Bài giảng Quản lý dự án xây dựng nâng cao

Dự án đầu tư có thể được xem xét dưới nhiều góc độ khác nhau: - Xét trên tổng thể chung của quá trình đầu tư: dự án đầu tư có thể được hiểu như là kế hoạch chi tiết triển khai các hoạt

Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS Nguyễn Bá Uân

BIÊN SOẠN: PGS.TS NGUYỄN BÁ UÂN

Hµ n é i - 2012

Bộ môn: Quản lý xây dựng

QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG NÂNG CAO

(TẬP BÀI GIẢNG DÙNG CHO CAO HỌC)

TẬP BÀI GIẢNG

Chương 1

TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG

1.1 KHÁI NIỆM VÀ PHÂN LOẠI DỰ ÁN

1.1.1 Khái niệm dự án

Dự án là gì?

Dự án hiểu theo nghĩa thông thường là “điều mà người ta có ý định làm” Theo “Cẩm nang các kiến thức cơ bản về quản lý dự án” của Viện Nghiên cứu Quản lý dự án Quốc tế (PMI) thì: “Dự án là sự nỗ lực tạm thời được thực hiện để tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất”

Theo định nghĩa này, dự án có 2 đặc tính:

1 Tạm thời (hay có thời hạn) - Nghĩa là mọi dự án đều có điểm bắt đầu và kết

thúc xác định Dự án kết thúc khi mục tiêu dự án đạt được hoặc khi đã xác định được rõ ràng là mục tiêu khống chế đạt được và dự án được chấm dứt Trong mọi trường hợp, độ dài của một dự án là xác định, dự án không phải là một cố gắng liên tục, liên tiếp;

2 Duy nhất - Nghĩa là sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất đó khác biệt so với những

sản phẩm đã có hoặc dự án khác Dự án liên quan đến viêc gì đó chưa từng làm trước đây và do vậy là duy nhất

Theo định nghĩa của tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn ISO, trong tiêu chuẩn ISO 9000:2000 và theo tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN ISO 9000:2000) thì dự án được xác định nghĩa như sau: Dự án là một quá trình đơn nhất, gồm một tập hợp các hoạt động có phối hợp và kiểm soát, có thời hạn bắt đầu vào kết thúc, được tiến hành để đạt được mục tiêu phù hợp với các yêu cầu quy định, bao gồm cả các ràng

Như vậy có nhiều cách hiểu khác nhau về dự án, nhưng các dự án có nhiều đặc điểm chung như:

- Các dự án đều được thực hiện bởi con người;

- Bị ràng buộc bởi các nguồn lực hạn chế: con người, tài nguyên;

- Được hoạch định, được thực hiện và được kiểm soát

Như vậy có thể biểu diễn dự án bằng công thức sau:

= KẾ HOẠCH + TIỀN + THỜI GIAN

(Vật chất, Tinh thần, Dịch vụ)

Dự án đầu tư là gì?

(Chỉ bao gồm hoạt động đầu tư trực tiếp)

Dự án đầu tư là một tập hợp những đề xuất có liên quan đến việc bỏ vốn để tạo mới, mở rộng hoặc cải tạo những cơ sở vật chất nhất định nhằm đạt đựơc sự tăng trưởng về số lượng hoặc duy trì, cải tiến, nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ trong khoảng thời gian xác định

Theo một quan điểm khác thì dự án đầu tư là tổng thể các giải pháp nhằm sử dụng các nguồn tài nguyên hữu hạn sẵn có để tạo ra những lợi ích thiết thực cho nhà đầu tư và cho xã hội

Dự án đầu tư có thể được xem xét dưới nhiều góc độ khác nhau:

- Xét trên tổng thể chung của quá trình đầu tư: dự án đầu tư có thể được hiểu

như là kế hoạch chi tiết triển khai các hoạt động đầu tư nhằm đạt được mục tiêu đã

đề ra trong khoảng thời gian nhất định, hay đó là một công trình cụ thể thực hiện các hoạt động đầu tư

- Xét về mặt hình thức: dự án đầu tư là một tập hồ sơ tài liệu trình bày một cách

chi tiết và có hệ thống các hoạt động và chi phí theo kế hoạch để đạt được những kết quả và thực hiện những mục tiêu nhất định trong tương lai

- Xét trên góc độ quản lý: dự án đầu tư là một công cụ hoạch định việc sử dụng

vốn, vật tư, lao động nhằm tạo ra những sản phẩm mới cho xã hội

- Xét trên góc độ kế hoạch hóa: dự án đầu tư là kế hoạch chi tiết để thực hiện

chương trình đầu tư xây dựng nhằm phát triển kinh tế xã hội làm căn cứ cho việc ra quyết định đầu tư và sử dụng vốn đầu tư

- Xét trên góc độ phân công lao động xã hội: dự án đầu tư thể hiện sự phân

công, bố trí lực lượng lao động xã hội nhằm giải quyết mối quan hệ giữa các chủ thể kinh tế khác nhau với xã hội trên cơ sở khai thác các yếu tố tự nhiên

- Xét về mặt nội dung: dự án đầu tư là một tập hợp các hoạt động cụ thể, có mối

liên hệ biện chứng, nhân quả với nhau để đạt được mục đích nhất định trong tương lai

Dự án đầu tư là công cụ để tiến hành các hoạt động đầu tư, do đó bên trong nó chứa các yếu tố cơ bản của hoạt động đầu tư

Trước hết, dự án đầu tư phải thể hiện rõ mục tiêu đầu tư là gì, có thể là mục tiêu dài hạn, trung hạn hay ngắn hạn hoặc là mục tiêu chiến lược hay mục tiêu trước mắt Mục tiêu trước mắt được biểu hiện thông qua các chỉ tiêu kinh tế cụ thể như năng lực sản xuất, quy mô sản xuất hay hiệu quả kinh tế Còn mục tiêu dài hạn có thể là các lợi ích kinh tế cho xã hội mà dự án đầu tư phải mang lại

Hai là, nguồn lực và cách thức để đạt được mục tiêu Nó bao gồm các điều kiện

và biện pháp vật chất để thực hiện như vốn, nhân lực, công nghệ…

Ba là, với khoảng thời gian bao lâu thì các mục tiêu có thể đạt được và cuối cùng là ai có thể thực hiện hoạt động đầu tư này và kết quả của dự án

Vậy các đặc trưng chủ yếu của dự án đầu tư đó là:

- Xác định được mục tiêu, mục đích cụ thể;

- Xác định được hình thức tổ chức để thực hiện;

- Xác định được nguồn tài chính để tiến hành hoạt động đầu tư;

- Xác định được khoảng thời gian để thực hiện mục tiêu dự án

Dự án xây dựng là gì?

Dự án xây dựng là cách gọi tắt của Dự án đầu tư xây dựng công trình, được

giải thích trong Luật Xây dựng Việt Nam ngày 26-11-2003 như sau:

“Dự án đầu tư xây dựng công trình là tập hợp các đề xuất có liên quan đến việc bỏ vốn để xây dựng mới, mở rộng hoặc cải tạo những công trình xây dựng nhằm mục đích phát triển, duy trì, nâng cao chất lượng công trình hoặc sản phẩm, dịch vụ trong một thời hạn nhất định Dự án đầu tư xây dựng công trình bao gồm phần thuyết minh và phần thiết kế cơ sở”

Như vậy có thể hiểu dự án xây dựng bao gồm hai nội dung là đầu tư và hoạt động xây dựng Nhưng do đặc điểm của các dự án xây dựng bao giờ cũng yêu cầu

có một diện tích nhất định, ở một địa điểm nhất định (bao gồm đất, khoảng không, mặt nước, mặt biển và thềm lục địa) do đó có thể biểu diễn dự án xây dựng như sau:

2 Tiền

Đó chính là sự bỏ vốn để xây dựng công trình Nếu coi phần “Kế hoạch của

dự án” là phần tinh thần, thì “Tiền” được coi là phần vật chất có tính quyết định sự thành công của dự án

3 Thời gian

Thời gian rất cần thiết để thực hiện dự án, nhưng thời gian còn đồng nghĩa với

cơ hội của dự án Đây cũng là một đặc điểm rất quan trọng cần được quan tâm

4 Đất

DỰ ÁN

CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG

Đất cũng là một yếu tố vật chất hết sức quan trọng Đây là một tài nguyên đặc biệt quý hiếm Đất ngoài các giá trị về địa chất, còn có giá trị về vị trí, địa lý, kinh

tế, môi trường, xã hội….Vì vậy, quy hoạch, khai thác và sử dụng đất cho các dự án xây dựng có những đặc điểm và yêu cầu riêng, cần hết sức lưu ý khi thực hiện dự

án xây dựng

5 Sản phẩm của dự án xây dựng có thể là:

- Xây dựng công trình mới;

- Cải tạo, sửa chữa công trình cũ;

- Mở rộng, nâng cấp công trình cũ

Nhằm mục đích phát triển, duy trì hoặc nâng cao chất lượng công trình trong một thời hạn nhất định Một đặc điểm của sản phẩm dự án xây dựng là sản phẩm đứng cố định và chiếm một diện tích đất nhất định Sản phẩm không đơn thuần là

sự sở hữu của chủ đầu tư mà nó có một ý nghĩa xã hội sâu sắc Các công trình xây dựng có tác động rất lớn vào môi trường sinh thái và vào cuộc sống cộng đồng của dân cư, các tác động về vật chất và tinh thần trong một thời gian rất dài Vì vậy, cần đặc biệt lưu ý khi thiết kế và thi công các công trình xây dựng

6 Công trình xây dựng

Công trình xây dựng là sản phẩm của dự án đầu tư xây dựng, được tạo thành bởi sức lao động của con người, vật liệu xây dựng, thiết bị lắp đặt vào công trình, được liên kết định vị với đất, có thể bao gồm phần dưới mặt đất, phần trên mặt đất, phần dưới mặt nước và phần trên mặt nước, được xây dựng theo thiết kế Công trình xây dựng bao gồm công trình xây dựng công cộng, nhà ở, công trình công nghiệp, giao thông, thủy lợi, năng lượng và các công trình khác

Công trình xây dựng bao gồm một hạng mục hoặc nhiều hạng mục công trình, nằm trong dây chuyền công nghệ đồng bộ, hoàn chỉnh được nêu trong dự án Như vậy công trình xây dựng là mục tiêu và là mục đích của dự án, nó có một đặc điểm riêng đó là:

- Các công trình xây dựng là mục đích của cuộc sống con người, khi nó là các công trình xây dựng dân dụng như: nhà ở, khách sạn,…;

- Các công trình xây dựng là phương tiện của cuộc sống khi nó là các công trình xây dựng cơ sở để tạo ra các sản phẩm khác như: xây dựng công nghiệp, giao thông, thủy lợi…

Một cách chung nhất có thể hiểu dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệm vụ cụ thể cần phải được thực hiện với phương pháp riêng , nguồn lực riêng

và theo một kế hoạch tiến độ xác định

1.1.2 Các đặc trưng cơ bản của dự án

Dự án có các đặc trưng sau:

nhiệm vụ cần được thực hiện để đạt tới một kết quả xác định nhằm thỏa mãn một nhu cầu nào đó Dự án, đến lượt mình, cũng là một hệ thống phức tạp nên có thể chia thành nhiều bộ phận khác nhau để quản lí và thực hiện nhưng cuối cùng vẫn phải đảm bảo các mục tiêu cơ bản về thời gian, chi phí và chất lượng

Bất cứ dự án nào cuối cùng đều phải thực hiện một mục tiêu nhất định, kết quả của nó có thể là một sản phẩm hay một dịch vụ mà khách hàng mong muốn Khi mục tiêu dự án đã được xác định thì khó có thể thay đổi hay sửa chữa Tuy nhiên, nếu có sự biến đổi của hoàn cảnh dự án (hoàn cảnh bên trong và hoàn cảnh bên ngoài) thì mục tiêu dự án cũng có thể thay đổi hoặc điều chỉnh theo Khi mục tiêu dự án có sự biến đổi về tính chất thì nó không còn là dự án ban đầu nữa mà trở thành một dự án mới

trải qua các giai đoạn: hình thành, phát triển, có thời điểm bắt đầu và kết thúc

Dự án được xem là chuỗi các hoạt động nhất thời Tổ chức của dự án mang

tính chất tạm thời, sau khi đạt được mục tiêu đề ra, tổ chức này sẽ giải tán hay thay đổi cơ cấu tổ chức cho phù hợp với mục tiêu mới

Mỗi dự án đều có một chu kỳ hoạt động, chu kỳ hoạt động của dự án bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau:

* Giai đoạn khởi đầu dự án (Initiation Phase)

- Khái niệm (Conception)

- Định nghĩa dự án (Definition)

- Thiết kế (Design)

- Thẩm định (Appraisal)

- Lựa chọn (Selection)

- Bắt đầu triển khai

* Triển khai (Implementation Phase)

3 Dự án liên quan đến nhiều bên và có sự tương tác phức tạp giữa các bộ phận

quản lí chức năng và quản lí dự án

Dự án nào cũng có sự tham gia của nhiều bên hữu quan như chủ đầu tư, người hưởng lợi dự án, nhà thầu, các nhà tư vấn, các cơ quan quản lí nhà nước… Tùy theo tính chất dự án và yêu cầu của chủ đầu tư mà sự tham gia của các thành phần trên cũng khác nhau Ngoài ra, giữa các bộ phận quản lý chức năng và nhóm quản lý dự án thường phát sinh các công việc yêu cầu sự phối hợp thực hiện nhưng

mức độ tham gia của các bộ phận là không giống nhau Vì mục tiêu của dự án, các nhà quản lý dự án cần duy trì mối quan hệ với các bộ phận quản lý khác

4 Sản phẩm của dự án mang tính đơn chiếc, độc đáo

Khác với quá trình sản xuất liên tục và gián đoạn, sản phẩm của dự án không phải là sản phẩm hàng loạt mà có tính khác biệt ở một khía cạnh nào đó Kể

cả một quá trình sản xuất liên tục cũng có thể được thực hiện theo dự án, ví dụ như dự án phục vụ một đơn hàng đặc biệt, dự án nâng cao chất lượng sản phẩm,… Sản phẩm của những dự án này dù được sản xuất hàng loạt nhưng vẫn có điểm khác biết (về đơn đặt hàng, về chất lượng sản phẩm…) Có thể nói sản phẩm hoặc dịch vụ do dự án đem lại là duy nhất, lao động đòi hỏi kỹ năng chuyên môn với những nhiễm vụ không lặp lại

5 Dự án bị hạn chế bởi các nguồn lực

Mỗi dự án đều cần dùng một nguồn lực nhất định để thực hiện Nó bao gồm nhân lực (giám đốc dự án, thành viên dự án), vật lực (thiết bị, nguyên liệu) và tài lực Ví dụ, chúng ta muốn xây dựng một công trình nhà ở thì nguồn lực của nó bao gồm công ty xây dựng được uỷ quyền, các cửa hàng cung ứng nguyên liệu, thiết bị, máy móc phục vụ cho xây dựng công trình Tuy cùng là một công trình xây dựng nhưng do công ty xây dựng khác nhau, cửa hàng cung ứng nguyên liệu, thiết bị, máy móc khác nhau, nguồn nhân, tài, vật lực khác nhau nên các công trình kiến trúc cũng có kiểu dáng, phong cách, chất lượng không giống nhau Ngoài ra, trong quá trình thực hiện, công ty xây dựng được uỷ quyền còn phải chịu sự ràng buộc

về giá thành, phải tính toán sao cho với cái giá thấp nhất có thể tạo ra một công trình kiến trúc có chất lượng cao nhất, phù hợp nhất với yêu cầu của khách hàng

6 Dự án luôn có tính bất định và rủi ro

Mỗi dự án đều có tính không xác định của nó, tức là trong khi thực hiện dự

án cụ thể do sự tác động của hoàn cảnh bên trong và bên ngoài nên việc thực hiện

đó tất nhiên có sự thay đổi so với kế hoạch ban đầu Dự án có thể hoàn thành trước thời gian hoặc có thể bị kéo dài thời hạn thi công Cũng có thể do sự biến đổi về

điều kiện kinh tế nên giá thành thực hiện dự án sẽ cao hơn giá dự kiến ban đầu, thậm chí kết quả thực hiện dự án cũng không giống với kết quả dự định Những hiện tượng trên đều là tính không xác định của dự án, đôi khi ta có thể gọi đó là tính rủi ro của dự án Vì thế, trước khi thực hiện dự án cần phân tích đầy đủ các nhân tố bên trong và bên ngoài mà chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến dự án Trong quá trình thực hiện mục tiêu dự án cũng cần tiến hành quản lý và khống chế có hiệu quả nhằm tránh được những sai sót xảy ra

7 Tính trình tự trong quá trình thực hiện dự án

Mỗi dự án đều là nhiệm vụ có tính trình tự và giai đoạn Đây chính là khác biệt lớn nhất giữa dự án với nhiệm vụ công việc mang tính trùng lặp Cùng với sự kết thúc hợp đồng và bàn giao kết quả thì dự án cũng kết thúc, vì thế dự án không phải là nhiệm vụ công việc lặp đi lặp lại và cũng không phải là công việc không có kết thúc Ví dụ, việc xây dựng một nhà máy giày dép là một dự án nhưng quá trình sản xuất giày dép mang tính trùng lặp hàng ngày lại không được coi là một dự án Mỗi dự án nên căn cứ vào điều kiện cụ thể để tiến hành quản lý hệ thống và thực hiện dự án phải có tính trình tự va giai đoạn

8 Người ủy quyền riêng của dự án

Mỗi dự án đều có người ủy quyền chỉ định riêng hay còn gọi là khách hàng

Đó chính là người yêu cầu về kết quả dự án và cũng là người cung cấp nguyên vật liệu để thực hiện dự án Họ có thể là một người, một tập thể, một tổ chức hay nhiều

tổ chức có chung nhu cầu về kết quả một dự án Khi một công ty xây dựng xây một toà nhà cho một cơ quan nào đó thì cơ quan này chính là người ủy quyền của dự án; một nhà máy sản xuất vũ khí cho quân đội được Chính phủ cấp cho một khoản vốn để nghiên cứu, sản xuất một loại vũ khí mới thì lúc đó Chính phủ là người ủy quyền của dự án

Tuy nhiên trong một số trường hợp, người ủy quyền của dự án cũng chính là người được ủy quyền Ví dụ, một tập đoàn doanh nghiệp bỏ ra một vốn để thành lập một nhóm dự án chuyên nghiên cứu sản xuất một loại sản phẩm mới với mong muốn trong vòng một năm, tổ dự án đó có thể cho ra đời loại sản phẩm đó Trong

trường hợp này, tập đoàn doanh nghiệp vừa là người ủy quyền vừa là người được

ủy quyền của dự án

1.1.3 Phân loại dự án

Dự án có thể phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau Bảng 1.1 phân loại các

dự án thông thường theo một tiêu chí cơ bản

Bảng 1.1 Phân loại dự án

1 Theo cấp độ dự án Dự án thông thường; chương trình; hệ thống

2 Theo quy mô dự án Nhóm A; nhóm B; nhóm C

3 Theo lĩnh vực Xã hội; kinh tế; tổ chức hỗn hợp

4 Theo loại hình Giáo dục đào tạo; nghiên cứu và phát triển; đối mới;

7 Theo chủ đầu tư Nhà nước; doanh nghiệp; cá thể riêng lẻ

8 Theo đối tượng đầu tư Dự án đầu tư tài chính; dự án đầu tư vào đối tượng

vật chất cụ thể

9 Theo nguồn vốn

Vốn từ ngân sách Nhà nước; vốn ODA; vốn tín dụng; vốn tự huy động của DN Nhà nước; vốn liên doanh với nước ngoài; vốn góp của dân; vốn của các

tổ chức ngoài quốc doanh; vốn FDI,…

1.1.4 Sự khác biệt giữa các chương trình, dự án và nhiệm vụ

a Chương trình (Program): là một kế hoạch dài hạn bao gồm nhiều dự án

Đôi khi về mặt thuật ngữ, chương trình được dùng động nghĩa với dự án

Hình 1.1 Phân biệt chương trình, dự án và nhiệm vụ

b Dự án (Project): là một quá trình gồm các công tác, nhiệm vụ có liên

quan với nhau, được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra trong điều kiện ràng buộc về thời gian, nguồn lực và ngân sách

c Nhiệm vụ (Task): là nỗ lực ngắn hạn trong vài tuần hoặc vài tháng được

thực hiện bởi một tổ chức nào đó, đồng thời tổ chức này có thể kết hợp với các nhiệm vụ khác để thực hiện dự án

1.1.5 Các loại dự án

a Dự án hợp đồng (Contractual project)

b Dự án nghiên cứu và phát triển (Research & Development Project)

c Dự án xây dựng (Construction Project)

d Dự án hệ thống thông tin (Information System Project)

e Dự án đào tạo và quản lý (Management and Trainning Project)

f Dự án bảo dưỡng lớn (Major Maintenance Project)

g Dự án viện trợ phát triển phúc lợi công cộng (Public/Welfare/ Development Project)

1.2 QUẢN LÝ DỰ ÁN (Project Management)

1.2.1 Khái niệm, nội dung của quản lý dự án

a Khái niệm về quản lý dự án

Chương trình 1 Chương trình 2

Chương trình i

………

Chương trình n (Program )

Nhiệm vụ 1 Nhiệm vụ 2

Nhiệm vụ i

…………

Nhiệm vụ n (Task)

Hệ thống

(System)

Từ những năm 50 trở lại đây, cùng với sự phát triển như vũ bão của khoa học kỹ thuật và kinh tế xã hội, các nước đều cố gắng nâng cao sức mạnh tổng hợp của bản thân nhằm theo kịp cuộc cạnh tranh toàn cầu hóa Chính trong tiến trình này, các tập đoàn doanh nghiệp lớn hiện đại hoá không ngừng xây dựng những dự

án công trình quy mô lớn, kỹ thuật cao, chất lượng tốt Dự án đã trở thành phần cơ bản trong cuộc sống xã hội Cùng với xu thế mở rộng quy mô dự án và sự không ngừng nâng cao về trình độ khoa học công nghệ, các nhà đầu tư dự án cũng yêu cầu ngày cang cao đối với chất lượng dự án

Vì thế, quản lý dự án trở thành yếu tố quan trọng quyết định sự tồn tại của

dự án Quản lý dự án là sự vận dụng lý luận, phương pháp, quan điểm có tính hệ thống để tiến hành quản lý có hiệu quả toàn bộ công việc liên quan tới dự án dưới

sự ràng buộc về nguồn lực có hạn Để thực hiện mục tiêu dự án, các nhà đầu tư dự

án phải lên kế hoạch tổ chức, chỉ đạo, phối hợp, điều hành, khống chế và đánh giá toàn bộ quá trình từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc dự án

Bất kỳ một dự án nào cũng trải qua một số giai đoạn phát triển nhất định Để đưa dự án qua các giai đoạn đó, đương nhiên ta phải bằng cách này hoặc cách khác, quản lý được nó (dự án) Quản lý dự án thực chất là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm, dịch vụ bằng phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép

Quản lý dự án là một quá trình hoạch định (Planning), tổ chức

việc và nguồn lực để hoàn thành các mục tiêu đã định

Quản lý dự án là việc áp dụng những kiến thức, kỹ năng, phương tiện và kỹ thuật trong quá trình hoạt động của dự án để đáp ứng được (hoặc vượt quá thì càng tốt) những nhu cầu và mong đợi của người hùn vốn cho dự án Trong thực tế quản

lý dự án luôn gặp vấn đề gay cấn vì những lý do về quy mô của dự án, thời gian

hoàn thành, chi phí và chất lượng, những điều này làm cho người hùn vốn khi thì vui mừng, khi thì thấp thỏm lo âu và thậm trí thất vọng

Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án thể hiện ở chỗ các công việc phải được hoàn thành theo yêu cầu, đảm bảo chất lượng, trong phạm vi chi phí được duyệt, đúng thời gian và giữ cho phạm vi dự án không bị thay đồi

Ba yếu tố: thời gian, chi phí và chất lượng (kết quả hoàn thành) là những mục tiêu cơ bản và giữa chúng lại có mối quan hệ chặt chẽ với nhau (hình 1.2) Tuy mối quan hệ giữa 3 mục tiêu có thể khác nhau giữa các dự án, giữa các thời kì của một

dự án, nhưng nói chung để đạt kết quả tốt đối với mục tiêu này thường phải “ hy sinh” một hoặc hai mục tiêu kia Do vậy, trong quá trình quản lý dự án các quản lý

hy vọng đạt được sự kết hợp tốt nhất giữa các mục tiêu của quản lý dự án

Trong lịch sử phát triển của mình, loài người đã quản lý và đã thành công với những “dự án” như Kim tự tháp Ai Cập, Vạn lý trường thành Trung Quốc,…

Sự cần thiết của một hệ thống phương pháp luận độc lập về quản lý dự án đã được nhận thức ở các nước phát triển phương Tây từ những năm 50 của thế kỷ XX Băt đầu từ lĩnh vực quân sự dần dần quản lý dự án được ứng dụng rộng rãi trong các lĩnh vực kinh tế xã hội khác Ngày nay, ở tất cả các nước phát triển, quản lý

dự án được công nhận như một hệ thống phương pháp luận của hoạt động đầu tư

Công cuộc xây dựng đất nước của chúng ta hiện nay được đánh dấu bằng loạt các dự án lớn nhỏ, ở khắp vùng miền, khắp các lĩnh vực, khắp các cấp quản lý Chính vì lí do đó, nghiên cứu phương pháp luận quản lý dự án mang ý nghĩa cực

kỳ quan trọng: nâng cao hiệu quả của công cuộc xây dựng đất nước, nhanh chóng đưa nước ta đến đích trên con đường xây dựng chủ nghĩa xã hội

b Tiền đề cơ bản của hệ thống phương pháp luận quản lý dự án

Những thay đổi trong quá trình phát triển của đất nước là tiền đề cho việc vận dụng hệ thống phương pháp luận quản lý dự án Một số trong những tiền đề cơ bản đó là:

- Xóa bỏ hệ thống kế hoạch hóa tập trung, xây dựng một nền kinh tế hàng hóa vận hành theo cơ chế thị trường;

- Sự xuất hiện các thành phần kinh tế khác không phải kinh tế Nhà nước;

- Sự thay đổi các hình thức tổ chức tương ứng với các thay đổi hình thức

sở hữu và kèm theo đó là vấn đề phi tập trung hóa quản lý, phân quyền cho các cấp quản lý tại chỗ;

- Quá trình chống độc quyền trong sản xuất hàng hóa;

- Sự hình thành thị trường tài chính trong đó có thị trường chứng khoán; thị trường bất động sản; các hình thức đầu thầu và thị trường các dự án đầu tư,…

Trong bối cảnh hiện nay, vấn đề quản lý nền kinh tế ngày càng trở lên phức tạp với sự tăng lên không ngừng của các số lượng của các chủ thể quản lý, sự đa dạng của các đối tượng quản lý… mà trước hết là các loại dự án đầu tư Với khả năng

kinh tế, tài chính và nguồn lực của nước ta vốn có hạn, chính sách đầu tư là phải

tập trung vào các dự án thực hiện trong thời hạn ngắn, khả năng mang lại hiệu

quả kinh tế cao nhất Để giải quyết bài toàn phức tạp này thì hệ thống phương pháp luận quản lý dự án là một công cụ đã được kiểm chứng trong việc thực hiện các dự

án đảm bảo chất lượng yêu cầu, trong thời hạn cho phép ngân sách có hạn đã ấn định (hình 1.2)

i c hñ ® Çu

t −

Ch

i p hÝ

Th êi

g ia n

C¸c nguån lùc ChÊt l−îng

Hình 1.2 Biểu tượng của hệ thống phương pháp luận quản lý

c Triển vọng phát triển nghiên cứu hệ thống phương pháp luận quản lý dự án

Kinh nghiệm của Đức, Nhật, Hàn Quốc, Mỹ và nhiều quốc gia phát triển khác cho thấy rằng các phương pháp quản lý dự án là phương thuốc hiệu nghiệm thoát khỏi khủng hoảng kinh tế, là phương pháp tốt nhất giải quyết các vấn đề kinh tế- xã hội lớn đang đặt ra trong từng thời kỳ Đây chính là công cụ quản lý tối ưu trong các hệ thống đất nước đang phát triển, khi điều kiện môi trường luôn luôn thay đổi, thiếu vắng sự ổn định kinh tế - chính trị cần thiết cho các nhà đầu tư, với

sự yếu kém của hệ thống lập pháp, thị trường tài chính chưa phát triển, lạm phát chưa được kiểm soát, hệ thống thuế không ổn định…

Không những thế, ở các nước có nền kinh tế thị trường đã phát triển, hệ thống phương pháp luận quản lý dự án không chỉ là công cụ quản lý dự hình thành, phát triển và thực hiện các dự án với mục đích hoàn hành chúng đúng thời hạn, đảm bảo chất lượng trong hạn mức chi phí cho phép và nó trở thành một cái gì đó giống như tiếng nói tập trung của khách hàng (chủ đầu tư) thôi thúc hóa mọi lỗ lực của nhà thầu để thực hiện dự án trong sự liên kết với nhà sản xuất, người cung

ứng… Điều này cho phép không chỉ đơn thuần là các định chính xác mà còn ở một mức độ nào đó giảm được chi phí thực hiện dự án

Các viện, trường, các công ty, các chuyên gia hoạt động trong lĩnh vự quản

lý dự án đã xây dựng các cơ cấu chuyên nghiệp cần thiết và hình thành “Thế giới quản lý dự án” bao gồm các tổ chức tầm cỡ quốc gia và quốc tế về: đầu tư, công nghiệp, xây dựng, tư vấn, kiến trúc, thiết kế v.v…; tổ chức các hội nghị, hội thảo, xuất bản sách giáo khoa, giáo trình và đặc biệt thành cả thị trường các phần mềm ứng dụng trong quản lý dự án

Tổ chức quốc tế lớn nhất trong lĩnh vực này là Hiệp hội quản lý dự án quốc

tế (IPMA International Project Management Association) liên kết hơn 20 nước Châu Âu và các nước khác

Hầu hết các trường đại học trên toàn thế giới đã đưa môn học chuyên ngành quản lý dự án vào chương trình giảng dạy Tại đây người ta đã và đang đào tạo ở trình độ đại học, sau đại học, tiến sĩ và hơn nữa theo chuyên ngành quản lý dự án

Ở Việt Nam vấn đề quản lý dự án đã được chú ý từ những năm đầu 90, thể hiện trong các Luật, Nghị định của Chính phủ về quản lý đầu tư và xây dựng, đấu thầu… Nhưng những kiến thức, những lý luận thu được mới chỉ dừng lại ở mức đúc rút kinh nghiệm, những hội thảo, khóa học tập huấn cán bộ hoặc một vài công trình nghiên cứu, sách tham khảo,…thiếu tính hệ thống và đồng bộ Đã đến lúc chúng ta phải quan tâm đến vấn đề quản lý dự án như một hệ thống phương pháp luận độc lập và hoàn chỉnh về quản lý nói chung và quản lý xây dựng nói riêng

d Nội dung quản lý dự án

Chu trình quản lý dự án xoay quanh 3 nội dung chủ yếu là (1) lập kế hoạch, (2) phối hợp thực hiện mà chủ yếu là quản lý tiến độ thời gian, chi phí thực hiện và (3)giám sát các công việc dự án nhằm đạt được các mục tiêu đã định

hoàn thành, nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và quá trình phát triển kế hoạch hành động theo một trình tự lôgic mà có thế biểu diễn dưới dạng sơ đồ hề thống

Điều phối thực hiện dự án: Đây là quá trình phần phối nguồn lực bao gồm tiền vốn, lao động, máy móc thiết bị và đặc biệt là điều phối và quản lý tiến độ thời gian Nội dung này chi tiết hóa thời hạn thực hiện cho từng công việc và toàn bộ

dự án

Hình 1.3 Chu trình quản lý dự án

hoàn thành, giải quyết những vấn đề liên quan và thực hiện báo cáo hiện trạng

Các nội dung của quản lý dự án hình thành một chu trình năng động từ việc lập kế hoạch đến điều phối thực hiện và giám sát, sau đó cung cấp các thông tin phản hồi cho việc tái lập thiết kế hoạch dự án Chu trình quản lý dự án được thể hiện ở hình 1.3

Chi tiết hơn, nội dung quản lý dự án có nhiều, nhưng cơ bản là những nội dung chính sau:

1 Quản lý phạm vi dự án

Tiến hành khống chế quá trình quản lý đối với nội dung công việc của dự án nhằm thực hiện mục tiêu dự án Nó bao gồm việc phân chia phạm vi, quy hoạch phạm vi, điều chỉnh phạm vi dự án…

2 Quản lý thời gian dự án

ĐIỀU PHỐI THỰC HIỆN

-Điều phối tiến độ thời gian -Phân phối các nguồn lực -Phối hợp các nỗ lực -Khuyến khích và động viên

Quản lý thời gian dự án là quá trình quản lý mang tính hệ thống nhằm đảm bảo chắc chắn hoàn thành dự án theo đúng thời gian đề ra Nó bao gồm các công việc như xác định hoạt động cụ thể, sắp xếp trình tự hoạt động, bố trí thời gian, khống chế thời gian và tiến độ dự án

3 Quản lý chi phí dự án

Quản lý chi phí dự án là quản lý chi phí, giá thành dự án nhằm đảm bảo hoàn thành dự án chi phí không vượt quá mức trù bị ban đầu Nó bao gồm việc bố trí nguồn lực, dự tính giá thành và khống chế chi phí

4 Quản lý chất lượng dự án

Quản lý chất lượng dự án là quá trình quản lý có hệ thống việc thực hiện dự

án nhằm đảm bảo đáp ứng được yêu cầu về chất lượng mà khách hàng đặt ra Nó bao gồm việc quy hoạch chất lượng, khống chế chất lượng và đảm bảo chất lượng…

5 Quản lý nguồn nhân lực

Quản lý nguồn nhân lực là phương pháp quản lý mang tính hệ thống nhằm đảm bảo phát huy hết năng lực, tính tích cực, sáng tạo của mỗi người trong dự án

và tận dụng nó một cách có hiệu quả nhất Nó bao gồm các việc như quy hoạch tổ chức, xây dựng đội ngũ, tuyển chọn nhân viên và xây dựng các ban dự án

6 Quản lý việc trao đổi thông tin dự án

Quản lý việc trao đổi thông tin dự án là biện pháp quản lý mang tính hệ thống nhằm đảm bảo việc truyền đạt, thu thập, trao đổi một cách hợp lý các tin tức cần thiết cho việc thực hiện dự án cũng như truyền đạt thông tin, báo cáo tiến độ

dự án

7 Quản lý rủi ro trong dự án

Khi thực hiện dự án sẽ gặp phải những nhân tố rủi ro mà chúng ta không lường trước được Quản lý rủi ro là biện pháp quản lý mang tính hệ thống nhằm tận dụng tối đa những nhân tố có lợi không xác định và giảm thiểu tối đa những nhân

tố bất lợi không xác định cho dự án Nó bao gồm việc nhân biết, phân biệt rủi ro, cân nhắc, tính toán rủi ro, xây dựng đối sách và khống chế rủi ro

8 Quản lý việc mua bán của dự án

Quản lý việc thu mua của dự án là biện pháp quản lý mang tính hệ thống nhằm sử dụng những hàng hóa, vật liệu thu mua được từ bên ngoài tổ chức thực hiện dự án Nó bao gồm việc lên kế hoạch thu mua, lựa chọn việc thu mua và trưng thu các nguồn vật liệu

9 Quản lý việc giao nhận dự án

Đây là một nội dung quản lý dự án mới mà Hiệp hội các nhà quản lý dự án trên thế giới đưa ra dựa vào tình hình phát triển của quản lý dự án Một số dự án tương đối độc lập nên sau khi thực hiện hoàn thành dự án, hợp đồng cũng kết thúc cùng với sự chuyển giao kết quả Nhưng một số dự án lại khác, sau khi dự án hoàn thành thì khách hàng lập tức sử dụng kết quả dự án này vào việc vận hành sản xuất

Dự án vừa bước vào giai đoạn đầu vận hành sản xuất nên khách hàng (người tiếp nhận dự án) có thể thiếu nhân tài quản lý kinh doanh hoặc chưa nắm vững được tính năng, kỹ thuật của dự án Vì thế cần có sự giúp đỡ của đơn vị thi công dự án giúp đơn vị tiếp nhận dự án giải quyết vấn đề này, từ đó mà xuất hiện khâu quản lý việc giao - nhận dự án Quản lý việc giao - nhận dự án cần có sự tham gia của đơn

vị thi công dự án và đơn vị tiếp nhận dự án, tức là cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa hai bên giao và nhận, như vậy mới tránh được tình trạng dự án tốt nhưng kém hiệu quả, đầu tư cao nhưng lợi nhuận thấp Trong rất nhiều dự án đầu tư quốc tế đã gặp trường hợp này, do đó quản lý việc giao - nhận dự án là vô cùng quan trọng và phải coi đó là một nội dung chính trong việc quản lý dự án

Các nội dung của quản lý dự án có tác động qua lại lẫn nhau và không có nội dung nào tồn tại độc lập Nguồn lực phân bổ cho các khâu quản lý phụ thuộc vào các ưu tiên cơ bản, ưu tiên vào các hình thức lựa chọn để quản lý

e Tác dụng của quản lý theo dự án

Mặc dù quản lý dự án đòi hỏi dự nỗ lực của chính mình, tính tập thể và yêu cầu hợp tác giữa các thành viên… nhưng tác dụng của nó rất lớn Các tác dụng chủ yếu đó là:

- Liên kết tất cả các hoạt động, công việc của dự án;

- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó giữa nhóm quản lý dự án với khách hàng chủ đầu tư và các nhà cung cấp đầu vào cho dự án;

- Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các thành viên tham gia dự án;

- Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn vướng mắc nảy sinh và điều chỉnh kịp thời trước những thay đổi hoặc điều kiện không dự đoán được Tạo điều kiện cho sự đàm phán trực tiếp giữa các bên liên quan để giải quyết những bất đồng;

- Tạo ra các sản phẩm, dịch vụ có chất lượng cao hơn

Tuy nhiên quản lý theo DA cũng có mặt hạn chế của nó Những hạn chế đó là:

- Các dự án cùng chia nhau một nguồn lực của tổ chức;

- Quyền lực và trách nhiệm của quản lý dự án trong một số trường hợp không được thể hiện đầy đủ;

- Phải giải quyết vấn đề “hậu dự án”

g Ý nghĩa của quản lý dự án

Quản lý dự án là việc giám sát, chỉ đạo, điều phối, tổ chức, lên kế hoạch đối với 4 giai đoạn của chu kỳ dự án trong khi thực hiện dự án (giai đoạn bắt đầu, giai đoạn quy hoạch, giai đoạn thực hiện và giai đoạn kết thúc) Mục đích của nó là từ góc độ quản lý và tổ chức, áp dụng biện pháp nhằm bảo đảm thực hiện tốt mục tiêu

dự án như mục tiêu về giá thành, mục tiêu thời gian, mục tiêu chất lượng Vì thế, làm tốt công tác quản lý là một việc có ý nghĩa vô cùng quan trọng

1 Thông qua quản lý dự án có thể tránh được những sai sót trong công trình lớn, phức tạp

Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật và không ngừng nâng cao đời sống nhân dân, nhu cầu xây dựng các dự án công trình quy mô lớn, phức tạp cũng ngày càng nhiều Ví dụ, công trình xây dựng các doanh nghiệp lớn, các công trình thủy lợi, các trạm điện và các công trình phục vụ ngành hàng không Cho dù nhà đầu tư hay người tiếp quản dự án đều khó gánh vác được những tổn thất to lớn do

sai lầm trong quản lý gây ra Thông qua việc áp dụng phương pháp quản lý dự án khoa học hiện đại giúp việc thự hiện các dự án công trình lớn, phức tạp đạt được mục tiêu đề ra một cách thuận lợi

2 Áp dụng phương pháp quản lý dự án sẽ có thể khống chế, điều tiết hệ thống mục tiêu dự án

Nhà đầu tư (khách hàng) luôn có rất nhiều mục tiêu đối với một dự án công trình, những mục tiêu này tạo thành hệ thống mục tiêu của dự án Trong đó, một số mục tiêu có thể phân tích định lượng, một số lại không thể phân tích định lượng Trong quá trình thực hiện dự án, chúng ta thường chú trọng đến một số mục tiêu định lượng mà coi nhẹ mục tiêu định tính Chỉ khi áp dụng phương pháp quản lý

dự án trong quá trinh thực hiện dự án mới có thể tiến hành điều tiết, phối hợp, khống chế giám sát hệ thống mục tiêu tổng thể một cách có hiệu quả

Một công trình dự án có quy mô lớn sẽ liên quan đến rất nhiều bên tham gia

dự án như người tiếp quản dự án, khách hàng, đơn vị thiết kế, nhà cung ứng, các ban ngành chủ quản nhà nước và công chúng xã hội Chỉ khi điều tiết tốt các mối quan hệ này mới có thể tiến hành thực hiện công trình dự án một cách thuận lợi

3 Quản lý dự án thúc đẩy sự trưởng thành nhanh chóng của các nhân tài chuyên ngành

Mỗi dự án khác nhau lại đòi hỏi phải có các nhân tài chuyên ngành khác nhau Tính chuyên ngành dự án đòi hỏi tính chuyên ngành của nhân tài Vì thế, QLDA thúc đẩy việc sử dụng và phát triển nhân tài, giúp nhân tài có đất dụng võ

Tóm lại, quản lý dự án ngày càng trở nên quan trọng và có ý nghĩa trong đời sống kinh tế Trong xã hội hiện đại, nếu không nắm vững phương pháp quản lý dự

án sẽ gây ra tổn thất lớn Để tránh những tổn thất này và giành được những thành công trong việc quản lý dự án thì trước khi thực hiện dự án, chúng ta phải lên kế hoạch một cách tỉ mỉ, chu đáo Trên thế giới, rất nhiều dự án lớn không đạt được mục tiêu đề ra do không có các chuyên gia quản lý dự án, ngược lại cũng có rất nhiều dự án thành công về phương pháp quản lý dự án Ví dụ, công trình xây dựng tháp Hòa Bình ở Mỹ, tháp này cao 610m, tổng chi phí xây dựng 500 triệu USD,

tiêu tốn gần 20 tấn gang, đỉnh tháp có đài quan sát, trên tháp có phòng ăn chứa hàng nghìn người, ngoài ra còn có không gian để xây hàng trăm phòng khách, có trung tâm thương mại thế giới và các khu vui chơi giải trí khác Có được một công trình đồ sộ với kỹ thuật hiện đại nhất thế giới như vậy là do Mỹ đã vận dụng thành công kỹ thuật và lý luận quản lý dự án hiện đại vào quá trình thực hiện dự án

h Đặc điểm của quản lý dự án

Quản lý dự án có một số đặc điểm chủ yếu sau:

1.Tổ chức dự án là một tổ chức tạm thời, được hình thành để phục vụ dự án trong một thời gian hữu hạn Trong thời gian tồn tại đó, nhà quản lý dự án thường hoạt động độc lập với phòng ban chức năng Sau khi kết thúc dự án cần tiến hành phần công lại lao động, bố trí lại máy móc thiết bị

1.2.2 Các tiêu chuẩn đánh giá việc quản lý dự án

quy định

Yêu cầu về thành quả

Mục tiêu

2 Về quan hệ giữa nhà quản lý dự án với các phòng chức năng trong tổ chức Công việc của dự án đòi hỏi có sự tham gia của nhiều phòng ban chức năng Nhà quản lý dự án có trách nhiệm phối hợp mọi nguồn lực, mọi người liên quan từ các phòng ban chuyên môn nhằm thực hiện mục tiêu dự án Tuy nhiên giữa họ thường nảy sinh mâu thuẫn về các vấn đề như nhân sự, chi phí, thời gian và mức

độ thỏa mãn các yêu cầu kỹ thuật

Một dự án thành công có các đặc điểm sau:

- Hoàn thành trong thời gian quy định (Within Time)

- Hoàn thành trong chi phí cho phép (Within Cost)

- Đạt được thành quả mong muốn (Design Performance)

- Sử dụng nguồn lực được giao một cách hiệu quả (Effective) :

Mục đích cuối cùng của mỗi dự án đều là để thực hiện một mục tiêu nhất định, mục tiêu này phải đáp ứng được nhu cầu của người ủy quyền Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện dự án cụ thể, do sự ảnh hưởng của một số nhân tố nên mục tiêu cuối cùng là sản phẩm hoặc dịch vụ không phù hợp với yêu cầu của khách hàng, không làm hài lòng khách hàng Việc thực hiện thành công mục tiêu

dự án thường được xem xét dựa trên 4 nhân tố sau: tiến độ dự án và chi phí dự án, phạm vi dự án, sự đánh giá của khách hàng

1 Hoàn thành trong thời gian quy định (Tiến độ của dự án)

Tiến độ dự án hiểu một cách đơn giản là sự sắp xếp thời gian thực hiện mỗi

dự án Mỗi dự án đều có thời gian bắt đầu và kết thúc Thông thường, căn cứ vào tình trạng thực tế của khách hàng và người được uỷ quyền để định ra thời gian hoàn thành phạm vi công việc Đối với nhiều dự án thì nhân tố thời gian là chỉ tiêu quan trọng để đánh giá sự thành công hay không của mục tiêu dự án Ví dụ, một công ty uỷ quyền cho một xưởng in thiết kế, in ấn một loạt thiệp chúc mừng giáng sinh nhưng sau lễ giáng sinh, xưởng in mới giao sản phẩm cho công ty Khi đó, thiệp chúc mừng sẽ mất đi ý nghĩa và tất nhiên công ty đặt thiệp tất nhiên có quyền không nhận sản phẩm nữa

2 Đạt được thành quả mong muốn (Phạm vi dự án)

Phạm vi dự án còn được gọi là phạm vi công việc Nó là công việc buộc phải hoàn thành nhằm thoả mãn người uỷ quyền Muốn vậy ta phải đảm bảo chắc chắn thực hiện thành công mục tiêu dự án, tức là sản phẩm cuối cùng phải đúng với yêu cầu và tiêu chuẩn lúc đầu mà dự án đề ra Ví dụ, một cơ quan điều tra tiếp nhận dự

án điều tra một sản phẩm mới trên thị trường của doanh nghiệp nào đó, lúc đó phạm vi dự án có thể liên quan đến việc nghiên cứu nhu cầu của người tiêu dùng đối với sản phẩm mới này, xác định vị trí cũng như sự chiếm lĩnh của sản phẩm mới trên thị trường… Người uỷ quyền luôn mong muốn bên được uỷ quyền có thể hoàn thành công việc với chất lượng cao Nếu cơ quan điều tra chỉ hoàn thành một

số công việc trong quy định của dự án thì tất nhiên kết quả của nó sẽ không thể thoả mãn yêu cầu của doanh nghiệp, điều này ảnh hưởng đến việc đề ra và điều chỉnh chiến lược của doanh nghiệp trên thị trường

3 Hoàn thành trong phạm vi chi phí cho phép (Chi phí dự án)

Chi phí dự án là một khoản tiền mà khách hàng đồng ý chi cho bên tiếp nhận

dự án để có được sản phẩm hay dịch vụ mà mình mong muốn Chi phí dự án dựa trên cơ sở tính toán ban đầu, phạm vi của nó bao gồm tiền lương trả cho công nhân viên, tiền thuê nguyên vật liệu, thiết bị máy móc, phương tiện sản xuất phục vụ cho

dự án cũng như phí trả cho các nhà tư vấn dự án Khách hàng luôn mong muốn với một khoản chi phí thấp nhất có thể nhận được một sản phẩm hay dịch vụ thoả mãn nhu cầu của mình Nếu chi phí dự án vượt qua dự tính ban đầu hay vượt qua khả năng chi trả của khách hàng thì thực hiện dự án đó không được coi là thành công

4 Hiệu quả của dự án (Sự đánh giá của khách hàng)

Mục đích cuối cùng của việc thực hiện dự án là để thỏa mãn nhu cầu của khách hàng Vì thế, sự đánh giá của người ủy quyền sẽ trực tiếp quyết định dự án

có thành công hay không, mang lại hiệu quả hay không Để việc thực hiện mục tiêu

dự án chắc chắn có được thành công và để thoả mãn được nhu cầu của người ủy quyền thì trước khi thực hiện dự án, ta phải căn cứ vào yêu cầu của họ để định ra một kế hoạch cho dự án Bản kế hoạch này bao gồm tất cả các nhiệm vụ công việc, giá thành và thời gian dự định hoàn thành dự án Có thể hình dung kế hoạch dự án

giống như chiếc la bàn trong ngành hàng hải, nó chỉ dẫn việc thực hiện dự án đến bước cuối cùng sao cho thỏa mãn nhu cầu của khách hàng

1.2.3 Những trở lực trong quản lý dự án (Obstacles in Project Management)

- Định phương hướng chiến lược

- Hình thành công cụ để đạt đến mục tiêu trong giới hạn về nguồn lực và phải phù hợp với môi trường hoạt động

b Chức năng tổ chức

- Quyết định công việc được tiến hành như thế nào?

- Là cánh thức huy động và xắp xếp các nguồn lực một cách hợp lý để thực hiện kế hoạch: Làm việc gì? Ai làm? Phối hợp công việc ra sao?Ai báo cáo cho ai ? Chỗ nào cần quyết định ?

c Chức năng lãnh đạo: Nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra của tổ chức

- Động viên, hướng dẫn phối hợp nhân viên

- Chọn một kênh thông tin hiệu quả

- Xử lý các mâu thuẫn trong tổ chức

d Chức năng kiểm soát: Nhằm đảm bảo các hoạt động được thực hiện theo kế

hoạch và hướng đến mục tiêu

Kiểm soát = Giám sát + So sánh + Sửa sai

- Lập kế hoạch Tổ chức DA theo một trình tự logic, chi

tiết hóa các mục tiêu của DA thành những công việc cụ thể và hoạch định một chương trình để thực hiện các công việc

đó nhằm đảm bảo các lĩnh vực quản lý khác nhau của DA được kết hợp một các chính xác và đầy đủ

- Thực hiện kế hoạch

- Quản lý những thay đổi

2 Quản lý

phạm vi

- Xác định phạm vi Xác định, giám sát việc thực hiên các mục

đích, mục tiêu của dự án, xác đinh công việc nào thuộc về dự án và cần phải thực hiện, công việc nào ngoài phạm vi dự án

Lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến

độ thời gian nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án Chỉ rõ mỗi công việc kéo dài bao lâu, khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc

và toàn bộ dự án khi nào hoàn thành

- Xây dựng và kiểm soát tiến độ

4 Quản lý

chi phí

- Lập kế hoạch nguồn lực Dự toán kinh phí, giám sát thực hiện chi

phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án Tổ chức, phân tích số liệu

và báo cáo những thông tin về chi phí

- Lập kế chất lượng Triển khai giám sát những tiêu chuẩn chất

lượng trong việc thực hiện dự án, đảm bảo chất lượng sản phẩm dự án phải đáp ứng mong muốn của chủ đầu tư

- Lập kế hoạch nhân lực Hướng dẫn, phối hợp nỗ lực của mọi

thành viên tham gia DA vào việc hoàn thành mục tiêu của DA Cho thấy việc sử dụng lực lượng LĐ của dự án hiệu quản đến đâu

- Tuyển dụng

- Phát triển nhóm dự án

- Cung cấp thông tin

- Báo cáo kết quả

8 Quản lý

rủi ro

- Xác định rủi ro Xác định các yếu tố rủi ro, lượng hóa mức

độ rủi ro và có kế hoạch đối phó cũng như quản lý từng loại rủi ro

-Kế hoạch cung ứng Lựa chọn, thương lượng, quản lý các hợp

đồng và điều hành việc mua bán nguyên vật liệu, MMTB, dịch vụ… cần thiết cho

dự án Giải quyết vấn đề: bằng cách nào

dự án nhận được hành hóa và dịch vụ cần thiết của các tổ chức bên ngoài cung cấp cho dự án, tiến độ cung cấp, chất lượng cung cấp

- Lựa chọn nhà cung ứng

- Quản lý hợp đồng

- Quản lý tiến độ cung ứng

1.2.5 Nhà quản lý dự án (Project Manager - PM)

PM: Là người chịu trách nhiệm trong việc QLDA

1 Vai trò và trách nhiệm của nhà QLDA (PM’s Role & Responsibility)

a Vị trí của nhà QLDA trong bối cảnh chung của dự án

PM sống trong một thế giới đầy mâu thuẫn, Người quản lý giỏi sẽ phải giải quyết nhiều mâu thuẫn này, những mâu thuẫn đó là:

- Các dự án cạnh tranh về nguồn lực

- Mâu thuẫn giữa các thành viên trong dự án

- Khách hàng muốn thay đổi yêu cầu

- Các nhà quản lý của tổ chức Mẹ muốn giảm chi phí

b Vai trò của nhà quản lý dự án (Phải lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra)

- Quản lý các mối quan hệ giữa người và người trong các tổ chức của DA

- Phải duy trì sự cân bằng giữa chức năng: QLDA và Kỹ thuật của DA

- Đương đầu với rủi ro trong quá trình quản lý dự án

- Tồn tại với điều kiện ràng buộc của dự án

Vai trò của nhà quản lý chức năng (Funtional Manager): Nhà quản lý

chức năng sẽ cung cấp đầu đủ nguồn lực để hoàn thành mục tiêu đã đề ra trong điều kiện giới hạn của dự án:

- Làm thế nào để hoàn thành nhiệm vụ (How)

- Nhiệm vụ được hoàn thành ở đâu (Where)

c Trách nhiệm của nhà QLDA

PM phải giải quyết được mối liên hệ giữa: Chi phí, Thời gian và Chất lượng

2 Các kỹ năng và phẩm chất của PM

a Các kỹ năng (Skills)

b Phẩm chất của nhà QLDA

- Thật thà và chính trực (Honesty & Integrity)

- Khả năng ra quyết định (Decision Making Ability)

- Hiểu biết các vấn đề về con người (Understanding of Personal Problem)

- Tính chất linh hoạt, đa năng, nhiều tài (Versatility)

3 Chọn lựa PM

- Biết tổng quát > Chuyên sâu (Generist > Specialist)

- Mang đầu óc tổng hợp > Mang đầu óc phân tích (Synthesizer > Analyst)

- Người làm cho mọi việc dễ dàng (Sẵn sàng hợp tác) > Giám sát (Facilitator > Supervisor)

Tuỳ theo quy mô dự án mà các tính chất này sẽ thay đổi

1.3 CHU TRÌNH DỰ ÁN VÀ CÁC GIAI ĐOẠN QUẢN LÝ DỰ ÁN

Khi nói đến một dự án được hoàn thành, thông thường người ta thường nghĩ

đó là thời điểm sau khi người xây dựng đã bàn giao công trình cho chủ đầu tư,

trong đó kể cả thời gian vận hành thử, nhưng cũng không ít người cho rằng dự án chỉ gọi là kết thúc sau khi đã hết thời gian nhà thầu bảo hành công trình Cũng có người quan niệm rằng chu trình của dự án xây dựng phải được tính đến kể từ khi hình thành ý tưởng lập một dự án cho đến khi công trình đã hết niên hạn sử dụng, phải đập đi rồi xây dựng công trình khác Với quan niệm này mọi người sẽ e ngại rằng có khi phải vài ba thế hệ mới theo dõi được một chu trình, hoặc với những công trình cổ thì có khi phải hàng trăm thế hệ cũng không theo dõi được một chu trình Vả lại khi phá huỷ xây dựng mới, thì chưa chắc người ta lại xây dựng tại địa điểm cũ, hoặc có khi người ta thay đổi chức năng của công trình Do vậy không nên quan niệm dự án hoàn thành với phạm vi quá dài như vậy

Với một dự án thông thường có quy mô trung bình thường được chia ra các giai đoạn như sau:

- Giai đoạn đầu của dự án;

- Giai đoạn nghiện cứu tiền khả thi;

- Giai đoạn nghiên cứu khả thi;

- Giai đoạn thiết kế;

- Giai đoạn đấu thầu;

- Giai đoạn thi công xây lắp;

- Giai đoạn vận hành thử;

- Giai đoạn bảo hành xây lắp và bảo trì công trình

Mỗi giai đoạn bao giờ cũng có mục tiêu riêng và những hạn chế nhất định, thường thì cuối ra của giai đoạn trước là đầu vào của giai đoạn sau Tuy nhiên vẫn

có nhiều trường hợp đặc biệt ngoại lệ

1.3.1 Giai đoạn đầu của dự án

Đó là những ý tưởng ban đầu của người có quyền lực trong cơ quan Nhà nước, hoặc là tư duy của những cá nhân, đoàn thể, tổ chức, doanh nghiệp có khả năng góp vốn hoặc huy động vốn để đầu tư vào một lĩnh vực nào đó với mục đích lợi nhuận, từ thiện, phục vụ cộng đồng, lợi ích chung của đất nước, của xã hội hoặc

kết hợp lợi ích công và lợi ích tư Cũng nhiều khi nó được trích ra từ một kế hoạch hoặc một yêu cầu nào đó của một cá nhân, tập thể, cơ quan hoặc của một cộng đồng nào khác Những yêu cầu của ý tưởng, suy nghĩ ban đầu này được chuyển đến cá nhân hoặc tổ chức có chuyên môn để làm những bước tiếp theo

1.3.2 Nghiên cứu tiền khả thi (Lập báo cáo đầu tư)

Giai đoạn này thường chỉ tiến hành đối với những dự án tương đối lớn với mục đích để xem xét dự án có khả thi hay không Nội dung của nghiên cứu tiền khả thi gồm những vấn đề sau:

1 Kiểm tra và khẳng định lại ý đồ của tư tưởng đầu tư, sự cần thiết phải đầu

tư kèm theo những điều kiện thuận lợi và khó khăn của nó Những thuận lợi và khó khăn không đơn thuần chỉ là vấn đề kinh tế mà còn là vấn đề về xã hội, dư luận, tập tục, văn hoá, trình độ dân trí, môi trường,

2 Dự kiến quy mô đầu tư, hình thức đầu tư;

3 Chọn khu vực địa điểm xây dựng và dự kiến nhu cầu diện tích sử dụng đất, những ảnh hưởng về môi trường, xã hội, những vấn đề về di dân (nếu có);

4 Phân tích lựa chọn sơ bộ về công nghệ, kỹ thuật bao gồm các điều kiện khả năng cung ứng vật tư thiết bị, nguyên liệu, năng lượng, dịch vụ hạ tầng;

5 Phân tích, lựa chọn sơ bộ phương án xây dựng;

6 Xác định sơ bộ tổng mức đầu tư, phương án huy động vốn, khả năng hoàn trả vốn;

7 Tính toán sơ bộ hiệu quả đầu tư về mặt kinh tế và xã hội

Giai đoạn nghiên cứu tiền khả thi là giai đoạn có ý nghĩa cực kỳ quan trọng Đòi hỏi các nhà tư vấn phải hết sức khách quan, hết sức trung thực, phải có đạo đức nghề nghiệp Đây là một yêu cầu rất khó khăn vì khi người tư vấn đi đến kết luận dự án không thể khả thi thì cũng đồng nghĩa với việc nhà tư vấn không còn việc làm ở giai đoạn sau mà chỉ được lĩnh một số tiền nhỏ nhoi khi làm luận chứng tiền khả thi Mặt khác đòi hỏi các nhà đầu tư cũng phải hết sức tỉnh táo, không vì

sự tán dương của các nhà tư vấn mà đi đến quyết định phiêu lưu Hãy nên nhờ một hoặc một vài nhà tư vấn thứ hai (đối với công trình của Nhà nước thì sử dụng cơ

quan thẩm định) thẩm định bản luận chứng này, đặc biệt là phải thẩm định tính hiệu quả của dự án

1.3.3 Nghiên cứu khả thi (Lập dự án đầu tư)

Một dự án cần có nghiên cứu tiền khả thi, thì sau khi giai đoạn này được thông qua sẽ chuyển sang giai đoạn nghiên cứu khả thi Như vậy vẫn phải kiểm tra lại những căn cứ, sự cần thiết phải đầu tư Nội dung của nghiên cứu khả thi là:

1 Những căn cứ, sự cần thiết phải đầu tư;

2 Lựa chọn hình thức đầu tư;

3 Lập chương trình sản xuất và các yếu tố phải đáp ứng (đối với các dự án có sản xuất);

4 Các phương án địa điểm cụ thế;

5 Phương án giải phóng mặt bằng, kế hoạch di dời dân (nếu có);

6 Phân tích lựa chọn phương án kỹ thuật, công nghệ;

7 Các phương án kiến trúc, giải pháp xây dựng, thiết kế sơ bộ của các phương án đề nghị lựa chọn, giải pháp quản lý và bảo vệ môi trường;

8 Xác định rõ nguồn vốn, khả năng tài chính, tổng mức đầu tư, nhu cầu vốn theo tiến độ;

9 Phương án quản lý khai thác dự án và sử dụng lao động;

10 Phân tích hiệu quả đầu tư;

11 Các mốc thời gian thực hiện;

12 Hình thức quản lý dự án và lựa chọn hình thức quản lý;

13 Khẳng định chủ ĐT và trách nhiệm của các cá nhân, tổ chức có liên quan

1.3.4 Giai đoạn thiết kế

Giai đoạn thiết kế sẽ được bắt đầu khi mục tiêu của dự án đã được xác định:

1 Mở rộng khảo sát: như khảo sát thêm về địa hình, địa chất, thu thập phân tích thêm các dữ liệu về địa chất thuỷ văn và địa chất công trình

2 Thiết kế theo hướng sử dụng tối đa những gì sẵn có ở địa phương (nhân công, vật liệu)

3 Đối với các công trình có yêu cầu kỹ thuật cao có ba bước thiết kế: thiết kế

sơ bộ (được thực hiện ở giai đoạn nghiên cứu khả thi), thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công

4 Lập tiên lượng, dự toán, tổng dự toán

1.3.5 Giai đoạn đấu thầu

Chủ đầu tư hoặc đại diện cho chủ đầu tư có trách nhiệm:

1 Chuẩn bị hồ sơ mời thầu, bao gồm: Thư mời dự thầu, mẫu đơn dự thầu, chỉ dẫn đối với nhà thầu, hồ sơ thiết kế kỹ thuật, tiến độ thực hiện, điều kiện chung và điều kiện riêng hợp đồng, bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, mẫu thoả thuận hợp đồng

2 Thông báo đấu thầu, phân phối hồ sơ mời thầu dưới hình thức bán hoặc phát cho nhà thầu muốn tham dự

3 Giải đáp những điều chưa rõ cho các nhà thầu thông hiểu

4 Nhận hồ sơ dự thầu

5 Đánh giá hồ sơ dự thầu bao gồm đánh giá về kỹ thuật và về tài chính Tổng hợp đánh giá về chất lượng và giá cả

6 Công bố kết quả và thương thảo hợp đồng với nhà thắng thầu

Để tham dự thầu, các nhà thầu phải:

1 Tìm hiểu kỹ nội dung của hồ sơ mời thầu

2 Chuẩn bị kỹ hồ sơ dự thầu

Phương thức đấu thầu có các loại:

- Đấu thầu một túi hồ sơ (phương án kỹ thuật và tài chính cho trong cùng một phong bì)

- Đấu thầu hai túi hồ sơ: đề xuất kỹ thuật và tài chính theo hai túi riêng biệt nhưng nộp cùng một thời điểm, đánh giá kỹ thuật trước, tài chính sau,

những nhà thầu nào đạt được yêu cầu về kỹ thuật mới được mời vào để

mở túi hồ sơ về tài chính và thương thảo hợp đồng

Đấu thầu hai giai đoạn: loại này thường chỉ áp dụng với những dự án lớn,

phức tạp về công nghệ và kỹ thuật hoặc thuộc dự án chìa khoá trao tay:

- Giai đoạn 1: Nộp đề xuất kỹ thuật

- Giai đoạn 2: Nộp hồ sơ dự thầu hoàn chỉnh (bao gồm các đề xuất kỹ thuật, tài chính)

1.3.6 Các hoạt động trong giai đoạn thi công

Đây là công việc chủ yếu của nhà thầu Các hoạt động này bao gồm:

1 Xây dựng chương trình cụ thể phù hợp với tiến trình công việc đã nêu trong hồ sơ dự thầu và các điều kiện của hợp đồng, ghi rõ thời gian cụ thể của từng công việc phải hoàn thành

2 Lên kế hoạch và sắp xếp tổ chức ở trên công trường cũng như lắp đặt các phương tiện, thiết bị cần thiết cho việc thi công và các dịch vụ cho chủ đầu

tư, tổng công trình sư và các nhà thầu

3 Lên kế hoạch tiến độ về nhu cầu loại, số lượng các nguồn lực cần thiết (con người, máy móc, vật liệu) trong thời gian thi công công trình

4 Xây dựng những công trình tạm thời và vĩnh cửu cần thiết cho việc xây dựng dự án

5 Nhà thầu chính phối hợp với các nhà thầu phụ tham gia XD công trình

6 Tiến hành giám sát xây dựng để đảm bảo chất lượng theo yêu cầu của tiêu chuẩn mà thiết kế dự án đã lựa chọn Theo chức năng của mình, các chủ thể có phương thức giám sát khác nhau

7 Điều chỉnh những sai số xảy ra khi thi công ở trên công trường có thể khác với những con số đã được ghi dự toán trong hồ sơ hợp đồng

8 Giữ lại tất cả các hồ sơ và báo cáo về mọi hoạt động xây dựng và kết quả của các cuộc kiểm tra chất lượng

9 Kiểm tra thanh toán tiền cho những phần việc đã hoàn thành

10 Tiến hành công tác chăm lo sức khoẻ và kiểm tra an toàn lao động để đảm bảo an toàn cho công nhân và mọi người trên công trường

1.3.7 Các hoạt động trong giai đoạn vận hành thử

Các hoạt động trong giai đoạn vận hành thử thường bao gồm:

1 Nhà thầu chuẩn bị các hồ sơ về những việc đã được tiến hành trong quá trình TC để so sánh với các đầu CV được ghi ở trong hồ sơ hợp đồng

2 Kiểm tra cẩn thận những hạng mục công trình đã hoàn thành để đảm bảo các yêu cầu của hợp đồng (hoặc những thay đổi đã được hai bên đồng ý),

và các sai sót được khắc phục

3 Chuẩn bị và vận hành thử từng bộ phận của nhà máy để đảm bảo rằng việc thi công đáp ứng được mọi yêu cầu đã ghi trong hồ sơ hợp đồng Nhà thầu lắp đặt và cung ứng máy móc phải chứng minh điều này với chủ đầu tư

4 Chủ đầu tư và các nhà tư vấn phải hoàn thiện phần phụ lục và những chuẩn

bị cuối cùng cho chương trình vận hành và duy tu bảo trì nhà máy, đồng thời phối hợp với nhà thầu để tiến hành các việc nêu trong mục 5, 6, 7, 8 dưới đây:

5 Chọn và đào tạo nhân viên vận hành và duy tu bảo dưỡng nhà máy

6 Theo dõi các quá trình thực hiện các công việc để có thể so sánh, ước tính trong thiết kế và yêu cầu được ghi ở trong hợp đồng

7 Thanh toán nốt số tiền còn lại theo thoả thuận của hợp đồng

8 Chuẩn bị và hoàn tất văn bản nghiệm thu bàn giao công trình, chuyển giao nhà máy cho chủ dự án để khai thác sử dụng

Mục đích của việc tiến hành giai đoạn chạy thử toàn bộ hệ thống máy móc là

để kiểm tra đảm bảo mọi công việc thi công đã hoàn hảo, theo đúng các yêu cầu đã ghi trong hợp đồng, các chỉ tiêu kỹ thuật, cũng như sự vận hành của một nhà máy hoàn thiện để chuyển giao sang cho chủ đầu tư khai thác và sử dụng

Kết thúc giai đoạn chạy thử nhà máy là một dấu hiệu chỉ rõ các hoạt động của

dự án đã kết thúc và một vài khiếm khuyết sẽ được ghi thành biên bản để hoàn tất

Chứng chỉ sử dụng công trình hoặc biên bản nghiệm thu bàn giao công trình

là bằng chứng để cho công trình được sử dụng an toàn Còn việc xin chứng nhận quyền sở hữu công trình và quyền sử dụng đất trên công trình đó lại là một thủ tục pháp lý khác

1.3.8 Bảo hành xây lắp và bảo trì công trình

Hình 1.5 Vòng đời của một dự án xây dựng

Bảo hành xây lắp là yêu cầu bắt buộc được luật pháp bảo hộ Thời gian bảo hành được ghi cụ thể trong hợp đồng Đối với các công trình xây dựng quan trọng của Nhà nước thời gian bảo hành là 24 tháng, đối với các công trình khác là 12 tháng Giá trị bảo hành được tính từ 3-5% giá trị xây lắp, phụ thuộc vào thời gian bảo hành Tiền bảo hành chỉ được sử dụng vào việc bảo hành và được tính theo lãi

GIAI ĐOẠN TRƯỚC DỰ ÁN

- Nguyên nhân làm xuất hiện dự án

- Các ý tưởng ban đầu

GIAI ĐOẠN I Chuẩn bị đầu tư

GIAI ĐOẠN II Thực hiện đầu tư

GIAI ĐOẠN III Kết thúc đầu tư

GIAI ĐOẠN SAU ĐẦU TƯ

xuất ngân hàng nếu chưa sử dụng đến Hết thời gian bảo hành nếu không sử dụng đến nhà thầu được thu về cả vốn lẫn lãi Những công trình có vốn đầu tư nước ngoài, vốn vay thì tuỳ theo thoả thuận giữa chủ đầu tư và nhà thầu

Nhà thầu không có trách nhiệm bảo trì công trình, bảo trì công trình thuộc trách nhiệm của chủ đầu tư hoặc của người quản lý sử dụng Nhà thầu tham gia bảo trì công trình theo một hợp đồng khác

Nhiệm vụ bảo trì công trình theo các nhà quản lý dự án trao đổi, tranh luận thì không nên coi giai đoạn này nằm trong chu trình dự án, vì giai đoạn này quá dài, thời hạn bảo trì công trình được tính từ ngày nghiệm thu đưa công trình vào sử dụng cho đến khi không sử dụng công trình Thông thường bảo trì công trình được chia theo 4 cấp:

- Duy tu bảo dưỡng

- Sửa chữa nhỏ

- Sửa chữa vừa

- Sửa chữa lớn

1.4 CÁC BÊN THAM GIA QUẢN LÝ DỰ ÁN

Việc thực hiện mỗi dự án đều cần có sự tham gia của nhiều bên Thông thường, các dự án đơn giản thường có rất ít bên tham gia, còn đối với các dự án lớn thì luôn cần có sự tham gia của nhiều bên Ví dụ, để tiến hành một buổi dạ tiệc sinh nhật thì chỉ cần chủ nhân và khách mời tham gia, nếu là một buổi tiệc lớn thì nhiều nhất chỉ có thêm người chủ trì buổi tiệc và đội biểu diễn văn nghệ Nhưng đối với một công trình dự án có đầu tư lớn thì sẽ cần thêm rất nhiều bên tham gia, ví dụ như khách hàng, bên thiết kế, bên cố vấn… Mối quan hệ giữa các bên tham gia khá phức tạp, họ thường được liên hệ với nhau bằng hình thức hợp đồng hoặc đàm phán Bên thực hiện dự án thường phải thành lập tổ chức quản lý dự án chuyên môn để làm chức năng quản lý

1 Khách hàng

Mỗi dự án đều có khách hàng hay còn gọi là người ủy quyền riêng của mình Khách hàng có thể là một người, hoặc một tập thể gồm hai người trở lên tạo thành,

cũng có thể là nhiều tổ chức có chung yêu cầu với kết quả dự án Khách hàng chính là người đưa ra yêu cầu cuối cùng về kết quả dự án và cũng là người cung cấp vốn để thực hiện dự án

2 Người được ủy quyền (người tiếp nhận dự án)

Người được ủy quyền tức là người tiếp nhận dự án và là bên thực hiện dự án nhằm thỏa mãn nhu cầu khách hàng Sau khi tiếp nhận dự án, bên được ủy quyền căn cứ vào yêu cầu và nhu cầu của khách hàng để bắt đầu tiến hành dự án Trong suốt quá trình quản lý dự án từ giai đoạn bắt đầu, quy hoạch, thực hiện đến kết thúc, người được ủy quyền luôn giữ vai trò chủ đạo Vì thế, năng lực, tố chất của người được ủy quyền sẽ trực tiếp ảnh hưởng đến chất lượng dự án Lựa chọn người tiếp quản dự án tốt là yếu tố quan trọng để nâng cao chất lượng dự án

Hiện nay, trên thế giới chủ yếu khách hàng dùng hình thức mời thầu, đấu thầu để lựa chọn nhà thầu dự án tốt nhất

3 Bên cung ứng

Bên cung ứng là người cung cấp nguyên vật liệu, thiết bị, công cụ, vật dụng cho dự án Nhằm đảm bảo thực hiện tiến độ và chất lượng dự án, mỗi nhà thầu tiếp quản dự án đều có sự cung ứng tương đối ổn định Quan hệ hợp tác lâu dài giữa hai bên tạo uy tín lẫn nhau giúp bên tiếp quản dự án có thể bố trí, sắp xếp nguồn lực một cách hợp lý, có hiệu quả, còn bên cung ứng cũng thu được lợi nhuận đáng kể

Trên đây, là một số bên tham gia chính của dự án Trong quá trình thực tế quản lý dự án sẽ phát sinh rất nhiều bên tham gia mà chúng ta không lường trước được cả về số lượng cũng như những vấn đề phức tạp trong mối quan hệ giữa các bên Dưới đây là sơ đồ khái quát về mối quan hệ giữa các bên đương sự của dự án

Hình 1.6 : Sơ đồ về mối quan hệ giữa các bên tham gia dự án

Ngoài các bên tham gia dự án còn có một số nhóm người được gọi là bên liên quan đến dự án Đây có thể là một người hoặc một tổ chức chịu ảnh hưởng của

dự án Những tổ chức và cá nhân này có mối quan hệ về lợi ích hoặc nhiều, hoặc ít, hoặc gián tiếp, hoặc trực tiếp với dự án Người có mối quan hệ với dự án có thể là các ban ngành hữu quan của Chính phủ, công chúng xã hội, các cơ quan truyền thông, các bạn hàng hợp tác và các đối thủ cạnh tranh trên thị trường

Người có mối quan hệ với dự án thường có yêu cầu và kỳ vọng khác nhau đối với dự án, mục tiêu và trọng điểm của họ thường rất khác nhau Ví dụ, đối với mỗi dự án thì các ban ngành Chính phủ thường chú ý đến việc thu thuế và tổng lợi ích xã hội, còn công chúng lại hy vọng giảm thiểu những ảnh hưởng bất lợi về

Bên tiếp quản

dự

án con

quản lý dự án

Bên cung ứng

hoàn cảnh xã hội, môi trường,… Đối với nhà quản lý dự án thì việc hiểu rõ yêu cầu, nguyện vọng của họ là vô cùng quan trọng, có như vậy các nhà quản lý mới có thể tiến hành quản lý, điều động những nhân tố tích cực của họ, hòa giải và loại bỏ những ảnh hưởng tiêu cực nhằm đảm bảo chắc chắn dự án sẽ thành công