Xác định rõ ràng trách nhiệm của toàn bộ dự án Ra quyết định nhanh chóng Các cấp truyền thông giảm bớt, truyền thông nhanh và chính xác hơn Hệ thống tích hợp tốt Mối liên hệ trực tiếp giữa các chuyên môn khác nhau Ưu tiên rõ ràng Cân nhắc hiệu quả giữa chất lượng, thời gian và chi phí Định hướng khách hàng Định hướng kết qủa Trùng lắp các nỗ lực và nguồn lực Hạn chế trong phát triển và tích lũy các kiến thức và kinh nghiệm (know-how) Không ổn định về công việc (employment) Có xu hướng hy sinh chất lượng kỹ thuật cho những biến số hiện hữu hơn như tiến độ và chi phí Dễ phát sinh không nhất quán với hệ thống quản lý, các chính sách và thủ tục với tổ chức mẹ
Trang 1Chương 3
TỔ CHỨC DỰ ÁN
Trang 2Nội dung chương
Trang 3Các hình thức tổ chức DA
Trang 4Các hình thức tổ chức DA
Tổ chức DA theo chức năng
Giám đốc
Phó Giám đốc
Marketing
Phó Giám đốc Sản
xuất
Phó Giám đốc Tài chính
Phó Giám đốc Nhân sự
PM dự án A
- Sản xuất
- Tài chính
- Nhân sự
-
PM dự án B PM dự án C PM dự án D
- Sản xuất
- Tài chính
- Nhân sự -
- Sản xuất
- Tài chính
- Nhân sự -
- Sản xuất
- Tài chính
- Nhân sự -
Trang 5u đi m
Năng l c k thu tự ỹ ậ
Phát tri n và duy trì năng l c k thu t trong lĩnh v c chuyên môn ể ự ỹ ậ ự
Tác đ ng t ộ ươ ng h gi a các chuyên gia trong cùng lĩnh v c ỗ ữ ự
Nh n th c ch n l c, thi u cái nhìn t ng th ậ ứ ọ ọ ế ổ ể Khó khăn trong vi c tích h p nhi u lĩnh v c chuyên môn khác ệ ợ ề ự nhau: có th gây mâu thu n ể ẫ
M c tiêuụ
T p trung vào m c tiêu c a ch c năng ậ ụ ủ ứ
Theo đu i m c tiêu dài h n ổ ụ ạ
D dàng đi đ n th ng nh t gi a các m c tiêu n i b ễ ế ố ấ ữ ụ ộ ộ
Mâu thu n v m c đ u tiên v i các ho t đ ng ch c năng khác ẫ ề ứ ộ ư ớ ạ ộ ứ Khó cân nh c gi a các ràng bu c ch t l ắ ữ ộ ấ ượ ng-th i gian-chi phí ờ Không có ng ườ i ch u trách nhi m toàn b v m c tiêu c a d án ị ệ ộ ề ụ ủ ự
Qu n lý đóng vai trò ph so v i k thu t ả ụ ớ ỹ ậ Tính n đ nhổ ị
Quan h theo chi u d c rõ ràng ệ ề ọ
Xác đ nh rõ các vai trò và trách nhi m ị ệ
Gia tăng hi u qu do chuyên môn hóa và tiêu chu n hóa ệ ả ẩ
Các m i quan h gi a các cá nhân n đ nh ố ệ ữ ổ ị
Con đ ườ ng ngh nghi p đ ề ệ ượ c xác l p rõ ậ
Khuy n khích tinh th n h c t p c a t ch c ế ầ ọ ậ ủ ổ ứ
Khó khăn trong thích ng v i các thay đ i ứ ớ ổ Luân chuy n thông tin n i b g p nhi u khó khăn ể ộ ộ ặ ề
Ra quy t đ nh ch m ch p ế ị ậ ạ
Ki m soátể
Ki m soát ch t l ể ấ ượ ng và hi u qu d dàng ệ ả ễ
Linh ho t và t n d ng l i th quy mô trong s d ng lao đ ng ạ ậ ụ ợ ế ử ụ ộ
Khó ki m soát bi n s th i gian ể ế ố ờ
Gi i h n trong m i liên h v i bên ngoài ớ ạ ố ệ ớ Thi u s quan tâm đ n khách hàng ế ự ế Năng l c qu n lý c a nhân viên b h n ch ự ả ủ ị ạ ế
Tổ chức DA theo chức năng
Trang 6Các hình thức tổ chức DA
Hình thức tổ chức
DA thuần tuý
u đi m
Xác đ nh rõ ràng trách nhi m c a toàn b d ánị ệ ủ ộ ự
Ra quy t đ nh nhanh chóngế ị
Các c p truy n thông gi m b t, truy n thông ấ ề ả ớ ề
nhanh và chính xác h nơ
H th ng tích h p t tệ ố ợ ố
M i liên h tr c ti p gi a các chuyên môn khác ố ệ ự ế ữ
nhau
u tiên rõ ràng
Ư
Cân nh c hi u qu gi a ch t lắ ệ ả ữ ấ ượng, th i gian và ờ
chi phí
Đ nh hị ướng khách hàng
Đ nh hị ướng k t q aế ủ
Trùng l p các n l c và ngu n l cắ ỗ ự ồ ự
H n ch trong phát tri n và tích lũy các ki n th c và ạ ế ể ế ứ kinh nghi m (know-how)ệ
Không n đ nh v công vi c (employment)ổ ị ề ệ
Có xu hướng hy sinh ch t lấ ượng k thu t cho nh ng ỹ ậ ữ
bi n s hi n h u h n nh ti n đ và chi phíế ố ệ ữ ơ ư ế ộ
D phát sinh không nh t quán v i h th ng qu n lý, ễ ấ ớ ệ ố ả các chính sách và th t c v i t ch c mủ ụ ớ ổ ứ ẹ
Giám đốc
Phó Giám đốc chương trình
Phó Giám đốc Sản xuất
Phó Giám đốc Tài chính
Phó Giám đốc Nhân sự
PM, dự án A
- Sản xuất
- Tài chính
- Nhân sự -
Trang 7 Hình thức tổ chức DA theo ma trận
Các hình thức tổ chức DA
Giám đốc
Phó Giám đốc chương trình
Phó Giám đốc Sản xuất
Phó Giám đốc Tài chính Phó Giám đốcNhân sự
PM 1 3 1/2 1
PM 2 2 1 1/2
PM 3 1 ½ 2 1
Trang 8 Ưu điểm
điểm
môn
– Linh hoạt
– Nhân viên DA ít lo
lắng khi DA kết thúc
– Nhất quán với tổ
chức mẹ
giữa các DA
Hình thức tổ chức DA theo ma trận
Các hình thức tổ chức DA
Nhược điểm
PM và FM
nguồn lực
– Vi phạm qui tắc
thống nhất chỉ huy
Trang 9Lựa chọn hình thức tổ chức DA
Lựa chọn hình thức
tổ chức DA
Các yếu tố tổ chức Các yếu tố DA
Các buớc lựa chọn hình thức
tổ chức DA
Trang 10Lựa chọn hình thức tổ chức DA
Các m u mô hình và hành vi h tr qu n lýẫ ỗ ợ ả
d ánự
Các m u mô hình và hành vi c n tr thành ẫ ả ở
công c a d ánủ ự
Truy n thông m và d ch chuy n thông tin t doề ở ị ể ự
Truy n thông hai chi u thề ề ường xuyên
Có kh năng và s n sàng ch u trách nhi m khi ra quy t ả ẵ ị ệ ế
đ nhị
Linh ho tạ
H p tácợ
Đón đ u, s n sàng kh i xầ ẵ ở ướng ho c ch p nh n r i roặ ấ ậ ủ
S n sàng trao đ i ho c đẵ ổ ặ ương đ u gi a các ý tầ ữ ưởng
Ch u trách nhi m v k t quị ệ ề ế ả
Trung thành v i d ánớ ự
Hành vi ch u chi ph i b i nhu c u d án (làm vi c thêm ị ố ở ầ ự ệ
gi , vào bu i t i, cu i tu n)ờ ổ ố ố ầ
Truy n thông kín và dòng d ch chuy n thông tin gi i ề ị ể ớ
h nạ Truy n thông đi theo tuy n m nh l nhề ế ệ ệ Tuân theo ti n trình g m nhi u bế ồ ề ước, nhi u ngề ười
C ng nh cứ ắ Mâu thu n, xung đ t quy n l cẫ ộ ề ự
Ph n ng, ch đ i nhi m v (ho c s thông qua)ả ứ ờ ợ ệ ụ ặ ự
Né tránh, ch p nh n m nh l nh “c p trên luôn ấ ậ ệ ệ ấ đúng”
Tránh trách nhi mệ Trung thành v i đ n v ch c năngớ ơ ị ứ Hành vi ch u chi ph i b i lu t l (gi hành chính)ị ố ở ậ ệ ờ
Trang 11 Các yếu tố DA
– Tầm quan trọng của chiến lược DA
– Qui mô DA
– Tính mới mẻ của DA và nhu cầu đổi
mới
– Nhu cầu tích hợp
– Mức độ phức tạp của môi trường
– Mức độ khắc khe về ngân sách và thời
gian
– Ổn định trong sử dụng các nguồn lực
Lựa chọn hình thức tổ chức DA
Trang 12 Các bước lựa chọn hình thức tổ chức DA
3 Sắp xếp các nhiệm vụ then chốt theo trình tự và phân chia
chúng thành các gói công việc
4 Xác định những đơn vị tổ chức có thể thực hiện các gói công
việc và những đơn vị liên quan
6 Xem xét tất cả các yếu tố này và đánh giá về mức độ tự chủ
mong muốn của dự án
7 Từ đó đưa ra quyết định nên thiết lập dự án thành một đơn vị
độc lập hay không.
Lựa chọn hình thức tổ chức DA
Quyết định lựa chọn phải dựa trên cơ sở đánh
giá hệ thống hiện tại
Trang 13 Vai trò và vị trí của PM
của DA
Lựa chọn hình thức tổ chức DA
