Quan ly du an xay dung (c4)

Khái niệm lập kế hoạch dự án Lập kế hoạch dự án là việc xây dựng mục tiêu, xác định những công việc cần được hoàn thành, nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và là quá trình phát triể

CHƯƠNG 4 HOẠCH ĐỊNH VÀ QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN XÂY DỰNG

1.1 Lập kế hoạch dự án

1.1.1 Khái niệm lập kế hoạch dự án

Lập kế hoạch dự án là việc xây dựng mục tiêu, xác định những công việc cần được hoàn thành, nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và là quá trình phát triển kế hoạch hành động theo một trình tự logic mà có thể biểu diễn dưới dạng sơ đồ hệ thống Lập kế hoạch dự án một cách bài bản là một công việc rất khó cho người quản lý Bởi lập kế hoạch đòi hỏi một sự phân tích có hệ thống, một khả năng nhìn nhận từ xa và hiểu biết tất cả các công việc của dự án, cũng như mối quan hệ tươnng hỗ giữa các yếu

tố Người quản lý khi thực hiện công việc lập kế hoạch phải nắm được các phương pháp

và kỹ thuật hiện đại, có khả năng suy luận, sáng tạo,

Lập kế hoạch đòi hỏi sự tham gia của tất cả các yếu tố liên quan, đảm bảo tính đúng đắn của kế hoạch và phải đạt được các cam kết thực hiện kế hoạch đã vạch ra

1.1.2 Ý nghĩa của công tác lập kế hoạch

Công tác lập kế hoạch có ý nghĩa:

- Là cơ sở tuyển dụng, điều phối nhân lực, là cơ sở để giao quyền cho các bộ QLDA;

- Là cơ sở để lập ngân sách và kiểm tra tài chính dự án;

- Điều phối và quản lý các công việc của dự án;

- Giúp quản lý rủi ro của dự án;

- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát;

- Tránh tình trạng không khả thi của công việc có thể gây lãng phí nguồn lực và những hiện tượng tiêu cực

1.1.3 Trình tự lập kế hoạch dự án

Kế hoạch dự án được thiết lập qua 06 bước sau:

- Xác lập mục tiêu dự án: mục tiêu của dự án phải được xác định đúng đắn, rõ ràng, những mục tiêu này phản ánh được thời điểm bắt đầu và kết thúc dự án, chi phí dự

án và các kết quả cần đạt được

- Phát triển kế hoạch: xác định các nhiệm vụ, công việc chính để thực hiện mục tiêu Kế hoạch chỉ hiệu quả khi có được các thông tin cần thiết về nhiệm vụ, công việc phải thực hiện một cách đầy đủ và rõ ràng ngay từ khi bắt đầu dự án

- Xây dựng sơ đồ kế hoạch dự án: xác định mối quan hệ, thứ tự trước sau giữa các công việc Cần phải lập một sơ đồ kế hoạch thể hiện mối quan hệ logic của các công việc đó

- Lập tiến độ: trong bước này cần phải chỉ rõ khi nào công việc bắt đầu và kết thúc, cũng như độ dài thời gian thực hiện từng công việc và những mốc thời gian quan trọng khác

- Dự toán chi phí và phân bổ nguồn lực: để biết được chi phí thực hiện kế hoạch thì câbf dự toán chi phí cho từng công việc, từng khoản mục chi phí cũng như những nguồn lực khác như: vật tư, nhân công, thiết bị, để thực hiện dự án

- Chuẩn bị báo cáo và kết thúc kế hoạch dự án: Trước khi báo cáo kế hoạch đã lập thì cần phải kiểm tra lại các bước đã thực hiện vì kiểm tra, giám sát là một trong những khâu cần thiết để thực hiện thành công kế hoạch dự án Các báo cáo quan trọng nhất bao gồm báo cáo tiến độ thời gian, chi phí

1.2 Hoạch định dự án

1.2.1 Khái niệm hoạch định dự án

Hoạch định dự án là quá trình sắp xếp và quản lý các công tác, công việc nhằm hoàn thành mục tiêu của dự án

Nghĩa là giải quyết các vấn đề lập thời gian biểu cho các công tác và nguồn lực (con người, thiết bị, nguyên vật liệu, ) để thực hiện dự án Hơn nữa, hoạch định là cơ

sở để kiểm soát và đánh giá quá trình thực hiện dự án

Đánh giá công tác hoạch định dự án thông qua 4 tiêu chuẩn:

- Nội dung: nội dung của một hoạch định nên đầy đủ, chi tiết cần thiết nhưng không nên chi tiết quá dẫn đến phức tạp Nghĩa là: nội dung hoạch định phải rõ ràng, không mơ hồ

- Có thể hiểu được: mọi người trong nhóm dự án có thể dể dàng hiểu được mục tiêu của mỗi công việc và cách thực hiện các mục tiêu đã hoạch định như thế nào

- Có thể thay đổi được: một hoạch định dự án hiệu quả là rất dễ dàng thay đổi và cập nhật

- Có thể sử dụng được: hoạch định phải tạo điều kiện dễ dàng cho công việc kiểm soát tiến trình thực hiện dự án và truyền đạt thông tin

Mục đích của hoạch định dự án là đảm bảo các công việc của dự án được hoàn thành đúng trình từ, thời gian và đạt chất lượng

1.2.2 Các công việc trong hoạch định dự án

Công tác hoạch định dự án được thực hiện thông qua các công việc sau:

- Xác định mục tiêu và phạm vi của dự án;

- Tìm kiếm thông tin;

- Thiết lập cấu trúc phân việc;

- Thiết lập bản báo cáo cho mỗi công tác;

- Thiết lập sơ đồ trách nhiệm;

- Ước tính thời gian, ngân sách, nguồn lực được đòi hỏi cho mỗi công tác;

- Đánh giá - sửa đổi;

- Chuẩn bị kế hoạch, ngân sách và thời gian biểu;

- Phê chuẩn

Tóm lược các công việc trên thành 6 bước thực hiện quá trình hoạch định dự án:

- Bước 1: Xác định mục tiêu

- Bước 2: Xác định công việc

- Bước 3: Tổ chức thực hiện

- Bước 4: Lập kế hoạch tài chính và nguồn lực dự án

- Bước 5: Lập tiến độ dự án

- Bước 6: Theo dõi, kiểm soát, đánh giá

a Xác định mục tiêu

Mục tiêu chung của công tác hoạch định là hoàn thành dự án trong thời gian quy định, hoàn thành trong chi phí cho phép và đạt được thành quả mong muốn Nhiệm vụ của bước này thực hiện nhiệm vụ xác định mục tiêu và phạm vi của dự án; tìm kiếm thông tin liên quan đến dự án Tuỳ theo quan điểm của đơn vị hoạch định (lập kế hoạch, tiến độ) mà mục tiêu tùy thuộc vào những quan điểm khác nhau như: cực tiểu hóa thời gian, cực đại lợi nhuận của nhà thầu hay sử dụng nhân lực, tài nguyên hiệu quả nhất

b Xác định công việc

Xác định công việc bằng cơ cấu phân chia công việc WBS (Work breakdown structure) WBS là phương pháp xác định có hệ thống các công việc của một dự án bằng cách chia nhỏ dự án thành các công việc nhỏ hơn Phương pháp phân chia công việc WBS được trình bày trong mục 4.2.3

c Tổ chức thực hiện kế hoạch

Bước tổ chức thực hiện kế hoạch triển khai các công việc như: xác định nhu cầu nhân sự; tổ chức ban QLDA; phân công công việc, trách nhiệm, quyền lực cho các thành viên trong ban QLDA; kế hoạch tổ chức để phối hợp và giao tiếp với các bên liên quan khác Kết quả của bước tổ chức thực hiện kế hoạch chính là biểu đồ phân công trách nhiệm

Phân công trách nhiệm được thực hiện bằng ma trận trách nhiệm Ma trận trách nhiệm mô tả và thống nhất cơ cấu trách nhiệm thực hiện các công việc dự án Ma trận bao gồm danh mục các công việc theo một trục (trục đứng) và danh sách các bộ phận thi hành theo trục còn lại (trục ngang) ví dụ như bảng 4.1

Bảng 4.1 Ma trận trách nhiệm của cán bộ các cấp trong quản lý dự án

Cán bộ

Trách nhiệm

Giám đốc Chủ nhiệm

dự án

Tr.phòng thiết kế

Tr.phòng kinh doanh

Tr.phòng thi công

Lập kế hoạch dự án Giám sát

chung

Trực tiếp Ý kiến Ý kiến Ý kiến

Ước tính chi phí Giám sát

chung

Chỉ đạo và phê duyệt Trực tiếp Ý kiến Ý kiến Lập kế hoạch thị

trường

Phê duyệt cuối cùng

Chỉ đạo và phê duyệt

Ý kiến Trực tiếp Ý kiến

Lập tiến độ dự án Phê duyệt

cuối cùng

Chỉ đạo và phê duyệt

Ý kiến Ý kiến

d Lập kế hoạch tài chính và nguồn lực dự án

Dự án được thực hiện với khả năng tài chính và nguồn lực giới hạn Do đó, kế hoạch phân bố tài chính và nguồn lực phải được xác định và dùng làm cơ sở cho việc thực hiện dự án

Các công việc cần thực hiện trong bước lập kế hoạch tài chính là: xem xét khả năng tài chính để thực hiện dự án (như vốn lưu động hàng thánh được dùng để thực hiện dự án); xem xét khả năng của các nguồn lực để có thể lập kế hoạch (như số lượng công nhân, số lượng máy đào, ); dự kiến khả năng cung ứng nguồn lực cần thiết cho mọi hoạt động và lồng ghép vào ngân sách

e Lập tiến độ dự án

Tiến độ DAXD bao gồm một tài liệu thiết kế bao gồm:

- Các công tác có mối quan hệ logic về thời gian, ví dụ như công tác B sẽ bắt đầu khi công tác A kết thúc

- Các công tác có khối lượng làm việc

- Các công tác có sử dụng tài nguyên (chi phí, nhân lực, ) và được thực hiện tại một thời điểm xác định

Ý nghĩa của lập tiến độ: tiến độ dự án giúp cho nhà quản lý và các bên liên quan biết được:

- Thời gian để hoàn thành dự án có nằm trong thời hạn cho phép hay không?

- Tổng số lượng nhân công, máy thi công, cần thiết trong dự án, cũng như biết được ngày cụ thể có yêu cầu số lượng nhân công là lớn nhất

- Thời điểm thi công công tác và thời gian dự trữ riêng phần và dự trữ toàn phần của từng công tác

- Chi phí yêu cầu tại từng thời điểm

- Tiến độ dự án là cơ sở cho quá trình thanh quyết toán theo giai đoạn

Các kỹ thuật lập tiến độ như theo mốc thời gian; sơ đồ Gantt; sơ đồ mạng (xem mục 4.2.3)

f Theo dõi, kiểm soát, đánh giá

Để đảm bảo công tác vận hành dự án theo đúng tiến độ và kế hoạch đã lập nhà hoạch định dự án cần theo dõi, kiểm soát và đánh giá tiến độ, kế hoạch trong quá trình thực hiện Quá trình theo dõi, kiểm soát và đánh giá có ý nghĩa nhằm: Cập nhật thông tin thực tế vào tiến độ ban đầu; đánh giá tình hình thực hiện; dự báo khối lượng công việc, chi phí và tiến độ thực hiện dự án

Mục đích của quá trình theo dõi và kiểm soát dự án:

- Có sự thông hiểu về tình hình dự án;

- Có cơ sở để tìm kế hoạch khả thi hơn đáp ứng được tình hình mới;

- Biết được những dấu hiệu tìm ẩn và những chậm trễ của dự án;

- Giúp cấp trên biết được tiến trình thực hiện của dựa án và đáp ứng được các yêu cầu thiết của dự án;

- Giúp khách hàng và các bên liên quan có thể cập nhật được những tiến trình thực hiện dự án

Công tác hoạch định dự án không thành công bởi một vài lí do sau:

- Mục tiêu của công ty không rõ ràng ở những cấp tổ chức thấp hơn;

- Hoạch định quá nhiều việc trong thời gian quá ít;

- Ước tính về tài chính không đủ;

- Hoạch định dựa trên những dữ liệu không đầy đủ;

- Tiến trình hoạch định không có hệ thống;

- Hoạch định được thực hiện bởi những nhóm hoạch định;

- Không ai biết được mục tiêu cuối cùng;

- Không ai biết được những yêu cầu về nhân sự;

- Không ai biết được những mốc thời gian quan trọng, bao gồm việc viết báo cáo;

- Đánh giá dự án dựa trên những phán đoán mà không dựa trên những tiêu chuẩn hoặc số liệu quá khứ;

- Không đủ thời gian để có những đánh giá thích hợp;

- Không có ai quan tâm đến nguồn nhân lực sẵn có với những kỹ năng cần thiết;

- Mọi người làm việc không hướng tới cùng một đặc tính kỹ thuật;

- Mọi người thường thay đổi thời gian thực hiện các công tác mà không quan tâm đến tiến độ thực hiện chung

1.2.3 Một số phương pháp (công cụ) thường dùng trong hoạch định dự án

Các phương pháp thường dùng trong quá trình hoạch định dự án:

- Phương pháp lập tiến độ dự án theo mốc thời gian (Milestone Schedule);

- Phương pháp cơ cấu theo cấu trúc phân việc (Work Break Down Structure);

- Phương pháp lập tiến độ dự án theo sơ đồ Gantt (biểu đồ thanh ngang);

- Phương pháp lập tiến độ dự án theo sơ đồ mạng (Network System)

a Phương pháp lập tiến độ dự án theo mốc thời gian

Phương pháp lập tiến độ dự án theo mốc thời gian là phương pháp được thiết lập dựa trên các giai đoạn hoặc các hoạt động chính của dự án (các công việc) với mốc thời gian bắt đầu và kết thúc

Biểu đồ mốc thời gian trình bày sơ lược, đơn giản giúp nhà quản lý nắm được tiến

độ chung của công việc để thực hiện các hoạt động chính của dự án Ví dụ bảng 4.2 thể hiện biểu đồ mốc thời gian của một dự án, đây là thời gian bắt đầu của các công việc trong dự án

Bảng 4.2 Biểu đồ mốc thời gian - mốc thời gian bắt đầu của các công việc Thời gian

Công việc

1, 2, 3, 4, 5, 6, , 10, 11, 12 1, 2, 3, 4, 5, 6, , 10, 11, 12

A

B

C

D

E

b Phương pháp cơ cấu theo cấu trúc phân việc (Work Break Down Structure - WBS)

Cấu trúc phân việc - WBS là một sơ đồ thể hiện các phần việc của dự án theo một cấu trúc nhiều cấp, trong đó mỗi phần việc chính được chia ra những phần việc nhỏ hơn

và công việc cụ thể là đơn vị nhỏ nhất của WBS

Cấu trúc phân việc là công cụ QLDA quan trọng nhất và là cơ sở cho tất cả các bước lập kế hoạch và kiểm soát

Sơ đồ cấu trúc phân việc mô tả toàn bộ công việc của dự án, phân công công việc

cụ thể theo từng cấp quản lý, nêu rõ trách nhiệm và quyền hạn của từng nhóm công tác đồng thời đánh giá thời gian và chi phí để hoàn thành công việc đã đề ra

Cấu trúc phân việc là một bước quan trọng trong tiến trình hoạch định dự án Cấu trúc phân việc phân chia dự án tổng thể thành các công việc nhỏ hơn và cụ thể hơn đồng thời các công việc phải độc lập, có thể quản lý được, tổng hợp được và đo được (xem hình 4.1)

Mục tiêu của phân tích WBS là nhằm xác định các công việc, cái mà có thể nhận biết thông qua việc lên kế hoạch, dự trù ngân sách, giám sát và kiểm soát

Biểu đồ cấu trúc phân việc tạo thuận lợi báo cáo kết quả cho ban QLDA, cho các cấp quản lý theo chức năng chuyên môn và qua đó, các bên liên quan đến dự án có thể nắm bắt được các thông tin cần thiết của dự án

Cấu trúc phân việc - WBS được sử dụng với mục đích:

- Xác định các công việc cần thực hiện, qui định rõ những chuyên môn cần thiết,

hỗ trợ cho việc lựa chọn thành viên tham gia vào dự án, thiết lập cơ sở để lập tiến độ

- WBS là phương tiện liên kết các công việc lại với nhau một các hiệu quả, đảm bảo không bỏ sót hay trùng lắp

- Mỗi công việc trên sơ đồ mạng được hình thành từ một công việc cụ thể trên WBS Các dạng sơ đồ cấu trúc phân việc

- Dạng nhánh cây từ trên xuống (hình 4.1)

Hình 4.1 Sơ đồ cấu trúc phân việc - WBS dạng nhánh cây từ trên xuống

- Dạng nhánh cây từ trái qua phải (Hình 4.2)

Hình 4.2 Sơ đồ cấu trúc phân việc - WBS dạng nhánh cây từ trái qua phải

Công trình Nhà Ở

Kết cấu

Điện

Nước

Móng Khung

Đường dây Thiết bị

Cấp nước Thoát nước

Công trình Nhà Ở

Móng Khung Đường dây Thiếtbị Cấpnước Thoátnước

- Dạng biểu đề mục (Hình 4.3)

Hình 4.3 Sơ đồ cấu trúc phân việc - WBS dạng biểu đề mục

Hình 4.3 Dạng biểu đề mục

Cách thức hình thành cấp bậc của WBS:

Số lượng cấp bậc của WBS phụ thuộc vào mức độ chi tiết của hạng mục WBS, mức độ rủi ro, mức độ kiểm soát và độ chính xác của dự toán dự án

Không có qui tắc chung cho mọi trường hợp, mọi dự án khi hình thành cấp bậc của WBS Tuy nhiên, có một số nội dung cần chú ý như sau:

- Khi một hạng mục WBS có chứa nhiều loại công việc thì nên phân xuống cấp thấp hơn

- Nếu sự đúng đắn của dự toán có được cải thiện khi thêm cấp WBS nữa thì nên thêm cấp thấp hơn

- Nếu thời lượng hoàn thành hạng mục không được xác định phù hợp và thỏa mãn yêu cầu nên phân WBS thành cấp nhỏ hơn

- Khi hạng mục WBS không ước lượng được nguồn lực riêng thì phân hạng mục WBS trên thành các hạng mục WBS phụ

- Mỗi hạng mục phụ chỉ có một phần tử “cha”

- Mỗi hạng mục WBS là duy nhất trong dự án

- Sau khi hoàn thành WBS nên kiểm tra lại mỗi nút cuối cùng (nút lá) của WBS phải là một công tác phải thỏa các yêu cầu sau: dễ dàng ước lượng tài nguyên, chi phí

và thời gian; có mục đích dễ hiểu với mọi người liên quan; có thể phân công trách nhiệm rõ ràng

1.0.0 Công trình nhà ở

1.1.0 Kết cấu 1.1.1 Móng 1.1.2 Khung 1.2.0 Điện 1.2.1 Đường dây 1.2.2 Thiết bị 1.3.0 Nước 1.3.1 Cấp nước 1.3.2 Thoát nước

c Phương pháp lập tiến độ dự án theo sơ đồ Gantt (biểu đồ thanh ngang)

Sơ đồ Gantt là phương pháp lập kế hoạch theo sơ đồ thanh ngang, theo đó các công việc của dự án và thời gian thực hiện công việc được biểu diễn bằng thanh ngang

Sơ đồ Gantt được sáng lập bởi Henry Laurence Gantt (một kỹ sư cơ kí và cố vấn dự án người Mỹ) vào những năm 1910

Sơ đồ Gantt là phương pháp hiệu quả dùng để lập tiến độ quản lý tổng thể dự án, rất dễ đọc, dễ hiểu

Ví dụ một dự án gồm có 6 công việc Thời gian thực hiện các công việc như sau:

A (10 tuần), B (9 tuần), C (3 tuần), D (5 tuần), E (8 tuần), F (3 tuần) Biết rằng công việc A, B, E thực hiện đầu tiên; công việc C, D sau A, B; công việc F sau E Bảng 4.3 thể hiện sơ đồ Gantt của dự án

Bảng 4.3 Sơ đồ Gantt

Tuần

Công

việc

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

A

B

C

D

E

F

Ưu điểm:

- Đơn giản, dễ nhận biết công việc và thời gian thực hiện các công việc;

- Thấy rõ tổng thời gian thực hiện công việc

Nhược điểm:

- Không thể hiện mối quan hệ giữa các công việc, không ghi rõ qui trình công nghệ;

- Không thấy rõ việc nào là chủ yếu có tính chất quyết định đối với tổng tiến độ thực hiện dự án để giúp nhà quản lý tập trung chỉ đạo;

- Không thuận lợi khi phân tích đánh giá các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật của dự án

Vì vậy đối với sơ đồ dự án có qui mô lớn thì thường sử dụng sơ đồ mạng

d Phương pháp lập tiến độ dự án theo sơ đồ mạng (Network system)

Sơ đồ mạng là một đồ thị bao gồm toàn bộ khối lượng của một bài toán lập kế hoạch, ấn định một cách logic trình tự kỹ thuật và mối quan hệ về tổ chức giữa các công

tác sản xuất, ấn định thời gian thực hiện các công việc và tối ưu hoá kế hoạch đề ra Trong quá trình quản lý và thực hiện kế hoạch vẫn có thể điều chỉnh sơ đồ mạng cho sát với thực tế

Các phương pháp phân tích sơ đồ mạng:

- Phương pháp đường găng CPM (Critical Path Method): Phương pháp này sử dụng mô hình xác định (tất định) theo đó thời gian hoàn thành các công việc là hằng số

- Phương pháp tổng quan và đánh giá dự án PERT (Project Evalution and Review Techniques): Phương pháp này sử dụng mô hình xác suất theo đó thời gian hoàn thành công việc được cho dưới dạng hàm phân phối xác suất

Hai phương pháp phân tích sơ đồ mạng: đường găng CPM, tổng quan và đánh giá

dự án PERT được trình bày rất kỹ trong môn học tổ chức thi công Công tác hoạch định

sẽ nhận được một số thông tin khi sử dụng sơ đồ mạng như sau:

* Phương pháp CPM

Qua việc tính toán thông số sơ đồ mạng giúp nhà QLDA có thể xác định được:

- Thời gian tối thiểu để hoàn thành dự án;

- Thời gian dự trữ của các công tác;

- Đường găng và các công tác đường găng Tổng thời gian của tất cả các công tác nằm trên đường găng chính là thời gian tối thiểu để hoàn thành dự án Nếu công tác trên đường găng bị trễ thì toàn bộ dự án sẽ trễ theo Do vậy muốn rút ngắn thời gian hoàn thành dự án thì nhà quản lý phải tập trung các giải pháp làm giảm thời gian các công tác trên đường găng Đối với các công tác không găng có thể xê dịch thời gian thực hiện nhưng với điều kiện không được vượt quá thời gian dự trữ

* Phương pháp PERT

Phương pháp PERT cung cấp các thông tin sau:

- Thời gian hoàn thành dự án

- Xác suất mà dự án sẽ hoàn thành trong thời gian cho sẵn

- Đường găng và các công tác găng Nếu bất kỳ công tác găng nào bị kéo dài thì tổng thời gian hoàn thành dự án cũng bị kéo dài

- Các công tác không găng và thời gian dự trữ của chúng Điều này có nghĩa là, nếu cần thiết nhà QLDA có thể sử dụng tạm nguồn tài nguyên của chúng để xúc tiến toàn bộ dự án

- Biết được tiến độ thực hiện chi tiết về thời gian bắt đầu và kết thúc của các công tác

1.3 Quản lý tiến độ dự án

Mục đích của việc lập và quản lý tiến độ là thiết lập trình tự thực hiện các nhiệm

vụ theo mục tiêu đặt ra, phù hợp với điều kiện thực hiện cụ thể, những yêu cầu nhất định về nhân lực, thiết bị, vật tư, tài chính và quy định của pháp luật để hoàn thành dự