MODULE 4 SU DUNG BANG TINH CB

Phần mềm bảng tính: - Phần mềm bảng tính là một loại phần mềm trợ giúp tính toán rộng rãi trong nhiều lĩnh vực: nghiên cứu khoa học, phân tính tài chính, kế toán - thống kê, … - Các phần

1.1 Khái niệm bảng tính:

Bảng tính giúp thực hiện việc tính toán trên số liệu Sai sót tính toán có thể được sửa chữa dễ dàng thông qua việc thay đổi các công thức tính toán, khác với máy tính cầm tay là phải tính lại từ đầu và máy tính không có khả năng lưu trữ kết quả lâu dài như bảng tính Máy tính cầm tay Bảng tính

1.1 Phần mềm bảng tính:

- Phần mềm bảng tính là một loại phần mềm trợ giúp tính toán rộng rãi trong nhiều lĩnh vực: nghiên cứu khoa học, phân tính tài chính, kế toán - thống kê, …

- Các phần mềm này cho phép giải quyết một cách nhanh chóng nhiều bài toán với các con số và các công thức tính toán khác nhau, giúp chúng ta khám phá mối liên hệ tìm ẩn giữa các con

số, làm cơ sở cho các dự đoán và kết luận sau này

- Biểu diễn trực quan dữ liệu dưới dạng biểu đồ

- Nhúng các đối tượng khác vào bảng tính

- Thực hiện in và phân phối bảng tính

1.3 Ứng dụng của bảng tính:

- Các công việc văn phòng, hành chính

- Các công việc kế toán

- Công việc quản lý

- Công việc phân tích và thiết kế

- Một số ứng dụng cao cấp của bảng tính như phân tích dữ liệu,

dự báo; in và phân phối các bảng tính

1.4 Một số phần mềm bảng tính:

- Microsoft Excel: của hãng Microsoft

- Apple iWorks - Apple Numbers

- OpenOffice Calc: Phần mềm miễn phí

- Google docs: phần mềm trực tuyến

- LibreOffice Calc

1 6 Các thành phần chính tạo nên bảng tính:

- Ô (Cell): ô giao giữa cột và hàng

- Hàng(Row): tập hợp các ô cùng hàng

- Cột (Column): Tập hợp các ô cùng cột

- Vùng (Range): tập hợp khối ô trong 1 WorkSheet

- Trang tính (Worksheet): là 1 bảng gồm nhiều hàng, nhiều cột

- Bảng tính (Preadsheet hoặc Workbook): một tập tin của phần

bảng tính, gồm nhiều WorkSheet

- Macro: cho phép định nghĩa chuỗi các công việc thành từng

macro lưu lại

- Bảng tính mẫu: mục đích tăng cường khả năng hỗ trợ thiết kế bảng tính

1.8 Chức năng của một số phần mềm bảng tính (tt)

- Chức năng cơ sở dữ liệu: cho phép tổ chức dữ liệu và thực

hiện một số thao tác trên dữ liệu: sắp xếp, gom nhóm, tìm

kiếm, rút trích …

- Đồ thị - biểu đồ: cho phép tạo một số loại đồ thị - biểu đồ

thông dụng từ các số liệu trên bảng tính

*Cách 3: Click Start  gõ Excel vào ô “Search

program and files”  Click vào MS Excel 2010

* Cách 4: D-click chuột tại hộp Control menu box (tại

góc trên – trái của cửa sổ)

 MS Excel 2010 là phần mềm bảng tính thuộc bộ Office 2010 của hãng Microsoft

 Các thành phần trong cửa sổ Excel 2010: Thanh tiêu đề

Thanh menu

Thanh công thức

Vùng soạn

Thanh ribbon Hộp tên

o Các Tab chính:

a Workbook(Bảng tính):

- Workbook: Là một tập tin của Excel, tên mặc định của

Workbook là Book1, Book2, Book3,…

- Trong 1 Workbook có thể chứa tối đa là 256 Worksheet

(trang tính)

Thông thường 1 Workbook sẽ hiển thị 3 Worksheet

* Để mở thêm số WorkSheet:

File  Option  General

 Include this many Sheets:

Xác định số WorkSheet

2 Chọn tệp cần

mở

3 Nhấn nút open

Nếu tệp đã được ghi từ trước thì lần ghi tệp hiện tại sẽ ghi lại

sự thay đổi kể từ lần ghi trước

c Worksheet(Trang tính):

* Khái niệm:

- Worksheet(Sheet) là một trang tính của Bảng tính Excel gồm nhiều hàng, nhiều cột Giao giữa hàng và cột gọi là ô (cell)

*Trên một Sheet bao gồm:

+ 256 cột, được đánh địa chỉ : A, B  Z; AA, AB AZ… + 65.536 hàng, được đánh địa chỉ : 1, 2, 3…, 65.536

+ 256*65536 ô Địa chỉ ô được qui định : Cột Hàng

c WorkSheet (tt):

* Thao tác:

- Click phải chuột trên Sheet cần thao tác

c WorkSheet (tt):

o Chèn thêm worksheet mới

 Chọn biểu tượng trong hình bên

 Hoặc dùng tổ hợp phím <Shift+F11>

 Hoặc nhóm Home  đến nhóm Cells  Insert  insert

sheet

o Trang tính hiện hành(Sheet):

Là trang tính hiện tại đang được thao tác

o Các phím thường dùng

Tab: Di chuyển con trỏ sang phải một cột

Enter: di chuyển con trỏ ô xuống dòng dưới và kết thúc nhập dữ liệu

 Chuyển sang ô phía trái, phải, trên, dưới ô hiện tại

Ctrl+home: Chuyển con trỏ về ô A1

o Nhập dữ liệu

 Chuyển con trỏ tới ô cần nhập

 Delete, Backspace để xóa ký tự

 Home, End để di chuyển nhanh trên dòng nhập

 Esc: Kết thúc nhưng không lấy dữ liệu đã nhập

 Enter: Để chấp nhận dữ liệu vừa nhập và kết thúc việc

nhập ô đó

 Nhắp đúp vào ô muốn chỉnh sửa

Thực hiện tương tự khi sao

Thao tác copy dữ liệu

o Thêm - xóa ô, hàng, cột

 Thêm/xóa hàng:

• Chọn hàng muốn chèn dòng mới lên trên nó

• Trên thanh tiêu đề hàng (1,2,3,…) kích chuột phải chọn

o Thêm ô:

 Chọn ô muốn thêm mới bên cạnh nó

 Kích chuột phải insert

 Xuất hiện hộp thoại

• Chọn Shift cells right: Chèn ô trống và đẩy ô hiện tại sang phải

• Chọn Shift cells down: Chèn ô trống và đẩy ô hiện tại xuống dưới

o Xóa vùng (khối):

 Chọn vùng muốn xóa

 Chọn Delete

o Thay đổi chiều rộng cột/ cao dòng

Thay đổi chiều rộng cột

• Chuyển con trỏ vào cạnh phải của tiêu đề cột, biểu tượng có dạng

• Nhấn và kéo di chuyển xuống dưới lên trên để tăng

o Điều chỉnh tự động độ rộng cột

• Nhấp đúp chuột vào cạnh phải của cột

• Chọn các cột muốn đặt độ rộng bằng nhau

• Chọn Columns  Width

• Nhập độ rộng vào hộp Columns width

• Nhấn OK

• Kích chuột phải  Unhide

o Làm tương tự đối với hàng

o Font chữ

o Căn lề

o Đóng khung

o Trộn ô

o Xuống hàng (Wrap text)

o Định dạng dữ liệu (nội dung)

o Định dạng font chữ

o Định dạng căn lề

o Thay đổi khung (đường viền):

Chọn ô hoặc vùng muốn thay

đổi đường viền

Nhấn chuột vào hình tam giác

trong nút border trên thanh

menu

Chọn more border

o Chi tiết trong thẻ border

Chọn kiểu

đường thẳng

muốn tạo

Áp dụng cho đường viền bên

trong

Hoặc thiết lập tùy ý cho các viền Chọn màu viền

o Đặt thuộc tính Wrap text cho ô

Cho phép hiển thị dữ liệu bằng nhiều dòng

Đầu tiên chọn ô hoặc vùng ô muốn thiết lập

• Trên thanh menu chon Wrap text

o Danh sách các kiểu dữ liệu

o Dạng tiền tệ

Chọn ô muốn định dạng

Kích chuột phải chọn Fomat

cell  Number  Custom

• Trong ô Type đánh mẫu

#,##0[$VND]

– Chữ VND có thể đánh tùy biến – #.##0 là phần định dạng số Ta có thể định dạng 1 hoặc 2 số sau dấu “,”

• Nhấn OK để kết thúc

Ngoài các thao tác trên ta cũng có thể dùng thanh công cụ có sẵn trên menu để định dạng

Kiểu tỷ lệ %

Chọn kiểu hiển thị

Kiểu tiền tệ

Thêm dấu ngăn cách hàng nghìn

Tăng giảm

số hiện thị sau dấu thập

o Tạo lập biểu thức

o Các loại địa chỉ

o Cấu trúc hàm

o Các hàm thông dụng

o Tạo biểu thức số học đơn

giản:

 Luôn gõ dấu “=” trước

biểu thức Ví dụ: =6+7

 Nhấn Enter để kết thúc

 Nội dung biểu thức được

hiển thị trên thanh Formula

 Sử dung dấu “()” để thay

Thanh Formula

o Các thành phần cơ bản của biểu thức:

=2000*IF(A1=<1;1000;C3)

Dấu bằng

Trị số Toán tử Hàm Địa chỉ ô

o Phân biệt “ô” và “vùng”

 Địa chỉ một ô trong excel được xác định bởi

o Ví dụ về “ô” và “vùng”

o Sao chép biểu thức

 Nhắp chuột vào ô muốn sao chép

 Đặt con trỏ vào góc phải bên dưới ô

 Biểu tượng chuột chuyển thành biểu tượng dấu thập màu

đen nét đơn

 Nhấn giữ chuột trái và kéo đến vị trí cần áp dụng biểu thức

o Một số lỗi thông dụng:

####: Không đủ độ rộng của ô để hiển thị

#VALUE!: Không tính được giá trị

#N/A: Giá trị hàm tham chiếu không tồn tại

#Name?: Không nhận được tên

#Num!: Giá trị số không tồn tại

#DIV/0: Lỗi phép chia cho 0

#REF!: Không tham chiếu đến được

#NUL: Giá trị không tồn tại

o Địa chỉ tương đối:

 Dạng: CộtHàng

 Là loại địa chỉ sử dụng trong công thức hoặc hàm mà khi

sao chép công thức hoặc hàm đó thì địa chỉ này tự động

o Địa chỉ tuyệt đối

 Dạng: $Cột#Hàng

 Không thay đổi khi sao chép công thức

 Ví dụ: $A$1, $A$1:$B$5,…

Ví dụ:

o Địa chỉ hỗn hợp

 Dạng: $CộtHàng hoặc Cột$Hàng

 Đây là loại địa chỉ kết hợp cả tương đối và tuyệt đối, khi sao

chép công thức chỉ 1 phần bị thay đổi

 Ví dụ:

Tại ô A3 có công thức =C$1+$D1

Copy công thức sang ô A3 sang ô A4 công thức này là

=C$1+$D2

o Tên miền (tên vùng dữ liệu)

 Tên miền là nhãn được gán cho một hoặc nhiều ô

 Các ô có thể định vị ở bất kỳ Sheet nào trong Workbook

 Tên miền gồm các ô có thể liền kề nhau hoặc nằm ở vị trí rời nhau

 Có thể chọn tên miền trong hộp Name Box

Ví dụ: Ta gán vùng $B$22:$C$26 là CongTy

o Cách tạo tên miền dữ liệu

o Quản lý các tên miền

o Sử dụng tên miền:

 Trong khi gõ công thức hoặc hàm nếu dùng tên miền trong công thức hoặc hàm có thể thực hiện theo hình dưới:

- Nếu Num_Digits > 0 : làm tròn về bên phải tính từ số đơn vị

- Nếu Num_Digits = 0 : làm tròn số tại đơn vị( không có số lẻ)

- Nếu Num_Digits < 0 : làm tròn về bên trái tính từ số đơn vị

* EX:

4.4.2 Nhóm hàm thống kê:

c Hàm AVERAGE:

* CP: AVERAGE(Number1; Number2; … )

Hoặc AVERAGE(List)

* CN: Tính giá trị trung bình cộng (bình quân)của các số

Number hoặc các ô trong List

* EX:

=AVERAGE(7;15;45;2)  17,25

4.4.2 Nhóm hàm thống kê:

d Hàm SUM:

* CP: SUM(Number1; Number2; … ) Hoặc SUM(List)

* CN: Tính tổng của các số Number hoặc các ô trong List

* EX:

=Sum(6;7;8;9) 37 Sum(A1:B7),…

4.4.2 Nhóm hàm thống kê:

e Hàm COUNT:

* CP: COUNT(Value1;Value2; … ) Hoặc COUNT(List)

* CN: Đếm số giá trị số , ngày, giờ của các Value hoặc số ô có giá trị số, ngày, giờ trong List

* EX:

= COUNT(10;15;”ABC”;20)  3

4.4.2 Nhóm hàm thống kê:

f Hàm COUNTIF:

* CP: COUNTIF(Range;Criteria)

* CN: Trả về giá trị đếm những phần tử của vùng Range thỏa

mãn điều kiện của vùng Criteria

* EX: (Xem ví dụ)

4.4.2 Nhóm hàm thống kê:

g Hàm COUNTIFS:

* CP: COUNTIFS(criteria_range1; criteria1; criteria_range2;

criteria2,…)

* CN: Hàm đếm từ 2 điều kiện trở lên

• Criteria_range1: vùng chứa điều kiện 1

• Criteria1: chuỗi mô tả điều kiện 1

• Criteria_range2: Vùng chứa điều kiện 2

4.4.2 Nhóm hàm thống kê:

g Hàm COUNTIFS (tt):

* EX:

4.4.2 Nhóm hàm thống kê:

h Hàm SUMIF:

*CP: SUMIF(Range;Criteria;Sum_Range)

*CN: Trả về giá trị tổng các phần tử được chọn của vùng

Sum_Range, những phần tử này được chọn ứng với những hàng của vùng Range có giá trị thỏa mãn điều kiện của vùng Criteria

* EX: (Xem ví dụ)

• Criteria_range1: vùng chứa điều kiện 1

• Criteria1: chuỗi mô tả điều kiện 1

• Criteria_range2: vùng chứa điều kiện 2

4.4.2 Nhóm hàm thống kê:

i Hàm SUMIFS (tt):

* EX:

4.4.2 Nhóm hàm thống kê:

k Hàm RANK:

* CP: RANK(Number; List; Order)

* CN: Tìm thứ hạng của Number trong List theo qui định của

Order

• Ghi chú:

 Nếu Order = 0 hoặc bỏ qua thì List được có thứ hạng theo giá trị giảm dần

4.4.3 Nhóm hàm chuỗi:

c Hàm MID:

* CP: MID(Text; Start_Num; Num_char)

* CN: Trả về Num_char ký tự tính từ Start_Num của chuỗi Text

* EX:

=MID(“PN1706009”;3;4)  ?

=MID(“PN1706009”;5;2)&”/”&MID(“PN1706009”;3;2)

?

4.4.5 Nhóm hàm logic:

b Hàm OR:

* CP: OR(Logical1; Logical2;…)

* CN: Trả về giá trị TRUE nếu có ít nhất 1 giá trị Logical nào đó

có giá trị TRUE Ngược lại sẽ nhận giá trị FALSE

* EX:

=OR(LEN(“ĐONG”)=6;SQRT(9)=LEN(“xyz”)) ?

4.4.5 Nhóm hàm logic:

d Hàm IF:

* CP: IF(Logical_Test;Value_If_True;Value_If_False)

* CN:

- Trả về giá trị Value_If_True nếu Logical_Test giá trị TRUE

- Trả về giá trị Value_If_False nếu Logical_Test giá trị FALSE

* EX:

= IF(SQRT(49)<8;”ABC”;”XYZ”) 

4.4.5 Nhóm hàm logic:

d Hàm IF (tt):

Ghi chú:

- Có thể sử dụng nhiều hàm IF lồng nhau

- Có n điều kiện thì có n-1 cái IF

- Có bao nhiêu IF thì bấy nhiêu dấu )

(Xem ví dụ minh hoạ)

4.4.7 Nhóm hàm Tìm kiếm:

a Hàm VLOOKUP:

* CP: VLOOKUP(X;BLOCK_COl;COL_NUM;TYPE)

* CN: Tìm giá trị X trong cột thứ nhất của BLOCK_Col, nếu

tìm thấy trả về giá trị cùng hàng tại cột COL_NUM, nếu không tìm thấy tùy theo kiểu tìm TYPE:

- Nếu TYPE = 0 : báo lỗi #N/A (giá trị tham chiếu không tồn

tại)

- Nếu TYPE = 1 : lấy giá trị tương ứng với giá trị lớn nhất

nhưng nhỏ hơn cần tìm Trường hợp này dữ liệu cột tìm phải

4.4.7 Nhóm hàm Tìm kiếm:

b Hàm HLOOKUP:

* CP: HLOOKUP(X;BLOCK_ROW;ROW_NUM;TYPE)

* CN: Tìm giá trị X trong hàng thứ nhất của BLOCK_ROW,

nếu tìm thấy trả về giá trị cùng cột tại hàng ROW_NUM, nếu

không tìm thấy tùy theo kiểu tìm TYPE:

Nếu TYPE = 0 : báo lỗi #N/A (giá trị tham chiếu không tồn tại)

- Nếu TYPE = 1 : lấy giá trị tương ứng với giá trị lớn nhất nhưng nhỏ hơn giá trị càn tìm Trường hợp này dữ liệu hàng tìm kiếm

4.4.7 Nhóm hàm Tìm kiếm:

c Hàm MATCH:

* CP: MATCH(X;Array;TYPE)

* CN:

- X : Giá trị tìm ( tương tự như hàm VLOOKUP)

- Array: Mảng 1 chiều ( tức các phần tử nằm trên cùng 1 hàng hoặc cùng cột)

- Tính thứ tự của phần tử X trong mảng 1 chiều Array

4.4.7 Nhóm hàm Tìm kiếm:

d Hàm INDEX:

* CP: INDEX(BLOCK;Row_Num;Col_Num)

* CN: Lấy giá trị giao giữa hàng có số thứ tự Row_Num và cột

có số thứ tự Col_Num trong phạm vi BLOCK

* EX: (Xem ví dụ minh họa)

5.1 Khái niệm (tt):

 Ghi chú (tt):

1 Vùng cơ sở dữ liệu ( List Range): vùng chứa CSDL, gồm ít nhất 2

hàng: hàng thứ nhất chứa tên các trường, các hàng còn lại chứa các

mẫu tin

2 Vùng tiêu chuẩn ( Criteria Range): vùng chứa các điều kiện để tìm

kiếm, xóa, lọc hoặc rút trích Vùng này gồm ít nhất 2 hàng: hàng thứ nhất chứa các tiêu đề, các hàng còn lại chứa các điều kiện

- Các điều kiện trên cùng hàng có ý nghĩa mệnh đề AND

o Sắp xếp dữ liệu

o Lọc dữ liệu

o Rút trích dữ liệu

o Lọc dữ liệu tự động (AutoFilter)

– Dùng để lọc các mẫu tin thỏa mãn những tiêu chuẩn nào đó từ cơ

sở dữ liệu ban đầu Kết quả chỉ hiển thị những mẫu tin thỏa mãn còn lại những mẫu tin khác tạm thời sẽ bị che đi

o Lọc dữ liệu nâng cao

 Trích ra các mẫu tin theo các điều kiện chỉ định trong vùng điều kiện được tạo trước

 Thực hiện:

• Tạo điều kiện gồm ít nhất 2 hàng

– 1: Tiêu đề chứa cột mà điều kiện thuộc – 2: giá trị điều kiện thuộc cột

• Bước 2: Vào Data -> advanced

– Khi đó xuất hiện hộp thoại

Chọn địa chỉ

Kết quả được đặt ở vị trí khác

Vị trí copy tới

o Ví dụ: Trích ra danh sách thông tin của người

có địa chỉ ở Hà Nội

1

2

3

Các hàm cơ sở dữ liệu (database)

– Các hàm cơ sở dữ liệu (CSDL) mang tính chất

thống kê những mẫu tin trong CSDL có trường

thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn đã được thiết

lập trước

• Cú pháp chung:

=tên hàm(database, field, criteria) – Database: Địa chỉ vùng CSDL

a Hàm DSUM:

* CP: DSUM(Database;Field;Criteria)

* CN: Tính tổng trên cột của Field của vùng

Database tại các hàng thỏa mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn Criteria

* EX: (Xem ví dụ)

b Hàm DMAX:

* CP: DMAX(Database;Field;Criteria)

* CN: Tìm giá trị lớn nhất trên cột của Field của vùng Database tại các hàng thỏa mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn Criteria

* EX: (Xem ví dụ)

c Hàm DMIN:

* CP: DMIN(Database;Field;Criteria)

* CN: Tìm giá trị nhỏ nhất trên cột của Field của vùng Database tại các hàng thỏa mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn Criteria

* EX: (Xem ví dụ)

d Hàm DAVERAGE:

* CP: DAVERAGE(Database;Field;Criteria)

* CN: Tính giá trị trung bình trên cột của Field của vùng Database tại các hàng thỏa mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn Criteria

* EX: (Xem ví dụ)

o Các loại biểu đồ

 Biểu đồ cột – Columns: Sử dụng các cột dọc để

biểu diễn số liệu, thường sử dụng để

 So sánh các đại lượng

 Hoặc so sánh sự biến động của 1 đối tượng

 Biểu đồ đường – Line: Sử dụng để biểu diễn xu

hướng theo thời gian

 Biểu đồ tròn – Pie: sự dụng để so sánh giữa tỷ lệ

o Bôi đen vùng dữ liệu của biểu đồ (nếu là các

cột cách xa nhau thì giữ phím Ctrl)

o Chọn Tab Insert -> Chọn kiểu trong nhóm

Chart