilities.

Nói cách khác, các dãy ô giúp tiết kiệm thời gian làm việc Nhưng còn nhiều điều khác về các các dãy ô hơn là chỉ có vậy Các dãy ô là những công cụ mạnh mẽ thể hiện sức mạnh tiềm của Excel Do đó, nếu bạn càng biết nhiều về các dãy ô, thì bạn càng tận dụng được tối

đa (thời gian) đầu tư vào Excel của bạn Chương này giúp bạn vượt ra khỏi những chuyện bình thường của dãy ô và trình bày một số cách để bạn tận dụng được tối đa những tính năng của Excel

Advanced Range-Selection Techniques

Những kỹ thuật chọn dãy nâng cao

As you work with Excel, you’ll come across three situations in which you’ll select a cell range:

Khi làm việc với Excel, bạn sẽ gặp phải ba tình huống mà trong đó bạn sẽ chọn một dãy ô:

• When a dialog box field requires a range input

Khi một trường (field) nào đó trong một hộp thoại yêu cầu nhập dữ liệu vào

dưới dạng một dãy ô

• While entering a function argument

Khi nhập một đối số của hàm

• Before selecting a command that uses a range input

Trước khi chọn một lệnh sử dụng dữ liệu ở dạng là một dãy ô

In a dialog box field or function argument, the most straightforward way to select a range is

to enter the range coordinates by hand Just type the address of the upper-left cell (called the anchor cell), followed by a colon and then the address of the lower-right cell To use thismethod, either you must be able to see the range you want to select or you must know in advance the range coordinates you want

Với trường hợp là trường dữ liệu của một hộp thoại hoặc đối số của một hàm, cách đơn giản nhất để chọn một dãy ô là nhập tọa độ cho dãy ô bằng tay (nhập thủ công) Bạn chỉ việc nhập địa chỉ của ô trên cùng bên trái (thường gọi là ô neo, ô gốc), theo sau là một dấu hai chấm (:), rồi địa chỉ của ô dưới cùng bên phải Để sử dụng phương pháp này, bạn phải thấy được dãy ô mà bạn muốn chọn, hoặc bạn phải biết trước tọa độ của nó

Because often this is not the case, most people don’t type the range coordinates directly; instead, they select ranges using either the mouse or the keyboard I’m going to assume you know the basic, garden-variety range-selection techniques The next few sections show you a few advanced techniques that can make your selection chores faster and easier.Bởi vì điều này thường là không dễ dàng như thế, nên hầu hết người ta không nhập trực tiếpcác tọa độ dãy, mà thay vào đó, họ chọn các dãy ô bằng cách sử dụng chuột hoặc bàn phím Tôi sẽ giả định rằng bạn đã biết những kỹ thuật đơn giản để chọn một dãy ô Các mụcsau đây sẽ trình bày cho bạn một vài kỹ thuật nâng cao nhằm giúp bạn chọn một dãy ô nhanh hơn và dễ dàng hơn

Mouse Range-Selection Tricks

Thủ thuật chọn dãy bằng chuột

Bear in mind these handy techniques when using a mouse to select a range:

Bạn nên ghi nhớ những kỹ thuật tiện lợi sau đây khi dùng chuột để chọn một dãy ô:

• When selecting a rectangular, contiguous range, you might find that you selectthe wrong lower-right corner and your range ends up either too big or too

small To fix it, hold down the Shift key and click the correct lower-right cell The range adjusts automatically

Khi chọn một dãy ô liên tiếp theo hình chữ nhật (bằng cách nhấp giữ phím trái

và kéo chuột), có thể bạn sẽ nhận thấy mình chọn nhầm góc phải dưới cùng,

và kết quả là dãy ô quá lớn hoặc quá bé Để sửa nó, bạn hãy nhấn giữ phím

Shift và nhấp vào đúng ô dưới cùng bên phải (mà bạn muốn) Dãy ô sẽ tự

cuộn (scrollbars) để đưa nó vào khung xem được, hoặc nhấn Ctrl-Backspace

• You can use Excel’s Extend mode as an alternative method for using the mouse

to select a rectangular, contiguous range Click the upper-left cell of the range you want to select, press F8 to enter Extend mode (you see Extend Selection

in the status bar), then click the lower-right cell of the range Excel selects the entire range Press F8 again to turn off Extend mode

Bạn có thể sử dụng chế độ Extend của Excel thay cho cách thông thường khi dùng chuột chọn một dãy ô liên tiếp hình chữ nhật: Bạn nhấp chọn ô trên cùngbên trái của dãy ô muốn chọn, nhấn phím F8 để kích hoạt chế độ Extend (bạn

sẽ thấy chữ Extend Selection hiện lên ở dưới thanh Status bar), và sau đó nhấptiếp ô dưới cùng bên phải của dãy ô Excel chọn toàn bộ dãy ô đó Nhấn F8 lần nữa để tắt chế độ Extend

• If the cells you want to work with are scattered willy-nilly throughout the

sheet, you need to combine them into a noncontiguous range The secret to

defining a noncontiguous range is to hold down the Ctrl key while selecting the cells That is, you first select the cell or range you want to include in the

noncontiguous range, press and hold down the Ctrl key, and then select the

other cells or rectangular ranges you want to include in the noncontiguous

dàng hoặc hiệu quả hơn.

• If you want to select a contiguous range that contains data, there’s an easier

way to select the entire range First, move to the upper-left cell of the range

To select the contiguous cells below the upper-left cell, press Ctrl+Shift+down arrow; to select the contiguous cells to the right of the selected cells, press

Ctrl+Shift+right arrow

Nếu bạn muốn chọn một dãy ô liên tiếp có chứa dữ liệu, có một cách dễ dàng

hơn để chọn toàn bộ dãy ô đó Đầu tiên, di chuyển đến ô trên cùng bên trái

của dãy ô Để chọn tiếp các ô gần kề ở bên dưới ô đó, nhấn Ctrl + Shift + phímmũi tên xuống; để chọn tiếp các ô ở bên phải của dãy đang chọn này, nhấn

Ctrl + Shift + phím mũi tên phải

• If you select a range large enough that all the cells don’t fit on the screen, you can scroll through the selected cells by activating the Scroll Lock key When

Scroll Lock is on, pressing the arrow keys (or Page Up and Page Down) scrolls

you through the cells while keeping the selection intact

Nếu bạn chọn một dãy ô lớn, không nằm vừa trong một màn hình, bạn có thể

cuộn các ô được chọn bằng cách kích hoạt phím Scroll Lock Khi Scroll Lock đã được bật, vùng được chọn sẽ giữ nguyên vẹn khi bạn nhấn các phím mũi tên

(hoặc Page Up, Page Down) để cuộn qua cuộn lại các ô

Working with 3D Ranges

Làm việc với các dãy 3D

A 3D range is a range selected on multiple worksheets This is a powerful concept because itmeans that you can select a range on two or more sheets and then enter data, apply

formatting, or give a command, and the operation will affect all the ranges at once This is useful when you’re working with a multi-sheet model where some or all of the labels are thesame on each sheet For example, in a workbook of expense calculations where each sheet details the expenses from a different division or department, you might want the label

“Expenses” to appear in cell A1 on each sheet

Dãy 3D là một dãy được chọn trên nhiều worksheet Đây là một khái niệm mạnh mẽ bởi vì

nó có nghĩa rằng bạn có thể chọn một dãy trên hai hoặc nhiều sheet và sau đó nhập dữ liệu,

áp dụng định dạng, hoặc thực thi một lệnh, và những hoạt động đó sẽ ảnh hưởng đến tất cả(các ô trong) dãy cùng một lúc Điều này hữu dụng khi bạn làm việc với một mô hình nhiều sheet, mà một số hoặc tất cả các tiêu đề đều giống nhau (trong mỗi sheet) Ví dụ, trong một workbook tính toán chi phí, mỗi sheet trình bày các chi tiết của mỗi bộ phận hoặc ban ngành, bạn có thể muốn rằng tất cả các ô A1 trong các sheet đều mang tên là "Expenses"

To create a 3D range, you first need to group the worksheets you want to work with To select multiple sheets, use any of the following techniques:

Để tạo một dãy 3D, trước tiên bạn phải kết nhóm (group) các sheet mà bạn muốn làm việc với chúng Để chọn nhiều sheet, (bạn có thể) dùng bất kỳ kỹ thuật nào sau đây:

• To select adjacent sheets, click the tab of the first sheet, hold down the Shift

key, and click the tab of the last sheet

Để chọn các sheet nằm kề nhau, nhấp tab của sheet đầu tiên, nhấn giữ phím

Shift, và nhấn tab của sheet sau cùng

• To select nonadjacent sheets, hold down the Ctrl key and click the tab of each sheet you want to include in the group

Để chọn các sheet không nằm kề nhau, nhấn giữ phím Ctrl và nhấn vào mỗi

tab của mỗi sheet mà bạn muốn đưa vào nhóm

• To select all the sheets in a workbook, right-click any sheet tab and click the

Select All Sheets command

Để chọn tất cả các sheet trong một workbook, bạn nhấn phím phải chuột

(right-click) vào bất cứ tab của sheet nào đó và chọn lệnh Select All Sheets

When you’ve selected your sheets, each tab is highlighted and [Group] appears in the workbook title bar To ungroup the sheets, click a tab that isn’t in the group Alternatively, you can right-click one of the group’s tabs and select the Ungroup Sheets command from the shortcut menu

Khi bạn đã chọn xong các sheet, tab của các sheet này sẽ sáng lên và có chữ [Group] xuất hiện trên thanh tiêu đề của workbook Để rã nhóm (ungroup), bạn chỉ cần nhấp vào tab củamột sheet nào đó nằm ngoài nhóm này Hoặc là bạn nhấn chuột phải vào bất kỳ tab nào của một sheet trong nhóm, rồi chọn lệnh Ungroup Sheets

With the sheets now grouped, you create your 3D range by activating any of the grouped sheets and then selecting a range Excel selects the same cells in all the other sheets in the group

Với nhóm các sheet đã chọn này, bạn tạo một dãy 3D bằng cách kích hoạt bất kỳ sheet nào trong nhóm và rồi chọn một một dãy ô Excel sẽ chọn dãy ô tương tự trong tất cả các sheet trong nhóm

You can also type in a 3D range by hand when, say, entering a formula Here’s the general format for a 3D reference:

Bạn cũng có thể tự nhập (tọa độ của) một dãy 3D, chẳng hạn như khi nhập trong công thức.Đây là mẫu định dạng chung cho một tham chiếu 3D:

FirstSheet:LastSheet!ULCorner:LRCorner

Here, FirstSheet is the name of the first sheet in the 3D range, LastSheet is the name of thelast sheet, and ULCorner and LRCorner define the cell range you want to work with on each sheet For example, to specify the range A1:E10 on worksheets Sheet1, Sheet2, and

Sheet3, use the following reference:

Ở đây, FirstSheet là tên của sheet đầu tiên trong dãy 3D, LastSheet là tên của sheet cuối cùng, ULCorner và LRCorner xác định dãy ô mà bạn muốn làm việc trong mỗi sheet Ví dụ,

để xác định dãy A1:E10 trong các sheet Sheet1, Sheet2 và Sheet3, dùng tham chiếu sau đây:

'First Quarter:Fourth Quarter'!A1:F16

You normally use 3D references in worksheet functions that accept them These functions include:

Tham chiếu 3D thường được dùng trong các hàm worksheet chấp nhận chúng Những hàm này là:

AVERAGE(), COUNT(), COUNTA(), MAX(), MIN(), PRODUCT(), STDEV(), STDEVP(), SUM(), V

AR(), VARP()

Selecting a Range Using GoTo

Chọn một dãy bằng cách sử dụng GoTo

For very large ranges, Excel’s GoTo command comes in handy You normally use the Go To command to jump quickly to a specific cell address or range name The following steps showyou how to exploit this power to select a range:

Đối với các dãy ô rất lớn, lệnh GoTo của Excel trở nên rất tiện lợi Bình thường bạn hay dùngGoTo để nhảy nhanh đến một địa chỉ ô hoặc tên của một dãy ô cụ thể Các bước sau đây hướng dẫn cách tận dụng tính năng này để chọn một dãy ô (liên tục):

1 Select the upper-left cell of the range.

Chọn ô trên cùng bên trái của dãy ô

2 Choose Home, Find & Select, Go To, or press Ctrl+G The Go To dialog box appears, as

Sử dụng hộp Reference để nhập địa chỉ ô dưới cùng bên phải của dãy ô

TIP: You also can select a range using Go To by entering the range coordinates in the

Reference text box

Mẹo nhỏ: Bạn cũng có thể chọn một dãy ô bằng GoTo, bằng cách nhập tọa độ của dãy ô vàotrong hộp Reference

4 Hold down the Shift key and click OK Excel selects the range.

Nhấn giữ phím Shift và nhấp nút OK Excel (đã) chọn dãy ô đó

Using the Go To Special Dialog Box

Sử dụng hộp thoại GoTo Special

You normally select cells according to their position within a worksheet, but Excel includes apowerful feature that enables you to select cells according to their contents or other special properties If you choose Home, Find & Select, GoTo Special (or click the Special button in the GoTo dialog box), the GoTo Special dialog box appears, as shown in Figure 1.2.

Bạn thường chọn các ô theo vị trí của chúng trong một worksheet, nhưng Excel có một tính năng mạnh mẽ, cho phép chọn các ô theo nội dung của chúng, hoặc theo những thuộc tính đặc biệt khác Nếu bạn chọn Home, Find & Select, GoTo Special (hoặc nhấp chọn nút

Special trong hộp thoại GoTo), hộp thoại GoTo Special sẽ xuất hiện, như hình 1.2

Hộp thoại GoTo Special chứa nhiều tùy chọn, nhưng chỉ bốn trong số đó cho phép chọn các

ô theo loại nội dung chứa trong chúng Bảng 1.1 tóm tắt bốn tùy chọn này

Table 1.1 Options for Selecting a Cell by Type

Bảng 1.1 Các tùy chọn để chọn một ô theo loại

• Comments: Selects all cells that contain a comment (you can also choose

Home, Find & Select, Comments)

Chọn tất cả các ô có chứa một chú thích (bạn cũng có thể chọn Home, Find &

Select, Comments)

• Constants: Selects all cells that contain constants of the types specified in one

or more of the check boxes listed under the Formulas option (you can also

choose Home, Find & Select, Constants)

Chọn tất cả các ô có chứa một hằng số thuộc các loại được xác định trong một hoặc nhiều hộp kiểm (check box) được liệt kê dưới tùy chọn Formulas (bạn

cũng có thể chọn Home, Find & Select, Constants)

• Formulas: Selects all cells containing formulas that produce results of the

types specified in one or more of the following four check boxes (you can also

choose Home, Find & Select, Formulas):

Chọn tất cả các ô có chứa công thức, mà kết quả của nó thuộc các loại được

xác định trong một hoặc nhiều hộp kiểm (check box) trong số bốn hộp kiểm

sau đây (bạn cũng có thể chọn Home, Find & Select, Formulas)

- Numbers: Selects all cells that contain numbers (Chọn tất cảcác ô có chứa giá trị số)

- Text: Selects all cells that contain text (Chọn tất cả các ô có chứa giá trị văn bản hoặc chuỗi)

- Logicals: Selects all cells that contain logicals values (Chọn tất cả các ô có chứa giá trị logic)

- Errors: Selects all cells that contain errors (Chọn tất cả các ô

có chứa giá trị lỗi)

• Blanks: Selects all cells that are blank

Chọn tất cả các ô rỗng

Using the Go To Special Dialog Box (continued)

Sử dụng hộp thoại GoTo Special (tiếp theo)

Selecting Adjacent Cells

Chọn các ô kề nhau

If you need to select cells adjacent to the active cell, the GoTo Special dialog box gives you two options Click the Current Region option to select a rectangular range that includes all the nonblank cells that touch the active cell If the active cell is part of an array, click the Current Array option to select all the cells in the array

Nếu bạn cần chọn các ô gần kề với ô hiện hành, hộp thoại GoTo Special cho bạn hai lựa chọn Chọn Current Region để chọn một dãy ô hình chữ nhật bao gồm các ô không rỗng liền

kề với ô hiện hành Nếu ô hiện hành là một phần tử trong một mảng (array), chọn Current Array để chọn tất cả các ô trong mảng đó

Selecting Cells by Differences

Chọn các ô theo các điểm khác biệt

Excel also enables you to select cells by comparing rows or columns of data and selecting only those cells that are different The following steps show you how it’s done:

Excel cũng cho phép bạn chọn các ô bằng cách so sánh các hàng hoặc các cột dữ liệu và chỉ chọn các ô có sự khác nhau Các bước sau đây hướng dẫn bạn cách thực hiện điều này:

1 Select the rows or columns you want to compare (Make sure that the active cell is in the

row or column with the comparison values you want to use.)

Chọn những hàng hoặc những cột mà bạn muốn so sánh (Phải chắc chắn rằng ô hiện hành đang nằm trong hàng hoặc cột có chứa những giá trị so sánh mà bạn muốn sử dụng

2 Display the GoTo Special dialog box, and click one of the following options:

Mở hộp thoại GoTo Special và chọn một trong các tùy chọn sau đây:

• Row Differences: This option uses the data in the active cell’s column as the

comparison values Excel selects the cells in the corresponding rows that are

Lựa chọn này sử dụng dữ liệu trong cột của ô hiện hành làm các giá trị so

sánh Excel sẽ chọn các ô trong các hàng tương ứng (mà) có giá trị khác với

giá trị so sánh

• Column Differences: This option uses the data in the active cell’s row as the

comparison values Excel selects the cells in the corresponding columns that

are different

Lựa chọn này sử dụng dữ liệu trong hàng của ô hiện hành làm các giá trị so

sánh Excel sẽ chọn các ô trong các cột tương ứng (mà) có giá trị khác với giá

Ví dụ, hình 1.3 cho thấy một dãy ô số đang được chọn Giá trị trong cột B là số (tiền) ngân sách phân bổ cho tất cả các bộ phận trong công ty; giá trị ở cột C và D là số (tiền) thực tế đang có của bộ phận East và bộ phận West

(Hình 1.3)

Suppose you want to know the items for which a division ended up either under or over the budget In other words, you want to compare the numbers in columns C and D with those incolumn B, and select the ones in C and D that are different Because you’re comparing rows

of data, you would select the Row Differences option from the GoTo Special dialog box Figure 1.4 shows the results

Giả sử bạn muốn biết (số tiền) ở mỗi phòng ban của mỗi bộ phận vượt hay thấp hơn ngân

sách Nói cách khác, bạn muốn so sánh các con số trong cột C và D với các con số trong cột

B, và chọn các con số không có trong cột B ở các cột C và D Bởi vì bạn đang so sánh dữ liệu theo các hàng, nên bạn chọn tùy chọn Row Differences trong hộp thoại GoTo Special Hình 1.4 minh họa kết quả này

(Hình 1.4)

Để tự thực hành, bạn có thể tải về file ví dụ (hình 1.3 và 1.4) tại đây: Selecting Cells by Differences.xlsx)

Using the Go To Special Dialog Box (continued)

Sử dụng hộp thoại GoTo Special (tiếp theo)

Selecting Cells by Reference

Chọn các ô theo tham chiếu

If a cell contains a formula, Excel defines the cell’s precedents as those cells that the

formula refers to For example, if cell A4 contains the formula = SUM(A1:A3), cells A1, A2, and A3 are the precedents of A4 A direct precedent is a cell referred to explicitly in the formula In the preceding example, A1, A2, and A3 are direct precedents of A4 An indirect precedent is a cell referred to by a precedent For example, if cell A1 contains the formula =B3*2, cell B3 is an indirect precedent of cell A4

Nếu một ô chứa một công thức, Excel định nghĩa các precedent của ô đó là những ô mà

công thức (trong ô) tham chiếu đến Ví dụ, nếu ô A4 chứa công thức = SUM(A1:A3), thì các

ô A1, A2 và A3 là các precedent của ô A4 Một precedent trực tiếp là một ô được tham chiếu

một cách rõ ràng trong công thức Một precedentgián tiếp là một ô được tham chiếu bởi một precedent Ví dụ, nếu ô A1 chứa công thức = B3*2, thì B2 là mộtprecedent gián tiếp

của A4

Excel also defines a cell’s dependents as those cells with a formula that refers to the cell In the preceding example, cell A4 would be a dependent of cell A1 (Think of it this way: The value that appears in cell A4 depends on the value that’s entered into cell A1.) Like

precedents, dependents can be direct or indirect

Excel cũng định nghĩa các dependent của một ô là những ô có công thức tham chiếu đến nó Trong ví dụ trên, ô A4 là một dependent của ô A1 (Chữ dependent có thể hiểu là phụ

thuộc Hãy nghĩ theo cách sau đây: Giá trị xuất hiện trong ô A4 phụ thuộc vào giá trị được

nhập trong ô A1) Như các precedent, các dependent cũng có thể là trực tiếp hay gián tiếp.

The GoTo Special dialog box enables you to select precedents and dependents as described

in these steps:

Hộp thoại GoTo Special cho phép bạn chọn các precedent và dependent theo các bước được

mô tả sau đây:

1 Select the range you want to work with.

Chọn dãy ô mà bạn muốn làm việc

2 Display the GoTo Special dialog box.

Mở hộp thoại GoTo Special

3 Click either the Precedents or the Dependents option.

Nhấp (một trong hai) tùy chọn Precedents hoặc Dependents

4 Click the Direct Only option to select only direct precedents or dependents If you need to

select both the direct and the indirect precedents or dependents, click the All Levels option

Chọn Direct Only để chỉ chọn các precedent hoặc dependent trực tiếp Nếu bạn cần chọn cả cácprecedent hoặc dependent trực tiếp và gián tiếp, nhấp tùy chọn All Levels.

5 Click OK.

Nhấn nút OK

Using the Go To Special Dialog Box (continued)

Sử dụng hộp thoại GoTo Special (tiếp theo)

Other GoTo Special Options

Các tùy chọn khác trong hộp thoại GoTo Special

The GoTo Special dialog box includes a few more options to help you in your rangeselection chores:

Hộp thoại GoTo Special còn có thêm một vài tùy chọn giúp bạn trong việc chọn dãy ô:

• Last Cell : Selects the last cell in the worksheet (that is, the lower-right

corner) that contains data or formatting

Chọn ô cuối cùng trong worksheet (nghĩa là góc dưới cùng bên phải) có chứa

dữ liệu hoặc đã được định dạng

• Visible Cells Only : Selects only cells that are unhidden.

Chỉ chọn những ô nào hiển thị (không bị dấu)

• Conditional Formats : Selects only cells that contain conditional formatting

(you can also choose Home, Find & Select, Conditional Formatting)

Chỉ chọn những ô có chứa định dạng theo điều kiện (bạn có thể chọn Home,

Find & Select, Conditional Formatting)

• Data Validation : Selects cells that contain data-validation rules (you can also

choose Home, Find & Select, Data Validation) If you click All, Excel selects

every cell with a data-validation rule; if you click Same, Excel selects every cellthat has the same validation rule as the current cell

Chọn những ô có chứa quy tắc hiệu lực hóa dữ liệu (bạn có thể chọn Home,

Find & Select, Data Validation) Nếu bạn nhấp chọn All, Excel sẽ chọn tất cả

các ô có chứa quy tắc hiệu lực hóa dữ liệu; nếu bạn nhấp chọn Same, Excel chỉchọn những ô có chứa cùng quy tắc hiệu lực hóa dữ liệu với ô hiện hành

Shortcut Keys for Selecting via Go To

Các phím tắt để chọn bằng lệnh GoTo

Table 1.2 lists the shortcut keys you can use to run many of the Go To Special operations.Bảng 1.2 liệt kê các phím tắt mà bạn có thể sử dụng để thực hiện (thay cho) các thao tác trong hộp thoại GoTo Special

Table 1.2 Shortcut Keys for Selecting Precedents and Dependents

Bảng 1.2 Các phím tắt để chọn các Precedent và Dependent

• Ctrl + * : Current region (vùng hiện hành)

• Ctrl + / : Current array (mảng hiện hành)

• Ctrl + \ : Row differences (các ô có dữ liệu khác biệt trong hàng)

• Ctrl + | : Column differences (các ô có dữ liệu khác biệt trong cột)

• Ctrl + [ : Direct precedents (các precedent trực tiếp)

• Ctrl + ] : Direct dependents (các dependent trực tiếp)

• Ctrl + { : All levels of precedents (tất cả các precedent)

• Ctrl + } : All levels of dependents (tất cả các dependent)

• Ctrl + End : The last cell (ô cuối cùng có chứa dữ liệu hoặc định dạng)

• Alt + ; : Visible cells (những ô đang hiển thị)

Data Entry in a Range

Nhập dữ liệu vào một dãy

If you know in advance the range you’ll use for data entry, you can save yourself some timeand keystrokes by selecting the range before you begin As you enter your data in each cell,use the keys listed in Table 1.3 to navigate the range

Nếu bạn đã biết trước dãy mà bạn sẽ sử dụng để nhập dữ liệu, bạn có thể tiết kiệm cho mình một số thời gian và thao tác gõ phím bằng cách chọn dãy trước khi bắt đầu (nhập dữ liệu) Khi bạn nhập dữ liệu vào từng ô, dùng các phím được liệt kê trong bảng 1.3 để định hướng cho dãy

Table 1.3 Navigation Keys for a Selected Range

Bảng 1.3 Các phím định hướng cho một dãy đã chọn trước

• Enter : Moves down one row

Di chuyển xuống một hàng

• Shift + Enter : Moves up one row

Di chuyển lên một hàng

• Tab : Moves right one column

Di chuyển sang phải một cột

• Shift + Tab : Moves left one column

Di chuyển sang trái một cột

• Ctrl + (dấu chấm) : Moves from corner to corner in the range Di chuyển từ

góc bên này sang góc bên kia của dãy

• Ctrl + Alt + Right arrow : Moves to the next range in a noncontiguous

selection

Di chuyển đến dãy kế tiếp trong một vùng chọn gồm các dãy không liên tiếp

• Ctrl + Alt + Left arrow : Moves to the preceding range in a noncontiguous

selection

Di chuyển đến dãy nằm trước trong một vùng chọn gồm các dãy không liên

tiếp

Filling a Range

Điền đầy một dãy

If you need to fill a range with a particular value or formula, Excel gives you two methods:Nếu bạn cần điền đầy vào một dãy một giá trị hoặc một công thức cụ thể, Excel cho bạn haiphương pháp:

• Select the range you want to fill, type the value or formula, and press

Ctrl+Enter Excel fills the entire range with whatever you entered in the

formula bar

Chọn dãy mà bạn muốn điền đầy, nhập giá trị hoặc công thức, và nhấn

Ctrl+Enter Excel sẽ điền vào toàn bộ dãy những gì mà bạn đã nhập trong

thanh công thức

• Enter the initial value or formula, select the range you want to fill (including

the initial cell), and choose Home, Fill Then choose the appropriate command

from the submenu that appears For example, if you’re filling a range down

from the initial cell, choose the Down command If you’ve selected multiple

sheets, use Home, Fill, Across Worksheets to fill the range in each worksheet

Nhập giá trị hoặc công thức ban đầu, chọn dãy mà bạn muốn điền đầy (bao

gồm cả ô ban đầu), rồi chọn Home, Fill Sau đó chọn lệnh thích hợp từ menu

con vừa xuất hiện Ví dụ, nếu bạn muốn điền đầy một dãy dọc xuống từ ô ban đầu, chọn lệnh Down Nếu bạn chọn nhiều sheet, thì bạn chọn Home, Fill,

Across Worlsheet để điền đầy các dãy trong mỗi sheet

TIP: Press Ctrl+D to choose Home, Fill, Down; press Ctrl+R to choose Home, Fill, Right.

Mẹo nhỏ: Nhấn Ctrl+D để chọn Home, Fill, Down; nhấn Ctrl+R đển chọn Home, Fill, Right

Using the Fill Handle

Sử dụng công cụ Fill Handle

The fill handle is the small black square in the bottom-right corner of the active cell or

range This versatile little tool can do many useful things, including create a series of text ornumeric values and fill, clear, insert, and delete ranges The next few sections show you how to use the fill handle to perform each of these operations

Fill handle là một ô vuông nhỏ màu đen nằm ở góc phải phía dưới của ô hoặc dãy hiện hành.

Công cụ nhỏ (nhưng rất) linh hoạt này có thể làm được nhiều điều hữu dụng, bao gồm tạo

ra một chuỗi giá trị text hoặc giá trị số và điền đầy (vào dãy); làm sạch nội dung, chèn và

xóa các dãy Các mục sau đây hướng dẫn bạn cách sử dụng công cụ fill handle để thực hiện

những thao tác này

Using AutoFill to Create Text and Numeric Series

Sử dụng AutoFill để tạo ra chuỗi text và chuỗi số

Worksheets often use text series (such as January, February, March; or Sunday, Monday, Tuesday) and numeric series (such as 1, 3, 5; or 2003, 2004, 2005) Instead of entering these series by hand, you can use the fill handle to create them automatically This handy feature is called AutoFill The following steps show you how it works:

Các worksheet thường sử dụng chuỗi text liên tục (chẳng hạn như January, February, March; hoặc Sunday, Monday, Tuesday) và chuỗi số liên tục (chẳng hạn như 1, 3, 5; hoặc

2003, 2004, 2005) Thay vì nhập các chuỗi này bằng tay, bạn có thể sử dụng fill handle để

tạo chúng một cách tự động Tính năng tiện lợi này được gọi là AutoFill (tự động điền) Các bước sau đây hướng dẫn bạn các thực hiện điều này:

1 For a text series, select the first cell of the range you want to use, and enter the initial

value For a numeric series, enter the first two values and then select both cells

Đối với chuỗi text liên tục, bạn chọn ô đầu tiên trong dãy bạn muốn sử dụng, và nhập cho

nó một giá trị ban đầu Đối với chuỗi số, bạn cần nhập hai giá trị đầu tiên và rồi chọn cả hai ô

2 Position the mouse pointer over the fill handle The pointer changes to a plus sign (+).

Đặt con trỏ chuột vào cái fill handle Con trỏ chuột sẽ biến thành một dấu cộng (+)

3 Click and drag the mouse pointer until the gray border encompasses the range you want

to fill If you’re not sure where to stop, keep your eye on the pop-up value that appears near the mouse pointer and shows you the series value of the last selected cell

Nhấp vào kéo con trỏ chuột cho đến khi có một đường viền màu xám bao quanh dãy mà bạn muốn điền đầy Nếu bạn không chắc chắn nơi dừng lại, bạn hãy chú ý đến giá trị hiện lên ngay phía dưới con trỏ chuột, nó cho bạn biết giá trị của ô mà bạn vừa kéo con trỏ chuột

đi ngang qua

4 Release the mouse button Excel fills in the range with the series.

Nhả nút chuột ra Excel sẽ điền đầy chuỗi liên tục vào trong dãy

When you release the mouse button after using AutoFill, Excel not only fills in the series, but it also displays the Auto Fill Options smart tag To see the options, move your mouse pointer over the smart tag and then click the downward-pointing arrow to drop down the list The options you see depend on the type of series you created However, you’ll usually see at least the following four:

Khi bạn nhả nút chuột ra sau khi sử dụng AutoFill, Excel không chỉ điền đầy vào dãy mà còn

hiển thị thêm một cáismart tag gồm những tùy chọn cho AutoFill Để thấy những tùy chọn này, bạn rê con trỏ chuột lên smart tag và nhấp cái mũi tên hướng xuống để mở ra một

danh sách (các tùy chọn) Những tùy chọn mà bạn thấy phụ thuộc vào loại chuỗi mà bạn đãtạo Tuy nhiên, thường thì bạn sẽ thấy ít nhất có bốn tùy chọn sau đây:

Copy Cells — Click this option to fill the range by copying the original cell or cells.

Điền đầy dãy bằng cách sao chép ô (hoặc các ô) gốc

Fill Series — Click this option to get the default series fill.

Áp dụng một chuỗi liên tục mặc định

Fill Formatting Only — Click this option to apply only the original cell’s formatting to the

selected range

Chỉ áp dụng định dạng của ô gốc vào dãy được chọn

Fill Without Formatting — Click this option to fill the range with the series data but

without the formatting of the original cell

Điền đầy vào dãy một chuỗi liên tục, nhưng không áp dụng định dạng của ô gốc vào dãy

Figure 1.5 shows several series created with the fill handle (the shaded cells are the initial fill values) Notice, in particular, that Excel increments any text value that includes a numeric component (such as Quarter 1 and Customer 1001).

Hình 1.5 minh họa một số chuỗi được tạo bằng công cụ fill handle (các ô được tô đậm là

những giá trị ban đầu) Chú ý rằng Excel sẽ tự động gia tăng bất kỳ giá trị text nào có một thành phần số (chẳng hạn như Quarter 1 and Customer 1001)

(Hình 1.5)

(Để tự thực hành, bạn có thể tải về file ví dụ (hình 1.5) tại đây: Fill Handle Examples.xlsx)

Creating a Custom AutoFill List

Tự tạo một danh sách AutoFill

As you’ve seen, Excel recognizes certain values (for example, January, Sunday, Quarter 1)

as part of a larger list When you drag the fill handle from a cell containing one of these values, Excel fills the cells with the appropriate series However, you’re not stuck with just the few lists that Excel recognized out of the box You’re free to define your own AutoFill lists, as described in the following steps:

Như bạn đã thấy, Excel (tự) nhận biết (được một số) giá trị nhất định (nào đó) là thành

phần trong một danh sách (ví dụ như January, Sunday, Quarter 1) Khi bạn kéo công cụ fill handle từ một ô chứa một trong các giá trị này, Excel sẽ điền vào các ô (được kéo bằng fill handle) các chuỗi thích hợp Tuy nhiên, bạn không bị giới hạn (việc sử dụng AutoFill để điền

các chuỗi liên tục cho dù) Excel chỉ nhận biết một vài danh sách nào đó thôi Bạn tự do địnhnghĩa thêm các danh sách AutoFill của mình, theo các bước được mô tả sau đây:

1 Choose Office, Excel Options to display the Excel Options dialog box.

Chọn Office (hình tròn biểu tượng Office ở góc cao bên trái của cửa sổ bảng tính), Excel Options để mở hộp thoại Excel Options (các tùy chọn trong Excel)

2 Click Popular and then click Edit Custom Lists to open the Custom Lists dialog box.

Nhấp chọn Popular và rồi nhấn nút Edit Custom Lists để mở hộp thoại Custom Lists

3 In the Custom Lists box, click New List An insertion point appears in the List Entries box.

Trong khung Custom Lists, chọn mục New List Một điểm chèn sẽ xuất hiện trong khung ListEntries

4 Type an item from your list into the List Entries box and press Enter Repeat this step for

each item (Make sure that you add the items in the order in which you want them to appear in the series.) Figure 1.6 shows an example

Nhập một từ trong danh sách (mà bạn muốn tạo) vào khung List Entries và nhấn Enter Lậplại bước này cho các từ khác (trong danh sách) (Hãy chắc chắn rằng bạn thêm các mục từ theo thứ tự mà bạn muốn chúng xuất hiện trong chuỗi liên tục.) Hình 1.6 minh họa một ví dụ:

5 Click Add to add the list to the Custom Lists box.

Nhấn nút Add để thêm danh sách (vừa tạo) vào khung Custom Lists

6 Click OK and then click OK again to return to the worksheet.

Nhấn OK hai lần để quay về worksheet

NOTE: If you need to delete a custom list, highlight it in the Custom Lists box and then click

Delete

Ghi chú: Nếu bạn muốn xóa một danh sách tự tạo, bạn nhấn chọn nó trong khung Custom Lists và rồi nhấn nút Delete

Filling a Range

Điền đầy một dãy

You can use the fill handle to fill a range with a value or formula To do this, enter your initial values or formulas, select them, and then click and drag the fill handle over the destination range (I’m assuming here that the data you’re copying won’t create a series.) When you release the mouse button, Excel fills the range

Bạn có thể sử dụng công cụ fill handle để điền những giá trị hoặc công thức vào một dãy

Để thực hiện điều này, bạn nhập các giá trị hoặc công thức ban đầu, chọn chúng, và sau đó

nhấp rồi kéo công cụ fill handle cho đến hết dãy (Ở đây, giả sử dữ liệu ban đang sao chép

sẽ không tạo ra một chuỗi liên tục) Khi bạn thả nút chuột ra, Excel sẽ điền đầy vào dãy

Note that if the initial cell contains a formula with relative references, Excel adjusts the references accordingly For example, suppose the initial cell contains the formula =A1 If you fill down, the next cell will contain the formula =A2, the next will contain =A3, and so on

Lưu ý rằng, nếu ô ban đầu chứa một công thức có các tham chiếu tương đối, Excel sẽ điều chỉnh các tham chiếu cho thích hợp Ví dụ, ô ban đầu chứa công thức = A1 Nếu bạn

(dùng fill handle để) điền dọc xuống, ô tiếp theo sẽ chứa công thức = A2, ô tiếp nữa sẽ chứa

công thức = A3, và cứ thế mà tiếp tục

Creating a Series

Tạo một chuỗi

Instead of using the fill handle to create a series, you can use Excel’s Series command to gain a little more control over the whole process Follow these steps:

Thay vì sử dụng công cụ Fill handle để tạo một chuỗi (liên tục), bạn có thể sử dụng lệnh

Series của Excel để thực hiện tiến trình này, theo các bước sau đây:

1 Select the first cell you want to use for the series, and enter the starting value If you

want to create a series out of a particular pattern (such as 2, 4, 6, and so on), fill in enoughcells to define the pattern

Chọn ô đầu tiên mà bạn muốn sử dụng để bắt đầu một chuỗi, và nhập một giá trị khởi đầu Trong trường hợp bạn muốn tạo một chuỗi từ một mẫu cụ thể (chẳng hạn như chuỗi các số chẵn: 2, 4, 6 ), thì bạn phải điền đầy đủ vào các ô để định nghĩa mẫu

2 Select the entire range you want to fill.

Chọn toàn bộ dãy mà bạn muốn tạo (một chuỗi)

3 Choose Home, Fill, Series Excel displays the Series dialog box, shown in Figure 1.7.

Chọn Home, Fill, Series Excel sẽ hiển thị hộp thoại Series, như minh họa ở hình 1.7

(Hình 1.7)

4 Either click Rows to create the series in rows starting from the active cell, or click

Columns to create the series in columns

Nhấp chọn Rows để tạo chuỗi trong các hàng bắt đầu từ ô hiện hành, hoặc nhấp chọn Columns để tạo chuỗi trong các cột (Nhưng thường thì Excel sẽ chọn sẵn cho bạn, tùy vào dạng của chuỗi bạn đã thực hiện ở bước 2.)

5 Use the Type group to click the type of series you want You have the following

options:

Sử dụng (các lựa chọn trong) nhóm Type để chọn loại chuỗi mà bạn muốn tạo Bạn có các tùy chọn sau đây:

Linear : This option finds the next series value by adding the step value (see step 7) to the

preceding value in the series

Tìm giá trị kế tiếp trong chuỗi bằng cách cộng thêm một giá trị (xem bước thứ 7 dưới đây) vào giá trị đứng trước (tạo một chuỗi cấp số cộng)

Growth : This option finds the next series value by multiplying the preceding value by the

step value

Tìm giá trị kế tiếp trong chuỗi bằng cách nhân thêm một giá trị vào giá trị đứng trước (tạo một chuỗi cấp số nhân)

Date : This option creates a series of dates based on the option you select in the Date Unit

group (Day, Weekday, Month, or Year)

Tạo ra một chuỗi ngày tháng dựa vào tùy chọn mà bạn chỉ định trong nhóm Date Unit (Ngày, Ngày trong Tuần, Tháng, hoặc Năm)

AutoFill : This option works much like the fill handle You can use it to extend a numeric

pattern or a text series (for example, Qtr1, Qtr2, Qtr3)

Tùy chọn này làm việc giống như khi bạn sử dụng công cụ fill handle Bạn có thể dùng nó để

mở rộng một mẫu (pattern) giá trị số hoặc một chuỗi text (ví dụ như Qtr1, Qtr2, Qtr3)

6 If you want to extend a series trend, activate the Trend check box You can use this

option only with the Linear or Growth series types

Nếu bạn muốn hồi quy một chuỗi số, hãy đánh dấu ô chọn Trend Bạn chỉ có thể dùng chức năng này khi chọn loại chuỗi là Linear hay Growth

7 If you chose a Linear, Growth, or Date series type, enter a number in the Step Value box.

This number is what Excel uses to increment each value in the series

Nếu bạn chọn loại chuỗi là Linear, Growth, hoặc Date, hãy nhập một con số trong ô Step Value Excel sẽ dùng con số này để gia tăng giá trị trong chuỗi (Nói thêm, Excel cũng khá lanh chanh, nó có thể tự nhận biết con số này Ví dụ, bạn nhập ở A1 là 1, A2 là 4, sau đó bạn chọn từ A1 đến A10 để tạo một chuỗi và gọi hộp thoại Series Bạn sẽ thấy Excel điền sẵn con số trong khung Step Value là 3 Cũng chính vì vậy nên bạn nên xem lại con số này trước khi nhấn OK.)

8 To place a limit on the series, enter the appropriate number in the Stop Value box.

Để đặt giá trị giới hạn cho chuỗi, nhập giá trị thích hợp trong khung Stop Value

9 Click OK Excel fills in the series and returns you to the worksheet.

Nhấn OK Excel sẽ điền chuỗi (vừa tạo theo những thiết lập trên vào dãy) và đưa bạn quay lại trang bảng tính

Figure 1.8 shows some sample column series Note that the Growth series stops at cell C12 (value 128) because the next term in the series (256) is greater than the stop value of 250.The Day series fills the range with every second date (because the step value is 2) The Weekday series is slightly different: The dates are sequential, but weekends are skipped.Hình 1.8 minh họa một số chuỗi theo cột (tạo bằng phương pháp này) Chú ý chuỗi Growth (cột C) dừng lại ở ô C12 (giá trị = 128) bởi vì số hạng kế tiếp trong chuỗi (256) lớn hơn giá trị dừng (Stop Value) là 250 Chuỗi Day (cột D) điền vào dãy những ngày lẻ trong tháng bởi

vì giá trị Step Value là 2 (và giá trị bạn đầu là một ngày lẻ) Chuỗi Weekday (cột E) hơi khácmột tí: Các ngày tháng được điền vào dãy theo trình tự, nhưng bỏ qua những ngày cuối tuần

(Hình 1.8)

(Để tự thực hành, bạn có thể tải về file ví dụ (hình 1.8) tại đây: Data Series Examples.xlsx)

Advanced Range Copying

Những kỹ thuật nâng cao để sao chép một dãy

The standard Excel range copying techniques (for example, choosing Home, Copy or

pressing Ctrl+C and then choosing Home, Paste or pressing Ctrl+V) normally copy the entire contents of each cell in the range: the value or formula, the formatting, and any attached cell comments If you like, you can tell Excel to copy only some of these attributes,you can transpose rows and columns, or you can combine the source and destination rangesarithmetically All this is possible with Excel’s Paste Special command These techniques are outlined in the next three sections

Những kỹ thuật cơ bản để sao chép một dãy trong Excel (ví dụ như chọn Home, Copy hoặc nhấn Ctrl+C và rồi chọn Home, Paste hoặc nhấn Ctrl+V) thường sao chép toàn bộ nội dung của mỗi ô trong dãy: giá trị hoặc công thức, định dạng, và những chú thích đính kèm theo

ô Nếu thích, bạn có thể bảo Excel chỉ sao chép môt số thuộc tính nào đó, hoán chuyển vị tríhàng và cột với nhau, hoặc kết hợp các dãy nguồn và đích bằng các phép tính số học Tất cảnhững điều này có thể thực hiện được bằng lệnh Paste Special của Excel Những kỹ thuật này được trình bày ở ba phần sau đây

Copying Selected Cell Attributes

Sao chép (tất cả hoặc chỉ vài) thuộc tính của ô được chọn

1 Select and then copy the range you want to work with

Chọn và copy dãy mà bạn muốn làm việc với nó (dãy nguồn)

2 Select the destination range.

Chọn dãy đích (là dãy là bạn sẽ paste vào)

3 Choose Home, pull down the Paste menu, and then choose Paste Special Excel displays

the Paste Special dialog box, shown in Figure 1.9

Chọn Home, (nhấn cái mũi tên nhỏ dưới nút Paste để) mở menu Paste, và chọn Paste Special Excel sẽ hiển thị hộp thoại Paste Special như ở hình 1.9

(Hình 1.9)

TIP: You also can display the Paste Special dialog box by right-clicking the destination

range and choosing Paste Special from the shortcut menu

Bạn cũng có thể gọi hộp thoại Paste Special bằng cách nhấn nút phải chuột vào dãy đích, vàchọn Paste Special từ cái shortcut menu

4 In the Paste group, click the attribute you want to paste into the destination range:

Trong nhóm Paste, chọn thuộc tính mà bạn muốn sao chép vào trong dãy đích:

All : Pastes all of the source range’s cell attributes.

Sao chép tất cả các thuộc tính của dãy nguồn (giống hệt như cách sao chép bình thường)

Formulas : Pastes only the cell formulas (you can also choose Home, Paste, Formulas).

Chỉ sao chép các (cấu trúc của) công thức (bạn cũng có thể chọn Home, Paste, Formulas)

Values : Converts the cell formulas to values and pastes only the values (you can also

choose Home, Paste, Paste Values)

Chuyển đổi (tất cả các kết quả của) các công thức (của dãy nguồn) thành giá trị và chỉ sao chép các giá trị này (bạn cũng có thể chọn Home, Paste, Paste Values)

Formats : Pastes only the cell formatting.

Chỉ sao chép các định dạng

Comments : Pastes only the cell comments.

Chỉ sao chép các chú thích

Vadilation : Pastes only the cell-validation rules.

Chỉ sao chép các quy tắc Validation.

All Using Source Theme : Pastes all the cell attributes and formats the destination range

using the theme that’s applied to the copied range

Sao chép các thuộc tính và định dạng dãy đích giống như định dạng của dãy nguồn (áp dụng khuôn mẫu (theme) của dãy nguồn cho dãy đích)

All Except Borders : Pastes all the cell attributes except the cell’s border formatting (you

can also choose Home, Paste, No Borders)

Sao chép tất cảc các thuộc tính, ngoại trừ định dạng border (các đường kẻ khung) của ô (bạn cũng có thể chọn Home, Paste, No Borders)

Column Widths : Changes the width of the destination columns to match the widths of the

source columns No data is pasted

(Chỉ) thay đổi chiều rộng các cột (của dãy đích) để khớp với chiều rộng các cột của dãy nguồn, (ngoài ra thì) không sao chép gì hết

Formulas and Number Formats : Pastes the cell formulas and numeric formatting.

Chỉ sao chép các công thức và định dạng số

Values and Number Formats : Converts the cell formulas to values and pastes only the

values and the numeric formats

Chuyển đổi (tất cả các kết quả của) các công thức (của dãy nguồn) thành giá trị và chỉ sao chép các giá trị này cùng với các định dạng số

5 If you don’t want Excel to paste any blank cells included in the selection, activate the

Skip Blanks check box

Nếu bạn không muốn Excel (sao chép và) dán (vào dãy đích) cả những ô rỗng trong dãy nguồn, đánh dấu hộp kiểm Skip Blanks

6 If you want to paste only formulas that set the destination cells equal to the values of the

source cells, click Paste Link (For example, if the source cell is A1, the value of the

destination cell is set to the formula =$A$1.) Otherwise, click OK to paste the range

Nếu bạn chỉ muốn sao chép và xác lập công thức tại các ô đích sao cho chúng luôn luôn bằng với các ô nguồn, bạn chọn Paste Link (Ví dụ, nếu ô nguồn là A1, thì ô đích sẽ được xác lập công thức là = $A$1) Còn nếu không, nhấn OK để sao chép sang dãy đích

Combining the Source and Destination Arithmetically

Kết hợp dãy nguồn với dãy đích bằng những phép tính số học

Excel enables you to combine two ranges arithmetically For example, suppose that you have a range of constants that you want to double Instead of creating formulas that

multiply each cell by 2 (or, even worse, doubling each cell by hand), you can create a range

of the same size that consists of nothing but 2s You then combine this new range with the old one and tell Excel to multiply them The following steps show you what to do:

Excel cho phép kết hợp hai dãy với nhau bằng những phép tính số học Ví dụ, bạn có một dãy gồm những hằng số và bạn muốn tăng gấp đôi chúng lên Thay vì tạo công thức nhân mỗi ô với 2 (hoặc thậm chí tệ hơn, là tăng gấp đôi mỗi ô bằng tay), bạn có thể tạo một dãy mới có cùng kích cỡ (với dãy nguồn) chỉ gồm toàn những số 2 Sau đó bạn kết hợp dãy mới này với dãy nguồn và yêu cầu Excel nhân chúng lại Các bước sau đây hướng dẫn cách thực hiện điều này:

1 Select the destination range (make sure that it’s the same shape as the source range)

Chọn dãy đích (hãy chắc chắn rằng chúng có cùng hình dạng với dãy nguồn)

2 Type the constant you want to use, and then press Ctrl+Enter Excel fills the destination

range with the number you entered

Nhập một hằng số mà bạn muốn sử dụng, rồi nhấn Ctrl+Enter Excel sẽ điền đầy vào dãy này con số mà bạn vừa nhập

3 Select and copy the source range.

Chọn và copy dãy nguồn

4 Select the destination range again.

Chọn lại dãy đích lần nữa

5 Choose Home, click the bottom half of the Paste button, and then choose Paste Special to

display the Paste Special dialog box

Chọn Home, (nhấn cái mũi tên nhỏ dưới nút Paste để) mở menu Paste, và chọn Paste Special để mở hộp thoại Paste Special (hoặc nhấn phím phải chuột rồi chọn Paste Special từ shortcut menu)

6 Use the following options in the Operation group to click the arithmetic operator you want

Cộng giá trị ở các ô đích với các giá trị ở các ô nguồn.

Subtract : Subtracts the source cells from the destination cells.

Lấy giá trị ở các ô đích trừ đi các giá trị ở các ô nguồn

Multiply : Multiplies the source cells by the destination cells.

Nhân giá trị ở các ô đích với các giá trị ở các ô nguồn

Divide : Divides the destination cells by the source cells.

Lấy giá trị ở các ô đích chia cho các giá trị ở các ô nguồn

7 Click OK Excel pastes the results of the operation (the final values, not formulas) into

the destination range

Nhấn OK Excel sẽ điền các kết quả (giá trị, chứ không phải công thức) của phép tính vào dãy đích

Transposing Rows and Columns

Hoán chuyển vị trí của dữ liệu trong các hàng và các cột

If you have row data that you would prefer to see in columns (or vice versa), you can use the Transpose command to transpose the data Follow these steps:

Nếu bạn có một dữ liệu nằm trong các hàng, và rồi bạn thấy để chúng trong các cột thì thích hơn (hoặc ngược lại), bạn có thể sử dụng lệnh Transpose để chuyển đổi vị trí của dữ liệu (từ hàng sang cột, hoặc ngược lại) Thực hiện theo các bước sau đây

1 Select and copy the source cells

Chọn và copy các ô nguồn

2 Select the upper-left corner of the destination range.

Chọn ô nằm ở góc trái phía trên của dãy đích

3 Choose Home, pull down the Paste menu, and choose Transpose (If you already have

the Paste Special dialog box open, activate the Transpose check box and then click OK.) Excel transposes the source range

Chọn Home, (nhấn cái mũi tên nhỏ dưới nút Paste để) mở menu Paste, và chọn Transpose (Trong trường hợp bạn đang mở hộp thoại Paste Special, bạn nhấp vào ô kiểm Transpose vànhấn OK) Excel sẽ (paste, đồng thời) hoán chuyển vị trí dữ liệu của dãy nguồn (vào dãy đích)

Clearing a Range

Làm sạch một dãy

Deleting a range actually removes the cells from the worksheet What if you want the cells

to remain, but you want their contents or formats cleared? For that, you can use Excel’s Clear command, as described in the following steps:

Xóa một dãy sẽ thực sự loại các ô (trong dãy đó) ra khỏi bảng tính Bạn phải làm gì nếu bạnchỉ muốn xóa nội dung hoặc định dạng của chúng mà các ô vẫn còn đó ? Để làm được như vậy, bạn có thể sử dụng lệnh Clear của Excel, theo các bước sau đây:

1 Select the range you want to clear

Chọn dãy mà bạn muốn "làm sạch"

2 Choose Home, Clear Excel displays a submenu of Clear commands.

Chọn Home, Clear Excel sẽ hiển thị một menu con của lệnh Clear

3 Select either Clear All, Clear Formats, Clear Contents, or Clear Comments, as

• If you want to clear only the values and formulas in a range, select the range

and then click and drag the fill handle into the range and over the cells you

want to clear Excel grays out the cells as you select them When you release

the mouse button, Excel clears the cells’ values and formulas

Nếu bạn chỉ muốn xóa các giá trị và công thức trong một dãy, bạn chọn dãy

đó, và kéo công cụ fill handle vào trong dãy ngang qua các ô bạn muốn xóa

Excel sẽ làm các ô được chọn này mờ đi Khi bạn thả nút chuột ra, Excel sẽ xóacác giá trị và công thức trong các ô đó

• If you want to scrub everything from the range (values, formulas, formats, andcomments), select the range and then hold down the Ctrl key Next, click and

drag the fill handle into the range and over each cell you want to clear Excel

clears the cells when you release the mouse button

Nếu bạn muốn xóa sạch mọi thứ ra khỏi dãy (các giá trị, công thức, định dạng,

chú thích), bạn chọn dãy đó và nhấn phím Ctrl, tiếp theo bạn kéo công cụ fill

handle vào trong dãy ngang qua các ô bạn muốn xóa Excel sẽ xóa sạch các ô

này khi bạn thả nút chuột ra

Applying Conditional Formatting to a Range

Áp dụng định dạng có điều kiện cho một dãy

Many Excel worksheets contain hundreds of data values The chapters in the rest of this book are designed to help you make sense of large sets of data by creating formulas, applying functions, and performing data analysis However, there are plenty of times when you don’t really want to analyze a worksheet per se Instead, all you really want are

answers to simple questions such as “Which cell values are less than 0?” or “What are the top 10 values?” or “Which cell values are above average and which are below average?”Nhiều bảng tính Excel chứa hàng trăm giá trị dữ liệu Các chương trong những phần sau củacuốn sách này được thiết kế để giúp bạn hiểu (cách làm việc với) các tập hợp dữ liệu lớn bằng cách tạo các công thức, sử dụng các công thức và thực hiện việc phân tích dữ liệu Tuynhiên, có nhiều lúc bạn thấy không cần thiết phải phân tích một bảng tính Mà thay vào đó, tất cả những gì bạn muốn là các câu trả lời cho những câu hỏi đơn giản như: "Ô nào chứa giá trị nhỏ hơn 0?", "10 giá trị lớn nhất (top 10) là gì?" hoặc "Ô nào chứa các giá trị trên trung bình và ô nào chứa các giá trị dưới trung bình?"

These simple questions aren’t easy to answer just by glancing at the worksheet, and the

more numbers you’re dealing with, the harder it gets To help you “eyeball” your

worksheets and answer these and similar questions, Excel lets you apply Conditional formatting to the cells This is a special format that Excel only applies to those cells that

satisfy some condition For example, you could show all the negative values in a red font Những câu hỏi (tưởng như) đơn giản này không dễ trả lời (chút nào) nếu chỉ xem lướt qua bảng tính, và bạn xử lý càng nhiều con số thì (câu trả lời) càng khó Để giúp bạn "nghía" các bảng tính của mình và trả lời những câu hỏi trên, cũng như những câu hỏi tương tự,

Excel cho bạn áp dụng Định dạng có điều kiện vào các ô Đây là một kiểu định dạng đặc

biệt, Excel chỉ áp dụng định dạng cho những ô thỏa mãn một vài điều kiện nào đó Ví dụ, bạn có thể cho hiển thị các giá trị âm bằng một font màu đỏ

In previous versions of Excel, you could only apply a few formats to cells that satisfied the condition: You could change the font, apply a border, or assign a background pattern You also had only a few options for creating your conditions: less than, equal to, between, and

so on

Trong các phiên bản Excel trước, bạn chỉ có thể áp dụng một vài loại định dạng có điều kiện (như là): Bạn có thể thay đổi font chữ, áp dụng đường viền, hoặc gán một mẫu nền Bạn cũng chỉ có một vài tùy chọn để tạo các điều kiện: nhỏ hơn (less than), bằng với (equal to), giữa (between), v.v

In Excel 2007, Microsoft has given conditional formatting a complete makeover that

simultaneously makes the feature easier to use and more powerful (which is no mean feat) You get a wider array of formatting options — including the capability of applying numeric formats and gradient fill effects — and many more options for setting up conditions, which

in Excel 2007 are called rules — for example, cells that are in the top or bottom of the range, cells that are above or below average, unique or duplicate values, and more Excel

2007 also enables you to augment cells with special features — called data bars, color scales, and icon sets — that let you see at a glance how the cell values in a range relate to each other The next few sections show you how to use these new conditional formatting features

Trong Excel 2007, Microsoft đã thay đổi hoàn toàn chức năng Định dạng có điều kiện nhằm làm cho nó dễ sử dụng hơn và cũng mạnh mẽ hơn Bạn có nhiều lựa chọn để định dạng — bao gồm khả năng áp dụng định dạng số và hiệu ứng tô màu gradient — và nhiều tùy chọn khác nữa để thiết lập các điều kiện, mà Excel 2007 gọi là các quy tắc (rules) — ví dụ như các ô ở trên cùng hoặc dưới cùng trong dãy, các ô trên hoặc dưới trung bình, các ô có giá trịduy nhất hay trùng lặp, v.v Excel 2007 cũng cho phép bạn gia tăng các ô bằng những tínhnăng đặc biệt — như là các thanh dữ liệu (data bars), thang màu (color scales) và dùng các biểu tượng (icon sets) — giúp bạn chỉ cần nhìn lướt qua cũng thấy được giá ô của những ô trong dãy có liên quan với nhau như thế nào Các phần tiếp theo đây sẽ hướng dẫn bạn sử dụng những tính năng định dạng có điều kiện mới này

(Để tự thực hành, Bạn có thể tải về file ví dụ của những bài trong phần này tại

đây: Conditional Formatting.xlsx)

Creating Highlight Cells Rules

Tạo các quy tắc đánh dấu cho ô (highlight)

A highlight cell rule is one that applies a format to cells that meet specified criteria In this sense, a highlight cell rule is similar to the conditional formatting feature in Excel 2003, although Excel 2007 adds a few new wrinkles, as you’ll see To create a highlight cell rule, begin by choosing Home, Conditional Formatting, Highlight Cells Rules Excel displays sevenchoices:

Quy tắc đánh dấu cho ô (highlight cell rule) là một quy tắc áp dụng một định dạng vào các ôthỏa mãn một vài điều kiện nhất định nào đó Quy tắc này tương tự như tính năng định dạng có điều kiện của Excel 2003, nhưng bạn sẽ thấy Excel 2007 có bổ sung thêm một vài đặc điểm mới Để tạo một quy tắc đánh dấu cho ô, bạn chọn Home, Conditional Formatting,Highlight Cells Rules Excel hiển thị bảy lựa chọn sau đây:

• Greater Than — Choose this command to apply formatting to cells with values

greater than the value you specify

Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho các ô có giá trị lớn hơn giá trị mà bạnchỉ định

• Less Than — Choose this command to apply formatting to cells with values

less than the value you specify

Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho các ô có giá trị nhỏ hơn giá trị mà

bạn chỉ định

• Between — Choose this command to apply formatting to cells with values

between the two values you specify

Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho các ô có giá trị nằm giữa hai giá trị

mà bạn chỉ định

• Equal To — Choose this command to apply formatting to cells with values

equal to the value you specify

Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho các ô có giá trị bằng với giá trị mà

bạn chỉ định

• Text that Contains — Choose this command to apply formatting to cells with

text values that contain the text value you specify (which is not case

sensitive)

Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho các ô chứa một giá trị văn bản (text

value) có chứa những chữ mà bạn chỉ định (không phân biệt chữ hoa với chữ

thường)

• A Date Occurring — Choose this command to apply formatting to cells with

date values that satisfy the condition you choose: Yesterday, Today,

Tomorrow, In the Last 7 Days, Next Week, and so on

Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho các ô chứa một giá trị ngày tháng

(date value) thỏa mãn những điều kiện mà bạn chỉ định: Yesterday (hôm qua),Today (hôm nay), Tomorrow (ngày mai), In the Last 7 Days (trong vòng 7

ngày vừa qua), Next Week (tuần sau), v.v

• Duplicate Values — Choose this command to apply formatting to cells with

values that appear more than once in the range

Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho các ô có chứa những giá trị xuất hiện nhiều hơn một lần trong dãy

In each case, you see a dialog box that you use to specify the condition and the formatting that you want applied to cells that match the condition For example, Figure 1.10 shows the Less Than dialog box, in this case, I’m looking for cell values that are less than 0; and Figure 1.11 shows the worksheet with the conditional formatting applied

Trong mỗi trường hợp, (Excel sẽ) mở ra một hộp thoại phù hợp với điều kiện và định dạng

mà bạn muốn áp dụng cho những ô thỏa mãn điều kiện Vi dụ, hình 1.10 minh họa hộp thoại khi bạn chọn quy tắc là Less Than, trong trường hợp này, tôi tìm các ô có giá trị nhỏ hơn 0; và hình 1.11 minh họa bảng tính được áp dụng định dạng có điều kiện này (xem ở cột D, các ô có giá trị phần trăm nhỏ hơn 0 sẽ được đánh dấu)

(Hình 1.10)

(Hình 1.11)

Creating Top/Bottom Rules

Tạo các quy tắc Top/Bottom (đầu bảng / cuối bảng) cho ô

A top/bottom rule is one that applies a format to cells that rank in the top or bottom (for numerical items, the highest or lowest) values in a range You can select the top or bottom either as an absolute value (for example, the top 10 items) or as a percentage (for

example, the bottom 25 percent) You can also apply formatting to those cells that are above or below the average To create a top/bottom rule, begin by choosing Home,

Conditional Formatting, Top/Bottom Rules Excel displays six choices:

Quy tắc Top/Bottom (đầu bảng / cuối bảng) là một quy tắc áp dụng một định dạng vào các

ô xếp theo giá trị trên cùng hoặc dưới cùng (đối với các giá trị số, xếp theo giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất) Bạn có thể chọn Top hoặc Bottom như một giá trị tuyệt đối (ví dụ Top 10 —

10 giá trị trên cùng) hoặc như một giá trị phần trăm (ví dụ Bottom 25% — 25% giá trị dưới cùng) Bạn cũng có thể áp dụntg định dạng cho các ô dựa có giá trị là trên mức trung bình hay dưới mức trung bình Để tạo một quy tắc Top/Bottom, bạn chọn Home, Conditional Formatting, Top/Bottom Rules Excel sẽ hiển thị sáu lựa chọn sau:

• Top 10 Items — Choose this command to apply formatting to those cells with

values that rank in the top X items in the range, where X is the number of

items you want to see (the default is 10)

Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho các ô có giá trị nằm trong nhóm X giá

trị cao nhất trong dãy (xếp hạng theo giá trị) với X là số các ô "top" mà bạn

muốn xem (mặc định là 10)

• Top 10% — Choose this command to apply formatting to those cells

with values that rank in the top X percentage of items in the range, where X is the percentage you want to see (the default is 10)

Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho các ô có giá trị nằm trong nhóm X giátrị cao nhất trong dãy (xếp hạng theo tỷ lệ phần trăm), với X là số phần trăm

của giá trị các ô "top" mà bạn muốn xem (mặc định là 10)

• Bottom 10 Items — Choose this command to apply formatting to those cells

with values that rank in the bottom X items in the range, where X is the

number of items you want to see (the default is 10)

Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho các ô có giá trị nằm trong nhóm X giátrị thấp nhất trong dãy (xếp hạng theo giá trị), với X là số các ô "bottom" mà

bạn muốn xem (mặc định là 10)

• Bottom 10% — Choose this command to apply formatting to those cells with

values that rank in the bottom X percentage of items in the range, where X is

the percentage you want to see (the default is 10)

Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho các ô có giá trị nằm trong nhóm X giátrị cao nhất trong dãy (xếp hạng theo tỷ lệ phần trăm), với X là số phần trăm

của giá trị các ô "bottom" mà bạn muốn xem (mặc định là 10)

• Above Average — Choose this command to apply formatting to those cells

with values that are above the average of all the values in the range

Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho những ô chứa giá trị cao hơn giá trị

trung bình của dãy

• Below Average — Choose this command to apply formatting to those cells

with values that are below the average of all the values in the range

Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho những ô chứa giá trị thấp hơn giá trị trung bình của dãy

In each case, you see a dialog box that you use to set up the specifics of the rule For the Top 10 Items, Top 10%, Bottom 10 Items, and Bottom 10% rules, you use the dialog box

to specify the condition and the formatting that you want applied to cells that match the condition For the Above Average and Below Average rules, you use the dialog box to specify the formatting only For example, Figure 1.12 shows the Top 10 Items dialog box Inthis case, I’m looking for the top 10 values in the range; Figure 1.13 shows the worksheet with the conditional formatting applied

Trong mỗi trường hợp, (Excel sẽ) mở ra một hộp thoại phù hợp với quy tắc mà bạn muốn ápdụng Đối với các quy tắc Top 10 Items, Top 10%, Bottom 10 Items và Bottom 10%, bạn sẽthấy hộp thoại để bạn xác định các điều kiện và định dạng mà bạn muốn áp dụng cho những ô thỏa mãn điều kiện Còn với quy tắc Above Average và Below Average, hộp thoại

mở ra chỉ có mỗi cái khung để bạn áp dụng định dạng Ví dụ, hình 1.12 minh họa hộp thoại

khi bạn chọn quy tắc là Top 10 Items, trong trường hợp này, tôi tìm các ô có giá trị nằm trong top 10 của dãy; và hình 1.13 minh họa bảng tính được áp dụng định dạng có điều kiện này (xem ở cột C, 10 ô có giá trị cao nhất trong dãy sẽ được đánh dấu).

(Hình 1.12)

(Hình 1.13)

Adding Data Bars

Thêm các Data Bar (thanh dữ liệu)

Applying formatting to cells based on highlight cells rules or top/bottom rules is a great way

to get particular values to stand out in a crowded worksheet However, what if you’re more

interested in the relationship between similar values in a worksheet? For example, if you have a table of products that includes a column showing unit sales, how do you compare therelative sales of all the products? You could create a new column that calculates the

percentage of unit sales for each product relative to the highest value

Áp dụng định dạng vào các ô dựa vào quy tắc highlight (đánh dấu) cho ô hoặc quy tắc top/bottom là một cách tuyệt vời để làm cho các giá trị nào đó nổi bật lên trong một bảng tính đầy những con số Tuy nhiên, phải làm gì nếu cái bạn quan tâm nhiếu hơn là mối liên

hệ giữa các giá trị tương tự trong một bảng tính? Ví dụ, bạn có một bảng sản phẩm, trong

đó có chứa một cột trình bày doanh số của từng sản phẩm, làm thế nào để so sánh những doanh số này so với doanh số của tất cả các sản phẩm? Bạn có thể tạo thêm một cột để tính toán tỷ lệ phần trăm của doanh số của từng sản phẩm so với giá trị cao nhất

That would work, but all you’re doing is adding more numbers to the worksheet, which may not make things any clearer You really need some way to visualize the relative values in a range, and that’s where Excel 2007’s new data bars come in Data bars are colored,

horizontal bars that appear “behind” the values in a range (They’re reminiscent of a

horizontal bar chart.) Their key feature is that the length of the data bar that appears in each cell depends on the value in that cell: the larger the value, the longer the data bar The cell with the highest value has the longest data bar, and the data bars that appear in the other cells have lengths that reflect their values

Điều đó có tác dụng, nhưng tất cả những gì bạn làm là thêm nhiều con số hơn vào bảng tính, và điều này chưa chắc làm cho bảng tính trở nên rõ ràng hơn Bạn thật sự cần một cách nào đó để hình dung sự liên quan của những giá trị trong một dãy với nhau, và đó là nơi mà các Data Bar (thanh dữ liệu) mới của Excel 2007 sẽ được thực thi Data Bar là các thanh màu nằm ngang xuất hiện ở đằng sau các giá trị trong một dãy (chúng sẽ làm bạn liên tưởng đến một loại biểu đồ nằm ngang) Đặc điểm chính của chúng là chiều dài của Data Bar xuất hiện trong mỗi ô phụ thuộc vào giá trị trong mỗi ô đó: giá trị càng lớn, Data Bar càng dài Ô có giá trị cao nhất có Data Bar dài nhất và các Data Bar trong những ô khác

có chiều dài tương ứng với giá trị của chúng

To apply data bars to the selected range, choose Home, Conditional Formatting, Data Bars, and then choose the color you prefer Figure 1.14 shows data bars applied to the values in the worksheet’s Units column

Để áp dụng Data Bar vào dãy được chọn, bạn chọn Home, Conditional Formatting, Data Bars, và rồi chọn một màu mà bạn thích Hình 1.14 minh họa các Data Bar áp dụng cho các giá trị trong cột Unit của bảng tính

determines how Excel applies the data bars You have five choices:

Để áp dụng Data Bar theo lựa chọn riêng của mình, bạn chọn dãy (muốn áp dụng), và rồi chọn Home, Conditional Formatting, Data Bars, More Rules để hiển thị hộp thoại New

Formatting Rule, như hình 1.15 Trong nhóm Edit the Rule Description, chắc chắn rằng có Data Bar trong danh sách Format Style Chú ý rằng có một danh sách Type cho Shortest Bar và Longest Bar Những Type này sẽ quyết định cách mà Excel áp dụng Data Bar Bạn cónăm tùy chọn:

• Lowest/Highest Value — This is the default data bar type: The lowest value

in the range gets the shortest data bar, and the highest value in the range getsthe longest data bar

Đây là loại Data Bar mặc định Giá trị nhỏ nhất trong dãy sẽ có Data Bar ngắn

nhất, và giá trị cao nhất trong dãy sẽ có Data Bar dài nhất

• Number — Use this type to base the data bar lengths on values that you

specify in the two Value text boxes: For the Shortest Bar, any cell in the range that has a value less than or equal to the value you specify will get the

shortest data bar; similarly, for the Longest Bar, any cell in the range that has

a value greater than or equal to the value you specify will get the longest data bar

Sử dụng loại này khi bạn muốn chiều dài của Data Bar sẽ phụ thuộc vào giá trị

mà bạn sẽ nhập vào trong hai hộp Value: Bất kỳ ô nào trong dãy có một giá trịnhỏ hơn hoặc bằng giá trị mà bạn chỉ định trong ô Value của Shortest Bar sẽ

có Data Bar ngắn nhất; và tương tự, bất kỳ ô nào trong dãy có một giá trị lớn hơn hoặc bằng giá trị mà bạn chỉ định trong ô Value của Longest Bar sẽ có Data Bar dài nhất

• Percent — Use this type to base the data bar lengths on a percentage of the

largest value in the range For the Shortest Bar, any cell in the range that has

a relative value less than or equal to the percentage you specify will get the shortest data bar For the Longest Bar, any cell in the range that has a relativevalue greater than or equal to the percentage you specify will get the longest data bar

Sử dụng loại này khi bạn muốn chiều dài của Data Bar sẽ phụ thuộc vào tỷ lệ phần trăm so với giá trị lớn nhất trong dãy Bất kỳ ô nào trong dãy có một giá trị nhỏ hơn hoặc bằng tỷ lệ phần trăm mà bạn chỉ định trong ô Value của Shortest Bar sẽ có Data Bar ngắn nhất Bất kỳ ô nào trong dãy có một giá trị lớn hơn hoặc bằng tỷ lệ phần trăm mà bạn chỉ định trong ô Value của Longest Bar sẽ có Data Bar dài nhất

• Formula — Use this type to base the data bar lengths on a formula I discuss

this type in Chapter 8

Sử dụng loại này khi bạn muốn chiều dài của Data Bar sẽ phụ thuộc vào một công thức Tôi sẽ nói về loại này trong chương 8

• Percentile — Use this type to base the data bar lengths on the percentile

within which each cell value falls given the overall range of the values In this case, Excel ranks all the values in the range and assigns each cell a position within the ranking For the Shortest Bar, any cell in the range that has a rank less than or equal to the percentile you specify will get the shortest data bar For the Longest Bar, any cell in the range that has a rank greater than or equal

to the percentile you specify will get the longest data bar

Sử dụng loại này khi bạn muốn chiều dài của Data Bar sẽ phụ thuộc vào phân

vị của giá trị mỗi ô so với toàn bộ giá trị của dãy Trường hợp này, Excel sẽ sắpxếp (theo thứ hạng) tất cả các giá trị trong dãy và gán cho mỗi ô một số thứ

tự Bất kỳ ô nào trong dãy có thứ tự nhỏ hơn hoặc bằng phân vị mà bạn chỉ định trong ô Value của Shortest Bar sẽ có Data Bar ngắn nhất Bất kỳ ô nào trong dãy có thứ tự lớn hơn hoặc bằng phân vị mà bạn chỉ định trong ô Value của Longest Bar sẽ có Data Bar dài nhất

(Hình 1.15)

Adding Color Scales

Thêm các thang màu

When examining your data, it’s often useful to get more of a “big picture” view For

example, you might want to know something about the overall distribution of the values Are there lots of low values and just a few high values? Are most of the values clustered around the average? Are there any outliers, values that are much higher or lower than all ormost of the other values? Similarly, you might want to make value judgments about your data

Khi kiểm tra dữ liệu, có được một cái nhìn tổng quát hơn thì tốt hơn Ví dụ, bạn muốn biết một điều gì đó về toàn bộ sự phân bố các giá trị Có nhiều giá trị thấp và chỉ có vài giá trị cao? Hầu hết các giá trị có gộp lại xung quanh giá trị trung bình không? Có sự chênh lệch nào không, nghĩa là có quá nhiều giá trị cao hơn hoặc thấp hơn so với hầu hết những giá trị khác? Tương tự, bạn có thể đưa ra những đánh giá khác cho dữ liệu của bạn

You can analyze your worksheet data in these and similar ways by using Excel 2007’s new color scales A color scale is similar to a data bar in that it compares the relative values of cells in a range Instead of bars in each cell, you see cell shading, where the shading color is

a reflection of the cell’s value For example, the lowest values might be shaded red, the higher values might be shaded light red, then orange, yellow, lime green, and finally deep

green for the highest values The distribution of the colors in the range gives you an

immediate visualization of the distribution of the cell values, and outliers jump out because they have a ompletely different shading than the rest of the range

Bạn có thể phân tích bảng tính theo những cách (vừa nói ở trên) và các cách tương tự với việc sử dụng thang màu của Excel 2007 Một thang màu tương tự như môt thanh dữ liệu (Data Bar) ở chỗ nó so sánh các giá trị liên quan của các ô trong một dãy Nhưng thay vì các thanh trong mỗi ô, bạn sẽ thấy các ô được tô bóng (bằng nhiều màu), với mỗi màu tô làphản ánh của giá trị trong ô Ví dụ, các giá trị thấp nhất có thể được tô bóng bằng màu đỏ, những giá trị cao hơn được tô bóng bằng màu đỏ nhạt hơn, rồi đến màu cam, vàng, vàng chanh, và sau cùng là màu xanh lá đậm cho những giá trị cao nhất Sự phân bố màu sắc trong dãy cho bạn hình dung ngay được sự phân bố của giá trị trong các ô, và sự chênh lệch

sẽ nổi bật lên, vì chúng được tô bóng khác hẳn với những phần còn lại trong dãy

To apply a color scale to the selected range, choose Home, Conditional Formatting, Color Scales, and then choose the colors Figure 1.16 shows color scales applied to a range of gross domestic product (GDP) growth rates for various countries

Để áp dụng thang màu vào dãy được chọn, bạn chọn Home, Conditional Formatting, Color Scales, và rồi chọn một màu Hình 1.16 minh họa việc áp dụng thang màu vào dãy mô tả tỷ

lệ tăng trưởng tổng sản phẩm nội địa (GDP) của những quốc gia khác nhau

(Hình 1.16)

Your configuration options for color scales are similar to those you learned about in the

previous section for data bars To apply a custom color scale, select the range and then choose Home, Conditional Formatting, Color Scales, More Rules to display the New

Formatting Rule dialog box In the Edit the Rule Description group, you can choose either Color Scale or 3-Color Scale in the Format Style list If you choose the 3-Color Scale, you can select a Type, Value, and Color for three parameters: the Minimum, the Midpoint, and the Maximum, as shown in Figure 1.17 Note that the items in the Type lists are the same

2-as the ones I discussed for data bars in the previous section

Các tùy chọn riêng cho việc áp dụng các thang màu tương tự như các tùy chọn mà bạn đã học cho việc áp dụng Data Bar Để áp dụng thang màu của riêng mình, bạn chọn dãy muốn

áp dụng, rồi chọn Home, Conditional Formatting, Color Scales, More Rules để hiển thị hộp thoại New Formatting Rule Trong nhóm Edit the Rule Description, bạn có thể chọn 2-Color Scale (tô bóng với hai màu) hoặc 3-Color Scale (tô bóng với ba màu) trong danh sách Format Style Nếu bạn chọn 3-Color Scale, bạn có thể chọn Type, Value, và Color cho ba tham số: Minimum (giá trị nhỏ nhất), Midpoint (giá trị trung bình), và Maximum (giá trị lớn nhất), như minh họa ở hình 1.17 Chú ý rằng các mục trong danh sách Type giống như các mục ở phần Data Bars mà tôi đã nói đến ở bài trước

(Hình 1.17)

Adding Icon Sets

Thêm các biểu tượng

Like data bars and color scales, you use icon sets to visualize the relative values of cells in a

range In this case, however, Excel adds a particular icon to each cell in the range, and that icon tells you something about the cell’s value relative to the rest of the range For

example, the highest values might get an upward pointing arrow, the lowest values a downward pointing arrow, and the values in between a horizontal arrow

Giống như các thanh dữ liệu (data bar) và các thang màu, bạn sử dụng các biểu tượng để hình dung những giá trị liên quan của các ô trong một dãy Tuy nhiên, trong trường hợp này, Excel thêm một biểu tượng cụ thể vào một ô trong dãy và biểu tượng đó sẽ cho bạn biết giá trị của ô có liên quan gì đó với phần còn lại của dãy Ví dụ, các giá trị cao hơn sẽ có thêm hình một mũi tên hướng xuống, và các giá trị ở giữa có thêm hình một mũi tên nằm ngang

To apply an icon set to the selected range, choose Home, Conditional Formatting, Icon Sets,and then choose the set you want Figure 1.18 shows the 5 Arrows icon set applied to the percentage increases and decreases in employee sales

Để áp dụng biểu tượng vào dãy được chọn, bạn chọn Home, Conditional Formatting, Icon Sets, và rồi chọn một tập hợp biểu tượng mà bạn muốn Hình 1.18 minh họa việc áp dụng 5biểu tượng mũi tên vào dãy mô tả sự tăng và giảm doanh số bán hàng của các nhân viên tính theo phần trăm

(Hình 1.18)

Your configuration options for icon sets are similar to those you learned about for data bars and color scales In this case, you need to specify a type and value for each icon (although the range for the lowest icon is always assumed to be less than the lower bound of the secondlowest icon range) To apply a custom icon set, select the range and then choose Home, Conditional Formatting, Icon Sets, More Rules to display the New Formatting Rule dialog box, as shown in Figure 1.19 In the Edit the Rule Description group, choose the icon set you want in the Icon Style list Then select an operator, Value, and Type for each icon Các tùy chọn riêng cho việc áp dụng các biểu tượng tương tự như các tùy chọn mà bạn đã học cho việc áp dụng Data Bar và các thang màu Trong trường hợp này, bạn cần xác định loại và giá trị cho mỗi biểu tượng (cho dù dãy những biểu tượng thấp nhất luôn luôn được giả định rằng nhỏ hơn giới hạn dưới của dãy biểu tượng thấp thứ nhì) Để áp dụng một nhóm biểu tượng của riêng mình, bạn chọn dãy muốn áp dụng, rồi chọn Home, Conditional Formatting, Icon Sets, More Rules để hiển thị hộp thoại New Formatting Rule, như minh họa

ở hình 1.19 Trong nhóm Edit the Rule Description, bạn chọn tập hợp những biểu tượng mà bạn muốn trong danh sác Icon Syle Sau đó chọn môt toán tử, Value (giá trị) và Type (loại) cho mỗi biểu tượng

(Hình 1.19)

Chapter 2 - USING A RANGE NAME

Sử dụng tên cho dãy

Mặc dù các dãy (range) vẫn cho phép bạn làm việc một cách có hiệu quả với các nhóm ô lớn, nhưng có một số khuyết điểm khi sử dụng các tọa độ của một dãy:

• Bạn không thể làm việc với nhiều hơn một tập hợp dãy trong một lần Mỗi lần

bạn muốn sử dụng một dãy, bạn phải định nghĩa lại tọa độ của nó

• Ký hiệu dãy không trực giác Để biết một công thức chẳng hạn như

=SUM(E6:E10) đang cộng những giá trị gì, bạn phải xem chính dãy đó mới

Các tên dãy làm cho các công thức trực giác và dễ đọc Ví dụ, việc gán tên DSo_8 vào một dãy, chẳng hạn như E6:E10, sẽ làm rõ ngay mục đích của một công thức, chằng hạn như

=SUM(DSo_8) nghĩa là tổng doanh số của tháng 8 Các tên dãy cũng tăng tính chính xác của các phép tính với dãy bởi vì bạn không cần phải xác định tọa độ của dãy nữa

Ngoài ra, sử dụng tên cho dãy còn có nhiều ưu điểm sau đây:

• Các tên dễ nhớ hơn các tọa độ dãy

• Các tên không thay đổi khi bạn di chuyển một dãy sang một chỗ khác trong

bảng tính

• Các dãy được đặt tên tự động điều chỉnh bất cứ khi nào bạn chèn hoặc xóa các hàng, hoặc các cột, trong dãy

• Các tên làm cho dễ định hướng một bảng tính hơn Bạn có thể sử dụng lệnh

GoTo để nhảy nhanh đến một dãy đã được đặt tên

Trong những bài sau đây, tôi sẽ trình bày cách đặt tên cho dãy và làm việc với các tên dãy, với hy vọng bạn sẽ thấy được sức mạnh cũng như sự linh hoạt mà các tên dãy mang lại khi bạn làm việc với bảng tính của mình

Đặt tên cho một dãy

Các tên dãy có thể hoàn toàn linh hoạt, nhưng bạn cần tuân theo một vài giới hạn và quy tắc sau đây:

• Tên chỉ có thể có tối đa 255 ký tự

• Tên phải bắt đầu với một chữ cái hoặc ký tự gạch dưới (_) Đối với phần còn lạicủa tên, bạn có thể sử dụng bất kỳ ký tự nào (chữ, số, symbol) ngoại trừ